Біз сізге осы мақалада алушыны қызықтыру үшін ынтымақтастық туралы ұсыныспен хатты қалай дұрыс жасау керектігін айтамыз. Сіз сарапшылар жазған коммерциялық ынтымақтастық хат үлгісін жүктей аласыз.
Мына пайдалы құжатты жүктеп алыңыз:
Ынтымақтастыққа шақыру хатын жазғанда
Олар ұйымның іскер серіктестерімен көбінесе іскерлік хат алмасу арқылы өзара әрекеттеседі. Құжат айналымының негізгі бөлігін нұсқаулықтар, ұсыныстар, өтініштер және тіпті талаптардан тұратын әртүрлі хаттар құрайды. Серіктестік және ынтымақтастық хаты енді ғана басталатын іскерлік хат алмасу үлгісі болып табылады. Ол хат жіберушіні қызықтыратын қызмет көрсететін немесе өнім шығаратын басқа ұйымға жазылады.
Ынтымақтастық туралы іскерлік хат, үлгі, өзара тиімді серіктестікке шақыру ретінде ресімделеді, оның мақсаты адресатты қызықтыру және жіберуші ұсынған іскерлік өзара әрекеттестіктің артықшылықтарын көрсету болып табылады. Хатта қамтылған ақпарат мәміле немесе ынтымақтастық туралы келісім жасауға негіз болады деп болжануда.
Ынтымақтастық туралы коммерциялық хат үлгісі келесі жағдайларда ресімделеді:
- әлеуетті тұтынушылар мен сатып алушыларды компания өндіретін өнімдерге қызықтыру қажет;
- қосымша қуаттарды тарту немесе басқа компаниямен бірігу арқылы өндірісті кеңейту талап етіледі;
- қосымша компания жүргізетін маркетингтік саясатты тексеріп, өндірілген өнімдердің сәйкестігіне және олардың бағасы тауарлар мен қызметтер нарығында басым болатын ассортиментке сәйкес келетініне көз жеткізіңіз.
Кейбір жағдайларда ынтымақтастыққа шақыру бұрынғы тұтынушыға немесе серіктеске жазылуы керек, онымен қарым-қатынаста ұзақ үзіліс болған және ол үзілмеген болса да, өзара әрекеттесу тоқтатылған.
Кез келген іскерлік хатты дұрыс құрастыру және пішімдеу үшін Хатшының анықтамалығы журналының сарапшыларынан арнайы дизайнерді пайдаланыңыз.
Қазір конструкторды пайдаланыңыз
Компаниялар арасындағы ынтымақтастық туралы хатты кім жазады
Қарсы тарапты қызықтыратын хаттың мазмұны мамандарға арналған. Мәтінде түсінікті және сала мамандарын қызықтыратын арнайы терминдер немесе ақпарат болуы мүмкін. Сондықтан, ынтымақтастық туралы ұсыныспен хаттың бастапқы үлгісін жіберуші компанияда осы салаға жетекшілік ететін жетекші маман жасағаны жөн.
Кейіннен дайын үлгілерді пайдалана отырып, қарапайым орындаушылар, соның ішінде хатшы да осындай хаттарды жасай алады.
Бірақ менеджер алдымен хатшыға ынтымақтастық туралы коммерциялық хат үлгісін жасауды тапсыра алады. Өйткені, хатшы, әдетте, компания ұсынатын өнімдермен немесе тауарлармен жақсы таныс, өндірістің ерекшеліктері туралы түсінікке ие және т.б.. Бірақ бұл жағдайда да жазушы дайындау керек және тіпті, ынтымақтастық хат үлгісін жазбас бұрын, компанияның тиісті мамандарымен кеңесіңіз.
Ынтымақтастық туралы ресми хатты дайындайтын қызметкер білуі керек, соның ішінде:
- компания шығаратын өнімдердің ассортименті және ұсынылатын қызметтер туралы, олардың нарықтың қалған бөлігі ұсынатындармен салыстырғандағы артықшылықтары туралы;
- компания тұрақты серіктестерге жеңілдіктер, жеңілдіктер және кейінге қалдырылған төлемдерді ұсынуға қаншалықты және қандай жеңілдіктер беруге дайын екендігі туралы;
- әлеуетті серіктесті қызықтыруы мүмкін компанияның перспективалық әзірлемелері туралы;
- жіберуші компаниямен өнім өндіру немесе қызмет көрсету бойынша күш-жігерді біріктіру нәтижесінде адресат алатын жеңілдіктер туралы.
Ынтымақтастық хатын қалай жазуға болады
Ағымдағыға сәйкес ынтымақтастық хаты ресімделуі керек ГОСТ Р 7.0.97-2016. Стандарт дизайн талаптарын тізіп, толтырылуы керек мәліметтерді көрсетеді.
Жіберушінің байланыс ақпараты басында көрсетілген. Ынтымақтастық хатын ресімдеу үшін компанияның нысанын пайдаланыңыз, оның тақырыбында барлық қажетті ақпарат толтырылған.
Ынтымақтастық хатының құрылымы:
- Тақырып.
- Апелляция.
- Кіріспе;
- Хаттың мәтіні – өзара тиімді ынтымақтастық туралы ұсыныс.
- Қолданбалар.
Хаттың тақырып жолында бұл ынтымақтастық туралы ұсыныс екенін ғана емес, сонымен бірге ынтымақтастық жоспарланатын мәселені де көрсеткен дұрыс. Осылайша, жеткізушіге ынтымақтастық туралы хат үлгісі келесі тақырыптық тұжырымдарды қамтуы мүмкін: « Тұрақты көтерме жеткізу бойынша ынтымақтастық туралы" Мысалы, тақырып жолында: « мәселе бойынша ынтымақтастық туралы:
- ... тауарларды жеткізу, қызметтерді көрсету»;
- ...тауарларды сату»;
- ... инновациялық өнімдерді әзірлеуге бірлесіп қатысу туралы».
Ынтымақтастық туралы нақты мәселе көрсетілген тақырыппен танысқаннан кейін адресат хаттың кездейсоқ жарнамалық науқан емес екенін және оған тікелей қатысты шынымен маңызды және қызықты коммерциялық ұсынысты қамтитынын бірден түсінеді.
Бұл ынтымақтастық хатында белгілі бір адамға - адресат компаниясының басшысына өтініш болуы керек. Егер сіз ұйымның мекен-жайы мен атын білсеңіз, оның атын және әкесінің атын білу қиын болмайды.
Кіріспеде серіктестерге ынтымақтастық туралы кез келген үлгі хат болуы керек. Бұл бөлімде уландырушы компанияның қызметі және өзара әрекеттесу қажеттілігінің негіздемесі туралы қысқаша ақпарат бар. Ол жіберуші компания туралы, оның кәсіби жетістіктері, ұсынатын тауарлары мен қызметтері және неліктен алушы компанияны өзінің іскерлік серіктесі ретінде таңдағаны туралы айту керек. Егер жөнелтуші өз өнімін ұсынса, оның басқа ұқсас өнімдер/қызметтерден артықшылығы туралы айту керек.
Хаттың мәтінінде ынтымақтастық туралы ұсыныстың мәні көрсетілген. Бұл бөлімде нақты жіберуші не ұсынатыны және бұл ұсыныс адресат үшін неліктен тиімді екені нақты көрсетілген. Әдетте, олар компанияның тұрақты серіктестерге беретін артықшылықтарының сипаттамасын береді, нақты тұтынушыға немесе клиентке қолданылатын ерекше шарттар мен жеңілдіктер туралы айтады.
Бұл бөліктің мәтіні баяндау емес, мотивациялық сипатта болуы керек және оқырман өзіне қызмет жүктеп жатқандай әсер алмауы керек. Ақпаратты жақсырақ қабылдау үшін көлемді мәтінді мағыналы абзац блоктарына бөлген дұрыс.
Қолданбалар- ынтымақтастық хатының міндетті бөлігі емес. Жағдайға байланысты мұндай хатқа жарнамалық брошюралар, ынтымақтастық туралы келісім жобасы немесе өзара қаржылық тиімділікті растайтын басқа да құжаттар мен есептеулер қоса берілуі мүмкін.
Ынтымақтастық ұсынысы бар хат үлгісі
Үлгіні жүктеп алу
Ынтымақтастық ұсынысы бар хат табыс тілегімен және компания басшысының қолымен аяқталады. Ол адресат оған міндетті түрде жауап береді деп есептемейді.
Соңына дейін оқылатын хатты қалай жазуға болады , Антон Краснобабцев, жаттықтырушы-кеңесші, KEY SOLUTIONS басқарушы серіктесі, Secretary's Directory журналының сарапшысы.
Сіз: Біз нарықта 1991 жылдан бері жұмыс істеп келеміз.
Олар: Бізге бәрібір.
Сіз: Сізде жақсы даму динамикасы және жас, тату ұжым бар.
Олар: Демек, қызметкерлердің тәжірибесі жеткіліксіз... Жақсы даму динамикасы нені білдіреді?
Сіз: 20 жылдық тәжірибесі бар тәжірибелі мамандар!
Олар: Жетеді бұл ақымақтық. Маған не істегеніңізді және маған қалай пайдалы болатыныңызды көрсетіңіз. Ерекшеліктер беріңіз.
Олар сіздің компанияңыз туралы және сізбен жұмыс істеудің артықшылықтары туралы білгісі келетін сайтқа келушілер, әлеуетті клиенттер немесе серіктестер. Сондай-ақ олар сіздің біліктілігіңіз бен сенімділігіңізге күмән келтіреді, сондықтан олар «Компания туралы» бетін ашты.
Келушіге сіздің компанияңыз оны толғандыратын мәселелерді шешуге көмектесетініне сендіру үшін «Компания туралы» бетінде мәтінді қалай жазуға болады? Мұны жарнамадан және «жақсы мәмілелерден» есінен танып қалған ашулы клиенттердің ортасында істеу керек пе?
Мәселе мынада, сізде басқалар сияқты бәрі бар:
- төмен бағалар;
- сенімді жабдық;
- заманауи технологиялар;
- мамандар – тұтынушыларға нөлдік назар аудармайтын өз саласының кәсіби мамандары.
Егер сіз веб-сайт үшін компания туралы мәтінді қалай жазу керектігін білмесеңіз және мысалдар қажет болса, онда бұл мақала сізге арналған.
Мақала бойынша телепортация:
Біз нарықта біріншіміз! Бізде ең жақсы өндіріс технологиялары, жеке көзқарас және неміс сапасының жабдықтары бар.«Компания туралы» мәтіні, онда не болуы керек?
Компанияңызды мақтау - жаман идея. Шынымды айтсам: «N» компаниясы көп ақша табу үшін құрылды - бұл да көңілге қонбайды.
Адамдар өзімшіл. Веб-сайтқа кіруші не туралы ойлайды? Өзі жайлы! Ол неден қатты қорқады? Ол ақша үшін алданып қалады деп. Мысалы: моншаның орнына температура 80 градустан аспайтын, бұрыштары дымқыл, есігі ылғалдан ісінген, пенициллиннің ең жақын туысы раковинада тұратын «саяшық» салады.
Келушіге қалай сендіруге болады? Кәсіби команда, жұмыстың барлық түріне кепілдік (орындау мерзімі жоқ), ең қысқа мерзімдер (ерекшеліктер жоқ) немесе нарықтағы 12 жыл тәжірибесі? Бұл сізді тыныштандырады ма? Мен жоқпын.
Егер сіз Apple емес болсаңыз, Газпром немесе Coca-Cola, онда сіз компания туралы бірдеңе айтуыңыз керек.
«Компания туралы» бетінде не болуы керек:
- Компания не істейді және ол қалай көмектесе алады.
- Компаниямен кім байланысады?
- Неліктен сіз көмектесе аласыз, бірақ Васка (менің көршім) көмектесе алмайды және сіздің көмегіңіз Васяның көмегінен несімен ерекшеленеді? Сіз өзіңіздің бәсекелестеріңізден қаншалықты жақсысыз?
- Сіз әлдеқашан біреуге көмектестіңіз бе? Жұмыстарыңызды мысалдармен дәлелдеңіз. Өзіңіз шешіп қойған мәселелерді көрсетіңіз.
- Неге сізге тек ресейлік құрылыс бригадалары жұмыс істейді деп жазасыз? Маған нәтижеге жауап беретін адамдарды көрсетіңіз, жақсырақ жеке өзі.
- Неге керемет кеңсе туралы айтып отырсыз, жай ғана суретті көрсете алмайсыз ба?
- Сіз кіммен жұмыс жасайсыз және сізге кім кеңес береді.
Шындығында, клиентке сіздің компанияңыз қажет емес. Оған Васка да керек емес. Оған қажет:
- бөлмедегі тұсқағаз біркелкі желімделді;
- уақыт белдеуі таңдалған уақытта және 6 айлық кепілдікпен ауыстырылды;
- Моншаны қыста достарымызды сыпырғышпен көрсетейік деп 3 айда салды.
Клиентке өз проблемаларын шешу керек және қызық осы жерден басталады.
Кәдімгі клиент.Мен ештеңе шешкім келмейді. Мен ештеңе туралы ойлағым келмейді. Копирайтер, менің миымды зорламаңыз! Мен жай ғана уайымдамағым келеді.
Компания туралы мәтіннің мысалы – сенімді арттыратын әдістер
Ерекшелік, сенім және дәлел – бұләлеуетті клиент сіздің қызметтеріңізге қызығушылық танытқан кезде оны күтеді. Бірақ жанымды бірдеңе сыздап тұр. Осылайша ол «Компания туралы» бетіне өтеді. Ол жауап іздейді.
Тіпті мысық саған сенбейтін кезде Компания беті күмәнді тұтынушылар үшін жасалған. Ол адамды түйе емес екеніңізге сендірудің соңғы мүмкіндігі.
«Компания туралы» мәтіндердің бірнеше мысалын тауып, қызықты жерлерді бөліп көрсетейік және қараңғылықта қолымызды бұлғап алмау үшін сәтсіз мысалдарды талдаймыз.
Жалпы кеңестер:
- клиенттің мәселелері және оларды шешу жолдары туралы айту;
- нақты болу;
- бәсекелестеріңізден ерекшелену;
- өз сөзіңізді фактілермен дәлелдеңіз;
- өз жұмысының нәтижелерін көрсету (фотосуреттер, бейнелер, ұсыныстар);
- тұтынушылардың сұрақтарын шешу;
- әлеуетті клиенттің портретін салу;
- күтпеген ұсыныс жасау;
- бас директордың өкілеттігін пайдалануға;
- ең жақсы жағдайыңызды көрсетіңіз;
- тегін нәрсе ұсыныңыз.
Мен 50 ұпай тізімін жаза аламын. Бірақ бұл жақсылық әкелмейді. Бұл кеңестер бос. Компания туралы мәтіндердің мысалдары ғана көмектесе алады.
No1 кәсіпорын туралы мәтін үлгісі
Мен құрылыс ұйымдарын жақсы көремін. Мұнда жазуға болатын көп нәрсе бар. Бірақ олар сандырақ жазады ( суретті басыңыз, жаңа қойындыда ашылады)
«Компания туралы» мәтіннің мысалы (kachestvo53.ru) Мәтіннен пайдалы ақпаратты алу ғана емес, оны оқу да қиын. Көлемі үлкен, бірақ ол не үшін қажет екені түсініксіз?
Компанияның сайты қызықты. Сіз үйдің 3D үлгісін көре аласыз. Мен картаға салынған үйлердің 3D үлгілерін қоссам деп едім. Аяқталған жұмыстар галереясында бәрі жинақталған, бірақ бұл қазірдің өзінде нашар.
Компания туралы мәтін қандай болуы мүмкін?Мысалы:
«ГК» компаниясы қолжетімді сапа» үйлер, коттедждер, моншалар салып, жергілікті жерді жабдықтайды. Адамдар жобаға кілт тапсыруға тапсырыс беру үшін немесе түпнұсқа модификациялары бар дайын нұсқаны таңдау арқылы оны үнемдеу үшін бізге хабарласады. Біз Нижний Новгород облысында және жақын аймақтарда (соның ішінде Ленинград облысының оңтүстігінде) ағаштан, кірпіштен, газдалған бетоннан саламыз.
Кілт тапсыратын жобалар мыналарды қамтуы мүмкін (біз барлық қызметтерді жүктемейміз, сіз оларды таңдайсыз):
- сәулет бюросында ғимараттарды жобалау;
- құрылыс жұмыстарының бүкіл кешені: іргетас, қабырғалар, шатыр, пеш, камин, сыртқы және ішкі әрлеу;
- учаскені әзірлеу: ландшафттық жұмыстар, қоршаулар, құдықтар, беседкалар, сарайлар мен қосалқы құрылыстар салу;
- кәрізді, электрмен, сумен жабдықтауды құру және қосу және газ немесе ағаш негізіндегі жылыту жүйесін дамыту.
Олар үйлерді, орыс моншаларын және дөңгелек ағаштан коттедждерді салуда сәтті болды. Осыған ұқсас 20-дан астам жоба аяқталды. Біздің жұмысымызды қараңыз галереяда
.
2002 жылдан бері нарықта табысқа жетуімізге көмектескен артықшылықтар:
- Шағын ванналар мен үйлер салу (6х4, 8х6) 2 айда, көліктер паркі, ұқсас жұмыс тәжірибесі және дайын ағаш үйлердің болуы арқасында.
- 3D модельдеу мүмкіндігімен үйлер мен аумақтардың дизайнын кәсіби дамыту - бізде өз сәулет бюросы бар (сіз бұрын көрген боларсыз 3D графикалық жобалар , олардың кейбіреулерінде 100 000 рубльден астам жеңілдік бар - «Науқан» белгісін іздеңіз).
- Жобаны кілт тапсыру. Біздің дизайнерлік кеңседе армандар бейнеленеді. 3D жобасын әзірлеу Тегін.Бірақ оны жүзеге асыруды қолға алсақ қана. Әйтпесе, үй жобасы 50 000 рубльді, моншалар 20 000 рубльді құрайды. Біздің сызбаларымызбен кез келген құзыретті құрылысшы оны жүзеге асыра алады.
және бла, бла, бла...
Көріп отырғаныңыздай, мен ештеңені өзгерткен жоқпын. Мұның бәрі компания туралы веб-сайттағы мәтінде. Бірақ ол жолдар, сөздер мен әріптер арасында көмілген. Маған менің нұсқам көбірек ұнайды, мен графиканы қоссам деп тілеймін. Ал сізге?
Компания туралы мәтіннің бұл мысалы осындай материалдарды қалай жазу керектігі туралы шымылдықты көтерді деп үміттенемін.
Бір жоба жеткіліксіз. Ендеше басқа тақырыпты таңдайық.
No2 кәсіпорын туралы мәтін үлгісі
Бұл мәтін socialit.ru сайтынан алынды. «SOCIAL» компаниясы (басыңыз, жаңа қойындыда ашылады).
Неге екенін білмеймін. Мүмкін мен әлі жас шығармын. Бірақ менің түсінігімде «жас озық мамандар» – жұмыс таппай, өз «компаниясын» құрған студенттер.
Мәтіннің кейбір сұмдықтарына қарамастан, онда пайдалы ақпарат бар. Компания туралы мәтінде не жақсы:
- 4 бағыт бөлінген;
- клиенттің мәселесі туралы мәлімдеме бар;
- тәулік бойы жұмыс істеу.
Дегенмен, проблемалар да бар. Соңғы абзацта мен «стандартты жеткізу уақыты 1 күн» дегенді көрдім. Енді шынымен күтпеген және күшті кепілдік бола ма? Жоқ, ол жоқ. Бірақ олар былай деп жазады: егер біз мәселені 1 күнде түзетпесек, біз кешіктірілген әр күн үшін 5000 рубль қайтарамыз. Бұл күшті болар еді. Бірақ бұл олай емес.
Басқа мәтін жазбаймын. Өйткені «осы миссия...» деген тіркес осы мәтіннің миссиясын есіме түсірді.
- Компания туралы мәтін «ақпараттық стильді» пайдаланудың тамаша мүмкіндігі болып табылады. Біз фактілермен жұмыс істеуіміз керек. Олардың саны аз болсын. Олар кішкентай нәрселер сияқты көрінсін. Бұл бәсекелестерден ерекшеленетін және ерекшеленетін кішкентай нәрселер.
- Өзіңіздің күшті және әлсіз жақтарыңызды көрсетіңіз. Осындай қызметтері бар жүздеген компаниялар бар. Бірақ тіпті егіздердің де ата-аналары оларды оңай ажырата алатын айырмашылықтары бар - мінезі мен өмірлік тәжірибесі. Бұл туралы бізге айтыңыз.
- Компания үй-жай, бетон және компьютер емес, адамдар тобы. Олар ақша табу үшін жұмыс істейді. Есі дұрыс адам сөзге, уәдеге ақша бермес. Жарайды, аңғалдығы мен тәжірибесіздігінен 1-2 рет беретін шығар. Адамдар нәтижелер мен мәселелерді шешу үшін төлеуге дайын.
- Клиенттен ойланып, Клиент үшін жазыңыз. Компания сын есімдерді шашып, күмәнді фактілерді қолданып, оның эксклюзивтілігі туралы сөйлескенде, оған деген сенім нөлге жетеді. Ең жақсы жұмыс істейтін қарапайым сату формуласы бар: бұл - олар N компаниясына ақша төледі - ол болды. Бүкіл тізбекті логикалық ретпен көрсетіңіз.
- Компания туралы мәтін жазуға арналған үлгі:
- біз не істеп жатырмыз;
- біз ең жақсы не істейміз;
- кім бізге хабарласады;
- жұмысымыздың мысалдары;
- үздік жоба;
- компанияның ерекшелігі неде?
- біздің адамдар командасы;
- біздің компания сандар бойынша;
- клиенттер біз туралы не айтады;
- қандай кепілдіктер береміз?
Веб-жазушылар мен копирайтерлер сатушы бұл туралы ештеңе айта алмаған кезде компания туралы мәтінді қалай жазу керектігін сұрайтын шығар. Компанияның веб-сайты бар болса, абай болыңыз. Соңғы тұтынушыға хабарласыңыз немесе делдалдан қысқаша ақпаратыңызды жіберуін сұраңыз. Егер сіз компания өкіліне хабарласпасаңыз, мәтін кличталған, көріксіз және тиімсіз болады.
«Веб-сайт сіздің ғаламыңыздың орталығы емес. Сіздің Facebook парақшаңыз сіздің ғаламыңыздың орталығы емес. Мобильді қолданба сіздің ғаламыңыздың орталығы емес. Клиент – сіздің Әлеміңіздің орталығы!» - Брюс Эрнст, Monetate өнім менеджері.
«Ескі әлемде сіз уақытыңыздың 30% тамаша қызмет көрсетуге және уақытыңыздың 70% -ын бұл туралы айқайлауға жұмсадыңыз. Жаңа әлемде бәрі керісінше.» - Джефф Безос, Amazon негізін қалаушы.
«Клиент – ең маңызды келуші. Ол бізге тәуелді емес. Біз оған тәуелдіміз. Ол жұмысымызға кедергі жасамайды. Ол біздің жұмысымыздың мақсаты. Ол біздің ісіміздің дұрыс емес жағында. Ол оның бір бөлігі. Біз оған қызмет ету арқылы оған жақсылық жасап жатқан жоқпыз. Ол бізге мұны істеуге мүмкіндік беру арқылы жақсылық жасауда», - деді Махатма Ганди, Үндістандағы ұлт-азаттық қозғалысының идеологы.
«Клиенттің жүрегіне жол - бұл адалдық бағдарламасы емес. Клиенттік евангелисттердің өсуі - бұл басқаларға айтуға тұрарлық тәжірибе құру», - Валерия Малтони, PM Digital вице-президенті.
«Табысқа жетудің кілті - тұтынушылар арасында шынайы үміттерді орнату, содан кейін бұл үміттерді ақтап қана қоймай, одан асып кету», - Ричард Брэнсон, Virgin Group негізін қалаушы.
«Тұтынушыға қызмет көрсету – бұл жаңа тәжірибені ұсыну. Бұл біздің тұтынушыларға берген уәдеміз, біз оны орындауымыз керек. Олар бізбен бизнес жасағанда осылай сезінеді», - деді Шеп Хикен, Shepard Presentations негізін қалаушы.
«Клиенттердің күтулерін тұтынушыларға қызмет көрсетуді дәйекті түрде қамтамасыз ететін деңгейде орнату сіздің бүкіл қызметкерлеріңізден өнімді әзірлеуден маркетингке дейін бренд имиджімен үйлесімді жұмыс істеуін талап етеді», - Ричард Брэнсон, Virgin Group негізін қалаушы.
«Күн сайын біз сұрақ қоямыз: «Біз өз тұтынушыларымызды қалай қуанта аламыз? Бұған жету үшін қандай инновацияларды қолдануымыз керек?». - Билл Гейтс, Microsoft корпорациясының төрағасы және бас бағдарламалық қамтамасыз ету сәулетшісі.
«Тұтынушы тәжірибесі трансформацияның катализаторы болып табылады. Олар мәдениетке, стратегияға, құрылымға және бизнестің барлық құрамдастарына тікелей әсер етеді», - деді Кристина Кранделл, New Business Strategies президенті.
«Міне, сіз үшін қарапайым, бірақ күшті ереже. Әрқашан адамдарға олар күткеннен де көп нәрсені беріңіз.» - Нельсон Босвелл, NELSON BOSWELL негізін қалаушы.
Мәскеу мен Санкт-Петербургте виртуалды байланыс қызметтерін ұсынатын телекоммуникациялық компания. UIS негізгі өнімдері виртуалды АТС, 8-800 нөмірі, Sitephone веб-сайтынан кері қоңырау шалу, мобильді кеңсе, автоинформатор, виртуалды кездесу, SIP телефония және т.б.
Бас тарту хаттарын жазу қабілеті ұйымның сыртқы байланыстары мен іскерлік хат алмасуына жауапты кәсіпорын қызметкерінің маңызды дағдыларының бірі болып табылады. Мұндай хаттың мазмұны мен ұсынылуы оны жасаушының білімі мен мәдениеті туралы айтып қана қоймайды, сонымен қатар кәсіпорынның іскерлік ортадағы имиджі мен беделін қалыптастырады.
Іскерлік хат алмасудың себептері қандай?
Әрбір белсенді жұмыс істейтін компания әртүрлі ұсыныстармен хаттар алады. Бұл ынтымақтастық (коммерциялық), кез келген іс-шараға қатысу (конференция, семинар, мереке) туралы ұсыныс болуы мүмкін. Ұйымдар арасындағы айналымда сұраныс хаттар, талап-арыздар, ескертулер және т.б. Осылайша, кәсіпорынның кіріс корреспонденциясы жауап беруді қажет ететін ондаған, тіпті жүздеген әртүрлі хабарламаларды құрауы мүмкін.
ФАЙЛДАР
Бас тартуды қалай беруге болады
Хатты қарау оны алған ұйым өкілінің ондағы ұсыныспен, сұраумен немесе талаппен міндетті түрде келісетініне ешбір жағдайда кепілдік бермейді. Керісінше, көп жағдайда компания қызметкерлері бас тартуды жазады.
Бірақ дұрыс бас тарту үшін сізге белгілі бір дағдылар қажет. Жағымсыз мазмұндағы хатты жіберушіні ренжітпеу маңызды - бұл негізгі іскерлік сыпайылық ережелерімен ғана емес, сонымен қатар оның болашақта тұтынушы, клиент немесе серіктес болуы мүмкін мүмкіндігімен де байланысты.
Іскерлік хаттар туралы жалпы мәліметтер
Барлық ресми хат-хабарлар белгілі бір ресімдеу ережелеріне бағынады. Ең алдымен, хаттың мазмұны мүлдем ерікті болуы мүмкін екенін есте ұстаған жөн, оның құрылымы мен құрамы іскерлік құжаттарды дайындау кезінде қабылданған стандарттарға сәйкес келуі керек, яғни. шартты түрде үш бөлікке бөлінеді: басы (хаттың өтініші мен тақырыбы), негізгі бөлім және қорытынды (қолы мен күні).
Жазу стилі ұстамды, қысқа, тым «жүктелген» сөйлемдер немесе күрделі арнайы терминологиясыз болуы керек. Бас тарту мүмкіндігінше дұрыс жасалуы керек, дөрекілікке, балағат сөздерге және басқа экстремалды көріністерге жол берілмейді; Әріпті қалыптастыру кезінде орыс тілінің сөйлеу мәдениеті, сөздік құрамы, грамматикасы, орфографиясы мен стилі бойынша нормаларын ескеру қажет.
Бас тарту себепсіз болуы мүмкін, бірақ хатта себебі көрсетілсе жақсырақ.
Егер жауап егжей-тегжейлі және мұқият болса, оны абзацтарға немесе нүктелерге бөлу керек - бұл мәтінді қабылдауды жеңілдетеді.
Егер сіз бас тартсаңыз, қысқартудың және «көпірлерді өртеудің» қажеті жоқ. Ол үшін алушы іскерлік қарым-қатынас орнату үшін орындауы тиіс шарттарды көрсетуге болады. Егер серіктестікке немесе бастапқы хабарламада айтылған басқа ұсыныстарға келісетін компанияға кеңес беру мүмкіндігі болса, оны елемеуге болмайды - бұл адресаттың жадында жақсы із қалдырады.
Кімге жазуым керек?
Бас тарту хаттың түпнұсқасына қол қойған адамның атына қатаң жазылуы керек. Әйтпесе, бас тарту алушыға жетпей қалуы немесе кіріс хат-хабарлар ағынында адасып қалуы мүмкін. Алайда, егер ұсыныс хатында белгілі бір адамның қолы болмаса, онда сіз бейтарап өтініш формасын пайдалана аласыз (мысалы, «Қайырлы күн» қарапайым сәлемдесу түрінде).
Бас тарту хатын ресімдеу
Хат қолмен жазылуы мүмкін (бұл формат адресатқа деген ерекше, жылы көзқарасты білдіреді) немесе компьютерде басып шығарылуы мүмкін.
Бұл жағдайда қарапайым қағаз парағын немесе компанияның деректемелері мен компания логотипі бар пішінді пайдалану қолайлы.
Бас тарту хаты бір түпнұсқа данада жасалады және күні және нөмірленуі керек (кәсіпорынның құжат айналымына сәйкес). Бұл ретте ол туралы ақпарат шығыс хат-хабар журналына оның күнін, нөмірін және қысқаша мазмұнын көрсете отырып енгізілуі керек. Болашақта бұл журнал хабарламаны жасау мен жіберудің дәлелі бола алады.
Кім қол қоюы керек
Ең дұрысы, хатта ұйым директорының қолтаңбасы болуы керек, бірақ бұл әрқашан мүмкін емес (және қызметкерлер саны көп және көптеген құрылымдық бөлімшелері бар кәсіпорындарда толығымен дерлік алынып тасталады). Сондықтан құжаттаманың осы түрін жасауға уәкілетті және хат-хабарларға қол қоюға уәкілетті компанияның кез келген қызметкері бас тарту хатына қол қоя алады. Бұл хатшы, заңгер, бастық немесе бөлімнің маманы болуы мүмкін.
Хатты қалай жіберуге болады
Хатты әртүрлі жолдармен жіберуге болады, бірақ бастапқы хабарлама жіберілген хатты таңдаған дұрыс. Ең қолайлы әдіс - оны ресейлік пошта арқылы жіберу, бірақ бұл жағдайда сіз оны жеткізуді растау арқылы тіркеуден өтуіңіз керек, сонымен қатар сіз өкіл немесе курьер арқылы жеткізуді пайдалана аласыз (бұл әдіс жылдам жеткізуге кепілдік береді). Сондай-ақ факсты, электрондық байланыс құралдарын, тіпті әлеуметтік желілерді немесе мессенджерлерді пайдалануға рұқсат етіледі (бірақ бастапқы хатты жіберушінің өзі осы байланыс әдісін пайдаланған жағдайда ғана).
Ынтымақтастықтан бас тарту туралы хат
Егер сізге ынтымақтастықтан бас тарту туралы хат жасау қажет болса, оның үлгісін және оған түсініктемелерді қараңыз.
- Хаттың басында оның кімге арналғанын жазыңыз: ұйымның атауын, оның өкілінің лауазымын және толық аты-жөнін көрсетіңіз, кімнің атына жауап жазып жатырсыз. Әдепті өтініш түрін пайдаланыңыз, компанияңызға көрсетілген назар үшін алғыс білдіріңіз, содан кейін хабарламаның мәніне көшіңіз.
- Бас тартуды жазып жатқан хатқа сілтеме жасауды ұмытпаңыз, теріс реакция тудырған жағдайларды көрсетіңіз. Егер сіздің қарсыласыңыз оның ұсынысына қосымша қағаз тіркесе, оларды оқығаныңызды көрсетіңіз.
- Мүмкін болса, хатыңызда ынтымақтастық орнайды деген үмітіңізді білдіріңіз, мұның болуы үшін орындалуы қажет шарттарды қоспайсыз.
- Соңында хатқа қол қойып, күнін қойыңыз.
Іс-шараға қатысудан бас тарту туралы хат
Іс-шараға қатысудан бас тарту туралы хат жазған кезде, ынтымақтастықтан бас тарту хаты үшін жоғарыдағы нұсқауларды пайдаланыңыз. Хатта барлығы стандартты, бірақ міндетті: жөнелтуші мен адресат туралы ақпарат, содан кейін өтініш, іс-шараға қатысу туралы келіп түскен ұсынысты көрсете отырып бас тарту және бас тартуға себеп болған мән-жайлар міндетті түрде көрсетіледі. теріс жауап, содан кейін қолы мен күні.
Жұмыс ұсынысынан бас тарту туралы хат
Бас тарту хатын тек компания ғана ала алмайды. Кейбір жағдайларда оны компанияға ешқандай қатысы жоқ адам білдіруі мүмкін: мысалы, лауазымға үміткер. Егер сіз осындай адам болсаңыз, бас тартуды іскерлік құжаттаманың ережелері мен ережелеріне сәйкес тұжырымдаңыз. Сыпайы сөзді қолданыңыз, сізге ұсынылатын жұмыстың атын, сондай-ақ одан бас тарту себебін көрсетіңіз (әлеуетті жұмыс беруші сізге ұсынылатын жұмыстың шарттарын қайта қарауы мүмкін екенін ұмытпаңыз). Соңында міндетті түрде қол қойып, күнін қойыңыз.
Ақпараттық хат – серіктестерге, тапсырыс берушілерге, мердігерлерге, сондай-ақ топ мүшелеріне ұйым қызметінің кез келген жаңалықтары, өзгерістері, жетістіктері және басқа да аспектілері туралы хабарлау үшін қызмет ететін іскерлік құжаттама түрі.
Ақпараттық хабарламалар жазу бизнес құрылымдар мен мемлекеттік органдардың өкілдері үшін жұмыстың қажетті бөлігі болып табылады.
ФАЙЛДАР
Міндетті немесе жоқ
Құжаттардың бұл түрі міндетті емес, өйткені ұйымның ағымдағы істері туралы кез келген адамға хабарлау оның басшылығы мен әкімшілігіне жүктеледі. Дегенмен, көптеген кәсіпорындар, әсіресе ірі кәсіпорындар, мұндай хаттарды қалыптастыруды елемейді, осылайша бірден бірнеше мақсаттарға қол жеткізеді:
- барлық болып жатқан оқиғалар туралы мүдделі тұлғаларды хабардар ету;
- оларды одан әрі ынтымақтастық пен жемісті еңбек етуге ынталандыру;
- компанияның имиджін көтеру.
Ақпараттық хатты кім жазады
Әдетте, ақпараттық хатты ресімдеу жауапкершілігі хатта көтерілген мәселелерді шешетін құрылымдық бөлімшенің басшысына жүктеледі. Бұл, мысалы, болуы мүмкін:
- маркетинг бөлімінің басшысы (егер серіктестер үшін жаңа маркетингтік ұсыныстар туралы айтатын болсақ);
- директордың орынбасары (егер компания әкімшілігі өз қызметкерлеріне бірдеңе туралы хат арқылы хабарласа) т.б.
Қалай болғанда да, хаттың авторы лауазымдық функцияларына осындай хаттарды жазу кіретін немесе директордың жеке бұйрығымен оларды жазуға уәкілетті адам болуы керек.
Ақпараттық хаттың мәтіні оригинатордың тікелей басшысымен немесе компания басшысымен келісілуі керек.
Компания қызметі туралы ақпараттық хатты кімге жіберуім керек?
Ақпараттық хатты белгілі бір тұлғаға немесе адамдар тобына жіберуге болады: әлеуетті серіктес ұйымның директорына, тапсырыс беруші - жеке кәсіпкерге, команда мүшелеріне және т.б.
Әріптер болуы мүмкін:
- құпия (нақты адам оқуға арналған);
- ашық, көпшілікке (адамдардың барынша кең ауқымын хабарлау үшін).
Барлық әріптерге арналған жалпы ережелер
Ақпараттық хатты жасау кезінде сіз емлені мұқият қадағалап, пунктуация, лексика, грамматика және т.б. жағынан орыс тілінің жазбаша стандарттарын сақтауыңыз керек.
Іскерлік хат-хабарларды алушылар әрқашан оларға жеткізілген ақпараттың қаншалықты дұрыс сипатталғанына қарайтынын есте ұстауымыз керек.
Сауатсыз хат ондағы ақпараттың құнын төмендетуі мүмкін, тіпті алушының жіберушіге деген сеніміне нұқсан келтіруі мүмкін.
Хат қысқа, ықшам, «қысқалық – таланттың қарындасы» дегенді есте сақтай отырып, ешбір ойсыз жазылуы керек. Мұндай хаттарды алушылардың оларды оқуға бір минуттан артық жұмсауға дайын еместігі дәлелденді, бұл қазіргі өмірдің жоғары қарқынымен байланысты. Адресат жіберушінің өз уақытын бағалайтынын байқайды және егер ол хаттағы ақпаратқа қызығушылық танытса, хабарлама авторымен байланысудың жолы мен уақытын табады.
Хатта не тыйым салынады
Сондай-ақ ақпараттық бюллетень жазу ережелерінде кейбір абсолютті тыйымдар бар. Атап айтқанда, дөрекі, дөрекі немесе тым таныс реңк мүлдем қабылданбайды. Сондай-ақ «клишелерден» немесе шамадан тыс суық, «құрғақ» тұжырымдардан, арнайы терминологиядан, сандардың көптігінен, көптеген септік және қатыстық тіркестерден және т.б. аулақ болған жөн.
Хатқа сенімсіз, тексерілмеген немесе жалған деректерді қоспау керек. Ақпараттық хат белгілі бір жағдайларда заңдық маңызы бар құжат мәртебесіне ие болуы мүмкін екенін есте ұстаған жөн.
Негізгі ойлар және хат жазу үлгісі
Ақпараттық хабарламалар олардың авторына және адресатына қарамастан тек жіберуші ұйымның қызметіне немесе соған байланысты мән-жайларға қатысты болуы керек. Сонымен бірге олар құрылымы мен мазмұны бойынша белгілі талаптарға сай болуы керек:
- Ең алдымен, ақпараттық хатта әрқашан мыналар болуы керек екенін атап өткен жөн:
- оның дайындалған күні,
- жіберуші мен алушының мәліметтері,
- дұрыс мекенжай мекенжайы (мысалы, «Құрметті Петр Семенович», «Құрметті Ирина Викторовна», «Құрметті әріптестер» және т.б.). Бірақ егер адресат анықталмаса, бұл кейде орын алады, онда сіз өзіңізді «Қайырлы күн!» сәлемдесуімен шектей аласыз.
- Әрі қарай хаттың негізгі, ақпараттық бөлімі келеді. Мұнда сіз оны жазудың себебі мен мақсатын, сондай-ақ сипатталған мәселеге қатысты барлық нәрсені көрсетуіңіз керек: жаңалықтар, ұсыныстар, өзгерістер, өтініштер, түсініктемелер және т.б.
- Хаттың астына жоғарыда айтылғандардың барлығын қорытындылайтын қорытынды жазу керек.
Егер хатқа қосымша құжаттар, бейне және фотофайлдар мен дәлелдер қоса берілсе, бұл туралы да оның мазмұнында жеке абзац ретінде атап өту қажет.
Ақпараттық хатты қалай жіберуге болады
Хаттың форматына, сондай-ақ оның мазмұнына арнайы талаптар жоқ. Ол компанияның бланкісінде немесе кез келген ыңғайлы форматтағы стандартты парақта жазылуы мүмкін. Бірінші нұсқа қолайлы, өйткені ұйым мәліметтерін қолмен жазудың қажеті жоқ. Сонымен қатар, мұндай хат әлдеқайда құрметті көрінеді және оның ресми хат-хабарларға қатынасын тағы бір рет атап өтеді.
Ақпараттық хатты компьютерде басып шығаруға болады (бірден бірнеше көшірме қажет болса жақсы) немесе қолмен жазуға болады - қаламмен каллиграфиялық қолжазбамен жазылған әріптер әсіресе тиімді көрінеді.
Хабарлама оны жасаушының қолымен куәландырылуы тиіс. Егер бұл басып шығарылған хат болса, факсимильдік қолтаңбаны қолдануға болады, егер ол «тірі» хат болса, онда тек түпнұсқа.
Мөр арқылы хабарламаға мөр басудың қатаң қажеті жоқ, себебі... 2016 жылдан бастап заңды тұлғалар осы норма компанияның ішкі ережелерінде бекітілген жағдайда ғана мөр бұйымдарын өз жұмыстарында пайдалануға құқылы.
Қажет болса, хабарламаны жібермес бұрын оны ішкі құжат журналында немесе шығыс құжаттама журналында тіркеу керек.
Хатты қалай жіберуге болады
Ақпараттық хатты бірнеше жолмен жіберуге болады:
- Бірінші және қазіргі кезде кең тараған: электрондық байланыс құралдары арқылы. Бұл қысқа мерзімде шексіз дерлік көлемдегі ақпаратты жіберуге мүмкіндік береді.
- Екінші әдіс: ресейлік пошта арқылы тапсырысты растау арқылы тапсырыс хатпен жіберу (ақпараттық хабарлама ресми құжаттамаға қатысты болса және «тірі» қолдармен және мөрлермен куәландырылған болса).
- Сондай-ақ, хатты факс немесе қазіргі заманғы мессенджерлер арқылы жіберуге болады, бірақ жіберуші мен алушы арасындағы қарым-қатынас біршама бейресми болса және мұндай хат алмасуға мүмкіндік бергенде ғана.