So entwickeln Sie eine Abteilungsordnung. Regelungen zur Organisation Regelungen zur Abteilung für Kerntätigkeiten

Die Verordnung über eine Abteilung (Dienstleistung) eines Unternehmens (Organisation) ist ein Dokument, das die Aktivitäten jeder Abteilung regelt und ihre interne Organisation (Struktur) und den Platz der Abteilung (Dienstleistung) sowie ihre Rolle im System (Organisationsstruktur) widerspiegelt des Unternehmens) des Unternehmens. Auf der Grundlage der Verordnungen über die Abteilung (Dienstleistung) des Unternehmens werden dessen Aktivitäten organisiert, die Ergebnisse der Aktivitäten bewertet und der Personalplan für diese Abteilung (Dienstleistung), Stellenbeschreibungen usw. erstellt.
Die Ordnungen für die Abteilung (Dienstleistung) werden vom Leiter der Abteilung (Dienstleistung) erarbeitet. Dabei werden die Besonderheiten eines bestimmten Unternehmens, die Besonderheiten der Arbeitsorganisation und des Managements in einem bestimmten Unternehmen sowie die Inhalte und Funktionen der Abteilung (Dienstleistung) berücksichtigt.
Die Vorschriften für jede Abteilung (Dienststelle) müssen aus folgenden Abschnitten bestehen:
- allgemeine Bestimmungen – die den genauen Namen der Abteilung (Dienstleistung) angeben, ihren Platz in der Organisationsstruktur des Unternehmens, in dessen direkter Unterstellung diese Abteilung (Dienstleistung) steht, wer die Abteilung (Dienstleistung) leitet, sowie a Liste der wichtigsten Regulierungs- und Lehrmaterialien, an denen sich die Abteilung (der Dienst) bei ihrer Tätigkeit orientieren muss;
- Hauptaufgaben – dieser Abschnitt sollte die Formulierung der Hauptaufgaben (Tätigkeitsbereiche) der Abteilung (Dienstleistung) enthalten;
- Struktur und Personal – darin werden die interne Struktur der Abteilung (Dienstleistung), eine Liste der internen Abteilungen der Abteilung (Dienstleistung) und das Verfahren zur Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen und Mitarbeitern der Abteilung (Dienstleistung) festgelegt;
- Funktionen - müssen eine umfassende Beschreibung der Aktivitäten dieser Abteilung (Dienststelle) und des Grades der Unabhängigkeit der Abteilung (Dienststelle) bei der Lösung bestimmter Probleme enthalten;
- Beziehungen zu anderen Abteilungen – definiert die Beziehungen zwischen Abteilungen (Diensten) des Unternehmens im Rahmen der Aktivitäten, gegenseitige Verantwortlichkeiten, spiegelt die Merkmale der eingehenden und ausgehenden Dokumentation (Planung, Berichterstattung, Analyse usw.), den Zeitpunkt und das Verfahren wider für die Einreichung und Ausführung dieser Dokumentation;
- Verantwortlichkeiten – gibt eine Liste der Verantwortlichkeiten der Abteilung (des Dienstes) und ihrer Mitarbeiter an, die sie erfüllen müssen, um die für diese Struktur definierten Aufgaben zu erfüllen;
- Rechte – muss eine Liste der dem Leiter und den Mitarbeitern der Abteilung (Dienst) gewährten Rechte enthalten, die für die Wahrnehmung der der Abteilung (Dienst) übertragenen Aufgaben erforderlich sind;
- ответственность - в данном разделе отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель отдела (службы) и работники несут ответственность за выполнение возложенных на отдел (службу) задач, за достоверность данных, указанных в документации, подготавливаемой отделом (службой), за состояние трудовой дисциплины usw.
Die Regelungen für die Abteilung (Dienststelle) des Unternehmens müssen mit den Leitern der Abteilungen (Dienste), mit denen diese Abteilung (Dienststelle) interagiert, dem Rechtsdienst (Rechtsberater) vereinbart und anschließend dem Leiter der Abteilung (Dienststelle) zur Genehmigung vorgelegt werden Unternehmen. Grundlage für Änderungen der Vorschriften einer Abteilung (Dienststelle) eines Unternehmens ist eine Anordnung des Unternehmensleiters.
Nach der Genehmigung verbleibt eine Kopie der Ordnung der Abteilung (Dienst) beim Leiter der Abteilung (Dienst) und die zweite in der Personalabteilung (Personalverwaltungsdienst).
In großen Organisationen kann eine spezielle Struktureinheit – ein Archiv – zur zentralen Speicherung von Dokumenten geschaffen werden. Seine Aktivitäten werden durch die Archivordnung der Organisation geregelt, die wie folgt aussehen kann.

Ich habe zugestimmt

BESTIMMUNGEN ZUM ARCHIV VON JSC „Protector“

1. Allgemeine Bestimmungen

1.2. Dokumente des Unternehmens, die von historischer, wissenschaftlicher, sozialer, wirtschaftlicher und politischer Bedeutung sind, bilden den staatlichen Teil des Archivfonds der Russischen Föderation, sind Eigentum des Staates und unterliegen der dauerhaften Aufbewahrung im Staatsarchiv der Russischen Föderation. Vor der Übergabe an den staatlichen Speicher werden diese Dokumente vorübergehend im Unternehmen gespeichert.

1.3. Für Verlust und Beschädigung von Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation haftet das Unternehmen gemäß der geltenden Gesetzgebung.

1.4. Im Unternehmen wird ein Archiv zur Aufbewahrung von Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation und von Dokumenten für praktische Zwecke erstellt, die durch Papierkram, deren Auswahl, Abrechnung, Verwendung und Vorbereitung für die Übergabe an den staatlichen Speicher ergänzt werden.

1.5. Das Archiv des Unternehmens orientiert sich bei seiner Arbeit an den Vorschriften über die Abteilung (Abteilung, Gruppe) der Dokumentationsunterstützung, Anordnungen, Weisungen, den Standardanweisungen für die Büroarbeit und die Arbeit des Archivs des Unternehmens sowie an diesen Vorschriften.

1.6. Das Unternehmensarchiv arbeitet nach Plänen, die vom Leiter der Dokumentationsunterstützungsabteilung (Abteilung) genehmigt wurden, und berichtet ihm über seine Arbeit.

2. Zusammensetzung der Archivdokumente

Das Archiv erhält:

Durch Papierkram zur dauerhaften Aufbewahrung erstellte Dokumente, die bei der Tätigkeit von Abteilungen und anderen strukturellen Abteilungen des Unternehmens erstellt werden, Dokumente mit einer vorübergehenden (mehr als 10 Jahre) Aufbewahrungsdauer, die für praktische Tätigkeiten erforderlich sind; Personaldokumente;

Offizielle und abteilungsbezogene Veröffentlichungen;

Wissenschaftlicher Nachschlageapparat (SRA) für Archivdokumente, der Nachschlagewerke zur Buchhaltung und Führung des Fonds umfasst, erstellt in der Aktenverwaltung und im Archiv des Unternehmens. Der Hauptbestandteil der NSA sind archivische Nachschlagewerke über die Zusammensetzung und den Inhalt von Dokumenten: Fallinventare, Karteien, Verzeichnisse (wenn die Fallinventare in Struktur und Inhalt komplex sind, werden für sie Verzeichnisse erstellt. Verzeichnisse können thematisch, nominell sein , geographisch, chronologisch usw. Die in den Verzeichnissen enthaltenen Konzepte müssen mit den entsprechenden Fallnummern verknüpft sein), historische Informationen (sie enthalten Informationen über den Ersteller des Archivs, über das Archiv selbst und die Eigenschaften der im Archiv gespeicherten Dokumente ). Ergänzt werden diese Archivnachschlagewerke durch Informationsschreiben, Bescheinigungen über die Zusammensetzung und den Inhalt von Dokumenten etc.

3. Aufgaben und Funktionen des Archivs

3.1. Die Hauptziele des Archivs sind:

Ausfüllen von Unterlagen, deren Zusammensetzung in § 2 dieser Ordnung geregelt ist;

Buchhaltung, Gewährleistung der Sicherheit, Erstellung von Referenzdokumenten, Nutzung der im Archiv gespeicherten Dokumente;

Vorbereitung und rechtzeitige Übergabe von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation zur staatlichen Aufbewahrung;

Ausübung der Kontrolle über die Bildung und Registrierung von Fällen in der Aktenverwaltung des Unternehmens.

3.2. Entsprechend den ihm übertragenen Aufgaben erfüllt das Archiv folgende Funktionen:

Akzeptiert (spätestens 3 Jahre nach Abschluss der Büroarbeit), erfasst und speichert Dokumente von Abteilungen und anderen Struktureinheiten des Unternehmens;

Entwickelt und koordiniert mit den zuständigen Staatsarchiven Zeitpläne für die Einreichung von Inventaren zur Prüfung durch die Sachverständigenprüfungskommission (EPC) des Staatsarchivs und die Übergabe von Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation zur staatlichen Aufbewahrung;

Erstellt und übermittelt (spätestens 2 Jahre nach Abschluss der Büroarbeit) jährliche Abschnitte der Inventare der permanenten Lagerung und der Personalakten zur Prüfung durch die Expertenkommission (EK) des Unternehmens;

Führt Aufzeichnungen und gewährleistet die vollständige Sicherheit der zur Lagerung angenommenen Fälle;

Erstellt, ergänzt und verbessert das Referenzdokument für im Archiv gespeicherte Dateien und Dokumente; stellt die Kontinuität des entsprechenden Staatsarchivs mit der NSA sicher;

Organisiert die Verwendung von Dokumenten (informiert die Geschäftsführung und die Mitarbeiter des Unternehmens über die Zusammensetzung und den Inhalt von Archivdokumenten; stellt Akten, Dokumente oder Kopien von Dokumenten, Archivzertifikate in der vorgeschriebenen Weise aus, erfüllt Anfragen von Organisationen, Anträge von Bürgern bezüglich der Einrichtung des Dienstalters und anderer Fragen sozialrechtlicher Natur);

Führt Aufzeichnungen über die Verwendung der im Archiv gespeicherten Dokumente;

Führt eine Prüfung des Wertes der im Archiv aufbewahrten Dokumente durch;

Beteiligt sich an der Arbeit des EC des Unternehmens;

Überwacht die Richtigkeit der Fallbildung und -registrierung in der Büroarbeit sowie die Vorbereitung der Fälle für die Übergabe an das Archiv;

Beteiligt sich an Aktivitäten zur Verbesserung der Qualifikation der Mitarbeiter des Büromanagementdienstes des Unternehmens;

übermittelt dem zuständigen Staatsarchiv jährlich Informationen über die Zusammensetzung und den Umfang der Dokumente in der vorgeschriebenen Form;

Bereitet Dokumente des Archivfonds der Russischen Föderation vor und übergibt sie gemäß dem festgelegten Verfahren zur Aufbewahrung an das entsprechende Staatsarchiv.

4. Archivrechte

Zur Erfüllung der ihm übertragenen Aufgaben und Funktionen hat das Archiv das Recht:

Überwachen Sie die Umsetzung festgelegter Regeln für die Arbeit mit Dokumenten in Abteilungen und anderen Struktureinheiten des Unternehmens;

Anforderung von Abteilungen und anderen Struktureinheiten Informationen, die für den Betrieb des Archivs erforderlich sind, unter Berücksichtigung der Sicherstellung der Erfüllung aller dem Archiv übertragenen Aufgaben und Funktionen.

5. Verantwortung

Das Archiv ist verantwortlich für:

Aufbewahrung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation;

Korrektheit der Dokumentation;

Rechtzeitige Übergabe von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation an die staatliche Aufbewahrung.

Kopf Archivunterschrift M. S. Tatishchev

„Handbuch für Personalverantwortliche“ (praktische Empfehlungen herausgegeben von G. Yu. Kasyanova).

Sie ist unpersönlich und wird dem Arbeitnehmer beim Abschluss eines Arbeitsvertrages, beim Wechsel auf eine andere Stelle sowie bei vorübergehender Ausübung der Tätigkeit auf der Stelle gegen Quittung bekannt gegeben. Was die Abteilungsordnung betrifft, so wäre es in diesem Fall auch ratsam, diese von der Personalabteilung gemeinsam mit dem Leiter der Struktureinheit zu entwickeln und sie mit der Rechtsabteilung (Rechtsberater) der Organisation abzustimmen. Daher enthält die Gesetzgebung keine spezifischen Anforderungen an die Entwicklung von Regelungen zu Abteilungen und Stellenbeschreibungen. Aus der Praxis können wir jedoch den Schluss ziehen, dass Regelungen zu Abteilungen und Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter dieser Abteilung in der Regel von der Personalabteilung gemeinsam mit dem Leiter der Struktureinheit erarbeitet werden.

Vorschriften als organisatorisches und rechtliches Dokument

Rechtliche Unterstützung der Aktivitäten des Unternehmens, rechtlicher Schutz seiner Rechte und Interessen;
Effektiver Einsatz rechtlicher Instrumente zur Stärkung der Finanzlage des Unternehmens, zur Steigerung der Arbeitsproduktivität und zur Verbesserung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit seiner Arbeit.

Gewährleistung der Sicherheit und des Arbeitsschutzes im Unternehmen;
Überwachung der Einhaltung der auf Landes- und Branchenebene festgelegten Arbeitsschutzanforderungen und -standards;
Prävention und Verhinderung von Verstößen gegen Arbeitsschutzbestimmungen;

Warum eine Abteilungsordnung erlassen?

Vorbereitung der Produktion (Empfang und Vorbereitung der Projektdokumentation, Einholung von Arbeitsgenehmigungen usw.);
rechtzeitige Vorbereitung und Ausstellung der Arbeitsdokumentation;
Umsetzung der technischen und technologischen Überwachung von Produktionsprozessen.

Zu den in den Vorschriften zur Vertriebsabteilung beschriebenen Funktionen können gehören:

Analyse, Prognose und Erstellung von Verkaufsplänen;
Teilnahme an der Marktforschung und Entwicklung der Preispolitik;
Kontrolle der im Lager gelagerten Bestände.

Der Abschnitt „Rechte des Leiters“ der Abteilungsordnung enthält eine Liste der Befugnisse, die dem Abteilungsleiter übertragen werden, damit er seine Aufgaben effektiv wahrnehmen und das ordnungsgemäße Funktionieren der ihm anvertrauten Abteilung sicherstellen kann.

So entwickeln Sie eine Abteilungsordnung

Die Abschnitte „Rechte und Pflichten“, „Verantwortung“ definieren die Rechte und Pflichten des Personals im Zusammenhang mit den ihm übertragenen Funktionen, legen die Verantwortung des Leiters einer Struktureinheit für die Arbeit der Personalabteilung und die Verantwortung der Mitarbeiter fest die Einheit entsprechend ihrer Stellenbeschreibung. Regelungen zur Struktureinheit werden nach Absprache mit einem Anwalt zusammen mit anderen Beamten vom Leiter der Organisation genehmigt. Regelungen zu Strukturgliederungen Regelungen zu Strukturgliederungen sind kein verbindliches Dokument gemäß Das Arbeitsrecht legt jedoch die Verteilung der „Rollen“ zwischen Abteilungen und Mitarbeitern innerhalb einer Organisation fest. Anforderungen an den Inhalt der Vorschriften können durch interne Dokumente der Organisation (z. B. eine Unternehmensnorm) festgelegt werden.

Wer ist für die Ausarbeitung von Abteilungsordnungen und Stellenbeschreibungen verantwortlich?

Der Abschnitt „Funktionen der Einheit und Verteilung der Verantwortlichkeiten“ spiegelt wider: die wichtigsten Aktionen oder Arten von Arbeiten, die die Einheit durchführt, um die ihr zugewiesenen Hauptaufgaben zu lösen; Verteilung der Funktionen (Verantwortlichkeiten) und Verantwortlichkeiten zwischen den Mitarbeitern der Einheit; berufliche Verantwortlichkeiten, persönliche Rechte und Pflichten des Leiters der Einheit gemäß der geltenden Gesetzgebung (falls erforderlich). Die Funktionen sind in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit oder Priorität der Ausführung aufgeführt. Die Vorschriften über die Einheiten geben in der Regel an, dass die Verantwortlichkeiten von Die Mitarbeiter der Einheit werden durch Stellenbeschreibungen festgelegt. 3.7.

Entwicklung von Regelungen zur Strukturgliederung

Wichtig

Die Regelungen der Personalabteilung können auf zwei Arten genehmigt werden: durch Ausstellung eines Verwaltungsdokuments oder durch einen Beamten. Beide Methoden haben die gleiche Rechtskraft. Ein Verwaltungsakt wird in der Regel dann erlassen, wenn die Einführung der genehmigten Verordnung über die Personalabteilung zusätzliche Weisungen und Klarstellungen sowie sonstige mit ihrer Anwendung zusammenhängende Maßnahmen erfordert (Klausel

Die Info

Anleitung Nr. 4). 7.3. Inkrafttreten. Die genehmigungspflichtige Personalabteilungsordnung erlangt erst mit ihrer Genehmigung Rechtskraft. Schritt 8. Genehmigung und Registrierung. Die Personaldienstordnung ist ein vom Leiter der Organisation zu genehmigendes Dokument und muss daher mit dem Gütesiegel versehen sein.

Dies ist völlig ausreichend; es müssen keine zusätzlichen Anordnungen erlassen werden, um dem Dokument Rechtskraft zu verleihen.
In jeder Organisation, sei es eine Haushalts- oder Handelsstruktur, stellt sich häufig die Frage nach der Abgrenzung von Verantwortlichkeiten nicht nur zwischen Mitarbeitern, sondern auch zwischen Struktureinheiten. Die Abteilungsordnung beantwortet die Frage, warum diese Abteilung im Unternehmen gebildet wurde, welche Ziele, Ziele und Rechte sie hat.
Auf diese Weise können Sie die Arbeit des gesamten Unternehmens rationalisieren, Meinungsverschiedenheiten lösen und die Verantwortung festlegen. Zu den Regelungen Zu welchem Zweck werden Regelungen für die Abteilungen eines Unternehmens geschaffen? Das Hauptziel dieses Dokuments besteht darin, die Stellung der Abteilung (Dienstleistung, Branche) im Unternehmen sowie ihre Zusammensetzung, ihren Status und ihr Verfahren für die Interaktion mit externen und internen Auftragnehmern möglichst umfassend zu beschreiben.
Dank einer klar formulierten Zielbeschreibung verstehen Mitarbeiter die Unternehmensstrategie und den Beitrag ihrer Struktureinheit zum Gesamterfolg viel besser.

Auf welcher Grundlage werden die Regelungen des Fachbereichs genehmigt?

Liebe Kolleginnen und Kollegen, die Ordnung der Personalabteilung (HR-Service) (im Folgenden als Ordnung der Personalabteilung bezeichnet) ist vielleicht das wichtigste Dokument unserer Arbeit. Schließlich regelt dieses Dokument die Beziehungen Ihrer Abteilung zu anderen Struktureinheiten der Organisation, enthält die Aufgaben, Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten der HR-Mitarbeiter.

Aufmerksamkeit

Jetzt werden wir es gemeinsam verfassen und dabei dem folgenden Algorithmus folgen. Bitte beachten Sie, dass Sie mit den in diesem Algorithmus angegebenen Prinzipien eine Regelung für jede Struktureinheit erstellen können, was bedeutet, dass Sie Ihren Kollegen – Abteilungsleitern – bei der Bewältigung dieser Aufgabe helfen können.

Ein sehr wichtiges lokales regulatorisches Rechtsdokument ist neben der Stellenbeschreibung die Verordnung über die Struktureinheit.

Auf welcher Grundlage wird die Regelung zur Personalabteilung genehmigt?

Themen:
Büroarbeit
Verwaltung von Personalakten

Die Abteilungsordnung ist ein lokaler Regulierungsakt, der den Status und die Funktionalität der internen Struktureinheit der Organisation festlegt. Diese Dokumente definieren auch Verantwortungsbereiche, was es einfacher macht, Managemententscheidungen zu treffen und deren Umsetzung zu überwachen.
Aus dem Artikel erfahren Sie:

Auf welche Art von Dokumenten bezieht sich die Abteilungsordnung?
wer entwickelt die Ordnungen für die Abteilung;
wie man eine Abteilungsordnung entwickelt;
wie man die Vorschriften der Abteilung genehmigt.

Art der internen Organisations- und Verwaltungsdokumentation – Regelungen zur Abteilung Die Struktur jeder Organisation umfasst separate Abteilungen, zu deren Aufgaben die Leitung einzelner Bereiche und Tätigkeitsarten gehört.

Auf welcher Grundlage wird die Trennungsregelung genehmigt?

Abschnitte der Stellenbeschreibung Unabhängig von der Art der Ausführung besteht die Stellenbeschreibung in der Regel aus folgenden Abschnitten: Abschnitt „Allgemeine Bestimmungen“ Geben Sie im Abschnitt „Allgemeine Bestimmungen“ an:

die Bezeichnung der Stelle in strikter Übereinstimmung mit der Besetzungstabelle;
Anforderungen an die Qualifikation der Mitarbeiter;
direkte Unterordnung (z. B. berichtet ein Buchhalter direkt an den Hauptbuchhalter);
Verfahren zur Ernennung und Entlassung;
Anwesenheit und Zusammensetzung der Untergebenen;
Vertretungsverfahren (wer vertritt den Arbeitnehmer während seiner Abwesenheit und wen er vertreten kann);
eine Liste von Dokumenten, die ein Mitarbeiter bei seiner Tätigkeit befolgen muss.

Auf welcher Grundlage wird die Abteilungsordnung erstellt?

Struktur und Personalbestand;
Unterordnung der Abteilung in die Hierarchie des Gesamtunternehmens;
Schema der Interaktion mit anderen Strukturbereichen der Organisation.

vollständiger Name dieser Struktureinheit;
Einzelheiten des Dokuments, auf dessen Grundlage die Abteilung gegründet wurde und arbeitet;
das Verfahren zur Gründung und Liquidation einer Einheit;
rechtlicher und administrativer Platz der Einheit in der hierarchischen Struktur des Unternehmens;
eine Liste von Dokumenten, die der Manager und die Mitarbeiter bei ihrer Tätigkeit befolgen müssen;
das Verfahren zur Ernennung und Abberufung eines Managers aus einer Position.

Im Folgenden wird eine Musterregelung für die Personalabteilung (Fragment) vorgestellt.
Allerdings muss das Unternehmen in diesem Fall zunächst Richtlinien entwickeln und genehmigen. Sie sollten einheitliche Regeln und Anforderungen festlegen, nach denen die Abteilungen ihre Abteilungsordnungen ausarbeiten und formalisieren können. In diesem Fall wird es möglich sein, die Einheitlichkeit aller dieser lokalen Vorschriften sicherzustellen. Bei der Beschreibung der nachgeordneten Abteilungen im Reglement sowie der Definition horizontaler und vertikaler Zusammenhänge und Zuständigkeitsbereiche wird jedoch weiterhin eine koordinierte Arbeit unter Einbeziehung von Vertretern anderer Abteilungen erforderlich sein.
Daher erfolgt die allgemeine Beratung bei der Ausarbeitung solcher Regelungen in der Regel durch den Unternehmensleiter oder seinen Stellvertreter, der für Verwaltungsangelegenheiten zuständig ist.

Standardvorlage für eine Verordnung über eine Baueinheit

Anforderungen an den Inhalt von Bestimmungen können durch interne Dokumente der Organisation (z. B. eine Unternehmensnorm) festgelegt werden. Verfügt das Unternehmen nicht über solche Unterlagen, können Sie bei der Ausarbeitung der Regelungen eine Standardvorlage für die Regelungen zur Struktureinheit verwenden (siehe Tabelle 1).

In jedem Fall muss bei der Entwicklung einer Verordnung davon ausgegangen werden, dass darin Folgendes angegeben werden muss:

Platz in der Struktur der Organisation (selbstständige Einheit oder Teil einer Abteilung, Leitung etc.),
- Welche Dokumente befolgt es bei seiner Tätigkeit (Bundesgesetze, Satzung, andere Dokumente des Unternehmens),
- Abteilungsstruktur,
- direkter Abteilungsleiter,
- Hauptaufgaben der Einheit,
- Funktionen, Rechte, Verantwortlichkeiten der Einheit.

Die Position wird vom Leiter der Einheit befürwortet und vom Leiter der Organisation genehmigt.

Beispiel 1

Betrachten wir die Phasen der Ausarbeitung einer Regelung zu einer Struktureinheit am Beispiel der Ausarbeitung einer Regelung zur Personaldienstleistung (siehe Beispiel 2).

Die Personaldienstleistungsordnung regelt die Reihenfolge des Aufbaus und der Funktionsweise des Personalmanagementsystems des Unternehmens. Die Personaldienstordnung legt fest:

Der Status der Personalabteilung in der hierarchischen Struktur des Unternehmens;
- Ziele und Zielsetzungen des Personaldienstes;
- Funktionen des Personaldienstes des Unternehmens;
- Beziehungen zwischen der Personalabteilung und anderen Abteilungen des Unternehmens;
- Rechte und Pflichten der HR-Mitarbeiter.

Entwicklungsstadien der Personaldienstleistungsordnung

1. Zunächst ist es notwendig, Standard- und Musterbestimmungen sowie bereits vorhandene organisatorische und rechtliche Dokumente zu studieren. Besonders sinnvoll ist die Untersuchung von Standardmustern für Fachkräfte, die in neu gegründeten Unternehmen arbeiten, die über keine bisher gültigen Dokumente verfügen und auf die sie sich bei ihrer Arbeit nicht verlassen können. 2. Sie sollten auch die organisatorische und administrative Dokumentation des Unternehmens studieren: Gründungsdokumente, Personalbesetzung usw. Der Zweck dieser Phase besteht darin, den Platz des Personaldienstes im Unternehmen, die Verantwortungsbereiche und Befugnisse zu bestimmen. 3. Ausarbeitung eines Verordnungsentwurfs, Festlegung der Struktur und des Inhalts der Abschnitte (siehe Tabelle 2). Tabelle 1

4. Diskussion des Verordnungsentwurfs mit der Unternehmensleitung.

Der Zweck dieser Phase besteht darin, die Meinung des Managements zum zu entwickelnden Dokument, seinem Zweck und seinen grundlegenden Bestimmungen zu klären. Die wichtigste Voraussetzung für die Entwicklung der HR-Dienstleistung eines Unternehmens ist die Position des Top-Managements, denn es ist nicht mit Erfolg zu rechnen, wenn das Top-Management das Problem der Personalführung nicht als eine der zentralen Prioritäten des Unternehmens betrachtet. Auch die Leiter der leitenden Strukturbereiche müssen in die Diskussion einbezogen werden.

In Unternehmen kommt es häufig vor, dass mittlere Führungskräfte das Aufgaben- und Funktionsspektrum des Personaldienstes nicht verstehen, da sie diesen lediglich als eine Abteilung betrachten, deren Hauptaufgabe die Führung von Personalakten ist. Daher wird ihre Beteiligung an der Diskussion des Inhalts der Personaldienstordnung dazu beitragen, bestehende Stereotypen und Wahrnehmungen zu ändern.

5. Koordination und Unterzeichnung des Dokuments.

Die Verordnungen müssen Genehmigungsvisa der Leiter der Struktureinheiten enthalten, die an der Diskussion des Dokuments in der Phase seiner Entwicklung beteiligt waren. Die Regelung wird vom Leiter der Personalabteilung unterzeichnet und vom Unternehmensleiter genehmigt. Mitarbeiter der Personalabteilung müssen mit der Ordnung gegen Unterschrift vertraut gemacht werden.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

Art der internen Organisations- und Verwaltungsdokumentation – Regelungen zur Abteilung

Die Struktur jeder Organisation umfasst separate Einheiten, zu deren Aufgaben die Verwaltung einzelner Bereiche und Arten von Aktivitäten gehört. Für jede dieser Struktureinheiten (Abteilungen) legt die Unternehmensleitung eigene Aufgaben fest und legt deren Verantwortungsbereich fest. Aber alle diese Abteilungen, aus denen die Organisation besteht, sind miteinander verbunden und Teil eines einzigen Management- und Produktionsmechanismus. Die Aktivitäten jeder dieser Strukturabteilungen sind geregelt örtlichen Vorschriften- Vorschriften über die Abteilung.

Solche internen Organisations- und Verwaltungsdokumente werden für alle Strukturbereiche des Unternehmens entwickelt, einschließlich Abteilungen, Arbeitsgruppen, Dienste, Labore und Büros. Die Fachbereichsordnung bestimmt:

das Verfahren zur Bildung einer Einheit;
rechtlicher und administrativer Status in der allgemeinen Hierarchie des Unternehmens;
die Ziele und Vorgaben, denen er gegenübersteht;
funktional;
horizontale und vertikale Beziehungen zu anderen Strukturbereichen;
Verantwortungsbereich sowohl der Einheit als Ganzes als auch ihres Leiters.

Durch die Entwicklung einer Abteilungsordnung können Sie die Funktionalität und Aufgaben der Abteilung festlegen. Infolgedessen ist die Genehmigung solcher ermöglicht es Ihnen, Funktionen gleichmäßig auf die Abteilungen zu verteilen und deren Duplizierung zu vermeiden.

Davon profitieren alle. Leistungsträger – der Leiter und die Mitarbeiter jeder Abteilung erhalten ein klares Verständnis über die Aufgaben und Funktionen der Abteilung, ihre Verantwortungsbereiche. Das Management des Unternehmens wiederum erhält die Möglichkeit, gezielt auf Managemententscheidungen einzugehen und deren Umsetzung zu steuern.

Beachten Sie! Je detaillierter die Funktionen und Aufgaben der Abteilung im Reglement geregelt sind, desto optimaler ist die Verteilung der Weisungen der Geschäftsführung und desto effizienter ist die Arbeit des gesamten Unternehmens.

Wer entwickelt die Regelungen für die Abteilung?

Organisation der Primärbuchhaltung und Finanzbuchhaltung der wirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens;
Sicherstellung der wirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens;
Überwachung der Sicherheit von Eigentum, Bargeld und anderen materiellen Vermögenswerten, ihrer optimalen Nutzung und Einhaltung der Wirtschaftsordnung.

In den Regelungen zur Rechtsabteilung finden sich im Abschnitt „Aufgaben“ folgende Punkte:

Rechtliche Unterstützung der Aktivitäten des Unternehmens, rechtlicher Schutz seiner Rechte und Interessen;
Effektiver Einsatz rechtlicher Instrumente zur Stärkung der Finanzlage des Unternehmens, zur Steigerung der Arbeitsproduktivität und zur Verbesserung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit seiner Arbeit.

Der in der Arbeitsschutzordnung festgelegte Aufgabenkatalog kann beispielsweise Folgendes umfassen:

Gewährleistung der Sicherheit und des Arbeitsschutzes im Unternehmen;
Überwachung der Einhaltung der auf Landes- und Branchenebene festgelegten Arbeitsschutzanforderungen und -standards;
Prävention und Verhinderung von Verstößen gegen Arbeitsschutzbestimmungen;

organisiert Büroarbeit im Unternehmen;
führt neue Technologien für die Arbeit mit Dokumenten ein;
gewährleistet die Kontrolle der rechtzeitigen Ausführung von Dokumenten.

Bei der Ausarbeitung von Vorschriften für die Abteilung Informationstechnologie muss der Abschnitt „Funktionen“ Folgendes enthalten:

Untersuchung der Produktions-, Verwaltungs- und Organisationsaktivitäten des Unternehmens, um die Wege und Möglichkeiten zu ermitteln Prozessautomatisierung;
Mitwirkung an der Entwicklung technischer Spezifikationen zur Erstellung automatisierter Steuerungssysteme;
Implementierung automatisierter Steuerungssysteme, Mitarbeiterschulung, Mitwirkung bei Betrieb und Wartung.

Zu den Arten von Arbeiten, die Mitarbeiter der Abteilung ausführen müssen und die in den Vorschriften für die Produktions- und Technikabteilung beschrieben sind, gehören beispielsweise:

Vorbereitung der Produktion (Empfang und Vorbereitung der Projektdokumentation, Einholung von Arbeitsgenehmigungen usw.);
rechtzeitige Vorbereitung und Ausstellung der Arbeitsdokumentation;
Umsetzung der technischen und technologischen Überwachung von Produktionsprozessen.

Zu den in den Vorschriften zur Vertriebsabteilung beschriebenen Funktionen können gehören:

Analyse, Prognose und Erstellung von Verkaufsplänen;
Teilnahme an der Marktforschung und Entwicklung der Preispolitik;
Kontrolle der im Lager gelagerten Bestände.

Abschnitt „Rechte des Managers“ Die Geschäftsordnung des Departements enthält eine Liste der übertragenen Befugnisse Abteilungsleiter damit er seine Aufgaben effektiv wahrnehmen und das reibungslose Funktionieren der ihm anvertrauten Abteilung gewährleisten kann.

Im Abschnitt „Verantwortung“ sind alle Arten von disziplinarischen, administrativen und sonstigen Verantwortlichkeiten festzulegen, die dem Abteilungsleiter bei der Wahrnehmung seiner beruflichen Aufgaben gem Arbeitsbeschreibung oder ein Arbeitsvertrag.

So genehmigen Sie die Vorschriften der Abteilung

Nachdem die Abteilung einen Verordnungsentwurf für die Abteilung entwickelt hat, muss das Dokument mit den Abteilungen vereinbart werden, mit denen eine Interaktion hergestellt wurde. Darüber hinaus sollten Personal, Personal und Rechtsberatung mit dem Projekt vertraut sein.

Dies ist notwendig, um Formulierungsungenauigkeiten zu beseitigen und Doppelfunktionen zu vermeiden. Darüber hinaus prüfen Anwälte die Vorschriften der Abteilung und die Einhaltung der Normen der geltenden Gesetze. Auch eine Standardkontrolle der Situation kann durch den Dienst erfolgen Büroarbeit. Auch dies muss überprüft werden, da es keine zwingenden Vorgaben gibt Einzelheiten kann das Dokument ungültig machen. Eine Anordnung zur Genehmigung der Vorschriften des Departements wird erst nach Eingang aller Genehmigungsvisa erteilt.

1. Allgemeine Bestimmungen

1.1. Die Abteilung _____________________ ist eine eigenständige Strukturabteilung des Unternehmens.

1.2. Die Abteilung ____________________ wird auf Anordnung des Direktors (Beschluss des Gründers) des Unternehmens gebildet.

1.3. Die Abteilung ___________________ wird auf Anordnung des Direktors (Entscheidung des Gründers) des Unternehmens liquidiert.

1.4. Die Abteilung ______________________ wird von ________________________________ geleitet, der vom Direktor des Unternehmens ernannt wird und direkt dem Direktor des Unternehmens unterstellt ist.

1.5. Mitarbeiter der Abteilung _________________ werden von ______________ auf Empfehlung von __________________________ ernannt.

1.6. Die Abteilung __________________________ wird in ihrer Tätigkeit geleitet von:

Aktuelle Gesetzgebungs- und Regulierungsakte;

Satzung der Organisation;

Diese Bestimmung;

________________________

1.7. Während der Abwesenheit von Abteilungsmitarbeitern (Geschäftsreise, Krankheit, Urlaub usw.) werden ihre Aufgaben von nach dem festgelegten Verfahren ernannten Personen wahrgenommen, die die entsprechenden Rechte und Pflichten erwerben und für die nicht ordnungsgemäße Erfüllung ihrer Aufgaben verantwortlich sind.

1.9. In dieser Bestimmung verwendete Grundkonzepte:

2. Abteilungsstruktur

2.1. Die Struktur und Anzahl der Abteilungen _________________________ wird vom Geschäftsführer des Unternehmens durch Anordnung nach Zustimmung (Vorlage) von ________________________________ festgelegt.

2.2. Die Abteilung ______________________________ umfasst folgende Strukturabteilungen:

Gleichzeitig umfasst die Struktureinheit _____________________________________ Mitarbeiter mit Positionen ________________________________ und die Struktureinheit _____________________________________ umfasst Mitarbeiter mit Positionen ________________________________________________.

2.3. Die Aufgabenverteilung der Abteilungsmitarbeiter und die Genehmigung ihrer Stellenbeschreibungen erfolgt durch _______________________________ im Einvernehmen mit dem Geschäftsführer des Unternehmens, ___________________________.

3. Aufgaben und Funktionen der Abteilung __________________________

3.1. Abteilungsaufgaben:

3.2. Abteilungsfunktionen:

4. Abteilungsrechte ______________________:

4.1. Geben Sie den Mitarbeitern der Abteilung(en) ___________________ Anweisungen zu Themen, die in die Zuständigkeit der Abteilung ________________________ fallen, gemäß ihren Stellenbeschreibungen.

4.2. Nehmen Sie an Unternehmensbesprechungen teil, auch zu Themen, die in die Zuständigkeit der Abteilung fallen.

4.3. Anforderung von Informationen, Dokumenten und Materialien anderer Strukturabteilungen des Unternehmens, die sich auf die Aktivitäten der Abteilung beziehen und für die ordnungsgemäße Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind.

4.4. Führen Sie Korrespondenz mit staatlichen und lokalen Behörden, mit anderen Strukturabteilungen des Unternehmens und mit anderen Unternehmen zu Themen, die in die Zuständigkeit der Abteilung fallen und keiner Genehmigung der Unternehmensleitung bedürfen.

4.5. Vertretung im Namen des Unternehmens in Beziehungen mit staatlichen Behörden und lokalen Regierungen sowie mit anderen Unternehmen in Angelegenheiten, die in die Zuständigkeit der Abteilung fallen und keiner Genehmigung der Unternehmensleitung bedürfen.

4.6. Machen Sie sich mit Entwürfen von Managemententscheidungen bezüglich der Arbeit der Abteilung vertraut.

4.7. Bestätigung der folgenden vom Unternehmen entwickelten Dokumente:

4.8. Unterbreiten Sie Vorschläge zur Verbesserung der Arbeit der Abteilung sowie Ideen zur Anwendung von Anreizen und Strafen für Abteilungsmitarbeiter zur Prüfung durch das Management.

4.9. _____________________________________________________.

5. Beziehungen zu Unternehmensabteilungen

Zur Umsetzung der übertragenen Aufgaben und Wahrnehmung der Funktionen interagiert die Abteilung ______________________ mit den Strukturbereichen des Unternehmens zu folgenden Themen:

5.1. Mit einer Struktureinheit (Abteilung, Bereich, Leitung, Abteilung) __________________ - zu Themen:

5.2. Mit einer Struktureinheit (Abteilung, Bereich, Leitung, Abteilung) __________________ - zu Themen:

Quittungen ___________________________________,

Bereitstellung von ______________________________,

-____________________________________________.

5.3. Von __________________________ - für Fragen:

(Berufsbezeichnung)

Quittungen ___________________________________,

Bereitstellung von ______________________________,

-____________________________________________.

5.4. Von __________________________ - für Fragen:

(Berufsbezeichnung)

Quittungen ___________________________________,

Bereitstellung von ______________________________,

-____________________________________________.

6. Verantwortung

6.1. Die Verantwortung für die unsachgemäße Erfüllung der Aufgaben der Abteilung ____________________ liegt beim Leiter (Chefspezialist) der Abteilung.

6.2. Der Grad der Verantwortung anderer Mitarbeiter wird durch Stellenbeschreibungen festgelegt.

6.3. Der Leiter (Chefspezialist) der Abteilung ___________________________ sowie die Mitarbeiter dieser Abteilung sind verantwortlich für:

Bereitstellung ungenauer Informationen über die Arbeit der Abteilung und innerhalb der Zuständigkeit der Abteilung an die Geschäftsführung und die Strukturabteilungen des Unternehmens,

Bereitstellung falscher Informationen über die Arbeit der Abteilung und des Unternehmens an staatliche Behörden, lokale Regierungen und andere Unternehmen sowie Informationen innerhalb der Zuständigkeit der Abteilung,

Unlautere Erfüllung offizieller Pflichten,

Verletzung der Produktions- und Arbeitsdisziplin,

Nichteinhaltung der Satzung, der örtlichen Vorschriften des Unternehmens und der Stellenbeschreibungen,

Versäumnis, die Sicherheit des der Abteilung _________________________ anvertrauten Eigentums zu gewährleisten,

- ______________________________________________________________.

Die Vervielfältigung dieses Materials ist nicht gestattet.