О том, как правильно составить письмо с предложением о сотрудничестве, чтобы оно заинтересовало адресата, расскажем в статье. Вы сможете скачать образец коммерческого письма о сотрудничестве, составленного экспертами.
Скачайте полезный документ:
Когда пишут письмо-приглашение к сотрудничеству
Взаимодействуют с партнерами организации по бизнесу чаще всего через деловую переписку. Основную часть документооборота составляют разного рода письма, содержащие указания, предложения, просьбы и даже требования. Письмо о партнерстве и сотрудничестве - образец деловой переписки, которая только начинается. Его составляют в адрес другой организации, которая предоставляет услуги, производит продукцию, заинтересовавшую отправителя письма.
Деловое письмо о сотрудничестве, образец составляют как приглашение к взаимовыгодному партнерству, его цель - заинтересовать адресата, показать выгоды предлагаемого отправителем делового взаимодействия. Предполагается, что информация, изложенная в письме, станет основанием для заключения сделки или соглашения о сотрудничестве.
Образец коммерческого письма о сотрудничестве составляют, когда:
- необходимо заинтересовать потенциальных заказчиков и покупателей продукцией, производимой компанией;
- требуется привлечь дополнительные мощности или расширить производство, объединившись с другой компанией;
- дополнительно проверить проводимую компанией маркетинговую политику и убедиться, что производимая продукция актуальна, а ее цена – соответствует диапазону, сложившемуся на рынке товаров и услуг.
В некоторых случаях приглашение к сотрудничеству потребуется составить в адрес бывшего заказчика или партнера, в отношениях с которым был длительный перерыв и взаимодействие с которым прекратилось, хоть и не было разорвано.
Чтобы правильно составить и оформить любое деловое письмо, воспользуйтесь специальным конструктором от экспертов журнала «Справочник секретаря».
Использовать конструктор сейчас
Кто составляет письмо о сотрудничестве между компаниями
Содержание письма, которое должно заинтересовать вторую сторону, предназначено специалистам. В его тексте могут использоваться специальные термины или сведения, понятные и представляющие интерес для профессионалов в данной отрасли. Поэтому целесообразно, если первоначальный образец письма с предложением о сотрудничестве будет составлен ведущим специалистом, курирующим это направление в компании-отправителе.
Впоследствии, используя готовые образцы, такие письма смогут составлять и рядовые исполнители, в том числе секретарь.
Но руководитель может изначально дать секретарю поручение составить образец коммерческого письма о сотрудничестве. Ведь секретарь, как правило, хорошо знаком с продукцией или товарами, предлагаемыми компанией, имеет представление о специфике производства и пр. Но и в этом случае составителю необходимо подготовиться и еще до того, как написать письмо о сотрудничестве образец, проконсультироваться с профильными специалистами компании.
Сотрудник, который будет составлять официальное письмо о сотрудничестве, должен иметь представление, в том числе:
- об ассортименте производимой компанией продукции и предлагаемых услугах, их преимуществах по сравнению с теми, которые предлагает остальной рынок;
- о том, насколько и какие компания готова предоставлять постоянным партнерам льготы, скидки и отсрочки по платежам;
- о перспективных разработках компании, которые могут заинтересовать потенциального партнера;
- о преимуществах, которые получит адресат в результате объединения усилий по производству продукции или предоставлению услуг с компанией-отправителем.
Как написать письмо о сотрудничестве
Оформить письмо о сотрудничестве необходимо в соответствии с действующим ГОСТ Р 7.0.97-2016 . В стандарте перечислены требования к оформлению и указаны реквизиты, обязательные к заполнению.
Контактные данные отправителя указывают в начале. Для оформления письма о сотрудничестве используется бланк компании, в шапке которого уже заполнена вся необходимая справочная информация.
Структура письма о сотрудничестве:
- Тема.
- Обращение.
- Введение;
- Тело письма - предложение о взаимовыгодном сотрудничестве.
- Приложения.
В теме письма лучше указать не только, что это предложение о сотрудничестве, но и вопрос, по которому планируется сотрудничество. Так, письмо поставщику о сотрудничестве образец может содержать такую формулировку темы: «О сотрудничестве по вопросу регулярных оптовых поставок ». В теме, например, может быть указано: «О сотрудничестве по вопросу :
- … поставки товаров, оказания услуг»;
- … реализации товаров»;
- … о совместном участии в разработке инновационной продукции».
Ознакомившись с темой, в которой указан конкретный вопрос сотрудничества, адресат сразу поймет, что письмо - не случайная рекламная акция и содержит действительно важное и интересное коммерческое предложение, касающееся его непосредственно.
Поскольку это письмо о сотрудничестве должен содержать обращение к конкретному человеку - руководителю компании адресата. Узнать его имя и отчество труда не составит, если известен адрес и название организации.
Введение должен содержать любой образец письма партнерам о сотрудничестве. Эта часть содержит краткие сведения о деятельности компании-отравителя и обоснование необходимости взаимодействия. В ней нужно рассказать о компании-отправителе, ее профессиональных достижениях, предлагаемых ею товарах и услугах, а также о том, почему она выбрала компанию-адресата в качестве своего делового партнера. Если отправитель предлагает свою продукцию, нужно рассказать о ее преимуществах перед другими подобными товарами/услугами.
В теле письма излагается суть предложения о сотрудничестве. В этой части конкретно указывают, что именно предлагает отправитель и почему это предложение выгодно адресату. Как правило, здесь дают описание преимуществ, предоставляемых компанией постоянным партнерам, рассказывают об особых условиях и льготах, действующих в отношении конкретного заказчика или клиента.
Текст этой части должен иметь побудительный характер, а не повествовательный, при этом у читающего его не должно складываться впечатление, что ему навязывают услугу. Чтобы информация лучше воспринималась, объемный текст лучше разбить на смысловые блоки-абзацы.
Приложения - не обязательная часть письма о сотрудничестве. По ситуации к такому письму можно приложить рекламные буклеты, проект соглашения о сотрудничестве или другие документы и расчетами, подтверждающими обоюдную финансовую выгоду.
Образец письма с предложением о сотрудничестве
Скачать образец
Письмо с предложением о сотрудничестве завершается пожеланием успехов и подписью руководителя компании. Оно не предполагает, что адресат на него обязательно ответит.
Как написать письмо, которое дочитают до конца , расскажет Антон Краснобабцев, тренер-консультант, управляющий партнер KEY SOLUTIONS, эксперт журнала «Справочник секретаря».
Вы: Мы на рынке с 1991 года.
Они: Нам всё равно.
Вы: У вас хорошая динамика развития и молодой, дружный коллектив.
Они: Значит опыта у сотрудников маловато…Что значит хорошая динамика развития?
Вы: Опытные специалисты со стажем 20 лет!
Они: Хватит этой мути. Покажите, что вы сделали и чем будете мне полезны. Дайте конкретику.
Они – посетители сайта, потенциальные клиенты или партнеры, которые хотят узнать о вашей компании и пользе от сотрудничества с вами. А ещё они сомневаются в вашей компетентности и надежности, поэтому и открыли страницу «О компании».
Как написать текст на страницу «О компании», чтобы убедить посетителя, что ваша компания помогает решать проблемы, которые его сейчас волнуют? Сделать это в среде озлобленных, сошедших с ума от рекламы и «выгодных предложений» клиентов?
Проблема в том, что у вас все как у всех:
- низкие цены;
- надежное оборудование;
- современные технологии;
- специалисты – профессионалы своего дела, у которых клиентоориенитрованность на нуле.
Если не знаете, как написать текст о компании для сайта, и нужны примеры, то эта статья для вас.
Телепорт по статье:
Мы первые на рынке! У нас лучшие технологии производства, индивидуальный подход и оборудование немецкого качества.Текст «О компании», что там должно быть?
Похвалить свою компанию – плохая идея. Написать честно: компания «N» создана, чтобы заработать много денег – это тоже как-то не цепляет.
Люди эгоистичны. О чём думает посетитель сайта? О себе! Чего он боится больше всего? Что его разведут на деньги. Например: вместо бани построят «халупу», где температура не поднимается выше 80 градусов, углы отсыревают, дверь разбухла от влаги, а в мойке живет ближайший родственник пенициллина.
Как успокоить посетителя? Профессиональный коллектив, гарантия на все виды работ (без сроков), максимально сжатые сроки (без конкретики) или опыт на рынке в 12 лет? Вас это успокаивает? Меня нет.
Если Вы не Apple, Газпром или Coca-Cola, то о компании нужно что-то рассказать.
Что должно быть на странице «О компании»:
- Чем занимается компания и как она может помочь.
- Кто обращается в компанию.
- Почему вы сможете помочь, а вот Васька (мой сосед) не сможет и чем ваша помощь отличается от помощи Васи. В чем вы луче конкурентов?
- Вы уже помогли кому-нибудь? Докажите примерами своей работы. Покажите задачи, которые вы уже решили.
- Зачем вы пишите, что у вас работают только русские бригады строителей? Покажите мне людей, которые будут отвечать за результат, желательно, в лицах.
- Почему вы рассказываете о крутом офисе, разве нельзя просто показать фотографию.
- С кем вы работаете и кто вас рекомендует.
Правда в том, что клиенту не нужна ваша компания. И Васька ему тоже не нужен. Ему нужно, чтобы:
- обои в комнате были поклеены ровно;
- ремень ГРМ заменили в выбранное время и с гарантией 6 месяцев;
- баню построили за 3 месяца, чтобы уже зимой фигачить веничком своих друзей.
Клиенту нужно решение его проблем и вот тут начинается самое интересное.
Типичный клиент. Я не хочу ничего решать. Не хочу ни о чём думать. Копирайтер, не насилуй мой мозг! Я просто хочу и не париться.
Пример текста о компании – приёмы, повышающие доверие
Конкретность, доверие и доказательства – этого ждёт потенциальный клиент, когда ему интересны ваши услуги. Но что-то скребёт на душе. И поэтому он идёт на страницу «О компании». Идёт в поисках ответов.
Когда даже котик не доверяет
Страница о компании создана для сомневающихся клиентов. Она – последний шанс убедить человека, что Вы не верблюд.
Давайте найдём несколько примеров текстов «О компании», выделим интересные моменты и разберём неудачные примеры, чтобы не размахивать руками в кромешной темноте.
Общие советы:
- говорите о проблемах клиента и их решении;
- будьте конкретны;
- отстройтесь от конкурентов;
- доказывайте свои слова фактами;
- демонстрируйте результаты своей работы (фото, видео, рекомендации);
- обработайте вопросы клиентов;
- нарисуйте портрет потенциального клиента;
- сделайте неожиданное предложение;
- используйте авторитет генерального директора;
- покажите свой лучший кейс;
- предложите что-то бесплатно.
Я так могу список из 50 пунктов написать. Но от этого не будет толку. Эти советы пусты. Только примеры текстов о компании могут помочь.
Пример текста о компании №1
Люблю я строительные организации. Тут столько можно написать. Но пишут всякую ерунду (жмите на изображение, открывается в новой вкладке)
Пример текста «О компании» (kachestvo53.ru)
Мало того что из текста сложно выудить полезную информацию, так его ещё и читать тяжело. Объём большой, но непонятно для чего он нужен?
Сайт у компании интересный. Можно посмотреть на 3D модель дома. Вот бы ещё добавить в карточку 3D модели уже построенные дома. В галерее выполненных работ свалено всё в кучу, а вот это уже плохо.
Каким может быть текст о компании? Например:
Компания «ГК доступное качество » строит дома, коттеджи, бани и обустраивает придомовую территорию. К нам обращаются, чтобы заказать проект объекта под ключ или сэкономить на нём, выбрав готовый вариант с оригинальными доработками. Строим из древесины, кирпича, газобетона в Нижегородской области и ближайших регионах (в т. ч. на юге Ленинградской области).
Проекты под ключ могут включать в себя (мы не навязываем все услуги, их выбираете вы):
- проектирование зданий в своем архитектурном бюро;
- весь комплекс строительных работ: фундамент, стены, крыша, печка, камин, внешняя и внутренняя отделка;
- обустройство участка: ландшафтные работы, строительство заборов, колодцев, беседок, навесов и хозяйственных построек;
- создание и подключение канализации, электричества, водоснабжения и разработка системы отопления на газовой или дровяной основе.
Больше всего преуспели в строительстве домов, русских бань и коттеджей из оцилиндрованного дерева. Уже закончено более 20 подобных проектов. Посмотрите на наши работы в галерее
.
Преимущества, которые помогают нам преуспевать на рынке с 2002 года:
- Строительство небольших бань и домов (6х4, 8х6) за 2 месяца , благодаря своему автопарку, опыту подобных работ и наличию готовых срубов.
- Профессиональная разработка дизайна домов и территорий с возможностью 3D моделирования – у нас своё архитектурное бюро (вы уже могли видеть проекты в 3D графике , на некоторые из них действует скидка более 100 000 рублей – ищите метку «Акция»).
- Разработка проекта под ключ. В нашем проектном бюро визуализируют мечты. Разработка 3D-проекта бесплатна. Но только если за его реализацию возьмёмся мы. В противном случае, проект дома будет стоить 50 000 руб., бани 20 000 руб. С нашими чертежами его сможет реализовать любой грамотный строитель.
и бла, бла, бла…
Как можно видеть, я ничего не изменил. Всё это есть в тексте о компании на сайте. Но это похоронено между строк, слов и букв. Вот мне свой вариант нравится больше, ещё бы графику добавить. А вам?
Надеюсь, что этот пример текста о компании приоткрыл завесу, как писать такие материалы.
Одного проекта мало. Поэтому давайте выберем другую тему.
Пример текста о компании №2
Этот кусочек текста взят с сайта socialit.ru. Компания «SOCIAL» (нажмите, откроется в новой вкладке).
Не знаю почему. Может я ещё молодой. Но в моём понимании «молодые прогрессивные специалисты» – это студенты, которые не нашли себе работу и основали свою «компанию».
Несмотря на отдельные ужасы текста, в нем есть полезная информация. Что есть хорошего в тексте о компании:
- выделено 4 направления;
- есть постановка проблемы клиента;
- работают круглосуточно.
Однако есть и проблемы. В последнем абзаце я увидел «стандартное время выполнения заказа – 1 день». Неужели сейчас будет неожиданная и сильная гарантия? Нет, ее нет. А вот написали бы, что: если мы не устраним проблему за 1 день, то вернём 5000 рублей за каждый день просрочки. Вот это было бы мощно. Но этого нет.
Писать ещё один текст я не буду. Потому что словосочетание «данная миссия…» заставило вспомнить меня о миссии этого текста.
- Текст о компании – это идеальная возможность для использования «инфостиля». Нужно оперировать фактами. Пусть их будет немного. Пусть они покажутся мелочью. Из мелочей собирают отличие и отстройку от конкурентов.
- Покажите свои сильные и слабые стороны. Существуют сотни компаний с похожими услугами. Но даже у близнецов есть отличия, по которым их легко различают родители – характер и жизненный опыт. Расскажите о нем.
- Компания – это не помещения, бетон и компьютеры, а группа людей. Они работают, чтобы заработать денег. Ни один здравомыслящий человек не станет отдавать деньги за слова и обещания. Ну, может 1 или 2 раза отдаст по своей наивности и неопытности. Люди готовы платить за результат и за решение задач.
- Пишите для Клиента, думая от Клиента. Когда компания сыпет прилагательными, оперирует сомнительными фактами и рассказывает о своей исключительности, то доверие к ней скатывается в ноль. Есть простая формула продаж, которая работает лучше всего: было – заплатили денег компании N – стало. Покажите всю цепочку в логичной последовательности.
- Шаблон написания текста о компании:
- чем занимаемся;
- что у нас получается лучше всего;
- кто к нам обращается;
- примеры наших работ;
- лучший проект;
- в чём отличие компании;
- наша команда в лицах;
- наша компания в цифрах;
- что о нас говорят клиенты;
- какие гарантии мы даём.
Веб-райтеры и копирайтеры наверняка спросят, а как написать текст о компании, когда перекупщик ничего не может сказать о ней. Проявите наблюдательность, если у компании уже есть сайт. Свяжитесь с конечным заказчиком или попросите посредника переслать Ваш бриф. Если Вы не выйдете на представителя компании, то текст будет заштампованным, неказистым и неэффективным.
«Сайт - не центр вашей Вселенной. Страница в Facebook – не центр вашей Вселенной. Мобильное приложение – не центр вашей Вселенной. Клиент – вот центр вашей Вселенной!» - Брюс Эрнст, product-менеджер Monetate.
«В старом мире вы посвящали 30% своего времени созданию первоклассного обслуживания и 70% времени кричали об этом. В новом мире все наоборот», – Джефф Безос, основатель Amazon.
«Клиент – это самый важный посетитель. Не он зависит от нас. Мы зависим от него. Он не прерывает нашу работу. Он – цель нашей работы. Он не по ту сторону нашего бизнеса. Он – его часть. Мы не делаем ему одолжение, обслуживая его. Он делает нам одолжение, давая возможность это сделать», - Махатма Ганди, идеолог национально-освободительного движения в Индии.
«Путь к сердцу клиента – это больше, чем программа лояльности. Выращивание клиентов-евангелистов заключается в том, чтобы создать у них такое впечатление, о котором стоит рассказать другим», - Валерия Малтони, вице-президент PM Digital.
«Ключ к успеху – это создание у клиентов реалистичных ожиданий, а затем эти ожидания нужно не просто оправдать, их нужно превзойти», - Ричард Брэнсон, основатель корпорации Virgin Group.
«Обслуживание клиентов – это предоставление ему новых впечатлений. Это обещание клиентам, которое мы должны выполнить. Это то, как они себя ощущают, когда ведут с нами дела», - Шеп Хайкен, основатель Shepard Presentations.
«Установление ожиданий клиентов на уровне, который бы соответствовал стабильно поддерживаемому уровню обслуживания клиентов, требует, чтобы весь ваш персонал - от разработчиков продукта до отдела маркетинга - работал в гармонии с имиджем вашего бренда», - Ричард Брэнсон, основатель корпорации Virgin Group.
«Каждый день мы задаем вопрос: «Как мы можем сделать наших клиентов счастливыми? Какие инновации нам нужно использовать для этого?» - Билл Гейтс, председатель правления и главный архитектор программного обеспечения корпорации Microsoft.
«Впечатления клиентов – это катализатор трансформаций. Они непосредственно влияют на культуру, стратегию, структуру и все составляющие бизнеса», - Кристина Кранделл, президент New Business Strategies.
«Вот вам простое, но мощное правило. Всегда давайте людям больше, чем они ожидают получить», - Нельсон Босвелл, основатель NELSON BOSWELL.
Телекоммуникационная компания, которая предоставляет услуги виртуальной связи в Москве и Санкт-Петербурге. Основными продуктами UIS являются виртуальная АТС, номер 8-800, обратный звонок с сайта Сайтфон, мобильный офис, автоинформатор, виртуальное совещание, SIP-телефония и т.д.
Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
ФАЙЛЫ
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации.
Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.
ФАЙЛЫ
Обязательно или нет
Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:
- информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;
- мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;
- повышают имидж компании.
Кто составляет информационное письмо
Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы. Это может быть, например:
- начальник отдела маркетинга (если речь идет о новых маркетинговых предложениях для партнеров);
- заместитель директора (если через письмо администрация фирма информирует о чём–либо своих сотрудников) и т.д.
В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.
Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.
Кому адресовать информационное письмо о деятельности компании
Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.
Письма могут быть:
- конфиденциальными (предназначенными для прочтения конкретным человеком);
- отрытыми, публичными (для информирования максимально широкого круга людей).
Общие правила для всех писем
Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.
Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения.
Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.
Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу. Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни. Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.
Что в письме допускать запрещено
В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.
Нельзя вносить в письмо недостоверные, непроверенные или лживые данные. Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа.
Основные моменты и образец составления письма
Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:
- Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать:
- дата его составления,
- реквизиты отправителя и получателя,
- корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
- Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
- Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.
Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.
Как оформить информационное письмо
К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.
Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.
Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.
Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.
При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.
Как отправить письмо
Информационное письмо можно отправить несколькими способами:
- Первый и сейчас наиболее распространенный: через электронные средства связи. Он дает возможность отправить информацию практически неограниченного объема в короткий промежуток времени.
- Второй путь: переслать Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении (актуально, если информационное послание относится к официальной документации и заверено «живыми» подписями и печатями).
- Можно также отправить письмо через факс или современные мессенджеры, но только тогда, когда отношения между отправителем и получателем в некоторой степени неформальны и допускают такую переписку.