Yrityksen (organisaation) osastoa (palvelua) koskeva määräys on kunkin osaston toimintaa säätelevä asiakirja, joka heijastelee sen sisäistä organisaatiota (rakennetta) ja osaston (palvelun) paikkaa, roolia järjestelmässä (organisaatiorakenne). yrityksen) Yrityksen osastoa (palvelua) koskevien määräysten perusteella sen toiminta organisoidaan, toiminnan tulokset arvioidaan ja tämän osaston (palvelu) henkilöstöaikataulu, toimenkuvat jne. laaditaan.
Osaston (palvelu) määräykset laatii osaston (palvelun) johtaja. Tässä otetaan huomioon tietyn yrityksen erityispiirteet, tietyn yrityksen työn organisoinnin ja johtamisen erityispiirteet, osaston (palvelun) sisältö ja toiminnot.
Osaston (palvelun) määräysten tulee koostua seuraavista osista:
- yleiset määräykset - jossa ilmoitetaan osaston (palvelun) tarkka nimi, sen paikka yrityksen organisaatiorakenteessa, jonka välittömässä alaisuudessa tämä osasto (palvelu) sijaitsee, joka johtaa osastoa (palvelua) sekä luettelo tärkeimmistä sääntely- ja ohjemateriaaleista, joita osaston (palvelun) tulee ohjata toiminnassaan;
- päätehtävät - tässä osiossa tulee olla osaston (palvelun) päätehtävien (toiminta-alueiden) muotoilu;
- rakenne ja henkilöstö - jossa määritellään osaston (palvelun) sisäinen rakenne, luettelo osaston (palvelu) sisäisistä osastoista sekä menettely vastuunjaosta osastojen ja osaston (palvelu) työntekijöiden kesken;
- toiminnot - tulee sisältää kattava kuvaus tämän osaston (palvelun) toiminnasta ja osaston (palvelun) riippumattomuudesta tiettyjen asioiden ratkaisemisessa;
- suhteet muihin osastoihin - joka määrittelee yrityksen osastojen (palveluiden) väliset suhteet toiminnan aikana, keskinäiset vastuut, heijastaa saapuvan ja lähtevän dokumentaation ominaisuuksia (suunnittelu, raportointi, analyyttinen jne.), ajoituksen ja menettelyn tällaisten asiakirjojen toimittamisesta ja toteuttamisesta;
- vastuualueet - osoittaa luettelon osaston (palvelun) ja sen työntekijöiden vastuista, jotka heidän on suoritettava saavuttaakseen tälle rakenteelle määritellyt tehtävät;
- oikeudet - tulee sisältää luettelo osaston (palvelun) johtajalle ja työntekijöille myönnetyistä oikeuksista, jotka ovat tarpeen osastolle (palvelulle) annettujen tehtävien toteuttamiseksi;
- vastuullisuus - tämä osio kuvastaa niiden päätehtävien ominaispiirteitä, joista osaston (palvelu) päällikkö ja työntekijät ovat vastuussa osastolle (palvelulle) määrättyjen tehtävien toteuttamisesta, dokumentaatiossa määritettyjen tietojen oikeellisuudesta osaston (palvelu) valmistelema työkuritilanne jne.
Yrityksen osastoa (palvelua) koskevista määräyksistä on sovittava niiden osastojen (palveluiden) päälliköiden kanssa, joiden kanssa tämä osasto (palvelu) on vuorovaikutuksessa, oikeudellisen yksikön (juridinen neuvonantaja) kanssa ja toimitettava hyväksyttäviksi yksikön johtajalle. yritys. Yrityksen osastoa (palvelua) koskevien määräysten muuttamisen perusteena on yrityksen johtajan määräys.
Hyväksymisen jälkeen yksi kappale osastoa (palvelua) koskevista määräyksistä säilytetään osaston (palvelu) johtajalla ja toinen - henkilöstöosastolla (henkilöstöhallintopalvelu).
Suurissa organisaatioissa voidaan luoda erityinen rakenneyksikkö - arkisto - asiakirjojen keskitettyä säilytystä varten. Sen toimintaa säätelevät organisaation arkistosäännöt, jotka voivat näyttää tältä.
HYVÄKSYIN
JSC "Protector" ARKISTOA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET
1. Yleiset määräykset
1.2. Yrityksen asiakirjat, joilla on historiallista, tieteellistä, sosiaalista, taloudellista ja poliittista merkitystä, muodostavat valtion osan Venäjän federaation arkistorahastosta, ovat valtion omaisuutta ja niitä säilytetään pysyvästi Venäjän federaation valtionarkistoissa. Ennen valtionvarastoon siirtämistä nämä asiakirjat säilytetään tilapäisesti Yrityksessä.
1.3. Venäjän federaation arkistorahaston asiakirjojen katoamisesta ja vahingoittumisesta yritys on vastuussa voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
1.4. Yrityksessä luodaan arkisto Venäjän federaation arkistorahaston asiakirjojen ja käytännön tarkoituksiin liittyvien asiakirjojen säilyttämistä varten, jotka on täydennetty paperityöllä, niiden valinnalla, kirjanpidolla, käytöllä ja valmistelulla siirrettäväksi valtion varastoon.
1.5. Yrityksen arkisto noudattaa työssään dokumentaation tukiosastoa (osastoa, ryhmää) koskevia määräyksiä, määräyksiä, ohjeita, Yrityksen toimistotyön ja arkiston työn vakioohjeita ja näitä määräyksiä.
1.6. Yritysarkisto toimii dokumentaation tukiosaston (osaston) johtajan hyväksymien suunnitelmien mukaisesti ja raportoi hänelle työstään.
2. Arkistoasiakirjojen kokoonpano
Arkisto vastaanottaa:
Yrityksen osastojen ja muiden rakenteellisten yksiköiden toiminnassa syntyneet pysyvästi säilytettävät asiakirjat, väliaikaisesti (yli 10 vuotta) säilytettävät asiakirjat, joita tarvitaan käytännön toiminnassa; henkilöstön asiakirjat;
Viralliset ja osastojen julkaisut;
Arkistoasiakirjojen tieteellinen referenssilaitteisto (SRA), joka sisältää rahaston kirjanpidon ja ylläpidon hakuteoksia, jotka on luotu Yrityksen arkistointiin ja arkistoon. Pääosa NSA:sta on arkistohakukirjoja asiakirjojen koostumuksesta ja sisällöstä: tapausluettelot, korttihakemistot, hakemistot (jos tapausluettelot ovat rakenteeltaan ja sisällöltään monimutkaisia, niistä kootaan hakemistoja. Hakemistot voivat olla temaattisia, nimellisiä , maantieteelliset, kronologiset jne. Hakemistoihin sisältyvissä käsitteissä tulee olla linkkejä vastaaviin tapausnumeroihin, historiallisia tietoja (ne sisältävät tietoa arkiston luojasta, itse arkistosta ja arkistoon tallennettujen asiakirjojen ominaisuuksista ). Näitä arkiston hakuteoksia täydentävät tiedotuskirjeet, todistukset asiakirjojen koostumuksesta ja sisällöstä jne.
3. Arkiston tehtävät ja toiminnot
3.1. Arkiston päätavoitteet ovat:
Asiakirjojen täyttö, joiden kokoonpano on määrätty näiden määräysten 2 kohdassa;
Kirjanpito, turvallisuuden varmistaminen, viiteasiakirjojen luominen, arkistoon tallennettujen asiakirjojen käyttö;
Asiakirjojen valmistelu ja oikea-aikainen siirto Venäjän federaation arkistorahastosta valtion varastointiin;
Hallitsee tapausten muodostusta ja rekisteröintiä Yrityksen arkistointihallinnossa.
3.2. Arkisto suorittaa sille annettujen tehtävien mukaisesti seuraavia tehtäviä:
Hyväksyy (viimeistään 3 vuoden kuluttua toimistotyön päättymisestä), tallentaa ja säilyttää yrityksen osastojen ja muiden rakenneyksiköiden asiakirjoja;
Kehittää ja koordinoi asiaankuuluvien valtion arkiston aikatauluja inventaarioiden toimittamiseksi valtion arkiston (EPC) harkittavaksi ja Venäjän federaation arkistorahaston asiakirjojen siirtämiseksi valtion varastointiin;
Kokoaa ja toimittaa (viimeistään 2 vuoden kuluttua toimistotyön päättymisestä) vuosittaiset osat pysyvän varaston inventoinnista ja henkilöstöasiakirjoista yrityksen asiantuntijatoimikunnan (EY) tarkastettavaksi;
Pitää kirjaa ja varmistaa varastointiin hyväksyttyjen koteloiden täydellisen turvallisuuden;
Luo, täydentää, parantaa arkistoon tallennettujen tiedostojen ja asiakirjojen viiteasiakirjaa; varmistaa sen jatkuvuuden vastaavan valtion arkiston NSA:n kanssa;
Järjestää asiakirjojen käytön (ilmoittaa Yrityksen johdolle ja työntekijöille arkiston asiakirjojen koostumuksesta ja sisällöstä; myöntää asiakirjoja, asiakirjoja tai asiakirjojen jäljennöksiä, arkistotodistuksia säädetyllä tavalla, täyttää järjestöjen pyynnöt, kansalaisten perustamista koskevat hakemukset työikää ja muita sosiaalis-oikeudellisia kysymyksiä);
Pitää kirjaa arkistoon tallennettujen asiakirjojen käytöstä;
Suorittaa arkistoon tallennettujen asiakirjojen arvon tarkastuksen;
Osallistuu yrityksen EY:n työhön;
Valvoo toimistotyössä tapausten muodostamisen ja rekisteröinnin oikeellisuutta sekä asioiden valmistelua arkistoon siirrettäväksi;
Osallistuu toimiin yrityksen toimistojohtamispalvelun työntekijöiden pätevyyden parantamiseksi;
Toimittaa vuosittain asianomaiselle valtion arkistolle tiedot asiakirjojen koostumuksesta ja määrästä määrätyssä muodossa;
Valmistelee ja siirretään säädetyn menettelyn mukaisesti säilytettäväksi Venäjän federaation arkistorahaston asianmukaisiin valtion arkistoasiakirjoihin.
4. Arkistointioikeudet
Määrättyjen tehtävien ja toimintojen suorittamiseen arkistolla on oikeus:
Valvoa vahvistettujen asiakirjojen kanssa työskentelyä koskevien sääntöjen täytäntöönpanoa yksiköissä ja muissa yrityksen rakenneyksiköissä;
Pyydä osastoilta ja muilta rakenneyksiköiltä arkiston toiminnan kannalta tarpeellisia tietoja ottaen huomioon kaikkien arkistolle osoitettujen tehtävien ja toimintojen toteutumisen.
5. Vastuu
Arkisto vastaa:
Venäjän federaation arkistorahaston asiakirjojen säilyttäminen;
Asiakirjojen oikeellisuus;
Asiakirjojen oikea-aikainen siirto Venäjän federaation arkistorahastosta valtion varastoon.
Pää arkisto Allekirjoitus M. S. Tatishchev
"Henkilöstön virkailijoiden käsikirja" (käytännön suosituksia toimittanut G. Yu. Kasyanova).
Se on luonteeltaan persoonaton ja ilmoitetaan työntekijälle kuittia vastaan työsopimusta solmittaessa, toiseen työhön siirryttäessä sekä tilapäisesti tehtävissä tehtävissä. Mitä tulee osastoa koskeviin ohjeisiin, niin myös tässä tapauksessa olisi suositeltavaa kehittää sitä henkilöstöosaston toimesta yhdessä rakenneyksikön johtajan kanssa, samalla kun se koordinoidaan organisaation lakiosaston (lakikonsultin) kanssa. Laki ei siis sisällä erityisiä vaatimuksia osasto- ja toimenkuvaa koskevien määräysten kehittämisessä. Käytännön perusteella voidaan kuitenkin päätellä, että pääsääntöisesti osastomääräykset ja tämän osaston työntekijöiden toimenkuvat laativat henkilöstöosasto yhdessä rakenneyksikön johtajan kanssa.
Säännöt organisatorisena ja oikeudellisena asiakirjana
- Yrityksen toiminnan oikeudellinen tuki, sen oikeuksien ja etujen oikeudellinen suojaaminen;
- Oikeudellisten välineiden tehokas käyttö yrityksen taloudellisen aseman vahvistamiseksi, työn tuottavuuden lisäämiseksi ja työn taloudellisen suorituskyvyn parantamiseksi. Apua Työsuojeluosaston määräyksissä määritelty tehtäväluettelo voi sisältää esimerkiksi seuraavat:
- Turvallisuuden ja työsuojelun varmistaminen yrityksessä;
- Valtion ja teollisuuden tasolla vahvistettujen työsuojeluvaatimusten ja -standardien noudattamisen valvonta;
- Työsuojeluvaatimusten rikkomusten ehkäisy ja estäminen;
Miksi osastolle on laadittava määräyksiä?
- tuotannon valmistelu (projektidokumenttien vastaanotto ja valmistelu, työlupien saaminen jne.);
- työasiakirjojen oikea-aikainen valmistelu ja antaminen;
- tuotantoprosessien teknisen ja teknologisen valvonnan toteuttaminen.
Myyntiosaston säännöissä kuvatut toiminnot voivat sisältää:
- myyntisuunnitelmien analysointi, ennusteet ja valmistelu;
- osallistuminen markkinointitutkimukseen ja hinnoittelupolitiikan kehittämiseen;
- varastoon varastoidun varaston valvonta.
Osaston sääntöjen kohdassa ”Johtajan oikeudet” on luettelo valtuuksista, jotka osaston johtajalla on, jotta hän voi tehokkaasti hoitaa tehtävänsä ja varmistaa hänelle uskotun osaston tehokkaan toiminnan.
Miten osastosääntöä kehitetään
Kohdissa ”Oikeudet ja velvollisuudet”, ”Vastuu” määritellään henkilöstön oikeudet ja velvollisuudet heille annettujen tehtävien yhteydessä, vahvistetaan rakenneyksikön johtajan vastuu henkilöstöosaston työstä sekä henkilöstön vastuu. yksikköä tehtävänkuvaustensa mukaisesti Rakenneyksikköä koskevat määräykset asianajajan kanssa sovittaessa, yhdessä muiden virkamiesten kanssa, hyväksyy organisaation johtaja Rakennejaostojen määräykset Rakennejaostojen määräykset eivät ole pakollinen asiakirja. työlainsäädäntö kuitenkin määrittelee "roolien" jakautumisen yksiköiden ja työntekijöiden kesken yhden organisaation sisällä.Säännösten sisällölle voidaan määrittää organisaation sisäisiä asiakirjoja (esim. yritysstandardi).
Kuka vastaa osaston sääntöjen ja toimenkuvausten kehittämisestä?
Kohdassa ”Yksikkötehtävät ja vastuunjako” kuvataan: päätoiminnot tai työtyypit, joita yksikkö suorittaa ratkaistakseen sille osoitetut päätehtävät; tehtävien (vastuiden) ja vastuiden jako yksikön työntekijöiden kesken; yksikön päällikön työtehtävät, henkilökohtaiset oikeudet ja velvollisuudet voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti (tarvittaessa) Tehtävät on järjestetty tärkeys- tai tärkeysjärjestykseen Yksikön määräykset pääsääntöisesti osoittavat, että yksikön johtajan vastuut yksikön työntekijät määritellään toimenkuvissa 3.7.
Rakennejaon määräysten kehittäminen
Tärkeä
Henkilöstöosastoa koskevat määräykset voidaan hyväksyä kahdella tavalla: hallinnollisen asiakirjan tai virkamiehen toimesta. Molemmilla tavoilla on sama oikeusvoima. Hallintolaki annetaan pääsääntöisesti siinä tapauksessa, että henkilöstöosastoa koskevien määräysten voimaantulo edellyttää lisäohjeita ja selvennyksiä sekä muita sen soveltamiseen liittyviä toimia (lauseke
52
Tiedot
Ohjeet nro 4). 7.3. Voimaantulo. Hyväksyttävä henkilöstöosastoa koskeva määräys saa lainvoiman vasta hyväksymishetkestä lähtien. Vaihe 8. Hyväksyntä ja rekisteröinti. Henkilöstöpalvelua koskeva määräys on asiakirja, joka on organisaation johtajan hyväksymä, ja siksi siinä on oltava hyväksyntäleima.
Tämä riittää, eikä asiakirjan lainvoiman saamiseksi tarvitse antaa lisämääräyksiä.
Missä tahansa organisaatiossa, olipa kyseessä budjetti- tai kaupallinen rakenne, herää usein kysymys vastuiden jakamisesta paitsi työntekijöiden välillä myös rakenneyksiköiden välillä. Osastoa koskevat määräykset vastaavat kysymykseen, miksi tämä divisioona yhtiöön on muodostettu, mitkä ovat sen tavoitteet, tavoitteet ja oikeudet.
Näin voit virtaviivaistaa koko yrityksen työtä, ratkaista erimielisyyksiä ja määrittää vastuun. Tietoja määräyksistä Mitä tarkoitusta varten yrityksen osastoille luodaan määräyksiä? Tämän asiakirjan päätavoitteena on kuvata mahdollisimman täydellisesti osaston (palvelun, toimialan) paikkaa yrityksessä sekä sen kokoonpanoa, asemaa ja menettelytapoja vuorovaikutuksessa ulkoisten ja sisäisten urakoitsijoiden kanssa.
Selkeästi ilmaistun tavoitekuvauksen ansiosta työntekijät ymmärtävät paljon paremmin yrityksen strategian ja rakenneyksikönsä panoksen kokonaissaavutukseen.
Millä perusteella osastoa koskevat säännöt on hyväksytty?
Hyvät kollegat, Henkilöstöosaston (HR Service) määräykset (jäljempänä HR-osaston säännöt) on ehkä tärkein asiakirja työssämme. Loppujen lopuksi tämä asiakirja säätelee osastosi suhdetta organisaation muihin rakenneyksiköihin, sisältää henkilöstöhallinnon työntekijöiden tehtävät, oikeudet, velvollisuudet ja vastuut.
Huomio
Nyt laadimme sen yhdessä alla olevan algoritmin mukaisesti. Huomaa, että tässä algoritmissa annettujen periaatteiden avulla voit luoda määräyksen mille tahansa rakenneyksikölle, mikä tarkoittaa, että voit auttaa kollegoitasi - osastopäälliköitä - selviytymään tästä tehtävästä.
Erittäin tärkeä paikallinen säädösoikeudellinen asiakirja toimenkuvan ohella on rakenneyksikköä koskeva määräys.
Millä perusteella henkilöstöosaston määräys on hyväksytty?
- Teemat:
- Toimistotyö
- HR-asiakirjojen hallinta
Osastomääräys on paikallinen säädös, joka määrää organisaation sisäisen rakenneyksikön tilan ja toiminnan. Näissä asiakirjoissa määritellään myös vastuualueet, mikä helpottaa johdon päätösten tekemistä ja niiden toteutumisen seurantaa.
Artikkelista opit:
- minkä tyyppisiin asiakirjoihin osastomääräys viittaa;
- kuka kehittää laitoksen määräyksiä;
- miten osastosääntöä kehitetään;
- miten laitoksen säännöt hyväksytään.
Organisatorisen ja hallinnollisen sisäisen dokumentaation tyyppi - osastoa koskevat määräykset Organisaation rakenteessa on erilliset osastot, joiden tehtäviin kuuluu yksittäisten alueiden ja toimintojen johtaminen.
Millä perusteella asumuseroasetus on hyväksytty?
Toimenkuvan kohdat Toteutustavasta riippumatta toimenkuvaus koostuu pääsääntöisesti seuraavista osista: Osio ”Yleiset määräykset” Kohdassa ”Yleiset määräykset” merkitse:
- viran nimi tiukasti henkilöstötaulukon mukaisesti;
- työntekijöiden pätevyysvaatimukset;
- suora alaisuus (esimerkiksi kirjanpitäjä raportoi suoraan pääkirjanpitäjälle);
- nimitys- ja erottamismenettely;
- alaisten läsnäolo ja kokoonpano;
- korvaamismenettely (kuka korvaa työntekijän hänen poissaolonsa aikana ja ketä hän voi korvata);
- luettelo asiakirjoista, joita työntekijän on noudatettava toiminnassaan.
Millä perusteella osastoa koskeva määräys on laadittu?
- Rakenne ja henkilöstömäärä;
- Osaston alisteisuus koko yrityksen hierarkiassa;
- Vuorovaikutuskaavio organisaation muiden rakenteellisten osastojen kanssa. "Yleiset määräykset" -osiossa sinun on otettava huomioon:
- tämän rakenneyksikön koko nimi;
- tiedot asiakirjasta, jonka perusteella osasto perustettiin ja toimii;
- yksikön perustamis- ja likvidaatiomenettely;
- yksikön oikeudellinen ja hallinnollinen paikka yrityksen hierarkkisessa rakenteessa;
- luettelo asiakirjoista, joita esimiehen ja työntekijöiden on noudatettava toiminnassaan;
- johtajan nimittämis- ja erottamismenettely.
Alla on esimerkkimääräys henkilöstöosastosta (katkelma).
Mutta tässä tapauksessa yrityksen on ensin laadittava ja hyväksyttävä ohjeet. Niiden tulee laatia yhtenäiset säännöt ja vaatimukset, joiden mukaisesti jaostot voivat laatia ja virallistaa osastoja koskevia määräyksiään. Tässä tapauksessa on mahdollista varmistaa kaikkien tällaisten paikallisten määräysten yhdenmukaisuus. Säännöissä kuvattaessa alaosastoja, määriteltäessä horisontaalisia ja vertikaalisia yhteyksiä ja vastuualueita tarvitaan kuitenkin edelleen koordinoitua työtä muiden osastojen edustajien kanssa.
Siksi yleistä ohjausta tällaisten määräysten kehittämisessä antaa yleensä yrityksen johtaja tai hänen sijaisensa, joka vastaa hallinnollisista asioista.
Rakenneyksikköä koskevan määräyksen vakiomalli
Rakenneyksikköä koskevan määräyksen vakiomalli
Vaatimukset määräysten sisällölle voidaan määrittää organisaation sisäisillä asiakirjoilla (esimerkiksi yritysstandardilla). Jos yrityksellä ei ole tällaisia asiakirjoja, voidaan määräyksiä kehitettäessä käyttää rakenneyksikön määräysten vakiomallia (ks. taulukko 1).
Joka tapauksessa asetusta kehitettäessä on lähdettävä siitä, että siinä on ilmoitettava:
Paikka organisaation rakenteessa (itsenäinen yksikkö tai osa osastoa, johto jne.),
- mitä asiakirjoja se noudattaa toiminnassaan (liittovaltion lait, peruskirja, muut yrityksen asiakirjat),
- divisioonan rakenne,
- suora osastopäällikkö,
- yksikön päätehtävät,
- yksikön tehtävät, oikeudet, vastuut.
Tehtävän vahvistaa yksikön johtaja ja hyväksyy organisaation johtaja.
Esimerkki 1
Tarkastellaan rakenneyksikköä koskevan määräyksen kehittämisen vaiheita henkilöstöpalvelua koskevan määräyksen kehittämisen esimerkin avulla (ks. esimerkki 2).
Henkilöstöpalvelusäännöt säätelevät yhtiön henkilöstöjohtamisjärjestelmän rakentamisjärjestystä ja toimintaa. Henkilöstöpalvelusäännöt määrittelevät:
HR-osaston asema yrityksen hierarkkisessa rakenteessa;
- henkilöstöpalvelun tavoitteet ja tavoitteet;
- yhtiön henkilöstöpalvelun toiminnot;
- suhteet henkilöstöosaston ja yrityksen muiden osastojen välillä;
- HR-työntekijöiden oikeudet ja velvollisuudet.
Henkilöstöpalvelumääräysten kehitysvaiheet
1. Ensinnäkin on tarpeen tutkia vakio- ja esimerkillisiä määräyksiä sekä aiemmin olemassa olevia organisatorisia ja oikeudellisia asiakirjoja. Vakionäytteiden tutkiminen on erityisen hyödyllistä niille asiantuntijoille, jotka työskentelevät äskettäin perustetuissa yrityksissä, joilla ei ole aiemmin voimassa olevia asiakirjoja ja joilla ei ole työssään mihinkään luottaa. 2. Tutustu myös yrityksen organisatoriseen ja hallinnolliseen dokumentaatioon: perustamisasiakirjat, henkilöstö jne. Tämän vaiheen tarkoituksena on selvittää henkilöstöpalvelun paikka yrityksessä, vastuu- ja toimivalta-alueet. 3. Asetusluonnoksen laatiminen, sen rakenteen ja osioiden sisällön määritteleminen (ks. taulukko 2). pöytä 1
4. Sääntöluonnoksen keskustelu yhtiön johdon kanssa.
Tämän vaiheen tarkoituksena on selventää johdon mielipidettä kehitettävistä dokumenteista, sen tarkoituksesta ja perussäännöksistä. Yrityksen henkilöstöpalvelun kehittämisen tärkein edellytys on ylimmän johdon asema, sillä menestymiseen on mahdotonta luottaa, jos ylin johto ei pidä henkilöstöjohtamisen ongelmaa yhdeksi yrityksen painopisteistä. Myös johtavien rakennejaosien päälliköt on otettava mukaan keskusteluun.
Usein yrityksissä on tilanne, jossa keskijohtajat eivät ymmärrä HR-palvelun tehtävien ja toimintojen kirjoa, koska he näkevät sen vain osastona, jonka päätehtävänä on HR-kirjanpito. Siksi heidän osallistumisensa henkilöstöpalvelumääräysten sisällöstä käytävään keskusteluun auttaa muuttamaan olemassa olevia stereotypioita ja käsityksiä.
5. Asiakirjan koordinointi ja allekirjoittaminen.
Säännöissä tulee olla hyväksyntäviisumit niiden rakenneyksiköiden johtajilta, jotka osallistuivat asiakirjan käsittelyyn sen kehittämisvaiheessa. Määräyksen allekirjoittaa henkilöstöosaston johtaja ja hyväksyy yhtiön johtaja. Henkilöstöosaston työntekijöiden tulee tuntea säännöt allekirjoitusta vastaan.
Osastomääräys on paikallinen säädös, joka määrää organisaation sisäisen rakenneyksikön tilan ja toiminnan. Näissä asiakirjoissa määritellään myös vastuualueet, mikä helpottaa johdon päätösten tekemistä ja niiden toteutumisen seurantaa.
Artikkelista opit:
Sisäisen organisatorisen ja hallinnollisen dokumentaation tyyppi - osastoa koskevat määräykset
Minkä tahansa organisaation rakenteeseen kuuluu erilliset yksiköt, joiden tehtäviin kuuluu yksittäisten alueiden ja toimintojen johtaminen. Jokaiselle tällaiselle rakenneyksikölle (osastolle) yrityksen johto asettaa omat tehtävänsä ja määrittelee vastuualueensa. Mutta kaikki nämä organisaation muodostavat osastot ovat yhteydessä toisiinsa ja ovat osa yhtä hallinto- ja tuotantomekanismia. Kunkin näiden rakennejaostojen toimintaa säännellään paikalliset määräykset- osastoa koskevat määräykset.
Tällaisia sisäisiä organisatorisia ja hallinnollisia asiakirjoja kehitetään yrityksen kaikille rakenneosastoille, mukaan lukien osastot, työryhmät, palvelut, laboratoriot ja toimistot. Osaston säännöissä määrätään:
- yksikön muodostamismenettely;
- oikeudellinen ja hallinnollinen asema yrityksen yleisessä hierarkiassa;
- hänen edessään olevat päämäärät ja tavoitteet;
- toimiva;
- vaaka- ja pystysuorat suhteet muihin rakenteellisiin osioihin;
- vastuualue sekä koko yksikölle että sen johtajalle.
Osastosäännön kehittäminen mahdollistaa osaston toimivuuden ja tehtävien määrittelyn. Tämän seurauksena hyväksyntä tällaisen Voit jakaa toiminnot tasaisesti osastojen välillä ja poistaa niiden päällekkäisyyksiä.
Tämä hyödyttää kaikkia. Esiintyjät - kunkin osaston johtaja ja työntekijät saavat selkeän käsityksen osaston tehtävistä ja toiminnoista, sen vastuualueista. Yrityksen johto puolestaan saa mahdollisuuden käsitellä erityisesti johdon päätöksiä ja valvoa niiden toteutumista.
Huomautus! Mitä yksityiskohtaisemmin osaston toiminnot ja tehtävät on täsmennetty määräyksissä, sitä optimaalisemmin johdon käskyt jakautuvat ja sitä tehokkaampaa on koko yrityksen työ kokonaisuutena.
Kuka kehittää laitoksen sääntöjä?
- Yrityksen taloudellisen toiminnan pääkirjanpidon ja kirjanpidon järjestäminen;
- Yrityksen taloudellisen toiminnan varmistaminen;
- Omaisuuden, rahan ja muiden aineellisten hyödykkeiden turvallisuuden, niiden optimaalisen käytön ja säästöjärjestelmän noudattamisen valvonta.
Lakiosastoa koskevissa määräyksissä Tehtävät-osiossa on seuraavat kohdat:
- Yrityksen toiminnan oikeudellinen tuki, sen oikeuksien ja etujen oikeudellinen suojaaminen;
- Oikeudellisten välineiden tehokas käyttö yrityksen taloudellisen aseman vahvistamiseksi, työn tuottavuuden lisäämiseksi ja työn taloudellisen suorituskyvyn parantamiseksi.
Työsuojeluosaston määräyksissä määritelty tehtäväluettelo voi sisältää esimerkiksi seuraavat:
- Turvallisuuden ja työsuojelun varmistaminen yrityksessä;
- Valtion ja teollisuuden tasolla vahvistettujen työsuojeluvaatimusten ja -standardien noudattamisen valvonta;
- Työsuojeluvaatimusten rikkomusten ehkäisy ja estäminen;
- järjestää toimistotyö yrityksessä;
- esittelee uusia tekniikoita asiakirjojen käsittelyyn;
- varmistaa asiakirjojen oikea-aikaisen toteutuksen valvonnan.
Tietotekniikkaosastoa koskevia määräyksiä kehitettäessä Toiminnot-osion tulee sisältää:
- yrityksen tuotannon, hallinnon ja organisatorisen toiminnan tutkiminen tapojen ja mahdollisuuksien selvittämiseksi prosessiautomaatio;
- osallistuminen teknisten eritelmien kehittämiseen automatisoitujen ohjausjärjestelmien luomiseksi;
- automatisoitujen ohjausjärjestelmien käyttöönotto, työntekijöiden koulutus, osallistuminen käyttöön ja kunnossapitoon.
Osaston työntekijöiden on suoritettava tuotanto- ja teknistä osastoa koskevissa määräyksissä kuvatut työtyypit sisältävät esimerkiksi:
- tuotannon valmistelu (projektidokumenttien vastaanotto ja valmistelu, työlupien saaminen jne.);
- työasiakirjojen oikea-aikainen valmistelu ja antaminen;
- tuotantoprosessien teknisen ja teknologisen valvonnan toteuttaminen.
Myyntiosaston säännöissä kuvatut toiminnot voivat sisältää:
- myyntisuunnitelmien analysointi, ennusteet ja valmistelu;
- osallistuminen markkinointitutkimukseen ja hinnoittelupolitiikan kehittämiseen;
- varastoon varastoidun varaston valvonta.
Osio "Esimiehen oikeudet" Osaston määräykset sisältävät luettelon toimivaltuuksista osastopäällikkö jotta hän voi tehokkaasti suorittaa tehtävänsä ja varmistaa hänelle uskotun osaston tehokkaan toiminnan.
Kohdassa ”Vastuu” on tarpeen määritellä kaikenlaiset kurinpito-, hallinnolliset ja muut vastuut, jotka osoitetaan osaston johtajalle hänen suorittaessaan työtehtäviään työnkuvaus tai työsopimus.
Kuinka hyväksyä osaston säännöt
Kun laitos on laatinut laitosta koskevan määräysluonnoksen, asiakirjasta on sovittava niiden osastojen kanssa, joiden kanssa se on solminut vuorovaikutusta. Lisäksi henkilöstön, henkilöstön ja lakipalveluiden tulee tuntea hanke.
Tämä on tarpeen sanamuotojen epätarkkuuksien poistamiseksi ja toimintojen päällekkäisyyden välttämiseksi. Lisäksi lakimiehet tarkastavat osastoa koskevien määräysten ja voimassa olevien lakien noudattamisen. Palvelu voi myös suorittaa vakiotilanteen hallinnan toimistotyö. Tämä on myös tarkistettava pakollisen puutteen vuoksi yksityiskohdat voi mitätöidä asiakirjan. Osaston sääntöjen hyväksymismääräys annetaan vasta, kun kaikki hyväksymisviisumit on saatu.
1. Yleiset määräykset
1.1. Osasto _____________________ on yrityksen itsenäinen rakenneosasto.
1.2. Osasto ____________________ muodostetaan yhtiön johtajan määräyksellä (perustajan päätöksellä).
1.3. Osasto _______________________ puretaan yhtiön johtajan määräyksellä (perustajan päätöksellä).
1.4. _______________________ osastoa johtaa _____________________________________, jonka nimittää yhtiön johtaja ja joka raportoi suoraan yhtiön johtajalle.
1.5. Osaston __________________ työntekijät nimittää _______________________________________ esityksestä.
1.6. Osaston __________________________ toiminnassa ohjaa:
Nykyiset lait ja säädökset;
Järjestön peruskirja;
Tämä säännös;
________________________
1.7. Osaston työntekijöiden poissaolon aikana (työmatka, sairaus, loma jne.) heidän tehtäviään hoitavat vahvistetun menettelyn mukaisesti nimetyt henkilöt, jotka saavat vastaavat oikeudet ja velvollisuudet ja ovat vastuussa tehtäviensä virheellisestä suorittamisesta.
1.9. Tässä säännöksessä käytetyt peruskäsitteet:
2. Osaston rakenne
2.1 Osaston __________________________ rakenteen ja lukumäärän määrää yhtiön johtaja _____________________________________ sopimuksen (esityksen) perusteella.
2.2. Osasto ___________________________________ sisältää seuraavat rakenneosastot:
Samanaikaisesti rakenneyksikköön ______________________________________________ kuuluvat toimihenkilöt _____________________________________ ja rakenneyksikköön __________________________________________ toimihenkilöt _____________________________________________________________.
2.3. Osaston työntekijöiden vastuunjaosta ja heidän toimenkuvansa hyväksymisestä huolehtii ________________________________ yhteisymmärryksessä yhtiön johtajan ___________________________ kanssa.
3. Osaston tehtävät ______________________________
3.1. Osaston tehtävät:
3.2. Osaston tehtävät:
4. Osaston oikeudet _________________________:
4.1. Antaa osaston/osastojen työntekijöille _______________________ ohjeita osaston _____________________________ toimivaltaan kuuluvista asioista heidän toimenkuvansa mukaisesti.
4.2. Osallistua yrityksen kokouksiin, myös osaston toimivaltaan kuuluvissa asioissa.
4.3. Pyydä muilta yhtiön rakenneyksiköiltä osaston toimintaan liittyviä ja sen tehtävien asianmukaisen suorittamisen kannalta tarpeellisia tietoja, asiakirjoja ja aineistoja.
4.4. Käydä kirjeenvaihtoa valtion ja kuntien, yhtiön muiden rakenteellisten yksiköiden ja muiden yritysten kanssa osaston toimivaltaan kuuluvista asioista, jotka eivät edellytä yhtiön johdon hyväksyntää.
4.5. Edustaa yhtiön puolesta suhteissa valtion ja kuntien sekä muiden yritysten kanssa osaston toimivaltaan kuuluvissa asioissa, jotka eivät edellytä yhtiön johdon hyväksyntää.
4.6. Tutustu osaston työtä koskeviin johdon päätösluonnoksiin.
4.7. Seuraavien yrityksen kehittämien asiakirjojen hyväksyntä:
4.8. Toimita johdon käsiteltäväksi ehdotuksia osaston työn parantamiseksi, ideoita osastotyöntekijöiden kannustimien ja rangaistusten soveltamisesta.
4.9. _____________________________________________________.
5. Suhteet yrityksen osastojen kanssa
Määrättyjen tehtävien toteuttamiseksi ja tehtävien suorittamiseksi ___________________________-osasto on vuorovaikutuksessa yhtiön rakenneyksiköiden kanssa seuraavissa asioissa:
5.1. Rakenneyksikön (jaosto, toimiala, johto, osasto) kanssa __________________ - asioissa:
5.2. Rakenneyksikön (jaosto, toimiala, johto, osasto) kanssa __________________ - asioissa:
Kuitit ________________________________________,
Tarjoaa ______________________________,
-____________________________________________.
5.3. Alkaen __________________________ - kysymykset:
(Työnimike)
Kuitit ________________________________________,
Tarjoaa ______________________________,
-____________________________________________.
5.4. Alkaen __________________________ - kysymykset:
(Työnimike)
Kuitit ________________________________________,
Tarjoaa ______________________________,
-____________________________________________.
6. Vastuu
6.1. Vastuu ____________________-osaston tehtävien virheellisestä suorittamisesta on osaston johtajalla (pääasiantuntijalla).
6.2. Muiden työntekijöiden vastuun aste määräytyy toimenkuvissa.
6.3. Osaston _______________________________ päällikkö (pääasiantuntija) sekä tämän osaston työntekijät vastaavat:
Yhtiön johdolle ja rakenneosastoille epätarkkoja tietoja osaston toiminnasta ja osaston toimivaltaan kuuluvista tiedoista,
Valtion viranomaisille, kunnille ja muille yrityksille väärien tietojen antaminen osaston ja yrityksen toiminnasta sekä laitoksen toimivaltaan kuuluvista tiedoista,
Virkatehtävien epäreilu hoitaminen,
Tuotannon ja työkurin rikkominen,
Peruskirjan, yrityksen paikallisten määräysten ja työnkuvausten noudattamatta jättäminen,
__________________________ osastolle uskotun omaisuuden turvallisuuden varmistamatta jättäminen,
- ______________________________________________________________.
Tämän materiaalin jäljentäminen ei ole sallittua.