Itsehallinta, olemus
Itsensä johtaminen
Luento nro 38
Johtajan työ- tämä on erityinen ammatillinen toiminta, joka koostuu kaikkien johtamistoimintojen yhdistämisestä ja koordinoinnista. Esimiehen suorittamien tehtävien monimuotoisuus ja monimutkaisuus määräävät hänen työnsä luovuuden ja korkean intensiteetin. Luovuus esimiehen työssä ilmenee tieteellisessä lähestymistavassa, ammattitaiteellisessa taiteessa ja johtamistyylissä. Toiminnanjohtajan tehokas suorittaminen saavutetaan itsejohtamisen pohjalta.
Itsensä johtaminen- tämä on johtajan määrätietoista tieteellisesti perusteltujen ja todistettujen työmenetelmien käyttöä ammatillisten kykyjensä ja työaikansa parhaan hyödyn saamiseksi. Itsejohtaminen sisältää: tavoitteiden asettamisen, toiminnan suunnittelun, päätösten tekemisen ja niiden toteuttamisen; päivittäisen rutiinin ja henkilökohtaisen työprosessin järjestäminen; itseseuranta ja saatujen tulosten valvonta; Itsehallinnon kaikissa vaiheissa tarvittavan tiedon vaihto.
Tavoitteen asettaminen- Tämä on katse tulevaisuuteen, jossa tunnistetaan piilotetut ja ilmeiset tarpeet ja tehtävät. Asetetut tavoitteet tehostavat työaktiivisuutta, toimivat liikkeellepanevana voimana, joka katoaa vasta asetetun tavoitteen saavuttamisen jälkeen. Tavoitteet toimivat välineenä voiman keskittämisessä todella keskeisille toiminta-alueille. Hyvin organisoitu johtaja noudattaa sinnikkäästi tavoitestrategiaansa. Sen toteuttamisessa häntä avustavat suuresti välitavoitteet, joiden avulla hän voi keskittää voimansa tehtäviin ja varmistaa päätavoitteiden saavuttamisen.
Esimiehen työn suunnittelu on työn tyyppien, volyymien ja niiden jakautumisen määrittäminen ajassa. Suunnittelu sisältää:
Teosluettelon laatiminen;
Työn laajuuden määrittäminen ja niiden jakaminen tärkeyden mukaan erityisen tärkeisiin, keskisuuriin ja vähemmän tärkeisiin;
Työsuunnitelman laatiminen erityisen tärkeälle työlle. Suunnittelussa käytetään yleensä kolmea ajanjaksoa: vuosi, vuosineljännes, viikko. Voit luoda päivittäisen rutiinin päivälle, viikolle tai kuukaudelle. Jokainen johtaja päättää itse, mikä on mukavampaa.
Vuoden suunnittelu koostuu kahdesta osasta. Ensimmäinen osa on koottu vastuun näkökulmasta ja toinen ylennysmahdollisuuksien näkökulmasta.
Neljännesvuosisuunnittelu on muunnelma kohdistetusta johtamisesta. Se sisältää useiden melko suurien tavoitteiden asettamisen ja saavuttamisen.
Viikkosuunnittelussa sinun on lueteltava viikon tavoitteet ja tehtävät ja järjestettävä ne tärkeysjärjestykseen, joka on suoritettava viikon aikana.
Tehdä päätöksiä edellyttää ensisijaisten tehtävien ja toimintojen valitsemista. Järjestäytyneimmät johtajat erottuvat siitä, että he onnistuvat työpäivän aikana ratkaisemaan monia erilaisia asioita. Tapahtuu, että tietyn ajan he ovat kiireisiä vain yhden yksittäisen tehtävän ratkaisemisessa, mutta vievät sen loppuun noudattaen suunnitelmaan sisältyvää prioriteettiluetteloa järjestyksensä mukaisesti. Näin pystymme noudattamaan asetettuja määräaikoja työn valmistumiselle ja saamaan suurta tyytyväisyyttä työpäivästä ja työn tuloksista; välttää konflikteja ja stressin ylikuormituksia; jättää pois tehtäviä, jotka muut voivat tehdä.
Jokainen johtaja omalla toimialallaan tekee tarvittavat päätökset omalla henkilökohtaisella vastuullaan. Päätökset on tehtävä ajoissa, sitovia, selkeitä ja asianmukaisesti perusteltuja. Tarvittaessa päätöksiä voidaan tarkistaa. Vaikea päätös tulisi tehdä asianmukaisten keskustelujen jälkeen pätevän henkilöstön kanssa. Esimies voi tehdä työntekijöiden vastuualueita koskevia päätöksiä vain poikkeustapauksissa ilmoittamalla tästä työntekijöille. Johtajan tekemät päätökset tulee nähdä alaistensa uskollisesti.
Päivittäisen rutiinin ja henkilökohtaisen työprosessin organisointi. Esimiehen on kohdattava monia henkilökohtaisia ongelmia. On havaittu, että monet johtajat keskittyvät ajankohtaisten tuotannon ja myynnin ongelmien ratkaisemiseen kiinnittäen vain vähän huomiota yrityksen kehittämisstrategiaan. Sinun tulee olla täysin tietoinen siitä, että esimiehen työn systemaattinen organisointi ei ole tärkeää vain hänelle itselleen, vaan sen tulee toimia esimerkkinä järkevästä työn organisoinnista muille. Näitä tarkoituksia varten jokaisen johtajan on noudatettava seuraavia sääntöjä:
Luo työntekijöillesi suotuisat työolosuhteet, luota heihin ja kannusta heidän toimintaansa;
Analysoi toimintaasi. Ota selvää, mitkä asiat ovat kunnossa ja mitkä vaativat erityistä huomiota;
Tunnista ne avainalueet, joilla sinun on saavutettava menestys;
Muotoile kullekin yksittäiselle toiminta-alueelle 2-3 toimintaa, joilla on positiivinen vaikutus tulosten saavuttamiseen;
Määritä aika, jonka kuluessa on tarpeen seurata asetettujen tavoitteiden saavuttamista ja keskustella niiden toteuttamisen tahdista;
Varmista, että johtajat tunnetaan laajemmassa liike-elämässä;
Tutki tehtävän suorittamisen toteutettavuutta ennen kuin otat sen vastaan.
valtuuskunta. Jokaisen esimiehen velvollisuuksiin kuuluu mahdollisuus delegoida työntekijöille osa heidän tehtävistään ja valtuuksistaan. Asioita, jotka on otettava huomioon päätettäessä delegoida valtuuksia muille:
1. Siirretyn työn merkitys.
2. Aika, jonka kuluessa työ voidaan suorittaa.
3. Sijoita "mitä, miksi ja miten" esittämällä seuraavat kysymykset:
Mitkä ovat tehtävät? Mitä teemme?
Miksi teemme näitä tehtäviä? Miksi yleensä
tarvitsetko asemaani? Miksi tarkalleen ottaen teen tämän? Miten saan työni tehtyä? Miten teen tämän?
Kysymykseen "miksi?" johtajan on vastattava. Vastaus kysymykseen "Mitä?" riippuu siitä, minkä osan työstä johtaja delegoi. Hyvä johtaja jättää alaisen tehtäväksi vastata kysymykseen "miten?"
Hallinta ja itsehillintä. Monet asiantuntijat pitävät sitä johtamistoimintansa perustana. Valvominen tarkoittaa sen tarkistamista, meneekö kaikki hyväksytyn ohjelman mukaan. Valvonnan tarkoituksena on löytää virheitä ja puutteita sekä keinoja estää ja korjata niitä. Ohjausjärjestelmä edustaa joukkoa työkaluja, joiden avulla johtaja saa säännöllisesti tietoa siitä, vastaako työ tavoiteasetuksia, mitkä työalueet voidaan luottaa muille, millä yrityksen osastoilla on ongelmia, joiden ratkaisemiseen tarvitaan apua.
Valvontasäännöissä määrätään:
Valvonnan säännöllisyys.
Strateginen luonne.
Tulosten valvonta, ei työn suoritusmenetelmiä.
Tunnistaa sekä saavutukset että virheet ja puutteet.
Vapauden antaminen ammatillisesti kypsille alaisille
Toiminnot.
Valvonta avun ja opastuksen muodossa.
Kontrollin pitäisi auttaa lisäämään työmotivaatiota ja luomaan onnistumisen tunnetta. Tieto on esimiehen työn aihe ja tuote sekä linkki itsejohtamiseen. Johtamispäätöksissä käytettävä tieto on erityisen tärkeää. Jopa 80 % esimiehen ajasta kuluu tiedon parissa työskentelemiseen. Tiedon kanssa työskentelyn keinoja ja menetelmiä ovat lukeminen, kirjeenvaihto, toimistotyöt, kokousten pitäminen, kokoukset, neuvottelut.
Tavoitteiden asettamisen jälkeen he aloittavat oman työvoimasuunnittelunsa. Johtajan on vaikeaa tai mahdotonta kehittää erityisiä suunnitelmia enemmän tai vähemmän pitkäksi ajaksi, koska aiemmin odottamattomien tekijöiden vaikutuksesta niitä on tarkistettava jatkuvasti. Siksi käytännössä he yleensä rajoittuvat työsuunnitelman laatimiseen päivälle, viikolle, kuukaudelle. Lisäksi jälkimmäinen tehdään usein yksityiskohtaisesti ja huomioidaan vain kiireelliset ja tärkeimmät asiat.
Yritysjohtajan työn organisointi liittyy läheisesti kaikkien johtamisprosessien organisointiin hänen alaisuudessaan olevassa koneistossa ja vaikuttaa merkittävästi johtamisen onnistumiseen kokonaisuutena.
Johtaja on jatkuvasti alttiina tapahtumien spontaanille kululle, ei hallitse omaa aikaansa, hän menettää kyvyn ja kyvyn erottaa pääasiallinen toissijaisesta, nähdä perustavanlaatuisemman ongelman tietyissä tilanteissa. Sen ratkaisu saa luonteen konfliktien nopeaan ratkaisemiseen. Itse asiassa yleisen työnvälittäjän roolissa tällainen johtaja ei täytä ensisijaisia velvollisuuksiaan.
Tulevat ongelmat jäävät ratkaisematta, ja tämä puolestaan aiheuttaa monia uusia ongelmia. Usein käy niin, että johtajat pitävät ongelmia ja lupaavia asioita erittäin tärkeänä. Mutta he järjestävät työnsä niin irrationaalisesti, että heillä ei ole mahdollisuutta vierailla johdetuissa tiloissa tai tavata henkilökohtaisesti osastopäälliköitä ja muita työntekijöitä. heillä ei ole tarpeeksi aikaa parantaa omaa pätevyyttään. Siksi lupaavia tehtäviä, jotka heillä on, ei ratkaista parhaalla tavalla.
Joskus esimies on ajanpuutteen vuoksi seurausta huonosta työn organisoinnista, esimiehen työpäivä kestää 10, 12 ja jopa 13 tuntia. Lopuksi ei jää aikaa itseopiskeluun, perheeseen, virkistykseen, urheiluun jne. On myös hyvä muistaa, että oman työn organisointi on esimiehen itsensä vastuulla.
Epätasaiset työajat, jatkuva kiire, jatkuva pohdiskelua vaativien, harkittuja, systemaattisia ratkaisuja vaativien asioiden myrsky luo itse johtamiskoneistoon työtyyliä, joka johtaa järjettömään ajankäyttöön kaikilla osastoilla.
Jotta ajanjako erityyppisten toimintojen välillä voidaan suunnitella oikein, se on ensin luokiteltava tiettyjen kriteerien mukaan.
o motivoivien syiden luonteen mukaan (henkilökohtainen oma-aloitteisuus, alaisten oma-aloitteisuus, ylhäältä tulevat ohjeet, julkisten organisaatioiden oma-aloitteisuus);
o jakson aikana johtamistoimintojen kattamana (mahdolliset, nykyiset jne.);
o toimintamuotojen mukaan (yksityistyö, tapaamiset, tapaamiset, vieraiden vastaanotto, puhelinkeskustelut, työpaikoilla käynti jne.).
Suunnittelun tulee olla sekä pitkän aikavälin (vuosi, vuosineljännes, kuukausi) että toiminnallista (viikko, yksi päivä). Sinun on aloitettava pitkän aikavälin suunnitelmalla. Tätä varten sinun on tehtävä luettelo vuoden, vuosineljänneksen, kuukauden tärkeimmistä teoksista ja asetettava sitten niiden alkamis- ja päättymispäivämäärät. Näihin töihin kuuluu niitä, jotka toistetaan vuodesta toiseen. Esimerkiksi vuosikertomus, työyhteisön kokous vuoden lopussa jne. On käytäntö, että työaikataulut laaditaan yhdelle päivälle, viikolle tai harvemmin vuosikymmenelle tai kuukaudelle. Nämä aikataulut kurittavat paitsi esimiehen itsensä, myös hänen alaisensa tiimin työtä.
Työtään suunnittelevan johtajan tulee ottaa huomioon liike-elämän osaamisen parantamiseen tarvittava aika, poliittisen ja taloudellisen tietämyksen taso, julkisten tehtävien hoitaminen sekä yrityksen työntekijöiden vastaanottaminen virka- ja henkilökohtaisista asioista.
Suunnitelmassa tulee määritellä selkeästi aika dokumenttien käsittelyyn, vierailijoiden vastaanottamiseen, rakenteellisissa yksiköissä oleskeluun, osakkeenomistajien ja työntekijöiden kokouksiin osallistumiseen, alaisten tapaamisiin jne. Tällaisen suunnitelman laatiminen luo normaalin työrytmin johtamislaitteisto, varmistaa tehtävien järjestyksen ja mahdollistaa ajan jakamisen luovaan työhön, innovaatioihin ja jatkokoulutukseen. Täällä johtaja osaa taitavasti ja ennakoivasti muotoilla ja ratkaista strategisia kysymyksiä ja työskennellä tuottavasti.
Esimiehen henkilökohtaisen työsuunnitelman laatimisprosessi ehdotetaan suoritettavaksi kuvassa 2 esitetyn kaavion mukaisesti. 4.1.
Ensimmäinen taso: Esimies tekee luettelon tehtävistä, jotka on suoritettava suunnittelujakson aikana. Nämä voivat olla tehtäviä pitkän aikavälin tehtävien luettelossa viime kaudella suoritetuista tehtävistä, muita tehtäviä, tehtäviä, jotka syntyvät säännöllisesti. Työluettelo on laadittava kirjallisesti. Esimerkiksi päivän tehtävälista heijastaa seuraavia asioita: kokousten pitäminen, vastaanotot, dokumentaation kanssa työskentely, matkustaminen, valvonta, puhelinkeskustelut jne. Tässä vaiheessa riittää vain likimääräinen tehtävien järjestys, eli jakaminen. ne tärkeysasteen tai kiireellisyyden mukaan.
Toinen vaihe: Suunnittelukauden työluettelon laatimisen jälkeen on tarpeen määrittää kunkin tyyppisen työn suorittamiseen tarvittava aika. Tämä on tietysti vaikea tehtävä, koska esimiehen on vaikea ennustaa etukäteen, kuinka paljon aikaa tietty työ vaatii. Tässä riippuu paljon ratkaistavien tehtävien monimutkaisuudesta ja epätavallisuudesta, itse johtajan kokemuksesta ja ammattitaitosta, johtohenkilöstön pätevyydestä ja muista tekijöistä. Samalla joidenkin johtamistoimenpiteiden kesto voidaan arvioida varsin tarkasti. Esimiehet säätelevät esimerkiksi etukäteen vierailijoiden vastaanoton kestoa henkilökohtaisissa asioissa ja tapaamisissa.
Riisi. 4.1. Esimiehen henkilökohtaisen työn suunnitteluprosessin kaavio
Loppujen lopuksi arvio aikakustannuksista on likimääräinen, mikä vaatii säätöjä tehtävien toteutuksen aikana. Samalla työn keston määrittäminen kurittaa johtajaa ja pakottaa hänet investoimaan asetettujen määräaikojen puitteissa. Ei turhaan sanota, että työ vie niin paljon aikaa kuin siihen on varattu.
Kolmas vaihe: Koska on mahdotonta ennustaa, mitä tehtäviä suunnittelujakson aikana on suoritettava, kannattaa varata aikaa odottamattomiin tehtäviin.
Esimiehen työaika on jaettu kolmeen osaan:
o suunniteltu toiminta - 60 %. 8 tunnin työpäivän perusteella suunniteltu toiminta ei saa ylittää 5-6 tuntia;
o aikavaraus odottamattomiin töihin - 20 %;
o aikareservi johtajan luovaan toimintaan - 20%.
Siksi suunnitellun ajan ja löysyyden suhteen tulisi olla 60:40.
Neljäs vaihe: suunnittelukauden työaikarahasto on tarpeen määrittää. Tässä tapauksessa sinun tulisi olettaa 5-6 tuntia päivässä. Viikkopäiväisessä viikkosuunnitelmassa siis kokonaistyöaika on 40 tuntia ja suunniteltujen tehtävien ratkaisemiseen enintään 30 tuntia.
Viides vaihe: Ennen kuin lopullisesti laaditaan suunnitelma omalle työlle, on tarpeen suorittaa valvontaa vertaamalla toisessa vaiheessa laskettua suunniteltujen töiden tekemiseen käytettyä aikaa työaikarahastoon. Jos vaadittu aikameno ylittää suunnittelukauden rahaston, on suunniteltujen töiden luetteloa tarkistettava. Esimiehen tulee asettaa suunnitellut toiminnot tärkeysjärjestykseen ja kiireellisyyteen sekä poistaa sivutoiminnot. Näin ollen erittäin kiireelliset asiat voidaan siirtää seuraavalle kaudelle. Sinun tulisi myös delegoida osa työstä alaistensa hoidettavaksi.
Kuudes vaihe: Johtaja laatii suunnitelman työstään. Mukavuuden vuoksi niitä suositellaan kehittämään käyttämällä aikapäiväkirjoja, jotka kuvaavat tehtäviä, tarvittavia toimia, puhelinnumeroita, osoitteita ja muita tietoja.
Seitsemäs vaihe: muuttaa suunnitelmaa, tehdä muutoksia ja lisäyksiä tarvittaessa. Asetetun varaajan ansiosta johtajalla on suunnittelujakson aikana mahdollisuus reagoida riittävästi tiettyjen tehtävien toteuttamisprosessin mahdollisiin komplikaatioihin, ratkaista odottamattomia asioita ja harjoittaa luovaa työtä.
Jos esimiehellä ei ole henkilökohtaista työsuunnitelmaa, syntyy tiimissä hermostunut jännitys, joka johtaa huonolaatuiseen ongelmanratkaisuun ja esimiestyön tehokkuuden heikkenemiseen.
Joitakin töitä ei voida sisällyttää suunnitelmaan. Tätä varten on tarpeen suunnitella aikavaraus niiden toteuttamiseen, ja jos se ei riitä, vähennä suunniteltuun työhön käytettyä aikaa, siirretään se toiseen aikaan tai uskotaan niiden toteuttaminen johdon vastuulliselle työntekijälle. laitteet.
Henkilökohtaisen työn suunnittelua ei tule pitää vain suunnitelman laatimisena sitä varten. On tärkeää määrittää sen toteuttamisaika, alkamis- ja päättymispäivät. Tässä tapauksessa on tarpeen ottaa huomioon kaikki tulevat työtyypit, verrata työhön tarvittavaa aikaa yleisen työaikabudjetin suunniteltuun rahastoon.
Suunnitelman laatimisen jälkeen on osoitettava taitoa ja sinnikkyyttä sen toteuttamisessa, jotta voidaan varmistaa muiden johtamistasojen tarvittava valvonta suunnitelmien toimeenpanosta. Esittäjien henkilökohtaisen työsuunnitelman ja tehtävien toteuttamisen seurannan tulee olla säännöllistä ja johdonmukaista. Tämä kurittaa johtajaa itseään ja hänen alaisiaan, edistää työajan tehokasta käyttöä ja parantaa organisaation johtamisen laatua.
Johtajan on vaikeaa tai mahdotonta tehdä erityisiä suunnitelmia pitkäksi aikaa, koska odottamattomien tekijöiden vaikutuksesta niitä on tarkistettava jatkuvasti. Siksi käytännössä ne yleensä rajoittuvat henkilökohtaisen työsuunnitelman laatimiseen päivälle, viikolle, kuukaudelle. Lisäksi kuukausisuunnitelmaan merkitään usein vain kiireelliset ja tärkeimmät asiat.
Käytännössä ajan suunnittelu koostuu sen jakamisesta eri työtyypeille. Yleistä ajanjakoa säädellään työpäiväohjelmalla, joka on rakennettu huomioiden ylimmän johdon päivittäiset rutiinit ja yksilötyön tiheys. On syytä muistaa, että johtamistoiminnan tason noustessa ydintoimintojen johtamiseen käytetty aika vähenee ja hallinto-, organisaatio-, edustus- ja sosiaalisten ongelmien ratkaisemiseen käytetty aika lisääntyy.
Eri yritysten johtajien toiminnassa on monia piirteitä. Siksi johtajan on itsenäisesti, työn ominaispiirteiden mukaisesti, ryhmiteltävä ne tyypeittäin tiettyjen ominaisuuksien perusteella. Tämä on tarpeen, jotta voidaan ottaa huomioon toimintotyypeittäin käytetty aika ja analysoida oman työn suunnittelua.
Oman työn suunnitteluun ei riitä, että sinulla on luettelo teoksista, on mahdotonta tietää niiden todellista kestoa, jonka perusteella voit asettaa työn alkamis- ja lopetuspäivämäärät ja linkittää ne yhteen. Tätä varten sinun on suoritettava erityisiä havaintoja ja tutkittava omaa työpäivän aikana vietettyä aikaa. Samaan aikaan vain kaiken työn kirjanpito voi antaa täydellisen kuvan esimiehen työmäärästä. Laskentamenetelmät ja -muodot riippuvat sen tavoitteista. Esimiehen työn organisoinnin parantamiseksi kannattaa siis ottaa itsekuvia sekä työ- että vapaa-ajasta. Mutta kirjanpito itsessään on arvotonta ilman systemaattista analyysiä. Analyysitietojen avulla voimme arvioida johtajan ajan organisoinnin tasoa.
Pääasiallinen analyysimenetelmä on verrata kuhunkin työhön käytettyä todellista aikaa muiden samalla tasolla olevien esimiesten keskimääräisiin kustannuksiin.
Tutkimukset osoittavat, että jopa 76 % kokonaistyöajasta käytetään henkilökohtaisiin suhteisiin, mukaan lukien:
o kokoukset, kokoontumiset, vieraiden vastaanottaminen (keskustelut) - 23,5 %;
o työmatkat (työtapaamiset) - 23,5 %;
o johtolaitosten työn seuranta ja työpaikoilla käynti - 23,5 %;
o puhelinkeskustelut - 6,5 %
Muita esimiestyöaikakustannuksia ovat mm.
o asiakirjojen käsittelyyn - jopa 13,5%;
o työn valmistelu ja organisointi - 5 %;
o henkilökohtaiset tarpeet ja virkistys - 2%;
o työajan menetys - 3,5 %
Esimiehen henkilökohtaisen ajan suunnittelu on aloitettava tietyn järjestelmän kehittämisestä, jota on noudatettava, selkeytettävä ja siitä tulee vähitellen pysyvä normi.
Riisi. 4.2. Virtaviivaista suunnitteluaikaa
Oman työn suunnittelu ei vaadi esimieheltä merkittäviä aikainvestointeja. Suunnitelman laatimiseen riittää, että käytät 15-20 minuuttia työpäivän lopussa. Mutta esimiehen henkilökohtaisen työn suunnittelun edut ylittävät huomattavasti nämä kustannukset. Erityisesti kyky suunnitella seuraavaa päivää, esittää tehtävät selkeästi, organisoida päivätyöt, voittaa unohduksen, keskittyä tärkeimpiin tehtäviin, itsekuri tehtävien suorittamisessa, antaa onnistumisen tunteen työpäivä, lisää tyytyväisyyttä ja motivaatiota ja edistää yleisesti työn tehokkuutta.
Riisi. 4.3. Menetelmät esimiehen henkilökohtaisen työn suunnitteluun
Esimiehen henkilökohtaisen työn suunnittelun työkalut on jaettu perinteiseen ja tietokonepohjaiseen.
Aihe: Esimiehen henkilökohtaisen työn suunnittelu
4.1. Esimiehen henkilökohtaisen työn suunnittelun rooli ja merkitys.
4.2. Esimiehen henkilökohtaisen työn suunnittelun piirteet.
4.1. JOHTAJAN HENKILÖKOHTAISEN TYÖN SUUNNITTELUN ROOLI JA MERKITYS
Johtaja on johtamiskoneiston keskeinen hahmo, hänen työnsä tehokkuudesta riippuu johtamisjärjestelmän ja koko yrityksen onnistunut työ. Johtaja toimii komennon yhtenäisyyden periaatteen perusteella, jolla on laajat valtuudet ja oikeudet, mutta samalla hän kantaa vastuun yrityksen tuloksista. Esimiehen tehtävät ovat monitahoisia: yrityksen toiminnan yleinen johtaminen, alaosastojen ja palveluiden toiminnan koordinointi, työ henkilöstön kanssa, toiminnan tavoitteiden ja tehtävien määrittäminen, päätöksenteko, yrityksen edustaminen suhteissa muihin organisaatioihin, tekijöiden toiminnan valvonta jne. Näiden toimintojen suorittaminen vaatii johtajalta korkeaa vastuuta, liike- ja henkilökohtaisia ominaisuuksia.
Esimiehen tärkeitä ominaisuuksia ovat kyky reagoida yrityksessä tapahtuviin muutoksiin ja vastata niihin usein tiedon ja ajan puutteen olosuhteissa. Tässä suhteessa on olemassa virheellisten päätösten vaara.
Johtajat toimivat olosuhteissa, joissa he tuntevat jatkuvasti painetta omistajien, johtajien, alaisten, kuluttajien, liikekumppaneiden jne. taholta. Tämän seurauksena monet johtajat kokevat stressiä, joka vaikuttaa negatiivisesti heidän työnsä tehokkuuteen.
Syy monien esimiesten, erityisesti aloittelijoiden, epätyydyttävään työhön on kyvyttömyys hallita aikaa. Tällaiset johtajat pyrkivät suorittamaan kaikki tehtävät itsenäisesti, olemaan ajoissa kaikkiin kokouksiin, ottamaan vastaan kaikki vierailijat ja syventymään kaikkiin yrityksen kysymyksiin. He ovat ensimmäisinä töihin saapuvia ja viimeisiä lähteviä. Samaan aikaan monet tehtävät jäävät suorittamatta. Johtaja, joka ei osaa hallita aikaa, ei pysty näkemään arkisten huolien perspektiiviä. Loppujen lopuksi hänen työnsä tehokkuus on minimaalinen, ja hänellä on tyytymättömyyden tunne itseensä, alaistensa ja luottamuksen puute omiin kykyihinsä. Syynä tähän on kyvyttömyys suunnitella työtä.
Johtajalle, jolla ei ole aikaa ratkaista tuotannollisia, taloudellisia, sosiaalisia ja muita ongelmia, ovat tyypillisiä seuraavat asiat:
Suunnittelematon työajan käyttö ja keskeisten toiminta-alueiden huono kehitys;
Hermostuneisuus, kiire ja hämmennys toimissa;
Kärsimättömyys päätöksenteossa ja suhteissa ikätovereiden ja alaisten kanssa;
Johdon työnjaon riittämätön taso alaosastoissa ja tehtävien ja vastuiden alhainen delegointi;
Järjestyksen puute työpaikalla;
Redundanssi ja epäjärjestelmällinen työ saapuvien asiakirjojen ja kirjeenvaihdon kanssa;
Periaatteen mukaan "mitä en saanut tehtyä töissä, teen loppuun kotona". Kotimaiset opinnot, joiden aikana pääasialliset
syyt yli- ja keskitason esimiesten ylikuormitukseen ja syyt työajan tehottomaan käyttöön antoivat seuraavat tulokset (tärkeysjärjestyksessä):
Johtohenkilöstön riittämätön pätevyys - 66 %;
Tietojen epäjärjestys - 50 %;
Matala työn mekanisoinnin taso johdossa - 50%;
Järjestämättömät tuotantoprosessit -32%;
epäselvä oikeuksien ja velvollisuuksien jako – 30 %;
Suuri määrä kokouksia -28%.
Kotimaisten esimiesten työajankäytön analyysi osoittaa seuraavaa: työajan kesto ylittää normin 3 tunnilla ja hyödyllinen työsuhde on vain 5-6 tuntia; Apulaisjohtajat tekevät "ylityötä" 2-3 tuntia, ja hyödyllinen työsuhde on 5 ja 6 tuntia. Alaosastopäälliköt käyttävät aikaa samalla tavalla kuin pääasiantuntijat. Kun puhumme hyödyllisestä työstä, tarkoitamme luetteloa tehtävistä, toiminnoista, päätöksenteosta jne., jotka kuuluvat vain näiden johtajien toimivaltaan.
Aika on yksi resursseista, joka ei uusiudu. Ajan puute määrättyjen tehtävien suorittamiseen johtaa työpäivän keinotekoiseen pidentämiseen ja sen järjettömään käyttöön. Ajanpuute johtuu esimiesten työn selkeyden, suunnittelun ja organisoinnin puutteesta. On todettu, että odottamaton kolmen minuutin puhelinkeskustelu johtaa usein 15-20 minuutin menetykseen, joka tarvitaan keskittymisen palauttamiseksi ja alkuperäisen suorituskyvyn palauttamiseksi.
Kyky käyttää työaikaa järkevästi ja järkevästi sekä jatkuvasti parantaa suunnitteluprosessia on merkki organisoidusta johtajasta. Työajan suunnittelu ymmärretään usein yksinkertaiseksi listaksi seuraavan päivän ajankohtaisista asioista. Pelkästään työlista huomioon ottaen ja niiden kestoa tietämättä, käytännössä parhaimmillaan ne rajoittuvat yritykseen arvioida tulevan työllisyyden määrää ilman aikabudjettia. Mutta kaikenlaisten töiden työtuntien laskeminen mahdollistaa kokonaiskuvan saamisen työmäärästä.
Työajan tehokkaan käytön ja sen suunnittelun ongelma koskee johtajia kaikilla tasoilla.
Korkeimman organisaatiotason johtajille - hallituksen puheenjohtajalle, toimitusjohtajalle, varapuheenjohtajalle - on erittäin intensiivinen rytmi ja valtava määrä työtä, jonka määrää tehtävien erityispiirteet, muutokset ulkoisessa ja organisaation sisäiset ympäristöt. Tämän tason johtaja ei voi olla varma tehdyn päätöksen oikeellisuudesta, koska organisaatio jatkaa toimintaansa ja ulkoinen ja sisäinen ympäristö muuttuvat jatkuvasti, eli aina on olemassa riski tehdä virheitä. Tutkimukset ovat osoittaneet, että ylimmän johdon johtajien työviikko kestää 60-80 tuntia viikossa ja se kuluu:
Suunnitellut kokoukset, kokoukset - 50%.
Suunnittelemattomat tapaamiset - 10%.
Job Kanssa asiakirjat - 22 %.
matkat, arvostelut - 3%.
Puhelimessa puhuminen - 6%.
Keskijohtajat, jotka vastaavat organisaation päivittäisestä toiminnasta, toimivat puskurina ylemmän ja alemman tason esimiesten välillä. He valmistelevat tiedot, joihin ylimmän johdon päätökset perustuvat, ja antavat sinulle käskyjä. kilpailukykyiset toimeksiannot alemmille esimiehille ja asiantuntijoille.
Jotkut tutkimukset osoittavat, että keskitason johtajat viettävät noin 89 % ajastaan kommunikointiin alaistensa ja työntekijöidensä kanssa. On myös toinen ajatus, jonka mukaan keskitason johtaja on yksin jopa 34 % työajastaan.
Alemman tason esimiesten työtä luonnehdittaessa tulee huomioida, että heidän työnsä on intensiivistä ja täynnä toistuvia taukoja ja siirtymiä ongelman ratkaisemisesta toiseen. Yhden tehtävän keskimääräinen kesto on noin 48 sekuntia.
Myös päätösten käsittelyaika on lyhyt. Ne valmistuvat lähes aina alle kahdessa viikossa.
Yhdysvalloissa kyselyyn osallistui yli tuhat yli- ja keskijohtajaa. Tulos osoittautui seuraavaksi: sadasta johtajasta vain yhdellä on tarpeeksi työaikaa kaikkien ongelmien ratkaisemiseen; kymmenen tarvitsee 10 % enemmän aikaa, neljäkymmentä 25 % lisäaikaa ja toiset 50 % ajasta.
Aikatehokkuus ei tarkoita sitä, että työpäivä olisi ennalta ajoitettu viimeiseen minuuttiin. Tällainen tehokkuus joustavan ja liikkuvan työn kannalta olisi absurdia. Samaan aikaan tehokkuus ei tarkoita "hien puristamista". Päinvastoin tehokkuuteen liittyy jatkuvuus, mikä mahdollistaa suunnitelmallisen aloituksen ajankäytössä ja antaa mahdollisuuden rentoutua töiden jälkeen ja kerätä voimia toiminnan menestyksekkääseen jatkamiseen.
Esimiehen henkilökohtainen työaika on tarpeen suunnitella samalla tavalla kuin kaikki muukin organisaation toiminta ja sen resurssit.
Suunnittelu on suunniteltu varmistamaan arvokkaimman resurssin - ajan - järkevä käyttö. Mitä paremmin varattu (eli suunniteltu) aika on, sitä paremmin se voidaan käyttää esimiehen henkilökohtaisiin ja ammatillisiin etuihin. Suunnittelu kiinteänä osana esimiehen henkilökohtaisen työn järkevää organisointia tarkoittaa valmistautumista tavoitteiden toteuttamiseen ja ajan jäsentämistä. Päivittäisen työn, keskipitkän ja pitkän aikavälin tehtävien ja tulosten suunnittelu mahdollistaa paitsi tehokkaan ajan käytön, myös menestymisen ja itsevarmuuden.
Aivan kuten organisaatio suunnittelee strategiaansa, jokaisen ihmisen tulee ajatella tulevaisuutta eikä olla horjumatta
tapahtumien kulku.
Työaikataulutuksen tärkein etu on, että se säästää kaikkiaan merkittäviä ajansäästöjä.
Suunnitteluun käytetään optimaalinen aika, jonka jälkeen suunnitteluajan myöhempi lisäys ei tehoa kokonaissuunnittelujaksosta (vuosi, kuukausi, viikko, päivä). Tämä optimi ei saa olla yli 1 %.
Organisaation onnistunut toiminta on mahdollista vain, jos sen suunnittelu tehdään määrätietoisesti. Monien organisaatioiden johto ei kuitenkaan liiallisesta itseluottamuksesta johtuen kiinnitä riittävästi huomiota suunnitelman kehittämiseen ja on siksi joutunut turvautumaan ”tahtovahvaiseen” johtamiseen, mikä johtaa hätätilanteeseen ja loppujen lopuksi tuloksen aliarvioitu laatu. Näiden johtajien tavoitteet muuttuvat päivittäin, ja heidän toimintatapansa osoittaa selvästi, kuinka suunnitelmaa ei saa toteuttaa.
Jos on luottamusta siihen, että ongelma ymmärretään hyvin ja riittävän yksinkertaisesti ratkaistakseen ilman muodollisia suunnittelumenetelmiä, tämä seikka oikeuttaa halun säästää suunnittelussa ja käyttää sitä organisointiin ja koordinointiin. Siksi jotkut organisaatiot voivat saavuttaa tietyn tason menestystä investoimatta merkittävästi muodolliseen suunnitteluun. Suunnittelu ja itse suunnitelma eivät myöskään takaa onnistumista. Muodollinen suunnittelu voi kuitenkin luoda useita arvokkaita ja olennaisia tekijöitä organisaation menestykselle.
Esimiehen henkilökohtaisen työn suunnittelun käytännön merkitys on seuraava:
1. Jos joukko töitä ratkaisee tietyn ongelman ja on suunnattu johtamistoiminnan perimmäisiin tavoitteisiin, niin hyvin laaditut suunnitelmat varmistavat niiden saavuttamisen. Suunnittelu määrittelee mitä, ketä, milloin, missä, miten, kuinka paljon ja miksi tarvitaan tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Siten se on keino luoda yhteys tavoitteen asettamisen ja täydellisemmän suunnitelman välille sen toteuttamiseksi.
2. Suunnittelun avulla voit arvioida käytännön mahdollisuuksia tavoitteiden saavuttamiseksi. Se on ainoa keino ennustaa virallisesti tulevia ongelmia ja mahdollisuuksia.
3. Suunnittelulla on helpompi löytää parempia ja tehokkaampia tapoja saavuttaa organisaation tavoitteet.
4. Suunnittelu löytää ja vahvistaa alueita, joissa on mahdollisia ongelmia ja odottamattomia seurauksia.
5. Suunnittelu tarjoaa perustan kustannusten arvioimiselle sekä budjettien, aikataulujen ja resurssien kehittämiselle.
6. Suunnittelu on valvonnan perusta. Jotta valvonta olisi tehokasta, sen tulee olla kiinteästi sidoksissa suunnitteluun. Tällainen koordinointi on erittäin tärkeää koko hallintoprosessin tehokkuuden varmistamiseksi. Tehokas määrällinen menetelmä tähän on laatia kaavioita, aikatauluja ja budjetteja.
7. Suunnittelu auttaa määrittämään halutut työvuorovaikutukset ja -suhteet. Koska se auttaa muotoilemaan tavoitteita, se auttaa luomaan yhteisten tavoitteiden yhtenäisyyttä organisaatiossa.
8. Suunnittelun avulla voit ennakoida olosuhteet, jotka tulee ottaa huomioon tavoitteiden saavuttamisessa. Muodollinen suunnittelu auttaa vähentämään riskiä päätöksentekoprosessissa.
Seuraavat suunnittelun osat erotetaan toisistaan.
Ensimmäinen komponentti suunnittelun tarkoituksena on lisätä tehtävien laajuutta ja monimutkaisuutta. Jokainen tehty työ edistää oman osansa ongelman ratkaisussa ja jokaisen tehtävän ratkaisu edistää organisaation tavoitteiden saavuttamista. Suunnitelmassa keskitetään kaikki näiden tavoitteiden saavuttamista koskevat päätökset. Suunnittelussa pyrimme vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:
Mitä pitäisi tehdä?
Milloin tämä tehdään?
Kuka sen tekee?
Missä tämä tehdään?
Mitä se vaatii? mutta muut
Monimutkaisuus synnyttää erikoistumisen tarpeen, ja koska jokainen asiantuntija "puhuu omaa kieltään", on vastuussa omasta osastaan organisaation elämää ja omaa näkökulmaansa, erikoistuminen voi johtaa koordinoitujen toimintojen rikkomiseen. Siksi on tarpeen yhdistää kaikkien asiantuntijoiden mielipiteet koordinoidakseen heidän toimiaan organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi.
Toinen komponentti suunnittelu on ajan kasvava merkitys. Jos yritys aikoo käynnistää jonkin tuotteen tuotannon ennen kilpailijoitaan, se on saatava päätökseen suunnitelmissa sovitussa ajassa.
Kolmas komponentti suunnittelu on rajalliset resurssit. Suunnitelma on suunniteltava siten, että rajallisten resurssien käyttö on optimaalista ja resursseja voidaan ohjata.
Neljäs komponentti. Kulut, pääomasijoitukset ja niiden kannattavuus ovat tärkeässä roolissa. Projekti on tuottamaton, kunnes tuotos on toteutunut. Siksi on välttämätöntä tarjota kaikki mahdollisuudet hyötyä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tämä seikka korostaa jälleen kerran tarvetta noudattaa tiukasti suunnitelmaa.
Viides komponentti. Taloudellisten tehtävien monimutkaisuuden, hintojen nousun aiheuttamien tuotantokustannusten ja taloudellisen tilanteen ennakoimattomuuden seurauksena myös riskitekijä organisaation tavoitteiden saavuttamisessa kasvaa. Siksi organisaation tavoitteiden saavuttamista koskevan suunnitelman rahoittamisen ehto ei ole vain suunnitelma, vaan suunnitelma, joka voidaan toteuttaa.
Kuudes komponentti. Suunnitelman toteutusprosessiin ja sitä kautta organisaation tavoitteiden saavuttamiseen vaikuttavat useat osatekijät. Tässä tapauksessa on ensin estettävä muuttuneen tilanteen ei-toivotut seuraukset. Tällaista suunnittelua käytetään päätöksentekoon missä tahansa odottamattomassa tilanteessa. Erityisesti on syytä korostaa, että suunnitelman muuttaminen ja muutosten seurausten analysointi on mahdollista vain, jos suunnitelma itsessään on olemassa. Siksi suunnittelemalla organisaation tavoitteiden toteutumista luomme pohjan ohjaukselle ja johtamiselle.
Seitsemäs komponentti. Organisaation tavoitteiden saavuttaminen riippuu jokaisen panoksesta. Suunnittelu varmistaa organisaation jäsenille tavoitteiden yhtenäisyyden, mikä lisää heidän työn tehokkuutta, mikä johtaa tuottavuuden kasvuun. Siksi suunnittelu on välttämätöntä tuottavuuden lisäämiseksi.
Ja lopuksi, kahdeksas komponentti, joka tekee suunnittelusta erittäin tärkeän, on jatkuva muutos esiintyjien koostumuksessa sekä johtajuuden muutokset. Suunnitelman olemassaolo varmistaa jatkuvuuden organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi.
Suunnittelun ja itse suunnitelman arvo löytyy sen toteutusprosessista. Suunnitelman toimeenpanon edistymistä on verrattava suunniteltuihin tavoitteisiin, joiden suhteen on mukautettava | poikkeamat (aikataulut, kustannukset, budjetti jne.). Jos suunnitelman korjaaminen ei saa sen parametreja suunnitelman mukaisiksi, suunnitelmaa on tarkistettava. Suunnitelman parametrit (aikataulut, resurssit, budjetti) täyttyvät, koska valvonta on yhtä (ellei tärkeämpää) kuin alkuperäinen suunnitelma.
4.2. JOHTAJAN HENKILÖKOHTAISEN TYÖN SUUNNITTELUN OMINAISUUDET
Kuten tiedät, kaikilla toimilla on oltava tavoite ja se on suoritettava aiemmin laaditun suunnitelman mukaisesti. Tämä koskee täysin esimiestyötä. Suunnittelujohtamisen funktiona se on tavoitteiden asettaminen ja keinojen saavuttaminen.
Siksi johtajan työn suunnitteluprosessin tulisi alkaa johtajan henkilökohtaisten tavoitteiden valinnasta.
Tavoite on se, mihin pyrkii, maamerkki, joka on tarkoitus saavuttaa. Se määrittää lopputuloksen. On välttämätöntä ymmärtää, että tässä ei tarkoiteta sitä, mitä teemme, vaan sitä, mitä varten teemme sen. Tavoite on eräänlainen haaste, joka motivoi toimintaan; Tämä on organisaation tiettyjen ominaisuuksien erityinen tila, jonka saavuttaminen on toivottavaa ja jonka saavuttamiseen tämän organisaation toiminta on suunnattu. Paraskin tapa toimia on turha, jos emme ensin määrittele selkeästi, mitä haluamme. Näiden tavoitteiden asettaminen puolestaan edellyttää tulevaisuutta. Tavoite tekee selväksi, mihin suuntaan sinun täytyy liikkua. Tavoitteiden merkitystä on erittäin vaikea yliarvioida. Tavoitteet ovat lähtökohtana toiminnan suunnittelulle, tavoitteet organisaatiosuhteiden rakentamiselle, organisaatiossa käytettävä motivaatiojärjestelmä perustuu tavoitteisiin, lisäksi tavoitteet ovat lähtökohtana työn tulosten seurannassa ja arvioinnissa. yksittäisistä työntekijöistä, alaosastoista ja koko organisaatiosta.
Tavoitteen asettaminen on omien toimien tietoista toteuttamista sen toteuttamiseksi. Tavoitteiden asettaminen on jatkuva prosessi, koska esimiehen toiminnan prosessissa saattaa ilmetä, että tietyt parametrit ovat muuttuneet, mikä johtaa tarpeeseen muuttaa tavoitetta. Tavoitteiden asettamisessa on yrityksen toiminnan ja menestyvän tulevaisuuden perusta. Jos esimiehellä on tietoinen tavoite, niin kaikki johtajan tiedostamattomat voimat suuntautuvat myös sinne, eli tavoitteet palvelevat voimien keskittämistä tärkeille alueille.
Esimiehen tavoitteiden tulee täyttää seuraavat vaatimukset:
1. Tavoitteiden on oltava saavutettavissa.
Yleensä tavoitteiden tulee sisältää johtajalle erityinen haaste. Tavoitteet eivät voi olla tarpeeksi helppoja saavuttaa. Mutta ne eivät myöskään voi olla epärealistisia, niin että ne menevät johtajan rajojen ulkopuolelle. Epärealistiset tavoitteet johtavat johtajan demotivaatioon ja suunnan menettämiseen, millä on erittäin negatiivinen vaikutus organisaation toimintaan.
2. Tarkat ja mitattavissa olevat tavoitteet.
3. Tavoitteilla on oltava tietty aikahorisontti.
Tavoitteet on saavutettava tiukasti määritellyssä ajassa. Näiden määräaikojen rikkomista voidaan pitää asetettujen tavoitteiden saavuttamatta jättämisenä.
4. Tavoitteiden epäjohdonmukaisuus (tavoitteiden on oltava yhdenmukaisia keskenään).
Esimiehen henkilökohtaisten tavoitteiden asettaminen sisältää seuraavat vaiheet:
1. Asettaa tavoitteita.
Ensinnäkin johtajan on määritettävä, mitä hän haluaa saavuttaa henkilökohtaisesti ja ammatillisesti.
2. Analyysi mahdollisuuksista saavuttaa asetettuja tavoitteita.
Tässä vaiheessa sinun tulee analysoida vahvuutesi ja heikkoutesi, jotka voivat helpottaa tai vaikeuttaa tavoitteiden saavuttamista, sekä tavoitteidesi ja käytettävissä olevien resurssien vastaavuus. Esimerkiksi johtaja asettaa ammatillisen tavoitteen olla yrityksen varatoimitusjohtajana ulkomaisessa taloudellisessa toiminnassa. Tämä edellyttää kuitenkin pakollista vieraan kielen taitoa. Esimiehen on määritettävä, mitä resursseja hänellä on (tunnit, materiaalit, kielitaidot) tavoitteen saavuttamiseksi.
3. Tavoitteiden selventäminen ja täsmällinen muotoilu. Myöhempää suunnittelua varten on välttämätöntä jättää vain todelliset tavoitteen saavuttamiseksi. Niiden on myös oltava selkeästi muotoiltuja ja niillä on oltava aikaominaisuus. Ehdotetaan asennettavaksi pitkäksi aikaa-| (elinikäinen), keskipitkän (enintään 5 vuotta) ja lyhyen aikavälin (enintään 1 vuosi) tavoitteet. Tavoitteiden asettamisen jälkeen he aloittavat oman suunnittelunsa
toimii. Johtajan on vaikeaa tai mahdotonta laatia konkreettisia suunnitelmia enemmän tai vähemmän pitkälle ajanjaksolle, koska erilaisten odottamattomien tekijöiden vaikutuksesta niitä on tarkistettava jatkuvasti. Siksi käytännössä ne yleensä rajoittuvat henkilökohtaisen työsuunnitelman laatimiseen päivälle, viikolle, kuukaudelle. Lisäksi kuukauden suunnitelma ei usein ole yksityiskohtainen, vaan siinä mainitaan vain kiireelliset ja tärkeimmät asiat.
Käytännössä ajan suunnittelu koostuu sen jakamisesta työtyypeittäin. Yleistä ajanjakoa säännellään työpäiväohjelmalla, joka on rakennettu huomioiden ylimmän johdon päivittäiset rutiinit, ottaa huomioon yksittäisten töiden tiheyden ja koordinoi niitä. On muistettava, että johtamisen tason noustessa ydintoimintojen johtamiseen käytetty aika vähenee ja hallinto-, organisaatio-, edustus- ja sosiaalisten ongelmien ratkaisemiseen käytetty aika lisääntyy.
Esimiehen henkilökohtaisen työsuunnitelman laatimisprosessi ehdotetaan toteutettavaksi kuvan 4.1 kaavion mukaisesti.
Kuva 4.1 - Esimiehen henkilökohtaisen työn suunnitteluprosessin kaavio
Ensimmäisessä vaiheessa Johtaja laatii luettelon tehtävistä, jotka tulee suorittaa suunnittelujakson aikana. Nämä voivat olla tehtäviä pitkän aikavälin tehtävien luettelosta, joita ei ole suoritettu edellisellä jaksolla, muita tehtäviä on lisätty, tehtäviä, jotka tulevat esille. Työluettelo on laadittava kirjallisesti.
Esimerkiksi päivän tehtäväluettelossa näkyvät seuraavat asiat: kokousten pitäminen, vastaanotot, asiakirjojen käsittely, matkustaminen, valvonta, puhelinkeskustelut jne. Tässä vaiheessa riittää vain likimääräinen tehtävien järjestys eli jakaminen ne tärkeysasteen tai kiireellisyyden mukaan.
Toinen vaihe: Suunnittelukauden työluettelon laatimisen jälkeen on tarpeen määrittää kunkin tyyppisen työn suorittamiseen tarvittava aika.
Tämä on tietysti vaikea tehtävä, koska esimiehen on vaikea ennakoida etukäteen, kuinka paljon aikaa muuhun työhön tarvitaan. Tässä riippuu paljon ratkaistavien tehtävien monimutkaisuudesta ja epätavallisuudesta, johtajan itsensä kokemuksesta ja ammattitaitosta, johtohenkilöstön pätevyydestä ja muista tekijöistä. Samalla useiden johtamistoimenpiteiden kestoa voidaan arvioida melko tarkasti. Esimerkiksi johtajat säätelevät alustavasti vierailijoiden vastaanoton kestoa henkilökohtaisissa asioissa, kokouksissa jne.
Yleensä arvio tarvittavasta aikamenosta on likimääräinen, mikä vaatii korjausta tehtävien toteuttamisen aikana. Samalla työn keston määrittäminen kurittaa johtajaa ja pakottaa hänet tekemään sopimuksen määrätyn ajan kuluessa.
Kolmas vaihe: Koska on mahdotonta ennakoida etukäteen, mitä tehtäviä suunnittelujakson aikana tulee suorittaa, kannattaa varata aikaa odottamattomiin tehtäviin.
Yleisesti johtajan työaika voidaan jakaa kolmeen osaan seuraavalla aikajaolla:
Suunnitellut toimet - 60 %. 8 tunnin työpäivän perusteella suunniteltu toiminta ei saa ylittää 5-6 tuntia..;
Aikavaraus odottamattomiin töihin - 20%;
Esimiehen luovan toiminnan aikareservi on 20 %.
Siksi suunnitellun ajan ja löysyyden suhteen tulisi olla 60:40.
Neljäs vaihe: suunnittelukauden työaikarahasto on tarpeen määrittää. Suunniteltua aikaa päätettäessä kannattaa lähteä klo 5-6 välillä. päiväksi. Viisipäiväisessä viikkosuunnitelmassa siis kokonaistyöaika on 40 tuntia ja suunniteltujen tehtävien ratkaisemiseen enintään 30| tunti|.
Viides vaihe: Ennen henkilökohtaisen työsuunnitelman lopullista laatimista on tarpeen suorittaa valvonta vertaamalla toisessa vaiheessa laskettua suunniteltujen töiden tekemiseen käytettyä aikaa työaikarahastoon.
Jos vaadittu aikameno ylittää suunnittelukauden rahaston, on suunniteltujen töiden luetteloa tarkistettava. Esimiehen tulee luokitella suunniteltu työ tärkeys- ja kiireellisyyden perusteella ja poistaa sivutoimet. Kyllä, ei kovin kiireellisiä tehtäviä voidaan siirtää suoritettavaksi seuraavalle kaudelle. Sinun tulisi myös delegoida osa työstä alaistensa hoidettavaksi.
Kuudes vaihe: Johtaja laatii henkilökohtaisen työsuunnitelman toteutusta varten. Mukavuuden vuoksi on suositeltavaa laatia tällaiset suunnitelmat käyttämällä aikapäiväkirjoja, joissa näkyvät tehtävät, tarvittavat toimenpiteet, puhelinnumerot, osoitteet ja muut tiedot.
Perustetun aikareservin ansiosta johtajalla on suunnittelujakson aikana mahdollisuus reagoida riittävästi mahdollisiin komplikaatioihin tiettyjen tehtävien toteuttamisprosessissa, ratkaista odottamattomia asioita ja harjoittaa luovuutta. Käytäntö osoittaa, että henkilökohtaisen työn suunnittelu ei vaadi johtajalta merkittävää aikaa. Suunnitelman laatimiseen riittää, että käytät 10-20 minuuttia työpäivän lopussa. Sen sijaan henkilökohtaisen työaikataulutuksen edut painavat nämä kustannukset. Erityisesti esimiehen henkilökohtaisen työn järkevä suunnittelu mahdollistaa seuraavan päivän suunnitelman laatimisen, tehtävän selkeän esittämisen, työn organisoinnin koko päivän ajan, unohduksen voittamisen, keskittymisen tärkeimpiin tehtäviin, itsekuria tehtävien suorittamisessa. , antaa onnistumisen tunteen työpäivän päätteeksi, lisää tyytyväisyyttä ja motivaatiota ja edistää yleisesti työn tehokkuutta.
Esimiehen työajan suunnittelu tulee tehdä ottaen huomioon ratkaistavien ongelmien järkevä järjestys. Ensin sinun on suunniteltava asiat:
Kiinteällä määräajalla;
Ne, jotka vaativat merkittäviä aikainvestointeja;
Epämiellyttäviä asioita, niiden lykkääminen myöhemmäksi ei ole toivottavaa. Seuraavaksi suunnitellaan rutiinityötä ja päivittäisiä rutiineja.
vastuut. Kolmannella sijalla ovat toissijaiset ja episodiset asiat (esim. ajankohtaisen kirjeen lukeminen, työpaikoilla liikkuminen).
Joka tapauksessa suunnittelussa sovitaan tarkka määräaika työn valmistumiselle. Jos sitä ei saada valmiiksi määräajassa, suunnitelmassa on mahdollisuus siirtää se myöhemmälle ajanjaksolle.
Ajan suunnittelun edellytyksenä on sen huolellinen dokumentointi ja käytön valvonta, jonka avulla saat siitä tarkan käsityksen, voit jakaa sen paremmin tiettyjen töiden toteuttamiseen sekä koordinoida toimintaasi alaisten ja työtovereiden kanssa.
Käytännössä suunnitelmia on useita:
1) pitkän aikavälin suunnitelmat, joiden avulla varataan aikaa merkittävien, useita vuosia ja joissakin tapauksissa vuosikymmeniä vaativien elämäntavoitteiden toteuttamiseen (koulutuksen saaminen, eteneminen tiettyyn asemaan jne.);
2) keskipitkän aikavälin suunnitelmat, jotka sisältävät vuosittaisia; ne tallentavat ajan jakautumisen tarkempien ongelmien ratkaisemiseen; pääasiassa tuotantoluonteisia;
3) lyhyen aikavälin suunnitelmat (neljännesvuosittain, kuukausittain, kymmenen päivän, viikoittain, päivittäin), joissa on yksityiskohtaiset keskipitkän aikavälin suunnitelmat. Kuukausisuunnitelmissa kuhunkin toimintaan käytetty aika, mukaan lukien tarvittavat varaukset, ilmoitetaan tunneissa; kymmenen päivän (viikoittain) näyttää kaikki tehtävät poikkeuksetta ja niiden suorittamiseen tarvittavan ajan.
Lyhyen aikavälin suunnitelmia laadittaessa määritetään jakson keskeisin, työvoimavaltaisin ongelma, joka on ratkaistava sen puitteissa; tehtävät, jotka ylittävät sen rajat, ja tehtävät, joihin on puututtava; mahdollisia vaikeuksia.
Kuukausisuunnitelmissa sinun on otettava huomioon kriittiset päivät ja henkilökohtaiset biorytmit - fyysiset, emotionaaliset ja älylliset, jotka ovat vastaavasti 23, 28 ja 33 päivää. Näiden jaksojen positiivisissa vaiheissa suunnitellaan asioita, jotka vaativat lisää työtaakkaa.
Paremman suorituskyvyn periaatteen huomioon ottaminen on välttämätöntä myös päiväsuunnitelmassa. Useimmille ihmisille on kaksi huippua: 9-13 ja 16-18. Tällä hetkellä on tarpeen suunnitella monimutkaisin ja vastuullisin työ.
Päivittäiseen suunnitelmaan tulisi sisältyä enintään 10 ongelman ratkaisu, erityisesti enintään kolme prioriteettia, joiden parissa työ tehdään ensin. Tärkeimmät ja myös epämiellyttävimmät tehtävät suunnitellaan aamutunneille, jotta ne saadaan tehtyä ennen iltaa. Homogeeniset tehtävät on ryhmitelty lohkoihin päivittäisessä työsuunnitelmassa. Näin et "hyppy" ongelmasta toiseen ja säästää näin aikaa.
Kuten kaikki muutkin, päivittäiset ajankäyttösuunnitelmat kannattaa tehdä kirjallisesti, sillä näin niissä määrättyjä tehtäviä on vaikeampi jättää huomiotta. Lisäksi muistiinpanot helpottavat muistia, kurinalaisuutta, antavat sinun jakaa työtä selkeämmin ja tehdä siitä tarkoituksenmukaisempaa. Tietueet helpottavat myös suunnitelmien toteutumisen seurantaa ja niiden tulosten arviointia.
Päiväsuunnitelman laatiminen tulisi aloittaa edellisenä iltana useassa vaiheessa. Ensin muotoillaan sen tehtävät, jotka sisältävät kuukausi- ja viikkosuunnitelmista (kymmenen päivän) siirretyt tehtävät; siirtymä edellisen päivän suunnitelmasta, jota ei ole ratkaistu tällä hetkellä; joita ei ole ennalta suunniteltu toiston seurauksena; joka voi syntyä yhtäkkiä. Niihin käytetty aika määritetään ottaen huomioon mahdollinen tapa ratkaista ne. Päiväsuunnitelma sisältää "ikkunat" odottamattomien ongelmien varalta sekä kymmenen minuutin tauot jokaisen työajan jälkeen.
Sitten tehtävien tärkeysjärjestys selkiytyy jälleen; Heistä korostetaan niitä, joiden osalta on tullut aika ryhtyä päättäväisiin toimiin, ja selvitetään, kenelle alaisista mitäkin voidaan uskoa.
Aamulla edellisenä päivänä laaditun päiväsuunnitelman selventää jälleen kerran johtaja yhdessä assistentin tai sihteerin kanssa, jotta voidaan ottaa huomioon äkillisesti ilmaantuneet uudet olosuhteet (esimerkiksi yössä saapuneet asiakirjat). Kuten minkä tahansa muun, päivittäisen aikasuunnitelmasi tulee olla joustava; se säätelee tiukasti vain ihmisten kutsumiseen liittyviä asioita, esimerkiksi kokouksia, vierailijoiden vastaanottamista jne.
Ajan suunnittelu auttaa tehostamaan työpäivän käyttöä. Uskotaan, että jälkimmäinen on parasta aloittaa samaan aikaan, koska henkilö on tapojensa orja. Tämä antaa hyvän sävyn ja mahdollistaa periaatteen "ihminen on työn mestari, eikä robotti ole ihmisen emäntä".
On tärkeää, että johtaja aloittaa päivänsä aikaisemmin kuin hänen alaisensa ja heidän tullessaan töihin hän pystyy selkeyttämään tehtävänsä ja ryhtymään toimenpiteisiin vaikeuksien voittamiseksi. Tämän jälkeen suoritetaan vaikeimmat ja epämiellyttävimmät tehtävät ja päivän toisella puoliskolla helpot. Tämän järjestyksen määrää paitsi väsymyksen lisääntyminen, myös se, että lounaan jälkeen alaiset tulevat yleensä avunpyyntöihin ja tiettyjen asioiden selvittämiseen. Siksi toisella puoliskolla on parempi tehdä yksinkertaisia asioita, esimerkiksi tarkastella postia tai ratkaista aamulla syntyneitä ongelmia.
Ajan säästämiseksi on vältettävä impulsiivisia toimia, ja mahdollisuuksien mukaan ei saa häiritä uusia ongelmia, jotka saattavat vaatia uusia toimia. On suositeltavaa korjata ne ja palata niihin myöhemmin, jolloin pääset aloittamasi päätökseen ja ne voivat "levätä" ja saada selkeämpiä muotoja. Materiaalin kiinnittäminen on hyödyllistä myös äkillisissä työkatkotilanteissa, sillä sen pariin pääsee nopeasti takaisin.
Kannattaa muistaa, että esimiehen työssä monet toiminnot toistuvat vuosittain. Siksi sihteeri tai henkilökohtaisesti johtaja voi esittää luettelon seuraavista toistuvista tapahtumista päivän, vuosikymmenen tai kuukauden osalta:
Yleiskokoukset, hallintoneuvoston kokoukset jne.;
käynnissä olevat suunnittelukokoukset, jotka varmistavat yrityksen toiminnan prosessin hallinnan;
Yksittäisten ryhmien ja työntekijöiden kokoaminen;
Tärkeitä näyttelyitä, messuja, konferensseja, symposiumia jne. Muutama päivä vuodessa on jo kiireistä. Se maksaa
ottaa huomioon suunniteltaessa viikoittain ja kuukausittain. Samalla on tärkeää päättää, missä tapahtumissa esimies on henkilökohtaisesti paikalla ja missä tilaisuuksissa hänet voidaan korvata alaisena.
Kun sinulla on vuosisuunnitelma, voit aloittaa työaikojen suunnittelun seuraavien kahden kuukauden aikana, jolloin saat mukavan yleiskatsauksen kuukaudesta toiseen liikkuvista töistä. Vastaavasti kahden viikon suunnitelma, jossa ilmoitetaan päivämäärä, aika ja määräaika tietyn toiminnon suorittamiselle, on tehokas.
Johtamisen teoriassa ja käytännössä on osoitettu, että aikaa suunniteltaessa on suositeltavaa käyttää avainalueiden (avaintehtävät, avaintoiminnot) tunnistamismenetelmää. Esimiehen tulee päättää, mitkä avainalueet tulisi pitää itselleen tärkeimpinä työssä ja henkilökohtaisessa elämässä: perhe; emotionaalinen ja fyysinen tila; ystävät, klubi, puolue; työntekijät, alaiset; teknologian parantaminen yrityksessä; taloudelliset tulokset; yrityksen asema markkinoilla; työn organisoinnin tila ja työkuri; jatkokoulutus jne. On tarpeen määrittää, mitä johtaja haluaa saavuttaa kullakin tunnistetulla avainalueella viikon, kuukauden, vuoden kuluessa. Tältä osin on suunniteltu erityisiä tapahtumia.
Johtaja, joka ei ajattele ajanhallintatoimia, joutuu aikapaineen alaisena, mikä puolestaan aiheuttaa vakavaa henkistä jännitystä, stressiä ja tyytymättömyyttä työn tuloksiin.
Johtamiskäytännössä esimiehen toiminnassa on tunnettu joukko tekijöitä, jotka vaikuttavat negatiivisesti ajanhallintaan ja systemaattiseen työhön.
Yksi näistä tekijöistä on hitaus – työssä menestymisen päävihollinen. Hitauden syynä on esimiehen huono tapa lykätä asioita "myöhemmin", sekä sekoittaa tärkeät asiat kiireellisiin. Yleensä hitaus esimiehen työssä ilmenee, kun hän kohtaa tehtävän, joka on hänelle epämiellyttävä tai vaikea, tai lopulta luo epävarmuutta.
”Ongelman” tunne pakottaa sinut laittamaan asiakirjan tai yrityspaperin pöytäsi alimmalle laatikkoon siinä toivossa, että se ”suoriutuu” ja ettei sinun lopulta tarvitse reagoida ollenkaan.
Johtaja voi useimmiten lykätä monimutkaisten ongelmien ratkaisemista tietämättä, kuinka lähestyä niitä. Hänen asemansa tässä tilanteessa määrää:
Pelko mahdollisesta epäonnistumisesta;
Henkilökohtaisen epäpätevyyden pelko tässä asiassa;
Pitkien työpäivien pelko;
Työn houkuttelevuuden puute;
Epävarmuus robotin tuomista eduista;
Riittämätön saatavilla oleva tieto;
Vakaumus työn turhuudesta.
Jos ongelma on epäselvä, johtaja on hämmentynyt ja päättämätön. Epävarma tilanne pakottaa hänet pitämään loputtomia neuvotteluja, tapaamisia, keräämään lisätietoa, vaatimaan viivästyksiä jne. Aika kuluu kuitenkin, eikä työtä välttämättä saada valmiiksi ajoissa.
Esimiehen ajoittainen systemaattinen myöhästyminen tienviivästysten kautta, selkeän kirjaamisen puute kokousten, keskustelujen, tapaamisten liikemiesten ja hänen työntekijöidensä kanssa sekä riittämätön henkilökohtainen maltti ja täsmällisyys työssä vaikuttavat negatiivisesti johtamiseen.
On myös huomattava, että työajan käytön tehokkuuteen vaikuttaa kielteisesti tekijä, joka liittyy johtajan työpaikan riittämättömään tieteellisesti varusteltuun kalustoon, erityisesti: huonekalut eivät täytä ergonomiavaatimuksia; riittämätön valaistus: työalue; ärsyttävä seinämaalaus tai ristikkosuunnittelu; henkilökohtaisen tietokoneen ja muiden toimistolaitteiden, viikkosuunnittelijan, kalenterin, puhelimen, sisäpuhelimen jne. Tilannetta vaikeuttaa sihteerin (referentti, assistentti) alhainen pätevyys, mikä vaikuttaa negatiivisesti johtajan tuottavuuteen.
Työajan hallitsemiseksi johtajan tulee noudattaa seuraavia työpäivän suunnittelun sääntöjä: Päivän alkamissäännöt:
Aloita päivä positiivisella tuulella;
Nauti hyvä aamiainen ja mene töihin ilman kiirettä;
Aloita työ samaan aikaan, jos mahdollista;
Päiväsuunnitelman uudelleenarviointi;
Koordinoi päiväsuunnitelma sihteerin kanssa;
Kun olet ratkaissut suhteellisen yksinkertaisen ongelman, aseta itsesi hyvälle tuulelle;
Hoida tärkeitä ja monimutkaisia tehtäviä aamulla.
Työpäivän kulkua koskevat säännöt:
Korjaa tehtävien suorittamisen määräajat;
Vältä toimia, jotka aiheuttavat vastareaktion;
Hylkää muut ilmenevät kiireelliset ongelmat;
Vältä suunnittelemattomia impulsiivisia toimia;
Pidä taukoja ajoissa ja säilytä mitattu työtahti;
Tee pieniä, homogeenisiä tehtäviä sarjoissa;
Käytä taukoja vakavien tehtävien välillä;
Varaa vähintään yksi tunti työaikaa "itsellesi";
Hallitse aikaasi ja suunnitelmiasi.
Säännöt työpäivän päättämiseen:
Viimeistele aloittamasi;
Seuraa tuloksia ja itsevalvontaa;
Tee suunnitelma seuraavalle päivälle;
Mene kotiin hyvällä tuulella: tätä varten tunnista päivän tärkein positiivinen tapahtuma.
Säännöllisesti toistuvaan työhön käytetyn ajan järkeistäminen
Analysoimalla kaikkea päivittäistä toistuvaa työtään ja ymmärtämällä kunkin toiminnan luonteen johtaja voi löytää monia tapoja säästää aikaa.
Järjestelmällinen, jokapäiväinen, määrätietoinen työaikataulun mukainen työ, kokoontumisten, tapaamisten ja istuntojen selkeä määrittely ja toteuttaminen sekä keskusteltujen ja ratkaistujen asioiden yksityiskohtainen valmistelu, niiden säätely |, rytmi voivat vähentää merkittävästi käytettyä aikaa.
On tarpeen varmistaa, että alaiset tietävät vastaanottoajat, -päivät ja -ajat, milloin ja kenen kanssa he voivat ratkaista asian esimiehen poissa ollessa.
Esimiehen päivittäisen käytännön toiminnan tulee suunnata työjärjestyksen ja -menetelmien parantamiseen. Esimiehen tulee analysoida päivittäisen työnsä tyypillinen kaava ja selvittää, onko tämä tietty järjestys tärkeä hänen työnsä tulosten kannalta. Haaskaako hän aamun ensimmäiset työtunnit tehtäviin, jotka eivät ole kiireellisiä ja tärkeitä? Tiedätkö kuinka odottaa nykyisen työtehtävän suorittamista, kunnes hän on suorittanut jonkin tärkeämmän tehtävän? Onko hän kehittänyt tapana valmistautua etukäteen kaikenlaisiin aktiviteetteihin?
Prakseologian klassikot| toteaa oikeutetusti, että kauniin improvisaation salaisuus on kauniissa valmistelussa. Yleinen käytäntö vahvistaa ylivoimaisen osan valmistelusta kaikenlaisten parannusten kehittämisessä.
Johtajan on analysoitava, jääkö hän kiinni kokouksiin ja erityisesti ensimmäisiin työtunteihin? Tehdäänkö se esittelyä varten vai ylhäältä tulevien ohjeiden vuoksi? On muistettava, että heikot johtajat, joilla on alhaiset liiketoimintaominaisuudet, osoittavat erityistä intohimoa kokouksiin.
Jos johtaja pitää liiketapaamisen kollektiivisen keskustelun, oikean päätöksen tekemiseksi ja sen toimeenpanon nopeuttamiseksi, sen tehokkuus ja tehokkuus voidaan varmistaa seuraavilla tavoilla:
Selkeä valmistelu ja työn asianmukainen organisointi;
Melko tietyn joukon ratkaistavia kysymyksiä määrittäminen;
todellisuudessa tarvittavan vähimmäismäärän työntekijöitä kutsuminen;
Selkeiden määräysten ja tehokkaiden toimenpiteiden laatiminen niiden noudattamiseksi.
1. Mieti keskusteltavaa asiaa aikaisemmin.
2. Aloita kokous selkeästi sovittuun aikaan, vaikka kaikki eivät olisi vielä saapuneet paikalle.
3. Jos käsiteltävistä asioista vastaavat työntekijät ovat poissa, selvitä poissaolon syy ja sovita kokous uudelleen.
Käy asianmukainen keskustelu heidän kanssaan. Tarvittaessa vaadi sitä.
4. Johda kokousta luottavaisesti.
5. Muotoile asiallisesti sen tarkoitus, ehdota määräyksiä ja määritä kokouksen kokonaiskesto.
6. Saavuta tehokkuutta keskustelun aikana, suuntaa riidat oikeaan suuntaan, noudata sääntöjä.
7. Kysy kaikilta, kutsutko erityisesti puhumaan työntekijän, jonka mielipide on erittäin tärkeä.
8. Keskity puhuessasi, ota huomioon yleisön kokoonpano, taso ja kiinnostuksen kohteet sekä hallitse itseäsi.
9. Kokouksen lopuksi tee yhteenveto tuloksista. Anna ratkaisun valmistelu tai muotoile ohjelma myöhempää ongelman käsittelyä varten.
Y. Varmista, että sinulla on transkriptio tai nauha. Toimi siten, että alaisillesi jää vaikutelma, että tämä kokous on tehokas ja tarpeellinen.
Epäsäännölliseen ja odottamattomaan työhön käytetyn ajan järkeistäminen
Lyhytaikaiseen epäsäännölliseen työhön käytetty aika on suositeltavaa sisällyttää työsuunnitelman ja aikataulun varaukseen ilman, että se häiritsee suunniteltujen töiden toteuttamista. Töitä, jotka johtavat aikataulun pitkäkestoiseen häiriintymiseen, kannattaa tehdä, jotta ne voivat tuoda maksimaalisia tuloksia esimerkiksi lupaavien ratkaisujen saralla, analysoida omaa menneisyyttä, etsiä uusia tapoja parantaa organisaatiota. ja hallinta. Samanaikaisesti edellisen tai seuraavan päivän aikataulua sopeutettaessa on suositeltavaa antaa vähemmän tärkeitä tehtäviä varajäsenelle ja sihteerille. Ylityön systemaattisuuden vuoksi tehtävän lisääntymisen vuoksi ratkaisua tulisi etsiä työn organisoinnin parantamisessa, uudessa tehtäväjaossa, työmenetelmien ja -tekniikoiden parantamisessa.
Etusivu > OpastusLUKU8. ITSENHALLINTA
8.1. Esimiehen työn suunnittelu
Itsensä johtaminen, eli esimiehen henkilökohtaisen työn organisointi, on hyväksi havaittujen työmenetelmien määrätietoista ja johdonmukaista käyttöä jokapäiväisessä käytännössä. Hänen tavoitteensa ovat ajan ja kykyjensä optimaalinen käyttö, tietoinen elämänkulun hallinta ja ulkoisten olosuhteiden voittaminen.Riisi. 30. "itsehallinnan" kehä
Ratkaistaessa erilaisia ongelmia päivittäin, esimies suorittaa erilaisia tehtäviä. Tämä prosessi voidaan esittää itsehallintarenkaana, joka osoittaa selkeästi yksittäisten toimintojen väliset yhteydet. Ulompi ympyrä edustaa viittä toimintoa:
- asettaa tavoitteita; suunnittelu; tulevien asioiden prioriteettien määrittäminen; päivittäisen rutiinin laatiminen ja työprosessin organisointi; itsehillintää ja tavoitteiden sopeuttamista.
- Tavoitteiden määrittäminen ja erottaminen seuraavien aikakriteerien mukaan:
- pitkän aikavälin elämäntavoitteet (henkilökohtaiset ja ammatilliset); keskipitkän aikavälin tavoitteet (seuraavat 5 vuotta); lyhyen aikavälin tavoitteet (seuraavat 12 kuukautta).
- Henkilökohtaisten resurssien määrittäminen tavoitteiden saavuttamiseksi, mikä edellyttää: henkilökohtaisten potentiaalien ja mahdollisuuksien tunnistamista; luettele heikkoutesi, tee luettelo epäonnistumisista ja merkitse syitä, joiden vuoksi ne tapahtuivat. Mieti, kuinka päästä eroon näistä puutteista; korosta 2-3 tärkeintä etua ja haittaa. "Means-end" -analyysin tekeminen, jonka aikana tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavia resursseja (henkilökohtaisia, taloudellisia, aika) verrataan todelliseen tilanteeseen. Tätä varten sinun on käännyttävä koottuun tavoitteiden "luetteloon" ja valittava 3-4 tärkeintä tavoitetta, määritettävä niiden saavuttamiseen tarvittavat keinot ja tarkistettava, mitä muuta on saavutettava tai mitä aloitettava tavoitteiden saavuttamiseksi. . Konkreettisten tavoitteiden muotoilu (määräajat ja toivotut tulokset on ilmoitettava).
- kattaa vain 60% työpäivästä suunnitelmalla, jättäen 20% odottamattomien ongelmien ratkaisemiseen ja 20% luovaan toimintaan, mukaan lukien jatkokoulutus; dokumentoi ajankulutuksesi huolellisesti, jotta sinulla on selkeä käsitys siitä; lopeta aina se, mitä aloitat; suunnittele vain sellainen määrä tehtäviä, joista voit realistisesti selviytyä; tarjota joustavuutta suunnitelmiin; kirjaa suunnitelmiin paitsi toimet, myös odotetut tulokset; asettaa tarkat määräajat ja aikastandardit tehtävien suorittamiselle; erottaa tärkeät kiireellisistä ja välttää kiireellisten asioiden tyranniaa; tarkistaa ja muuttaa jatkuvasti suunnitelmia asioiden täydellisen ja oikea-aikaisen toteuttamisen kannalta; suunnitella henkilökohtaisen ajan käyttöä; varaa suuria yhtäjaksoisia ajanjaksoja suurten ongelmien ratkaisemiseen ja lyhyitä jaksoja pienten ongelmien ratkaisemiseen; varmistaa, että mahdollisimman vähän aikaa käytetään ei-tuotannolliseen toimintaan; yritä suunnitella vaihtoehtoisesti ja etsiä paras vaihtoehto; koordinoi suunnitelmasi kollegoiden kanssa.
- tärkeimmät tapaukset (luokka A) muodostavat 15 % tapausten kokonaismäärästä ja niiden merkitys on 65 % (noin 3 tuntia); vähemmän tärkeät asiat (luokka B) – noin 20 % kokonaismäärästä, niiden merkitys on 20 % (n. 1 tunti); ei-tärkeät asiat (luokka C) – 65 %, merkitys 15 % asioiden kokonaistärkeydestä (n. 45 minuuttia).
- korkeimman aktiivisuuden vaiheisiin liittyy kahden tunnin taukoja, joiden aikana ihmiskeho työskentelee "hiljaisessa" tilassa; huippusuorituskyky tapahtuu päivän ensimmäisellä puoliskolla, ja siksi A-luokan tehtävät tulisi suorittaa päivän alussa; Lounaan jälkeen, kun tuottavuus alkaa laskea, kannattaa tämä ajanjakso käyttää sosiaalisiin kontakteihin ja rutiinitoimintoihin (C-luokan tehtävät), jonka jälkeen kannattaa siirtyä B-luokan tehtäviin.
- Tee päivän päätteeksi viisi tärkeintä huomisen tehtävää. Numeroi ne tärkeysjärjestykseen. Älä huoli, jos et ole suorittanut kaikkia viittä. Aloita huomenna suorittamalla keskeneräisiä tehtäviä, vaikka ne olisivat erittäin vaikeita ja epämiellyttäviä. Hyvä terveys on elintärkeä energian lisääntymiselle, uudistumiselle ja kiinnostukselle työhön. Vain muutaman minuutin fyysinen aktiivisuus (kävely, juoksu paikallaan sekä rentoutuminen, huomion vaihtaminen, automaattiharjoittelu) voivat pitää sinut erinomaisessa fyysisessä kunnossa. Käytä vähintään 20 minuuttia itsesi kehittämiseen; kuuden kuukauden kuluttua hämmästyt kuinka paljon kehitystasosi ja älyllinen potentiaalisi ovat nousseet. Kirjoita joka päivä viisi uutta ajatusta, jotka tulevat mieleesi ja jos siitä on tullut tapa. Sinusta tulee ideoiden generaattori. Suunnitelma. Tarkastele itsesi kehittämissuunnitelmaasi joka päivä. Analysoi ja tallenna muutokset paremmin. Jos pidät päiväkirjaa, näet hyvin pian omat muutokset. Käytä alitajuntaasi. Käytä positiivisia vakuutuksia ja huomaat, että niistä tulee olennainen osa sinua. Luo oma kuvasi. Kuvittele henkisesti mielikuva henkilöstä, josta haluat tulla. Tee tämä useita kertoja päivässä ja toimi sitten kuin olisit se henkilö. Pian sinusta tulee henkilö, joka houkuttelee ihmisten myötätuntoa.
8.2 Esimiehen työpaikka, sen ergonomiset ominaisuudet
Alla työntekijän työpaikka johtotyö ymmärretään hänen työtoimintansa vyöhykkeeksi, joka on varustettu tarvittavilla työvälineillä. Järkevä työpaikan asetteluvaihtoehto sisältää työkalujen ja työvälineiden sijoittamisen vyöhykkeille, jotka ovat kätevimpiä työprosessien suorittamiseen. Niitä kutsutaan yleensä työalueiksi. Työtila on kiinteällä työpaikalla vaaka- tai pystytasossa oleva tila, jossa työntekijä voi tehdä työtä liikkumatta. Siellä on normaalit ja maksimialueet. Normaali työskentelyalue vaakatasossa sitä rajoittaa kuvitteellinen kaari, jonka ääriviivat oikean ja vasemman käden sormenpäät, taivutettuna kyynärnivelestä olkapää vapaasti laskettuna. Tällainen vyöhyke on halkaisijaltaan noin 1000 mm ja syvyydeltään 300 mm. Täällä sijaitsevat useimmin käytetyt työkalut ja työvälineet ja päätyöt tehdään. Suurin työskentelyalue vaakatasossa on rajattu kuvitteellisella kaarella, jonka ääriviivat henkilön täysin ojennetun käden sormien päät. Tällä vyöhykkeellä (työntekijä toimii käsivarret ojennettuina) sijaitsevat harvemmin käytetyt työvälineet. Toistensa päällekkäinen alue (kahdelle kädelle) määräytyy noin 1500 mm:n kaaren avulla edessä ja 500 mm:n syvyydessä. Tyypillisesti pöydän mitat ovat hieman suurempia kuin suurin ulottuvuus. Pystytasossa on 5 vyöhykettä:- alempi epämukava alue (jopa 750 mm lattiasta); alempi on vähemmän kätevä (751 - 925 mm); mukava (925 - 1675 mm); ylempi on vähemmän kätevä (1675 - 1925 mm); ylempi on epämukava (alkaen 1925 mm ja enemmän).
- työasento oli vapaa ja mukava; työasento varmisti suoran asennon (vartaloa sai kallistaa vain eteenpäin ja enintään 10–15 astetta); tuolin istuimen korkeus oli säädettävissä ja jalkatuki vaadittiin;
- pöydän työpinnalla ei saa olla mitään tarpeetonta; Jokaisella esineellä ja työvälineellä on oltava paikkansa, koska niiden epäjärjestys aiheuttaa turhaa liikettä ja aikaa. Ulkomaisessa käytännössä käytetään "vapaan pöydän" lakia: pöydällä saa olla vain yksi työ tarvittavine asiakirjoineen ja työvälineineen, kaiken muun on oltava pöydän sisällä; toimistotarvikkeet (lyijykynät, kynät, paperiliittimet jne.) tulee säilyttää pöytälaatikossa, jossa on erityiset jakajat; kaikki viestintätekniikat (puhelin, faksi jne.) on sijoitettava vasemmalle tai erityiselle telineelle, jotta voit käyttää niitä vasemmalla kädelläsi jättäen oikean kätesi vapaaksi työskennellä; asiakirjat, joiden kanssa johtaja työskentelee, sijoitetaan alueelle, joka tarjoaa heille näkyvyyden; käsitellyille asiakirjoille on suositeltavaa, että laatikossa on erityiset lokerot tai lokerot; asiakirjat ja työvälineet on järjestetty siten, että varmistetaan paras työjärjestys; Johtajan liikkeiden tulee olla optimaalisia, eli lyhyempiä ja kustannus-, aika- ja ponnistelujen kannalta taloudellisempia.
8.3. Ortobioosi, ortobioosin komponentit: rentoutuminen, virkistys, katarsis
Ortobiootit on tiede, joka tutkii teknologiaa ihmisten itsensä säilyttämiseksi terveydellä ja täyttää heidät optimismilla elämässä. Ortobioottien perustaja on I. I. Mechnikov, joka loi "itsestään huolehtimisen" tieteen. Ortobioottien perusteet hahmottelee englantilainen ajattelija Jack Lubbock kirjassaan "Menestys ja elämän ilot", jossa sanotaan, että tieteen todellinen loisto ei ole niinkään sen laajuudessa, maaperän hedelmällisyydessä. tai sen luonnon kauneus, mutta väestön moraalisen ja henkisen tason huipulla. Termi "ortobiootti" tulee sanasta "optimismi", joka tarkoittaa latinaksi "paras". Ortobioottien perusta on ortobioosi - järkevä elämäntapa. Ortobioosi- Tämä on henkilön kehityksen varmistaminen pitkän, pitkän ja voimakkaan vanhuuden saavuttamiseksi, mikä johtaa viimeisellä kaudella elämän kyllästymisen tunteen muodostumiseen ja nöyrään kuolemanhaluun. Ortobioosissa käsite "terveys" on kolmen komponentin yhtenäisyys:- fyysinen terveys; mielenterveys; moraalinen terveys.
- kehostasi huolehtiminen; kehon elinkaaren yksilöllisen valinnan noudattaminen; jatkuvaa, tietoista elämää ja ihmisiä kohtaan tunnetun kiinnostuksen toteutumista.
- ergonomisten vaatimusten noudattaminen työaikasi järjestämisessä; normaalin ekologisen ympäristön varmistaminen; ruokavalion noudattaminen; vuorotteleva henkinen ja fyysinen työ; käänny ilolla ennaltaehkäisyyn.
- viestinnän moraalinormien ja hyvien tapojen sääntöjen noudattaminen; suvaitsevaisuus puutteita kohtaan; kunnioittava asenne toisinajattelua kohtaan.
Kontrollikysymykset
Tärkeä edellytys esimiehen työajan järkevälle käyttämiselle on henkilökohtaisen työn suunnittelu. Henkilökohtaisessa työsuunnitelmassa johtaja määrittää:
- organisaation kohtaamat haasteet;
- ongelmat, joihin on puututtava;
- virkamiehet, jotka valmistelevat tarvittavat tiedotusmateriaalit;
- määräajat tiettyjen asioiden suorittamiselle.
Esimiehen henkilökohtaisesti ratkaisemien tehtävien sisältö, suoritusjärjestys, ponnistelujen koordinointi ja valvontajärjestelmä muotoillaan erikseen.
Tällaisen suunnitelman laatiminen ei ole vaikeaa. Tärkeintä on valita oikein osallistumismuoto ongelmien ratkaisemiseen, yksittäisten esiintyjien vuorovaikutuksen ja suhteiden järjestämiseen muiden organisaatioiden kanssa ulkoisessa ympäristössä.
Suunnitelmassa tulee määritellä selkeästi aika dokumenttien käsittelyyn, vierailijoiden vastaanottamiseen, rakenteellisissa yksiköissä oleskeluun, osakkeenomistajien ja työntekijöiden kokouksiin osallistumiseen, alaisten tapaamisiin jne. Tällaisen suunnitelman laatiminen luo normaalin työrytmin johtohenkilöstö, varmistaa tehtävien järjestyksen ja mahdollistaa ajan korostamisen luovalle työlle, innovaatioille ja osaamisen parantamiselle. Täällä johtaja osaa taitavasti ja ennakoivasti muotoilla ja ratkaista strategisia kysymyksiä ja työskennellä tuottavasti.
Jos esimiehellä ei ole henkilökohtaista työsuunnitelmaa, syntyy hermostuneita olosuhteita organisaation tiimiin, mikä johtaa huonolaatuisiin ongelmiin, lisää henkistä stressiä ja vähentää esimiestyön tehokkuutta.
Esimiehen henkilökohtainen työsuunnitelma koostuu eri jaksoista:
- pitkäaikainen - vuosi, vuosineljännes;
- keskipitkän aikavälin - kuukausi;
- lyhytaikainen - viikko, päivä.
Suunnitelmassa määritellään tarkasti työn valmistumisen määräaika ja siihen tarvittava aika. Työn tekee esimies henkilökohtaisesti
jaetaan jaksollisiin, toistuviin ja äkillisiin.
Säännöllinen työ toistetaan päivittäin, viikoittain, kuukausittain tietyssä rytmissä. Nämä ovat seuraavat työtyypit:
- työskennellä asiakirjojen kanssa;
- kokoukset;
- organisaation asiantuntijoiden ja työntekijöiden vastaanotto;
- vierailijoiden vastaanotto;
- työskennellä osastoilla.
Määräaikaisten töiden suorittamisen aika on määritettävä tarkasti.
Toistuva työ sisältää työmatkoja, koulutusta, kokouksia ja vierailuja muihin organisaatioihin. Myös niiden toteuttamiseen käytetty aika suunnitellaan tarkasti.
Yhtäkkiä syntyviä töitä ei voida ennakoida suunnitelmassa. Tätä varten on tarpeen suunnitella suunnitelmaan aikavaraus niiden toteuttamiselle, ja jos se ei riitä, on tarpeen vähentää suunniteltuun työhön käytettyä aikaa, siirtää se toiseen aikaan tai uskoa niiden toteuttaminen. johtokoneiston vastuulliselle työntekijälle.
Henkilökohtaisen työn suunnittelua ei tule pitää vain työmääräyksen laatimisena. Tässä on tärkeää määrittää niiden valmistusaika, alkamis- ja lopetuspäivät. Tällöin on tarpeen ottaa huomioon kaikki tulevat työtyypit, verrata työhön tarvittavaa aikaa yleisen työaikabudjetin suunniteltuun aikarahastoon.
Suunnitelman laatimisen jälkeen on osoitettava taitoa ja sinnikkyyttä sen toteuttamisessa, jotta voidaan varmistaa muiden johtamistasojen tarvittava valvonta suunnitelmien toimeenpanosta.
Henkilökohtaisen työsuunnitelman ja tehtävien toteutumisen tekijöiden tulee olla säännöllistä ja johdonmukaista. Tämä kurittaa johtajaa itseään ja hänen alaisiaan, edistää työajan tehokasta käyttöä ja parantaa organisaation johtamisen laatua.
Esimiehen henkilökohtaisen työn operatiivista suunnittelua tehdään viikoittain. Tämä on tämän päivän ja huomisen suunnitelma. Tällainen suunnitelma sisältää "teemaattisen" luettelon asioista, jotka on ratkaistava nopeasti tietyn ajan kuluessa.
Toiminnan suunnittelun helpottamiseksi johtaja kehittää robottiaikataulun. Siinä määritellään selkeä työaikataulu (päivä, viikko).
Esimiehen työsuunnitelmien ja aikataulujen tulee olla yhteensovitettuja ylimmän johdon suunnitelmien ja aikataulujen kanssa, ja niiden tulee puolestaan olla pohjana alemman tason johtamissuunnitelmien tai alaisten henkilökohtaisten suunnitelmien laatimiselle.