U ovom članku ćemo vam reći kako pravilno sastaviti pismo s prijedlogom za saradnju tako da zainteresuje primatelja. Možete preuzeti uzorak pisma o komercijalnoj saradnji koje su napisali stručnjaci.
Preuzmite ovaj koristan dokument:
Prilikom pisanja pozivnog pisma na saradnju
Sa poslovnim partnerima organizacije komuniciraju najčešće putem poslovne korespondencije. Glavni dio toka dokumenata čine razne vrste pisama koja sadrže upute, prijedloge, zahtjeve, pa čak i zahtjeve. Pismo o partnerstvu i saradnji je primer poslovne korespondencije koja tek počinje. Piše se drugoj organizaciji koja pruža usluge ili proizvodi proizvode koji su od interesa za pošiljaoca pisma.
Poslovno pismo o saradnji, uzorak, sastavlja se kao poziv na obostrano korisno partnerstvo, čija je svrha da zainteresuje primaoca i pokaže prednosti poslovne interakcije koju je predložio pošiljalac. Pretpostavlja se da će informacije sadržane u pismu postati osnova za sklapanje transakcije ili ugovora o saradnji.
Uzorak komercijalnog pisma o saradnji sastavlja se kada:
- potrebno je zainteresovati potencijalne kupce i kupce za proizvode koje proizvodi kompanija;
- potrebno je privući dodatne kapacitete ili proširiti proizvodnju spajanjem s drugom kompanijom;
- dodatno provjeriti marketinšku politiku koju vodi kompanija i uvjeriti se da su proizvodi koji se proizvode relevantni i da njihova cijena odgovara asortimanu koji prevladava na tržištu roba i usluga.
U nekim slučajevima, poziv na saradnju će biti potrebno napisati bivšem kupcu ili partneru, u odnosima sa kojim je došlo do dužeg prekida i interakcije s kojim je prekinuta, iako nije prekinuta.
Da biste pravilno sastavili i formatirali bilo koje poslovno pismo, koristite poseban dizajner od stručnjaka časopisa Secretary's Handbook.
Koristite konstruktor sada
Ko piše pismo o saradnji između kompanija
Sadržaj pisma, koji bi trebao biti od interesa za drugu stranu, namijenjen je stručnjacima. Tekst može sadržavati specijalizirane termine ili informacije koje su razumljive i od interesa za profesionalce u industriji. Stoga je preporučljivo da početni uzorak pisma sa prijedlogom za saradnju sastavlja vodeći stručnjak koji nadgleda ovu oblast u kompaniji pošiljaocu.
Nakon toga, koristeći gotove uzorke, obični izvođači, uključujući sekretaricu, moći će sastaviti takva pisma.
Ali menadžer može u početku dati instrukciju sekretaru da sastavi uzorak komercijalnog pisma o saradnji. Na kraju krajeva, sekretar je, po pravilu, dobro upoznat sa proizvodima ili robom koju nudi kompanija, ima ideju o specifičnostima proizvodnje itd. Ali čak i u ovom slučaju, pisac treba da se pripremi i, čak prije nego što napišete primjer pisma o saradnji, konsultujte se sa relevantnim stručnjacima kompanije.
Zaposleni koji će izraditi zvanično pismo o saradnji mora imati znanja, uključujući:
- o asortimanu proizvoda koje kompanija proizvodi i uslugama koje nudi, njihovim prednostima u odnosu na one koje nudi ostalo tržište;
- o tome koliko i kakve pogodnosti je kompanija spremna da obezbedi stalnim partnerima uz pogodnosti, popuste i odloženo plaćanje;
- o obećavajućim razvojima kompanije koji mogu biti od interesa za potencijalnog partnera;
- o pogodnostima koje će primalac dobiti kao rezultat udruživanja napora za proizvodnju proizvoda ili pružanja usluga sa kompanijom pošiljaocem.
Kako napisati pismo o saradnji
Pismo o saradnji mora biti sastavljeno u skladu sa važećim GOST R 7.0.97-2016. Standard navodi zahtjeve za dizajn i specificira detalje koji se moraju popuniti.
Kontakt podaci pošiljaoca su navedeni na početku. Da biste sastavili pismo o saradnji, koristite obrazac kompanije, u čijem zaglavlju su već popunjene sve potrebne osnovne informacije.
Struktura pisma saradnje:
- Predmet.
- Žalba.
- Uvod;
- Telo pisma je predlog za obostrano korisnu saradnju.
- Prijave.
U naslovu pisma bolje je naznačiti ne samo da se radi o prijedlogu saradnje, već i o pitanju po kojem se saradnja planira. Dakle, uzorak pisma dobavljaču o saradnji može sadržavati sljedeći tekst: „ O saradnji na redovnim veleprodajnim zalihama" Na primjer, u naslovnoj liniji može stajati: “ O saradnji po tom pitanju:
- ... isporuka robe, pružanje usluga”;
- ... prodaja robe";
- ... o zajedničkom sudjelovanju u razvoju inovativnih proizvoda."
Nakon što se upozna sa temom u kojoj je naznačeno konkretno pitanje saradnje, primalac će odmah shvatiti da pismo nije slučajna reklamna kampanja i da sadrži zaista važan i zanimljiv komercijalni predlog koji ga se direktno tiče.
Budući da ovo pismo o saradnji mora sadržavati apel određenoj osobi - šefu kompanije primatelja. Saznati njegovo ime i prezime neće biti teško ako se zna adresa i naziv organizacije.
Uvod treba da sadrži bilo koji uzorak pisma partnerima o saradnji. Ovaj dio sadrži kratke informacije o aktivnostima kompanije za trovanje i obrazloženje potrebe za interakcijom. Treba da govori o kompaniji pošiljaocu, njenim profesionalnim dostignućima, robama i uslugama koje nudi i zašto je odabrala kompaniju primaoca za svog poslovnog partnera. Ako pošiljalac nudi svoj proizvod, potrebno je govoriti o njegovim prednostima u odnosu na druge slične proizvode/usluge.
U tekstu pisma je izneta suština predloga za saradnju. Ovaj dio posebno pokazuje šta tačno pošiljalac nudi i zašto je ova ponuda korisna za primaoca. Po pravilu daju opis pogodnosti koje kompanija pruža stalnim partnerima, govore o posebnim uslovima i pogodnostima koje važe za određenog kupca ili klijenta.
Tekst ovog dela treba da bude motivišuće prirode, a ne narativnog, a čitalac ne treba da stekne utisak da mu se nameće neka usluga. Da bi informacije bile bolje percipirane, bolje je razbiti obiman tekst u smislene blokove pasusa.
Prijave- nije obavezan dio pisma o saradnji. Ovisno o situaciji, takvom pismu se mogu priložiti reklamne brošure, nacrt ugovora o saradnji ili drugi dokumenti i obračuni koji potvrđuju obostranu finansijsku korist.
Uzorak pisma sa prijedlogom za saradnju
Preuzmite uzorak
Pismo sa ponudom saradnje završava se željom za uspjeh i potpisom čelnika kompanije. Ne pretpostavlja se da će adresat nužno odgovoriti na njega.
Kako napisati pismo koje će biti pročitano do kraja , reći će vam Anton Krasnobabtsev, trener-konsultant, upravljački partner KEY SOLUTIONS, ekspert časopisa Secretary's Directory.
Vi: Na tržištu smo od 1991. godine.
Oni: Nije nas briga.
Vi: Imate dobru razvojnu dinamiku i mlad, prijateljski tim.
Oni: Znači zaposleni nemaju dovoljno iskustva... Šta znači dobra dinamika razvoja?
Vi: Iskusni stručnjaci sa 20 godina iskustva!
Oni: Dosta je bilo ovog sranja. Pokaži mi šta si uradio i kako ćeš mi biti od koristi. Navedite pojedinosti.
Oni su posjetitelji stranice, potencijalni klijenti ili partneri koji žele saznati više o vašoj kompaniji i prednostima rada s vama. Sumnjaju i u vašu kompetentnost i pouzdanost, zbog čega su otvorili stranicu “O kompaniji”.
Kako napisati tekst na stranici “O kompaniji” kako biste posjetitelja uvjerili da vaša kompanija pomaže u rješavanju problema koji ga sada tiču? Da to učinite usred bijesnih kupaca koji su poludjeli od reklama i “dobrih ponuda”?
Problem je što imate sve kao i svi ostali:
- niske cijene;
- pouzdana oprema;
- moderne tehnologije;
- stručnjaci su profesionalci u svojoj oblasti koji nemaju fokus na kupca.
Ako ne znate kako napisati tekst o kompaniji za web stranicu i trebate primjere, onda je ovaj članak za vas.
Teleportiraj po članku:
Prvi smo na tržištu! Posjedujemo najbolje proizvodne tehnologije, individualan pristup i opremu njemačkog kvaliteta.Tekst „O kompaniji“, šta treba da bude?
Pohvaliti svoju kompaniju je loša ideja. Iskreno da napišem: kompanija "N" stvorena je da zaradi mnogo novca - to se takođe nekako ne uhvati u koštac.
Ljudi su sebični. O čemu misli posjetilac web stranice? O meni! Čega se najviše plaši? Da će biti prevaren za novac. Na primjer: umjesto kupatila izgradit će "kolibu" u kojoj temperatura ne prelazi 80 stepeni, uglovi su vlažni, vrata su natečena od vlage, a najbliži rođak penicilina živi u sudoperu.
Kako umiriti posjetioca? Profesionalni tim, garancija za sve vrste poslova (bez rokova), najkraći mogući rokovi (bez specifičnosti) ili 12 godina iskustva na tržištu? Da li te ovo smiruje? Nisam ovde.
Ako niste Apple, Gazprom ili Coca-Cola, onda morate reći nešto o kompaniji.
Šta bi trebalo biti na stranici “O kompaniji”:
- Šta kompanija radi i kako može pomoći.
- Ko kontaktira kompaniju?
- Zašto vi možete pomoći, a Vaska (moj komšija) ne može, i po čemu se vaša pomoć razlikuje od Vasjine pomoći? U čemu ste bolji od svojih konkurenata?
- Jeste li već pomogli nekome? Dokažite primjerima svog rada. Pokažite probleme koje ste već riješili.
- Zašto pišete da za vas rade samo ruski građevinski timovi? Pokažite mi ljude koji će biti odgovorni za rezultat, po mogućnosti lično.
- Zašto pričaš o kul kancelariji, zar ne možeš samo da pokažeš fotografiju.
- S kim radite i ko vas preporučuje.
Istina je da klijentu nije potrebna vaša kompanija. A ne treba mu ni Vaska. On treba da:
- tapeta u prostoriji bila je ravnomjerno zalijepljena;
- Zupčasti remen je zamijenjen u odabrano vrijeme i uz garanciju od 6 mjeseci;
- Kupatilo je izgrađeno za 3 mjeseca da bismo zimi mogli da se pohvalimo metlom sa prijateljima.
Klijentu je potrebno rješenje za svoje probleme i tu počinje zabava.
Tipičan klijent. Ne želim ništa da odlučujem. Ne želim ni o čemu da razmišljam. Copywriter, nemoj mi silovati mozak! Samo želim da ne brinem.
Primjer teksta o kompaniji – tehnike koje povećavaju povjerenje
Specifičnost, povjerenje i dokazi - ovočeka potencijalnog klijenta kada ga zainteresuju vaše usluge. Ali nešto me grebe po duši. I tako odlazi na stranicu “O kompaniji”. On ide da traži odgovore.
Kad ti čak ni mačka ne vjeruje Stranica kompanije je kreirana za sumnjive kupce. Ona je posljednja prilika da uvjerite osobu da niste kamila.
Pronađimo nekoliko primjera tekstova „O kompaniji“, istaknemo zanimljivosti i analiziramo neuspješne primjere kako ne bismo odmahnuli rukom u mrklom mraku.
Opšti savjeti:
- razgovarati o problemima klijenta i njihovim rješenjima;
- biti konkretan;
- razlikovati se od svojih konkurenata;
- dokazati svoje riječi činjenicama;
- demonstrirati rezultate svog rada (fotografije, video zapisi, preporuke);
- rješavati pitanja kupaca;
- nacrtati portret potencijalnog klijenta;
- dati neočekivanu ponudu;
- koristiti autoritet generalnog direktora;
- pokažite svoj najbolji slučaj;
- ponudite nešto besplatno.
Mogu napisati listu od 50 bodova. Ali to neće donijeti ništa dobro. Ovi savjeti su prazni. Samo primjeri tekstova o kompaniji mogu pomoći.
Primjer teksta o kompaniji br.1
Volim građevinske organizacije. Toliko toga možete napisati ovdje. Ali pišu svakakve gluposti ( kliknite na sliku, otvara se u novoj kartici)
Primjer teksta "O kompaniji" (kachestvo53.ru) Ne samo da je teško izvući korisne informacije iz teksta, već ga je teško i čitati. Volumen je velik, ali nije jasno za šta je to potrebno?
Web stranica kompanije je zanimljiva. Možete pogledati 3D model kuće. Volio bih da mogu dodati 3D modele već izgrađenih kuća na karticu. U galeriji završenih radova sve je nagomilano, ali ovo je već loše.
Šta bi mogao biti tekst o kompaniji? Na primjer:
Kompanija "GK" pristupačne kvalitete» gradi kuće, vikendice, kupatila i oprema lokal. Ljudi nam dolaze kako bi naručili projekat po principu ključ u ruke ili uštedjeli na njemu odabirom gotove opcije s originalnim izmjenama. Gradimo od drveta, cigle, gaziranog betona u regiji Nižnji Novgorod i obližnjim regijama (uključujući jug Lenjingradske regije).
Projekti "ključ u ruke" mogu uključivati (mi ne namećemo sve usluge, vi ih birate):
- projektovanje objekata u vašem arhitektonskom birou;
- cijeli kompleks građevinskih radova: temelj, zidovi, krov, peć, kamin, vanjska i unutrašnja dekoracija;
- razvoj lokacije: pejzažni radovi, izgradnja ograda, bunara, sjenica, šupa i pomoćnih zgrada;
- izgradnja i priključenje kanalizacije, struje, vode i razvoj sistema grijanja na plin ili drva.
Najuspješniji su bili u izgradnji kuća, ruskih kupatila i vikendica od zaobljenog drveta. Već je završeno više od 20 sličnih projekata. Pogledajte naš rad u galeriji
.
Prednosti koje su nam pomogle da uspemo na tržištu od 2002. godine:
- Izgradnja malih kupatila i kuća (6x4, 8x6) za 2 mjeseca, zahvaljujući voznom parku, iskustvu u sličnim poslovima i dostupnosti gotovih brvnara.
- Stručni razvoj dizajna kuća i teritorija sa mogućnošću 3D modeliranja - imamo svoj arhitektonski biro (možda ste već vidjeli Projekti 3D grafike , neki od njih imaju popust veći od 100.000 rubalja - potražite oznaku „Promocija“).
- Izrada projekta po sistemu ključ u ruke. U našem dizajnerskom uredu, snovi se vizualiziraju. Izrada 3D projekta besplatno. Ali samo ako preduzmemo njegovu implementaciju. Inače, projekat kuće koštat će 50.000 rubalja, kupatila 20.000 rubalja. Sa našim crtežima, svaki kompetentni graditelj to može implementirati.
i bla, bla, bla...
Kao što vidite, nisam ništa promenio. Sve ovo je u tekstu o kompaniji na web stranici. Ali to je zakopano između redova, riječi i slova. Više mi se sviđa moja verzija, volio bih da mogu dodati malo grafike. I ti?
Nadam se da je ovaj primjer teksta o jednoj kompaniji podigao zavjesu o tome kako pisati takve materijale.
Jedan projekat nije dovoljan. Zato izaberimo drugu temu.
Primjer teksta o kompaniji br.2
Ovaj dio teksta je preuzet sa stranice socialit.ru. Preduzeće "SOCIAL" (klik, otvara se u novoj kartici).
Ne znam zašto. Možda sam još mlad. Ali, po mom shvatanju, „mladi progresivni specijalisti“ su studenti koji nisu našli posao i osnovali sopstvenu „kompaniju“.
Uprkos nekim užasima teksta, on sadrži korisne informacije. Šta je dobro u tekstu o kompaniji:
- dodijeljena su 4 pravca;
- postoji izjava o problemu klijenta;
- raditi 24 sata dnevno.
Međutim, postoje i problemi. U posljednjem pasusu sam vidio "standardno vrijeme isporuke je 1 dan." Hoće li sada zaista postojati neočekivana i jaka garancija? Ne, ona nije tamo. Ali oni bi to napisali: ako ne riješimo problem za 1 dan, onda ćemo vratiti 5.000 rubalja za svaki dan kašnjenja. To bi bilo moćno. Ali to nije slučaj.
Neću pisati drugi tekst. Zato što me je fraza “ova misija...” natjerala da se sjetim misije ovog teksta.
- Tekst o kompaniji je idealna prilika za korištenje “info stila”. Moramo operirati činjenicama. Neka ih je malo. Neka izgledaju kao male stvari. Male stvari čine razliku i razliku od konkurencije.
- Pokažite svoje prednosti i slabosti. Postoje stotine kompanija sa sličnim uslugama. Ali čak i blizanci imaju razlike po kojima ih roditelji lako razlikuju – karakter i životno iskustvo. Reci nam o tome.
- Kompanija nije prostor, beton i kompjuteri, već grupa ljudi. Oni rade da bi zaradili novac. Nijedan zdrav razum ne bi dao novac za riječi i obećanja. Pa, možda će ga pokloniti 1-2 puta zbog svoje naivnosti i neiskustva. Ljudi su spremni da plate za rezultate i za rešavanje problema.
- Pišite za Klijenta, razmišljajući od Klijenta. Kada kompanija posipa pridjeve, koristi sumnjive činjenice i govori o svojoj ekskluzivnosti, tada povjerenje u nju pada na nulu. Postoji jednostavna formula prodaje koja najbolje funkcionira: bilo je - platili su novac kompaniji N - postalo je. Prikažite cijeli lanac u logičkom nizu.
- Šablon za pisanje teksta o kompaniji:
- šta mi radimo;
- šta radimo najbolje;
- ko nas kontaktira;
- primjeri našeg rada;
- najbolji projekat;
- šta čini kompaniju drugačijom?
- naš tim ljudi;
- naša kompanija u brojkama;
- šta klijenti kažu o nama;
- kakve garancije dajemo?
Web pisci i copywriteri će se vjerovatno pitati kako napisati tekst o kompaniji kada prodavač ne može ništa reći o tome. Budite pažljivi ako kompanija već ima web stranicu. Kontaktirajte krajnjeg kupca ili zamolite posrednika da prosledi vaš brif. Ako ne kontaktirate predstavnika kompanije, tekst će biti klišej, neugledan i neefikasan.
“Web stranica nije centar vašeg univerzuma. Vaša Facebook stranica nije centar vašeg univerzuma. Mobilna aplikacija nije centar vašeg univerzuma. Klijent je centar vašeg univerzuma!” - Bruce Ernst, menadžer proizvoda u Monetateu.
“U starom svijetu, 30% svog vremena provodili ste stvarajući odličnu uslugu i 70% svog vremena vičući o tome. U novom svijetu je obrnuto." - Jeff Bezos, osnivač Amazona.
„Klijent je najvažniji posetilac. Nije on taj koji zavisi od nas. Zavisimo od njega. On ne prekida naš posao. On je cilj našeg rada. On je na pogrešnoj strani našeg posla. On je dio toga. Ne činimo mu uslugu time što mu služimo. On nam čini uslugu time što nam daje priliku da to učinimo”, Mahatma Gandhi, ideolog nacionalno-oslobodilačkog pokreta u Indiji.
„Put do srca kupca je više od programa lojalnosti. Rastući evangelizatori kupaca je stvaranje iskustva o kojem vrijedi pričati drugima,” Valeria Maltoni, potpredsjednica PM Digitala.
"Ključ uspjeha je postavljanje realnih očekivanja među kupcima, a zatim ne samo ispunjavanje tih očekivanja, već i njihovo prevazilaženje", Richard Branson, osnivač Virgin grupe.
„Usluga za korisnike je pružanje novih iskustava. Ovo je obećanje našim kupcima koje moramo održati. Tako se osjećaju kada posluju s nama,” Shep Hyken, osnivač Shepard Presentations.
„Postavljanje očekivanja kupaca na nivo koji je u skladu s dosljednim održavanjem korisničke usluge zahtijeva da cijelo vaše osoblje, od razvoja proizvoda do marketinga, radi u skladu s imidžom vašeg brenda,” Richard Branson, osnivač Virgin Group.
„Svakodnevno postavljamo pitanje: „Kako da usrećimo naše kupce? Koje inovacije trebamo koristiti da bismo to postigli?” - Bill Gates, predsjednik i glavni softverski arhitekta Microsoft Corporation.
„Iskustva kupaca su katalizator transformacije. Oni direktno utiču na kulturu, strategiju, strukturu i sve komponente poslovanja“, Christina Crandell, predsjednica New Business Strategies.
„Evo jednostavnog, ali moćnog pravila za vas. Uvijek dajte ljudima više nego što očekuju." - Nelson Boswell, osnivač NELSON BOSWELL-a.
Telekomunikaciona kompanija koja pruža virtuelne komunikacione usluge u Moskvi i Sankt Peterburgu. Glavni proizvodi UIS-a su virtuelna PBX, broj 8-800, povratni poziv sa sajta Sitephone, mobilna kancelarija, autoinformer, virtuelni sastanak, SIP telefonija itd.
Sposobnost pisanja pisama o odbijanju jedna je od najvažnijih vještina zaposlenika preduzeća odgovornog za vanjske odnose i poslovnu korespondenciju organizacije. Sadržaj i prezentacija ovakvog pisma ne govori samo o obrazovanju i kulturi njegovog začetnika, već formira imidž i reputaciju preduzeća u poslovnom okruženju.
Koji su razlozi poslovne korespondencije?
Svako aktivno preduzeće redovno dobija pisma sa raznim ponudama. To može biti ponuda za saradnju (komercijalna), za učešće na nekom događaju (konferencija, seminar, proslava) itd. Zahtjevi, zahtjevi, opomene itd. također su uobičajeni u opticaju između organizacija. Dakle, dolazna korespondencija preduzeća može iznositi desetine, pa čak i stotine različitih poruka koje zahtijevaju odgovor.
DATOTEKE
Kako izdati odbijanje
Pregled pisma ni na koji način ne garantuje da će predstavnik organizacije koji ga je primio nužno pristati na prijedlog, zahtjev ili zahtjev sadržan u njemu. Naprotiv, u mnogim slučajevima zaposleni u kompaniji pišu odbijanja.
Ali da biste ispravno odbili, potrebne su vam određene vještine. Važno je da pošiljaoca pisma ne uvrijedite negativnim sadržajem – to je diktirano ne samo pravilima osnovne poslovne pristojnosti, već i mogućnošću da u budućnosti postane kupac, klijent ili partner.
Opće informacije o poslovnim pismima
Sva zvanična prepiska podliježe određenim pravilima izrade. Prije svega, potrebno je zapamtiti da, uprkos činjenici da sadržaj pisma može biti apsolutno proizvoljan, njegova struktura i sastav moraju biti u skladu sa standardima usvojenim u izradi poslovnih papira, tj. uslovno podijeljen na tri dijela: početak (žalba i naslov pisma), glavni dio i zaključak (potpis i datum).
Stil pisanja treba da bude suzdržan, koncizan, bez pretjerano „opterećenih“ rečenica ili složene specifične terminologije. Odbijanje treba da bude što je moguće korektnije. Neprihvatljivi su nepristojni psovci i druge ekstremne manifestacije. Prilikom formiranja pisma potrebno je uzeti u obzir norme ruskog jezika u pogledu govorne kulture, vokabulara, gramatike, pravopisa i stila.
Odbijanje može biti nemotivisano, ali je ipak bolje da je razlog naveden u pismu.
Ako je odgovor detaljan i temeljit, onda ga trebate podijeliti na odlomke ili tačke - to će znatno olakšati percepciju teksta.
Ako odbijete, nema potrebe za sečenjem i „paljenjem mostova“ preporučljivo je ostaviti put za povlačenje, odnosno zahvaliti se na ukazanoj pažnji i izraziti nadu u mogućnost dalje saradnje. Da biste to učinili, možete odrediti uslove koje primalac mora ispuniti da bi uspostavio poslovni odnos. Ako postoji prilika da preporučite kompaniju koja bi također pristala na suradnju ili druge prijedloge iznesene u početnoj poruci, onda to ne biste trebali zanemariti - to će ostaviti dobar trag u sjećanju primatelja.
Kome da pišem?
Odbijanje mora biti napisano striktno u ime osobe koja je potpisala originalno pismo. U suprotnom, odbijanje možda neće stići do primaoca ili se izgubiti u toku dolazne korespondencije. Međutim, ako ispod pisma ponude nije bilo potpisa određene osobe, onda možete koristiti neutralan oblik obraćanja (na primjer, u obliku jednostavnog pozdrava „Dobar dan“).
Sastavljanje pisma odbijanja
Pismo se može napisati rukom (ovaj format će ukazati na poseban, topao odnos prema primaocu) ili odštampati na kompjuteru.
U ovom slučaju, prihvatljivo je koristiti jednostavan list papira ili obrazac sa podacima o kompaniji i logotipom kompanije.
Pismo o odbijanju generisano je u jednoj originalnoj kopiji i mora biti datirano i numerisano (u skladu sa protokom dokumenata preduzeća). U tom slučaju, podatke o njemu treba uneti u dnevnik odlazne korespondencije, uz navođenje datuma, broja i ukratko sadržaja. U budućnosti, ovaj dnevnik može postati dokaz kreiranja i slanja poruke.
Ko treba da potpiše
U idealnom slučaju, pismo bi trebalo da ima autogram direktora organizacije, ali to nije uvijek moguće (i gotovo je potpuno isključeno u preduzećima s velikim brojem zaposlenih i mnogim strukturnim odjelima). Stoga svaki zaposleni u kompaniji ovlašten za izradu ove vrste dokumentacije i ovlašten za potpisivanje prepiske može potpisati pismo odbijanja. To može biti sekretar, advokat, šef ili specijalista u odjelu.
Kako poslati pismo
Pismo se može poslati na različite načine, ali je najbolje izabrati onaj preko kojeg je poslana originalna poruka. Najprihvatljiviji način je slanje putem pošte Rusije, ali u ovom slučaju je potrebno uzeti preporučeno uz potvrdu isporuke, također možete koristiti dostavu preko predstavnika ili kurira (ovaj način garantuje bržu dostavu). Prihvatljivo je i korištenje faksa, elektroničkih sredstava komunikacije, pa čak i društvenih mreža ili instant messengera (ali samo pod uslovom da sam pošiljalac inicijalnog pisma koristi ovaj način komunikacije).
Pismo odbijanja saradnje
Ako trebate sastaviti pismo o odbijanju saradnje, pogledajte njegov uzorak i komentare na njega.
- Na početku pisma napišite kome je namijenjeno: navedite naziv organizacije, poziciju i puno ime i prezime njenog predstavnika na čije ime pišete odgovor. Upotrijebite ljubazan oblik obraćanja, zahvalite se na pažnji ukazanoj vašoj kompaniji, a zatim prijeđite na suštinu poruke.
- Obavezno se osvrnite na pismo na koje pišete odbijanje i navedite okolnosti koje su izazvale negativnu reakciju. Ako je vaš protivnik svom prijedlogu priložio dodatne radove, naznačite da ste ih pročitali.
- Ako je moguće, izrazite u svom pismu izraz nade da će do saradnje doći, a da pritom ne navedete uslove koji moraju biti ispunjeni da bi se to dogodilo.
- Na kraju, potpišite pismo i datirajte ga.
Pismo odbijanja učešća na događaju
Kada pišete pismo o odbijanju da učestvujete u događaju, koristite gornje smjernice za pismo o odbijanju saradnje. Sve u pismu je standardno, ali obavezno: podaci o pošiljaocu i primatelju, zatim žalba, samo odbijanje sa navođenjem primljenog predloga za učešće u događaju i obavezno navođenje okolnosti koje su poslužile kao razlog negativan odgovor, zatim potpis i datum.
Pismo odbijanja ponude za posao
Ne samo da kompanija može dobiti pismo odbijanja. U nekim slučajevima to može izraziti osoba koja nema nikakve veze sa kompanijom: na primjer, kandidat za poziciju. Ako ste takva osoba, odbijanje formulirajte iu skladu sa pravilima i propisima poslovne dokumentacije. Koristite ljubazan jezik, navedite naziv posla koji vam se nudi, kao i razlog zašto ga odbijate (ne zaboravite da potencijalni poslodavac može preispitati uslove posla koji vam se nudi). Na kraju obavezno potpišite i datirajte.
Informativno pismo je vrsta poslovne dokumentacije koja služi za obavještavanje partnera, kupaca, izvođača, kao i članova tima o svim novostima, promjenama, dostignućima i drugim aspektima aktivnosti organizacije.
Pisanje informativnih poruka je neophodan dio posla za predstavnike poslovnih struktura i državnih organa.
DATOTEKE
Obavezno ili ne
Ova vrsta dokumenata nije obavezna, jer informisanje bilo koga o aktuelnim poslovima organizacije prepušteno je njenom rukovodstvu i administraciji. Međutim, mnoga preduzeća, posebno velika, ne zanemaruju formiranje takvih pisama, postižući na taj način nekoliko ciljeva odjednom:
- informisati zainteresovane o svim dešavanjima u toku;
- motivisati ih na dalju saradnju i plodan rad;
- poboljšati imidž kompanije.
Ko piše informativno pismo
Obično je odgovornost za sastavljanje informativnog pisma na šefu strukturne jedinice, koji rješava pitanja postavljena u pismu. To bi moglo biti, na primjer:
- šef odjela marketinga (ako je riječ o novim marketinškim ponudama za partnere);
- zamjenik direktora (ako uprava preduzeća pismom o nečemu obavještava svoje zaposlene) itd.
U svakom slučaju, pisac pisma mora biti osoba čija je radna funkcija pisanje ovakvih pisama ili koja je posebnom naredbom direktora ovlaštena za njihovo pisanje.
Tekst informativnog pisma mora biti dogovoren sa neposrednim rukovodiocem autora ili rukovodiocem kompanije.
Kome da uputim informativno pismo o aktivnostima kompanije?
Informativno pismo se može poslati određenoj osobi ili grupi ljudi: direktoru potencijalne partnerske organizacije, kupcu - individualnom preduzetniku, članovima tima itd.
Pisma mogu biti:
- povjerljivo (namijenjeno za čitanje od strane određene osobe);
- otvorene, javne (za informisanje što šireg kruga ljudi).
Opšta pravila za sva slova
Prilikom kreiranja informativnog pisma, morate pažljivo pratiti pravopis i pridržavati se pisanih standarda ruskog jezika u smislu interpunkcije, rječnika, gramatike itd.
Moramo zapamtiti činjenicu da primaoci poslovne korespondencije uvijek gledaju koliko su ispravno opisane informacije koje su im prenesene.
Nepismeno pismo može umanjiti vrijednost informacija sadržanih u njemu, pa čak i potkopati povjerenje primatelja u pošiljaoca.
Pismo mora biti napisano kratko, jezgrovito, do tačke, imajući na umu da je „kratkoća sestra talenta“ i bez divljih misli. Dokazano je da primaoci ovakvih pisama ne žele da potroše više od jednog minuta čitajući ih, što je posledica visokog tempa savremenog života. Primatelj će vjerovatno primijetiti da pošiljalac cijeni svoje vrijeme, a ako ga zanimaju informacije sadržane u pismu, naći će način i vrijeme da kontaktira autora poruke.
Šta je zabranjeno u pismu
Postoje i apsolutni tabui u pravilima za pisanje biltena. Konkretno, bezobrazan, grub ili previše poznat ton je kategorički neprihvatljiv. Također je preporučljivo izbjegavati „klišeje“ ili pretjerano hladne, „suhe“ formulacije, posebnu terminologiju, obilje brojeva, veliki broj priloških i participalnih fraza itd.
U pismo ne smijete uključiti nepouzdane, neprovjerene ili lažne podatke. Treba imati na umu da informativno pismo pod određenim okolnostima može dobiti status pravno značajnog dokumenta.
Ključne tačke i uzorci pisanja pisma
Informativne poruke, bez obzira na njihovog autora i primaoca, treba da se odnose samo na aktivnosti organizacije koja ih šalje ili povezane okolnosti. Istovremeno, moraju ispunjavati određene zahtjeve u pogledu strukture i sadržaja:
- Prije svega, treba napomenuti da informativno pismo uvijek treba sadržavati:
- datum njegove pripreme,
- podatke o pošiljaocu i primaocu,
- tačna adresa adrese (na primjer, „Dragi Petre Semenoviču“, „Draga Irina Viktorovna“, „Dragi kolege“ itd.). Ali ako adresat nije definiran, što se ponekad dešava, onda se možete ograničiti na pozdrav "Dobar dan!"
- Slijedi glavni, informativni dio pisma. Ovdje je potrebno navesti razlog i svrhu pisanja, kao i sve ostalo što je u vezi sa materijom koja se opisuje: vijesti, prijedlozi, izmjene, zahtjevi, objašnjenja itd.
- U nastavku pisma potrebno je napisati zaključak koji bi trebao sažeti sve navedeno.
Ako su uz pismo priloženi dodatni papiri, video i foto fajlovi i dokazi, to također treba navesti u njegovom sadržaju kao poseban pasus.
Kako predati informativno pismo
Ne postoje posebni zahtjevi za format pisma, kao ni za njegov sadržaj. Može se napisati ili na memorandumu kompanije ili na standardnom listu bilo kojeg prikladnog formata. Prva opcija je poželjnija, jer nema potrebe da ručno pišete detalje organizacije. Osim toga, takvo pismo izgleda mnogo respektabilnije i još jednom naglašava njegov odnos prema službenoj korespondenciji.
Informativno pismo se može odštampati na računaru (dobro ako vam je potrebno više primjeraka odjednom) ili napisati rukom - posebno povoljno izgledaju pisma napisana kaligrafskim rukopisom pomoću olovke.
Poruka mora biti ovjerena potpisom autora. Ako je ovo štampano pismo, možete koristiti faksimilni potpis, ako je „živo“ pismo, onda samo originalno.
Nema striktne potrebe da se poruka pečati pečatom, jer... Od 2016. godine pravna lica imaju pravo da koriste pečatne proizvode u svom radu samo kada je ova norma sadržana u internim aktima kompanije.
Po potrebi, prije slanja poruke, treba je upisati u interni dnevnik dokumenata ili dnevnik izlazne dokumentacije.
Kako poslati pismo
Informativno pismo se može poslati na nekoliko načina:
- Prvi i sada najčešći: putem elektronskih sredstava komunikacije. Omogućava slanje informacija gotovo neograničenog obima u kratkom vremenskom periodu.
- Drugi način: poslati poštom Rusije preporučenom poštom sa potvrdom o uručenju (relevantno ako se informativna poruka odnosi na službenu dokumentaciju i ovjerena je „živim“ potpisima i pečatima).
- Pismo možete poslati i putem faksa ili modernih instant messengera, ali samo kada je odnos između pošiljaoca i primaoca donekle neformalan i dozvoljava takvu prepisku.