Informasjonsbrev om selskapets virksomhet. Brev om tilbud om samarbeid: prøve, eksempel Deltakelse på utstillinger av B2B-bedrifter

Vi vil fortelle deg i denne artikkelen hvordan du korrekt komponerer et brev med forslag til samarbeid slik at det interesserer mottakeren. Du kan laste ned et eksempel på et kommersielt samarbeidsbrev skrevet av eksperter.

Last ned dette nyttige dokumentet:

Når du skriver et invitasjonsbrev til samarbeid

De samhandler oftest med organisasjonens forretningspartnere gjennom forretningskorrespondanse. Hoveddelen av dokumentflyten består av ulike typer brev som inneholder instruksjoner, forslag, forespørsler og til og med krav. Et brev om partnerskap og samarbeid er et utvalg av forretningskorrespondanse som så vidt har begynt. Det skrives til en annen organisasjon som yter tjenester eller produserer produkter som er av interesse for avsenderen av brevet.

Et forretningsbrev om samarbeid, en prøve, er utarbeidet som en invitasjon til et gjensidig fordelaktig partnerskap, dets formål er å interessere adressaten og vise fordelene med forretningssamhandlingen foreslått av avsenderen. Det forutsettes at opplysningene i brevet vil danne grunnlag for inngåelse av en transaksjon eller samarbeidsavtale.

Et eksempel på kommersielt samarbeidsbrev utarbeides når:

• det er nødvendig å interessere potensielle kunder og kjøpere i produktene produsert av selskapet;
• det er nødvendig for å tiltrekke seg ytterligere kapasitet eller utvide produksjonen ved å fusjonere med et annet selskap;
• sjekk i tillegg markedsføringspolitikken som følges av selskapet og sørg for at produktene som produseres er relevante og at prisen samsvarer med utvalget som er rådende i markedet for varer og tjenester.

I noen tilfeller vil en invitasjon til å samarbeide måtte skrives til en tidligere kunde eller partner, i forhold til hvem det var en lang pause og samhandling med hvem opphørte, selv om den ikke ble brutt.

For å komponere og formatere ethvert forretningsbrev riktig, bruk en spesiell designer fra ekspertene i magasinet Secretary's Handbook.

Bruk konstruktøren nå

Hvem skriver et samarbeidsbrev mellom bedrifter

Innholdet i brevet, som bør være av interesse for motparten, er ment for spesialister. Teksten kan inneholde spesialiserte termer eller informasjon som er forståelig og av interesse for fagfolk i bransjen. Derfor er det tilrådelig hvis det første prøvebrevet med forslag til samarbeid er utarbeidet av en ledende spesialist som overvåker dette området i avsenderselskapet.

Deretter vil vanlige utøvere, inkludert sekretæren, ved hjelp av ferdige prøver kunne utarbeide slike brev.

Men lederen kan i utgangspunktet gi sekretæren beskjed om å utarbeide et eksempel på et kommersielt samarbeidsbrev. Tross alt er sekretæren som regel godt kjent med produktene eller varene som tilbys av selskapet, har en ide om produksjonsspesifikasjonene, etc. Men selv i dette tilfellet må forfatteren forberede seg og til og med før du skriver et eksempel på samarbeidsbrev, rådfør deg med selskapets relevante spesialister.

Den ansatte som skal utarbeide det offisielle samarbeidsbrevet må ha kunnskap, inkludert:

• om utvalget av produkter produsert av selskapet og tjenestene som tilbys, deres fordeler sammenlignet med de som tilbys av resten av markedet;
• om hvor mye og hva slags fordeler selskapet er klar til å gi faste partnere fordeler, rabatter og utsatte betalinger;
• om selskapets lovende utvikling som kan være av interesse for en potensiell partner;
• om fordelene som adressaten vil motta som følge av å gå sammen om å produsere produkter eller levere tjenester med avsenderselskapet.

Hvordan skrive et samarbeidsbrev

Det skal utarbeides samarbeidsbrev i henhold til gjeldende GOST R 7.0.97-2016. Standarden lister opp designkravene og spesifiserer detaljene som skal fylles ut.

Avsenderens kontaktinformasjon er angitt i begynnelsen. For å utarbeide et samarbeidsbrev, bruk et firmaskjema, i overskriften som all nødvendig bakgrunnsinformasjon allerede er fylt ut.

Strukturen i et samarbeidsbrev:

• Emne.
• Anke.
• Introduksjon;
• Hoveddelen av brevet er et forslag til gjensidig fordelaktig samarbeid.
• Applikasjoner.

I emnelinjen til brevet er det bedre å indikere ikke bare at dette er et forslag til samarbeid, men også spørsmålet som samarbeidet er planlagt om. Et eksempelbrev til en leverandør om samarbeid kan således inneholde følgende emneordlyd: « Om samarbeid om vanlige engrosforsyninger" For eksempel kan emnelinjen si: " Om samarbeid om saken:

• ... levering av varer, levering av tjenester»;
• ... salg av varer";
• ... om felles deltakelse i utviklingen av innovative produkter."

Etter å ha blitt kjent med emnet der et spesifikt spørsmål om samarbeid er indikert, vil adressaten umiddelbart forstå at brevet ikke er en tilfeldig reklamekampanje og inneholder et virkelig viktig og interessant kommersielt forslag som direkte angår ham.

Siden dette samarbeidsbrevet må inneholde en appell til en bestemt person - lederen av adressatens selskap. Å finne ut hans navn og patronym vil ikke være vanskelig hvis adressen og navnet på organisasjonen er kjent.

Innledningen bør inneholde et eksempelbrev til partnere om samarbeid. Denne delen inneholder kort informasjon om virksomheten til forgiftningsselskapet og begrunnelsen for behovet for samhandling. Den skal fortelle om avsenderselskapet, dets profesjonelle prestasjoner, varene og tjenestene det tilbyr, og hvorfor det valgte mottakerselskapet som sin forretningspartner. Hvis avsenderen tilbyr produktet sitt, må du snakke om dets fordeler fremfor andre lignende produkter/tjenester.

Hoveddelen av brevet beskriver essensen av forslaget om samarbeid. Denne delen angir spesifikt hva avsenderen tilbyr og hvorfor dette tilbudet er fordelaktig for mottakeren. Som regel gir de en beskrivelse av fordelene selskapet gir til faste samarbeidspartnere, snakker om spesielle forhold og fordeler som gjelder for en bestemt kunde eller klient.

Teksten i denne delen skal være motiverende, ikke fortellende, og leseren skal ikke få inntrykk av at en tjeneste blir pålagt ham. For å gjøre informasjonen bedre oppfattet, er det bedre å dele opp voluminøs tekst i meningsfulle avsnittsblokker.

applikasjoner- ikke en obligatorisk del av samarbeidsbrevet. Avhengig av situasjonen kan annonsebrosjyrer, utkast til samarbeidsavtale eller andre dokumenter og beregninger som bekrefter gjensidig økonomisk fordel vedlegges et slikt brev.

Eksempelbrev med forslag til samarbeid

Last ned eksempel

Et brev med tilbud om samarbeid avsluttes med ønsker om suksess og underskrift fra lederen av selskapet. Den forutsetter ikke at adressaten nødvendigvis vil svare på den.

Hvordan skrive et brev som blir lest til slutten , Anton Krasnobabtsev, trener-konsulent, administrerende partner i KEY SOLUTIONS, ekspert i magasinet Secretary's Directory, vil fortelle deg.

Du: Vi har vært på markedet siden 1991.

De: Vi bryr oss ikke.

Du: Du har god utviklingsdynamikk og et ungt, vennlig team.

De: Så de ansatte har ikke nok erfaring...Hva betyr god utviklingsdynamikk?

Du: Erfarne spesialister med 20 års erfaring!

Dem: Nok av denne dritten. Vis meg hva du har gjort og hvordan du vil være nyttig for meg. Gi detaljer.

De er besøkende på nettstedet, potensielle kunder eller partnere som ønsker å lære om bedriften din og fordelene ved å jobbe med deg. De tviler også på din kompetanse og pålitelighet, og det er grunnen til at de åpnet siden "Om selskapet".

Hvordan skrive tekst på "Om selskapet"-siden for å overbevise besøkende om at bedriften din hjelper til med å løse problemene som angår ham nå? For å gjøre dette midt blant sinte kunder som har blitt gale av reklame og "gode tilbud"?

Problemet er at du har alt som alle andre:

• lave priser;
• pålitelig utstyr;
• moderne teknologi;
• spesialister er fagfolk innen sitt felt som har null kundefokus.

Hvis du ikke vet hvordan du skriver tekst om et selskap for et nettsted og trenger eksempler, så er denne artikkelen for deg.

Teleporter etter artikkel:

Vi er de første på markedet! Vi har de beste produksjonsteknologiene, en individuell tilnærming og tysk kvalitetsutstyr.

Tekst «Om selskapet», hva skal stå der?

Å rose bedriften din er en dårlig idé. For å skrive ærlig: selskapet "N" ble opprettet for å tjene mye penger - dette fanger heller ikke på en eller annen måte.

Folk er egoistiske. Hva tenker en besøkende på nettstedet om? Om meg! Hva er han mest redd for? At han vil bli svindlet for penger. For eksempel: i stedet for et badehus vil de bygge en "hytte" der temperaturen ikke stiger over 80 grader, hjørnene er fuktige, døren er hoven av fuktighet, og den nærmeste slektningen til penicillin bor i vasken.

Hvordan berolige en besøkende? Et profesjonelt team, garanti for alle typer arbeid (ingen tidsfrister), kortest mulig tidsfrist (ingen spesifikasjoner) eller 12 års erfaring i markedet? Roer dette deg ned? Jeg er ikke her.

Hvis du ikke er Apple, Gazprom eller Coca-Cola, da må du fortelle noe om selskapet.

Hva skal stå på «Om selskapet»-siden:

1. Hva selskapet gjør og hvordan det kan hjelpe.
2. Hvem kontakter selskapet?
3. Hvorfor kan du hjelpe, men Vaska (naboen min) kan ikke, og hvordan skiller din hjelp seg fra Vasyas hjelp? Hvordan er du bedre enn konkurrentene dine?
4. Har du allerede hjulpet noen? Bevis med eksempler på arbeidet ditt. Vis problemer som du allerede har løst.
5. Hvorfor skriver du at kun russiske byggeteam jobber for deg? Vis meg personene som skal være ansvarlige for resultatet, helst personlig.
6. Hvorfor snakker du om et kult kontor, kan du ikke bare vise et bilde.
7. Hvem jobber du med og hvem anbefaler deg.

Sannheten er at kunden ikke trenger din bedrift. Og han trenger ikke Vaska heller. Han trenger å:

• tapetet i rommet ble limt jevnt;
• Registerremmen ble skiftet på valgt tidspunkt og med 6 måneders garanti;
• Badehuset ble bygget på 3 måneder slik at vi om vinteren kunne vise frem vennene våre med en kost.

Klienten trenger en løsning på sine problemer, og det er her moroa begynner.

Typisk klient. Jeg vil ikke bestemme noe. Jeg vil ikke tenke på noe. Tekstforfatter, ikke voldta hjernen min! Jeg vil bare ikke bekymre meg.

Eksempel på tekst om en bedrift – teknikker som øker tilliten

Spesifisitet, tillit og bevis - dette venter på en potensiell kunde når han er interessert i tjenestene dine. Men det er noe som skraper i sjelen min. Så han går til "Om selskapet"-siden. Han leter etter svar.

Når til og med katten ikke stoler på deg

Firmasiden ble opprettet for tvilsomme kunder. Hun er siste sjanse til å overbevise en person om at du ikke er en kamel.

La oss finne noen få eksempler på «Om selskapet»-tekster, fremheve interessante punkter og analysere mislykkede eksempler for ikke å vifte med hendene i stummende mørke.

Generelle tips:

• snakke om klientens problemer og deres løsninger;
• være spesifikk;
• skille deg fra konkurrentene dine;
• bevis dine ord med fakta;
• demonstrer resultatene av arbeidet ditt (bilder, videoer, anbefalinger);
• håndtere kundespørsmål;
• tegne et portrett av en potensiell klient;
• gi et uventet tilbud;
• bruke autoriteten til administrerende direktør;
• vis din beste sak;
• tilby noe gratis.

Jeg kan skrive en liste med 50 punkter. Men det vil ikke gjøre noe godt. Disse tipsene er tomme. Kun eksempler på tekster om bedriften kan hjelpe.

Eksempel på tekst om bedrift nr. 1

Jeg elsker byggeorganisasjoner. Det er så mye du kan skrive her. Men de skriver alt mulig tull ( klikk på bildet, åpnes i en ny fane)

Eksempeltekst "Om selskapet" (kachestvo53.ru)

Ikke bare er det vanskelig å trekke ut nyttig informasjon fra teksten, men det er også vanskelig å lese. Volumet er stort, men det er ikke klart hva det trengs til?

Selskapets hjemmeside er interessant. Du kan se på en 3D-modell av huset. Jeg skulle ønske jeg kunne legge til 3D-modeller av allerede bygde hus på kortet. I galleriet med fullførte arbeider er alt stablet opp, men dette er allerede ille.

Hva kan teksten om selskapet være? For eksempel:

Selskapet "GK" rimelig kvalitet» bygger hus, hytter, badehus og ruster opp nærområdet. Folk kommer til oss for å bestille et nøkkelferdig prosjekt eller spare på det ved å velge et ferdig alternativ med originale modifikasjoner. Vi bygger av tre, murstein, luftbetong i Nizhny Novgorod-regionen og nærliggende regioner (inkludert i den sørlige delen av Leningrad-regionen).

Nøkkelferdige prosjekter kan omfatte (vi pålegger ikke alle tjenester, du velger dem):

• designe bygninger i ditt arkitektkontor;
• hele komplekset av byggearbeider: fundament, vegger, tak, komfyr, peis, utvendig og intern dekorasjon;
• områdeutvikling: landskapsarbeid, bygging av gjerder, brønner, lysthus, skur og uthus;
• opprettelse og tilkopling av avløp, elektrisitet, vannforsyning og utbygging av gass- eller vedbasert varmeanlegg.

De var mest vellykkede med å bygge hus, russiske bad og hytter av avrundet tre. Mer enn 20 lignende prosjekter er allerede gjennomført. Se på arbeidet vårt i galleriet .

Fordeler som har hjulpet oss med å lykkes i markedet siden 2002:

1. Bygging av små bad og hus (6x4, 8x6) om 2 måneder, takket være sin bilflåte, erfaring med lignende arbeid og tilgjengeligheten av ferdige tømmerhus.
2. Profesjonell utvikling av design av hus og territorier med mulighet for 3D-modellering - vi har vårt eget arkitektkontor (du har kanskje allerede sett 3D-grafikkprosjekter , noen av dem har en rabatt på mer enn 100 000 rubler - se etter "Kampanje"-etiketten).
3. Nøkkelferdig prosjektutvikling. På vårt designkontor visualiseres drømmer. 3D prosjektutvikling gratis. Men bare hvis vi påtar oss implementeringen. Ellers vil husprosjektet koste 50 000 rubler, badehus 20 000 rubler. Med våre tegninger kan enhver kompetent byggherre implementere det.

og bla, bla, bla...

Som du ser har jeg ikke endret noe. Alt dette står i teksten om selskapet på nettsiden. Men det er begravd mellom linjer, ord og bokstaver. Jeg liker versjonen min bedre, jeg skulle ønske jeg kunne legge til litt grafikk. Og du?

Jeg håper at dette eksempelet på tekst om en bedrift har løftet gardinen for hvordan man skriver slikt materiale.

Ett prosjekt er ikke nok. Så la oss velge et annet emne.

Eksempel på tekst om bedrift nr. 2

Denne teksten er hentet fra nettstedet socialit.ru. Firma "SOSIAL" (klikk, åpnes i ny fane).

Jeg vet ikke hvorfor. Kanskje jeg fortsatt er ung. Men etter min forståelse er "unge progressive spesialister" studenter som ikke fant jobb og grunnla sitt eget "selskap".

Til tross for noe av tekstens gru, inneholder den nyttig informasjon. Hva er bra i teksten om selskapet:

• 4 veibeskrivelser er tildelt;
• det er en erklæring om klientens problem;
• jobbe døgnet rundt.

Det er imidlertid også problemer. I det siste avsnittet så jeg "standard leveringstid er 1 dag." Vil det virkelig komme en uventet og sterk garanti nå? Nei, hun er ikke der. Men de ville skrive at: hvis vi ikke fikser problemet på 1 dag, vil vi returnere 5000 rubler for hver dag med forsinkelse. Det ville vært kraftig. Men dette er ikke tilfelle.

Jeg skal ikke skrive en tekst til. Fordi uttrykket "dette oppdraget..." fikk meg til å huske oppdraget til denne teksten.

1. Tekst om selskapet er en ideell mulighet til å bruke "infostil". Vi må operere med fakta. La det være få av dem. La dem virke som små ting. Det er de små tingene som utgjør forskjellen og forskjellen fra konkurrentene.
2. Vis dine styrker og svakheter. Det er hundrevis av selskaper med lignende tjenester. Men selv tvillinger har forskjeller som foreldrene deres lett kan skille dem med - karakter og livserfaring. Fortell oss om det.
3. En bedrift er ikke lokaler, betong og datamaskiner, men en gruppe mennesker. De jobber for å tjene penger. Ingen tilregnelig person ville gi penger for ord og løfter. Vel, kanskje han vil gi det bort 1 eller 2 ganger på grunn av hans naivitet og uerfarenhet. Folk er villige til å betale for resultater og for å løse problemer.
4. Skriv for klienten, tenk fra klienten. Når et selskap drysser adjektiver, bruker tvilsomme fakta og snakker om sin eksklusivitet, så går tilliten til null. Det er en enkel salgsformel som fungerer best: det var - de betalte penger til firma N - ble det. Vis hele kjeden i en logisk rekkefølge.
5. Mal for å skrive tekst om bedriften:

• hva gjør vi;
• hva vi gjør best;
• hvem kontakter oss;
• eksempler på vårt arbeid;
• beste prosjekt;
• hva gjør selskapet annerledes?
• vårt team av personer;
• vårt selskap i tall;
• hva kunder sier om oss;
• hvilke garantier gir vi?

Nettskribenter og tekstforfattere vil sannsynligvis spørre hvordan man skriver tekst om et selskap når forhandleren ikke kan si noe om det. Vær obs på om bedriften allerede har en nettside. Ta kontakt med sluttkunden eller be formidleren om å videresende brevet ditt. Hvis du ikke kontakter en bedriftsrepresentant, vil teksten være klisjéaktig, skjemmende og ineffektiv.

"Nettstedet er ikke sentrum av universet ditt. Facebook-siden din er ikke sentrum for universet ditt. En mobilapp er ikke sentrum i universet ditt. Klienten er sentrum av universet ditt!» - Bruce Ernst, produktsjef i Monetate.

«I den gamle verden brukte du 30 % av tiden på å skape god service og 70 % av tiden på å rope om det. I den nye verden er det omvendt." - Jeff Bezos, grunnlegger av Amazon.

«Klienten er den viktigste besøkende. Det er ikke han som er avhengig av oss. Vi er avhengige av ham. Han avbryter ikke arbeidet vårt. Han er målet for vårt arbeid. Han er på feil side av virksomheten vår. Han er en del av det. Vi gjør ham ikke en tjeneste ved å tjene ham. Han gjør oss en tjeneste ved å gi oss muligheten til å gjøre dette,» Mahatma Gandhi, ideolog for den nasjonale frigjøringsbevegelsen i India.

«Veien til kundens hjerte er mer enn et lojalitetsprogram. Voksende kundeevangelister handler om å skape en opplevelse det er verdt å fortelle andre om,” Valeria Maltoni, visepresident for PM Digital.

"Nøkkelen til suksess er å sette realistiske forventninger blant kundene og deretter ikke bare oppfylle disse forventningene, men overgå dem," Richard Branson, grunnlegger av Virgin Group.

«Kundeservice handler om å gi nye opplevelser. Dette er et løfte til våre kunder som vi må holde. Det er slik de føler seg når de gjør forretninger med oss,” Shep Hyken, grunnlegger av Shepard Presentations.

"Å sette kundenes forventninger på et nivå som er konsistent med å opprettholde kundeservicen, krever at hele personalet ditt, fra produktutvikling til markedsføring, jobber i harmoni med merkevarebildet ditt," Richard Branson, grunnlegger av Virgin Group.

«Hver dag stiller vi spørsmålet: «Hvordan kan vi gjøre kundene våre fornøyde? Hvilke innovasjoner må vi bruke for å oppnå dette?» - Bill Gates, styreleder og sjefprogramvarearkitekt i Microsoft Corporation.

«Kundeopplevelser er katalysatoren for transformasjon. De påvirker direkte kultur, strategi, struktur og alle komponenter i virksomheten,» Christina Crandell, president for New Business Strategies.

"Her er en enkel, men kraftig regel for deg. Gi alltid folk mer enn de forventer." - Nelson Boswell, grunnlegger av NELSON BOSWELL.

Anna Tyugaeva

Et telekommunikasjonsselskap som leverer virtuelle kommunikasjonstjenester i Moskva og St. Petersburg. Hovedproduktene til UIS er virtuell PBX, 8-800-nummer, tilbakeringing fra Sitephone-nettstedet, mobilkontor, autoinformer, virtuelt møte, SIP-telefoni, etc.

Evnen til å skrive avslagsbrev er en av de viktigste ferdighetene til en bedriftsansatt som er ansvarlig for organisasjonens eksterne relasjoner og forretningskorrespondanse. Innholdet og presentasjonen av et slikt brev snakker ikke bare om utdannelsen og kulturen til opphavsmannen, men danner også bildet og omdømmet til bedriften i forretningsmiljøet.

Hva er årsakene til forretningskorrespondanse?

Hvert aktivt opererende selskap mottar jevnlig brev med ulike tilbud. Dette kan være et tilbud om samarbeid (kommersielt), for deltakelse på et arrangement (konferanse, seminar, markering) etc. Forespørselsbrev, krav, purringer etc. er også vanlig i sirkulasjon mellom organisasjoner. Dermed kan den innkommende korrespondansen til en bedrift utgjøre dusinvis, eller til og med hundrevis av forskjellige meldinger som krever svar.

FILER

Hvordan gi et avslag

Gjennomgang av et brev garanterer ikke på noen måte at representanten for organisasjonen som mottok det, nødvendigvis vil godta forslaget, forespørselen eller kravet i det. Tvert imot, i mange tilfeller skriver bedriftsansatte avslag.

Men for å nekte riktig, trenger du visse ferdigheter. Det er viktig å ikke fornærme avsenderen av brevet med negativt innhold - dette er ikke bare diktert av reglene for grunnleggende forretningshøflighet, men også av muligheten for at han i fremtiden kan bli kunde, klient eller partner.

Generell informasjon om forretningsbrev

All offisiell korrespondanse er underlagt visse utformingsregler. Først av alt er det nødvendig å huske at til tross for at innholdet i brevet kan være helt vilkårlig, må strukturen og sammensetningen være i samsvar med standardene som er vedtatt i utarbeidelsen av forretningspapirer, dvs. betinget delt inn i tre deler: begynnelsen (anke og tittel på brevet), hoveddelen og konklusjonen (signatur og dato).

Skrivestilen bør være behersket, konsis, uten altfor "lastede" setninger eller kompleks spesifikk terminologi. Avslaget bør gjøres så korrekt som mulig; uhøflighet, banning og andre ekstreme ytringer er uakseptable. Når du danner et brev, er det nødvendig å ta hensyn til normene til det russiske språket når det gjelder talekultur, ordforråd, grammatikk, stavemåte og stil.

Avslaget kan være umotivert, men det er likevel bedre om årsaken er angitt i brevet.

Hvis svaret er detaljert og grundig, bør du dele det inn i avsnitt eller punkter - dette vil gjøre oppfatningen av teksten mye lettere.

Hvis du nekter, er det ikke nødvendig å kutte ned og "brenne broer"; det er tilrådelig å legge igjen en vei for å trekke deg tilbake, det vil si å takke for oppmerksomheten og uttrykke håp om muligheten for videre samarbeid. For å gjøre dette kan du angi vilkårene som mottakeren må oppfylle for å etablere et forretningsforhold. Hvis det er en mulighet til å anbefale et selskap som også vil godta samarbeid eller andre forslag i den første meldingen, bør du ikke overse det - dette vil sette et godt merke i minnet til adressaten.

Hvem skal jeg skrive til?

Avslaget må skrives strengt i navnet til personen som signerte det originale brevet. Ellers kan det hende at avslaget ikke når mottakeren eller går seg vill i strømmen av innkommende korrespondanse. Men hvis det ikke var noen signatur fra en bestemt person under tilbudsbrevet, kan du bruke en nøytral adresseform (for eksempel i form av en enkel hilsen "God ettermiddag").

Utarbeide et avslagsbrev

Brevet kan skrives for hånd (dette formatet vil indikere en spesiell, varm holdning til adressaten) eller skrives ut på en datamaskin.

I dette tilfellet er det akseptabelt å bruke et enkelt ark eller et skjema med firmadetaljer og en firmalogo.

Avslagsbrevet er generert i én original kopi og må dateres og nummereres (i samsvar med dokumentflyten til foretaket). I dette tilfellet bør informasjon om det inkluderes i journalen for utgående korrespondanse, med dato, nummer og kort innholdet. I fremtiden kan denne loggen bli bevis på opprettelsen og sendingen av en melding.

Hvem skal signere

Ideelt sett bør brevet ha autografen til direktøren for organisasjonen, men dette er ikke alltid mulig (og er nesten helt utelukket i bedrifter med et stort antall ansatte og mange strukturelle divisjoner). Derfor kan enhver bedriftsansatt som er autorisert til å opprette denne typen dokumentasjon og autorisert til å signere korrespondanse signere et avslagsbrev. Dette kan være en sekretær, en advokat, en sjef eller en spesialist på en avdeling.

Hvordan sende et brev

Et brev kan sendes på forskjellige måter, men det er best å velge det som den opprinnelige meldingen ble sendt gjennom. Den mest akseptable måten er å sende den via Russian Post, men i dette tilfellet bør du ta den registrert med leveringsbekreftelse; du kan også bruke levering gjennom en representant eller bud (denne metoden garanterer raskere levering). Det er også akseptabelt å bruke faks, elektroniske kommunikasjonsmidler og til og med sosiale nettverk eller direktemeldinger (men bare under forutsetning av at avsenderen av det første brevet selv bruker denne kommunikasjonsmetoden).

Brev om avslag på samarbeid

Hvis du trenger å lage et brev om avslag på å samarbeide, se på prøven og kommentarene til den.

1. I begynnelsen av brevet, skriv hvem det er ment for: angi navnet på organisasjonen, stillingen og fullt navn på dens representant, hvis navn du skriver et svar til. Bruk en høflig adresseform, takk for oppmerksomheten som ble vist til bedriften din, og gå så videre til essensen av meldingen.
2. Sørg for å referere til brevet som du skriver et avslag på, og angi omstendighetene som forårsaket den negative reaksjonen. Hvis motstanderen din har lagt ved ytterligere papirer til forslaget sitt, angi at du har lest dem.
3. Gi om mulig uttrykk for i brevet ditt et uttrykk for håp om at samarbeid vil finne sted, uten å unnlate å inkludere vilkårene som må være oppfylt for at dette skal skje.
4. Til slutt signerer du brevet og daterer det.

Brev om avslag på å delta i arrangementet

Når du skriver et brev om avslag på å delta i et arrangement, bruk retningslinjene ovenfor for et brev om å nekte å samarbeide. Alt i brevet er standard, men obligatorisk: informasjon om avsender og adressat, deretter anken, selve avslaget med en omtale av det mottatte forslaget om å delta i arrangementet og en obligatorisk indikasjon på omstendighetene som fungerte som årsaken til negativt svar, deretter signaturen og datoen.

Brev om avslag på et jobbtilbud

Ikke bare bedriften kan motta et avslag. I noen tilfeller kan det uttrykkes av en person som ikke har noe med selskapet å gjøre: for eksempel en søker til en stilling. Hvis du er en slik person, formuler avslaget også i samsvar med reglene og forskriftene for forretningsdokumentasjon. Bruk et høflig språk, angi navnet på jobben som tilbys deg, samt årsaken til at du nekter den (ikke glem at den potensielle arbeidsgiveren kan revurdere vilkårene for jobben som tilbys deg). På slutten, sørg for å signere og datere den.

Et informasjonsbrev er en type forretningsdokumentasjon som tjener til å varsle partnere, kunder, entreprenører, så vel som teammedlemmer om alle nyheter, endringer, prestasjoner og andre aspekter ved organisasjonens aktiviteter.

Å skrive informasjonsmeldinger er en nødvendig del av arbeidet for representanter for næringsstrukturer og offentlige etater.

FILER

Påkrevd eller ikke

Denne typen dokumenter er ikke obligatorisk, fordi å informere noen om organisasjonens aktuelle saker er overlatt til ledelsen og administrasjonen. Imidlertid forsømmer mange bedrifter, spesielt store, ikke dannelsen av slike brev, og oppnår dermed flere mål samtidig:

• informere interesserte om alle pågående arrangementer;
• motivere dem til videre samarbeid og fruktbart arbeid;
• styrke selskapets image.

Hvem skriver informasjonsbrevet

Ansvaret for å utarbeide et informasjonsbrev ligger typisk hos leder for strukturell enhet, som løser de spørsmålene som tas opp i brevet. Dette kan for eksempel være:

• leder for markedsavdelingen (hvis vi snakker om nye markedsføringstilbud til partnere);
• underdirektør (dersom virksomhetsadministrasjonen informerer sine ansatte om noe gjennom brev) mv.

I alle fall må forfatteren av brevet være en person hvis jobbfunksjoner inkluderer å skrive slike brev eller som er autorisert til å skrive dem etter en egen ordre fra direktøren.

Teksten i informasjonsbrevet må avtales med opphavsmannens nærmeste leder eller selskapets leder.

Hvem skal jeg rette et informasjonsbrev om selskapets virksomhet til?

Et informasjonsbrev kan sendes til en bestemt person eller gruppe personer: direktøren for en potensiell partnerorganisasjon, kunden - en individuell gründer, teammedlemmer, etc.

Bokstaver kan være:

• konfidensielt (ment å bli lest av en bestemt person);
• åpen, offentlig (for å informere et bredest mulig spekter av mennesker).

Generelle regler for alle brev

Når du oppretter et informasjonsbrev, må du nøye overvåke stavemåten og overholde skriftlige standarder for det russiske språket når det gjelder tegnsetting, ordforråd, grammatikk, etc.

Vi må huske det faktum at mottakere av forretningskorrespondanse alltid ser på hvor korrekt informasjonen som formidles til dem er beskrevet.

Et analfabetbrev kan redusere verdien av informasjonen i det og til og med undergrave mottakerens tillit til avsenderen.

Brevet må skrives kort, konsist, til poenget, og husk at "korthet er talentets søster", og uten tanker som løper løpsk. Det er bevist at mottakere av slike brev ikke er villige til å bruke mer enn ett minutt på å lese dem, noe som skyldes det høye tempoet i moderne liv. Adressaten vil sannsynligvis legge merke til at avsenderen verdsetter tiden sin, og hvis han er interessert i informasjonen i brevet, vil han finne en måte og tid for å kontakte forfatteren av meldingen.

Hva er forbudt i et brev

Det er også noen absolutte tabuer i reglene for å skrive nyhetsbrev. Spesielt er en frekk, frekk eller altfor kjent tone kategorisk uakseptabel. Det er også tilrådelig å unngå "klisjeer" eller overdreven kalde, "tørre" formuleringer, spesiell terminologi, en overflod av tall, et stort antall adverbiale og deltakende fraser, etc.

Du må ikke inkludere upålitelige, ubekreftede eller falske data i brevet. Det bør huskes at et informasjonsbrev under visse omstendigheter kan få status som et juridisk viktig dokument.

Hovedpunkter og eksempel på brevskriving

Informasjonsmeldinger, uavhengig av forfatter og mottaker, bør kun relatere seg til aktivitetene til avsenderorganisasjonen eller relaterte omstendigheter. Samtidig må de oppfylle visse krav når det gjelder struktur og innhold:

1. Først av alt bør det bemerkes at informasjonsbrevet alltid skal inneholde:
   • dato for utarbeidelse,
   • detaljer om avsender og mottaker,
   • riktig adresse (for eksempel "Kjære Petr Semenovich", "Kjære Irina Viktorovna", "Kjære kolleger", etc.). Men hvis adressaten ikke er definert, noe som noen ganger skjer, kan du begrense deg til hilsenen "God ettermiddag!"
2. Deretter kommer den viktigste, informative delen av brevet. Her må du angi årsaken og formålet med å skrive den, samt alt annet som er relatert til saken som beskrives: nyheter, forslag, endringer, forespørsler, forklaringer, etc.
3. Nedenfor i brevet må du skrive en konklusjon som skal oppsummere alt det ovennevnte.

Hvis ytterligere papirer, video- og fotofiler og bevis er vedlagt brevet, bør dette også noteres i innholdet som et eget avsnitt.

Hvordan sende inn et informasjonsbrev

Det er ingen spesielle krav til brevets format, samt til innholdet. Det kan skrives enten på selskapets brevpapir eller på et standardark i et hvilket som helst passende format. Det første alternativet er å foretrekke, siden det ikke er nødvendig å manuelt skrive organisasjonsdetaljene. I tillegg ser et slikt brev mye mer respektabelt ut og understreker nok en gang forholdet til offisiell korrespondanse.

Informasjonsbrevet kan skrives ut på datamaskin (bra hvis du trenger flere eksemplarer samtidig) eller skrives for hånd - brev skrevet med kalligrafisk håndskrift med en penn ser spesielt fordelaktig ut.

Meldingen må bekreftes med signaturen til opphavsmannen. Hvis dette er et trykt brev, kan du bruke en faksimilesignatur; hvis det er et "live" brev, så bare det originale.

Det er ikke strengt nødvendig å stemple meldingen med et segl, fordi... Siden 2016 har juridiske personer rett til å bruke frimerkeprodukter i sitt arbeid kun når denne normen er nedfelt i selskapets interne regelverk.

Om nødvendig, før sending av en melding, bør den registreres i den interne dokumentloggen eller den utgående dokumentasjonsloggen.

Hvordan sende et brev

Et informasjonsbrev kan sendes på flere måter:

1. Den første og nå den vanligste: gjennom elektroniske kommunikasjonsmidler. Det gjør det mulig å sende informasjon av nesten ubegrenset volum på kort tid.
2. Den andre måten: send med russisk post med rekommandert post med kvittering for levering (relevant hvis informasjonsmeldingen gjelder offisiell dokumentasjon og er sertifisert av "levende" signaturer og segl).
3. Du kan også sende et brev via faks eller moderne instant messengers, men bare når forholdet mellom avsender og mottaker er noe uformelt og tillater slik korrespondanse.