Ugovor o usluzi. Šta je standardni ugovor za obavljanje poslova i pružanje usluga? Kako imenovati ugovor o usluzi

Osnovni uslovi ugovora o usluzi

By ugovor o plaćenim uslugama Izvođač se obvezuje pružati usluge (obavljati određene radnje ili obavljati određene aktivnosti) po uputama naručitelja, a naručilac se obavezuje da će te usluge platiti(Član 1. člana 779. Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Ugovor o pružanju plaćenih usluga zaključen je:

usluge revizije;

informacione usluge;

medicinske usluge;

turističke usluge;

Ova lista nije konačna.

Odnosi stranaka po ugovoru o pružanju plaćenih usluga uređeni su Poglavljem 39 Građanskog zakonika Ruske Federacije. Prema članu 783. Građanskog zakonika, na ugovor o pružanju plaćenih usluga primjenjuju se opšte odredbe o ugovorima (članovi 702. - 729. Građanskog zakonika) i odredbe o ugovorima o domaćinstvu (članovi 730. - 739. Građanskog zakonika). osim ako je to u suprotnosti sa posebnim pravilima o ovom ugovoru (članovi 779 - 782 Građanskog zakonika), kao i sa posebnostima predmeta ugovora o pružanju plaćenih usluga.

Prilikom pružanja određenih vrsta usluga, ugovorne strane su, pored Građanskog zakonika, dužne da se rukovode i normama posebnog zakonodavstva. Na primjer, pružanje komunikacionih usluga regulisano je Zakonom „o komunikacijama“ i Pravilnikom o pružanju komunikacionih usluga, koji definišu kako bitne uslove za pružanje usluga mobilnih komunikacija, tako i druge uslove za pružanje ove vrste usluga. usluga koja mora biti uključena u ugovor.

U nekim slučajevima, ugovor o pružanju usluga uz naknadu je javan, stoga se Zakon Ruske Federacije "" primjenjuje na odnose strana prema takvom sporazumu.

Ispod je standardni obrazac ugovora o uslugama. Naravno, morate shvatiti da je svaki ugovor jedinstven i da njegovi uslovi zavise od specifičnosti niza uslova i volje strana. Ipak, postoje uslovi (tako se zovu) koje svaki ugovor o pružanju usluga mora sadržavati i bez kojih se ugovor smatra nezaključenim. Osnovni uslovi ugovora o pružanju usluga uključuju uslove koji određuju konkretnu vrstu pružene usluge (klauzula 1 člana 779 Građanskog zakonika Ruske Federacije), odnosno:

Opšte odredbe o (članovi 702 - 729 Građanskog zakonika) i odredbe o ugovorima o domaćinstvu (članovi 730 - 739 Građanskog zakonika) primenjuju se na ugovor, osim ako je to u suprotnosti sa normama poglavlja. 39. Građanskog zakonika, kao i specifičnosti predmeta ugovora o pružanju plaćenih usluga (član 783. Građanskog zakonika).

Zbog:

rezultat dobijen uslugom ne može se vidjeti ili dodirnuti;

sama usluga se koristi u trenutku kada je pružena korisniku;

usluga se smatra pruženom nakon potpisivanja potvrde o prihvatanju pruženih usluga;

za potrebe računovodstvenog i poreskog računovodstva potrebno je dokazati činjenicu pružanja usluga,

Stoga je priprema primarne dokumentacije važna i za kupca i za izvođača.

Da bi se odrazile usluge, glavni dokumenti su:

Ugovor o uslugama;

Račun (faktura) pružaoca usluga;

Standardni oblik ugovora o uslugama

G. __________________

"__" ________ 201__

Koje se greške najčešće prave u preambuli ugovora?

1. Predmet Ugovora

1.1. Izvođač se obavezuje da će Kupcu pružiti usluge (u daljem tekstu Usluge) navedene u Listi pruženih usluga, koja je sastavni dio Ugovora (Dodatak br. 1), a Naručilac se obavezuje da će ove Usluge platiti. .

1.2. Izvođač se obavezuje da će lično pružati Usluge.

1.3. Uslovi za pružanje usluga definisani su u Listi pruženih usluga (Prilog br. 1).

Koje greške se najčešće prave u predmetu ugovora?

2. Postupak isporuke i prijema usluga

2.1. Nakon pružanja Usluga, Izvođač dostavlja Naručiocu na potpisivanje (Prilog br. 2) u dva primjerka.

2.2. U roku od 7 dana od dana prijema Potvrde o prijemu i isporuci izvršenih usluga, Naručilac je dužan da istu potpiše i jedan primjerak pošalje Izvođaču, odnosno, ako postoje nedostaci, dostavi Izvođaču obrazloženo odbijanje da ga potpiše.

2.3. Ukoliko postoje nedostaci, Izvođač se obavezuje da ih otkloni u roku od 14 dana od dana prijema relevantnih reklamacija od Naručioca.

2.4. Usluge se smatraju pruženim od trenutka kada strane potpišu Potvrdu o prijemu i isporuci pruženih usluga.

3. Ugovorna cijena i postupak plaćanja

3.1. Ukupni troškovi Usluga iznose ____ (___________) rubalja, uključujući PDV _____ (__________) rubalja.

3.2. Kupac plaća Usluge sljedećim redoslijedom (odaberite potrebnu/moguće je uspostaviti drugačiji postupak plaćanja): dio cijene Usluge u iznosu od _____ (__________) rubalja, uključujući PDV _____ (__________) rubalja, Kupac plaća pre nego što Izvođač počne da pruža usluge (avansno plaćanje), preostali trošak Usluga u iznosu od _____ (__________) rubalja, uključujući PDV _____ (__________) rubalja, Kupac plaća u roku od _____ dana nakon što Strane potpisati Potvrdu o prijemu za pružene usluge.

6.4. Sve izmjene i dopune ovog ugovora važe samo ako su napravljene u pisanoj formi i potpisane od strane ovlaštenih predstavnika strana. Dodaci ovog ugovora čine njegov sastavni dio.

6.5. Ovaj ugovor je sastavljen u dva primjerka na ruskom jeziku. Oba primjerka su identična i imaju istu snagu. Svaka strana ima po jedan primjerak ovog ugovora.

6.6. U prilogu ugovora:

6.6.1. Spisak pruženih usluga

6.6.2. Potvrda o prijemu usluge

7. PRAVNE ADRESE STRANAKA

tekući račun broj __________________________ u banci _______________

Izvođač: _______________________________ (adresa lokacije)

tekući račun broj __________________________ u banci _______________

POTPISI STRANA:

Kako ispravno sastaviti potvrdu o prihvatanju pruženih usluga

Dodatak br. 2
na Ugovor o naknadi
pružanje usluga br. ____ od "___" ___________ _____

Potvrda o prihvatanju pruženih usluga

G. __________________

"__" ________ 201__

Romashka DOO, u daljem tekstu „Kupac“, koga zastupa generalni direktor ____________________, postupajući na osnovu Povelje, s jedne strane, i Odnodnevka DOO, u daljem tekstu „Izvođač“, koju zastupa direktor ____________________, v.d. na osnovu Povelje, sa druge strane, sačinili smo ovu Potvrdu o prijemu i isporuci izvršenih usluga (u daljem tekstu: Potvrda) po Ugovoru o plaćenim uslugama br. ___ od „___“ ___________ _____ (u daljem tekstu. kao Ugovor) o sljedećem.

U skladu sa tačkom 1.1 Ugovora, Izvođač je u periodu od „__“ _______ ___ do „__“ _______ ___ ispunio svoje obaveze pružanja usluga, odnosno pružio je Naručiocu sledeće usluge:

________________________________________

________________________________________

Navedene usluge su obavljene u potpunosti i na vrijeme. Kupac nema prigovora na obim, kvalitet i vrijeme pružanja usluga.

Prema Ugovoru, ukupni troškovi pruženih usluga iznose _____ (__________) rubalja, uključujući PDV __% u iznosu od _______ (__________) rubalja.

Ukupan iznos prenesenog avansa iznosio je _____ (__________) rubalja, uključujući PDV __% u iznosu od _______ (__________) rubalja.
Prema ovom zakonu, dospijevaju _____ (__________) rubalja, uključujući PDV ___% u iznosu od _____ (__________) rubalja.

Ovaj akt je sastavljen u dva primjerka, po jedan za Izvođača i Naručioca.

Po kupcu:
CEO
DOO "Romashka"

Prezime I.O.
m.p.

Od umjetnika:
Direktor
Odnodnevka LLC

Koncept ugovora kao pravnog dokumenta regulisan je članovima 779-783 Poglavlja 39 Građanskog zakonika Ruske Federacije. Sastavljanje ugovora o pružanju usluga je neophodno u slučajevima kada se jedna strana obavezuje da će izvršiti određene poslove ili radnje, pružiti usluge, a druga da ih plati. Takvi ugovori se nazivaju ugovori o naknadi za uslugu i obično se sastavljaju u pisanoj formi. Predmet ugovora mogu biti različite vrste usluga: revizija, računovodstvo, pravna podrška, obrazovne i medicinske usluge, usluge za razne vrste poslova, za nabavku robe itd. Posebno pitanje je izrada ugovora koji zahtijevaju ovjeru kod notara. To uključuje:

transakcije između fizičkih i pravnih lica ili samo pravnih lica;
transakcije za određene iznose (preko minimalne zarade najmanje deset puta);
transakcije predviđene zakonom (predviđene članom 161. Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Opće informacije o ugovorima o uslugama uključuju sljedeće informacije:

1) Predmet ugovora: vrsta i oblik pruženih usluga i obaveze potrošača ovih usluga;

2) Vrsta ugovora: jednokratni, okvirni, produženi i sl.;

3) Vrsta ugovora: sastavljanje ugovora o pružanju usluga, kupoprodaji, obavljanju poslova (ugovoru), posredovanju, radnim odnosima i dr.;

4) Ugovorne strane: fizička i pravna lica;

5) Oblik ugovora: nije određen zakonom, ali je potrebno pismeno izvršenje u 2 primerka - nepoštivanje ovog uslova u slučaju spora ne potvrđuje postojanje transakcije;

6) Uslovi ugovora: Zakon definiše tri kategorije uslova pri sastavljanju takvih ugovora:

- obične, koje su navedene u zakonima i moraju biti uključene u tekst ugovora;

- bitne uslove propisane zakonima za ovu vrstu sporazuma i uslove na kojima jedna od strana insistira na uvođenju;

- nasumični uslovi - da se dopune ili promene uobičajeni uslovi (to uključuje: određivanje osiguranja od rizika, nestandardni broj primeraka, postupak izmene sadržaja itd.);

uvodni dio;
oznaka predmeta ugovora (lista radnji ili aktivnosti izvođača);
obaveze i prava stranaka;
trajanje sporazuma (po dogovoru stranaka);
cijena usluga (roba, rad), mehanizam plaćanja i uslovi;
odgovornost strana u sporazumu;
zaključak.

Ugovor o pružanju plaćenih usluga smatra se službeno zaključenim ako se postigne sporazum o uobičajenim i bitnim uvjetima, koji moraju biti potvrđeni potpisima strana (u skladu sa članom 432. Građanskog zakonika Ruske Federacije). Treba napomenuti da većina standardnih ugovora ne zahtijeva posebno pravno znanje. Ali važni ugovori, transakcije za velike iznose, transakcije tokom čije realizacije mogu nastati okolnosti više sile ili komplikacije, moraju proći pravno ispitivanje. Toplo preporučujemo da izradu ugovora o pružanju usluga povjerite iskusnim advokatima, koji će garantirati uspješno rješavanje sporova ukoliko do njih dođe.

Ugovor za izradu tehničkih specifikacija

Izrada tehničkih specifikacija je jedna od ključnih faza mnogih vrsta poslova i usluga, na primjer, arhitektonskog, dizajnerskog, inženjerskog dizajna, izrade web stranice, kreiranja kreativnih objekata, proizvodnje nestandardnih proizvoda, itd. Ali, izrada tehnički i pravno kompetentna tehnička specifikacija, koja je osnova za sve naredne radove - teška i vrlo odgovorna stvar. Stoga se mora shodno tome platiti. Za to nam je potreban ugovor za izradu tehničkih specifikacija – pravna potvrda dogovora između naručioca i izvođača da će potonji izraditi tehničke specifikacije, a prvi platiti ove radove u skladu sa ugovornim uslovima.

U pravilu, priprema ugovora za pružanje usluga za izradu tehničkih specifikacija uključuje sljedeće tačke:

svrha, principi i ciljevi budućeg rada (dizajn, kreativni, drugi);
uslove i postupak za njihovo sprovođenje;
rokovi;
Očekivani rezultati.

Od strane kupca, ovaj ugovor zahtijeva davanje početnih tehničkih podataka i jasnu naznaku šta mu je potrebno od izvođača - to mora biti uključeno u tekst ugovora. Treba imati na umu da usmeni sporazumi nemaju pravnu snagu i da se neće uzeti u obzir u slučaju sporova. Standardni trošak izrade tehničkih specifikacija iznosi 10-15% ukupne cijene projekta ili rada.

Ugovor za izradu predračunske dokumentacije

Takav sporazum je jednako važna tačka u izvođenju određenih radova; to je vrsta ugovora. Riječ je o ugovoru da izvođač (izvođač) preuzima odgovornost da izradi predračun i da ga u dogovorenom roku dostavi naručiocu, koji mora platiti radove u skladu sa uslovima. Ugovor o izradi predračunske dokumentacije sastavlja se u pisanoj formi i ne zahtijeva notarsku ovjeru, bez obzira na visinu naknade za usluge. Ova vrsta ugovora obavezno mora sadržavati određene bitne uslove, a to su: projektni zadatak za izradu predračunske dokumentacije, zahtjevi za predračunima, iznos i rokovi plaćanja izvršenih radova. U nedostatku jednog od ovih uslova, ugovor se može priznati kao nezaključen. Budući da izrada predračuna nije samo složena, već i vrlo odgovorna stvar, po pravilu se u ugovore za procjenu dokumentacije uključuje prilično veliki broj dodatnih uslova. Neke od najvažnijih su sankcije za neispunjenje uslova, garancije za rezultate i odgovornost izvođača za rezultate.

Sastavljanje ugovora

Najčešći način sklapanja ugovora je sklapanje ugovora ili, drugim riječima, obavljanje poslova. Postoji nekoliko vrsta ovakvih ugovora:

ugovor o građenju (izgradnja zgrada i objekata, komunalne mreže, putevi);
izvođenje geodetskih i projektantskih poslova (geodezija, geologija, arhitektura, projektovanje komunalnih mreža i dr.);
ugovor o radu za opštinske i državne potrebe (odvoz smeća, održavanje stambenog fonda i infrastrukture i dr.);
kućni ugovor (za popravku ili druge radove).

Izdavanje naloga za podugovorene radove je također uključeno u pripremu takvog ugovora i provodi se u slučajevima kada generalni izvođač (obično u građevinarstvu) privuče druge izvođače za izvođenje posebnih radova. Po obliku, ugovor o podugovoru je sličan ugovoru o izgradnji, ali zahtijeva uzimanje u obzir mnogih pravnih suptilnosti u pogledu rješavanja sporova u građevinarstvu. Stoga je poželjno sastavljanje ugovora povjeriti stručnjaku ili izvršiti njegovu pravnu ekspertizu, posebno ako su obim posla i iznosi plaćanja značajni.

Zaključak

Izrada ugovora o pružanju usluga mora ispuniti sljedeći važan uslov: formulacije odredbi moraju biti što jasnije, razumljivije i davati nedvosmislene odgovore na pitanje ko šta treba da radi i kada, pod kojim uslovima, koja naknada i kojim redosledom će biti primljeno, šta će se desiti ako se prekrše uslovi sporazuma. Zakonski ispravno sastavljen ugovor otklanja gotovo sve moguće rizike i omogućava vansudsko rješavanje svih potraživanja i sporova.

Možda će vas zanimati i:

Gdje podnijeti zahtjev za razvod: tri načina za razvod

Kada su svi argumenti iscrpljeni i preostaje samo da se razdvoje i započnu novi život, supružnici se susreću sa organizacionim pitanjem: gde da podnesu zahtev za razvod? Nije tako jednostavno kao...

Rješavanje zemljišnih sporova

Zemljište je temelj čitavog društva, čak i ako, kada govorimo o zemljištu, mislimo na parcelu. Posjedovati zemlju znači biti siguran u svoju budućnost...

Ugovor je sporazum između dvije ili više osoba o uspostavljanju, izmjeni ili prestanku građanskih prava i obaveza (u skladu sa članom 420. Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Ispravno podešen sistem rada po ugovoru u preduzeću može sprečiti nepotrebne greške i nesporazume koji troše ljudske i finansijske resurse. Osim toga, pomoći će u izbjegavanju mnogih pravnih sporova.

Na primjer, najjednostavnija greška u rad po ugovoru može dovesti vašu organizaciju ne samo na arbitražni sud, već i uzrokovati pokretanje "poreskog" krivičnog postupka. To, pak, može uticati na reputaciju organizacije, au slučaju tendera, negativno uticati na njihove rezultate.

Autor članka, koji se popeo na ljestvici karijere sa pozicije sekretara-pomoćnika do zamjenika šefa pravnog odjela velikog federalnog unitarnog preduzeća, dijeli svoje iskustvo stečeno na terenu organizacija toka dokumenata ugovore u preduzeću. U ovom članku ćemo detaljno pogledati:

priprema nacrta ugovora;
njegovo odobrenje;
zaključivanje ugovora (potpisivanje i pečat);
registracija (uključujući državnu registraciju);
računovodstveno i operativno skladištenje, izdavanje kopija (originala) ugovora;
formiranje baze podataka na osnovu dokumenata ugovornih strana;
organizacija izvršenja ugovora;
priprema ugovora za arhiviranje.

Glavna stvar je princip!

U početnoj fazi izgradnje sistemi rada po ugovoru potrebno je odrediti princip po kojem će se graditi:

centralizovan ili
decentralizovano.

Da biste to uradili, trebalo bi da izvršite anketu o poslovnim procesima i metodama poslovanja preduzeća. Na osnovu dobijenih informacija moguće je odlučiti ko će biti odgovoran organizacija poslova po ugovoru:

određena strukturna jedinica (pri izboru centralizovanog principa) ili
pojedinačni zaposlenici u različitim strukturnim odjeljenjima (ako se bira decentralizovani princip).

Nakon analize iskustvo u poslovima po ugovoru u Rusiji, autor članka može reći da u većini malih i srednjih preduzeća tok dokumenata ugovora“pokvaren” – podijeljen između pojedinačnih radnika. Odgovorni izvršilac priprema nacrt ugovora, organizuje njegovo usvajanje, sekretar ili referent ga registruje, a ugovor čuva ili odgovorni izvršilac, ili glavni računovođa preduzeća, ili neko drugi.

U velikim kompanijama se po pravilu primenjuje princip centralizacije: odgovorni izvršni rukovodilac priprema nacrt ugovora i dostavlja ga službi za upravljanje kancelarijama (ili ugovornom odeljenju), koja koordinira, zaključuje, registruje, evidentira i čuva ugovore i izdaje njihove kopije.

Trenutno je centralizirano organiziranje poslova po ugovoru najoptimalnije za velike kompanije s mrežom geografski udaljenih odjela.

Priprema nacrta sporazuma

Priprema nacrta sporazuma (sastavljanje vlastitog nacrta ugovora ili pregledavanje nacrta ugovora koji ste primili od druge strane) vrši odgovorni izvršilac strukturna jedinica koja inicira zaključivanje ugovora, zajedno sa advokatom.

Prema članu 161 Građanskog zakonika Ruske Federacije, transakcije pravnih lica između sebe i sa građanima moraju se izvršiti u jednostavnom pisanom obliku, izuzev transakcija za koje je potrebna notarska overa.

Nacrt ugovora se dostavlja na odobrenje i potpisivanje i to: broj primjeraka:

obično po broju strana;
za ugovore koji važe od dana registracije od strane nadležnog organa državne vlasti ili lokalne samouprave (na primjer, ugovori o zakupu) - prema broju strana + 1 primjerak za registarski organ.

Preporučuje se da se u strukturi svakog poslovnog ugovora predvidi sljedeće: sekcije, koji se u nekim slučajevima mogu kombinirati ili podijeliti:

Preambula.
Predmet ugovora.
Prava i obaveze stranaka.
Troškovi i postupak plaćanja.
Posebni uslovi ugovora.
Odgovornost strana.
Promjena, raskid i raskid ugovora.
Povjerljivost.
Rješavanje sporova.
Okolnosti više sile.
Vrijeme ugovora.
Adrese i detalji stranaka.
Potpisi stranaka.

Provjeravamo drugu stranu!

U fazi rada sa nacrtom ugovora, odgovorni izvršilac je dužan da obezbedi da druga strana dostavi paket dokumenata. To je zbog brojnih razloga. Činjenica je da zaključen ugovor možda nema pravnu snagu (na primjer, ako ga je potpisala neovlaštena osoba). Da biste izbjegli takve ekscese, morate pažljivo pristupiti provjeri dokumenata druge strane.

Na osnovu prakse, možemo reći da je pri zaključivanju preporučljiva potpuna provjera dokumenata druge ugovorne strane (odnosno provjera ne samo registracijskih i konstitutivnih dokumenata, već i vrijednosnih papira, korporativne dokumentacije, imovine, mišljenja revizora, finansijskih izvještaja itd.). ne svi ugovori. Može biti potrebno, na primjer, prilikom spajanja organizacije, budući da se preuzima operativni posao, tokom kojeg su mogle nastati određene obaveze.

Spisak dokumenata koje dostavlja druga strana utvrđuje pravna služba organizacije. Predstavljamo vašoj pažnji njihov uzorak liste:

dokumenti koji sadrže informacije o ugovornim stranama:
- dostavljena dokumenta pravno lice:
  - kopije konstitutivnih dokumenata,
  - kopiju dokumenta kojim se potvrđuju ovlašćenja rukovodioca pravnog lica,
    - kopiju punomoćja, ovjerenu na propisan način od strane pravnog lica, i fotokopija putovnice zastupnika (ako ugovor u ime pravnog lica ne potpisuje njegov direktor, već zastupnik),
  - kopiju potvrde o državnoj registraciji pravnog lica sa svim promjenama,
  - kopiju dopisa od organa za statistiku o dodjeli kodova,
  - kopiju potvrde o poreskoj registraciji,
  - dokumente koji sadrže informacije uključujući poštansku adresu kompanije, telefon i bankovne podatke,
    - kopije licenci ovjerene pečatom organizacije i potpisom njenog rukovodioca za obavljanje relevantne vrste aktivnosti, sertifikati itd. (u slučajevima predviđenim važećim zakonodavstvom Ruske Federacije);
- dokumente koje dostavlja druga strana - od strane pojedinca:
  - kopija pasoša,
  - kopiju potvrde o registraciji kod poreske uprave u mjestu prebivališta,
    - kopiju potvrde o registraciji kao individualni preduzetnik (za fizička lica - individualne preduzetnike),
  - bankovni podaci (ako je potrebno plaćanje putem banke),
  - kopiju potvrde o osiguranju Penzionog fonda Ruske Federacije.

Trenutno ne postoji opšti pravni akt kojim se utvrđuje postupak verifikacije dokumenata druge strane u svim organizacijama u Rusiji. Iako postoje posebni posebni propisi. Na primjer, kreditne institucije i profesionalni učesnici na tržištu vrijednosnih papira imaju pravo zahtijevati određene informacije o drugoj strani:

u odnosu na fizička lica - prezime, ime, kao i patronim (ako iz zakona ili nacionalnog običaja ne proizilazi drugačije), državljanstvo, podaci iz lične isprave, podaci o migracijskoj kartici, isprava kojom se potvrđuje pravo stranog državljanina ili lice bez državljanstva koje boravi (prebivalište) ) u Ruskoj Federaciji, adresa prebivališta (registracija) ili mjesto boravka, identifikacioni broj poreskog obveznika (ako postoji);
u odnosu na pravna lica - naziv, matični broj obveznika ili šifra strane organizacije, državni registarski broj, mjesto državne registracije i adresa lokacije.

Na osnovu prakse u radu, možemo reći da u većini slučajeva dokumenta dostavlja druga strana bez problema. Ovo je postalo norma u poslovnoj komunikaciji. Problemi počinju prilikom provjere dokumenata. Može se ispostaviti, na primjer, da je licenca ili punomoćje isteklo. Ako, iz više razloga, druga strana ne može ili ne želi da dostavi dokumente, to bi vas trebalo upozoriti.

Usvajanje nacrta sporazuma

Pripremljen nacrt ugovora odgovorni izvršilac dostavlja kancelarijskoj službi(ili ugovorno odjeljenje) zajedno sa paket dokumenata. U našem preduzeću se sastoji od:

nacrt sporazuma u elektronskom obliku;
dokumente koje je pripremila druga strana;
list odobrenja koji sadrži sljedeće informacije:
- PUNO IME. odgovornog izvršioca, sa naznakom njegovog položaja, naziv strukturne jedinice u kojoj radi,
- izvršna viza,
- vize rukovodilaca odgovornog izvršioca,
- vrsta dokumenta koji se šalje na odobrenje (ugovor, dodatni ugovor),
- naziv druge ugovorne strane,
- spisak indosanata,
- datum kada je dokument primljen na overu i datum kada je dokument vraćen od strane zaposlenih koji odobravaju ugovor.
  Liste odobrenja za nacrte sporazuma evidentiraju se u posebnom dnevniku, što omogućava da se jasno evidentira broj nacrta sporazuma primljenih na odobrenje. Časopis takođe odražava napredak u odobravanju nacrta sporazuma. Prisustvo veza sa datumom prijema ugovora na odobrenje i datumom povratka od stručnjaka za vize pomaže u praćenju uslova odobrenja od strane svakog stručnjaka za vize, kao i njihovog kršenja;
- objašnjenje (ako je potrebno). Obrazloženje koje potpisuje odgovorni izvršilac mora sadržavati sljedeće podatke:
  - opravdanje potrebe za sklapanjem ugovora,
  - opravdanje za odabir druge ugovorne strane,
  - o drugoj strani,
  - predmet ugovora (ukratko),
  - iznos ugovora,
  - uslovi plaćanja,
  - uslove za primanje plaćanja ili ispunjenje obaveza;
studija izvodljivosti (TES) projekta ako je potrebno. Sadrži sljedeće informacije:
- opravdanost izvodljivosti transakcije,
- predmet transakcije, ukupan iznos transakcije, drugi bitni uslovi,
- procjena troškova vezanih za izvršenje transakcije, ekonomske posljedice transakcije,
- tajming transakcije,
- opis druge ugovorne strane: koliko dugo je ovaj proizvod (rad, usluga) prisutan na tržištu, kako se dokazao, itd.

Napominjemo da je gornja lista dokumenata približna, jer Svako preduzeće uspostavlja svoju proceduru za ugovorne poslove, koja u velikoj meri zavisi od vrste delatnosti organizacije i obima ugovora. Sa gornje liste, svako preduzeće ima pravo da izabere one dokumente koji su za njega najoptimalniji.

Na primjer, u velikim trgovačkim i proizvodnim kompanijama poželjno je prisustvo objašnjenja ugovora. Daje jasnu predstavu o svrsi zaključivanja ugovora. Ako rukovodilac preduzeća svaki dan mora da potpisuje veliki broj ugovora, onda objašnjenje značajno smanjuje vreme koje troši na proučavanje ugovora. Osim toga, pruža neophodne informacije službenicima za izdavanje vize.

U velikim trgovačkim kompanijama koje nude robu ili usluge razvijeni su standardni ugovori, u kom slučaju nema potrebe za izradom objašnjenja, a eventualno i lista odobrenja. Nema potrebe za ovim dokumentima u malim preduzećima, gdje menadžer može potpisati do 2 ugovora dnevno. Stoga, organizaciji ugovornih poslova treba pristupiti kreativno, analizirajući mnoge faktore i birajući najoptimalniji način pregovaranja o ugovorima.

Usvajanje nacrta sporazuma u organizaciji službe za upravljanje uredima(ili ugovorno odjeljenje).

Pošto ugovorne odnose opslužuju pravne, računovodstvene i finansijske usluge, ispada da ugovorni rad treba da prožima celokupnu privrednu delatnost preduzeća. Tačno pravilno organizovan pregovaranje o ugovorima pomaže u otklanjanju mogućnosti negativnih posljedica povezanih sa nevažećim ugovorom ili dodatnim ekonomskim, poreskim, valutnim, carinskim i drugim gubicima.

Svako preduzeće može samostalno odrediti listu lica koja obavljaju poslove odobrenje nacrta sporazuma, što bi trebalo da bude sadržano u lokalnim propisima. Po pravilu, pozicije „viziranja“ su:

advokat;
finansijski direktor;
Glavni računovođa;
načelnika dotičnog odjeljenja.

Dostupnost dodatnih viza zavisi od specifičnosti ugovora koji se šalje na odobrenje.

Kako bi se optimizirao proces ugovaranja ugovora u organizaciji, oni se razvijaju standardne forme ugovora, koji mora biti odobren naredbom rukovodioca organizacije (vidi primjer 2). U pravilu se to odnosi na ugovore čije je zaključivanje vezano za glavnu djelatnost preduzeća: u trgovinskim organizacijama su standardni ugovori o nabavci, osiguravajuća društva se razvijaju standardni ugovori o osiguranju.

Po zaključku standardni ugovor njegov nacrt se dogovara samo sa pravnom službom, koja provjerava usklađenost dostavljenog nacrta dokumenta sa standardnim i provjerava dokumente druge ugovorne strane. Ovo značajno smanjuje vrijeme potrebno za odobravanje nacrta ugovora.

Potrebno je razlikovati standardni ugovori, koje je odobrila organizacija, i takozvani šabloni ugovora, koji predstavljaju uzorke tekstova ugovora. Za razliku od nacrte standardnih ugovora nacrte ugovora koji se sastavljaju na osnovu šablona moraju biti dogovoreni od strane čitavog spektra stručnjaka u određenom preduzeću.

Svi stručnjaci koji koordiniraju nacrt sporazuma prave bilješke u list odobrenja(vidi primjer 3), a ako se ne slažu sa nacrtom sporazuma, moraju napisati obrazloženi zaključak na listu sa komentarima ili ga sastaviti u obliku posebnog dokumenta (vidi primjer 4).

List odobrenja, koji je razvijen u našem preduzeću i prikazan vam u Primeru 3, sadrži deo „Potpisivanje ugovora“. Ali to je relevantno samo za velika preduzeća sa velikim brojem lica koja imaju pravo da potpisuju ugovore. Odjeljak „Napomene“ pomaže da se potvrdi prenos dokumenata (njihov spisak) od strane službenika službe za upravljanje uredima (ugovorno odjeljenje) odgovornom izvršiocu za slanje dokumenata drugoj strani, što je vrlo važno u slučaju gubitka dokumenata.

Ako u preduzeću nema objašnjenja, dodatne informacije možete unijeti u list odobrenja tako što ćete ga staviti ispred odjeljka „Odobrenje“:

Vrijeme odobravanja nacrta ugovora od strane svakog specijaliste mora se odrediti u lokalnom regulatornom aktu, to može biti Uredba o ugovornom radu. Gde odgovornost za poštivanje rokova za izdavanje vize dodjeljuje se stručnjacima koji provode odobrenje, a kontrola poštivanja rokova dodijeljena je šefu službe kancelarijskog upravljanja (šef ugovornog odjela).

Ako imate bilo kakvih komentara od osoba sa vizom do nacrt sporazuma Prebacuju ga zaposleni službe za upravljanje uredima (ugovorno odjeljenje) izvođaču radi otklanjanja komentara, a zatim ga ponovo šalju na odobrenje. Ako neslaganja ostanu, nadležni izvršni organ inicira sastanak na kojem će učestvovati šefovi zainteresovanih odjela. Sastanak se snima, a na osnovu njegovih rezultata direktor organizacije donosi odluku o svrsishodnosti ili nesvrsishodnosti zaključivanja ugovora.

Prilikom organizacije procesa odobravanja ugovora treba uzeti u obzir jednu nijansu. U lokalnom regulatornom dokumentu, po pravilu, evidentiraju se pozicije stručnjaka koji imaju pravo da potvrđuju ugovore bez navođenja njihovih imena. Ovo je preporučljivo jer u slučaju otpuštanja ili premještanja lica sa vizom, nisu potrebne nikakve izmjene lokalnih propisa.

Međutim, u nedostatku zaposlenih (kada se šalju na službeni put, na bolovanje) koji imaju pravo potvrđivanje ugovora, vršioci dužnosti gore navedenih stručnjaka nisu uvijek imenovani. Stoga, kako bi se izvršio kontinuirani proces odobravanja sporazuma, nalog organizacije može dati pravo na odobravanje nacrta sporazuma dodatno za određene zaposlene. Uzorak narudžbe je dat u primjeru 5.

Zaključivanje sporazuma
(potpisivanje i pečatiranje)

Nacrt ugovora sa kojim su se dogovorili svi stručnjaci pripremaju službe za upravljanje kancelarijama (ili zaposleni u odeljenju za ugovore) za potpisivanje.

Postoje slučajevi kada jedna od strana, nakon što je primila sporazum potpisan i zapečaćen od druge strane, zamijenjene neke stranice, kršenje ranije postignutih dogovora. Kako bi se takve situacije izbjegle, postoji nekoliko načina u praksi rada po ugovoru:

overa (inicijal) svake stranice ugovora od strane lica koja ga potpisuju. Možda potvrda teksta ugovorašef jednog od strukturnih odjela kojem je dodijeljeno takvo pravo, koje mora biti na odgovarajući način sadržano u lokalnom regulatornom aktu organizacije, na primjer, šef pravne službe. U ovom slučaju, parafiranje se može izvršiti pomoću posebnog pečata, koji označava:
- naziv organizacije,
- broj lista ugovora od ukupnog broja listova, na primjer, „list br. 1 od 5 listova“,
- potpis relevantnog rukovodioca;
šivanje ugovornih listova sa naznakom broja ušivenih, numerisanih listova i zapečati ove informacije pečatima i potpisima strana. Obično natpis izgleda kao što je prikazano u primjeru 6. Posebnu pažnju treba obratiti na stavljanje pečata prilikom ovjere dokumenta. Treba da sadrži dio naziva radnog mjesta osobe koja potpisuje dokument i dio lista na kojem piše „Ušiveni, numerirani, zapečaćeni ___ listova“. Upravo ovaj raspored otisaka pečata pomaže u izbjegavanju krivotvorenja dokumenata.

Pravo na potpisivanje ugovora imati:

lica na relevantnoj funkciji, u skladu sa osnivačkim dokumentima organizacije,
lica koja su dobila punomoćje.

To treba uzeti u obzir čak i kadaugovor je potpisan nije predstavnik A prva osoba kompanije - možda neće uvijek imati ovlaštenje da završi transakciju.

Na primjer, odluka o sklapanju većeg posla čiji je predmet imovina akcionarskog društva čija je vrijednost veća od 50% knjigovodstvene vrijednosti imovine društva na dan donošenja odluke. da bi se transakcija završila, mora biti odobrena od strane glavne skupštine dioničara (član 79. Federalnog zakona od 26. decembra 1995. br. 208-FZ “O akcionarskim društvima”).

Slična procedura je uvedena i za rukovodioce unitarnih preduzeća. U skladu sa članom 23. Federalnog zakona od 14. novembra 2002. br. 161-FZ „O državnim i opštinskim jedinstvenim preduzećima“, rukovodilac jedinstvenog preduzeća je ograničen u veličini transakcija. Dakle, transakcija za otuđenje imovine ne bi trebala prelaziti 10% odobrenog kapitala ili 50 hiljada minimalnih plaća utvrđenih zakonom (trenutno je to 5.000.000 rubalja). Za sklapanje većih transakcija potrebno je pribaviti saglasnost vlasnika.

Slična ograničenja predviđena su i čl. 46 Saveznog zakona od 02.08.1998. br. 14-FZ “O društvima sa ograničenom odgovornošću”.

Osim toga, dodatna ograničenja ovlasti prve osobe kompanije mogu biti sadržana u osnivačkim dokumentima preduzeća. Ukoliko takva ograničenja postoje, potrebno je osigurati da odluku o sklapanju ugovora odobre relevantna lica. U suprotnom, ugovor se može proglasiti nevažećim na osnovu čl. 174 Građanskog zakonika Ruske Federacije.

Ako ugovor potpisuje lice na osnovu punomoći, Potrebno je obratiti pažnju kojoj vrsti pripada. Ovisno o sadržaju ovlaštenja navedenih u dokumentu, razlikuju se tzv.

general punomoćja (izdaju se za zastupnika za obavljanje raznih transakcija u ime zastupanog lica),
posebna punomoći (izdaju se za sklapanje homogenih transakcija (ugovora), na primjer samo kupoprodajnih ugovora) i
jednokratna punomoćja (izdaju se za potpisivanje konkretnog ugovora, a u punomoćju mora biti naveden broj i datum ugovora, naziv druge ugovorne strane sa kojom je potrebno zaključiti ovaj ugovor, ukratko predmet ugovora , kao i iznos na koji je ugovor zaključen).

Zašto je potrebno znati ovu razliku? Sama činjenica da osoba koja potpisuje ugovor ima punomoćje ne znači da je osoba ovlaštena da zaključi ovaj ugovor. Zamislimo konkretne situacije (vidi primjere 7 i 8). U oba slučaja transakcije će biti nevažeće.

Treba uzeti u obzir i to izdaje se punomoćje na određeno vreme, koji se utvrđuje po nahođenju osobe koja ga je izdala, ali ne može biti duže od 3 godine (član 186. Građanskog zakonika Ruske Federacije). Ako u punomoćju nije određen rok važenja, ono važi godinu dana od dana izdavanja. Punomoć u kojoj nije naveden datum izdavanja je ništava. Ovaj dokument mora biti potpisan od strane rukovodioca organizacije ili osobe ovlaštene za potpisivanje punomoćja. Punomoćje izdato putem delegiranja važi samo ako je overeno u skladu sa čl. 3. čl. 187 Građanskog zakonika Ruske Federacije (osim određenih slučajeva), rok važenja takvog punomoćja ne može biti duži od perioda važenja punomoći na osnovu koje je izdato.

Uzorak posebnog punomoćja dat je u primjeru 9. Napominjemo da otisak pečata mora sadržavati dio naziva radnog mjesta osobe koja potpisuje punomoć. Osim toga, dat ćemo primjer sastavljanja naloga za opoziv punomoći iz tako uobičajenog razloga kao što je otpuštanje zaposlenika (vidi primjer 10).

U kancelarijskoj službi (ugovorno odjeljenje) treba da postoji čuvati kopije (ili originale) punomoćja za pravo potpisivanja ugovora. Za sistematizacija podataka o punomoćjima sastavlja se Registar punomoćja za pravo potpisivanja ugovora (vidi primjer 11). Kopije punomoćja moraju se dostaviti šefovima odjela koji pripremaju nacrte sporazuma. Na osnovu izdatih punomoćja sastavlja se Registar uzoraka potpisa lica koja imaju pravo potpisivanja ugovora (vidi primjer 12).

Predstavljamo Vašoj pažnji matricu procesa ugovaranja i potpisivanja ugovora (uzorak pogledajte u Primeru 13).

Legenda: P - znaci; MP - može potpisati; B - podržava. Obratite posebnu pažnju na simbol MP - može potpisati. Sa pravne tačke gledišta, više osoba može imati pravo da potpiše iste ugovore odjednom (prvenstveno prvo lice organizacije, kao i druga lica koja imaju odgovarajuća punomoćja). Međutim, prema proceduri utvrđenoj u organizaciji, homogene ugovore može potpisati samo jedno lice, dok druga lica imaju mogućnost da vrše svoja ovlaštenja samo u slučaju njegove odsutnosti (bolest, na službenom putu i sl.) .

Ako preduzeće ima praksu slanja propratnih pisama uz ugovore, služba za upravljanje kancelarijama (ugovorno odeljenje) može dobiti funkciju njihovog pripremanja. Pisma su predata na potpis od strane menadžera zajedno sa nacrtom sporazuma.

Svi ugovori koje potpisuje prvo lice organizacije ili lice koje on ovlasti na osnovu punomoćja ovjereni su pečatom organizacije. Pečat se stavlja na ugovor kada:

dostupnost potpisa;
dostupnost viza potrebnih osoba;
ako se potpis na ugovoru poklapa sa uzorkom potpisa ovlašćenog lica u Registru uzoraka potpisa.

Registracija ugovora

Svi ugovori koje je potpisao rukovodilac preduzeća (ovlašćeno lice) prenose se službi za vođenje evidencije (ugovorno odeljenje) radi registracije i dodele odgovarajućeg broja ugovoru.

Svaka strana u ugovoru mora mu nakon potpisivanja dodijeliti serijski broj i osigurati njegovu internu registraciju. Stoga je broj ugovora obično složen, sastoji se od zasebnih brojeva ugovornih strana, koji su napisani kroz razlomak,što nije uvijek zgodno (vidi primjer 14).

U praksi je moguć i drugi način dodeljivanje broja ugovora: ako organizacija dobije ugovor koji već jeste dodeljen broj jedne strane, zatim druga strana, nakon što je izvršila internu registraciju, na poleđini poslednje stranice dokumenta označava svoj registarski broj. U ovom slučaju koristi se poseban pečat koji označava naziv organizacije, registarski broj ugovora i datum (vidi primjer 15). U ovom slučaju, broj ugovora će se smatrati brojem koji je dodijelila druga strana (vidi ugovor br. AB104 sa Leos LLC u primjeru 16).

Kada organizacija dobije ugovor bez broja, dodjeljuje joj se broj koji odgovara registracionom, zatim se stavlja na prvu stranicu dokumenta (vidi ugovor sa ZAO MOR br. 116/10/06 u primjeru 16).

Za velike kompanije možemo preporučiti sljedeću strukturu registarski broj ugovora: redni broj registracije u službi kancelarijskog upravljanja, broj strukturne jedinice u skladu sa odobrenom klasifikacijom u organizaciji ili slovnom oznakom strukturne jedinice, godina zaključenja ugovora. Na primjer: 108/07/06 ili 199-KS/06, gdje je KS slovna oznaka komercijalne službe.

Registracija ugovora vrši se u posebnom dnevniku, koji se obično vodi elektronski. Preporučujemo sledeći sastav kolona u dnevniku registracije ugovora:

matični broj;
dodatni broj (broj druge strane);
datum dogovora;
naziv druge ugovorne strane;
predmet ugovora;
valjanost;
odgovorno odeljenje (odgovorni izvršilac);
ugovorna cijena;
dostupnost aplikacija;
koji je potpisao sporazum.

Ako organizacija koristi frakcijsku numeraciju ugovora, tada se umjesto dvije kolone “registracijski broj” i “dodatni broj (broj druge strane)” upisuje jedna - “broj ugovora”.

U određenom broju slučajeva utvrđenih zakonom, ugovori zahtijevaju državnu registraciju. Na primjer:

ugovor o zakupu zgrade ili objekta zaključen na period od najmanje godinu dana podliježe državnoj registraciji i smatra se zaključenim od trenutka registracije;
ugovori o licenciranju (registracija i ponovna registracija robnih marki, žigova, uslužnih znakova, ustupanje prava potraživanja na trgovačke marke) stupaju na snagu tek nakon njihove registracije kod Rospatenta;
poslovi sa zemljištem i drugim nekretninama podliježu državnoj registraciji u skladu sa čl. 164 Građanskog zakonika Ruske Federacije.

Prenos potpisanog ugovora na drugu stranu

Ugovor potpisan u ime vaše organizacije predaje se odgovornom izvršiocu uz potpis na listu odobrenja (vidi Primjer 3 u prvom dijelu članka na strani 35. izdanja časopisa iz marta 2006.) radi prijenosa na drugu stranu. U našoj organizaciji, odgovornost za isporuku ugovora drugoj strani leži na izvođaču prema ugovoru. Po pravilu, u velikim preduzećima slanje dokumenata je povereno službi predškolske obrazovne ustanove, koja mora voditi Registar poslanih dokumenata.

Ugovor se može poslati preporučenom poštom uz potvrdu prijema. Može se predati uz potpis ovlaštenim službenicima druge organizacije ili na drugi način koji vam omogućava da pouzdano potvrdite činjenicu prijema ugovora.

Prilikom slanja važnih dokumenata poštom, trebate to učiniti preporučenom poštom uz traženu povratnicu. Praćenje povrata obavještenja omogućit će vam da pratite napredak isporuke ugovora partnerima. U nekim slučajevima je prikladno poslati dokumente sa popisom priloga (u obliku vrijednih pisama i paketa).

Nažalost, prilikom slanja poštom dokumenti mogu biti izgubljeni, oštećeni ili neisporučeni na vrijeme. U svim ovim slučajevima, prema Pravilima za pružanje poštanskih usluga (odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. aprila 2005. br. 221), možete se obratiti pošti sa reklamacijom. Štaviše, kako poštanskom operateru koji je primio pošiljku, tako i poštanskom operateru na odredištu poštanske pošiljke. Poštanski provajderi su dužni prihvatiti vaš zahtjev na razmatranje u roku od 6 mjeseci od dana slanja dokumenata koje tražite ili dokumenata koje su oštetili.

Zahtjev se mora podnijeti u pisanoj formi. Uz njega su priložene kopije svih dokumenata koji se odnose na pitanje koje se razmatra. Prije svega, ovo je otpremnica i inventar priloga (ako govorimo o vrijednoj stvari). Primjerak ugovora o pružanju poštanskih usluga prilaže se samo ako je zaključen. Ako se suština reklamacije tiče kašnjenja u isporuci jednostavne pošiljke, tada je potrebno predočiti njenu kovertu sa naznačenim datumima prijema i prijema poštanske pošiljke.

Vremenski okvir za razmatranje reklamacija zavisi od geografije kretanja poštanske pošiljke sa kojom su nastali problemi. Za pošiljke unutar istog lokaliteta, trebali biste dobiti odgovor u roku od 5 dana. Za sve ostale poštanske pošiljke i transfere - u roku od 2 mjeseca.

Izdavanje originala i kopija ugovora

Izdavanje originala i kopija ugovora obavljaju službenici službe kancelarijskog upravljanja (ugovorno odjeljenje) na osnovu pismenog zahtjeva. U našem preduzeću to je dokumentovano u internom memorandumu. Mora navesti obrazloženje potrebe za pribavljanjem dokumenta, kome (ime i prezime, radno mjesto) i koliko dugo se izdaje. Za primjere dopisa pogledajte primjere 17 i 18. Za način popunjavanja posebnog dnevnika koji bilježi činjenicu izdavanja i vraćanja dokumenata, pogledajte primjer 19.

At izdavanje originalnog ugovora Zaposleni u kancelarijskoj službi (ugovorno odeljenje), po ustaljenoj proceduri u našem preduzeću, dužni su da urade fotokopiju ugovora i stave je u dosije.

Da biste održali red i izbjegli gubitak važnih dokumenata, povremeno možete provoditi sljedeću proceduru. Služba kancelarijskog upravljanja (ugovorno odjeljenje) na kraju mjeseca priprema izvještaj o kretanju ugovora. Na osnovu toga, dopisi sa spiskom ugovora koje treba vratiti se šalju svim rukovodiocima strukturnih odjeljenja (vidi primjer 20).

Računovodstvo dokumenata druge strane

Interni regulatorni dokument mora definisati listu registracionih i konstitutivnih dokumenata koje treba tražiti od druge ugovorne strane prije sklapanja transakcije sa njom. Sastav dokumenata ovisi o tome s kim se vaša organizacija bavi - fizičkim ili pravnim licem, rezidentom ili nerezidentom Ruske Federacije (o ovom pitanju smo detaljnije razgovarali u prvom dijelu članka objavljenog u prethodnom broj časopisa).

Svu potrebnu dokumentaciju o ugovornoj strani odgovorni izvršilac uz ugovor dostavlja službi za upravljanje kancelarijama (ugovorno odjeljenje), gdje se čuvaju. Dokumenti ugovarača se sastavljaju u fajlove pomoću kartotečnog sistema po abecednom redu sa opštim imenikom, koji se obično održava u elektronskom obliku (označava broj predmeta u kojem se čuvaju dokumenti druge strane). Svakoj drugoj ugovornoj strani može se dodijeliti šifra.

Prilikom sklapanja više ugovora sa istom drugom stranom nije potrebno ponovno dostavljanje dokumenata. Po prijemu svakog novog ugovora, dokumentacija se provjerava na:

pravo potpisivanja ugovora, mandat rukovodioca preduzeća;
rok važenja licence, punomoćja;
adrese registracije;
usklađenost predmeta ugovora sa pravcem aktivnosti druge ugovorne strane u skladu sa poveljom.

Ako se ukaže potreba, od druge ugovorne strane mogu se tražiti dodatna dokumenta.

Čuvanje ugovora

Ugovore koje je potpisalo ovlašćeno lice organizacije zaposleni u službi za vođenje evidencije (odeljenje ugovora) prenose odgovornom izvršiocu, a ugovori koji imaju potpise svih strana (po pravilu se radi o bilateralnim transakcijama) ostaju u evidenciji. usluga upravljanja za operativno skladištenje.

Svi ugovori su formirani u predmete u skladu sa nomenklaturom predmeta službe za vođenje evidencije (ugovorno odjeljenje), koja je dio Konsolidovane nomenklature predmeta preduzeća. Prilikom sastavljanja nomenklature, vrlo je važno odabrati šeme klasifikacije za njenu konstrukciju.

Osnovni zahtjev je da naslov predmeta mora jasno i u generaliziranom obliku odražavati glavni sadržaj i sastav dokumenata kompleksa, jer se po naslovu traže potrebni dokumenti. Naslovi predmeta mogu se razjasniti u procesu formiranja i evidentiranja predmeta, ali u svakom slučaju, prilikom njihovog sastavljanja, treba se pridržavati utvrđenih pravila.

Potrebni elementi naslova predmeta su:

naziv vrste kompleksa (dosije, prepiska) ili naziv vrste dokumenata (protokoli, ugovori, itd.);
Nakon toga slijede razjašnjeni podaci, čiji sastav i redoslijed određuje priroda dokumenata predmeta:
ime autora dokumenata (naziv organizacije ili strukturne jedinice);
adresat ili dopisnik (naziv organizacije kojoj su dokumenti poslani ili od koje su primljeni);
generalni sažetak dokumenata predmeta;
navođenje lokacije dopisnih organizacija (teritorija, lokalitet);
datume na koje se dokumenti predmeta odnose;
naznaku autentičnosti ili kopije dokumenata sadržanih u predmetu.

U nekim slučajevima moguće je formirati slučajeve na osnovu karakteristika objekta. Dakle, u jednom slučaju će se formirati ugovori, zaključeni sa određenom organizacijom, koja će djelovati kao određeni objekt.

Stoga, kada razvijate nomenklature padeža, prvo morate razviti princip klasifikacije ugovora u preduzeću na način da obezbeđuje najbržu moguću pretragu ugovora, omogućava razumnu distribuciju dokumenata i formiranje predmeta. Uostalom, ugovori se često ne sklapaju na godinu dana, već uz mogućnost njihovog naknadnog produženja. Stoga, obično u službi upravljanja uredima (ugovorno odjeljenje) veliki broj postojećih ugovora sklopljenih prije nekoliko godina može biti pohranjen.

Periodi čuvanja dokumenata utvrđuju se u skladu sa „Listom standardnih upravljačkih dokumenata generisanih u aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda skladištenja“ (M., 2000), sa spiskovima resornih dokumenata i drugim regulatornim dokumentima. U ovom slučaju, ugovore sa trajnim rokom trajanja treba razlikovati zasebno, na primjer:

ugovori o poklonu;
ugovori o kupoprodaji zemljišta, zgrada, prostorija;
ugovori o dugoročnom kreditiranju i investicionim aktivnostima;
ugovori o pravu svojine, posedovanja, korišćenja, raspolaganja imovinom (trajni rok čuvanja za sve ugovore ove grupe utvrđen je članom 57, a istovremeno za pojedinačne ugovore ove grupe Listom su utvrđeni izuzeci - kraći rokovi skladištenja, na primjer, član 28 obavezuje da se ugovori o kupoprodaji skladišta -prodaja dionica od strane dioničara samo 5 godina nakon njihovog isteka);
ugovori za registraciju i preregistraciju naziva preduzeća, žigova, uslužnih znakova;
ugovori o prijemu i zakupu prostorija;
privatizacioni ugovori;
sporazumi o ekonomskim, naučnim i kulturnim odnosima;
ugovori za nabavku materijala (sirovina), proizvoda, opreme za državne potrebe.

Treba napomenuti da prilikom pohranjivanja i formiranja predmeta uz svaki sporazum moraju biti priloženi ne samo dodatni ugovori o njegovoj izmjeni i dopuni, već i, ako je to predviđeno uslovima sporazuma, pisma o promjeni podataka stranaka, kao i kao pisma o jednostranom raskidu ugovora ok. Takva pisma primljena od druge ugovorne strane moraju biti registrovana. Pisma koja vaša organizacija šalje drugoj strani takođe moraju biti registrovana i označena kao da ih je primilo ovlašćeno lice druge ugovorne strane. Osim toga, listovi odobrenja za specijalističke vize mogu biti priloženi svakom ugovoru.

Navedimo kao primjer fragment nomenklature poslova službe kancelarijskog upravljanja, koji se direktno odnosi na ugovorne poslove:

1 Vidi Savezni zakon br. 115-FZ od 7. avgusta 2001. „O borbi protiv legalizacije (pranja) prihoda stečenog kriminalom i finansiranja terorizma.”

U životu običnih građana i aktivnostima različitih organizacija često se javlja potreba za izvođenjem raznih vrsta radnji koje se sprovode kako bi se postigao određeni koristan učinak ili rezultat.

Nemaju svi priliku da sami obavljaju ove radnje (nemaju potrebne vještine, znanje, vrijeme itd.). U takvoj situaciji potrebno je angažovati treću stranu/kompaniju za pružanje odgovarajuće usluge.

Kakav je ovo dokument?

U ruskom pravu, ugovor o pružanju usluga je sporazum prema kojem jedna od strana se obavezuje da izvrši određene radnje, a druga - da ih plati.

Subjekti takvog sporazuma mogu biti i fizička lica (građani) i pravna lica (organizacije, individualni preduzetnici). U ovom slučaju, osoba koja se obavezuje da će izvršiti usluge obično se zove izvođač, a onaj ko ih plaća zove se kupac.

Ako je izvođač privredna organizacija, a naručilac običan građanin, ugovor se smatra domaćim i, između ostalog, podliježe regulisanju Zakona o zaštiti prava potrošača.

Najčešće se dokument sastavlja u jednostavnom pisanom obliku. Ako je zaključen između građana i košta do 10 hiljada rubalja, može biti i u usmenom obliku. Ako je zaključen ugovor o ličnim uslugama, onda se može ozvaničiti izdavanjem računa, kupona, tiketa itd. U slučaju trenutnog izvršenja zadatka kupca (u njegovom prisustvu), dovoljno je izdati ček ili potvrdu o uplati.

Sve nijanse sporova po takvom sporazumu detaljno su razmotrene u sljedećem videu:

Zakonodavni okvir

Opšte odredbe utvrđene su Građanskim zakonikom Ruske Federacije (poglavlje 39). Posebna pravila uređuju takve vrste ugovora kao što su transport, skladištenje, ustupanje i drugi navedeni u stavu 2 čl. 779 Građanskog zakonika Ruske Federacije. Osim toga, čl. 421 Građanskog zakonika Ruske Federacije propisuje da strane mogu sklapati ugovore koji nisu izričito navedeni u zakonu.

Razlika između ugovaranja i pružanja usluga prvenstveno je u tome što potonje uglavnom ne daju materijalni izraz, au nekim slučajevima nemaju ni blagotvoran učinak od radnji koje obavlja izvođač. Odnosno, vrijednost za kupca je aktivnost samog izvođača (klasičan primjer je frizer). Stoga je prilikom sastavljanja ugovora vrlo važno precizno opisati predmet ugovora, precizirajući šta je tačno uključeno u koncept određene usluge i koje radnje izvođač mora izvršiti da bi je pružio.

U nekim slučajevima usluga može biti praćena stvaranjem neke vrste materijalnog rezultata (na primjer, pravne mogu završiti izdavanjem pravnog mišljenja, medicinske - izradom slike, proizvoda, proteze itd. ). Ali u svakom slučaju, takav rezultat je izraz dijela radnji izvođača.

Pružanje usluga za fizička lica (građane) regulisano je:

Zakon o zaštiti prava potrošača.
Pravila za potrošačke usluge u Ruskoj Federaciji (1997, sa izmjenama).
Pravila za pružanje javnih usluga (2011, rezolucija br. 354).

Njihove sorte

S obzirom na raznolikost potreba fizičkih i pravnih lica za određenim poslovnim rezultatima, postoji mnogo vrsta ovakvih ugovora.

To su, prije svega, one navedene u čl. 779 Građanskog zakonika Ruske Federacije usluge:

plaćeno obrazovanje;
komunikacije;
sigurnost;
u oblasti komunalnih djelatnosti;
revizija;
plaćeni medicinski.

Zauzvrat, gotovo svaki imenovani tip može se specificirati uzimajući u obzir potrebe korisnika (na primjer, od komunalnih usluga izdvaja se usluga odvoza čvrstog kućnog otpada, vodosnabdijevanja i drugih, usluge osiguranja su podijeljene na usluge fizičkog osiguranja i obezbeđenje tehničkim sredstvima).

Generalno, takvi ugovori se mogu klasifikovati na:

kompenzirano(obezbeđuje izvođač uz naknadu);
gratuitous(za koje nije predviđena naknada).

Zanimljivo je da o tome govori Građanski zakonik Ruske Federacije, ali nije zabranjeno sklapanje besplatnih ugovora. Međutim, treba imati na umu da nepostojanje uslova plaćanja u tekstu ne čini ugovor besplatnim, a sudskom odlukom trošak radnji može biti nadoknađen od kupca.

Kako bi se izbjegle naknadne nesuglasice, ako su se strane dogovorile o besplatnim aktivnostima, to mora biti posebno navedeno u tekstu dokumenta.

Građanski zakonik Ruske Federacije u čl. 780 navodi da usluge mora pružati lično izvođač. Stoga je potrebno u fazi zaključivanja ugovora dogovoriti učešće suizvršioca.

Potrebno je razlikovati od zajedničkog izvršenja agencijski ugovor, prema kojem naručilac nalogodavac nalaže izvođaču (agentu) da izvrši određene radnje u svom interesu i o svom trošku. Kao samostalnu vrstu, takav ugovor je regulisan Ch. 52 Građanskog zakonika Ruske Federacije. Mora precizno navesti koje funkcije izvođač mora obavljati, da li djeluje u svoje ime ili u ime kupca, koja ovlaštenja ima, kako se raspodjeljuju i plaćaju troškovi i kako se agencija ukida.

Generalno, zakonodavstvo ne daje jasno razgraničenje nekih ugovora, ostavljajući mogućnost utvrđivanja prava i obaveza prema vlastitom nahođenju stranama - kupcu i izvođaču.

U kojim slučajevima se zaključuju?

Najčešći tipovi ugovora u građanskopravnim odnosima su:

- da izvrši odgovarajuće radnje u skladu sa zakonima Ruske Federacije. Ako je izvršilac advokat, potrebno je, pored postupka plaćanja usluga, utvrditi i naknadu troškova, uključujući i troškove postupka.
ili konsalting. Takve usluge se mogu pružati pojedincima, ali češće su korisnici organizacije. Najčešći tipovi su: poreski, menadžerski, finansijski, dizajnirani da povećaju efikasnost preduzeća.
Medicinski. Pored normi Građanskog zakonika, oni su regulisani Pravilima za pružanje plaćenih medicinskih usluga (Rezolucija Vlade Ruske Federacije iz 2012. godine, br. 1002). Kupac može biti fizičko ili pravno lice, a izvođač može biti organizacija koja ima odgovarajuću vrstu djelatnosti. Zanimljivo je da krajnji potrošač možda nije kupac, već osoba koju je on naveo u ugovoru.
Promotivni. Općenito, takve usluge su vrlo raznolike - možete oglašavati (promovirati, održavati interes) robu, radove, web stranice i to na širok spektar metoda (u medijima, Internetu, itd.). Pored Građanskog zakonika Ruske Federacije, oni su regulisani Zakonom „O oglašavanju“ (FZ-38, 2006).
Računovodstvo. Često se klasificiraju kao savjetovanje ili upravljanje. Neke usluge zahtijevaju posebnu certifikaciju profesionalnog računovođe.
Sigurnost. Oni su regulisani Zakonom o zaštiti djelatnosti, državnim propisima o detektivskoj djelatnosti i nizom drugih zakonskih akata. Da bi ih obezbijedio, izvođač mora imati.
Obrazovni. Ovdje je također potreban odgovarajući.

Važno je napomenuti da ne postoji ugovor o građevinskim uslugama kao takav, budući da je ova djelatnost po svojoj prirodi praćena stvaranjem materijalnog rezultata - izgrađenog objekta, popravke, rušenja objekta itd., te se stoga odnosi na ugovorni poslovi, a ne usluge.

Također, Građanski zakonik Ruske Federacije posebno razlikuje (teret, prtljag, putnike) i transportne ekspedicije, bez direktnog povezivanja s pružanjem usluga.

Nijanse zaključka

Zakonodavstvo dozvoljava sklapanje ovakvih ugovora između fizičkih i pravnih lica. Prema Građanskom zakoniku Ruske Federacije, svaka organizacija ima pravo privući građanina na osnovu sporazuma ako se takva aktivnost ne može smatrati poduzetničkom (usmjerena na stalno, sistematično sticanje profita).

Češće se dešava situacija da na strani naručioca nastupa fizičko, a na strani izvođača pravno lice. Ukoliko građanin naruči uslugu u lične (neposlovne) svrhe, takav ugovor podliježe Zakonu o zaštiti prava potrošača i karakteriše ga povećana zakonska zaštita prava korisnika. Osim toga, sudski zahtjevi u vezi s tim ne podliježu državnoj dažbini i razmatraju se u skraćenom roku.

Obrazac i pravila registracije

Zakonom je utvrđeno da ugovor o pružanju usluga mora imati određene obavezne odredbe:

Predmet ugovora i lista usluga moraju biti navedeni (po mogućnosti detaljno).
Vrijeme njihovog pružanja, uključujući početak i kraj.
Trošak (ako nije naveden, naplaćuje se uobičajena cijena za ovu vrstu aktivnosti).
Zahtjevi za kvalitet radnji.
Odgovornost strana (može se utvrditi sporazumom stranaka, što se razlikuje od standarda navedenog u Građanskom zakoniku Ruske Federacije).

Ugovor se smatra zaključenim ako se naručilac i izvođač saglase o svim bitnim uslovima. U pravilu se zaključuje pismenim putem, rjeđe u obliku priznanice, čeka i sl.

Također, ugovor se smatra zaključenim ako su strane izrazile pristanak na drugi način, na primjer, kao odgovor na zahtjev kupca, izvođač je počeo pružati uslugu (član 438. Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Sadržaj, kontroverzna pitanja i njihovo rješavanje

Struktura dokumenta je slična brojnim drugim sporazumima i po pravilu se sastoji od:

Preambule (u kojima se navode stranke na osnovu kojih djeluju, datum i mjesto zaključenja ugovora).
Predmet ugovora (suština i sastav usluga, period pružanja, plaćanje i sl.).
Obaveze strana (za kupca je to obaveza plaćanja).
Odjeljak kojim se utvrđuje odgovornost za neispunjenje, neodgovarajući kvalitet, kašnjenje i sl.

Pored navedenog, obično uključuju odredbe o prihvatanju usluga (akt prijema), odgovornosti za odbijanje ispunjenja obaveza, te mogućnost privlačenja suizvođača. Potpisi stranaka i njihovi pečati (ako ih ima) su potrebni.

Važno je zapamtiti da se ugovor može raskinuti u bilo kojoj fazi, bilo odlukom kupca ili izvođača. U tom slučaju, kupac nadoknađuje troškove nastale ispunjenjem ugovora. Ako je odbio ugovor prije njegovog početka, odgovornost neće biti utvrđena.

Izvođač je dužan nadoknaditi gubitke uzrokovane odbijanjem da ispuni ugovor na zahtjev naručioca.

Kao i svaki građanski sporazum, ovaj sporazum se može osporiti na sudu. Najčešće pretpretresna faza rješavanja spora uključuje postupak rješavanja potraživanja (pojedinac se mora razmotriti u roku od 10 dana). U ovom slučaju, spor između pojedinca i organizacije rješava se na sudu opšte nadležnosti ili pred sudom (u zavisnosti od vrijednosti potraživanja), a između dvije organizacije - u arbitražnom sudu.

Prema ovom dokumentu, jedna strana pruža uslugu, a druga plaća: sve je krajnje jednostavno.

Zakonodavstvo ne sadrži nikakve posebne zahtjeve za sastav obaveze pružanja plaćenih usluga, ali ne zaboravite da su neke vrste djelatnosti licencirane.

Uzorak ugovora

Ovo je osnovni šablon koji se može pojasniti, dodati i učiniti prihvatljivijim za jednu ili drugu stranu. Tako, na primjer, možete dodati klauzulu o mogućnosti da Izvođač odbije da radi u određenim uslovima, možete propisati drugačiju shemu plaćanja za usluge, na primjer, predvidjeti plaćanje unaprijed, itd.

Ugovor o usluzi

Grad, datum

(naziv organizacije ili puno ime), postupajući na osnovu (potvrda o registraciji), u daljem tekstu Kupac, i (naziv organizacije ili puni naziv), postupajući na osnovu (potvrda o registraciji), u daljem tekstu Izvođač, sklopili su ovaj ugovor kako slijedi.
1. Ugovorom o pružanju plaćenih usluga, Izvođač se obavezuje da će Kupcu pružiti usluge navedene u tački 1.2 ovog ugovora, a Kupac se obavezuje da plati naručene usluge.
1.1. Izvođač se obavezuje da će pružiti sledeće usluge: ________________________________, u daljem tekstu Usluge.
1.2. Period za završetak radova je od “__” ______ 20 __ do “__” ______ 20 _ godine.
1.3. Usluge se smatraju pruženim nakon što Kupac potpiše potvrdu o prijemu i prijenosu usluga najkasnije 3 dana nakon završetka radnog perioda (vidi tačku 1.2.).
2. Prava i obaveze stranaka
2.1. Izvođač se obavezuje:
2.1.1. Pružiti Usluge odgovarajućeg kvaliteta, u potpunosti i na vrijeme navedeno u tački 1.2. stvarni dogovor.
2.1.2. Na zahtjev Kupca sve uočene nedostatke ispraviti besplatno u roku od 5 dana.
2.1.3. Izvođač radova mora lično da izvede posao.
2.2. Kupac je dužan:
2.2.1. Naručilac je dužan da plati rad po ceni navedenoj u tački 3. ovog ugovora u roku od _____ dana od dana potpisivanja potvrde o prijemu usluga.
2.3. Kupac ima pravo:
2.3.1. Odbiti izvršenje ugovora u bilo koje vrijeme prije potpisivanja akta tako što ćete Izvođaču platiti dio utvrđene cijene srazmjerno dijelu pruženih usluga koji je izvršen prije prijema obavještenja o odbijanju Naručioca da izvrši ugovor.
3. Cijena ovog ugovora (plaćena Izvođaču) je: _________________________ rub.
3.1. Isplata ugovorne cene od strane Naručioca Izvođaču vrši se prenosom sredstava na žiro račun Izvođača naveden u ovom ugovoru najkasnije u roku od 5 bankarskih dana nakon potpisivanja Potvrde o prenosu i prijemu (videti tačku 1.3).
4. Odgovornost strana
4.1. Za kršenje roka za pružanje usluga navedenih u tački 1.2 ovog ugovora, Izvođač će platiti Kupcu novčanu kaznu u iznosu od ___% iznosa ugovora i kaznu u iznosu od ___% iznosa ugovora za svaki dan kašnjenja.
4.2. Mjere odgovornosti strana koje nisu predviđene ovim sporazumom primjenjuju se u skladu sa normama građanskog zakonodavstva koje je na snazi na teritoriji Rusije.
4.3. Plaćanje kazne ne oslobađa Izvođača od ispunjavanja svojih obaveza ili otklanjanja prekršaja.
5. Postupak rješavanja sporova
5.1. Sporovi i nesuglasice koji mogu nastati u toku izvršenja ovog ugovora, po mogućnosti će se rješavati pregovorima između strana.
5.2. Ako je sporove nemoguće riješiti pregovorima, stranke ih, nakon sprovođenja zakonom predviđenog postupka za pretpretresno rješavanje nesuglasica, upućuju na razmatranje ________________ sudu.
6. Završne odredbe
6.1. Sve izmjene i dopune ovog ugovora važe samo ako su napravljene u pisanoj formi i potpisane od strane ovlaštenih predstavnika strana. Dodaci ovog ugovora čine njegov sastavni dio.
6.2. Ovaj ugovor je sastavljen u dva primjerka na ruskom jeziku. Oba primjerka su identična i imaju istu snagu. Svaka strana ima po jedan primjerak ovog ugovora.

7. Adrese, detalji i potpisi stranaka.

Kupac: ______________

Umjetnik: ______________