Tiedotuskirje yrityksen toiminnasta. Yhteistyötarjous: näyte, esimerkki Osallistuminen B2B-yritysten näyttelyihin

Kerromme sinulle tässä artikkelissa, kuinka kirjoittaa oikein kirje yhteistyöehdotuksella, jotta se kiinnostaa vastaanottajaa. Voit ladata mallin asiantuntijoiden kirjoittamasta kaupallisesta yhteistyökirjeestä.

Lataa tämä hyödyllinen asiakirja:

Kun kirjoitat yhteistyökutsukirjeen

He ovat vuorovaikutuksessa organisaation liikekumppaneiden kanssa useimmiten liikekirjeenvaihdon kautta. Pääosa asiakirjavirrasta muodostuu erilaisista kirjeistä, jotka sisältävät ohjeita, ehdotuksia, pyyntöjä ja jopa vaatimuksia. Kumppanuus- ja yhteistyökirje on esimerkki vasta alkavasta liikekirjeenvaihdosta. Se kirjoitetaan toiselle organisaatiolle, joka tarjoaa palveluita tai tuottaa tuotteita, jotka kiinnostavat kirjeen lähettäjää.

Yhteistyötä koskeva liikekirje, mallikappale, laaditaan kutsuksi molempia osapuolia hyödyttävään kumppanuuteen, sen tarkoituksena on kiinnostaa vastaanottajaa ja näyttää lähettäjän ehdottaman liikevuorovaikutuksen hyödyt. Kirjeen sisältämien tietojen oletetaan muodostavan perustan kaupan tai yhteistyösopimuksen tekemiselle.

Malli kaupallisesta yhteistyökirjeestä laaditaan, kun:

• on tarpeen kiinnostaa potentiaalisia asiakkaita ja ostajia yrityksen valmistamista tuotteista;
• on tarpeen houkutella lisäkapasiteettia tai laajentaa tuotantoa sulautumalla toiseen yritykseen;
• Tarkista lisäksi yrityksen markkinointipolitiikka ja varmista, että valmistetut tuotteet ovat relevantteja ja niiden hinta vastaa tavaroiden ja palveluiden markkinoilla vallitsevaa valikoimaa.

Joissain tapauksissa yhteistyökutsu on kirjoitettava entiselle asiakkaalle tai kumppanille, jonka kanssa suhteissa oli pitkä tauko ja jonka kanssa vuorovaikutus päättyi, vaikka sitä ei katkennutkaan.

Laadi ja muotoile liikekirje oikein käyttämällä Secretary's Handbook -lehden asiantuntijoiden erityistä suunnittelijaa.

Käytä rakentajaa nyt

Kuka kirjoittaa yritysten välisen yhteistyökirjeen

Kirjeen sisältö, jonka pitäisi kiinnostaa toista osapuolta, on tarkoitettu asiantuntijoille. Teksti voi sisältää erityisiä termejä tai tietoja, jotka ovat ymmärrettäviä ja kiinnostavia alan ammattilaisia. Siksi on suositeltavaa, että alkuperäisen mallikirjeen yhteistyöehdotuksella on lähettävän yrityksen tätä aluetta valvova johtava asiantuntija.

Myöhemmin tavalliset esiintyjät, mukaan lukien sihteeri, voivat laatia tällaisia ​​kirjeitä valmiiden näytteiden avulla.

Mutta johtaja voi aluksi kehottaa sihteeriä laatimaan mallin kaupallisesta yhteistyökirjeestä. Loppujen lopuksi sihteeri on pääsääntöisesti hyvin perehtynyt yrityksen tarjoamiin tuotteisiin tai tuotteisiin, hänellä on käsitys tuotannon erityispiirteistä jne. Mutta myös tässä tapauksessa kirjoittajan on valmistauduttava ja jopa Ennen kuin kirjoitat malliyhteistyökirjeen, ota yhteyttä yrityksen asiaankuuluviin asiantuntijoihin.

Virallisen yhteistyökirjeen laativalla työntekijällä on oltava tiedot, mukaan lukien:

• yrityksen valmistamien tuotteiden valikoimasta ja tarjotuista palveluista, niiden eduista verrattuna muun markkinoiden tarjoamiin tuotteisiin;
• kuinka paljon ja millaisia ​​etuja yritys on valmis tarjoamaan pysyville kumppaneille etuja, alennuksia ja lykkäyksiä;
• yrityksen lupaavista kehityshankkeista, jotka voivat kiinnostaa mahdollista kumppania;
• eduista, joita vastaanottaja saa, kun ponnistelut valmistaa tuotteita tai palveluita yhdessä lähettävän yrityksen kanssa.

Kuinka kirjoittaa yhteistyökirje

Yhteistyökirje on laadittava voimassa olevan mukaisesti GOST R 7.0.97-2016. Standardissa luetellaan suunnitteluvaatimukset ja määritellään täytettävät tiedot.

Lähettäjän yhteystiedot ilmoitetaan alussa. Käytä yhteistyökirjeen laatimiseen yrityslomaketta, jonka otsikkoon on jo täytetty kaikki tarvittavat taustatiedot.

Yhteistyökirjeen rakenne:

• Aihe.
• Vetoomus.
• Johdanto;
• Kirjeen runko on ehdotus molempia osapuolia hyödyttävästä yhteistyöstä.
• Sovellukset.

Kirjeen aiherivillä on parempi ilmoittaa paitsi, että tämä on yhteistyöehdotus, myös kysymys, jossa yhteistyötä suunnitellaan. Näin ollen mallikirje toimittajalle yhteistyöstä voi sisältää seuraavan aiheen: " Yhteistyöstä säännöllisissä tukkutoimituksissa" Esimerkiksi aiherivillä voi olla: " Yhteistyöstä asian parissa:

• ... tavaroiden luovutukset, palvelujen tarjoaminen";
• ... tavaroiden myynti";
• ... yhteisestä osallistumisesta innovatiivisten tuotteiden kehittämiseen."

Tutustuttuaan aiheeseen, jossa tietty yhteistyökysymys on ilmoitettu, vastaanottaja ymmärtää välittömästi, että kirje ei ole satunnainen mainoskampanja ja sisältää todella tärkeän ja mielenkiintoisen kaupallisen ehdotuksen, joka koskee häntä suoraan.

Koska tämän yhteistyökirjeen tulee sisältää vetoomus tietylle henkilölle - vastaanottajan yrityksen johtajalle. Hänen nimensä ja sukunimensä selvittäminen ei ole vaikeaa, jos organisaation osoite ja nimi ovat tiedossa.

Johdannossa tulee sisältää mallikirje kumppaneille yhteistyöstä. Tämä osa sisältää lyhyesti tietoa myrkytysyrityksen toiminnasta ja vuorovaikutuksen tarpeen perusteista. Sen tulee kertoa lähettävästä yrityksestä, sen ammatillisista saavutuksista, sen tarjoamista tuotteista ja palveluista sekä siitä, miksi se valitsi vastaanottavan yrityksen liikekumppanikseen. Jos lähettäjä tarjoaa tuotettaan, sinun on puhuttava sen eduista muihin vastaaviin tuotteisiin/palveluihin verrattuna.

Kirjeen tekstissä esitetään yhteistyöehdotuksen ydin. Tämä osa osoittaa erityisesti, mitä lähettäjä tarjoaa ja miksi tämä tarjous on hyödyllinen vastaanottajalle. Pääsääntöisesti niissä kuvataan yrityksen vakituisille yhteistyökumppaneille tarjoamia etuja, puhutaan tiettyä asiakasta tai asiakasta koskevista erityisehdoista ja -eduista.

Tämän osan tekstin tulee olla luonteeltaan motivoivaa, ei narratiivista, eikä lukija saa saada vaikutelmaa, että hänelle pakotetaan palvelu. Jotta tiedon havaittaisiin paremmin, on parempi jakaa suuri teksti mielekkäiksi kappaleiksi.

Sovellukset- ei ole pakollinen osa yhteistyökirjettä. Kirjeeseen voidaan tilanteesta riippuen liittää mainosesitteitä, yhteistyösopimusluonnoksia tai muita molemminpuolista taloudellista hyötyä vahvistavia asiakirjoja ja laskelmia.

Mallikirje yhteistyöehdotuksella

Lataa näyte

Yhteistyötarjouskirje päättyy onnentoivotuksiin ja yrityksen johtajan allekirjoitukseen. Se ei oleta, että vastaanottaja välttämättä vastaa siihen.

Kuinka kirjoittaa kirje, joka luetaan loppuun asti , Anton Krasnobabtsev, kouluttaja-konsultti, KEY SOLUTIONSin toimitusjohtaja, Secretary's Directory -lehden asiantuntija, kertoo sinulle.

Sinä: Olemme olleet markkinoilla vuodesta 1991.

He: Emme välitä.

Sinä: Sinulla on hyvä kehitysdynamiikka ja nuori, ystävällinen tiimi.

He: Eli työntekijöillä ei ole tarpeeksi kokemusta...Mitä hyvä kehitysdynamiikka tarkoittaa?

Sinä: Kokeneet asiantuntijat 20 vuoden kokemuksella!

He: Riittää tätä paskaa. Näytä minulle, mitä olet tehnyt ja kuinka olet hyödyllinen minulle. Anna yksityiskohdat.

He ovat sivuston vierailijoita, potentiaalisia asiakkaita tai kumppaneita, jotka haluavat oppia yrityksestäsi ja kanssasi työskentelyn eduista. He myös epäilevät pätevyyttäsi ja luotettavuuttasi, minkä vuoksi he avasivat "Tietoja yrityksestä" -sivun.

Kuinka kirjoittaa "Tietoja yrityksestä" -sivulle tekstiä vakuuttaaksesi vierailijan siitä, että yrityksesi auttaa ratkaisemaan häntä nyt huolestuttavia ongelmia? Tehdäkö tämä vihaisten asiakkaiden keskellä, jotka ovat hulluksi tulleet mainonnasta ja "hyvistä tarjouksista"?

Ongelmana on, että sinulla on kaikki kuten kaikilla muillakin:

• matalat hinnat;
• luotettavat laitteet;
• nykyaikaiset teknologiat;
• asiantuntijat ovat alansa ammattilaisia, joilla ei ole asiakaslähtöisyyttä.

Jos et osaa kirjoittaa tekstiä yrityksestäsi verkkosivustolle ja tarvitset esimerkkejä, tämä artikkeli on sinua varten.

Teleportoi artikkelin mukaan:

Olemme ensimmäiset markkinoilla! Meillä on parhaat tuotantoteknologiat, yksilöllinen lähestymistapa ja saksalaiset laadukkaat laitteet.

Teksti "Tietoja yrityksestä", mitä siellä pitäisi olla?

Yrityksesi kehuminen on huono idea. Rehellisesti sanottuna: yritys "N" luotiin ansaitakseen paljon rahaa - tämäkään ei jotenkin pidä kiinni.

Ihmiset ovat itsekkäitä. Mitä verkkosivujen kävijä ajattelee? Minusta! Mitä hän pelkää eniten? Että häntä huijataan rahan takia. Esimerkiksi: kylpylän sijasta he rakentavat "mökin", jossa lämpötila ei nouse yli 80 astetta, kulmat ovat kosteat, ovi on turvonnut kosteudesta ja penisilliinin lähin sukulainen asuu pesualtaassa.

Kuinka rauhoittaa vierailija? Ammattitaitoinen tiimi, takuu kaikenlaisille töille (ei määräaikoja), lyhyimmät mahdolliset määräajat (ei tarkempia tietoja) tai 12 vuoden kokemus markkinoilla? Rauhoittaako tämä sinua? En ole täällä.

Jos et ole Apple, Gazprom tai Coca-Cola, sinun täytyy kertoa jotain yrityksestä.

Mitä "Tietoja yrityksestä" -sivulla pitäisi olla:

1. Mitä yritys tekee ja miten se voi auttaa.
2. Kuka ottaa yhteyttä yritykseen?
3. Miksi sinä voit auttaa, mutta Vaska (naapurini) ei, ja miten sinun apusi eroaa Vasyan avusta? Kuinka olet parempi kuin kilpailijasi?
4. Oletko jo auttanut jotakuta? Todista esimerkeillä työstäsi. Näytä ongelmat, jotka olet jo ratkaissut.
5. Miksi kirjoitat, että vain venäläiset rakennustiimit työskentelevät sinulle? Näytä minulle ihmiset, jotka ovat vastuussa tuloksesta, mieluiten henkilökohtaisesti.
6. Miksi puhut siististä toimistosta, etkö voi vain näyttää valokuvaa.
7. Kenen kanssa työskentelet ja kuka suosittelee sinua.

Totuus on, että asiakas ei tarvitse yritystäsi. Eikä hän myöskään tarvitse Vaskaa. Hän tarvitsee:

• huoneen tapetti liimattiin tasaisesti;
• jakohihna vaihdettiin valittuna aikana ja 6 kuukauden takuulla;
• Kylpylä rakennettiin 3 kuukaudessa, jotta talvella voisimme esitellä ystäviämme luudalla.

Asiakas tarvitsee ratkaisun ongelmiinsa, ja tästä hauskuus alkaa.

Tyypillinen asiakas. En halua päättää mitään. En halua ajatella mitään. Copywriter, älä raiskaa aivojani! Haluan vain olla murehtimatta.

Esimerkki tekstistä yrityksestä – tekniikoita, jotka lisäävät luottamusta

Spesifisyys, luottamus ja todisteet - tämä odottaa potentiaalista asiakasta, kun hän on kiinnostunut palveluistasi. Mutta jotain naarmuuntuu sielussani. Ja niin hän siirtyy "Tietoja yrityksestä" -sivulle. Hän lähtee etsimään vastauksia.

Kun edes kissa ei luota sinuun

Yrityksen sivu luotiin epävarmoille asiakkaille. Hän on viimeinen mahdollisuus vakuuttaa henkilö, että et ole kameli.

Etsitään muutamia esimerkkejä "Tietoja yrityksestä" -teksteistä, korostetaan mielenkiintoisia kohtia ja analysoidaan epäonnistuneita esimerkkejä, jotta emme heiluttaisi käsiämme pilkkopimeässä.

Yleisiä vinkkejä:

• puhua asiakkaan ongelmista ja niiden ratkaisuista;
• ole tarkka;
• erottua kilpailijoistasi;
• todista sanasi tosiasioilla;
• esittele työsi tuloksia (valokuvat, videot, suositukset);
• käsitellä asiakkaiden kysymyksiä;
• piirrä muotokuva potentiaalisesta asiakkaasta;
• tee odottamaton tarjous;
• käyttää toimitusjohtajan valtuuksia;
• näytä parastasi;
• tarjota jotain ilmaiseksi.

Voin kirjoittaa 50 pisteen listan. Mutta se ei tee mitään hyvää. Nämä vinkit ovat tyhjiä. Vain esimerkit yritystä koskevista teksteistä voivat auttaa.

Esimerkki tekstistä yrityksestä nro 1

Rakastan rakennusalan organisaatioita. Tänne voi kirjoittaa niin paljon. Mutta he kirjoittavat kaikenlaista hölynpölyä ( klikkaa kuvaa, avautuu uuteen välilehteen)

Esimerkkiteksti "Tietoja yrityksestä" (kachestvo53.ru)

Hyödyllisen tiedon poimiminen tekstistä ei ole vain vaikeaa, vaan sitä on myös vaikea lukea. Volyymi on suuri, mutta ei ole selvää, mihin sitä tarvitaan?

Yrityksen nettisivut ovat kiinnostavia. Voit katsoa talon 3D-mallia. Toivon, että voisin lisätä korttiin jo rakennettujen talojen 3D-malleja. Valmiiden töiden galleriassa kaikki on kasattu, mutta tämä on jo huono.

Mikä voisi olla yritystä koskeva teksti? Esimerkiksi:

Yritys "GK" edullinen laatu» rakentaa taloja, mökkejä, kylpylöitä ja varustaa lähialuetta. Ihmiset tulevat meille tilaamaan avaimet käteen -projektin tai säästämään siinä valitsemalla valmiin vaihtoehdon alkuperäisillä muokkauksilla. Rakennamme puusta, tiilestä, hiilihapotetusta betonista Nižni Novgorodin alueella ja lähialueilla (mukaan lukien Leningradin alueen eteläosassa).

Avaimet käteen -projektit voivat sisältää (emme vaadi kaikkia palveluita, sinä valitset ne):

• rakennusten suunnittelu arkkitehtitoimistossasi;
• koko rakennustyökokonaisuus: perustus, seinät, katto, liesi, takka, ulko- ja sisäkoristelut;
• sivuston kehittäminen: maisematyöt, aitojen, kaivojen, huvimajaen, vajaiden ja ulkorakennusten rakentaminen;
• viemäri-, sähkö-, vesihuollon rakentaminen ja liittäminen sekä kaasu- tai puulämmitysjärjestelmän kehittäminen.

He menestyivät parhaiten talojen, venäläisten kylpylöiden ja mökkien rakentamisessa pyöreästä puusta. Yli 20 vastaavaa hanketta on jo saatu päätökseen. Katso työmme galleriassa .

Edut, jotka ovat auttaneet meitä menestymään markkinoilla vuodesta 2002:

1. Pienten kylpyjen ja talojen rakentaminen (6x4, 8x6) 2 kuukaudessa, kiitos ajoneuvokannan, kokemuksen vastaavista töistä ja valmiiden hirsitalojen saatavuuden.
2. Talojen ja alueiden suunnittelun ammatillinen kehittäminen 3D-mallinnusmahdollisuudella - meillä on oma arkkitehtitoimisto (olet ehkä jo nähnyt 3D-grafiikkaprojektit , joissakin niistä on yli 100 000 ruplan alennus - etsi "Tarjous" -tarra).
3. Avaimet käteen -projektin kehittäminen. Suunnittelutoimistossamme unelmat visualisoidaan. 3D-projektien kehitys vapaa. Mutta vain jos otamme sen käyttöön. Muuten taloprojekti maksaa 50 000 ruplaa, kylpylä 20 000 ruplaa. Piirustuksistamme kuka tahansa osaava rakentaja voi toteuttaa sen.

ja blaa, blaa, blaa...

Kuten näette, en ole muuttanut mitään. Kaikki tämä on verkkosivuston yritystä koskevassa tekstissä. Mutta se on haudattu rivien, sanojen ja kirjainten väliin. Pidän versiostani enemmän, toivon, että voisin lisätä grafiikkaa. Ja sinä?

Toivon, että tämä yritystä koskeva tekstiesimerkki on nostanut esiripun tällaisten materiaalien kirjoittamiselle.

Yksi projekti ei riitä. Joten valitaan toinen aihe.

Esimerkki tekstistä yrityksestä nro 2

Tämä teksti on otettu sivustolta socialit.ru. Yritys "SOCIAL" (napsauta, avautuu uuteen välilehteen).

En tiedä miksi. Ehkä olen vielä nuori. Mutta ymmärtääkseni "nuoret edistykselliset asiantuntijat" ovat opiskelijoita, jotka eivät löytäneet työtä ja perustivat oman "yrityksen".

Joistakin tekstin kauhuista huolimatta se sisältää hyödyllistä tietoa. Mitä hyvää yritystä koskevassa tekstissä on:

• 4 suuntaa on varattu;
• on selvitys asiakkaan ongelmasta;
• työskennellä ympäri vuorokauden.

On kuitenkin myös ongelmia. Viimeisessä kappaleessa näin "tavallinen toimitusaika on 1 päivä". Tuleeko nyt todella odottamaton ja vahva takuu? Ei, hän ei ole siellä. Mutta he kirjoittavat, että: jos emme korjaa ongelmaa 1 päivässä, palautamme 5 000 ruplaa jokaisesta viivästyspäivästä. Se olisi voimakasta. Mutta näin ei ole.

En kirjoita toista tekstiä. Koska ilmaus "tämä tehtävä..." sai minut muistamaan tämän tekstin tehtävän.

1. Yritystä koskeva teksti on ihanteellinen tilaisuus käyttää "infotyyliä". Meidän on toimittava faktoilla. Olkoon niitä vähän. Anna niiden näyttää pieniltä asioilta. Pienet asiat muodostavat eron ja eron kilpailijoista.
2. Näytä vahvuutesi ja heikkoutesi. Vastaavia palveluita tarjoavia yrityksiä on satoja. Mutta jopa kaksosilla on eroja, joiden perusteella vanhemmat voivat helposti erottaa heidät - luonne ja elämänkokemus. Kerro meille siitä.
3. Yritys ei ole tilat, betoni ja tietokoneet, vaan joukko ihmisiä. He työskentelevät ansaitakseen rahaa. Kukaan järkevä ihminen ei antaisi rahaa sanoista ja lupauksista. No, ehkä hän antaa sen 1 tai 2 kertaa naiivuutensa ja kokemattomuutensa vuoksi. Ihmiset ovat valmiita maksamaan tuloksista ja ongelmien ratkaisemisesta.
4. Kirjoita asiakkaalle ajattelemalla asiakkaalta. Kun yritys ripottelee adjektiiveja, käyttää kyseenalaisia ​​tosiasioita ja puhuu yksinoikeudestaan, silloin luottamus siihen menee nollaan. On olemassa yksinkertainen myyntikaava, joka toimii parhaiten: se oli - he maksoivat rahaa yritykselle N - siitä tuli. Näytä koko ketju loogisessa järjestyksessä.
5. Malli yritystä koskevan tekstin kirjoittamiseen:

• Mitä olemme tekemässä;
• mitä teemme parhaiten;
• kuka ottaa meihin yhteyttä;
• esimerkkejä työstämme;
• paras projekti;
• mikä tekee yrityksestä erilaisen?
• henkilöryhmämme;
• yrityksemme numeroina;
• mitä asiakkaat sanovat meistä;
• mitä takuita annamme?

Web-kirjoittajat ja tekstinkirjoittajat todennäköisesti kysyvät, kuinka kirjoittaa tekstiä yrityksestä, kun jälleenmyyjä ei voi sanoa siitä mitään. Ole tarkkaavainen, jos yrityksellä on jo verkkosivusto. Ota yhteyttä loppuasiakkaaseen tai pyydä välittäjää välittämään esitteesi. Jos et ota yhteyttä yrityksen edustajaan, tekstistä tulee kliseistä, rumaa ja tehotonta.

"Sivusto ei ole universumisi keskus. Facebook-sivusi ei ole universumisi keskus. Mobiilisovellus ei ole universumisi keskipiste. Asiakas on universumisi keskus!” - Bruce Ernst, Monetaten tuotepäällikkö.

”Vanhassa maailmassa käytit 30 % ajasta hyvän palvelun luomiseen ja 70 % ajasta huutamiseen. Uudessa maailmassa se on päinvastoin." - Jeff Bezos, Amazonin perustaja.

”Asiakas on tärkein vierailija. Hän ei ole meistä riippuvainen. Olemme riippuvaisia ​​hänestä. Hän ei keskeytä työtämme. Hän on työmme päämäärä. Hän on liiketoimintamme väärällä puolella. Hän on osa sitä. Emme tee hänelle palvelusta palvelemalla häntä. Hän tekee meille palveluksen antamalla meille mahdollisuuden tehdä tämä", Mahatma Gandhi, Intian kansallisen vapautusliikkeen ideologi.

”Polku asiakkaan sydämeen on enemmän kuin kanta-asiakasohjelma. Kasvavien asiakasevankelistien tarkoituksena on luoda kokemus, josta kannattaa kertoa muille”, PM Digitalin varatoimitusjohtaja Valeria Maltoni.

"Menestyksen avain on realististen odotusten asettaminen asiakkaille ja niiden täyttäminen, vaan niiden ylittäminen", Virgin Groupin perustaja Richard Branson.

”Asiakaspalvelu on uusien kokemusten tarjoamista. Tämä on lupaus asiakkaillemme, joka meidän on pidettävä. Tältä heistä tuntuu, kun he tekevät kauppaa kanssamme”, Shep Hyken, Shepard Presentationsin perustaja.

"Asiakkaiden odotusten asettaminen tasolle, joka on sopusoinnussa asiakaspalvelun jatkuvan ylläpidon kanssa, edellyttää, että koko henkilökuntasi tuotekehityksestä markkinointiin työskentelee sopusoinnussa tuotekuvasi kanssa", Virgin Groupin perustaja Richard Branson.

"Joka päivä kysymme: "Kuinka voimme tehdä asiakkaamme onnelliseksi? Mitä innovaatioita meidän on käytettävä saavuttaaksemme tämän?” - Bill Gates, Microsoft Corporationin puheenjohtaja ja pääohjelmistoarkkitehti.

”Asiakaskokemukset ovat muutosten katalysaattori. Ne vaikuttavat suoraan kulttuuriin, strategiaan, rakenteeseen ja kaikkiin liiketoiminnan osiin”, Christina Crandell, New Business Strategien johtaja.

"Tässä on yksinkertainen mutta tehokas sääntö sinulle. Anna ihmisille aina enemmän kuin he odottavat." - Nelson Boswell, NELSON BOSWELLin perustaja.

Anna Tyugaeva

Televiestintäyritys, joka tarjoaa virtuaalisia viestintäpalveluita Moskovassa ja Pietarissa. UIS:n päätuotteita ovat virtuaalinen PBX, 8-800 numero, takaisinsoitto Sitephone-sivustolta, mobiilitoimisto, autoinformer, virtuaalikokous, SIP-puhelut jne.

Kyky kirjoittaa kieltäytymiskirjeitä on yksi organisaation ulkosuhteista ja liikekirjeenvaihdosta vastaavan yrityksen työntekijän tärkeimmistä taidoista. Tällaisen kirjeen sisältö ja esitystapa eivät kerro pelkästään sen kirjoittajan koulutuksesta ja kulttuurista, vaan muodostavat myös yrityksen imagoa ja mainetta liiketoimintaympäristössä.

Mitkä ovat liikekirjeenvaihdon syyt?

Jokainen aktiivisesti toimiva yritys saa säännöllisesti kirjeitä erilaisista tarjouksista. Tämä voi olla tarjous yhteistyöstä (kaupallinen), osallistumisesta tapahtumaan (konferenssi, seminaari, juhla) jne. Myös pyyntökirjeet, reklamaatiot, muistutukset jne. ovat yleisiä organisaatioiden välillä. Yrityksen saapuva kirjeenvaihto voi siis olla kymmeniä tai jopa satoja erilaisia ​​viestejä, jotka vaativat vastausta.

TIEDOSTOT

Kuinka antaa kieltäytyminen

Kirjeen tarkastelu ei millään tavalla takaa, että sen vastaanottaneen organisaation edustaja välttämättä suostuu siihen sisältyvään ehdotukseen, pyyntöön tai vaatimukseen. Päinvastoin, monissa tapauksissa yrityksen työntekijät kirjoittavat kieltäytymisen.

Mutta kieltäytyäksesi oikein, tarvitset tiettyjä taitoja. On tärkeää olla loukkaamatta kirjeen lähettäjää negatiivisella sisällöllä - tätä sanelevat paitsi perusliiketoiminnan kohteliaisuuden säännöt, myös mahdollisuus, että hänestä voi tulevaisuudessa tulla asiakas, asiakas tai kumppani.

Yleistä tietoa liikekirjeistä

Kaikkeen viralliseen kirjeenvaihtoon sovelletaan tiettyjä laadintasääntöjä. Ensinnäkin on muistettava, että huolimatta siitä, että kirjeen sisältö voi olla täysin mielivaltainen, sen rakenteen ja koostumuksen on oltava yritysasiakirjojen laadinnassa hyväksyttyjen standardien mukainen, ts. ehdollisesti jaettu kolmeen osaan: alku (kirjeen valitus ja otsikko), pääosio ja johtopäätös (allekirjoitus ja päivämäärä).

Kirjoitustyylin tulee olla hillitty, ytimekäs, ilman liian "kuormitettuja" lauseita tai monimutkaista erityisterminologiaa. Kieltäytyminen on tehtävä mahdollisimman oikein. Kirjettä muodostettaessa on otettava huomioon venäjän kielen normit puhekulttuurin, sanaston, kieliopin, oikeinkirjoituksen ja tyylin suhteen.

Kieltäytyminen voi olla perusteeton, mutta on silti parempi, jos syy mainitaan kirjeessä.

Jos vastaus on yksityiskohtainen ja perusteellinen, sinun tulee jakaa se kappaleisiin tai kohtiin - tämä tekee tekstin havaitsemisesta paljon helpompaa.

Jos kieltäydyt, ei ole tarvetta leikata ja "polttaa siltoja", on suositeltavaa jättää polku perääntymiseen, eli kiittää osoittamastasi huomiosta ja ilmaista toivoa yhteistyön mahdollisuudesta. Voit tehdä tämän määrittämällä ehdot, jotka vastaanottajan on täytettävä liikesuhteen perustamiseksi. Jos on mahdollisuus neuvoa yritystä, joka suostuisi myös yhteistyöhön tai muihin alkuperäisessä viestissä tehtyihin ehdotuksiin, niin sitä ei kannata laiminlyödä – tämä jättää hyvän jäljen vastaanottajan muistiin.

Kenelle minun pitäisi kirjoittaa?

Kieltäytyminen on kirjoitettava tiukasti alkuperäisen kirjeen allekirjoittaneen henkilön nimeen. Muuten kieltäytyminen ei välttämättä saavuta vastaanottajaa tai eksyä saapuvan kirjeen virtaan. Jos tarjouskirjeen alla ei kuitenkaan ollut tietyn henkilön allekirjoitusta, voit käyttää neutraalia osoitemuotoa (esimerkiksi yksinkertaisen tervehdyksen muodossa "Hyvää päivää").

Kieltäytymiskirjeen laatiminen

Kirje voidaan kirjoittaa käsin (tämä muoto ilmaisee erityisen, lämpimän asenteen vastaanottajaa kohtaan) tai tulostaa tietokoneella.

Tässä tapauksessa on hyväksyttävää käyttää yksinkertaista paperiarkkia tai lomaketta, jossa on yrityksen tiedot ja yrityksen logo.

Kieltokirje laaditaan yhtenä alkuperäiskappaleena, ja se on päivättävä ja numeroitava (yrityksen asiakirjavirran mukaisesti). Tässä tapauksessa tiedot siitä tulee sisällyttää lähtevän kirjeenvaihtopäiväkirjaan ja merkitä sen päivämäärä, numero ja lyhyesti sen sisältö. Jatkossa tämä loki voi olla todiste viestin luomisesta ja lähettämisestä.

Kenen pitäisi allekirjoittaa

Ihannetapauksessa kirjeessä tulisi olla organisaation johtajan nimikirjoitus, mutta tämä ei ole aina mahdollista (ja se on lähes kokonaan poissuljettu yrityksissä, joissa on paljon työntekijöitä ja monia rakenteellisia jakoja). Siksi jokainen yrityksen työntekijä, jolla on lupa luoda tämäntyyppisiä asiakirjoja ja allekirjoittaa kirjeenvaihto, voi allekirjoittaa kieltäytymiskirjeen. Tämä voi olla sihteeri, lakimies, pomo tai osaston asiantuntija.

Kuinka lähettää kirje

Kirjeen voi lähettää eri tavoin, mutta on parasta valita se, jonka kautta alkuperäinen viesti lähetettiin. Hyväksyttävin tapa on lähettää se Venäjän postin kautta, mutta tässä tapauksessa sinun tulee ottaa se kirjattuna toimituskuittauksella, voit myös käyttää toimitusta edustajan tai kuriirin kautta (tämä tapa takaa nopean toimituksen). On myös hyväksyttävää käyttää faksia, sähköisiä viestintävälineitä ja jopa sosiaalisia verkostoja tai pikaviestimiä (mutta vain sillä ehdolla, että alkuperäisen kirjeen lähettäjä itse käyttää tätä viestintätapaa).

Yhteistyöstä kieltäytymiskirje

Jos sinun on laadittava kieltäytymiskirje yhteistyöstä, katso sen näyte ja kommentit siihen.

1. Kirjoita kirjeen alkuun kenelle se on tarkoitettu: ilmoita organisaation nimi, asema ja sen edustajan koko nimi, jonka nimeen kirjoitat vastauksen. Käytä kohteliasta osoitetta, kiitä yrityksellesi osoittamastasi huomiosta ja siirry sitten viestin olemukseen.
2. Muista viitata kirjeeseen, johon kirjoitat kieltäytymisen, ja mainitse kielteisen reaktion aiheuttaneet olosuhteet. Jos vastustajasi liitti ehdotukseensa muita papereita, ilmoita, että olet lukenut ne.
3. Mikäli mahdollista, ilmaista kirjeessäsi toivonilmaus yhteistyön toteutumisesta jättämättä kuitenkaan sisällyttämättä ehtoja, jotka tämän on täytyttävä.
4. Lopuksi allekirjoita kirje ja päivää se.

Kieltäytymiskirje tapahtumaan osallistumisesta

Kun kirjoitat kieltäytymiskirjettä tapahtumaan, käytä yllä olevia ohjeita yhteistyön kieltäytymiskirjeelle. Kaikki kirjeessä on tavallista, mutta pakollista: tiedot lähettäjästä ja vastaanottajasta, sitten valitus, itse kieltäytyminen mainitsemalla vastaanotettu ehdotus osallistua tapahtumaan ja pakollinen maininta olosuhteista, jotka olivat syynä kielteinen vastaus, sitten allekirjoitus ja päivämäärä.

Kirje työtarjouksen hylkäämisestä

Ei vain yritys voi saada kieltäytymiskirjettä. Joissain tapauksissa sen voi ilmaista henkilö, jolla ei ole mitään tekemistä yrityksen kanssa: esimerkiksi virkaan hakija. Jos olet tällainen henkilö, muotoile kieltäytyminen myös liikeasiakirjoja koskevien sääntöjen ja määräysten mukaisesti. Käytä kohteliasta kieltä, ilmoita sinulle tarjotun työn nimi sekä syy, miksi kieltäydyt siitä (älä unohda, että mahdollinen työnantaja voi harkita sinulle tarjotun työn ehtoja uudelleen). Muista allekirjoittaa ja päivätä se lopussa.

Tiedotuskirje on eräänlainen yritysasiakirja, jonka tarkoituksena on ilmoittaa kumppaneille, asiakkaille, urakoitsijoille sekä tiimin jäsenille kaikista uutisista, muutoksista, saavutuksista ja muista organisaation toiminnan näkökohdista.

Tietoviestien kirjoittaminen on elinkeinorakenteiden ja valtion virastojen edustajille välttämätön osa työtä.

TIEDOSTOT

Pakollinen tai ei

Tämäntyyppiset asiakirjat eivät ole pakollisia, koska kenelle tahansa tiedottaminen järjestön ajankohtaisista asioista on jätetty sen johdolle ja hallinnolle. Monet yritykset, etenkin suuret, eivät kuitenkaan laiminlyö tällaisten kirjeiden muodostamista, mikä saavuttaa useita tavoitteita kerralla:

• tiedottaa kiinnostuneille kaikista meneillään olevista tapahtumista;
• motivoida heitä jatkamaan yhteistyötä ja hedelmällistä työtä;
• vahvistaa yrityksen imagoa.

Kuka kirjoittaa tiedotuskirjeen

Tyypillisesti tiedotuskirjeen laatimisesta vastaa rakenneyksikön johtaja, joka ratkaisee kirjeessä esitetyt asiat. Tämä voisi olla esimerkiksi:

• markkinointiosaston johtaja (jos puhumme uusista markkinointitarjouksista kumppaneille);
• apulaisjohtaja (jos yrityksen hallinto ilmoittaa työntekijöilleen jostain kirjeellä) jne.

Kirjeen kirjoittajan tulee joka tapauksessa olla henkilö, jonka tehtäviin kuuluu kirjeiden kirjoittaminen tai joka on johtajan erillisellä määräyksellä valtuutettu kirjoittamaan niitä.

Tiedotuskirjeen tekstistä on sovittava lähettäjän välittömän esimiehen tai yrityksen johtajan kanssa.

Kenelle minun tulee lähettää tiedotuskirje yrityksen toiminnasta?

Tiedotuskirje voidaan lähettää tietylle henkilölle tai ihmisryhmälle: mahdollisen kumppaniorganisaation johtajalle, asiakkaalle - yksittäiselle yrittäjälle, tiimin jäsenille jne.

Kirjaimet voivat olla:

• luottamuksellinen (joka on tarkoitettu tietyn henkilön luettavaksi);
• avoin, julkinen (tiedottaa mahdollisimman laajalle ihmisjoukolle).

Yleiset säännöt kaikille kirjaimille

Kun luot tietokirjettä, sinun on tarkkailtava tarkasti oikeinkirjoitusta ja noudatettava venäjän kielen kirjallisia standardeja välimerkkien, sanaston, kieliopin jne.

On muistettava, että liikekirjeen vastaanottajat katsovat aina, kuinka oikein heille välitetty tieto on kuvattu.

Lukutaidoton kirje voi alentaa sen sisältämän tiedon arvoa ja jopa heikentää vastaanottajan luottamusta lähettäjää kohtaan.

Kirje on kirjoitettava lyhyesti, ytimekkäästi, ytimekkäästi, muistaen, että "lyhyys on lahjakkuuden sisar" ja ilman ajatuksia. On todistettu, että tällaisten kirjeiden vastaanottajat eivät ole valmiita käyttämään yhtä minuuttia kauempaa niiden lukemiseen, mikä johtuu nykyajan nopeasta elämäntahdista. Vastaanottaja luultavasti huomaa, että lähettäjä arvostaa aikaansa, ja jos hän on kiinnostunut kirjeen sisältämistä tiedoista, hän löytää tavan ja ajan ottaa yhteyttä viestin kirjoittajaan.

Mikä on kiellettyä kirjeessä

Uutiskirjeiden kirjoittamista koskevissa säännöissä on myös joitain ehdottomia tabuja. Etenkin röyhkeä, töykeä tai liian tuttu sävy on kategorisesti mahdotonta hyväksyä. On myös suositeltavaa välttää "kliseitä" tai liian kylmiä, "kuivia" formulaatioita, erikoisterminologiaa, lukujen runsautta, suurta määrää adverbiaali- ja osalauseita jne.

Et saa sisällyttää kirjeeseen epäluotettavia, vahvistamattomia tai vääriä tietoja. On syytä muistaa, että tiedotuskirje voi tietyissä olosuhteissa saada oikeudellisesti merkittävän asiakirjan aseman.

Avainkohdat ja mallikirjeen kirjoittaminen

Tietosanomien tulee niiden kirjoittajasta ja vastaanottajasta riippumatta liittyä vain lähettävän organisaation toimintaan tai siihen liittyviin olosuhteisiin. Samalla niiden on täytettävä tietyt rakenteen ja sisällön vaatimukset:

1. Ensinnäkin on huomattava, että tiedotuskirjeessä tulee aina olla:
   • sen valmistuspäivä,
   • lähettäjän ja vastaanottajan tiedot,
   • oikea osoite (esimerkiksi "Hyvä Petr Semenovich", "Hyvä Irina Viktorovna", "Hyvät kollegat" jne.). Mutta jos vastaanottajaa ei ole määritelty, mitä joskus tapahtuu, voit rajoittua tervehdykseen "Hyvää iltapäivää!"
2. Seuraavaksi tulee kirjeen tärkein, informatiivinen osa. Täällä sinun tulee ilmoittaa kirjoittamisen syy ja tarkoitus sekä kaikki muu kuvattavaan asiaan liittyvä: uutiset, ehdotukset, muutokset, pyynnöt, selitykset jne.
3. Kirjeen alle sinun on kirjoitettava johtopäätös, jonka pitäisi tiivistää kaikki edellä mainitut.

Mikäli kirjeeseen liitetään lisäpapereita, video- ja valokuvatiedostoja sekä todisteita, tulee se myös mainita sen sisällössä erillisenä kappaleena.

Kuinka lähettää tiedotuskirje

Kirjeen muodolle ja sisällölle ei ole erityisiä vaatimuksia. Se voidaan kirjoittaa joko yrityksen kirjelomakkeelle tai missä tahansa sopivassa muodossa olevalle vakioarkille. Ensimmäinen vaihtoehto on parempi, koska organisaation tietoja ei tarvitse kirjoittaa manuaalisesti. Lisäksi tällainen kirje näyttää paljon kunnioitettavammalta ja korostaa jälleen kerran sen suhdetta viralliseen kirjeenvaihtoon.

Tietokirje voidaan tulostaa tietokoneella (hyvä, jos tarvitset useita kopioita kerralla) tai kirjoittaa käsin - kalligrafisella käsialalla kynällä kirjoitetut kirjeet näyttävät erityisen edullisilta.

Viesti tulee varmentaa lähettäjän allekirjoituksella. Jos tämä on painettu kirje, voit käyttää faksiallekirjoitusta, jos se on "elävä" kirje, niin vain alkuperäinen.

Viestiä ei tarvitse leimata sinetillä, koska... Vuodesta 2016 lähtien oikeushenkilöillä on oikeus käyttää leimatuotteita työssään vain, kun tämä normi on kirjattu yhtiön sisäisiin sääntöihin.

Ennen viestin lähettämistä se tulee tarvittaessa rekisteröidä sisäiseen asiakirjalokiin tai lähtevän dokumentaation lokiin.

Kuinka lähettää kirje

Tiedotuskirje voidaan lähettää useilla tavoilla:

1. Ensimmäinen ja nyt yleisin: sähköisten viestintävälineiden kautta. Se mahdollistaa lähes rajattoman määrän tiedon lähettämisen lyhyessä ajassa.
2. Toinen tapa: lähettää Venäjän postilla kirjattuna kirjeenä toimitusvahvistuksen kanssa (koskee, jos tiedote liittyy virallisiin asiakirjoihin ja se on varmennettu "elävillä" allekirjoituksilla ja sineteillä).
3. Voit lähettää kirjeen myös faksilla tai nykyaikaisilla pikaviestinnöillä, mutta vain silloin, kun lähettäjän ja vastaanottajan välinen suhde on jokseenkin epävirallinen ja mahdollistaa tällaisen kirjeenvaihdon.