Automatisierung der Registrierung und Abrechnung von Kundenanträgen bei OJSC Almaz-Antey. Diplomarbeit: Informationssystem zur Aufzeichnung von Anwendungen des CJSC „TsRT Service“ Systementwurfsverfahren

Die Arbeit wurde 2017 an der Moskauer Finanz- und Industrieuniversität Synergy, Fakultät für Informationssysteme und -technologien, für die Fachrichtung „Informationssysteme und -technologien“, für die Richtung „Informationssysteme“, für die Fachrichtung „Angewandte Informatik (in.)“ vorbereitet und verteidigt Wirtschaft)".

Das Projekt beschreibt den Prozess der Automatisierung der Abrechnung von Garantiegeräten, die zur Reparatur und Wartung eingehen. Die Automatisierung dieses Prozesses wird dazu beitragen, die Effizienz der Entscheidungsfindung zu steigern und die Komplexität des Managements zu minimieren. Es hilft auch, die erforderlichen Statistiken zum Thema Anfragen zu sammeln, was auch für die Erstellung einer fundierten Strategie für das Unternehmen wichtig ist.

Der Zweck dieser Arbeit besteht darin, ein Informationssystem zu implementieren, das dabei hilft, die Arbeit des PwC LLC SC zu automatisieren, um die Belastung seiner Mitarbeiter zu reduzieren, Fehler zu minimieren und die Arbeitsgeschwindigkeit zu erhöhen.

Die Hauptaufgaben der Arbeit sind:

Studieren der Arbeit des beschriebenen Unternehmens;
Kontroverse Themen finden;
Die Relevanz der Automatisierung zum Ausdruck bringen;
Nachweis von Designentscheidungen nach Art der Sicherheit;
Erstellung einer Datenbank und von Programmen zur Interaktion damit;
Berechnung der Projekteffektivität.

Das Hauptziel des Projekts besteht darin, die Arbeit des Unternehmens zu untersuchen, bestehende Mängel im Ansatz zur Unternehmensführung zu identifizieren und ein webbasiertes System zur Automatisierung von Prozessen zu schaffen, die mit der Abrechnung der zur Reparatur eintreffenden Geräte verbunden sind.

Im Rahmen der Untersuchung der verwendeten Steuerungstechnik wurden Ziel und Zweck der entwickelten Softwareversion zur Umsetzung dieser Aufgabe erstellt, ein Vergleich mit ähnlichen Systemen zur Umsetzung dieser Aufgabe durchgeführt, die Ergebnisse der Ergebnisse formalisiert und Designtechnologien erstellt festgelegt und eine Reihe von Entscheidungen über die Art der verwendeten Software getroffen.

Für das entstehende System wurde ein Informationsmodell erstellt und ein lokales Kodierungs- und Klassifizierungssystem eingeführt. Es wurden auch Entscheidungen über die Art der Datenspeicherung und -organisation getroffen. Es wurde ein infologisches Datenbankmodell erstellt.

Innerhalb der Software wurden ein Funktionsbaum und ein Dialogskript für den Betrieb des Systems erstellt und ein Blockdiagramm des Pakets erstellt: ein Prozedurimplementierungsbaum und ein Diagramm der Interaktion von Programmmodulen und Dateien.

Im Rahmen dieser Unterstützung wurde ein Schema zur Organisation der Technologie zum Suchen, Erhalten, Verarbeiten und Ausgeben von Daten für das zu entwickelnde Projekt erstellt.

Basierend auf der Analyse des Themengebiets und den mithilfe der Softwarelösungsmethode gewonnenen Daten wurde die Wirtschaftlichkeit des Projekts ermittelt. Sein Indikator ermöglicht es uns, über die Vorteile des Projekts zu sprechen. Es wurde eine Minimierung sowohl der Arbeits- als auch der Kostenkosten festgestellt.

Die Amortisationszeit des Projekts betrug 8 Monate.

Eine Weiterentwicklung des erstellten Systems zur Erhöhung seiner Funktionalität sowie eine weitere Integration in das bestehende Unternehmenssystem ist erforderlich.

Insbesondere zur Erfassung von Reparaturen und Garantieleistungen sowie zur Erstellung von Berichten über die Arbeit der Unternehmensserviceabteilung ist eine Weiterentwicklung und Erweiterung der entwickelten Anwendung erforderlich.

Das Projekt wird mit einem Programm in PHP und einem MySQL-DBMS geliefert.

Ein wichtiger Schritt bei der Gestaltung eines jeden Informationssystems ist die Entwicklung von Diagrammen, die die Funktionsweise des automatisierten Prozesses widerspiegeln. Derzeit wird für diese Zwecke häufig das computergestützte CASE-Designtool BPWin verwendet. Das Softwareprodukt BPWin ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Erstellung von Modellen, mit denen Sie Änderungen an komplexen Geschäftsprozessen analysieren, dokumentieren und planen können. BPWin ist ein Mittel, um die notwendigen Informationen über den Betrieb eines Unternehmens zu sammeln und diese Informationen in Form eines ganzheitlichen und konsistenten Modells grafisch darzustellen. Das BPWin-Modell ist eine grafische Darstellung der Realität, also ein Mittel zur Dokumentation und Formalisierung von Geschäftsprozessen. Damit können Sie DFD- und IDEF0-Diagramme erstellen, die eine Analyse unter dem Gesichtspunkt der Informationsflüsse im System und unter dem Gesichtspunkt der Funktionalität des Systems selbst ermöglichen.

Lassen Sie uns IDEF0- und DFD-Diagramme für das Unternehmen erstellen, die Datenverarbeitungstechnologie und die Übertragung von Informationen von einer Funktion zur anderen im Rahmen der Entwicklung eines Unternehmensportals darstellen, wie in den Abbildungen 1, 2 und 3 dargestellt.

IDEF0 – funktionale Modellierungsmethodik. Mithilfe der visuellen grafischen Sprache IDEF0 erscheint das untersuchte System Entwicklern und Analysten als eine Reihe miteinander verbundener Funktionen (Funktionsblöcke – in IDEF0-Begriffen).

In der Regel ist die Modellierung mit IDEF0 der erste Schritt bei der Untersuchung eines Systems.

Das Struktur- und Funktionsdiagramm von IDEF0 ist in Abbildung 1 dargestellt.

Abbildung 1 – Kontextebene des Funktionsdiagramms „Eine Benutzeranfrage an den IT-Service weiterleiten“

Abbildung 2 – Zweite Ebene des IDEF0-Diagramms „Eine Benutzeranfrage an den IT-Service weiterleiten“

Im Gegensatz zu den Pfeilen in IDEF0, die Beziehungen veranschaulichen, zeigen die Pfeile in DFD, wie sich Objekte (einschließlich Daten) tatsächlich von einer Aktion zur anderen bewegen. Diese Flussdarstellung stellt sicher, dass DFD-Modelle die physischen Eigenschaften des Systems widerspiegeln, wie z. B. die Bewegung von Objekten (Datenflüsse), die Speicherung von Objekten (Datenspeicher) sowie die Quellen und Verbraucher von Objekten (externe Einheiten).

Abbildung 4 zeigt die Technologie zur Datenverarbeitung und Informationsübertragung von einer Funktion zur anderen in Form eines Datenflussdiagramms (DFD-Diagramm). Vor der Erstellung eines Datenflussdiagramms werden die Eingabe- und Ausgabedaten des Systems analysiert, die seine Funktionsweise beeinflussen.

Die Eingabedaten für das System sind: Daten zur Benutzerautorisierung, Informationen zur Kontaktaufnahme mit dem Benutzersupport, Informationen über das zu wartende Objekt.

Die Ausgabedaten für das System sind die gesamte abgeschlossene Anwendung, der kontrollierte Prozess der Ausführung der Anwendung.

Abbildung 3 – Funktionsdiagramm (DFD)

Dem Zweck der Arbeit entsprechend werden wir den Markt für Softwareprodukte für die Unternehmenskommunikation (Portalmarkt) recherchieren und die bekanntesten Softwarelösungen in diesem Bereich analysieren.

Der Portalmarkt erschien 1998. Auf diesem Markt konkurrierten zunächst Entwickler, die sich ausschließlich auf Portale spezialisiert hatten. Nach 18 Monaten erschienen weitere Akteure auf diesem Markt – große und mittlere Softwareunternehmen. Auf dem Höhepunkt dieses Marktes gab es mehr als 100 Portalentwickler. Mittlerweile sind es nicht mehr als 60 davon .

Typischerweise gibt es drei Standardszenarien bei der Auswahl einer Lösung für ein Unternehmensportal:

Kauf fertiger Lösungen (Plattformen oder hochverfügbare Systeme);

Entwicklung von Grund auf (kundenspezifische Entwicklung);

Kombinierter Ansatz (Entwicklung spezifischer Module, jedoch basierend auf vorgefertigten Lösungen oder Plattformen).

Es ist jedoch erwähnenswert, dass in letzter Zeit eine beträchtliche Anzahl kostenloser Lösungen erschienen ist. Die Nutzung kostenloser Portale wird in Russland immer häufiger genutzt, kann aber leider noch nicht mit vorgefertigten Lösungen oder maßgeschneiderten Arbeiten mithalten, da die meisten implementierten Systeme testweise eingeführt wurden und lange gedauert haben sich an die Organisation anzupassen. Und Zeit ist im Geschäftsleben, wie wir wissen, Geld.

Jeder Ansatz hat seine Vor- und Nachteile, aber in der Regel werden bei der Auswahl einer Lösung alle Ansätze nach folgenden Kriterien bewertet:

Kosten der Lösung (einschließlich Lizenzen, Ausrüstung und Arbeit);

Geschwindigkeit der Implementierung und Lieferung des fertigen Systems;

Die Einzigartigkeit der Geschäftsprozesse des Unternehmens oder das Vorhandensein spezifischer Anforderungen;

Unternehmensstandards und Technologiepräferenzen;

Verfügbarkeit qualifizierter Fachkräfte im Unternehmen und deren Spezialisierung;

Innovativer oder konservativer Stil des Unternehmens;

Ansatz zur Systemimplementierung – das System wird so konfiguriert, dass es zu den Geschäftsprozessen des Unternehmens passt, oder das Unternehmen konfiguriert Geschäftsprozesse so, dass sie zur Funktionalität des Systems passen.

In jedem Fall sind eine detaillierte Analyse der Situation für jeden einzelnen Kunden und eine individuelle Herangehensweise bei der Auswahl einer Lösung erforderlich.

Die Methodik zur Implementierung von Intranetportalen ähnelt im Allgemeinen der Implementierung eines beliebigen Informationssystems mit einer großen Anzahl von Benutzern. Selbstverständlich erfordert die Implementierung solcher Systeme eine professionelle Vorgehensweise seitens der Entwickler, einen qualifizierten Projektmanager und ein qualifiziertes Projektteam sowie eine industrielle Herangehensweise an die Entwicklung und Implementierung des Systems (Design, Entwicklung, Tests, Schulung, Inbetriebnahme). Aber das Wichtigste, was man nicht vergessen sollte, ist, dass bei der Implementierung eines Unternehmens-Intranet-Portals nicht technische Schwierigkeiten im Vordergrund stehen, sondern administrative Probleme, Fragen der Informationssicherheit und der Wissenstransfer vom Entwickler zum Endbenutzer .

Merkmale der Implementierung eines Unternehmensportals hängen maßgeblich von den Zielen und Vorgaben ab, die sich der Kunde für dieses System setzt, von seiner Unternehmenskultur und dem aktuellen Automatisierungsgrad im Unternehmen. Zwei am Markt konkurrierende Unternehmen können unterschiedliche Systemanforderungen haben und die Implementierung eines Unternehmensportals erfolgt in diesen Unternehmen auf völlig unterschiedliche Weise.

Grundsätzlich stehen alle Unternehmen bei der Implementierung von Unternehmensportalen vor den gleichen Problemen. Dazu gehören die folgenden:

Die Notwendigkeit, die Geschäftsprozesse des Unternehmens aufgrund der bereits abgeschlossenen Automatisierung zu ändern, die Notwendigkeit, die Verantwortung neu zu verteilen;

Fehlende Formalisierung von Prozessen und deren Dokumentation, die keine klare Aufgabenstellung zulässt;

Die Gewohnheit, am „persönlichen Kontakt“ zu arbeiten;

Geringe Computernutzungskultur in Unternehmen;

Widerstand des Firmenpersonals bei der Umsetzung;

Unzureichende Festigkeit des Managements bei der Implementierung des Systems im Unternehmen;

Geringes Verständnis der potenziellen Vorteile der Nutzung von Unternehmensinformationssystemen durch das Management und die Mitarbeiter des Unternehmens;

Schwierigkeiten bei der Formalisierung der Verteilung von Zugangsrechten zu Informationen;

Ein Versuch, das im Unternehmen bestehende Informationschaos durch ein Portal in ein automatisiertes Chaos zu überführen;

Mangelnde Erfahrung in der Bedienung solcher Systeme und damit einhergehend ein geringes Verständnis möglicher Möglichkeiten der Nutzung des Portals.

Das heißt nicht, dass alle diese Probleme unlösbar sind. Um sie effektiver zu lösen, ist es lediglich notwendig, erfahrene Spezialisten und Berater zu gewinnen, die Erfahrung in der Implementierung solcher Systeme haben und dem Unternehmen Mittel und Wege zur Lösung dieser Probleme anbieten, die bereits bei anderen Kunden unter Berücksichtigung des Wissens erprobt wurden der Besonderheiten des russischen Geschäfts.

In unserer vergleichenden Analyse betrachten wir mehrere Optionen für vorgefertigte Box-Portallösungen und eine kostenlose. Die Portale WSSPortal und DeskWork basieren auf der mittlerweile weltweit sehr beliebten Microsoft SharePointServices-Technologie. 1C-Bitrix: Das Unternehmensportal und eGroupware basieren auf eigenen Entwicklungen und eGgroupware ist grundsätzlich eine Open-Source-Anwendung.

1.3.1 eGroupware-Portal

eGroupWare ist ein kostenloses Softwareprodukt zur Verbesserung der Gruppenzusammenarbeit in Unternehmen mit wenigen bis mehreren tausend Mitarbeitern.

Die Implementierung von eGroupWare wird dazu beitragen, ein einheitliches Informationssystem im Unternehmen zu implementieren und jedem Mitarbeiter bei der Lösung aktueller Angelegenheiten zu helfen.

eGroupWare umfasst Anwendungen wie :

Kalender. Mit dieser Komponente können Sie einen einzelnen temporären Raum für das Unternehmen organisieren und beliebige Veranstaltungen für sich selbst oder einen Kollegen planen.

Projektmanagement. Ermöglicht einer großen Anzahl von Benutzern, an einem Projekt zu arbeiten und für jeden von ihnen bestimmte Aktionen auszuführen.

Informationsmagazin. Dies ist ein Protokoll aller Ereignisse, die Sie oder Ihr Kollege zu einem bestimmten Zeitpunkt ausführen müssen (einen Anruf tätigen, eine Aktion ausführen oder einfach eine Notiz hinterlassen).

1.1 Merkmale des Informations- und Analysezentrums

1.1.1 Aufgabenbereiche des Unternehmensportal-Administrators

1.2 Diagramme entwickeln

Ein wichtiger Schritt bei der Gestaltung eines jeden Informationssystems ist die Entwicklung von Diagrammen, die die Funktionsweise des automatisierten Prozesses widerspiegeln. Derzeit wird es häufig für diese Zwecke verwendet. FALL -Computergestütztes Designtool B.P.Win . Software B.P.Win ist ein leistungsstarkes Tool zum Erstellen von Modellen, mit denen Sie Änderungen an komplexen Geschäftsprozessen analysieren, dokumentieren und planen können. BPWin ist ein Mittel, um die notwendigen Informationen über den Betrieb eines Unternehmens zu sammeln und diese Informationen in Form eines ganzheitlichen und konsistenten Modells grafisch darzustellen. Das BPWin-Modell ist eine grafische Darstellung der Realität, also ein Mittel zur Dokumentation und Formalisierung von Geschäftsprozessen.Damit können Sie bauen DFD - Und IDEF 0-Diagramme, die Ihnen eine Analyse ermöglichenim Hinblick auf den Informationsfluss im System undaus Sicht der Funktionalität des Systems selbst.

Lassen Sie uns IDEF0 erstellen und DFD - Diagramme für das Unternehmen, wir werden die Technologie der Datenverarbeitung und der Übertragung von Informationen von einer Funktion zur anderen im Rahmen der Entwicklung eines Unternehmensportals darstellen, wie in den Abbildungen 1, 2 und 3 dargestellt.

1.2.1 Funktionsdiagramm (IDEF0)

In der Regel ist die Modellierung mit IDEF0 der erste Schritt bei der Untersuchung eines Systems.

Struktur-Funktionsdiagramm IDEF 0 ist in Abbildung 1 dargestellt.

Abbildung – Kontextebene des Funktionsdiagramms „Eine Benutzeranfrage an den IT-Service bearbeiten“

Abbildung - Zweite Ebene des Diagramms IDEF 0 „Die Anfrage eines Benutzers an den IT-Service bearbeiten“

1.2.2 Datenflussdiagramm (DFD)

Die Eingabedaten für das System sind: Daten zur Benutzerautorisierung, Informationen zur Kontaktaufnahme mit dem Benutzersupport, Informationen über das zu wartende Objekt.

Die Ausgabedaten für das System sind die gesamte abgeschlossene Anwendung, der kontrollierte Prozess der Ausführung der Anwendung.

Abbildung - Funktionsdiagramm ( DFD )

1.3 Vergleichende Analyse automatisierter analoger Systeme

Typischerweise gibt es drei Standardszenarien bei der Auswahl einer Lösung für ein Unternehmensportal:

Kauf fertiger Lösungen (Plattformen oder hochverfügbare Systeme);

Entwicklung von Grund auf (kundenspezifische Entwicklung);

kombinierter Ansatz (Entwicklung spezifischer Module, jedoch basierend auf vorgefertigten Lösungen oder Plattformen).

Jeder Ansatz hat seine Vor- und Nachteile, aber in der Regel werden bei der Auswahl einer Lösung alle Ansätze nach folgenden Kriterien bewertet:

Kosten der Lösung (einschließlich Lizenzen, Ausrüstung und Arbeit);

Geschwindigkeit der Implementierung und Lieferung des fertigen Systems;

die Einzigartigkeit der Geschäftsprozesse des Unternehmens oder das Vorhandensein spezifischer Anforderungen;

Unternehmensstandards und Technologiepräferenzen;

Verfügbarkeit qualifizierter Fachkräfte im Unternehmen und deren Spezialisierung;

innovativer oder konservativer Stil des Unternehmens;

In jedem Fall sind eine detaillierte Analyse der Situation für jeden einzelnen Kunden und eine individuelle Herangehensweise bei der Auswahl einer Lösung erforderlich.

Grundsätzlich stehen alle Unternehmen bei der Implementierung von Unternehmensportalen vor den gleichen Problemen. Dazu gehören die folgenden:

die Notwendigkeit, die Geschäftsprozesse des Unternehmens aufgrund der bereits abgeschlossenen Automatisierung zu ändern, die Notwendigkeit, die Verantwortung neu zu verteilen;

fehlende Formalisierung der Prozesse und deren Dokumentation, die keine klare Aufgabenstellung zulässt;

die Gewohnheit, am „persönlichen Kontakt“ zu arbeiten;

geringe Kultur der Computernutzung in Unternehmen;

Widerstand des Firmenpersonals bei der Umsetzung;

unzureichende Festigkeit des Managements bei der Implementierung des Systems im Unternehmen;

geringes Verständnis der potenziellen Vorteile der Nutzung von Unternehmensinformationssystemen durch das Management und die Mitarbeiter des Unternehmens;

Schwierigkeiten bei der Formalisierung der Verteilung von Zugangsrechten zu Informationen;

ein Versuch, das im Unternehmen bestehende Informationschaos durch ein Portal in ein automatisiertes Chaos zu überführen;

mangelnde Erfahrung im Betrieb solcher Systeme und damit einhergehend ein geringes Verständnis möglicher Möglichkeiten der Nutzung des Portals.

In unserer vergleichenden Analyse betrachten wir mehrere Optionen für vorgefertigte Box-Portallösungen und eine kostenlose. Portale WSSPortal und DeskWork technologiebasiert MicrosoftSharePointServices , mittlerweile auf der ganzen Welt sehr beliebt.1C-Bitrix: Unternehmensportal und eGroupware basieren auf eigenen Entwicklungen und eGgroupware Es handelt sich im Allgemeinen um eine Open-Source-Anwendung.

1.3.1 Portal eGroupware

eGroupWare ist ein kostenloses Softwareprodukt zur Verbesserung der Gruppenzusammenarbeit in Unternehmen mit wenigen bis mehreren tausend Mitarbeitern.

eGroupWare umfasst Anwendungen wie:

Kalender. Mit dieser Komponente können Sie einen einzelnen temporären Raum für das Unternehmen organisieren und beliebige Veranstaltungen für sich selbst oder einen Kollegen planen.

Projektmanagement. Ermöglicht einer großen Anzahl von Benutzern, an einem Projekt zu arbeiten und für jeden von ihnen bestimmte Aktionen auszuführen.

Ressourcen. Unternehmensressourcenmanagement.

Stellungnahme.

Wissensbasis. Es hilft dabei, häufig gestellte Fragen zu beantworten und Anweisungen zum Verhalten in einer bestimmten Situation zu finden.

Das Adressbuch.

Lesezeichen

Mit eGroupWare können Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen, die Kommunikation per E-Mail (IMAP)-Client organisieren und mithilfe des integrierten Site-Managers auch eine interne Unternehmenssite organisieren.

Wichtig ist, dass eGroupWare ein frei vertriebenes Produkt ist (GNU GPL).

Abbildung 4 – E-Mail-Client eGroupware

Es ist jedoch anzumerken, dass eGroupWare in Russland nicht sehr verbreitet ist und die Installation und Konfiguration nur von einer Reihe spezialisierter Unternehmen oder von Enthusiasten durchgeführt wird, die dieses Portal für Dokumentationen in Fremdsprachen studieren. Das Fehlen einer vollständigen offiziellen Unterstützung für die russische Sprache und die nicht als vollständig angesehene enthaltene Lokalisierung machen die Nutzung dieses Portals für die Bedürfnisse einer russischen Organisation ebenfalls problematisch. Dieses Problem wird durch die Fertigstellung der russischen Lokalisierung gelöst, was zusätzlichen Zeit- und Ressourcenaufwand erfordert. Da all dies in der Regel auf den Spezialisten übertragen wird, der an der Implementierung dieses Portals in der Organisation beteiligt ist, erfordert dies von ihm viel Zeit und gewisse Fähigkeiten.

1.3.2 Portal1C-Bitrix

„1C-Bitrix: Corporate Portal“ istein Softwareprodukt zur Erstellung und Verwaltung der internen Unternehmensressourcen eines Unternehmens, das die Kommunikations-, Organisations- und HR-Aufgaben des Unternehmens löst.

Ermöglicht die Bereitstellung eines vollständig abgeschlossenen Projekts in 4 Stunden – ein Unternehmensportal, an dem Sie sofort arbeiten können. Die Integration des Produkts in die IT-Infrastruktur, die Systemkonfiguration, die Datenbefüllung und etwaige Änderungen der Geschäftslogik erfolgen ohne Einschaltung technischer Spezialisten.

Abbildung 5 – Anwendungsmodul„1C-Bitrix: Unternehmensportal“

Funktionen von „1C-Bitrix: Corporate Portal“:

Corporate Information Management (ECM, Enterprise Content Management): Veröffentlichung von Telefonbüchern, Vorlagen, Dokumenten, Informationen über Mitarbeiter und das Unternehmen, Organisation eines gemeinsamen Dokumenten-Repositorys mit gemeinsamen Klassifikatoren, Bearbeiten von Dateien, Möglichkeit, mit dem Repository als Windows-Netzwerklaufwerk zu arbeiten , Durchsuchen angehängter Dokumente unter Berücksichtigung der Morphologie, Integration mit Microsoft Office, Open Office.

Organisation der Zusammenarbeit: Bildung von Arbeitsgruppen und Organisation der Kommunikation innerhalb dieser, Verteilung von Zugriffsrechten auf Sammeldokumente, Verwaltung von Dokumentversionen, Dokumentenfluss.

Automatisierung der Funktionen der Personalabteilung: Integration mit 1C: Gehalts- und Personalmanagement, automatische Veröffentlichung von Abwesenheitsplänen der Mitarbeiter (Urlaub, Krankheitsurlaub, Geschäftsreisen), schnelle Anpassung neuer Mitarbeiter.

Schulung und Prüfung von Personal, Durchführung von Online-Schulungen, Prüfung und Zertifizierung von Mitarbeitern.

Steigerung der Effizienz von Geschäftsprozessen: ein erweiterter Mechanismus zur Einreichung elektronischer Anträge – Ausweise, Kurierzustellung, Briefpapier, Buchung von Besprechungsräumen, Organisation von Besprechungen.

Soziales Netzwerk und Instant-Messaging-System: Zusammenfassen von Mitarbeitern in Gruppen, persönliche Seiten mit persönlichen Fotogalerien, Dateien, Blog, Forum, Freunde, Gruppen, Zertifikate für abgeschlossene Online-Kurse, Speichern eines Nachrichtenprotokolls mit Stichwortsuche.

Flexible Integration in die bestehende IT-Infrastruktur: Integration in das Unternehmensnetzwerk (Netzlaufwerke und Weblaufwerke); Offene Protokolle für den Datenexport und -import (XML, CommerceML, CSV, Excel, RSS) usw.

Ein übersichtliches Portalverwaltungssystem: Die adaptive Schnittstelle des Portals ermöglicht Ihnen eine schnelle Beherrschung des Content-Management-Systems und die Bearbeitung von Portalinformationen ohne Einschaltung technischer Spezialisten.

Zusätzliche Produktvorteile:

2500 Partner: Das Produkt wird von einem breiten Partnernetzwerk umgesetzt;

hohe Leistung: Das auf Basis des Produkts erstellte Portal hält jeder Belastung stand;

optimale Lizenzkosten und keine zusätzlichen versteckten Kosten;

Verwendung von Enterprise 2.0-Prinzipien – den Benutzern vertraute Web-Tools (soziale Netzwerke, Instant Messages, Suche, Tag Clouds, Foren, Blogs);

SiteUpdate-Technologie, mit der Sie Produktaktualisierungen und neue Module ohne zusätzliche Kosten herunterladen können;

adaptive Schnittstelle und einfache Portalverwaltung (Ajax-Schnittstelle);

Arbeiten mit freier Software (Unix, Linux, MySQL, PHP).

Die Erstellung eines Unternehmensportals erfolgt in mehreren Schritten:

Produktinstallation und Designauswahl;

Systembereitstellung und -konfiguration;

Ändern der Standardstruktur, Importieren von Daten.

Da das Produkt die wichtigsten Grundmodule des bekannten CMS „1C-Bitrix: Site Management“ enthält, bereitet die Einrichtung und Bedienung des Produkts (Inhalte, Kommunikation, Webanalyse, Dienste) keine Schwierigkeiten.

Der Funktionsumfang dieser Lösung ist sehr groß, was leider dazu führt, dass das Portal mit Funktionen und Modulen überlastet ist, die wir nicht benötigen. Oftmals verliert sich der durchschnittliche Benutzer einfach darin, was zu einer Effizienzeinbuße bei der Nutzung dieses Portals führen kann. Am sinnvollsten wäre es, dieses enorme Potenzial in sehr großen Organisationen zu nutzen.

Die Kosten für das Produkt setzen sich aus den Kosten für die Lizenz zusammen„1C-Bitrix: Unternehmensportal. Version für 25 Benutzer“und die Kosten für Lizenzen fürzusätzliche Benutzer. Die Kosten für eine Lizenz für 25 Benutzer betragen 34.500 Rubel.Eine Lizenz für einen zusätzlichen Benutzer kostet 500 Rubel. Die Kosten für eine Lizenz für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern betragen199.000 Rubel.

Es gibt auch drei Editionen des Produkts, unterschiedlich in der Funktionalität:

„1C-Bitrix: Unternehmensportal“ – Intranet

„1C-Bitrix: Unternehmensportal“ – Extranet

„1C-Bitrix: Unternehmensportal“ – Geschäftsprozesse

Edition mit Grundfunktionalität - Intranet - entspricht den aktuellen Produktfunktionen und umfasst zusätzlich mehrere neue Geschäftsprozesse. Kosten 34.500 Rubel.

An die Extranet-Redaktion, die 59.500 Rubel kostet , ist die Möglichkeit zur Verwaltung des „Extranet“ aktiviert.

Senior Edition mit vollem Funktionsumfang - Geschäftsprozesse - kostet 99.500 Rubel . Die Senior Edition umfasst Tools zur visuellen Gestaltung von Geschäftsprozessen, die Möglichkeit, das „Extranet“ zu verwalten, sowie einen Controller zur Integration des Portals mit einer externen Site.

1.3. 4 Portal Schreibtischarbeit

Portal-Schreibtischarbeit vom Unternehmen entwickelt Softline und basiert auf WindowsServerSharePointServices. Firma Softline hat bereits viele Portale implementiert und umfangreiche Erfahrungen bei der Entwicklung einer Lösung gesammelt, die für den russischen Markt am besten geeignet ist.

DeskWork 2.0 Standard umfasst die DeskWork 2.0 Basic-Version und Elemente eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems. Anpassbare Module bringen zusätzlichen Gewinn durch erhebliche Zeiteinsparungen für die Mitarbeiter und einen kontrollierten, fehlerfreien Dokumentenfreigabeprozess. Das elektronische Dokumentenmanagement wird die Genehmigungs-, Bestätigungs- und Genehmigungsprozesse von Dokumenten beschleunigen. Dies ist ein komfortables Tool zur Optimierung von Prozessen in einem Unternehmen und zur Erhöhung der Führungsdisziplin, da es Ihnen ermöglicht, elektronische Aufträge für die Arbeit mit Dokumenten zu erteilen und deren Ausführung zu überwachen. Gleichzeitig überwacht das System die Mitarbeiter nicht nur, sondern hilft ihnen auch dabei, Aufgaben pünktlich zu erledigen, indem es automatisch E-Mail-Benachrichtigungen über den Auftrag generiert und sie an die Notwendigkeit erinnert, die Aufgabe in naher Zukunft zu erledigen. Indem Sie Dokumente nach ihrem internen Inhalt durchsuchen, können Sie die erforderlichen Informationen um ein Vielfaches schneller erhalten und zuvor erstellte Dokumente und gesammeltes Wissen nutzen.

Abbildung 6 – Hauptseite des Portals Schreibtischarbeit

DeskWork Standard 2.0-Funktionalität

DeskWork 2.0 Standard umfasst einen Satz von 4 Designvorlagen mit neuem Design, sieben einzigartige Module, ein Dokumentenmanagementsystem sowie grundlegende SharePoint-Funktionalität:

grafische Struktur des Unternehmens (Bereiche, Abteilungen)

Liste der Mitarbeiter (Telefonverzeichnis, Adressbuch)

universeller Informant (Wechselkurse, Staus, Wetter, Witz des Tages, Kosten für ein Barrel Öl usw.)

Universelles Modul für Anfragen zu Kurierdiensten, Schulungen, Geschäftsreisen, Anfragen an die IT-Abteilung usw.

Automatische Erstellung einer Struktur aus Abteilungs- und Projektknoten basierend auf Daten aus der Unternehmensstruktur

Geburtstage von Mitarbeitern

Zitat des Tages (Aphorismen)

Standard-SharePoint-Module: Websites für Arbeitsgruppen, Zusammenarbeit, Besprechungen, Dokumentbibliotheken mit Versionen, Wikis (Wissensdatenbanken), Benachrichtigungen (Nachrichten), Kontaktlisten, Diskussionsforen (Foren), gemeinsame und persönliche Kalender, Aufgabenlisten, Umfragen, Diagramme Gantt für Projekte, Fotogalerien, Diskussionsblogs, RSS-Abonnements

Elemente eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems

1. Modul zur Dokumentenregistrierung
2. Serielles Matching-Modul
3. Paralleles Matching-Modul
4. Universelles Matching-Modul
5. Erweitertes Informationssuchmodul

Modul zur Dokumentenregistrierung

Registrierung von Dokumenten nach Typ: eingehend, ausgehend, intern.

Bei der Registrierung werden zusätzliche Attribute ausgefüllt: Dokumentname, Dokumentregistrierungsdatum, Dokumenttyp (bearbeitbares Verzeichnis), sendende Abteilung, empfangende Abteilung, zusätzliche Dateien.

Eine Dokumentenkarte wird erstellt und zur späteren Verarbeitung in der Bibliothek „Dokumentenregister“ gespeichert

Allgemeine Eigenschaften passender Module

Sie können jedem Benutzer nach Vereinbarung Zieltermine zuweisen.

Wenn einem Benutzer eine Aufgabe zugewiesen wird, erhält er E-Mail-Benachrichtigungen.

Jeder Benutzer sieht seine Aufgaben auf dem Portal.
Bei jedem Schritt haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Dokumente anzuhängen, Kommentare zu hinterlassen, das Dokument zu genehmigen oder abzulehnen.
In den Einstellungen können Sie ein Verhaltensmodell auswählen, wenn ein Teilnehmer ein Dokument ablehnt (Rückkehr zum vorherigen Schritt, Rückkehr zum Testamentsvollstrecker, Benachrichtigung der Rückgabe für alle Genehmigenden).

Sie können einen Controller ernennen, der das Dokument nach Abschluss der Genehmigung, jedoch vor der Rücksendung an den Initiator, prüft. Der Vorgesetzte kann beispielsweise ein Mitarbeiter der Qualitätskontrolle oder ein Archivar sein, der alle Dokumente auf Richtigkeit und Vorhandensein der erforderlichen Attribute prüft.

Sie können jederzeit den Status sehen: Wer hat das Dokument gerade in Genehmigung und wer hat seinen Genehmigungsschritt bereits abgeschlossen?

Der Benutzer sieht die Kommentare und Anhänge aller vorherigen Benutzer oder eines vorherigen Benutzers (die Einstellungen werden festgelegt, wenn der Abgleich beginnt).

Sie können Berichte zu verschiedenen Parametern des Dokumentfreigabeprozesses in das Excel-Format exportieren und so Benutzern die Möglichkeit geben, ihre eigenen Berichte ohne Programmierung, aber mit den Funktionen der bekannten „Tabellenkalkulationen“ zu erstellen.

Serielles Matching-Modul

Koordination/Genehmigung eines Dokuments in einer sequenziellen Akteurskette

Zwei Betriebsarten (ausgewählt zu Beginn der Koordination):
a) Die gesamte Genehmigerkette wird zu Beginn der Genehmigung gebildet; der Initiator kann für jeden Benutzer vereinbarte Zieltermine festlegen
b) Bei der Initiierung wird nur der erste Genehmiger ausgewählt, dann wählt der aktuelle Genehmiger selbst den nächsten Genehmiger aus und legt für ihn ein angestrebtes Genehmigungsdatum fest

Paralleles Matching-Modul

Koordination/Genehmigung eines Dokuments in einer parallelen Akteurskette

Alle Genehmiger werden zu Beginn der Genehmigung ausgewählt; Sie können jedem Benutzer nach Vereinbarung Zieltermine zuweisen

Wenn eine Aufgabe von einem der Genehmiger abgelehnt wird, wird eine Benachrichtigung an den Initiator gesendet, der entscheidet, ob die Genehmigung fortgesetzt wird oder nicht. Wenn der Initiator die Genehmigung stoppt, erhalten alle Genehmiger eine Benachrichtigung.

Universelles passendes Modul

Koordination/Genehmigung eines Dokuments in zufälliger Reihenfolge. Dabei handelt es sich um ein System zur rekursiven Nutzung der beiden vorherigen Module – parallele und sequentielle Genehmigungen.

Die Route wird im Genehmigungsprozess erstellt. Bei jedem Schritt kann der Teilnehmer eine weitere Freigabeart (sequentiell, parallel) bilden, weitere Teilnehmer angeben und jedem von ihnen ein angestrebtes Freigabedatum zuordnen.

Das Universal-Matching-Modul ist eine einzigartige Entwicklung für Systeme dieser Klasse. Die Route wird während des Genehmigungsprozesses gebildet; bei jedem Schritt kann der Benutzer eine weitere Art von Vereinbarung erstellen (sequenziell, parallel, Teilnehmer an weiterer Vereinbarung angeben) und jedem Benutzer ein kritisches Genehmigungsdatum zuweisen. Es handelt sich um ein System zur rekursiven Verwendung zweier Modelle: parallel und seriell, das sich ideal für Verhandlungen eignet, bei denen:

Teilnehmer sind nicht festgelegt;

die Route ändert sich abhängig von den Entscheidungen der vorherigen Teilnehmer;

diejenigen, die zustimmen, bitten andere Mitarbeiter um Rat;

Sie können beliebig viele Rekursionen (Einbettungen) angeben.

Erweitertes Informationssuchmodul

Erweiterte Suche durch interne Inhalte von Office-Dokumenten und persönlichen Seiten von Benutzern. Die Suche kann sowohl nach den Attributen von Dokumenten und ihrem Inhalt als auch nach dem Inhalt der auf den Seiten des Portals veröffentlichten Informationen durchgeführt werden.

Die Hauptvorteile dieses Portals:

1. Niedriger Preis, unabhängig von der Anzahl der Benutzer;

2. Sie müssen keine zusätzlichen Microsoft-Lizenzen erwerben, wenn Sie über einen lizenzierten Windows Server 2003 oder 2008 verfügen. Wenn Sie keinen Windows Server haben, können Sie Windows Web Server 2008 verwenden; Sie benötigen dafür keine Client-Lizenzen !

3. Minimale Installationszeit: buchstäblich ein paar Stunden;

4. Einzigartiges, schönes Design;

5. Vorgefertigte garantierte Funktionalität, die den Grundbedürfnissen eines modernen Unternehmens entspricht.

6. Mit benutzerdefinierten Modulen können Sie die Funktionalität Ihres Portals auf bequeme visuelle Weise selbst anpassen, ohne IT-Spezialisten einzubeziehen;

7. Unbegrenzte Möglichkeiten zur Entwicklung, Skalierung und Erweiterung der Funktionalität durch Programmierer von Drittanbietern, die über Kenntnisse im Umgang mit der Windows SharePoint Services-Technologie verfügen.

8. Mit einem nahezu fertigen Dokumentenmanagementsystem können Sie „Standard“-Prozesse wie die Erstellung kommerzieller Angebote, die Koordinierung, Genehmigung und Billigung von Verträgen und anderen Dokumenten, die Pflege und Koordinierung der Dokumentation für Projektaktivitäten sowie die Genehmigung, Koordinierung oder das Sammeln von Feedback verwalten beliebige Unternehmensdokumente, Arbeiten mit Personaldokumenten.

Die Kosten für dieses Portal für einen Server (ausreichend für mehrere tausend Benutzer) betragen 64.000 Rubel. Es ist jedoch zu beachten, dass die Staatliche Landwirtschaftsakademie Wolgograd bereits über eine Lizenz für diese Software verfügt, sodass sich alle Kosten nur auf die Kosten für die Implementierung und Fertigstellung dieses Produkts reduzieren. Zusätzliche Kosten für die Implementierung des Portals sind in den Lizenzkosten enthalten Microsoft Windows Server 2003 oder älter, falls es in Ihrer Organisation noch nicht installiert ist.

1.3. 5 WSS Portal 2.1

WSS Portal 2.1 ist ein gebrauchsfertiges Unternehmensportal auf der SharePoint-Plattform. Sie können eine fertige Lösung viel schneller und effizienter implementieren, als ein eigenes Portal von Grund auf zu entwickeln. Und die Möglichkeit, nach der Implementierung eine fertige Lösung zu entwickeln, bietet zusätzliche Vorteile.

WSSportal ist eine hochwertige Lösung, die auf den Best Practices für die Erstellung von Portalen basiert und es Ihnen ermöglicht, ein Portal in kurzer Zeit zu implementieren und Ihr Budget möglichst effizient für die Implementierung des Portals einzusetzen.

Das Produkt WSS Portal 2.1 hat sich als zuverlässige, qualitativ hochwertige Lösung mit guter Leistung erwiesen. Das Produkt verfügt über eine große Anzahl von Implementierungen, verschiedene Versionen des Produkts werden in Unternehmen mit einer Benutzerzahl von 50 bis 15.000 verwendet. Die Implementierungen wurden in Unternehmen mit verschiedenen Arten von Aktivitäten durchgeführt und die Lösung hat sich unabhängig von der Unternehmensaktivität bewährt Industrie.

WSS-Portal 2.1. so umgesetzt, dass es direkt nach der Installation einsatzbereit ist. Es enthält alle für ein Unternehmensportal notwendigen Funktionalitäten, eine bewährte Struktur und Gestaltung. Auch dank der Microsoft SharePoint-Plattform ist die Funktionalität des WSS Portal 2.1. die Funktionalität konkurrierender Lösungen und Produkte deutlich übertreffen.

Abbildung 7 – WSSPortal . Hauptseite.

Es gibt drei Versionen des Produkts:

WSS Portal 2.1 Lite – 80.000 Rubel für eine Serverlizenz (einschließlich 25 Benutzer) und 600 Rubel für jeden weiteren Benutzer.

WSSPortal 2.1 Standard - 295.000 Rubel.

WSSPortal 2.1 Enterprise - 695.000 Rubel.

Um dieses Portal nutzen zu können, benötigen Sie außerdem Windows Server 2003 oder höher, das separat erworben werden muss und etwa 1.000 US-Dollar kostet. Benutzen Standard und Enterprise Versionen des Portals müssen zusätzliche Client-Lizenzen separat erworben werden MicrosoftOfficeSharePointServer 2007 kostet etwa 3.200 Rubel pro zusätzlichem Benutzer.

Enterprise-Portal-VersionEs wird für Organisationen empfohlen, in denen die Anzahl der Benutzer mehr als 500 Personen beträgt, was für uns eine notwendige Voraussetzung ist, aber die Kosten dieser Version sind sehr hoch. Es wäre auch möglich, die Lite-Version mit einer zusätzlichen Option für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern zu nutzen (zusätzliche 90.000 Rubel), aber diese Version des Portals verfügt über eine begrenzte Anzahl von Funktionen, einschließlich des Fehlens von Dingen wie persönlichen Knoten für Benutzer und ein einziger Dokumentenspeicher für das gesamte Portal, was die Nutzung dieses Portals umständlich und unpraktisch macht.

Jedes der hier aufgeführten Unternehmensportale muss nach der Installation an die Besonderheiten der Aufrechterhaltung der internen Organisation des Unternehmens angepasst werden.

Eine vergleichende Analyse analoger Systeme ist in Tabelle 1 dargestellt.

Tabelle 1 – Vergleichende Analyse von Portallösungen

Modul oder Funktion

Schlussfolgerungen zum Abschnitt

Nachdem ich diese Unternehmenslösungen in Betracht gezogen hatte, musste ich eine bestimmte Wahl treffen, damit das System hinsichtlich der Funktionen und Module zu unserer Organisation passt, die Implementierung einfach ist und die Kosten für den Kauf und die Implementierung des Portals nicht übermäßig hoch sind. Alle im Vergleich vorgestellten Portale verfügen über die notwendigen Mindestfunktionen, und1C-Bitrix: Das Unternehmensportal verfügt über eine wirklich enorme Funktionalität. Eine breite Funktionalität ist jedoch nicht immer gut – diese Lösung nutzt eine Vielzahl von Modulen, die ausschließlich von großen Organisationen benötigt werden. In unserem Fall wird eine so große Funktionalität einfach im Weg stehen,Der Benutzer geht einfach verloren, was zu einer Verringerung der Effizienz bei der Nutzung dieses Portals führen kann.

eGroupware verfügt zwar auch über einen Grundsatz an Modulen und Funktionen, es fehlt jedoch ein Anwendungsmodul (insbesondere die notwendige Anwendung bei der IT-Abteilung) sowie der Mangel an vollständigem technischem Support und der Lokalisierung ins Russische, obwohl dies kostenlos ist Lösung macht die Implementierung dieses Portals schwierig und ineffektiv. Vor allem, wenn man bedenkt, dass es sich bei konkurrierenden Lösungen um vorgefertigte Box-Lösungen handelt und ihre Implementierung nur minimale Zeit in Anspruch nimmt.

Lösungen basierend auf MicrosoftSharePointServices 2007, verfügen über alle erforderlichen Module und erfüllen alle Anforderungen der Organisation. Funktional WSSPortal etwas breiter und seine Verwendung wäre angemessener als Schreibtischarbeit , aber die exorbitanten Kosten dieser Lösung entsprechen nicht dem Unterschied in der Funktionalität dieser Lösungen. Darüber hinaus das Portal Schreibtischarbeit Die Staatliche Landwirtschaftsakademie Wolgograd ist bereits verfügbar, und alle Kosten reduzieren sich auf die Kosten für die Implementierung und Feinabstimmung dieser Lösung entsprechend den Aktivitäten der Organisation.

Daher wäre es für uns die beste Wahl, die bestehende Lösung zu nutzen Schreibtischarbeit . Es wird an die interne Ordnung der Organisation angepasst und ggf. um die notwendigen Module erweitert.

Anmerkungen

1. Sie können Abbildungen der beschriebenen Lösungen einfügen.

2. Spezifische Funktionen genauer spezifizieren, zum Beispiel die Möglichkeit der parallelen, sequentiellen und universellen Koordination, die Möglichkeit, das Portal ohne Einschaltung von Spezialisten zu entwickeln

3. Geben Sie den Kaufpreis inklusive Client-Lizenzen an

4. Kommen Sie zu dem Schluss, dass die Umsetzung besser ist Schreibtischarbeit.

5. Erstellen Sie ein Diagramm „wie es ist“, und „wie es sein wird“ ist bereits vorhanden.

6. Erstellen Sie basierend auf dem Studium der Artikel (siehe beigefügte Datei) ein Funktionsdiagramm des Implementierungsprozesses

7. Machen Sie es in Primavera Implementierungsprozess-Netzwerkdiagramm

Http://www.e-commerce.ru/analytics/analytics-part/analytics15.html

http://egroupware.ru/index.php?option=com_content&task=view&id=5&Itemid=38

Http://www.soft.mail.ru/program_page.php?grp=61638

Http://www.s-incom.opt.ru/shop/1486055/1486056.html

Http://www.deskwork.ru/view.aspx?page=dw_standard#about

Http://solutions.wss-consulting.ru/files/Proposal-For-Partnership.pdf

Umsetzungsprozess:

Voruntersuchung und Zustandsbeurteilung;

Umfrage vor dem Projekt;

Vorläufige Umschulung;

Technische Aufgabe;

Machbarkeitsstudie;

Organisation des Projekts;

Entwicklung von Zielen;

Technisches Projekt;

Personalumschulung;

Planung;

Datenmanagement;

Inbetriebnahme;

Auswertung der Ergebnisse;

Analyse des Ist-Zustandes.

Das Programm zur Buchhaltung von Anträgen und Bestellungen soll den Prozess der Buchhaltung von Bestellungen oder des Eingangs von Anträgen in einer kleinen Handelsorganisation automatisieren. Das Programm automatisiert die Betriebs- und Managementbuchhaltung des Unternehmens vollständig und erleichtert so die Arbeit von Mitarbeitern und Führungskräften erheblich. Da das Programm auf der Plattform basiert, ist es für den Benutzer einfach und intuitiv, wie andere auf dieser Plattform erstellte Projekte. Daher kann auch eine Person, die sich mit Computern nicht so gut auskennt, damit arbeiten.
Das Programm verfügt über einen sehr praktischen Produktkatalog. Jedes Produkt verfügt über eine Reihe von Merkmalen, zum Beispiel: Name, Barcode, Hersteller, Produktionsland usw. Der Satz von Produktmerkmalen kann beliebig sein, d.h. Sie können einem Produkt einfach und schnell die notwendigen Eigenschaften hinzufügen oder unnötige entfernen. Für jedes der Merkmale können Sie einen Filter setzen, um schnell nach dem gewünschten Produkt im Katalog zu suchen. Für eine bequemere und schnellere Suche bietet das Auftragsbuchhaltungsprogramm außerdem einen Ordnerbaum. Sie können damit Ihre eigene Produktklassifizierung erstellen und Produkte in den entsprechenden Ordnern ablegen. Sie können jedem Produkt eine unbegrenzte Anzahl von Fotos hinzufügen. Eine Produktliste kann aus einer Excel-Tabelle importiert und aus dem Programm in eine Excel-Tabelle exportiert werden. Das Programm unterstützt die Arbeit mit einem Barcodescanner. Der Scanner wird über einen USB-Anschluss mit dem Computer verbunden und liest den Barcode, die gelesenen Daten werden in das Filterfeld eingefügt und das gewünschte Produkt automatisch gefunden.
Da Organisationen neben dem Verkauf von Waren auch damit verbundene Dienstleistungen erbringen können, stellt das Programm zur Erfassung von Anträgen und Bestellungen auch ein Leistungsverzeichnis zur Verfügung. Jeder Dienst verfügt über die erforderlichen Eigenschaften, die bei Bedarf geändert werden können. Es ist möglich, nach jedem der Merkmale zu suchen. Die Liste der Dienste kann aus einer Excel-Tabelle heruntergeladen werden.
Um Zahlungen an Lieferanten zu automatisieren, verfügt das Programm über eine Lieferantendatenbank. Jeder von ihnen verfügt über die erforderlichen Merkmale: Name, Telefonnummer, Details usw. Der Saldo des Lieferanten wird automatisch berechnet. Sie errechnet sich aus der Differenz zwischen der Gesamtmenge der gelieferten Waren und der Gesamtsumme der Zahlungen an diesen Lieferanten. Die Liste kann nach jedem Feld gefiltert werden.
Das Auftragsbuchhaltungsprogramm enthält auch eine Liste der Manager Ihrer Organisation. Für jeden von ihnen werden Statistiken geführt und die notwendigen Informationen gespeichert. Jeder Manager hat seinen eigenen Umsatzprozentsatz, nach dem sein Gehalt automatisch berechnet und der Managersaldo gebildet wird. Es gibt auch Filter für die gewünschten Eigenschaften.
Die Käuferdatenbank wird auch im Anwendungsbuchhaltungsprogramm bereitgestellt. Name, Angaben, Daten zum Vertragsabschluss – all das zeichnet jeden Käufer aus. Die Liste der Merkmale kann nach Ihren Wünschen geändert werden. Der Gesamtbetrag der Einkäufe wird automatisch kumuliert. Die Käuferliste kann aus einer Excel-Tabelle in das Programm importiert und bei Bedarf aus dem Programm nach Excel exportiert werden. Diese Liste kann nach beliebigen Käufermerkmalen gefiltert werden.
Der Wareneingang erfolgt über den gleichnamigen Betrieb. Wir wählen einen Lieferanten aus und fügen Produkte aus dem Produktkatalog hinzu, geben deren Menge an und ändern gegebenenfalls den Einkaufspreis. Die Warenliste kann aus einer Excel-Tabelle in den Wareneingangsvorgang importiert werden. Dies ist eine sehr praktische Funktion. Wenn Ihr Lieferant Ihnen eine Excel-Datei mit einer Liste der gelieferten Waren senden kann, müssen Sie diese Daten nur noch in das Programm laden. Dazu müssen Sie lediglich auf die Schaltfläche „Aus Excel importieren“ klicken und eine Datei mit einer Produktliste auswählen. Die Daten werden automatisch an das Programm übertragen. Die gelieferte Warenmenge geht ins Lager und die Gesamtlieferungsmenge wird in der Bilanz des Lieferanten erfasst. Die Liste der Eingangstransaktionen ist mit Filtern nach Lieferant und Vorgangsdatum ausgestattet.
Die Abrechnung von Bestellungen im Programm ist sehr einfach. Sie müssen den Bestellstatus und den Käufer aus der Käuferliste auswählen. Der Nachname des Managers wird automatisch anhand des Benutzernamens eingetragen, unter dem Sie angemeldet sind.

Wie verbucht man Bestellungen richtig? Wie lassen sich Anfragen von Klienten und Kunden fehlerfrei erfassen und bearbeiten? Ein cloudbasiertes Auftragsbuchhaltungsprogramm wird eine unschätzbare Hilfe bei der Arbeit mit Aufträgen und Kunden sein.

Buchhaltung „auf dem Knie“: Fallstricke herkömmlicher Buchhaltungsmethoden

Bei der Gründung eines Unternehmens erhält ein Unternehmer die ersten Aufträge von Kunden. Solange es sich um Singles handelt und der Umsatz nicht groß ist, treten bei der Abrechnung von Bestellungen (und damit der Buchhaltung und Steuerbuchhaltung) keine Probleme auf: Alle Daten zu Bewerbungen werden in einem bestimmten Zeitraum erfasst: am Ende der Woche, am Ende des Arbeitstages oder zu einem anderen Zeitpunkt.

Alle Kunden stehen Ihnen zur Verfügung.
Verwalten Sie Beziehungen zu Kunden, führen Sie produktive Arbeit mit Aufträgen durch!

Dies kann ein normales Journal mit einer Bestelltabelle, ein Notizblock oder ein Excel-Programm sein. Unabhängig davon, welches Tool der für die Auftragsabrechnung zuständige Mitarbeiter des Unternehmens verwendet, erfasst er alle Daten manuell, basierend auf Schecks, Verträgen und anderen Dokumenten.

In den ersten Phasen der Unternehmensarbeit ist es nicht schwierig, die Anzahl und Richtigkeit der Bestellungen zu überwachen. Doch mit zunehmender Zahl der Bewerbungen stößt die Führungskraft auf erste Schwierigkeiten:

Mitarbeiter, die für die Auftragsabrechnung verantwortlich sind, beginnen, Fehler zu machen und Bewerbungen zu verpassen;
Die Auftragsabwicklung nimmt zu viel Zeit in Anspruch und Sie müssen für diese Arbeit einen separaten Mitarbeiter einstellen.
Aufgrund der Notwendigkeit, eine große Anzahl von Bestellungen zu bearbeiten, beginnt selbst ein solcher Mitarbeiter immer mehr Fehler zu machen.
Ein Manager oder eine andere verantwortliche Person kann die Arbeit der Mitarbeiter nicht kontrollieren – sowohl derjenigen, die Aufträge erfassen, als auch derjenigen, die sie entgegennehmen und bearbeiten.

Das Ergebnis ist eine schlechte Qualität des Kundenservice, Fehler in Finanzdokumenten und falsche Daten in der Buchhaltung und Steuerberichterstattung.

Automatisierung der Auftragsabrechnung: Vorteile von Systemen

Bei einer großen Anzahl von Bestellungen wäre die Implementierung eines Bucdie optimalste Lösung – ein Programm zur Auftragsabrechnung, das eine unterbrechungsfreie Abrechnung von Bestellungen ermöglichen könnte.

Vorteile der Automatisierung:

keine Fehler oder Auslassungen;
Online-Buchhaltung, d.h. Eingabe der Daten unmittelbar nach Eingang und Bearbeitung der Bestellung;
vorgefertigte Vorlagen, Tabellen, Dokumentformulare, die Möglichkeit, Dokumente in ein oder zwei Minuten vorzubereiten;
Benutzerfreundlichkeit, erhebliche Zeit- und Geldersparnis: Sie müssen keinen separaten Mitarbeiter einstellen, der für die Auftragsabrechnung zuständig ist;
die Fähigkeit, jede Phase der Auftragsabwicklung zu berücksichtigen.

Chancen von Cloud-Diensten

Die automatisierte Auftragsabrechnung kann auf zwei Arten organisiert werden.

Erster Weg- Installieren Sie ein kostenloses Programm zur Auftragsabrechnung auf Ihrem Computer oder Ihrem lokalen Netzwerk. In der Regel handelt es sich um komplexe, multifunktionale Systeme, die gewartet und aktualisiert werden müssen. Damit ein solches System effektiv funktioniert, müssen Sie unter anderem einen IT-Spezialisten engagieren oder einen Outsourcing-Vertrag mit dem Unternehmen abschließen, das das Programm installiert hat.

Zweiter Weg- Verwenden Sie einen Cloud-Webdienst. Es bietet die gleichen Funktionen wie ein reguläres Programm, jedoch ohne deren Nachteile.

Möglichkeiten von Cloud-Webdiensten:

Sie müssen kein Programm zur Auftragsabrechnung auf Ihrem Computer installieren, kein lokales Netzwerk aufbauen oder ein Auftragsabrechnungssystem in die bestehende Informationsumgebung implementieren;
Sie sparen Platz auf der Festplatte Ihres Computers oder auf dem lokalen Netzwerkserver. Verschwenden Sie kein Geld für die Wartung und Aktualisierung des Programms.
Der Webservice kann von jedem, der über Zugriffsrechte verfügt, zeitlich unbegrenzt und von überall auf der Welt genutzt werden: Bei Bedarf kann ein Mitarbeiter Auftragsdaten per Telefon eingeben, was vor allem für Außendienstmitarbeiter, Kuriere und Mitarbeiter im Lager wichtig ist , Transport, Produktion.

Class365: kostenloses Programm zur Auftragsabrechnung

Um Ihnen ein Tool zur Verfügung zu stellen, mit dem Sie Bestellungen von überall auf der Welt und zu jedem beliebigen Zeitpunkt verfolgen können, müssen Sie kein komplexes Programm kaufen und installieren oder einen dedizierten Server mieten, dessen Wartung wird die Hälfte des Budgets in Anspruch nehmen. Sie müssen sich lediglich registrieren und eine Verbindung zum Class365-Cloud-Webdienst herstellen.

Class365 ist ein praktischer kostenloser Service, mit dem Sie Ihre Bestellungen verfolgen können. Das Programm eignet sich für Unternehmen aus dem Dienstleistungssektor, dem Einzel- und Großhandel sowie Online-Shops. Sie können mit Kunden zusammenarbeiten, schnell detaillierte Informationen zu einem bestimmten Produkt erhalten und Bestellungen in Echtzeit verfolgen.

Um alle Funktionen des Programms nutzen zu können, müssen Sie sich nur wenige Minuten registrieren und den „Free“-Tarif für angehende Unternehmer und junge Unternehmen auswählen. Wenn Ihr Unternehmen und damit auch die Mitarbeiterzahl wächst, können Sie durch den Wechsel in den „Professional“-Tarif die Anzahl der Nutzer erhöhen.