Өзін-өзі басқару, мәні
Өзін-өзі басқару
№38 дәріс
Менеджер жұмысы- бұл барлық басқару функцияларын біріктіру мен үйлестіруден тұратын кәсіби қызметтің ерекше түрі. Менеджер атқаратын функциялардың әртүрлілігі мен күрделілігі оның жұмысының шығармашылық сипаты мен жоғары қарқындылығын анықтайды. Менеджер жұмысындағы шығармашылық ғылыми көзқараста, кәсіби өнерде және басқару стилінде көрінеді. Менеджердің өз функцияларын тиімді орындауына өзін-өзі басқару негізінде қол жеткізіледі.
Өзін-өзі басқару- бұл менеджердің өзінің кәсіби мүмкіндіктері мен жұмыс уақытын тиімді пайдалану үшін ғылыми негізделген және дәлелденген жұмыс әдістерін мақсатты түрде пайдалануы. Өзін-өзі басқару мыналарды қамтиды: мақсат қою, іс-әрекетті жоспарлау, шешім қабылдау және оларды жүзеге асыру; күнделікті және жеке жұмыс процесін ұйымдастыру; өзін-өзі бақылау және алынған нәтижелерді бақылау; Өзін-өзі басқарудың барлық кезеңдерінде қажетті ақпарат алмасу.
Мақсат қою- бұл жасырын және айқын қажеттіліктер мен міндеттерді анықтайтын болашаққа көзқарас. Қойылған мақсаттар еңбек белсенділігін күшейтеді, алға қойған мақсатқа жеткеннен кейін ғана жойылатын қозғаушы күш ретінде әрекет етеді. Мақсаттар шын мәнінде негізгі қызмет бағыттарына күштерді шоғырландыру құралы ретінде қызмет етеді. Жақсы ұйымдастырылған менеджер өзінің мақсаттық стратегиясын табанды түрде ұстанады. Оны жүзеге асыруда оған күш-жігерін міндеттерге шоғырландыруға және негізгі мақсаттарға жетуді қамтамасыз етуге мүмкіндік беретін аралық мақсаттар көп көмектеседі.
Менеджер жұмысын жоспарлау болып табыладыжұмыс түрлерін, көлемдерін және олардың уақыт бойынша бөлінуін анықтау. Жоспарлау мыналарды қамтиды:
Жұмыстардың тізімін жасау;
Жұмыс көлемін анықтау және оларды маңыздылығына қарай ерекше маңызды, орташа маңызды және маңызды емес деп бөлу;
Ерекше маңызды жұмыстың жұмыс жоспарын құру. Жоспарлауда әдетте үш уақыт кезеңі қолданылады: жыл, тоқсан, апта. Сіз күннің, аптаның, айдың күнделікті режимін жасай аласыз. Қайсысы ыңғайлы екенін әр менеджер өзі шешеді.
Жылды жоспарлау екі бөлімнен тұрады. Бірінші бөлім жауапкершілік тұрғысынан, ал екіншісі қызметте көтерілу мүмкіндіктері тұрғысынан құрастырылған.
Тоқсандық жоспарлау – мақсатты басқарудың нұсқасы. Ол бірнеше үлкен мақсаттарды қоюды және оларға қол жеткізуді қамтиды.
Апталық жоспарлауда аптаның мақсаттары мен міндеттерін тізімдеп, оларды апта ішінде орындау маңыздылығына қарай орналастырып алу керек.
Шешімдерді қабылдаубасым міндеттер мен істерді таңдауды қамтиды. Ең ұйымшыл менеджерлер жұмыс күні ішінде көптеген әртүрлі мәселелерді шеше алатындығымен ерекшеленеді. Белгілі бір уақыт ішінде олар бір ғана тапсырманы шешумен айналысады, бірақ олар өз тәртібіне сәйкес жоспарға енгізілген басымдықтардың тізімін сақтай отырып, оны соңына дейін жеткізеді. Бұл жұмысты аяқтаудың белгіленген мерзімдерін сақтауға, жұмыс күнінен және жұмыс нәтижелерінен үлкен қанағат алуға қол жеткізуге мүмкіндік береді; жанжалдар мен стрессті шамадан тыс жүктемелерден аулақ болу; басқалар орындай алатын тапсырмаларды алып тастаңыз.
Әрбір басшы өз қызмет саласындағы қажетті шешімдерді өзінің жеке жауапкершілігімен қабылдайды. Шешiмдер уақтылы, мiндеттi, анық, тиiстi негiздемелермен қабылдануы тиiс. Қажет болған жағдайда шешімдер қайта қаралуы мүмкін. Күрделі шешім құзыретті қызметкерлермен тиісті талқылаудан кейін қабылдануы керек. Менеджер қызметкерлерді бұл туралы хабардар ете отырып, ерекше жағдайларда ғана қызметкерлердің жауапкершілігі саласында шешім қабылдай алады. Басшы қабылдаған шешімдерді бағыныштылар адал қабылдауы керек.
Күн тәртібін және жеке жұмыс процесін ұйымдастыру.Менеджер көптеген жеке мәселелермен айналысуы керек. Көптеген менеджерлер өз күштерін өндіріс пен өткізудің өзекті мәселелерін шешуге шоғырландыратыны, кәсіпорынның даму стратегиясына аз көңіл бөлетіні байқалды. Басшының жұмысын жүйелі ұйымдастыру тек өзі үшін ғана емес, басқалар үшін де еңбекті ұтымды ұйымдастырудың үлгісі болуы керек екенін толық білу керек. Осы мақсаттар үшін әрбір менеджер келесі ережелерді сақтауы керек:
Қызметкерлеріңізге қолайлы еңбек жағдайын жасау, оларға сену және олардың қызметін ынталандыру;
Өз әрекеттеріңізді талдаңыз. Қандай заттар реттелгенін және қайсысы ерекше назар аударуды қажет ететінін табыңыз;
Жетістікке жету үшін қажет негізгі бағыттарды анықтаңыз;
Әрбір жеке қызмет саласы үшін нәтижеге қол жеткізуге оң әсер ететін 2-3 әрекетті тұжырымдаңыз;
Қойылған мақсаттарға қол жеткізуді бақылау және олардың орындалу қарқынын талқылау қажет уақыт шеңберін анықтау;
Менеджерлердің бизнес қауымдастығында танымал болуын қамтамасыз ету;
Тапсырманы орындамас бұрын оны орындау мүмкіндігін зерттеңіз.
Делегация.Әрбір басшының міндеттеріне қызметкерлерге өз функциялары мен өкілеттіктерінің бір бөлігін орындауды беру мүмкіндігі кіреді. Басқаларға өкілеттік беру туралы шешім қабылдағанда ескеру керек нәрселер:
1. Берілген жұмыстың маңыздылығы.
2. Жұмысты аяқтауға болатын уақыт шеңбері.
3. «Нені, неге және қалай» деген сұрақтарды қою арқылы бағалаңыз:
Тапсырмалар қандай? Біз не істейміз?
Неліктен біз бұл тапсырмаларды орындаймыз? Неліктен, жалпы,
саған менің орным керек пе? Неліктен мен мұны істеп жатырмын? Жұмысымды қалай бітіремін? Мен мұны қалай істеймін?
«Неге?» деген сұраққа менеджер жауап беруі керек. «Не?» Деген сұраққа жауап. менеджер жұмыстың қай бөлігін тапсыратынына байланысты. Жақсы басшы «қалай?» деген сұраққа жауап беруді бағыныштыға қалдырады.
Бақылау және өзін-өзі бақылау.Көптеген мамандар мұны өздерінің басқарушылық қызметінің негізі ретінде қарастырады. Бақылау дегеніміз – барлығының қабылданған бағдарлама бойынша жүріп жатқанын тексеру. Бақылаудың мақсаты – қателер мен кемшіліктерді табу, сонымен қатар олардың алдын алу және түзету тәсілдері. Басқару жүйесі менеджерге жұмыстың мақсатты параметрлерге сәйкестігі, жұмыстың қай салаларын басқаларға сенуге болатындығы, компанияның қай бөлімшелерінде шешуге көмектесетін мәселелер бар екендігі туралы ақпаратты үнемі алуға мүмкіндік беретін құралдар жиынтығын білдіреді.
Бақылау ережелері мыналарды көздейді:
Бақылаудың жүйелілігі.
Стратегиялық сипаты.
Жұмысты орындау әдістері емес, нәтижелерді бақылау.
Жетістіктерді де, қателер мен кемшіліктерді де анықтау.
Кәсіби жетілген бағынушыларға еркіндік беру
әрекеттер.
Көмек және нұсқау түріндегі бақылау.
Бақылау жұмыс мотивациясын арттыруға және табыс сезімін тудыруға көмектесуі керек. Ақпарат менеджер жұмысының пәні және өнімі, сонымен қатар өзін-өзі басқарудағы байланыстырушы буын болып табылады. Басқару шешімдерін қабылдауда қолданылатын ақпарат ерекше маңызды. Менеджер уақытының 80% ақпаратпен жұмыс істеуге жұмсалады. Ақпаратпен жұмыс істеудің құралдары мен әдістері оқу, хат алмасу, іс қағаздарын жүргізу, жиналыстар, жиналыстар, келіссөздер өткізу болып табылады.
Мақсат қойғаннан кейін олар өздерінің еңбек жоспарлауын бастайды. Менеджерге азды-көпті ұзақ мерзімге нақты жоспарларды әзірлеу қиын немесе мүмкін емес, өйткені бұрын күтпеген факторлардың әсерінен олар үнемі қайта қаралуы керек. Сондықтан іс жүзінде олар әдетте күннің, аптаның, айдың жұмыс жоспарын жасаумен шектеледі. Оның үстіне, соңғысы жиі егжей-тегжейлі жасалады, тек шұғыл және ең маңызды мәселелерді атап өтеді.
Кәсіпорын менеджерінің жұмысын ұйымдастыру оған бағынатын аппаратта барлық басқару процестерін ұйымдастырумен тығыз байланысты және тұтастай алғанда басқарудың табыстылығына айтарлықтай әсер етеді.
Менеджер үнемі оқиғалардың стихиялық ағымына ұшырайды, өз уақытын басқара алмайды, ол негізгіні екіншіден ажырату, нақты жағдайларда неғұрлым іргелі мәселені көру қабілеті мен қабілетін жоғалтады. Оны шешу қақтығыстарды жедел реттеу сипатын алады. Шындығында, бас диспетчер рөлін атқара отырып, мұндай басшы өзінің негізгі міндеттерін орындамайды.
Болашағы бар мәселелер шешілмей қалады, бұл өз кезегінде көптеген жаңа проблемаларды тудырады. Көбінесе менеджерлер проблемалар мен перспективалық мәселелерге үлкен мән береді. Бірақ олардың жұмысын қисынсыз ұйымдастырғаны сонша, олар басқарылатын объектілерге баруға немесе бөлім басшыларымен және басқа қызметкерлермен жеке кездесуге мүмкіндік бермейді; олардың өз біліктілігін арттыруға уақыты жетпейді. Сондықтан олар айналысатын перспективалық міндеттер оңтайлы шешілмейді.
Кейде менеджерлер уақыттың жетіспеушілігінен жұмысты дұрыс ұйымдастырудың салдары болып табылады, менеджердің жұмыс күні 10, 12, тіпті 13 сағатқа созылады. Ақырында, өзін-өзі тәрбиелеуге, отбасына, демалысқа, спортқа және т.б. Сондай-ақ, өз жұмысын ұйымдастыру менеджердің өзі жауапты екенін есте ұстаған жөн.
Тұрақсыз жұмыс уақыты, тынымсыз жұмысбастылық, ойластырылған, жүйелі шешімді талап ететін мәселелердің үздіксіз дүбірі басқару аппаратының өзінде барлық бөлімшелерде уақытты ұтымды пайдаланбауға әкелетін жұмыс стилін қалыптастырады.
Әртүрлі қызмет түрлері арасындағы уақытты бөлуді дұрыс жоспарлау үшін ең алдымен оны белгілі бір критерийлер бойынша жіктеу қажет.
o ынталандырушы себептердің сипаты бойынша (жеке бастама, бағыныштылардың бастамасы, жоғарыдан келген нұсқаулар, қоғамдық ұйымдардың бастамасы);
o басқару қызметімен қамтылған кезең ішінде (перспективті, ағымдағы және т.б.);
o қызмет түрлері бойынша (жеке жұмыс, жиналыстар, кездесулер, келушілерді қабылдау, телефон арқылы сөйлесу, жұмыс орындарын аралау және т.б.).
Жоспарлау ұзақ мерзімді (жыл, тоқсан, ай) және жедел (апта, бір күн) болуы керек. Ұзақ мерзімді жоспардан бастау керек. Ол үшін жылдың, тоқсанның, айдың ең маңызды жұмыстарының тізімін жасап, содан кейін олардың басталуы мен аяқталу мерзімін белгілеу керек. Бұл жұмыстарға жылдан-жылға қайталанатын шығармалар жатады. Мысалы, жылдық есеп, жыл соңындағы еңбек ұжымының жиналысы, т.б.. Жұмыс кестесін бір күнге, бір аптаға немесе одан да аз – онкүндікке немесе айға жасау тәжірибесі бар. Бұл кестелер басшының өзінің ғана емес, оған бағынатын ұжымның да жұмысын тәртіпке келтіреді.
Өз жұмысын жоспарлайтын басшы іскерлік дағдыларын жетілдіруге, саяси және экономикалық білім деңгейін көтеруге, қоғамдық тапсырмаларды орындауға және кәсіпорын қызметкерлерін қызметтік және жеке мәселелерден қабылдауға қажетті уақытты ескеруі керек.
Жоспар құжаттармен жұмыс істеу, келушілерді қабылдау, құрылымдық бөлімшелерде болу, акционерлер мен еңбек ұжымының жиналыстарына қатысу, бағынысты қызметкерлермен жиналыстар өткізу және т.б. уақыттарын нақты анықтауы керек. Мұндай жоспарды әзірлеу қызметкерлер үшін қалыпты жұмыс ырғағын жасайды басқару аппараты, тапсырмалардың бірізділігін қамтамасыз етеді және шығармашылық жұмысқа, жаңашылдыққа және кәсіби дамуға уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Мұнда менеджер стратегиялық мәселелерді сауатты және белсенді түрде тұжырымдап, шеше алады және өнімді жұмыс істей алады.
Менеджердің жеке жұмыс жоспарын әзірлеу процесі суретте көрсетілген схемаға сәйкес жүзеге асырылуы ұсынылады. 4.1.
Бірінші кезең:Менеджер жоспарлау кезеңінде орындалуы қажет тапсырмалардың тізімін жасайды. Бұл өткен кезеңде орындалған тапсырмалардың ұзақ мерзімді тізімі бойынша тапсырмалар, басқа тапсырмалар, мерзімді түрде туындайтын тапсырмалар болуы мүмкін. Жұмыстардың тізімі жазбаша түрде ресімделуі керек. Мысалы, бір күндік тапсырмалар тізімі келесі мәселелерді көрсетеді: жиналыстар, қабылдаулар өткізу, құжаттамамен жұмыс істеу, жол жүру, бақылау, телефон арқылы сөйлесу және т.б. Бұл кезеңде тапсырмалардың шамамен рейтингісі ғана жеткілікті, яғни тарату. маңыздылық немесе шұғылдық дәрежесіне қарай.
Екінші кезең:Жоспарлы кезеңге арналған жұмыстардың тізімін жасағаннан кейін әрбір жұмыс түрін орындауға қажетті уақытты анықтау қажет. Әрине, бұл қиын міндет, өйткені менеджерге белгілі бір жұмысқа қанша уақыт қажет болатынын алдын ала болжау қиын. Мұнда көп нәрсе шешілетін міндеттердің күрделілігі мен ерекшелігіне, менеджердің тәжірибесі мен кәсібилігіне, басқару қызметкерлерінің біліктілігіне және басқа факторларға байланысты. Сонымен қатар, кейбір басқару әрекеттерінің ұзақтығын өте дәл бағалауға болады. Мысалы, менеджерлер жеке мәселелер мен кездесулер бойынша келушілерді қабылдау ұзақтығын алдын ала реттейді.
Күріш. 4.1. Менеджердің жеке жұмысын жоспарлау процесінің схемасы
Ақыр соңында, уақыт шығындарының сметасы шамамен алынған болады, ол тапсырмаларды орындау кезінде түзетулерді талап етеді. Сонымен қатар, жұмыс ұзақтығын белгілеу басшыны тәртіпке келтіреді және оны белгіленген мерзімде инвестициялауға мәжбүр етеді. «Жұмысқа қанша уақыт бөлінсе, сонша уақыт кетеді» деп бекер айтпаған.
Үшінші кезең:Жоспарлау кезеңінде қандай тапсырмаларды орындау қажет болатынын болжау мүмкін болмағандықтан, күтпеген тапсырмалар үшін уақытты сақтау керек.
Менеджердің жұмыс уақыты үш бөлікке бөлінеді:
o жоспарланған іс-шаралар – 60%. 8 сағаттық жұмыс күні негізінде жоспарланған іс-әрекет 5-6 сағаттан аспауы керек;
o күтпеген жұмыстар үшін уақыт қоры – 20%;
o басшының шығармашылық қызметіне уақыт қоры – 20%.
Сондықтан жоспарланған уақыт пен бос уақыттың арақатынасы 60:40 болуы керек.
Төртінші кезең:жоспарлы кезеңдегі жұмыс уақыты қорын анықтау қажет. Бұл жағдайда күніне 5-6 сағат бөлу керек. Осылайша, бес күндік аптаның апталық жоспарында жалпы жұмыс уақыты 40 сағатты, ал жоспарлы міндеттерді шешу үшін 30 сағаттан аспайтын болады.
Бесінші кезең:Өз жұмысының жоспарын түпкілікті құрмас бұрын, екінші кезеңде есептелген жоспарлы жұмысты орындауға кеткен уақытты жұмыс уақыты қорымен салыстыру арқылы бақылауды жүзеге асыру қажет. Қажетті уақыт шығындары жоспарлы кезең қорынан асып кетсе, жоспарланған жұмыстардың тізімін қайта қарау қажет. Менеджер жоспарланған іс-шараларды маңыздылығы мен жеделдігі тұрғысынан бағалап, екінші қатардағы әрекеттерді алып тастауы керек. Осылайша, өте өзекті мәселелерді келесі кезеңге қалдыруға болады. Сондай-ақ кейбір жұмыстарды бағыныштыларға тапсыру керек.
Алтыншы кезең:Менеджер орындалатын жұмыстың жоспарын жасайды. Ыңғайлы болу үшін оларды тапсырмаларды, қажетті әрекеттерді, телефон нөмірлерін, мекенжайларды және басқа ақпаратты көрсететін уақыт күнделіктерін пайдалану арқылы әзірлеу ұсынылады.
Жетінші кезең:жоспарды түзету, қажет болған жағдайда өзгерістер мен толықтырулар енгізу. Белгіленген резервтік уақыттың арқасында менеджер жоспарлау кезеңінде белгілі бір міндеттерді орындау процесінде мүмкін болатын асқынуларға барабар жауап беруге, күтпеген мәселелерді шешуге және шығармашылықпен айналысуға мүмкіндік алады.
Егер басшының жеке жұмыс жоспары болмаса, онда ұжымда жүйкелік шиеленіс туындап, мәселенің сапасыз шешілуіне және басқару жұмысының тиімділігінің төмендеуіне әкеледі.
Кейбір жұмыстарды жоспарға енгізу мүмкін емес. Ол үшін оларды жүзеге асыру үшін уақыт резервін құру қажет, ал егер ол жеткіліксіз болса, онда жоспарланған жұмысқа жұмсалатын уақытты қысқарту, оны басқа уақытқа ауыстыру немесе оларды орындауды басшылықтың жауапты қызметкеріне тапсыру керек. аппарат.
Жеке жұмысты жоспарлау тек оның жоспарын құру ретінде қарастырылуы керек. Оны жүзеге асыру уақытын, басталу және аяқталу мерзімдерін анықтау маңызды. Бұл ретте алдағы жұмыстардың барлық түрлерін есепке алу, жалпы жұмыс уақытының бюджетіндегі жоспарланған қормен жұмыс істеуге қажетті уақытты салыстыру қажет.
Жоспарды құрастырғаннан кейін оны орындауда шеберлік пен табандылық таныту, басқа басқару деңгейлерінің жоспарлардың орындалуына қажетті бақылауды қамтамасыз ету қажет. Орындаушылардың жеке жұмыс жоспары мен тапсырмаларының орындалуын бақылау жүйелі және жүйелі болуы керек. Бұл басшының өзін де, оның қарамағындағыларды да тәртіпке келтіреді, жұмыс уақытын тиімді пайдалануға ықпал етеді, ұйымды басқару сапасын арттырады.
Менеджерге ұзақ мерзімге нақты жоспарлар жасау қиын немесе мүмкін емес, өйткені күтпеген факторлардың әсерінен олар үнемі қайта қаралуы керек. Сондықтан іс жүзінде, әдетте, олар күннің, аптаның, айдың жеке жұмыс жоспарын құрумен шектеледі. Оның үстіне айлық жоспарда тек шұғыл және маңызды мәселелер жиі атап өтіледі.
Іс жүзінде уақытты жоспарлау оны жұмыс түрлері бойынша бөлуден тұрады. Уақытты жалпы бөлу жоғарғы басшылықтың күнделікті тәртібі мен жеке жұмыстың жиілігін ескере отырып құрастырылған жұмыс күнінің кестесін қолдану арқылы реттеледі. Басқару қызметінің деңгейінің жоғарылауымен негізгі қызметті басқаруға кететін уақыт азайып, әкімшілік, ұйымдастырушылық жұмыстарға, өкілдік етуге, әлеуметтік мәселелерді шешуге кететін уақыт көбейетінін есте ұстаған жөн.
Әртүрлі кәсіпорындардың менеджерлерінің қызметінде көптеген ерекшеліктер бар. Сондықтан басшы өз бетінше жұмыстың ерекшеліктеріне сәйкес оларды белгілі бір белгілерге қарай түрлеріне қарай топтастыруы керек. Бұл қызмет түрі бойынша жұмсалған уақытты есепке алу және өз жұмысыңызды жоспарлауды талдау үшін қажет.
Өз жұмысыңызды жоспарлау үшін олардың нақты ұзақтығын білу мүмкін емес, оның негізінде жұмыстың басталу және аяқталу мерзімін белгілеп, оларды бір-бірімен байланыстыруға болады. Ол үшін арнайы бақылаулар жүргізіп, жұмыс күні ішінде өткізілген уақытты өз бетінше зерттеу керек. Сонымен қатар барлық жұмыстарды есепке алу ғана басшының жұмыс көлемінің толық бейнесін бере алады. Бухгалтерлік есептің әдістері мен формалары оның мақсаттарына байланысты. Осылайша, менеджер жұмысын ұйымдастыруды жақсарту үшін жұмыс кезінде де, бос уақытта да өзін-өзі фотосуретке түсірген жөн. Бірақ жүйелі талдаусыз есептің өзі түкке тұрғысыз. Бұл менеджердің уақытын ұйымдастыру деңгейін бағалауға мүмкіндік беретін талдау деректері.
Талдаудың негізгі әдісі – әрбір жұмыс түріне жұмсалған нақты уақытты сол деңгейдегі басқа басшылардың орташа шығындарымен салыстыру.
Зерттеулер көрсеткендей, жалпы жұмыс уақытының 76%-ы жеке қарым-қатынасқа жұмсалады, соның ішінде:
o кездесулер, жиындар, келушілерді қабылдау (әңгімелесу) – 23,5%;
o іссапарлар (іскерлік кездесулер) – 23,5%;
o басқару объектілерінің жұмысын бақылау және жұмыс орындарын аралау – 23,5%;
o телефон арқылы сөйлесу – 6,5%
Басқа менеджер уақытының шығындарына мыналар кіреді:
o құжаттармен жұмыс істеу үшін – 13,5%-ға дейін;
o жұмысты дайындау және ұйымдастыру – 5%;
o жеке қажеттіліктер мен демалыс - 2%;
o жұмыс уақытының жоғалуы - 3,5%
Менеджердің жеке уақытын жоспарлау белгілі бір режимді әзірлеуден басталуы керек, ол сақталуы, нақтылануы және бірте-бірте тұрақты нормаға айналуы керек.
Күріш. 4.2. Жоспарлау уақытын жеңілдетіңіз
Өз жұмысыңызды жоспарлау менеджерден айтарлықтай уақытты қажет етпейді. Жоспар құру үшін жұмыс күнінің соңында 15-20 минут жұмсау жеткілікті. Бірақ менеджердің жеке жұмысын жоспарлаудың пайдасы бұл шығындардан әлдеқайда асып түседі. Атап айтқанда, келесі күнге жоспар құру, тапсырмаларды нақты ұсыну, күндізгі жұмысты ұйымдастыру, ұмытшақтықты жеңу, ең маңызды тапсырмаларға зейінді шоғырландыру, тапсырмаларды орындауда өзін-өзі ұстай білу, жұмыс соңында сәттілік сезімін тудырады. жұмыс күні, қанағаттану мен мотивацияны арттырады және жалпы еңбек тиімділігіне ықпал етеді.
Күріш. 4.3. Менеджердің жеке жұмысын жоспарлау әдістері
Менеджердің жеке жұмысын жоспарлау құралдары дәстүрлі және компьютерлік болып бөлінеді.
Тақырыбы: Менеджердің жеке жұмысын жоспарлау
4.1. Менеджердің жеке жұмысын жоспарлаудың рөлі мен маңызы.
4.2. Менеджердің жеке жұмысын жоспарлаудың ерекшеліктері.
4.1. МЕНЕДЖЕРДІҢ ЖЕКЕ ЖҰМЫСЫН ЖОСПАРЛАУДЫҢ РӨЛІ МЕН МАҢЫЗЫ
Менеджер басқару аппаратының орталық фигурасы болып табылады және жалпы кәсіпорынның табысты жұмысы оның жұмысының тиімділігіне байланысты; Менеджер кең өкілеттіктер мен құқықтарға ие болған командалық бірлік принципі негізінде әрекет етеді, бірақ сонымен бірге кәсіпорын қызметінің нәтижелері үшін жауапкершілікте болады. Менеджердің функциялары көп қырлы: кәсіпорын қызметіне жалпы басшылық ету, бөлімшелер мен қызметтердің әрекеттерін үйлестіру, персоналмен жұмыс, қызметтің мақсаттары мен міндеттерін анықтау, шешім қабылдау, басқа ұйымдармен қарым-қатынаста кәсіпорынның өкілдігі, орындаушылардың іс-әрекетін бақылау және т.б.Бұл функцияларды орындау басшыдан іскерлік және жеке қасиеттерді жоғары деңгейде талап етеді.
Менеджердің маңызды қасиеттері кәсіпорында болып жатқан өзгерістерге жауап беру және оларға жиі ақпарат пен уақыттың жетіспеушілігі жағдайында жауап беру қабілеті болып табылады. Осыған байланысты қате шешімдер қабылдау қаупі бар.
Менеджерлер меншік иелерінен, аға менеджерлерден, бағыныштылардан, тұтынушылардан, іскер серіктестерден және т.б. қысымды үнемі сезінетін жағдайда жұмыс істейді. Нәтижесінде көптеген менеджерлер стрессті бастан кешіреді, бұл олардың жұмысының тиімділігіне теріс әсер етеді.
Көптеген менеджерлердің, әсіресе жаңадан бастағандардың қанағаттанарлықсыз жұмысының себебі - уақытты дұрыс пайдалана алмау. Мұндай менеджерлер барлық тапсырмаларды өз бетінше орындауға, барлық отырыстарға уақытында келуге, барлық келушілерді қабылдауға және кәсіпорынның барлық мәселелеріне терең бойлауға ұмтылады. Олар жұмысқа бірінші келіп, соңғы болып кетеді. Бұл ретте көптеген міндеттер орындалмай қалып отыр. Уақытты басқаруды білмейтін басшы күнделікті уайымдардың болашағын көре алмайды. Сайып келгенде, оның жұмысының тиімділігі минималды және өзіне, қарамағындағыларға қанағаттанбау, өз мүмкіндіктеріне сенімсіздік сезімі пайда болады. Мұның себебі – жұмысты жоспарлай алмау.
Өндірістік, қаржылық, әлеуметтік және басқа да мәселелерді шешуге уақыты жетіспейтін басшы үшін мыналар тән:
Жұмыс уақытын жоспарсыз пайдалану және қызметтің негізгі бағыттарының нашар дамуы;
Іс-әрекеттегі жүйкелік, асығыс және шатасушылық;
Шешім қабылдауда және құрдастарымен және қарамағындағылармен қарым-қатынаста шыдамсыздық;
Бөлімшелер бойынша басқарушылық еңбек бөлінісінің жеткіліксіз деңгейі және бағыныштыларға функциялар мен жауапкершіліктерді беру деңгейінің төмендігі;
Жұмыс орнында тәртіптің болмауы;
Құжаттар мен келіп түскен хат-хабарлармен артық және жүйесіз жұмыс істеу;
«Жұмыста істемегенімді үйде бітіремін» деген қағиданы қолдану. Отандық оқу, оның барысында негізгі
жоғары және орта буын басшыларының шамадан тыс жүктелу себептері және жұмыс уақытын тиімсіз пайдалану себептері келесі нәтижелерді көрсетті (маңыздылығы бойынша):
Басқару персоналының біліктілігінің жеткіліксіздігі – 66%;
Ақпараттың ұйымдастырылмауы – 50%;
Басқарудағы еңбекті механикаландырудың төмен деңгейі – 50%;
Ұйымдастырылмаған өндірістік процестер -32%;
құқықтар мен міндеттердің анық емес бөлінуі – 30%;
Кездесулердің көптігі -28%.
Отандық менеджерлердің жұмыс уақытын пайдалануын талдау мынаны көрсетеді: жұмыс уақытының ұзақтығы нормадан 3 сағатқа артық, ал пайдалы еңбек 5-6 сағатты ғана құрайды; Директордың орынбасарлары 2-3 сағат «артық жұмыс істейді», ал пайдалы жұмыс сәйкесінше 5 және 6 сағатты құрайды. Бөлімше басшылары уақытты бас мамандар сияқты пайдаланады. Пайдалы жұмыспен қамту туралы айтқанда, тек осы басшылардың құзіретіне жататын жұмыстардың, іс-шаралардың, шешім қабылдаудың т.б.
Уақыт – жаңармайтын ресурстардың бірі. Берілген тапсырмаларды орындауға уақыттың болмауы жұмыс күнінің жасанды ұзаруына және оның ұтымсыз пайдаланылуына әкеледі. Уақыттың жетіспеуі – басшылардың жұмысында анықтық, жоспарлау және ұйымдастырушылықтың болмауының нәтижесі. Күтпеген үш минуттық телефон арқылы сөйлесу көбінесе зейінді қалпына келтіруге және бастапқы өнімділікті қалпына келтіруге қажет 15-20 минутты жоғалтуға әкелетіні анықталды.
Жұмыс уақытын ұқыпты, ұтымды пайдалана білу және жоспарлау процесін үнемі жетілдіріп отыру – ұйымшыл басшының белгісі. Жұмыс уақытын жоспарлау көбінесе келесі күнге ағымдағы істердің қарапайым тізімі ретінде түсініледі. Жұмыстардың тізбесін ғана қарастырып, олардың ұзақтығын білмей, іс жүзінде, ең жақсы жағдайда, олар уақыттық бюджетті талдамай, болашақ жұмыс көлемін бағалау әрекетімен шектеледі. Бірақ жұмыстың барлық түрлерінен жұмыс уақытын есепке алу жұмыс көлемінің толық бейнесін алуға мүмкіндік береді.
Жұмыс уақытын тиімді пайдалану және оны жоспарлау мәселесі кез келген деңгейдегі басшылар үшін өзекті.
Жоғары ұйымдық деңгейдегі менеджерлер үшін – корпорацияның басқарма төрағасы, президент, вице-президенті – өте қарқынды ырғақ пен үлкен жұмыс көлемі бар, ол тапсырмалардың ерекшеліктерімен, сыртқы және сыртқы өзгерістермен анықталады. ұйымның ішкі ортасы. Бұл деңгейдегі менеджер қабылданған шешімнің дұрыстығына сенімді бола алмайды, өйткені ұйым жұмысын жалғастыруда, ал сыртқы және ішкі орта өзгеруде, яғни қателесу қаупі әрқашан болады. Зерттеулер көрсеткендей, жоғары басшы менеджерлердің жұмыс аптасы аптасына 60-80 сағатқа созылады және мыналарға жұмсалады:
Жоспарлы кездесулер, кездесулер – 50%.
Жоспардан тыс кездесулер – 10%.
Жұмыс біргеқұжаттар – 22 %.
сапарлар, шолулар – 3%.
Телефонмен сөйлесу – 6%.
Ұйымның күнделікті қызметіне жауапты орта буын басшылары жоғары және төменгі деңгейдегі менеджерлер арасында буфер қызметін атқарады. Олар жоғары басшылардың шешімдеріне негізделген ақпаратты дайындайды және сізге бұйрық береді. төмен тұрған басшылар мен мамандарға арналған конкурстық тапсырмалар.
Кейбір зерттеулер көрсеткендей, орта деңгейдегі менеджерлер өз уақытының шамамен 89% бағыныштыларымен және қызметкерлерімен сөйлесуге жұмсайды. Тағы бір идея бар, оған сәйкес орта деңгейдегі менеджер жұмыс уақытының 34% -на дейін жалғыз болады.
Төменгі деңгейдегі менеджерлердің жұмысын сипаттағанда, олардың жұмысы қарқынды және жиі үзілістермен және бір мәселені шешуден екіншісіне ауысумен толтырылғанын атап өткен жөн. Бір тапсырманың орташа ұзақтығы шамамен 48 секундты құрайды.
Шешімдерді қабылдау мерзімі де қысқа. Олар әрқашан дерлік екі аптадан аз уақыт ішінде аяқталады.
Америка Құрама Штаттарында мыңнан астам жоғары және орта буын менеджерлері сауалнама жүргізді. Нәтиже мынадай болды: әрбір жүз менеджердің тек біреуінде барлық мәселелерді шешуге жеткілікті жұмыс уақыты бар; онға 10% көбірек уақыт керек, қырыққа 25% қосымша уақыт керек, ал басқаларына 50% уақыт жетіспейді.
Уақыт тиімділігі жұмыс күнінің соңғы минутқа дейін алдын ала белгіленгенін білдірмейді. Икемді және мобильді жұмыс тұрғысынан мұндай тиімділік абсурд болар еді. Сонымен бірге тиімділік «терді сығу» дегенді білдірмейді. Керісінше, тиімділік сабақтастықпен байланысты, ол уақытты пайдалануды жоспарлы түрде бастауға мүмкіндік береді және жұмыстан кейін демалуға және іс-әрекетті сәтті жалғастыру үшін күш жинауға мүмкіндік береді.
Менеджердің жеке жұмыс уақытын ұйымның барлық басқа қызметі мен оның ресурстары сияқты жоспарлау қажет.
Жоспарлау ең құнды ресурс – уақытты ұтымды пайдалануды қамтамасыз етуге арналған. Бөлінген (яғни жоспарланған) уақыт неғұрлым жақсы болса, оны менеджердің жеке және кәсіби мүдделері үшін соғұрлым жақсы пайдалануға болады. Жоспарлау менеджердің жеке жұмысын ұтымды ұйымдастырудың құрамдас бөлігі ретінде мақсаттарды жүзеге асыруға және уақытты құрылымдауға дайындықты білдіреді. Күнделікті жұмысты, орта және ұзақ мерзімді міндеттер мен нәтижелерді жоспарлау уақытты тиімді пайдаланып қана қоймай, табысқа жетуге және өзіңізге сенімді болуға мүмкіндік береді.
Ұйым өз стратегиясын жоспарлағаны сияқты, әр адам болашағын ойлауы керек, алданбау керек
оқиғалар барысы.
Жұмысты жоспарлаудың басты артықшылығы - бұл жалпы уақытты айтарлықтай үнемдеуге әкеледі.
Жоспарлауға жұмсалған уақыттың оңтайлы мөлшері бар, одан кейін жоспарлау уақытының кейінгі ұлғаюы жалпы жоспарлау кезеңінен (жыл, ай, апта, күн) тиімсіз болады. Бұл оңтайлы 1% аспауы керек.
Ұйымның табысты жұмыс істеуі оны жоспарлау мақсатты түрде жүзеге асырылған жағдайда ғана мүмкін болады. Алайда, көптеген ұйымдардың басшылығы өз-өзіне деген шектен тыс сенімділік салдарынан жоспарды әзірлеуге тиісті көңіл бөлмейді, сондықтан «қатты» менеджментке жүгінуге мәжбүр, бұл төтенше жұмыс режиміне және, сайып келгенде, нәтиженің сапасы төмен бағаланады. Бұл көшбасшылардың мақсаттары күн сайын өзгеріп отырады және олардың жұмыс тәсілі жоспарды қалай орындамау керектігін анық көрсетеді.
Егер мәселе жақсы түсінілген және формальды жоспарлау әдістерін қолданбай шешілетіндей қарапайым деген сенім болса, онда бұл жағдай жоспарлауға уақытты үнемдеуге және оны ұйымдастыру мен үйлестіруге пайдалануға ұмтылуды ақтайды. Сондықтан кейбір ұйымдар ресми жоспарлауға айтарлықтай күш жұмсамай-ақ белгілі бір табыс деңгейіне қол жеткізе алады. Оның үстіне жоспарлау мен жоспардың өзі табысқа кепілдік бермейді. Дегенмен, ресми жоспарлау ұйымның табысты болуы үшін бірқатар құнды және маңызды факторларды жасай алады.
Менеджердің жеке жұмысын жоспарлаудың практикалық мәні мынада:
1. Егер жұмыстардың жиынтығы белгілі бір мәселені шешсе және басқару қызметінің түпкі мақсаттарына бағытталса, онда жақсы әзірленген жоспарлар оларға қол жеткізуді қамтамасыз етеді. Жоспарлау берілген мақсатқа жету үшін не, кім, қашан, қайда, қалай, қанша және не үшін қажет екенін анықтайды. Осылайша, ол мақсат қою мен оны жүзеге асырудың неғұрлым толық жоспары арасындағы байланысты құру құралы болып табылады.
2. Жоспарлау мақсатқа жетудің практикалық мүмкіндіктерін бағалауға мүмкіндік береді. Бұл болашақ проблемалар мен мүмкіндіктерді ресми түрде болжаудың бірден-бір құралы.
3. Жоспарлау ұйымның мақсаттарына жетудің жақсы және тиімді жолдарын табуды жеңілдетеді.
4. Жоспарлау ықтимал проблемалар мен күтпеген салдарлардың аймақтарын ашады және белгілейді.
5. Жоспарлау шығындарды бағалауға және бюджеттерді, кестелерді және ресурстарды әзірлеуге негіз береді.
6. Жоспарлау – бақылаудың негізі. Бақылау тиімді болуы үшін ол жоспарлаумен тығыз байланысты болуы керек. Мұндай үйлестіру жалпы басқару процесінің тиімділігін қамтамасыз ету үшін өте маңызды. Мұны істеудің тиімді сандық әдісі диаграммаларды, кестелерді және бюджеттерді құру болып табылады.
7. Жоспарлау қажетті жұмыс әрекеттері мен қарым-қатынастарын анықтауға көмектеседі. Ол мақсаттарды тұжырымдауға қызмет ететіндіктен, ұйым ішінде ортақ мақсаттардың бірлігін құруға көмектеседі.
8. Жоспарлау мақсаттарға жету кезінде ескеру қажет жағдайларды болжауға мүмкіндік береді. Ресми жоспарлау шешім қабылдау процесінде тәуекелді азайтуға көмектеседі.
Жоспарлаудың келесі құрамдастары ажыратылады.
Бірінші компонентжоспарлау – міндеттер ауқымын және олардың күрделілігін арттыру. Әрбір орындалған жұмыс мәселені шешуге өз үлесін қосады, ал әрбір тапсырманың шешімі ұйымның мақсатына жетуге ықпал етеді. Жоспар осы мақсаттарға қол жеткізуге қатысты қабылданған барлық шешімдерді шоғырландырады. Жоспарлау кезінде біз келесі сұрақтарға жауап беруге тырысамыз:
Не істеу керек?
Бұл қашан жүзеге асады?
Оны кім жасайды?
Бұл қайда жасалады?
Бұл нені қажет етеді? бірақ басқалары
Күрделілік мамандандыру қажеттілігін тудырады және әрбір маман «өз тілінде сөйлейтіндіктен», ұйым өмірінің өз бөлігіне жауапты болғандықтан және өз көзқарасы болғандықтан, мамандану келісілген әрекеттердің бұзылуына әкелуі мүмкін. Сондықтан ұйымның мақсатына жету үшін олардың әрекеттерін үйлестіру үшін барлық мамандардың пікірлерін біріктіру қажет.
Екінші компонентжоспарлау – уақыттың маңыздылығының артуы. Егер кәсіпорын қандай да бір өнім өндіруді бәсекелестерінен бұрын іске қоспақ болса, онда ол жоспарларда қарастырылған тиісті мерзімде аяқталуы керек.
Үшінші компонентжоспарлау ресурстары шектеулі. Жоспар шектеулі ресурстарды пайдалану оңтайлы және ресурстарды маневрлеуге болатындай етіп жасалуы керек.
Төртінші компонент.Шығындар, күрделі салымдар және олардың пайдалылығы маңызды рөл атқарады. Шығарылған өнім жүзеге асырылмайынша, жоба өнімсіз болады. Сондықтан пайда табудың барлық жолдарын мүмкіндігінше ертерек қарастыру қажет. Бұл жағдай жоспарды мүлтіксіз орындау қажеттігін тағы бір мәрте атап көрсетеді.
Бесінші компонент.Экономикалық міндеттердің күрделенуі, бағаның өсуі арқылы өндіріс шығындары және экономикалық жағдайдың болжаусыздығы нәтижесінде ұйымның мақсатына жетудегі тәуекел элементі де артады. Сондықтан ұйымның мақсаттарына жету жоспарын қаржыландыру шарты жай жоспар емес, жүзеге асырылуы мүмкін жоспар болып табылады.
Алтыншы компонент.Жоспарды жүзеге асыру процесіне, демек, ұйымның мақсаттарына қол жеткізуге әртүрлі құрамдас бөліктер әсер етеді. Бұл жағдайда ең алдымен өзгерген жағдайдың жағымсыз салдарларының алдын алу қажет. Мұндай жоспарлау кез келген күтпеген жағдайда шешім қабылдау үшін қолданылады. Жоспарды өзгерту және мұндай өзгерістердің салдарын талдау жоспардың өзі болған жағдайда ғана мүмкін болатынын ерекше атап өткен жөн. Сондықтан ұйымның мақсаттарын жүзеге асыруды жоспарлау арқылы біз бақылау мен басқарудың негізін қалаймыз.
Жетінші компонент.Ұйымның мақсатына жету әркімнің үлесіне байланысты. Жоспарлау ұйым мүшелерінің мақсаттарының бірлігін қамтамасыз етеді, олардың жұмысының тиімділігін арттырады, бұл еңбек өнімділігін арттыруға әкеледі. Сондықтан өнімділікті арттыру үшін жоспарлау өте маңызды.
Және, ақырында, жоспарлауды өте маңызды ететін сегізінші құрамдас – орындаушылар құрамының үнемі өзгеруі, сонымен қатар басшылықтың өзгеруі. Жоспардың болуы ұйымның мақсаттарына жету жұмысындағы сабақтастықты қамтамасыз етеді.
Жоспарлаудың құндылығы және жоспардың өзі оны жүзеге асыру процесінде табылады. Жоспардың орындалу барысы жоспарланған мақсаттармен салыстырылуы керек, соған байланысты | ауытқулар (кестелер, шығындар, бюджет және т.б.). Егер жоспарды түзету оның параметрлерін жоспарға сәйкес келтіре алмаса, онда мұндай жоспарды қайта қарау қажет. Жоспар параметрлері (кестелер, ресурстар, бюджет) ең болмағанда бастапқы жоспарға қарағанда маңызды (көп болмаса) бақылаудың болуына байланысты орындалады.
4.2. МЕНЕДЖЕРДІҢ ЖЕКЕ ЖҰМЫСЫН ЖОСПАРЛАУ ЕРЕКШЕЛІКТЕРІ
Өздеріңіз білетіндей, кез келген қызметтің мақсаты болуы және бұрын жасалған жоспар бойынша жүзеге асырылуы керек. Бұл менеджердің жұмысына толығымен қатысты. Жоспарлау менеджментінің қызметі ретінде ол мақсат қою және оған жету жолдарын анықтау болып табылады.
Сондықтан менеджердің жұмысын жоспарлау процесі менеджердің жеке мақсаттарын таңдауынан басталуы керек.
Мақсат – адамның талпынатыны, қол жеткізуге бағытталған межесі. Ол түпкілікті нәтижені анықтайды. Бұл жерде не істеп жатқанымыз емес, не үшін істеп жатқанымызды түсіну керек. Мақсат – әрекетке түрткі болатын сынақ түрі; Бұл ұйымның белгілі бір сипаттамаларының нақты жағдайы, оған қол жеткізу қажет және осы ұйымның қызметі осы мақсатқа жетуге бағытталған. Егер біз алдымен не қалайтынымызды нақты анықтап алмасақ, тіпті ең жақсы жұмыс әдісі де бекер. Өз кезегінде бұл мақсаттарды қою үшін болашақты ойлау керек. Мақсат қай бағытта қозғалу керектігін анық көрсетеді. Мақсаттардың маңыздылығын асыра бағалау өте қиын. Мақсаттар іс-әрекетті жоспарлаудың бастапқы нүктесі болып табылады, мақсаттар ұйымдық қатынастарды құрудың негізі болып табылады, ұйымда қолданылатын мотивация жүйесі мақсаттарға негізделеді, сонымен қатар мақсаттар жұмыс нәтижелерін бақылау және бағалау процесінде бастапқы нүкте болып табылады. жеке қызметкерлердің, бөлімшелердің және жалпы ұйымның.
Мақсат қою – оны жүзеге асыру үшін өзінің іс-әрекетін саналы түрде орындау. Мақсат қою - бұл үздіксіз процесс, өйткені менеджердің іс-әрекеті барысында белгілі бір параметрлердің өзгергені белгілі болуы мүмкін, бұл мақсатты өзгерту қажеттілігіне әкеледі. Кәсіпорын қызметінің және оның табысты болашағының негізі мақсаттарды белгілеуде жатыр. Егер менеджердің саналы мақсаты болса, онда менеджердің барлық бейсаналық күштері де сол жерге бағытталған, яғни мақсаттар күштерді маңызды салаларға шоғырландыруға қызмет етеді.
Менеджердің мақсаттары келесі талаптарға сай болуы керек:
1. Мақсаттар орындалатын болуы керек.
Әдетте, мақсаттар менеджер үшін нақты тапсырманы қамтуы керек. Мақсатқа жету оңай емес. Бірақ олар менеджердің шегінен шығып кететіндей шынайы емес болуы мүмкін емес. Шынайы емес мақсаттар менеджердің демотивациясына және ұйымның қызметіне теріс әсер ететін бағытты жоғалтуға әкеледі.
2. Нақты және өлшенетін мақсаттар.
3. Мақсаттар нақты уақыт көкжиегі болуы керек.
Мақсаттар қатаң белгіленген мерзімде орындалуы керек. Бұл мерзімдерді бұзу белгіленген мақсаттарға қол жеткізбеу ретінде қарастырылуы мүмкін.
4. Мақсаттардың сәйкессіздігі (мақсаттар бір-бірімен сәйкес болуы керек).
Менеджердің жеке мақсаттарын қою процесі келесі қадамдарды қамтиды:
1. Мақсат қою.
Ең алдымен, басшы өзінің жеке және кәсіби тұрғыдан нені қалайтынын анықтауы керек.
2. Қойылған мақсаттарға жету мүмкіндіктерін талдау.
Бұл кезеңде сіз мақсаттарға жетуді жеңілдететін немесе қиындататын күшті және әлсіз жақтарыңызды, сондай-ақ мақсаттар мен қолда бар ресурстар арасындағы сәйкестікті талдауыңыз керек. Мысалы, менеджер сыртқы экономикалық қызметте компанияның вице-президенті лауазымын иелену үшін кәсіби мақсат қояды. Дегенмен, бұл міндетті түрде шет тілін білуді талап етеді. Менеджер мақсатқа жету үшін оның қандай ресурстары (сағаттары, материалы, тілдік мүмкіндіктері) бар екенін анықтауы керек.
3. Мақсаттарды нақтылау және нақты тұжырымдау. Кейінгі жоспарлау үшін мақсатқа жету үшін нақтыларды ғана қалдыру керек. Олар сондай-ақ нақты тұжырымдалған және уақыт сипатына ие болуы керек. Ұзақ уақыт бойы орнату ұсынылады-| (өмір бойы), орта (5 жылға дейін) және қысқа мерзімді (1 жылға дейін) мақсаттар. Мақсат қойғаннан кейін олар өздерінің жоспарлауын бастайды
жұмыс істейді. Менеджер үшін азды-көпті ұзақ мерзімге нақты жоспарлар жасау қиын немесе мүмкін емес, өйткені әртүрлі күтпеген факторлардың әсерінен олар үнемі қайта қаралуы керек. Сондықтан іс жүзінде, әдетте, олар күннің, аптаның, айдың жеке жұмыс жоспарын құрумен шектеледі. Оның үстіне, айдың жоспары жиі егжей-тегжейлі емес, тек шұғыл және ең маңызды мәселелерді атап өтеді.
Тәжірибеде уақытты жоспарлау оны жұмыс түріне бөлуден тұрады. Уақыттың жалпы бөлінуі жоғары басшылықтың күнделікті жұмыс тәртібін ескере отырып құрастырылған, жеке жұмыстың жиілігін есепке алатын және оларды үйлестіретін жұмыс күнінің кестесін пайдалана отырып реттеледі. Басқару деңгейінің жоғарылауымен негізгі қызметті басқаруға кететін уақыт азайып, әкімшілік, ұйымдастырушылық жұмыстарға, өкілдік етуге, әлеуметтік мәселелерді шешуге кететін уақыт көбейетінін есте ұстаған жөн.
Менеджердің жеке жұмыс жоспарын құру процесі 4.1-суретте көрсетілген диаграмма бойынша жүзеге асырылуы ұсынылады.
4.1-сурет – Басшының жеке жұмысын жоспарлау процесінің схемасы
Бірінші кезеңдеМенеджер жоспарлау кезеңінде орындалатын жұмыстардың тізімін жасайды. Бұл алдыңғы кезеңде орындалмаған тапсырмалардың ұзақ мерзімді тізіміндегі тапсырмалар немесе кезеңді түрде пайда болатын тапсырмалар болуы мүмкін; Жұмыстардың тізімі жазбаша түрде ресімделуі керек.
Мысалы, бір күндік тапсырмалар тізімі келесі мәселелерді көрсетеді: жиналыстар, қабылдаулар өткізу, құжаттамамен жұмыс істеу, саяхаттау, бақылау, телефон арқылы сөйлесу және т.б. Бұл кезеңде тапсырмалардың шамамен рейтингісі ғана жеткілікті, яғни бөлу. маңыздылық немесе шұғылдық дәрежесі бойынша.
Екінші кезең:Жоспарлы кезеңдегі жұмыстардың тізімін жасағаннан кейін әрбір жұмыс түрін орындауға қажетті уақытты анықтау қажет.
Әрине, бұл қиын міндет, өйткені менеджерге басқа жұмыстарға қанша уақыт қажет болатынын алдын ала болжау қиын. Мұнда көп нәрсе шешілетін міндеттердің күрделілігі мен әдеттен тыс сипатына, менеджердің тәжірибесі мен кәсібилігіне, басқару қызметкерлерінің біліктілігіне және басқа факторларға байланысты. Сонымен қатар, басқарудың бірқатар әрекеттерінің ұзақтығын жеткілікті дәл бағалауға болады. Мысалы, менеджерлер келушілерді жеке мәселелер, кездесулер және т.б. бойынша қабылдау ұзақтығын алдын ала реттейді.
Тұтастай алғанда, қажетті уақыт шығындарының сметасы шамамен алынған болады, ол тапсырмаларды орындау кезінде түзетуді қажет етеді. Бұл ретте жұмыстың ұзақтығын белгілеу басшыны тәртіпке келтіреді және оны белгіленген мерзімде шарт жасасуға мәжбүрлейді.
Үшінші кезең:Жоспарлау кезеңінде қандай тапсырмаларды орындау қажет болатынын алдын ала болжау мүмкін болмағандықтан, күтпеген тапсырмалар үшін уақытты сақтау керек.
Жалпы алғанда, менеджердің жұмыс уақытын келесі уақыт бөлумен үш бөлікке бөлуге болады:
Жоспарланған іс-шаралар – 60%. 8 сағаттық жұмыс күні негізінде жоспарланған іс-әрекет 5-6 сағаттан аспауы керек..;
Күтпеген жұмыстар үшін уақыт резерві – 20%;
Менеджердің шығармашылық қызметі үшін уақыт қоры 20% құрайды.
Сондықтан жоспарланған уақыт пен бос уақыттың арақатынасы 60:40 болуы керек.
Төртінші кезең:жоспарлы кезеңдегі жұмыс уақыты қорын анықтау қажет. Жоспарланған уақытыңызды анықтаған кезде сағат 5-6 арасында шығу керек. бір күнге. Осылайша, бес күндік аптадағы апталық жоспарда жалпы жұмыс уақыты 40 сағатты құрайды, ал жоспарлы тапсырмаларды шешу үшін – 30 | сағат|.
Бесінші кезең:Жеке жұмыс жоспарын түпкілікті белгілемес бұрын, екінші кезеңде есептелген жоспарлы жұмыстарды орындауға кеткен уақытты жұмыс уақыты қорымен салыстыру арқылы бақылауды жүзеге асыру қажет.
Жоспарлы кезең қорынан талап етілетін уақыт шығыны асып кеткен жағдайда жоспарланған жұмыстардың тізбесін қайта қарау қажет. Менеджер жоспарланған жұмысты маңыздылығы мен жеделдігі бойынша бағалап, екінші ретті әрекеттерді алып тастауы керек. Иә, аса маңызды емес тапсырмаларды келесі кезеңде аяқтау үшін кейінге қалдыруға болмайды. Сондай-ақ кейбір жұмыстарды бағыныштыларға тапсыру керек.
Алтыншы кезең:Менеджер іске асыру үшін жеке жұмыс жоспарын жасайды. Ыңғайлы болу үшін тапсырмаларды, қажетті әрекеттерді, телефон нөмірлерін, мекенжайларды және басқа ақпаратты көрсететін уақыт күнделіктерін пайдалана отырып, мұндай жоспарларды әзірлеу ұсынылады.
Белгіленген уақыт резервінің арқасында менеджер жоспарлау кезеңінде белгілі бір міндеттерді орындау процесінде мүмкін болатын қиындықтарға барабар жауап беруге, күтпеген мәселелерді шешуге және шығармашылықпен айналысуға мүмкіндік алады. Тәжірибе көрсеткендей, жеке жұмысты жоспарлау менеджерден айтарлықтай уақытты қажет етпейді. Жоспар құру үшін жұмыс күнінің соңында 10-20 минут жұмсау жеткілікті. Керісінше, жеке жұмыс кестесінің пайдасы бұл шығындардан асып түседі. Атап айтқанда, басшының жеке жұмысын ұтымды жоспарлау келесі күнге жоспар құруға, тапсырманы нақты көрсетуге, күні бойы жұмысты ұйымдастыруға, ұмытшақтықты жеңуге, ең маңызды істерге зейін қоюға, тапсырмаларды орындау кезінде өзін-өзі тәртіпке келтіруге мүмкіндік береді. , жұмыс күнінің соңында сәттілік сезімін береді, қанағаттану мен мотивацияны арттырады және жалпы жұмыстың тиімділігіне ықпал етеді.
Менеджердің жұмыс уақытын жоспарлау шешуді қажет ететін мәселелердің ұтымды тәртібін ескере отырып жүзеге асырылуы керек. Алдымен сіз мыналарды жоспарлауыңыз керек:
Белгіленген мерзіммен;
Уақытты айтарлықтай инвестициялауды қажет ететіндер;
Жағымсыз нәрселерді кейінге қалдыру қажет емес. Әрі қарай, күнделікті жұмыс пен күнделікті жұмыс жоспарланады.
жауапкершіліктер. Үшінші орын екінші және эпизодтық мәселелерге беріледі (мысалы, ағымдағы хаттарды оқу, жұмыс орындарын аралау).
Кез келген жағдайда, жоспарлау кезінде жұмысты аяқтаудың нақты мерзімі белгіленеді. Егер оны белгіленген мерзімде аяқтау мүмкін болмаса, жоспарда оны кейінгі кезеңге ауыстыру мүмкіндігі қарастырылған.
Уақытты жоспарлаудың алғышарттары оны мұқият құжаттау және оны пайдалануды бақылау болып табылады, бұл сізге ол туралы нақты түсінікке ие болуға, оны белгілі бір жұмыстарды орындауға жақсырақ бөлуге, сондай-ақ өз әрекеттеріңізді бағыныштылармен және әріптестермен үйлестіруге мүмкіндік береді.
Іс жүзінде жоспарлардың бірнеше түрі бар:
1) ұзақ мерзімді жоспарлар, олардың көмегімен көп жылдарды, ал кейбір жағдайларда ондаған жылдарды қажет ететін маңызды өмірлік мақсаттарды жүзеге асыруға уақыт бөлінеді (білім алу, белгілі бір қызметке көтерілу және т.б.);
2) жылдық жоспарларды қамтитын орта мерзімді жоспарлар; олар уақытты неғұрлым нақты есептерді шешуге бөлуді жазады; ең алдымен өндірістік сипатта;
3) орта мерзімді жоспарларды егжей-тегжейлі сипаттайтын қысқа мерзімді жоспарлар (тоқсандық, айлық, онкүндік, апталық, күнделікті). Ай сайынғы жоспарларда қызметтің әрбір түріне жұмсалған уақыт, оның ішінде қажетті резервтер сағатпен қарастырылады; онкүндік (апта сайынғы) барлық тапсырмаларды және оларды орындауға қажетті уақытты көрсетеді.
Қысқа мерзімді жоспарларды құру кезінде оның шеңберінде шешілуі тиіс кезеңнің орталық, ең көп еңбекті қажет ететін мәселесі анықталады; оның шегінен шығатын міндеттер мен шешуді қажет ететін міндеттер; мүмкін қиындықтар.
Ай сайынғы жоспарларда сіз сыни күндерді және жеке биоритмдерді - сәйкесінше 23, 28 және 33 күнді құрайтын физикалық, эмоционалдық және интеллектуалдылықты ескеруіңіз керек. Осы кезеңдердің оң кезеңдерінде жұмыс көлемін арттыруды талап ететін нәрселер жоспарланған.
Күнделікті жоспарда өнімділікті арттыру принципін ескеру қажет. Көптеген адамдар үшін екі шың бар: 9-дан 13-ке дейін және 16-дан 18-ге дейін. Осы уақыт ішінде ең күрделі және жауапты жұмысты жоспарлау қажет.
Күнделікті жоспарда 10-нан көп емес мәселені шешу, атап айтқанда, жұмыс бірінші орындалатын үш басымдылықтан аспауы керек. Ең маңызды және сонымен бірге ең жағымсыз тапсырмалар кешке дейін аяқталуы үшін таңертеңгі сағаттарға жоспарланған. Біртекті тапсырмалар күнделікті жұмыс жоспарында блоктарға топтастырылған. Бұл бір мәселеден екіншісіне «секірмеуге» және осылайша уақытты үнемдеуге мүмкіндік береді.
Барлық басқалар сияқты, уақытты өткізуге арналған күнделікті жоспарлар жазбаша түрде жасалуы керек, өйткені оларда белгіленген тапсырмаларды елемеу қиынырақ. Сонымен қатар, ноталар есте сақтауды, тәртіпті жеңілдетеді, жұмысты нақтырақ бөлуге және оны мақсатты етуге мүмкіндік береді. Жазбалар сонымен қатар жоспарлардың орындалуын бақылауды және олардың нәтижелерін бағалауды жеңілдетеді.
Күнделікті жоспарды құру бірнеше кезеңнен бұрын түнде басталуы керек. Біріншіден, оның міндеттері тұжырымдалады, оларға айлық және апталық (он күндік) жоспарлардан көшірілген тапсырмалар кіреді; алдыңғы күннің жоспарынан қазіргі уақытта шешілмеген өтпелі; қайталау нәтижесінде алдын ала жоспарланбаған; кенеттен пайда болуы мүмкін. Оларға жұмсалған уақыт оларды шешудің ықтимал әдісін ескере отырып анықталады. Күнделікті жоспарда күтпеген мәселелерді шешу қажет болған жағдайда «терезелер» және әрбір жұмыс уақытынан кейін он минуттық үзіліс бар.
Содан кейін тапсырмалардың басымдығы тағы бір рет нақтыланады; Олардың ішінде шешуші әрекетке кірісетін кез келгені бөлектеліп, бағыныштылардың қайсысына нені сеніп тапсыруға болатыны нақтыланады.
Таңертең бір күн бұрын жасалған күнделікті жоспарды кенеттен пайда болған жаңа жағдайларды (мысалы, бір түнде қабылданған құжаттарды) есепке алу үшін басшы көмекшісімен немесе хатшымен бірге тағы да нақтылайды. Кез келген басқа сияқты, сіздің күнделікті уақыт жоспарыңыз икемді болуы керек; ол адамдарды шақыруға қатысты мәселелерді ғана қатаң реттейді, мысалы, кездесулер, келушілерді қабылдау және т.б.
Уақытты жоспарлау жұмыс күнін пайдалану тиімділігін арттыруға көмектеседі. Соңғысын бір уақытта бастаған дұрыс деп саналады, өйткені адам өз әдеттерінің құлы болып табылады. Бұл жақсы реңк береді және «адамның иесі робот емес, адам жұмыстың шебері» принципін нақты жүзеге асыруға мүмкіндік береді.
Басшы жұмыс күнін қарамағындағыларға қарағанда ертерек бастағаны маңызды және олар жұмысқа келген кезде ол тапсырманы нақтылап, қиындықтарды жеңу шараларын қолдана алады. Осыдан кейін ең қиын және ұнамсыз тапсырмалар орындалады, ал түстен кейін оңай орындалады. Бұл дәйектілік шаршаудың жоғарылауымен ғана емес, сонымен қатар түскі астан кейін бағыныштылар әдетте көмек және белгілі бір мәселелерді түсіндіру туралы өтініштермен келеді. Сондықтан, екінші жартысында қарапайым нәрселермен айналысқан дұрыс, мысалы, поштаны қарау немесе таңертең туындаған мәселелерді шешу.
Уақытты үнемдеу үшін импульсивті әрекеттерден аулақ болу керек және мүмкін болса, жаңа әрекеттерді қажет етуі мүмкін жаңадан пайда болған мәселелерге алаңдамау керек. Оларды түзетіп, кейінірек қайта оралған жөн, бұл сіз бастаған істі аяқтауға мүмкіндік береді және олар үшін «демалуға» және айқын контурларды алуға мүмкіндік береді. Материалды бекіту жұмыста кенеттен үзілістер болған жағдайда да пайдалы, өйткені ол оған тез оралуға мүмкіндік береді.
Менеджер жұмысындағы көптеген әрекеттер жыл сайын қайталанатынын есте ұстаған жөн. Сондықтан, хатшы немесе жеке менеджер бір күн, онкүндік, ай үшін келесі қайталанатын оқиғалардың тізімін ұсына алады:
Жалпы жиналыстар, әкімдер кеңесінің отырыстары және т.б.;
Кәсіпорын қызметінің процесін бақылауды қамтамасыз ететін ағымдағы жоспарлау жиналыстары;
Жеке бригадалар мен жұмысшыларды жинау;
Маңызды көрмелер, жәрмеңкелер, конференциялар, симпозиумдар және т.б. Жылына бірнеше күн бос емес. Бұл тұрады
апталық және айлық жоспарлау кезінде ескеріңіз. Бұл ретте басшының қандай іс-шараларға жеке қатысатынын және қандай іс-шараларда оны бағыныштымен алмастыра алатынын шешу маңызды.
Жылдық жоспарыңыз болғаннан кейін сіз келесі екі айда жұмыс уақытыңызды жоспарлауды бастай аласыз, бұл айдан айға ауысатын жұмыс туралы жақсы шолуды құруға мүмкіндік береді. Сол сияқты белгілі бір әрекетті аяқтау күнін, уақыты мен мерзімін көрсететін екі апталық жоспар тиімді.
Басқару теориясы мен практикасында уақытты жоспарлау кезінде негізгі бағыттарды (негізгі міндеттер, негізгі функциялар) анықтау әдісін қолданған жөн екендігі көрсетілген. Менеджер жұмыста және жеке өмірде қандай негізгі салаларды өзі үшін ең маңызды деп санау керектігін шешуі керек: отбасы; эмоционалдық және физикалық жағдай; достар, клуб, кеш; қызметкерлер, бағыныштылар; кәсіпорындағы технологияны жетілдіру; қаржылық нәтижелер; кәсіпорынның нарықтағы орны; еңбек және еңбек тәртібіндегі ұйымдастыру жағдайы; біліктілігін арттыру және т.б. Бір апта, ай, жыл ішінде анықталған негізгі бағыттардың әрқайсысында басшының қандай нәтижеге қол жеткізгісі келетінін анықтау қажет. Осыған байланысты нақты іс-шаралар жоспарлануда.
Уақытты басқару әрекеттері арқылы ойланбаған менеджер уақыт қысымына ұшырайды, бұл өз кезегінде ауыр психикалық шиеленісті, стрессті және жұмыс нәтижелеріне қанағаттанбауды тудырады.
Басқару тәжірибесінде менеджерлердің қызметінде уақытты басқаруға және жүйелі жұмысқа теріс әсер ететін факторлардың белгілі саны бар.
Осы факторлардың бірі – жұмыстағы табыстың басты жауы – баяулық. Баяулықтың себебі - менеджердің "кейінірек" істерді кейінге қалдыру, сондай-ақ маңызды нәрселерді шұғыл істермен шатастырып алу жаман әдеті. Әдетте, менеджер жұмысындағы баяулық ол үшін жағымсыз немесе қиын тапсырмаға тап болған кезде пайда болады немесе ақырында белгісіздік тудырады.
«Қиындық» сезімі сізді жұмыс үстеліңіздің төменгі тартпасына құжатты немесе іскерлік қағазды қоюға мәжбүрлейді, ол «жұмыс істейді» және соңында сізге мүлдем жауап берудің қажеті жоқ.
Менеджер көбінесе күрделі мәселелерді шешуді кейінге қалдырады, оларға қалай қарау керектігін білмейді. Бұл жағдайда оның позициясы анықталады:
Мүмкін болатын сәтсіздіктен қорқу;
Осы мәселе бойынша жеке дәрменсіздігінен қорқу;
Ұзақ жұмыс уақытынан қорқу;
Жұмыстың тартымдылығының болмауы;
Робот әкелетін пайданың белгісіздігі;
Қол жетімді ақпараттың жеткіліксіздігі;
Еңбектің пайдасыздығына деген сенім.
Мәселе түсініксіз болса, менеджер абдырап, шешім қабылдамайды. Белгісіз жағдай оны шексіз консультациялар, кездесулер өткізуге, қосымша ақпарат жинауға, кешіктіруді талап етуге және т.б. Алайда уақыт өтіп, жұмыс уақытында аяқталмауы мүмкін.
Менеджердің кейде жолда кешігу арқылы жүйелі түрде кешігіп қалуы, кездесулер, әңгімелесулер, іскер адамдармен және оның қызметкерлерімен кездесу уақытының нақты жазылмауы, жеке байсалдылық пен жұмыста ұқыптылықтың жеткіліксіздігі басшылыққа кері әсерін тигізеді.
Сондай-ақ, басшының жұмыс орнында жеткіліксіз ғылыми жабдықталған жабдықпен байланысты фактордың жұмыс уақытын пайдалану тиімділігіне кері әсер ететінін атап өткен жөн, атап айтқанда: жиһаздың эргономикалық талаптарға сай келмеуі; жеткіліксіз жарықтандыру: жұмыс аймағы; тітіркендіргіш қабырға бояуы немесе тордың дизайны; дербес компьютердің және басқа оргтехниканың, апталық жоспарлаушының, күнтізбенің, телефонның, домофонның және т.б. Жағдай менеджердің өнімділігіне теріс әсер ететін хатшының (референт, көмекші) төмен біліктілігімен қиындады.
Жұмыс уақытын басқару үшін менеджер жұмыс күнін жоспарлаудың келесі ережелерін сақтауы керек: Күннің басталу ережелері:
Күнді жақсы көңіл-күймен бастаңыз;
Таңғы асыңызды жақсы ішіп, асықпай жұмысқа барыңыз;
Мүмкіндігінше жұмысты бір уақытта бастаңыз;
Бір күндік жоспарды қайта қарау;
Күнделікті жоспарды хатшымен келісу;
Салыстырмалы түрде қарапайым мәселені шешкеннен кейін өзіңізді жақсы көңіл-күйге қойыңыз;
Таңертең маңызды және күрделі тапсырмаларды орындаңыз.
Жұмыс күнінің өту ережелері:
Тапсырмаларды орындау мерзімдерін белгілеу;
Кері реакция тудыратын әрекеттерден аулақ болыңыз;
Пайда болған қосымша шұғыл мәселелерді жою;
Жоспарланбаған импульсивті әрекеттерден аулақ болыңыз;
Уақытында үзіліс жасап, жұмыстың өлшенген қарқынын сақтау;
Шағын, біртекті тапсырмаларды тізбектей орындау;
Маңызды тапсырмалар арасында үзілістерді пайдаланыңыз;
«Өзіңізге» кем дегенде бір сағат жұмыс уақытын бөліңіз;
Уақытыңыз бен жоспарларыңызды бақылаңыз.
Жұмыс күнін аяқтау ережелері:
Бастаған істі аяқтаңыз;
Нәтижелерді бақылау және өзін-өзі бақылау;
Келесі күнге жоспар жасаңыз;
Үйге жақсы көңіл-күймен барыңыз: бұл үшін күннің ең маңызды оң оқиғасын анықтаңыз.
Үнемі қайталанатын жұмысқа жұмсалатын уақытты ұтымды ету
Өзінің күнделікті қайталанатын барлық жұмысын талдап, әрбір операцияның мәнін түсіну арқылы менеджер уақытты үнемдеудің көптеген жолдарын таба алады.
Жоспарға сәйкес жүйелі, күнделікті, мақсатты жұмыс, талқыланатын және шешілетін мәселелерді егжей-тегжейлі дайындай отырып, жиындарды, отырыстарды және сессияларды нақты белгілеу және өткізу, оларды реттеу |, ырғақ жұмсалған уақытты айтарлықтай қысқартуға мүмкіндік береді.
Бағыныштылардың қабылдау сағатын, күндерін және уақытын білуін, басшы болмаған кезде мәселені қашан және кіммен шеше алатынын қамтамасыз ету қажет.
Менеджердің күнделікті практикалық қызметі орындалатын жұмыс тәртібі мен әдістерін жетілдіруге бағытталуы керек. Менеджер өзінің күнделікті жұмысының типтік үлгісін талдап, оның жұмысының нәтижелері үшін осы нақты жүйеліліктің маңыздылығын анықтауы керек. Ол шұғыл және маңызды емес жұмыстарға алғашқы жұмыс сағаттарын босқа өткізе ме? Ол маңыздырақ тапсырманы орындағанша ағымдағы кезекшілік жұмысын орындауды қалай күту керектігін білесіз бе? Ол іс-әрекеттің барлық түріне алдын ала дайындалу әдетін қалыптастырды ма?
Праксеология классиктері| Әдемі импровизацияның сыры әдемі дайындықта екенін орынды атап өтті. Жалпы тәжірибе дайындықтың кез келген жетілдіруді дамытуда үлкен рөл атқаратынын растайды.
Менеджер жиналыстарда және әсіресе жұмыстың алғашқы сағаттарында ұсталғанын талдау керек пе? Көрсету үшін ме, әлде жоғарыдан нұсқау үшін ме? Іскерлік сапалары төмен әлсіз менеджерлер кездесулерге ерекше құмар болатынын есте ұстаған жөн.
Егер басшы ұжымдық талқылау, дұрыс шешім әзірлеу және оның орындалуын жеделдету мақсатында іскерлік жиналыс өткізетін болса, онда оның тиімділігі мен тиімділігін қамтамасыз етуге болады:
Жұмысты нақты дайындау және дұрыс ұйымдастыру;
Шешілетін мәселелердің жеткілікті нақты шеңберін анықтау;
Іс жүзінде қажетті жұмысшылардың ең аз санын шақыру;
нақты нормативтік құқықтық актілерді және оларды сақтаудың тиімді шараларын белгілеу.
1. Талқыланатын мәселе бойынша бұрынғы ойыңыз болуы.
2. Барлығы әлі келмесе де, жиналысты нақты жоспарланған уақытта бастаңыз.
3. Егер шешіліп жатқан мәселелерге жауапты қызметкерлер келмесе, келмеу себебін анықтап, жиналысты басқа уақытқа ауыстырыңыз.
Олармен дұрыс сөйлесіңіз. Қажет болса, талап етіңіз.
4. Жиналысты сенімді түрде жүргізіңіз.
5. Іскерлік түрде оның мақсатын нақты тұжырымдап, нормативтік актілерді ұсыныңыз және жиналыстың жалпы ұзақтығын анықтаңыз.
6. Талқылау барысында тиімділікке жету, дауларды дұрыс бағытқа бағыттау, ережелерді сақтау.
7. Пікір айту үшін өте маңызды қызметкерді арнайы шақырасыз ба, барлығынан сұраңыз.
8. Сөйлегенде зейінді болыңыз, аудиторияның құрамын, деңгейін, қызығушылықтарын ескеріңіз, өзіңізді бақылаңыз.
9. Жиналыс соңында нәтижелерді қорытындылаңыз. Шешімді дайындауды тапсырыңыз немесе мәселе бойынша кейінгі жұмыс үшін бағдарламаны құрастырыңыз.
Y. Транскрипт немесе таспаға жазылған жазба бар екеніне көз жеткізіңіз. Қол астыңыздағылар бұл кездесу тиімді және қажет деген әсер қалдыратындай әрекет етіңіз.
Тұрақты емес және күтпеген жұмысқа жұмсалған уақытты ұтымды ету
Жоспарланған жұмыстардың орындалуына кедергі келтірмей, қысқа мерзімді ретсіз жұмыстарға кеткен уақытты жұмыс жоспары мен кестесінің резервіне енгізген жөн. Ұзақ уақыт бойы кестенің бұзылуына әкелетін жұмыстарды орындаған жөн, осылайша олар максималды нәтиже бере алады, мысалы, перспективалық шешімдер саласында, өзінің бұрынғы қызметін талдауда, ұйымды жақсартудың жаңа жолдарын іздеуде. және басқару. Бұл ретте алдыңғы немесе келесі күннің кестесін түзеу кезінде орынбасар мен хатшыға маңыздылығы аз тапсырмаларды жүктеген жөн. Үстеме жұмыстың жүйелілігін ескере отырып, тапсырманың артуына байланысты шешімді еңбекті ұйымдастыруды жетілдіруден, функцияларды жаңаша бөлуден, жұмыс әдістері мен тәсілдерін жетілдіруден табу керек.
Басты > ОқулықБӨЛІМ8. ӨЗІН-ӨЗІ БАСҚАРУ
8.1. Менеджер жұмысын жоспарлау
Өзін-өзі басқару, немесе басшының жеке жұмысын ұйымдастыру – күнделікті тәжірибеде дәлелденген жұмыс әдістерін мақсатты және дәйекті қолдану. Оның мақсаттары – уақыт пен өз мүмкіндіктерін оңтайлы пайдалану, өмір ағымын саналы түрде бақылау және сыртқы жағдайларды жеңу.Күріш. 30. «Өзін-өзі басқару» сақинасы
Күнделікті әртүрлі типтегі есептерді шешу кезінде менеджер әртүрлі функцияларды орындайды. Бұл процесті жеке функциялар арасындағы байланыстарды айқын көрсететін өзін-өзі басқару сақинасы ретінде көрсетуге болады. Сыртқы шеңбер бес функцияны білдіреді:
- мақсаттар қою; жоспарлау; алдағы мәселелер бойынша басымдықтарды анықтау; күн тәртібін құру және жұмыс процесін ұйымдастыру; өзін-өзі бақылау және мақсатты реттеу.
- Мақсаттарды анықтау және оларды келесі уақыт критерийлері бойынша саралау:
- ұзақ мерзімді өмірлік мақсаттар (жеке және кәсіби); орта мерзімді мақсаттар (алдағы 5 жылға); қысқа мерзімді мақсаттар (келесі 12 айға).
- Мақсатқа жету үшін жеке ресурстарды анықтау, ол қажет: жеке әлеует пен мүмкіндіктерді анықтау; өзіңіздің әлсіз жақтарыңызды көрсетіңіз, сәтсіздіктер тізімін жасаңыз және олардың пайда болу себептерін белгілеңіз. Осы кемшіліктерден қалай құтылуға болатынын ойлаңыз; ең маңызды 2-3 артықшылықтар мен кемшіліктерді бөліп көрсетіңіз. Мақсатқа жету үшін қажетті ресурстар (жеке, қаржылық, уақыт) нақты жағдаймен салыстырылатын «құралдар» талдауын жүргізу. Мұны істеу үшін сіз мақсаттардың құрастырылған «түгендеуіне» жүгініп, 3-4 ең маңызды мақсатты таңдап, оларға жету үшін қажетті құралдарды анықтап, мақсаттарға жету үшін тағы не істеу керек немесе неден бастау керек екенін тексеру керек. . Нақты мақсаттарды тұжырымдау (орындау мерзімдері мен қалаған нәтижелер көрсетілуі керек).
- жоспармен жұмыс күнінің 60%-ын ғана қамту, 20%-ын күтпеген мәселелерді шешуге және 20%-ын шығармашылық қызметке, оның ішінде біліктілікті арттыруға қалдыру; уақытты тұтынуды нақты түсіну үшін мұқият құжаттаңыз; әрқашан бастаған істі аяқтау; сіз нақты жеңе алатындай тапсырмалар көлемін ғана жоспарлаңыз; жоспарлардың икемділігін қамтамасыз ету; жоспарларға іс-әрекеттерді ғана емес, күтілетін нәтижелерді де жазу; тапсырмаларды орындаудың нақты мерзімдері мен уақыт нормаларын белгілеу; маңыздыны шұғылдан ажырату және шұғыл істердің озбырлығынан аулақ болу; істерді толық және уақтылы орындау тұрғысынан жоспарларды үнемі қарап отыру және түзету; жеке уақытты пайдалануды жоспарлау; негізгі мәселелерді шешу үшін үлкен үздіксіз уақыт кезеңдерін және кішігірім мәселелер үшін қысқа мерзімдерді сақтау; өндірістік емес қызметке мүмкіндігінше аз уақыт жұмсалуын қамтамасыз ету; баламалы түрде жоспарлауға тырысыңыз және ең жақсы нұсқаны іздеңіз; жоспарларыңызды әріптестеріңізбен үйлестіріңіз.
- аса маңызды істер (А категориясы) істердің жалпы санының 15% құрайды, ал олардың маңыздылығы 65% (шамамен 3 сағат); маңыздылығы азырақ мәселелер (В категориясы) – олардың жалпы санының шамамен 20%, олардың маңыздылығы 20% (шамамен 1 сағат); маңызды емес мәселелер (С санаты) – 65%, маңыздылық мәселелердің жалпы маңыздылығының 15% (шамамен 45 минут).
- ең жоғары белсенділік фазалары екі сағаттық үзілістермен бірге жүреді, оның барысында адам денесі «жұмсақ» режимде жұмыс істейді; ең жоғары өнімділік күннің бірінші жартысында болады, сондықтан А санатындағы тапсырмаларды күннің басында орындау керек; Түскі астан кейін, өнімділік төмендей бастағанда, бұл кезеңді әлеуметтік байланыстар мен күнделікті әрекеттерге (С санатындағы тапсырмалар) пайдалану керек, содан кейін B санатындағы тапсырмаларға өту керек.
- Күннің соңында ертеңгі ең маңызды бес тапсырманы орындаңыз. Оларды маңыздылығына қарай нөмірлеңіз. Бесеуін де аяқтамаған болсаңыз, уайымдамаңыз. Ертең, тіпті өте қиын және жағымсыз болса да, аяқталмаған тапсырмаларды орындаудан бастаңыз. Жақсы денсаулық күш-қуаттың, жаңарудың және жұмысқа деген қызығушылықтың артуы үшін қажет. Бірнеше минуттық физикалық белсенділік (жүру, орнында жүгіру, сондай-ақ релаксация, назар аудару, автотренинг) сізді тамаша физикалық пішінде сақтай алады. Кем дегенде 20 минутыңызды өзіңізді жетілдіруге арнаңыз, алты айда сіз өзіңіздің даму деңгейіңіз бен интеллектуалдық әлеуетіңіз қаншалықты өскеніне таң қаласыз. Күн сайын сіздің басыңызға келетін бес жаңа ойды жазыңыз және ол әдетке айналды ма. Сіз идеялар генераторына айналасыз. Жоспар. Күн сайын өзін-өзі жетілдіру жоспарын қараңыз. Өзгерістерді талдаңыз және жақсырақ жазыңыз. Егер сіз күнделік жүргізсеңіз, көп ұзамай өз өзгерістеріңізді көресіз. Подсознаниеңізді пайдаланыңыз. Позитивті аффирмацияларды қолданыңыз және сіз олардың ажырамас бөлігі болатынын көресіз. Өз суретіңізді жасаңыз. Өзіңіз болғыңыз келетін адамның бейнесін ойша елестетіңіз. Мұны күніне бірнеше рет жасаңыз, содан кейін сіз сол адам сияқты әрекет етіңіз. Көп ұзамай сіз халықтың көзайымына айналатын тұлғаға айналасыз.
8.2 Менеджердің жұмыс орны, оның эргономикалық сипаттамасы
астында қызметкердің жұмыс орныбасқарушылық еңбек деп оның еңбек әрекетінің қажетті еңбек құралдарымен жабдықталған аймағы түсініледі. Жұмыс орнын ұтымды орналастыру опциясы еңбек процестерін орындау үшін ең қолайлы аймақтарға еңбек құралдары мен объектілерін орналастыруды қамтиды. Олар әдетте жұмыс аймақтары деп аталады. Жұмыс алаңы – бұл жұмысшы жұмысты қозғалмай орындай алатын көлденең немесе тік жазықтықтағы стационарлық жұмыс орнындағы кеңістік. Қалыпты және максималды аймақтар бар. Қалыпты жұмыс аймағыкөлденең жазықтықта ол оң және сол қол саусақтарының ұштарымен сызылған, иық еркін түсірілген шынтақ буынында бүгілген қиялдағы доғамен шектеледі. Мұндай аймақтың диаметрі шамамен 1000 мм және тереңдігі 300 мм. Мұнда ең жиі қолданылатын еңбек құралдары мен заттары орналасып, негізгі жұмыс орындалады. Максималды жұмыс аймағыкөлденең жазықтықта адамның толық созылған қолының саусақтарының ұштарымен белгіленген қиял доғасымен шектеледі. Бұл аймақта (жұмысшы қолдарын созып әрекет етеді) сирек қолданылатын еңбек құралдары орналасады. Өзара қабаттасатын аймақ (2 қол үшін) алдыңғы жағынан шамамен 1500 мм және тереңдігі 500 мм доғамен анықталады. Әдетте, кестенің өлшемдері максималды қол жеткізу аймағынан сәл үлкенірек болады. Тік жазықтықта 5 аймақ бар:- төменгі ыңғайсыз аймақ (еденнен 750 мм дейін); төменгісі ыңғайлы емес (751-ден 925 мм-ге дейін); ыңғайлы (925-тен 1675 мм-ге дейін); жоғарғы жағы азырақ ыңғайлы (1675-тен 1925 мм-ге дейін); жоғарғы жағы ыңғайсыз (1925 мм және одан жоғары).
- жұмыс орны еркін және ыңғайлы болды; жұмыс позасы түзу қалыпты қамтамасыз етті (денені тек алға қарай еңкейтуге және 10-15 градустан аспауға болады); орындықтың орны биіктігі бойынша реттелетін болды, ал аяқ тірегі қажет болды;
- үстелдің жұмыс бетінде қажетсіз ештеңе болмауы керек; Әрбір зат пен еңбек құралының өз орны болуы керек, өйткені олардың ретсіз орналасуы қажетсіз қозғалыс пен уақытты тудырады. Шетелдік тәжірибеде «еркін үстел» заңы қолданылады: үстелде қажетті құжаттар мен еңбек құралдары бар бір ғана жұмыс болуы мүмкін, қалғанының бәрі үстелдің ішінде болуы керек; кеңсе керек-жарақтары (қарындаштар, қаламдар, қыстырғыштар және т.б.) арнайы бөлгіштері бар үстел жәшігінде сақталуы керек; байланыс технологиясының барлық құралдары (телефон, факс және т.б.) жұмыс істеу үшін оң қолыңызды бос қалдырып, сол қолыңызбен пайдалана алатындай етіп сол жақта немесе арнайы стендте орналастырылуы керек; басқарушы жұмыс істейтін құжаттар олардың көрінуін қамтамасыз ететін жерде орналастырылған, өңделген құжаттар үшін қорапта арнайы науалар немесе бөлімдер болғаны жөн; құжаттар мен жұмыс құралдары жұмыстың ең жақсы реттілігін қамтамасыз ететіндей етіп орналастырылған; Көшбасшының қозғалысы оңтайлы болуы керек, яғни шығындар, уақыт және күш тұрғысынан қысқа және үнемді болуы керек.
8.3.Ортобиоз, ортобиоз компоненттері: релаксация, рекреация, катарсис
Ортобиотиктерадамдардың өз денсаулығын сақтау және оларды өмірдегі оптимизмге толтыру технологиясын зерттейтін ғылым. Ортобиотиканың негізін салушы И.И.Мечников «Өзіне қамқорлық» ғылымын жасады. Ортобиотика негіздерін ағылшын ойшылы Джек Лаббок «Табыс және өмірдің қуаныштары» атты кітабында баяндаған, онда ғылымның шынайы даңқы оның өрісінің кеңдігінде, топырақтың құнарлылығында ғана емес дейді. немесе оның табиғатының сұлулығымен, бірақ халықтың моральдық және психикалық деңгейінің биіктігінде. «Ортобиотика» термині латын тілінен аударғанда «ең жақсы» дегенді білдіретін «оптимизм» сөзінен шыққан. Ортобиотиктердің негізі ортобиоз - ақылға қонымды өмір салты. Ортобиоз- бұл адамның ұзақ, ұзақ және күшті қарттыққа жету үшін дамуын қамтамасыз ету, соңғы кезеңде өмірге қаныққандық сезімін және өлімге деген кішіпейіл құштарлықты қалыптастыруға әкеледі. Ортобиоз «денсаулық» ұғымын үш компоненттің бірлігі ретінде қарастырады:- физикалық денсаулық; психикалық денсаулық; моральдық денсаулық.
- денеңізге күтім жасау; организмнің өмір сүру жағдайларын жеке таңдауды сақтау; өмірге және адамдарға деген қызығушылықты тұрақты, саналы түрде өзектендіру.
- жұмыс уақытын ұйымдастырудың эргономикалық талаптарын сақтау; қалыпты экологиялық ортаны қамтамасыз ету; диетаны сақтау; ақыл-ой және дене еңбегінің ауысуы; қуанышпен профилактикаға жүгіну.
- қарым-қатынастың моральдық нормаларын және әдептілік ережелерін сақтау; кемшіліктерге төзімділік; басқаларға құрметпен қарау.
Бақылау сұрақтары
Басшының жұмыс уақытын ұтымды пайдаланудың маңызды шарты жеке жұмысын жоспарлау болып табылады. Жеке жұмыс жоспарында менеджер анықтайды:
- ұйым алдында тұрған қиындықтар;
- шешуді қажет ететін мәселелер;
- қажетті ақпараттық материалдарды дайындайтын лауазымды тұлғалар;
- белгілі бір мәселелерді аяқтау мерзімдері.
Басшы өзі шешетін міндеттердің мазмұны, орындау тәртібі, күш-жігерді үйлестіру және бақылау жүйесі жеке тұжырымдалған.
Мұндай жоспарды құру қиын емес. Ең бастысы - жеке орындаушылардың өзара әрекетін және сыртқы ортадағы басқа ұйымдармен қарым-қатынасын ұйымдастыру, мәселелерді шешуге қатысу формасын дұрыс таңдау.
Жоспар құжаттармен жұмыс істеу, келушілерді қабылдау, құрылымдық бөлімшелерде болу, акционерлер мен еңбек ұжымының жиналыстарына қатысу, бағынысты қызметкерлермен жиналыстар өткізу және т.б. уақыттарын нақты анықтауы керек. Мұндай жоспарды әзірлеу қызметкерлер үшін қалыпты жұмыс ырғағын жасайды басқарушы персонал, тапсырмалардың ретін қамтамасыз етеді және шығармашылық жұмысқа, жаңашылдыққа және біліктілікті арттыруға уақытты бөлуге мүмкіндік береді. Мұнда менеджер стратегиялық мәселелерді сауатты және белсенді түрде тұжырымдап, шеше алады және өнімді жұмыс істей алады.
Егер басшының жеке жұмыс жоспары болмаса, ұйым ұжымында жүйкелік жағдайлар туындайды, бұл мәселелердің сапасыз шешілуіне, психологиялық күйзелістің жоғарылауына және басқару жұмысының тиімділігінің төмендеуіне әкеледі.
Менеджердің жеке жұмыс жоспары әртүрлі уақыт шеңберлерінен тұрады:
- ұзақ мерзімді – жыл, тоқсан;
- орта мерзімді – ай;
- қысқа мерзімді - апта, күн.
Жоспар жұмыстың аяқталу мерзімін және оған қажетті уақытты нақты анықтайды. Менеджер жеке орындайтын жұмыс
мерзімді, қайталанатын және кенеттен болып бөлінеді.
Мерзімді жұмыс күн сайын, апта сайын, ай сайын белгілі бір ырғақпен қайталанады. Бұл жұмыстың келесі түрлері:
- құжаттармен жұмыс;
- кездесулер;
- ұйымның мамандары мен қызметкерлерін қабылдау;
- келушілерді қабылдау;
- бөлімдерде жұмыс істеу.
Мерзімді жұмыстарды орындау уақыты дәл анықталуы керек.
Қайталанатын жұмысқа іссапарлар, тренингтер, кездесулер және басқа ұйымдарға бару кіреді. Оларды жүзеге асыруға кететін уақыт та нақты жоспарланған.
Кенеттен пайда болатын жұмысты жоспарда болжау мүмкін емес. Ол үшін жоспарда оларды жүзеге асыру үшін уақыт резервін жобалау қажет, ал егер ол жеткіліксіз болса, онда жоспарланған жұмысқа жұмсалатын уақытты қысқарту, оны басқа уақытқа ауыстыру немесе оларды орындауды тапсыру қажет. басқару аппаратының жауапты қызметкеріне.
Жеке жұмысты жоспарлау тек жұмысқа тапсырыс беру ретінде қарастырылмауы керек. Мұнда оларды өндіру уақытын, басталу және аяқталу мерзімін анықтау маңызды. Бұл ретте алдағы жұмыстардың барлық түрлерін есепке алу, жұмысқа қажетті уақытты жалпы жұмыс уақытының бюджетіндегі жоспарланған уақыт қорымен салыстыру қажет.
Жоспарды құрастырғаннан кейін оны орындауда шеберлік пен табандылық таныту, басқа басқару деңгейлерінің жоспарлардың орындалуына қажетті бақылауды қамтамасыз ету қажет.
Орындаушылардың жеке жұмыс жоспары мен тапсырмаларын орындауын бақылау жүйелі және жүйелі болуы керек. Бұл басшының өзін және оның қарамағындағыларды тәртіпке келтіреді, жұмыс уақытын тиімді пайдалануға ықпал етеді, ұйымды басқару сапасын арттырады.
Менеджердің жеке жұмысын жедел жоспарлау апта сайын жүргізіледі. Бұл бүгінгі және ертеңгі жоспар. Мұндай жоспарда белгілі бір уақыт аралығында тез арада шешілуі тиіс мәселелердің «тақырыптық» тізімі бар.
Операциялық жоспарлауды жеңілдету үшін менеджер роботтық кестені жасайды. Ол нақты жұмыс уақытының кестесін белгілейді (күн, апта).
Басшының жұмыс жоспарлары мен кестелері жоғары басшылықтың жоспарларымен және кестелерімен үйлестірілуі тиіс және өз кезегінде төменгі деңгейдегі басқару жоспарларын немесе бағыныштылардың жеке жоспарларын әзірлеуге негіз болуы керек.