Forskriften om en avdeling (tjeneste) til en bedrift (organisasjon) er et dokument som regulerer aktivitetene til hver avdeling, som gjenspeiler dens interne organisasjon (struktur) og stedet for avdelingen (tjenesten), dens rolle i systemet (organisasjonsstruktur). av foretaket) av foretaket. Basert på Forskrift om virksomhetens avdeling (tjeneste) organiseres virksomheten, resultatene av aktivitetene vurderes, og bemanningsplanen for denne avdelingen (tjenesten), stillingsbeskrivelser osv. utarbeides.
Forskriften om avdelingen (tjenesten) utvikles av avdelingslederen (tjenesten). Dette tar hensyn til spesifikasjonene til en gitt virksomhet, særegenhetene ved arbeidsorganisasjon og ledelse ved en gitt virksomhet, innholdet og funksjonene som utføres av avdelingen (tjenesten).
Forskriften om enhver avdeling (tjeneste) skal bestå av følgende paragrafer:
- generelle bestemmelser - som indikerer det nøyaktige navnet på avdelingen (tjenesten), dens plass i organisasjonsstrukturen til bedriften, i hvis direkte underordning denne avdelingen (tjenesten) er lokalisert, som administrerer avdelingen (tjenesten), samt en liste over de viktigste regulerings- og instruksjonsmateriell som avdelingen (tjenesten) må veiledes i sin virksomhet;
- hovedoppgaver - denne delen bør inneholde formuleringen av hovedoppgavene (aktivitetsområder) til avdelingen (tjenesten);
- struktur og stab - som angir den interne strukturen til avdelingen (tjenesten), en liste over interne divisjoner som er inkludert i avdelingen (tjenesten), og prosedyren for fordeling av ansvar mellom avdelinger og ansatte i avdelingen (tjeneste);
- funksjoner - må inneholde en omfattende beskrivelse av aktivitetene til denne avdelingen (tjenesten) og graden av uavhengighet til avdelingen (tjenesten) når det gjelder å løse visse problemer;
- forhold til andre avdelinger - som definerer forholdet mellom avdelinger (tjenester) i virksomheten i løpet av aktiviteter, gjensidig ansvar, gjenspeiler egenskapene til innkommende og utgående dokumentasjon (planlegging, rapportering, analytisk, etc.), timingen og prosedyren for innsending og utførelse av slik dokumentasjon;
- ansvar - indikerer en liste over ansvar for avdelingen (tjenesten), dens ansatte, som de må utføre for å oppnå oppgavene som er definert for denne strukturen;
- rettigheter - må inneholde en liste over rettigheter gitt til leder og ansatte ved avdelingen (tjenesten), som er nødvendige for at de skal kunne implementere funksjonene som er tildelt avdelingen (tjenesten);
- ansvar - denne delen gjenspeiler egenskapene til hovedstillingene som avdelingslederen (tjenesten) og ansatte er ansvarlige for gjennomføringen av oppgavene som er tildelt avdelingen (tjenesten), for nøyaktigheten av dataene spesifisert i dokumentasjonen utarbeidet av avdelingen (tjenesten), for tilstanden til arbeidsdisiplin og etc.
Reglene om virksomhetens avdeling (tjeneste) må avtales med lederne for de avdelingene (tjenestene) som denne avdelingen (tjenesten) samhandler med, den juridiske tjenesten (juridisk rådgiver) og deretter forelegges for godkjenning til lederen for virksomheten. bedriften. Grunnlaget for å gjøre endringer i forskriften om en avdeling (tjeneste) i en virksomhet er pålegg fra virksomhetsleder.
Etter godkjenning oppbevares en kopi av forskriften om avdelingen (tjenesten) av avdelingslederen (tjenesten), og den andre - i personalavdelingen (personellforvaltningstjenesten).
I store organisasjoner kan det opprettes en spesiell strukturell enhet - et arkiv - for sentralisert lagring av dokumenter. Virksomheten er regulert av organisasjonens arkivreglement, som kan se slik ut.
JEG GODKJENT
REGLER OM ARKIVET TIL JSC "Protector"
1. Generelle bestemmelser
1.2. Dokumenter fra foretaket som har historisk, vitenskapelig, sosial, økonomisk og politisk betydning utgjør den statlige delen av Den russiske føderasjonens arkivfond, er statens eiendom og er gjenstand for permanent lagring i statsarkivene til Den russiske føderasjonen. Før de overføres til statlig oppbevaring, lagres disse dokumentene midlertidig hos Foretaket.
1.3. For tap og skade på dokumenter fra den russiske føderasjonens arkivfond er selskapet ansvarlig i samsvar med gjeldende lovgivning.
1.4. Ved Enterprise opprettes et arkiv for lagring av dokumenter fra Arkivfondet i Den russiske føderasjonen og dokumenter for praktiske formål fullført med papirarbeid, deres valg, regnskap, bruk og forberedelse for overføring til statlig lagring.
1.5. Foretakets arkiv er i sitt arbeid veiledet av forskriften om avdeling (avdeling, gruppe) for dokumentasjonsstøtte, bestillinger, instrukser, Standardinstruks for kontorarbeid og Virksomhetens arkivarbeid og denne forskriften.
1.6. Foretaksarkivet arbeider etter planer godkjent av leder for dokumentasjonsstøtteavdelingen (avdelingen), og rapporterer til ham i sitt arbeid.
2. Sammensetning av arkivdokumenter
Arkivet mottar:
Dokumenter utfylt av papirarbeid for permanent lagring, generert i virksomheten til avdelinger og andre strukturelle divisjoner i bedriften, dokumenter med en midlertidig (over 10 år) lagringsperiode, nødvendig i praktiske aktiviteter; personell dokumenter;
Offisielle og avdelingspublikasjoner;
Vitenskapelig referanseapparat (SRA) for arkivdokumenter, som inkluderer oppslagsverk om regnskap og vedlikehold av fondet, opprettet i arkivforvaltningen og arkivet til Foretaket. Hoveddelen av NSA er arkivoppslagsverk om sammensetning og innhold av dokumenter: saksfortegnelser, kartoteker, kartoteker (hvis saksfortegnelsene er komplekse i struktur og innhold, så sammenstilles det kartoteker for dem. Indekser kan være tematiske, nominelle , geografiske, kronologiske osv. Begreper som inngår i indeksene, skal ha lenker til tilsvarende saksnummer), historisk informasjon (de inneholder opplysninger om arkivets skaper, om selve arkivet og egenskapene til dokumentene som er lagret i arkivet ). Disse arkivoppslagsbøkene er supplert med informasjonsbrev, attester om dokumenters sammensetning og innhold mv.
3. Arkivets oppgaver og funksjoner
3.1. Hovedmålene med arkivet er:
Utfylling av dokumenter, hvis sammensetning er fastsatt i § 2 i denne forskriften;
Regnskap, ivaretakelse av sikkerhet, lage referansedokumenter, bruke dokumenter lagret i arkivet;
Forberedelse og rettidig overføring av dokumenter fra den russiske føderasjonens arkivfond for statlig lagring;
Utøve kontroll over opprettelse og registrering av saker i journalføringen til Foretaket.
3.2. I samsvar med oppgavene som er tildelt det, utfører arkivet følgende funksjoner:
Aksepterer (senest 3 år etter fullført kontorarbeid), registrerer og lagrer dokumenter fra avdelinger og andre strukturelle enheter i bedriften;
Utvikler og koordinerer med de relevante statlige arkivplanene for innsending av inventar for vurdering av ekspertverifikasjonskommisjonen (EPC) til statsarkivet og overføre dokumenter fra Arkivfondet i Den russiske føderasjonen for statlig lagring;
Sammenstiller og sender (senest 2 år etter fullført kontorarbeid) årlige deler av varebeholdninger av permanent lagring og personellregistreringer for vurdering av ekspertkommisjonen (EC) i bedriften;
Holder opptegnelser og sikrer fullstendig sikkerhet for vesker som godtas for lagring;
Oppretter, fyller på, forbedrer referansedokumentet for filer og dokumenter som er lagret i arkivet; sikrer dens kontinuitet med NSA for det tilsvarende statsarkivet;
Organiserer bruken av dokumenter (informerer ledelsen og ansatte i bedriften om sammensetningen og innholdet av arkivdokumenter; utsteder filer, dokumenter eller kopier av dokumenter, arkivsertifikater på foreskrevet måte, oppfyller forespørsler fra organisasjoner, søknader fra innbyggere angående etableringen av ansiennitet og andre spørsmål av sosio-juridisk karakter);
Fører journal over bruken av dokumenter som er lagret i arkivet;
Gjennomfører en undersøkelse av verdien av dokumenter som er lagret i arkivet;
Deltar i arbeidet til Enterprises EC;
Overvåker riktigheten av dannelsen og registreringen av saker i kontorarbeid, samt forberedelse av saker for overføring til arkivet;
Deltar i aktiviteter for å forbedre kvalifikasjonene til ansatte i bedriftens kontoradministrasjonstjeneste;
Sender årlig til det relevante statsarkivet informasjon om sammensetningen og volumet av dokumenter i foreskrevet form;
Forbereder og, i samsvar med den etablerte prosedyren, overfører for lagring til de aktuelle statlige arkivdokumentene til Arkivfondet i Den russiske føderasjonen.
4. Arkivrettigheter
For å utføre de tildelte oppgavene og funksjonene har arkivet rett til:
Overvåke implementeringen av etablerte regler for arbeid med dokumenter i avdelinger og andre strukturelle enheter i bedriften;
Be om informasjon fra avdelinger og andre strukturelle enheter som er nødvendig for driften av arkivet, under hensyntagen til å sikre oppfyllelsen av alle oppgaver og funksjoner som er tildelt arkivet.
5. Ansvar
Arkivet har ansvar for:
Bevaring av dokumenter fra den russiske føderasjonens arkivfond;
Korrekthet av dokumentasjon;
Rettidig overføring av dokumenter fra den russiske føderasjonens arkivfond til statlig lagring.
Hode arkiv Signatur M. S. Tatishchev
"Håndbok for personelloffiserer" (praktiske anbefalinger redigert av G. Yu. Kasyanova).
Det er upersonlig av natur og meddeles arbeidstakeren mot kvittering ved inngåelse av arbeidsavtale, flytting til annen stilling, samt under midlertidig utførelse av verv i stillingen. Når det gjelder forskriften om avdelingen, vil det i dette tilfellet også være tilrådelig å utvikle den av HR-avdelingen sammen med lederen for strukturenheten, samtidig som den koordineres med den juridiske avdelingen (juridisk konsulent) i organisasjonen. Lovverket inneholder således ikke spesifikke krav ved utvikling av forskrift om avdelinger og stillingsbeskrivelser. Ut fra praksis kan vi imidlertid konkludere med at forskrifter om avdelinger og stillingsbeskrivelser for ansatte ved denne avdelingen som regel utvikles av personalavdelingen sammen med leder for strukturenheten.
Regelverk som et organisatorisk og juridisk dokument
- Juridisk støtte for virksomheten til virksomheten, juridisk beskyttelse av dets rettigheter og interesser;
- Effektiv bruk av juridiske instrumenter for å styrke bedriftens finansielle stilling, øke arbeidsproduktiviteten og forbedre den økonomiske ytelsen til arbeidet. Hjelp Listen over oppgaver spesifisert i forskriften om arbeidsvernavdelingen kan for eksempel inneholde følgende:
- Sikre sikkerhet og arbeidsbeskyttelse ved bedriften;
- Overvåke overholdelse av arbeidsbeskyttelseskrav og standarder etablert på statlig og industrinivå;
- Forebygging og forebygging av brudd på kravene til arbeidsbeskyttelse;
Hvorfor utarbeide forskrifter om avdelingen?
- utarbeidelse av produksjon (mottak og utarbeidelse av prosjektdokumentasjon, innhenting av tillatelser for arbeid, etc.);
- rettidig forberedelse og utstedelse av arbeidsdokumentasjon;
- implementering av teknisk og teknologisk tilsyn med produksjonsprosesser.
Funksjonaliteten beskrevet i forskriften om salgsavdelingen kan omfatte:
- analyse, prognose og utarbeidelse av salgsplaner;
- deltakelse i markedsforskning og utvikling av prispolitikk;
- kontroll av inventar lagret på lageret.
Avsnittet "Lederens rettigheter" i avdelingsreglementet inneholder en liste over fullmakter som er tillagt avdelingslederen slik at han effektivt kan utføre sine plikter og sikre en effektiv funksjon av avdelingen som er betrodd ham.
Hvordan utvikle en avdelingsforskrift
Avsnittene "Rettigheter og ansvar", "Ansvar" definerer rettigheter og plikter til personell i forbindelse med funksjonene som er tildelt dem, fastsetter ansvaret til lederen for en strukturell enhet for arbeidet til HR-avdelingen og ansvaret til de ansatte i enheten i henhold til deres stillingsbeskrivelser Forskrift om strukturell enhet etter avtale med advokat, sammen med øvrige tjenestemenn, godkjennes av organisasjonsleder Forskrift om strukturelle inndelinger Forskrift om strukturelle inndelinger er ikke et obligatorisk dokument iht. arbeidslovgivning, men det er de som fastsetter fordelingen av "roller" mellom divisjoner og ansatte innenfor en organisasjon.Krav til innholdet i forskriften kan bestemmes av interne dokumenter i organisasjonen (for eksempel en bedriftsstandard).
Hvem er ansvarlig for å utvikle avdelingsreglement og stillingsbeskrivelser?
Avsnittet "Enhetsfunksjoner og ansvarsfordeling" gjenspeiler: de viktigste handlingene eller typene arbeid som enheten utfører for å løse hovedoppgavene som er tildelt den; fordeling av funksjoner (ansvar) og ansvar mellom ansatte i enheten; stillingsansvar, personlige rettigheter og ansvar for enhetsleder i henhold til gjeldende lovverk (hvis nødvendig) Funksjoner er satt opp i rekkefølge etter viktighet eller prioritet for utførelse Forskriften om enheter tilsier som hovedregel at ansvaret for enhetens ansatte er etablert etter stillingsbeskrivelser 3.7.
Utvikling av forskrift om strukturelle inndelinger
Viktig
Forskriften om HR-avdelingen kan godkjennes på 2 måter: ved utstedelse av et administrativt dokument eller av en tjenestemann. Begge metodene har samme rettskraft. En forvaltningsakt utstedes som regel i tilfelle innføringen av den godkjente forskriften om HR-avdelingen krever ytterligere instrukser og avklaringer, og andre handlinger knyttet til anvendelsen (pkt.
52
Info
Instruks nr. 4). 7.3. Ikrafttredelse. Forskriften om personalavdelingen, med forbehold om godkjenning, får rettskraft først fra godkjenningsøyeblikket. Trinn 8. Godkjenning og registrering. Forskriften om personaltjenesten er et dokument som skal godkjennes av organisasjonens leder, og derfor skal det bære godkjenningsstempel.
Dette er nok, ingen tilleggsordrer trenger å gis for å gi dokumentet rettskraft.
I enhver organisasjon, enten det er en budsjettmessig eller kommersiell struktur, oppstår ofte spørsmålet om å avgrense ansvar ikke bare mellom ansatte, men også mellom strukturelle enheter. Forskriften om avdelingen svarer på spørsmålet om hvorfor denne divisjonen ble dannet i selskapet, hva dens mål, formål og rettigheter er.
Dette lar deg effektivisere arbeidet til hele virksomheten, løse uenigheter og bestemme ansvar. Om regelverket Til hvilket formål opprettes forskrifter om avdelingene i en virksomhet? Hovedmålet med dette dokumentet er å beskrive avdelingens plass (tjeneste, sektor) i selskapet, samt dens sammensetning, status og prosedyre for samhandling med eksterne og interne entreprenører.
Takket være en tydelig beskrivelse av mål, forstår de ansatte bedriftsstrategien og bidraget fra deres strukturelle enhet til generelle prestasjoner mye bedre.
På hvilket grunnlag er forskriften om avdelingen godkjent?
Kjære kolleger, Forskrift om personalavdelingen (HR-tjenesten) (heretter kalt forskrift om personalavdelingen) er kanskje det viktigste dokumentet i vårt arbeid. Tross alt regulerer dette dokumentet forholdet til avdelingen din med andre strukturelle enheter i organisasjonen, inneholder oppgaver, rettigheter, plikter og ansvar for HR-ansatte.
Merk følgende
Nå skal vi komponere den sammen, ved å følge algoritmen nedenfor. Vær oppmerksom på at ved å bruke prinsippene gitt i denne algoritmen, kan du lage en forskrift for enhver strukturell enhet, noe som betyr at du kan hjelpe dine kolleger - avdelingsledere - med å takle denne oppgaven.
Et svært viktig lokalt regulatorisk juridisk dokument, sammen med stillingsbeskrivelsen, er forskriften om den strukturelle enheten.
På hvilket grunnlag er forskriften om HR-avdelingen godkjent?
- Temaer:
- Kontorarbeid
- HR-journalhåndtering
Forskriften om avdelingen er en lokal forskriftslov som fastsetter status og funksjonalitet til den interne strukturelle enheten i organisasjonen. Disse dokumentene definerer også ansvarsområder, noe som gjør det lettere å håndtere ledelsesbeslutninger og overvåke implementeringen av dem.
Fra artikkelen vil du lære:
- hvilken type dokumenter refererer avdelingsforskriften til;
- hvem som utvikler regelverket for avdelingen;
- hvordan utvikle en avdelingsforskrift;
- hvordan godkjenne forskriftene til avdelingen.
Type intern organisatorisk og administrativ dokumentasjon - forskrifter på avdelingen Strukturen til enhver organisasjon inkluderer separate divisjoner, hvis funksjoner inkluderer styring av individuelle områder og typer aktiviteter.
På hvilket grunnlag er forskrift om separasjon godkjent?
Seksjoner i stillingsbeskrivelsen Uavhengig av utførelsesmåte, består stillingsbeskrivelsen som regel av følgende seksjoner: Seksjon "Generelle bestemmelser" I seksjonen "Generelle bestemmelser", angi:
- tittelen på stillingen i strengt samsvar med bemanningstabellen;
- krav til ansattes kvalifikasjoner;
- direkte underordning (for eksempel rapporterer en regnskapsfører direkte til regnskapssjefen);
- prosedyre for utnevnelse og oppsigelse;
- tilstedeværelse og sammensetning av underordnede;
- erstatningsprosedyre (hvem erstatter den ansatte under hans fravær og hvem han kan erstatte);
- en liste over dokumenter som en ansatt må følge i sin virksomhet.
På hvilket grunnlag er forskriften om avdelingen utarbeidet?
- Struktur og bemanningsnivåer;
- Underordning av avdelingen i hierarkiet til hele virksomheten;
- Samhandlingsskjema med andre strukturelle divisjoner i organisasjonen. I delen "Generelle bestemmelser" må du reflektere:
- fullt navn på denne strukturelle enheten;
- detaljer om dokumentet som avdelingen ble opprettet og opererer på grunnlag av;
- prosedyren for å opprette og avvikle en enhet;
- juridisk og administrativ plass til enheten i den hierarkiske strukturen til foretaket;
- en liste over dokumenter som leder og ansatte må følge i sin virksomhet;
- prosedyren for å tilsette og fjerne en leder fra en stilling.
En prøveforskrift om HR-avdelingen (fragment) presenteres nedenfor.
Men i dette tilfellet må bedriften først utvikle og godkjenne retningslinjer. De bør etablere enhetlige regler og krav, i samsvar med hvilke avdelinger skal kunne utarbeide og formalisere sine forskrifter om avdelinger. I dette tilfellet vil det være mulig å sikre enhetlighet i alle slike lokale forskrifter. Men ved beskrivelse av underordnede avdelinger i forskriften, definering av horisontale og vertikale sammenhenger og ansvarsområder, vil det likevel kreves et koordinert arbeid med involvering av representanter for andre avdelinger.
Generell veiledning i utviklingen av slike forskrifter utføres derfor som regel av foretakets leder eller hans stedfortreder, som er ansvarlig for administrative spørsmål.
Standard mal for forskrift om konstruksjonsenhet
Standard mal for forskrift om konstruksjonsenhet
Krav til innholdet i bestemmelsene kan bestemmes av interne dokumenter i organisasjonen (for eksempel en bedriftsstandard). Hvis bedriften ikke har slike dokumenter, kan du ved utvikling av regelverket bruke en standardmal for forskriften om konstruksjonsenheten (se tabell 1).
I alle fall, når du utvikler en forskrift, er det nødvendig å gå ut fra det faktum at den må indikere:
Plasser i strukturen til organisasjonen (uavhengig enhet eller del av en avdeling, ledelse, etc.),
- hvilke dokumenter følger den i sin virksomhet (føderale lover, charter, andre dokumenter fra foretaket),
- divisjonsstruktur,
- direkte leder for avdelingen,
- hovedoppgavene til enheten,
- funksjoner, rettigheter, ansvar for enheten.
Stillingen påtegnes av enhetsleder og godkjennes av organisasjonsleder.
Eksempel 1
La oss vurdere stadiene for å utvikle en forskrift om en strukturell enhet ved å bruke eksemplet med å utvikle en forskrift om personaltjenesten (se eksempel 2).
Forskrift om HR-tjenesten regulerer rekkefølgen på oppbygging og funksjon av virksomhetens HR-styringssystem. HR-tjenesteforskriften fastsetter:
Statusen til HR-avdelingen i den hierarkiske strukturen til selskapet;
- mål og mål for personaltjenesten;
- funksjoner til selskapets personaltjeneste;
- forhold mellom HR-avdelingen og andre avdelinger i selskapet;
- rettigheter og plikter til HR-ansatte.
Utviklingsstadier av forskrift om personaltjeneste
1. Først av alt er det nødvendig å studere standard og eksemplariske bestemmelser, samt tidligere eksisterende organisatoriske og juridiske dokumenter. Det er spesielt nyttig å studere standardprøver for de spesialistene som jobber i nyopprettede selskaper som ikke har tidligere gyldige dokumenter og ikke har noe å stole på i arbeidet. 2. Du bør også studere den organisatoriske og administrative dokumentasjonen til bedriften: konstituerende dokumenter, bemanning osv. Hensikten med denne fasen er å bestemme personaltjenestens plass i bedriften, ansvarsområder og myndighet. 3. Utarbeide et utkast til forskrift, fastsette dets struktur og innhold av paragrafer (se tabell 2). Tabell 1
4. Drøfting med bedriftsledelsen av forskriftsutkastet.
Hensikten med denne fasen er å klargjøre ledelsens mening om dokumentet som utvikles, dets formål og grunnleggende bestemmelser. Den viktigste forutsetningen for utvikling av en bedrifts HR-tjeneste er stillingen som toppledelse, siden det er umulig å regne med suksess dersom toppledelsen ikke anser problemet med personalledelse som en av bedriftens hovedprioriteringer. Lederne for ledende strukturelle avdelinger må også involveres i diskusjonen.
Ofte i bedrifter er det en situasjon hvor mellomledere ikke forstår omfanget av oppgaver og funksjoner til HR-tjenesten, siden de kun ser det som en avdeling hvis hovedoppgave er å gjennomføre HR-registreringer. Derfor vil deres deltakelse i å diskutere innholdet i Forskrift om personaltjenesten bidra til å endre eksisterende stereotypier og oppfatninger.
5. Koordinering og signering av dokumentet.
Forskriften må inneholde godkjenningsvisum fra lederne av strukturelle enheter som deltok i diskusjonen av dokumentet på utviklingsstadiet. Forskriften undertegnes av leder for HR-avdelingen og godkjennes av leder for virksomheten. Personalavdelingens ansatte skal være kjent med Forskriften mot underskrift.
Forskriften om avdelingen er en lokal forskriftslov som fastsetter status og funksjonalitet til den interne strukturelle enheten i organisasjonen. Disse dokumentene definerer også ansvarsområder, noe som gjør det lettere å håndtere ledelsesbeslutninger og overvåke implementeringen av dem.
Fra artikkelen vil du lære:
Type intern organisatorisk og administrativ dokumentasjon - forskrift om avdelingen
Strukturen til enhver organisasjon inkluderer separate enheter hvis funksjoner inkluderer å administrere individuelle områder og typer aktiviteter. For hver slik strukturell enhet (avdeling) setter bedriftsledelsen sine egne oppgaver og bestemmer sitt ansvarsområde. Men alle disse avdelingene som utgjør organisasjonen er sammenkoblet og er en del av en enkelt styrings- og produksjonsmekanisme. Virksomheten til hver av disse strukturelle divisjonene er regulert lokale forskrifter- forskrift om avdelingen.
Slike interne organisatoriske og administrative dokumenter er utviklet for alle strukturelle divisjoner i bedriften, inkludert avdelinger, arbeidsgrupper, tjenester, laboratorier og byråer. Forskriften om avdelingen bestemmer:
- prosedyren for å danne en enhet;
- juridisk og administrativ status i det generelle hierarkiet til foretaket;
- målene og målene han står overfor;
- funksjonell;
- horisontale og vertikale forhold med andre strukturelle inndelinger;
- ansvarsområde for både enheten som helhet og dens leder.
Ved å utvikle en avdelingsforskrift kan du spesifisere funksjonaliteten og oppgavene som utføres av avdelingen. Som et resultat, godkjenning av slike lar deg fordele funksjoner jevnt mellom avdelinger og eliminere deres duplisering.
Dette kommer alle til gode. Utøvere - leder og ansatte ved hver avdeling får en klar forståelse av avdelingens oppgaver og funksjoner, dens ansvarsområder. Ledelsen av virksomheten får på sin side muligheten til å spesifikt ta opp ledelsesbeslutninger og kontrollere implementeringen av dem.
Merk! Jo mer detaljerte funksjonene og oppgavene til avdelingen er beskrevet i forskriften, desto mer optimal vil fordelingen av ledelsens instrukser være og desto mer effektivt blir arbeidet til hele virksomheten som helhet.
Hvem utvikler regelverket for avdelingen?
- Organisering av primærregnskap og finansiell regnskap for virksomhetens økonomiske aktiviteter;
- Sikre den økonomiske virksomheten til bedriften;
- Overvåking av sikkerheten til eiendom, kontanter og andre materielle eiendeler, deres optimale bruk og overholdelse av økonomiregimet.
I forskriften om juridisk avdeling i avsnittet "Oppgaver" vil det være følgende punkter:
- Juridisk støtte for virksomheten til virksomheten, juridisk beskyttelse av dets rettigheter og interesser;
- Effektiv bruk av juridiske instrumenter for å styrke bedriftens finansielle stilling, øke arbeidsproduktiviteten og forbedre den økonomiske ytelsen til arbeidet.
Listen over oppgaver spesifisert i forskriften om arbeidsvernavdelingen kan for eksempel omfatte følgende:
- Sikre sikkerhet og arbeidsbeskyttelse ved bedriften;
- Overvåke overholdelse av arbeidsbeskyttelseskrav og standarder etablert på statlig og industrinivå;
- Forebygging og forebygging av brudd på kravene til arbeidsbeskyttelse;
- organiserer kontorarbeid på bedriften;
- introduserer nye teknologier for arbeid med dokumenter;
- sikrer kontroll med rettidig utførelse av dokumenter.
Når du utvikler forskrifter for informasjonsteknologiavdelingen, må delen "Funksjoner" inneholde:
- studere produksjon, administrative og organisatoriske aktiviteter til bedriften for å bestemme måter og muligheter prosessautomatisering;
- deltakelse i utviklingen av tekniske spesifikasjoner for å lage automatiserte kontrollsystemer;
- implementering av automatiserte kontrollsystemer, opplæring av ansatte, deltakelse i drift og vedlikehold.
De typer arbeid som ansatte ved avdelingen vil måtte utføre, beskrevet i forskrift om produksjon og teknisk avdeling, inkluderer for eksempel:
- utarbeidelse av produksjon (mottak og utarbeidelse av prosjektdokumentasjon, innhenting av tillatelser for arbeid, etc.);
- rettidig forberedelse og utstedelse av arbeidsdokumentasjon;
- implementering av teknisk og teknologisk tilsyn med produksjonsprosesser.
Funksjonaliteten beskrevet i forskriften om salgsavdelingen kan omfatte:
- analyse, prognose og utarbeidelse av salgsplaner;
- deltakelse i markedsforskning og utvikling av prispolitikk;
- kontroll av inventar lagret på lageret.
Seksjon "Lederens rettigheter" Forskriften om avdelingen inneholder en liste over fullmakter avdelingsleder slik at han effektivt kan utføre sine oppgaver og sikre en effektiv funksjon av avdelingen som er betrodd ham.
I avsnittet "Ansvar" er det nødvendig å fastsette alle typer disiplinært, administrativt og annet ansvar som er tillagt avdelingsleder ved utførelse av hans arbeidsoppgaver iht. stillingsbeskrivelse eller en arbeidsavtale.
Hvordan godkjenne forskriften til avdelingen
Etter at avdelingen har utarbeidet et utkast til forskrift om avdelingen, må dokumentet avtales med de avdelingene det har etablert samhandling med. I tillegg bør personell, personell og juridiske tjenester være kjent med prosjektet.
Dette er nødvendig for å eliminere unøyaktigheter i ordlyden og unngå duplisering av funksjoner. Advokater vil i tillegg sjekke regelverket på avdelingen og for samsvar med normene i gjeldende lover. Standard kontroll av situasjonen kan også utføres av tjenesten kontorarbeid. Dette må også sjekkes fordi mangelen på obligatorisk detaljer kan gjøre dokumentet ugyldig. En ordre som godkjenner avdelingens forskrifter utstedes først etter at alle godkjenningsvisum er mottatt.
1. Generelle bestemmelser
1.1. Avdelingen _____________________ er en uavhengig strukturell avdeling av selskapet.
1.2. ____________________-avdelingen dannes etter ordre fra direktøren (beslutning fra grunnleggeren) av selskapet.
1.3. _________________-avdelingen avvikles etter ordre fra direktøren (beslutning fra grunnleggeren) i selskapet.
1.4. ____________________ avdelingen ledes av ________________________________, som utnevnes av direktøren i selskapet og rapporterer direkte til direktøren i selskapet.
1.5. Ansatte ved _________________ avdelingen tilsettes av _________________ etter innstilling fra __________________________.
1.6. Avdeling __________________________ i sin virksomhet ledes av:
Gjeldende lov- og reguleringsakter;
Charter for organisasjonen;
Denne bestemmelsen;
________________________
1.7. Under fravær av avdelingsansatte (forretningsreise, sykdom, ferie, etc.), utføres deres plikter av personer som er utnevnt i samsvar med den etablerte prosedyren, som tilegner seg de tilsvarende rettighetene og pliktene og er ansvarlige for feilaktig utførelse av pliktene sine.
1.9. Grunnleggende begreper brukt i denne bestemmelsen:
2. Avdelingsstruktur
2.1 Strukturen og antall avdelinger ____________________ bestemmes av direktøren i selskapet ved pålegg etter avtale (innlevering) av ________________________________.
2.2. Avdeling ______________________________ inkluderer følgende strukturelle inndelinger:
Samtidig omfatter strukturenheten __________________________________ ansatte som innehar stillinger ________________________________, og strukturenheten __________________________________ inkluderer ansatte som innehar stillinger ________________________________________________.
2.3. Ansvarsfordelingen til avdelingsansatte og godkjenning av deres stillingsbeskrivelser utføres av _______________________________ etter avtale med direktøren i selskapet, ___________________________.
3. Avdelingens oppgaver og funksjoner __________________________
3.1. Avdelingsoppgaver:
3.2. Avdelingsfunksjoner:
4. Avdelingsrettigheter __________________:
4.1. Gi ansatte ved avdelingen(e) ___________________ instruks om problemstillinger innenfor avdelingens kompetanse ___________________________________, i henhold til deres stillingsbeskrivelser.
4.2. Delta på bedriftsmøter, blant annet i saker innenfor avdelingens kompetanse.
4.3. Forespørsel fra andre strukturelle avdelinger av selskapet informasjon, dokumenter og materialer knyttet til aktivitetene til avdelingen og som er nødvendige for riktig utførelse av dens funksjoner.
4.4. Føre korrespondanse med statlige og lokale myndigheter, med andre strukturelle avdelinger i selskapet og med andre selskaper om saker innenfor avdelingens kompetanse og som ikke krever godkjenning fra selskapets ledelse.
4.5. Representere på vegne av selskapet i forhold til statlige myndigheter og lokale myndigheter, med andre selskaper i saker innenfor avdelingens kompetanse og som ikke krever godkjenning fra selskapets ledelse.
4.6. Gjør deg kjent med utkast til forvaltningsvedtak vedrørende avdelingens arbeid.
4.7. Godkjenning av følgende dokumenter utviklet av selskapet:
4.8. Send inn forslag til forbedring av avdelingens arbeid, ideer om anvendelse av insentiver og straffer til avdelingsansatte for behandling av ledelsen.
4.9. _____________________________________________________.
5. Forhold til bedriftens avdelinger
For å implementere de tildelte oppgavene og utføre funksjonene, samhandler __________________avdelingen med de strukturelle divisjonene i selskapet om følgende spørsmål:
5.1. Med en strukturell enhet (divisjon, sektor, ledelse, avdeling) __________________ - om saker:
5.2. Med en strukturell enhet (divisjon, sektor, ledelse, avdeling) __________________ - om saker:
Kvitteringer _________________________________,
Gir ______________________________,
-____________________________________________.
5.3. Fra __________________________ - for spørsmål:
(Jobbtittel)
Kvitteringer _________________________________,
Gir ______________________________,
-____________________________________________.
5.4. Fra __________________________ - for spørsmål:
(Jobbtittel)
Kvitteringer _________________________________,
Gir ______________________________,
-____________________________________________.
6. Ansvar
6.1. Ansvaret for utilbørlig utførelse av oppgavene til ____________________ avdelingen ligger hos leder (sjefspesialist) for avdelingen.
6.2. Ansvarsgraden til andre ansatte fastsettes av stillingsbeskrivelser.
6.3. Leder (sjefspesialist) for avdelingen ________________________, samt de ansatte ved denne avdelingen, er ansvarlige for:
Gi ledelsen og strukturelle avdelinger i selskapet unøyaktig informasjon om avdelingens arbeid og innenfor avdelingens kompetanse,
gi statlige myndigheter, lokale myndigheter og andre selskaper falsk informasjon om avdelingens og selskapets arbeid og informasjon innenfor avdelingens kompetanse,
Urettferdig utførelse av offisielle oppgaver,
Brudd på produksjons- og arbeidsdisiplin,
Manglende overholdelse av charteret, lokale forskrifter for selskapet og stillingsbeskrivelser,
Unnlatelse av å ivareta sikkerheten til eiendom som er betrodd _________________________ avdelingen,
- ______________________________________________________________.
Reproduksjon av dette materialet er ikke tillatt.