Serviceavtale. Hva er en standardkontrakt for utførelse av arbeid og levering av tjenester? Hvordan navngi en serviceavtale

Viktige vilkår i tjenesteavtalen

Av kontrakt for betalte tjenester entreprenøren forplikter seg til å yte tjenester (utføre visse handlinger eller utføre visse aktiviteter) etter instruks fra kunden, og kunden forplikter seg til å betale for disse tjenestene(Klausul 1 i artikkel 779 i den russiske føderasjonens sivilkode).

Kontrakten for levering av betalte tjenester er inngått på:

revisjonstjenester;

informasjon Tjenester;

medisinske tjenester;

turisme tjenester;

Denne listen er ikke uttømmende.

Forholdet til partene under en kontrakt for levering av betalte tjenester er regulert av kapittel 39 i den russiske føderasjonens sivilkode. I henhold til artikkel 783 i Civil Code brukes generelle bestemmelser om kontrakter (artikkel 702 - 729 i Civil Code) og bestemmelser om husholdningskontrakter (artikkel 730 - 739 i Civil Code) på en avtale om levering av betalte tjenester, med mindre dette er i strid med de spesielle reglene for denne avtalen (artikkel 779 - 782 i Civil Code), så vel som særegenhetene til emnet for kontrakten for levering av betalte tjenester.

Ved levering av visse typer tjenester, er partene i kontrakten, i tillegg til Civil Code, også pålagt å bli veiledet av normene i spesiallovgivning. For eksempel er levering av kommunikasjonstjenester regulert av loven "om kommunikasjon" og reglene for levering av kommunikasjonstjenester, som definerer både de vesentlige betingelsene for levering av mobilkommunikasjonstjenester og andre vilkår for levering av denne typen kommunikasjonstjenester. tjeneste som skal inngå i kontrakten.

I noen tilfeller er en avtale om levering av tjenester mot et gebyr offentlig, derfor gjelder loven i Den russiske føderasjonen "" for forholdet mellom partene under en slik avtale.

Nedenfor er en standard form for serviceavtale. Selvfølgelig må du forstå at hver kontrakt er unik og dens vilkår avhenger av spesifikasjonene til en rekke forhold og partenes vilje. Likevel er det betingelser (de kalles) som enhver kontrakt for levering av tjenester må inneholde og uten hvilke kontrakten anses som ikke inngått. De vesentlige vilkårene i kontrakten for levering av tjenester inkluderer betingelsene som bestemmer den spesifikke typen tjeneste som tilbys (klausul 1 i artikkel 779 i den russiske føderasjonens sivilkode), dvs.:

De generelle bestemmelsene om (artikkel 702 - 729 i Civil Code) og bestemmelser om husholdningskontrakter (artikkel 730 - 739 i Civil Code) gjelder for kontrakten, med mindre dette er i strid med normene i kapittel. 39 i Civil Code, samt spesifikasjonene til emnet for kontrakten for levering av betalte tjenester (artikkel 783 i Civil Code).

Fordi det:

resultatet oppnådd fra tjenesten kan ikke sees eller berøres;

selve tjenesten forbrukes på det tidspunktet den leveres til kunden;

tjenesten anses som levert etter signering av akseptbeviset for tjenestene som tilbys;

for regnskaps- og skatteregnskapsformål er det nødvendig å bevise at det er levert tjenester,

Derfor er utarbeidelse av primærdokumenter viktig både for kunden og entreprenøren.

For å gjenspeile tjenester er hoveddokumentene:

Serviceavtale;

Faktura (faktura) fra tjenesteleverandøren;

Standard form for serviceavtale

G. ____________________

"__" ________ 201__

Hvilke feil gjøres oftest i innledningen til en kontrakt?

1. Avtalens gjenstand

1.1. Leverandøren forplikter seg til å yte Kunden tjenestene (heretter kalt Tjenestene) nevnt i Listen over leverte tjenester, som er en integrert del av Avtalen (vedlegg nr. 1), og Kunden forplikter seg til å betale for disse Tjenestene. .

1.2. Leverandøren forplikter seg til å yte Tjenestene personlig.

1.3. Vilkårene for levering av tjenester er definert i listen over tjenester som tilbys (vedlegg nr. 1).

Hvilke feil gjøres oftest i kontraktsobjektet?

2. Prosedyre for levering og aksept av tjenester

2.1. Ved levering av Tjenestene presenterer Leverandøren Kunden for signering (vedlegg nr. 2) i to eksemplarer.

2.2. Innen 7 dager etter mottak av sertifikatet for aksept og levering av utførte tjenester, plikter Kunden å signere det og sende ett eksemplar til Leverandøren, eller, dersom det er mangler, gi Leverandøren et begrunnet avslag på å signere det.

2.3. Dersom det er mangler, forplikter Leverandøren seg til å fjerne disse innen 14 dager fra datoen for mottak av relevante krav fra Kunden.

2.4. Tjenester anses levert fra det øyeblikket partene signerer sertifikatet for aksept og levering av utførte tjenester.

3. Kontraktspris og betalingsprosedyre

3.1. Den totale kostnaden for tjenestene er ____ (__________________) rubler, inkludert mva _____ (__________) rubler.

3.2. Kunden betaler for tjenestene i følgende rekkefølge (velg den nødvendige/det er mulig å etablere en annen betalingsprosedyre): en del av kostnadene for tjenestene i beløpet _____ (__________) rubler, inkludert mva _____ (__________) rubler, betaler kunden før entreprenøren begynner å yte tjenester (forskuddsbetaling), de resterende kostnadene for tjenestene i beløpet _____ (__________) rubler, inkludert mva _____ (__________) rubler, kunden betaler innen _____ dager etter partene signere akseptsertifikatet for tjenestene som tilbys.

6.4. Eventuelle endringer og tillegg til denne avtalen er kun gyldige dersom de er gjort skriftlig og signert av autoriserte representanter for partene. Vedleggene til denne avtalen utgjør dens integrerte del.

6.5. Denne avtalen er utarbeidet i to eksemplarer på russisk. Begge eksemplarene er identiske og har samme styrke. Hver part har ett eksemplar av denne avtalen.

6.6. Vedlagt avtalen:

6.6.1. Liste over tjenester som tilbys

6.6.2. Tjenestegodkjenningsbevis

7. JURIDISKE ADRESSER TIL PARTENE

brukskonto nr. __________________________ i Bank _______________

Entreprenør: __________________________________________ (stedsadresse)

brukskonto nr. __________________________ i Bank _______________

SIGNATER AV PARTENE:

Hvordan lage et akseptsertifikat for utførte tjenester på riktig måte

Vedlegg nr. 2
til kompensasjonsavtalen
levering av tjenester nr. ____ fra "___" ___________ _____

Sertifikat for aksept av leverte tjenester

G. ____________________

"__" ________ 201__

Romashka LLC, heretter referert til som "kunden", representert av generaldirektør __________________, som handler på grunnlag av charteret, på den ene siden, og Odnodnevka LLC, heretter referert til som "Entreprenøren", representert av direktør ____________________, fungerende på grunnlag av charteret, derimot, har vi utarbeidet dette sertifikatet for aksept og levering av utførte tjenester (heretter referert til som sertifikatet) under betalingstjenesteavtalen nr. ___ datert "___" ___________ _____ (heretter referert til som sertifikatet) til som avtalen) om følgende.

I henhold til punkt 1.1 i Avtalen har Leverandøren i perioden fra "__" _______ ___ til "__" _______ ___ oppfylt sine forpliktelser til å yte tjenester, nemlig gitt Kunden følgende tjenester:

________________________________________

________________________________________

Tjenestene ovenfor ble fullført i sin helhet og i tide. Kunden har ingen klager på volum, kvalitet og tidspunkt for levering av tjenester.

I henhold til avtalen er de totale kostnadene for tjenestene _____ (__________) rubler, inkludert mva __% i mengden _______ (__________) rubler.

Det totale beløpet for det overførte forskuddet utgjorde _____ (__________) rubler, inkludert mva __% i mengden _______ (__________) rubler.
I henhold til denne loven forfaller _____ (__________) rubler, inkludert moms ___% i mengden _____ (__________) rubler.

Denne loven er utferdiget i to eksemplarer, ett hver for Leverandøren og Kunden.

Av kunde:
administrerende direktør
LLC "Romashka"

Etternavn I.O.
smp.

Fra artisten:
Regissør
Odnodnevka LLC

Konseptet med en kontrakt som et juridisk dokument er regulert av artiklene 779-783 i kapittel 39 i den russiske føderasjonens sivilkode. Utarbeidelse av kontrakter for levering av tjenester er nødvendig i tilfeller der en part forplikter seg til å utføre visse arbeider eller handlinger, yte tjenester, og den andre parten forplikter seg til å betale for dem. Slike avtaler kalles gebyr-for-tjeneste-avtaler og er vanligvis utformet skriftlig. Kontraktens gjenstand kan være en rekke typer tjenester: revisjon, regnskap, juridisk støtte, utdannings- og medisinske tjenester, tjenester for ulike typer arbeid, for levering av varer osv. En egen problemstilling er utforming av kontrakter som krever attestering. Disse inkluderer:

transaksjoner mellom enkeltpersoner og juridiske enheter eller bare juridiske enheter;
transaksjoner for visse beløp (som overstiger minstelønnen med minst ti ganger);
transaksjoner fastsatt ved lov (bestemt i artikkel 161 i den russiske føderasjonens sivilkode).

Generell informasjon om servicekontrakter inkluderer følgende informasjon:

1) Gjenstand for avtalen: type og form for tjenester som tilbys og forpliktelsene til forbrukeren av disse tjenestene;

2) Type avtale: engangs, rammeverk, forlenget, etc.;

3) Type kontrakt: utarbeide kontrakter for levering av tjenester, kjøp og salg, utførelse av arbeid (kontrakt), mekling, arbeidsforhold, etc.;

4) Parter i avtalen: både enkeltpersoner og juridiske personer;

5) Avtalens form: ikke spesifisert ved lov, men skriftlig utførelse i 2 eksemplarer kreves - manglende overholdelse av dette kravet i tilfelle tvister bekrefter ikke eksistensen av en transaksjon;

6) Vilkår for avtalen: Loven definerer tre kategorier av vilkår ved utarbeidelse av slike avtaler:

- vanlige, som er spesifisert i lover og må inkluderes i avtaleteksten;

- essensielle betingelser spesifisert av lover for denne typen avtaler og betingelser som en av partene insisterer på å innføre;

- tilfeldige forhold - for å supplere eller endre de vanlige betingelsene (disse inkluderer: utpeking av risikoforsikring, ikke-standard antall kopier, prosedyre for å gjøre endringer i innholdet, etc.);

innledende del;
utpeking av gjenstanden for kontrakten (liste over handlinger eller aktiviteter til utøveren);
forpliktelser og rettigheter til partene;
avtalens varighet (etter avtale mellom partene);
kostnader for tjenester (varer, arbeid), betalingsmekanisme og vilkår;
ansvar for partene i avtalen;
konklusjon.

En avtale om levering av betalte tjenester anses som offisielt inngått hvis det oppnås enighet om de vanlige og grunnleggende betingelsene, som må bekreftes av partenes signaturer (i samsvar med artikkel 432 i den russiske føderasjonens sivilkode). Det skal bemerkes at de fleste standardkontrakter ikke krever spesiell juridisk kunnskap. Men viktige avtaler, transaksjoner for store summer, transaksjoner under gjennomføringen av hvilke force majeure-omstendigheter eller komplikasjoner kan oppstå, må gjennomgå juridisk undersøkelse. Vi anbefaler på det sterkeste at du overlater utformingen av avtaler for levering av tjenester til erfarne advokater, som vil garantere vellykket løsning av tvister hvis de oppstår.

Kontrakt for utarbeidelse av tekniske spesifikasjoner

Å utarbeide tekniske spesifikasjoner er et av nøkkelstadiene i mange typer arbeid og tjenester, for eksempel arkitektur, design, ingeniørdesign, utvikling av nettsider, opprettelse av kreative objekter, produksjon av ikke-standardprodukter osv. Men å utarbeide en teknisk og juridisk kompetent teknisk spesifikasjon, som ligger til grunn for alt etterfølgende arbeid - en vanskelig og svært ansvarlig sak. Derfor må det betales tilsvarende. For dette trenger vi en kontrakt for utarbeidelse av tekniske spesifikasjoner - juridisk bekreftelse på avtalen mellom kunden og entreprenøren om at sistnevnte skal utvikle de tekniske spesifikasjonene, og førstnevnte betaler for disse arbeidene i henhold til kontraktsvilkårene.

Som regel inkluderer utarbeidelsen av kontrakter for levering av tjenester for utvikling av tekniske spesifikasjoner følgende punkter:

formål, prinsipper og mål for fremtidig arbeid (design, kreativt, annet);
betingelser og prosedyre for gjennomføringen av dem;
frister;
Forventede resultater.

Fra kundens side krever denne avtalen fremskaffelse av innledende tekniske data og en klar indikasjon på hva han trenger fra entreprenøren - dette må inngå i avtaleteksten. Det bør tas i betraktning at muntlige avtaler ikke har rettskraft og vil ikke bli tatt i betraktning ved tvister. Standardkostnaden for å utvikle tekniske spesifikasjoner er 10-15% av den totale kostnaden for prosjektet eller arbeidet.

Avtale om utarbeidelse av overslagsdokumentasjon

En slik avtale er et like viktig punkt i utførelsen av visse arbeider; det er en type kontrakt. Dette er en avtale om at utfører (entreprenør) påtar seg ansvaret for å utarbeide et overslag og innen avtalt tidsramme gi det til kunden, som må betale for arbeidet i henhold til vilkårene. Avtalen om utarbeidelse av overslagsdokumentasjon er utarbeidet skriftlig og krever ikke attestasjon av notar, uavhengig av vederlag for tjenester. Denne typen avtaler må nødvendigvis inneholde visse vesentlige vilkår, nemlig: kommissorium for utarbeidelse av overslagsdokumentasjon, krav til overslag, beløp og betalingsbetingelser for utført arbeid. I fravær av en av disse betingelsene, kan kontrakten anerkjennes som ikke inngått. Siden utarbeidelse av et estimat ikke bare er en komplisert sak, men også en svært ansvarlig sak, er det som regel inkludert et ganske stort antall tilleggsbetingelser i kontrakter for estimatdokumentasjon. Noe av det viktigste er sanksjoner for utilbørlig oppfyllelse av vilkår, garantier for resultater og utførerens ansvar for resultatene.

Utarbeidelse av kontrakt

Den mest inngåtte avtaletypen er utforming av en kontrakt eller med andre ord om utførelse av arbeid. Det finnes flere typer slike avtaler:

byggekontrakt (konstruksjon av bygninger og strukturer, forsyningsnettverk, veier);
å utføre undersøkelses- og designarbeid (geodesi, geologi, arkitektur, utforming av forsyningsnettverk, etc.);
kontrakt for arbeid for kommunale og statlige behov (søppelfjerning, vedlikehold av boligmasse og infrastruktur, etc.);
husholdningskontrakt (for reparasjon eller annet arbeid).

Bestilling av underentreprenører inngår også i utarbeidelsen av en slik avtale og utføres i tilfeller hvor Totalentreprenøren (vanligvis innen bygg) tiltrekker andre utførende til å utføre spesialarbeid. Formmessig ligner en underentrepriseavtale på en byggeavtale, men krever at man tar hensyn til mange juridiske finesser når det gjelder løsning av tvister i bygg. Derfor er det å foretrekke å overlate utarbeidelsen av en kontrakt til en spesialist eller utføre hans juridiske ekspertise, spesielt hvis arbeidsvolumet og betalingsbeløpene er betydelige.

Konklusjon

Utformingen av kontrakter for levering av tjenester skal oppfylle følgende viktige krav: Ordlyden i bestemmelsene skal være så tydelig, forståelig som mulig og gi entydige svar på spørsmålet om hvem som skal gjøre hva og når, under hvilke betingelser, hvilken godtgjørelse og i hvilken rekkefølge vil bli mottatt, hva vil skje hvis vilkårene i avtalen brytes. En lovlig korrekt utformet kontrakt eliminerer nesten alle mulige risikoer og gjør det mulig å løse alle krav og tvister utenfor retten.

Du kan også være interessert i:

Hvor skal du søke om skilsmisse: tre måter å få skilsmisse på

Når alle argumentene er oppbrukt og det eneste som gjenstår er å skilles og starte et nytt liv, står ektefellene overfor et organisatorisk spørsmål: hvor skal de søke om skilsmisse? Det er ikke så enkelt som...

Løsning av jordtvister

Jord er grunnlaget for hele samfunnet, selv om vi, når vi snakker om jord, mener en tomt. Å eie land betyr å være trygg på fremtiden din...

En kontrakt er en avtale mellom to eller flere personer om etablering, endring eller oppsigelse av sivile rettigheter og forpliktelser (i samsvar med artikkel 420 i den russiske føderasjonens sivilkode).

Riktig justert kontraktsarbeidssystem i en virksomhet kan forhindre unødvendige feil og misforståelser som sløser med menneskelige og økonomiske ressurser. I tillegg vil det bidra til å unngå mange juridiske tvister.

For eksempel den enkleste feilen i kontraktsarbeid kan bringe organisasjonen din ikke bare til voldgiftsretten, men også føre til at det innledes en "skattesak". Dette kan igjen påvirke omdømmet til organisasjonen, og i tilfelle av anbud påvirke resultatene deres negativt.

Forfatteren av artikkelen, etter å ha klatret opp karrierestigen fra stillingen som sekretær-assistent til nestleder for den juridiske avdelingen i et stort føderalt enhetlig foretak, deler sin erfaring samlet i feltet organisering av dokumentflyt kontrakter i bedriften. I denne artikkelen vil vi se nærmere på:

utarbeidelse av et utkast til avtale;
dens godkjenning;
inngåelse av en avtale (signering og forsegling);
registrering (inkludert statlig registrering);
regnskap og operasjonell lagring, utstedelse av kopier (originaler) av kontrakter;
dannelse av en database basert på motparters dokumenter;
organisering av kontraktsutførelse;
utarbeidelse av kontrakter for arkivering.

Det viktigste er prinsippet!

I det innledende byggetrinnet kontraktarbeidssystemer det er nødvendig å bestemme prinsippet som det skal bygges etter:

sentralisert eller
desentralisert.

For å gjøre dette, bør du gjennomføre en undersøkelse av virksomhetens forretningsprosesser og driftsmetoder. Basert på den mottatte informasjonen er det mulig å bestemme hvem som skal ha ansvar for organisering av kontraktsarbeid:

en spesifikk strukturell enhet (når du velger et sentralisert prinsipp) eller
individuelle ansatte i ulike strukturelle divisjoner (hvis man velger et desentralisert prinsipp).

Etter å ha analysert erfaring fra kontraktsarbeid i Russland kan forfatteren av artikkelen si det i de fleste små og mellomstore bedrifter dokumentflyt av kontrakter"ødelagt" - delt mellom individuelle arbeidere. Ansvarlig bobestyrer utarbeider et avtaleutkast, organiserer godkjenningen av det, sekretæren eller funksjonæren registrerer det, og kontrakten oppbevares enten av den ansvarlige bobestyreren, eller regnskapsføreren i foretaket eller noen andre.

I store selskaper brukes som regel sentraliseringsprinsippet: den ansvarlige lederen utarbeider et utkast til kontrakt og sender det til kontoradministrasjonstjenesten (eller kontraktsavdelingen), som koordinerer, inngår, registrerer, registrerer og lagrer kontrakter og utsteder deres kopier.

For øyeblikket er organisering av kontraktsarbeid på sentralisert basis det mest optimale for store selskaper med et nettverk av geografisk fjerntliggende divisjoner.

Utarbeidelse av avtaleutkast

Utarbeidelse av avtaleutkast (utarbeide ditt eget utkast til avtale eller gjennomgå et mottatt fra motparten) utføres av ansvarlig utførende den strukturelle enheten som initierer inngåelsen av kontrakten, sammen med advokat.

I henhold til artikkel 161 i den russiske føderasjonens sivilkode, må transaksjoner av juridiske personer mellom seg og med borgere gjøres i enkel skriftlig form, med unntak av transaksjoner som krever notarisering.

Utkastet til avtale legges frem for godkjenning og signering som følger: antall kopier:

vanligvis etter antall sider;
for kontrakter som er gyldige fra registreringsdatoen av dets autoriserte statsmaktorgan eller lokale myndigheter (for eksempel leieavtaler) - med antall parter + 1 kopi for registreringsmyndigheten.

Det anbefales å sørge for følgende i strukturen til enhver forretningsavtale: seksjoner, som i noen tilfeller kan kombineres eller deles:

Innledning.
Avtalens gjenstand.
Partenes rettigheter og plikter.
Kostnader og betalingsprosedyre.
Spesielle vilkår i kontrakten.
Partenes ansvar.
Endring, oppsigelse og oppsigelse av kontrakten.
Konfidensialitet.
Tvisteløsning.
Force majeure-omstendigheter.
Kontraktstid.
Adresser og detaljer om partene.
Partenes underskrifter.

Vi sjekker motparten!

På arbeidsstadiet med kontraktsutkastet er den ansvarlige utførende forpliktet til å sørge for at motparten leverer en pakke med dokumenter. Dette skyldes en rekke årsaker. Faktum er at den inngåtte avtalen kanskje ikke har rettskraft (for eksempel hvis den ble signert av en uautorisert person). For å unngå slike overskridelser, må du nøye nærme deg verifiseringen av motpartens dokumenter.

Basert på praksis kan vi si at en full sjekk av motpartens dokumenter (det vil si å kontrollere ikke bare registrerings- og inngående dokumenter, men også verdipapirer, selskapsdokumentasjon, eiendeler, revisors uttalelser, økonomiske rapporter osv.) er tilrådelig ved konklusjon. ikke alle kontrakter. Det kan være nødvendig for eksempel ved sammenslåing av en organisasjon, siden en operativ virksomhet er under oppkjøp, hvor det kan ha blitt opprettet visse forpliktelser.

Listen over dokumenter levert av motparten bestemmes av organisasjonens juridiske tjeneste. Vi presenterer for din oppmerksomhet en prøveliste over dem:

dokumenter som inneholder informasjon om motparter:
- dokumenter levert juridisk enhet:
  - kopier av inngående dokumenter,
  - en kopi av dokumentet som bekrefter autoriteten til lederen av den juridiske enheten,
    - en kopi av fullmakten, bekreftet på foreskrevet måte av den juridiske enheten, og en fotokopi av representantens pass (hvis avtalen er signert på vegne av den juridiske enheten ikke av dens direktør, men av en representant),
  - en kopi av sertifikatet for statlig registrering av en juridisk enhet med alle endringer,
  - en kopi av brevet fra de statistiske observasjonsmyndighetene om tildeling av koder,
  - en kopi av skatteregistreringsbeviset,
  - dokumenter som inneholder informasjon, inkludert selskapets postadresse, telefon- og bankopplysninger,
    - kopier av lisenser sertifisert av organisasjonens segl og signaturen til lederen å gjennomføre den aktuelle typen aktivitet, sertifikater osv. (i tilfeller gitt av gjeldende lovgivning i Den russiske føderasjonen);
- dokumenter levert av motparten - av en person:
  - kopi av passet,
  - en kopi av registreringsbeviset hos skattemyndigheten på bostedsstedet,
    - en kopi av sertifikatet for registrering som en individuell gründer (for enkeltpersoner - individuelle gründere),
  - bankopplysninger (hvis betaling kreves gjennom en bank),
  - en kopi av forsikringsbeviset til pensjonsfondet i Den russiske føderasjonen.

Det er foreløpig ingen generell rettsakt som etablerer prosedyren for å verifisere motpartsdokumenter i alle organisasjoner i Russland. Selv om det er egne særregler. For eksempel har kredittinstitusjoner og profesjonelle verdipapirmarkedsaktører rett til å be om visse opplysninger om motparten:

i forhold til enkeltpersoner - etternavn, fornavn, samt patronym (med mindre annet følger av loven eller nasjonal skikk), statsborgerskap, opplysninger om et identitetsdokument, detaljer om et migrasjonskort, et dokument som bekrefter retten til en utenlandsk statsborger eller statsløs person å bo (bosted) i Den russiske føderasjonen, adresse til bosted (registrering) eller oppholdssted, skattebetalers identifikasjonsnummer (hvis tilgjengelig);
i forhold til juridiske personer - navn, skattebetalers identifikasjonsnummer eller kode for en utenlandsk organisasjon, statlig registreringsnummer, sted for statlig registrering og stedsadresse.

Ut fra arbeidspraksis kan vi si at dokumenter i de fleste tilfeller sendes inn av motparten uten problemer. Dette har blitt normen innen forretningskommunikasjon. Problemer begynner når du sjekker dokumenter. Det kan for eksempel vise seg at en bevilling eller fullmakt er utløpt. Dersom motparten av flere grunner ikke kan eller ønsker å sende inn dokumenter, bør dette varsle deg.

Godkjenning av avtaleutkast

Utarbeidet avtaleutkast ansvarlig utførende underkaster seg kontorforvaltningstjenesten(eller kontraktsavdeling) sammen med pakke med dokumenter. I vår bedrift består den av:

utkast til avtale i elektronisk form;
dokumenter utarbeidet av motparten;
godkjenningsark som inneholder følgende informasjon:
- FULLT NAVN. den ansvarlige utførende, som angir sin stilling, navnet på den strukturelle enheten han arbeider i,
- executive visum,
- visum for ledere av den ansvarlige eksekutøren,
- type dokument sendt til godkjenning (kontrakt, tilleggsavtale),
- navn på motparten,
- liste over støttespillere,
- datoen for mottak av dokumentet for påtegning og datoen for retur av dokumentet av de ansatte som godkjenner kontrakten.
  Godkjenningsarkene for avtaleutkast registreres i en egen journal, som gjør det mulig å oversiktlig føre antall avtaleutkast som mottas til godkjenning. Journalen gjenspeiler også fremdriften for godkjenning av avtaleutkast. Tilstedeværelsen av lenker til datoen for mottak av kontrakten for godkjenning og datoen for retur fra visumspesialistene hjelper til med å spore godkjenningsvilkårene fra hver visumspesialist, så vel som deres brudd;
- forklarende notat (om nødvendig). Forklaringsnotatet signert av ansvarlig bobestyrer skal inneholde følgende informasjon:
  - begrunnelse for behovet for å inngå en avtale,
  - begrunnelse for valg av motpart,
  - om motparten,
  - gjenstand for avtalen (kort),
  - kontraktsbeløp,
  - betalingsbetingelser,
  - betingelser for å motta betaling eller oppfylle forpliktelser;
mulighetsstudie (TES) av prosjektet om nødvendig. Den inneholder følgende informasjon:
- begrunnelse for gjennomførbarheten av transaksjonen,
- gjenstand for transaksjonen, totalbeløpet for transaksjonen, andre vesentlige betingelser,
- estimat av kostnader forbundet med gjennomføringen av transaksjonen, økonomiske konsekvenser av transaksjonen,
- tidspunkt for transaksjonen,
- beskrivelse av motparten: hvor lenge har dette produktet (arbeid, tjeneste) vært tilstede på markedet, hvordan har det bevist seg, etc.

Vær oppmerksom på at listen over dokumenter er omtrentlig, fordi Hver bedrift etablerer sin egen prosedyre for kontraktsarbeid, som i stor grad avhenger av typen aktivitet til organisasjonen og omfanget av kontrakter. Fra listen ovenfor har hver virksomhet rett til å velge de dokumentene som er mest optimale for den.

For eksempel, i store handels- og produksjonsbedrifter, er tilstedeværelsen av en forklarende merknad til kontrakten ønskelig. Det gir en klar idé om formålet med å inngå kontrakten. Hvis lederen av et foretak må signere et stort antall kontrakter hver dag, reduserer et forklarende notat tiden han bruker på å studere kontrakten betydelig. I tillegg gir den nødvendig informasjon for visumoffiserer.

I store handelsbedrifter som tilbyr varer eller tjenester er det utviklet standardkontrakter, i så fall er det ikke behov for å utarbeide et forklarende notat, og eventuelt et godkjenningsark. Det er ikke behov for disse dokumentene i små selskaper, hvor lederen kan tegne inntil 2 kontrakter per dag. Derfor bør organiseringen av kontraktsarbeid tilnærmes kreativt, analysere mange faktorer og velge den mest optimale måten å forhandle kontrakter på.

Godkjenning av avtaleutkast organisert av kontorledelsestjenesten(eller kontraktsavdeling).

Siden kontraktsforhold betjenes av juridiske, regnskapsmessige og finansielle tjenester, viser det seg at kontraktsarbeid bør gjennomsyre hele virksomhetens økonomiske aktivitet. Helt riktig organisert forhandling av kontrakter bidrar til å eliminere muligheten for negative konsekvenser forbundet med kontraktens ugyldighet eller ytterligere økonomiske, skattemessige, valuta-, toll- og andre tap.

Hver bedrift kan uavhengig bestemme listen over personer som utfører godkjenning av avtaleutkastet, som bør være nedfelt i lokale forskrifter. Som regel er "visende" stillinger:

advokat;
finansiell direktør;
Regnskapssjef;
leder for den aktuelle avdelingen.

Tilgjengeligheten av ytterligere visum avhenger av spesifikasjonene i kontrakten som sendes for godkjenning.

For å optimalisere prosessen med å avtale kontrakter i organisasjonen, utvikler de seg standard former for kontrakter, som må godkjennes etter ordre fra organisasjonens leder (se eksempel 2). Som regel gjelder dette kontrakter hvis inngåelse er relatert til virksomhetens hovedaktivitet: i handelsorganisasjoner er de standard leveringskontrakter, forsikringsselskapene utvikler seg standard forsikringsavtaler.

Ved konklusjon standard kontrakt utkastet avtales kun med den juridiske tjenesten, som kontrollerer det innsendte utkastet for samsvar med standarden og kontrollerer motpartens dokumenter. Dette reduserer tiden det tar å godkjenne et utkast til kontrakt betydelig.

Det er nødvendig å skille standard kontrakter, godkjent av organisasjonen, og såkalte kontraktsmaler, som representerer eksempler på kontraktstekster. I motsetning til utkast til standardkontrakter utkast til kontrakter som er utarbeidet ved hjelp av en mal, må avtales av et komplett spekter av spesialister ved en bestemt virksomhet.

Alle spesialister som koordinerer avtaleutkastet gjør notater godkjenningsark(se eksempel 3), og dersom de er uenige i avtaleutkastet, må de skrive en begrunnet konklusjon på merknadsarket eller utarbeide det i form av et eget dokument (se eksempel 4).

Godkjenningsarket, utviklet ved vår virksomhet og vist til deg i eksempel 3, inneholder et avsnitt "Signe på avtalen". Men det er kun relevant for store virksomheter med et stort antall personer som har rett til å signere kontrakter. "Notater"-delen hjelper med å bekrefte overføringen av dokumenter (deres liste) av ansatte i kontoradministrasjonstjenesten (kontraktsavdelingen) til den ansvarlige eksekveren for å sende dokumentene til motparten, noe som er veldig viktig i tilfelle tap av dokumenter.

Hvis det ikke er noen forklarende merknader ved bedriften, kan du legge inn tilleggsinformasjon i godkjenningsarket ved å plassere det foran avsnittet "Godkjenning":

Tidspunktet for godkjenning av kontraktsutkastet av hver spesialist må bestemmes i en lokal forskriftslov, dette kan være forskriften om kontraktsarbeid. Hvori ansvar for overholdelse av visumfrister er tillagt spesialistene som utfører godkjenningen, og kontroll med overholdelse av frister er tillagt leder for kontorforvaltningstjenesten (leder kontraktsavdeling).

Hvis du har noen kommentarer fra visumpersoner til utkast til avtale den overføres av ansatte i kontoradministrasjonstjenesten (kontraktsavdelingen) til entreprenøren for å eliminere kommentarer, og sendes deretter til godkjenning på nytt. Hvis det fortsatt er uenighet, innleder ansvarlig leder et møte med deltakelse av lederne for interesserte avdelinger. Møtet tas opp, og basert på resultatene tar direktøren for organisasjonen en avgjørelse om det er tilrådelig eller uhensiktsmessig å inngå en avtale.

Når du organiserer kontraktsgodkjenningsprosessen, bør en nyanse tas i betraktning. I et lokalt forskriftsdokument, som regel, stillingene til spesialister som har rett til å godkjenne kontrakter uten å angi navnene deres, registreres. Dette er tilrådelig pga ved oppsigelse eller overføring av en visumperson kreves ingen endringer i lokale forskrifter.

Men i fravær av ansatte (når de sendes på forretningsreise, sykemeldte) som har rett godkjenning av kontrakter, fungerende oppgaver til de ovennevnte spesialistene er ikke alltid utnevnt. Derfor, for å gjennomføre den kontinuerlige prosessen med å bli enige om kontrakter, kan en ordre fra organisasjonen gi rett til å godkjenne utkast til kontrakter i tillegg for spesifikke ansatte. En prøveordre er gitt i eksempel 5.

Inngåelse av avtale
(signering og stempling)

Utkastet til avtale som alle spesialister er enige om, utarbeides av kontoradministrasjonstjenesten (eller ansatte i kontraktsavdelingen) for signering.

Det er tilfeller når en av partene, etter å ha mottatt en avtale signert og forseglet av den andre parten, erstattet noen sider, brudd på tidligere inngåtte avtaler. For å unngå slike situasjoner er det flere måter å utføre kontraktarbeid på:

godkjenning (initial) av hver side i kontrakten av personene som signerer den. Kan være godkjenning av kontraktsteksten sjefen for en av de strukturelle divisjonene som har fått en slik rett, som må være hensiktsmessig forankret i organisasjonens lokale forskriftslov, for eksempel lederen av den juridiske tjenesten. I dette tilfellet kan initialisering utføres ved hjelp av et spesielt stempel, som indikerer:
- Navn på organisasjonen,
- nummer på kontraktsarket fra det totale antallet ark, for eksempel "ark nr. 1 av 5 ark",
- signatur fra den aktuelle lederen;
søm av kontraktsark som angir antall sammensydde, nummererte ark og forsegle denne informasjonen med segl og underskrifter fra partene. Vanligvis ser inskripsjonen ut som vist i eksempel 6. Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot påføring av seglavtrykk ved attestering av et dokument. Den bør inkludere en del av stillingstittelen til personen som signerer dokumentet og en del av arket der det er skrevet "Sydde, nummererte, forseglede ___ ark." Det er denne ordningen med seglavtrykk som bidrar til å unngå dokumentforfalskning.

Rett til å signere avtale ha:

personer som innehar den relevante stillingen, i samsvar med organisasjonens konstituerende dokumenter,
personer som har mottatt fullmakt.

Det bør det tas hensyn til selv nårkontrakten er signert ikke en representant EN den første personen i selskapet - Det kan hende den ikke alltid har myndighet til å fullføre en transaksjon.

For eksempel en beslutning om å inngå en større transaksjon, hvis gjenstand er eiendommen til et aksjeselskap, hvis verdi er mer enn 50 % av bokført verdi av selskapets eiendeler på datoen for beslutningen for å fullføre transaksjonen, må godkjennes av generalforsamlingen for aksjonærer (artikkel 79 i føderal lov av 26. desember 1995 nr. 208-FZ "Om aksjeselskaper").

En lignende prosedyre er innført for ledere av enhetlige foretak. I samsvar med artikkel 23 i den føderale loven av 14. november 2002 nr. 161-FZ "Om statlige og kommunale enhetsforetak," er lederen av et enhetlig foretak begrenset i størrelsen på transaksjoner. Dermed bør en transaksjon for fremmedgjøring av eiendom ikke overstige 10% av den autoriserte kapitalen eller 50 tusen minstelønn fastsatt ved lov (for tiden er dette 5 000 000 rubler). For å fullføre større transaksjoner er det nødvendig å innhente samtykke fra eieren.

Lignende restriksjoner er også gitt i art. 46 i den føderale loven av 02/08/1998 nr. 14-FZ "On Limited Liability Companies".

I tillegg kan ytterligere begrensninger på makten til selskapets første person være inneholdt i foretakets konstituerende dokumenter. Dersom slike begrensninger eksisterer, er det nødvendig å sikre at beslutningen om å inngå kontrakt godkjennes av de aktuelle personene. Ellers kan kontrakten erklæres ugyldig i kraft av art. 174 Civil Code of the Russian Federation.

Hvis avtalen er signert av en person på grunnlag av en fullmakt, Det er nødvendig å være oppmerksom på hvilken type den tilhører. Avhengig av innholdet i kreftene spesifisert i dokumentet, skilles de såkalte ut:

generell fullmakter (utstedt for en representant for å utføre et bredt spekter av transaksjoner på vegne av den representerte personen),
spesielle fullmakter (utstedt for å inngå homogene transaksjoner (avtaler), for eksempel kun kjøps- og salgsavtaler) og
engangsfullmakter (utstedt for å signere en spesifikk avtale, og fullmakten må angi nummer og dato for avtalen, navnet på motparten som denne avtalen skal inngås med, kort gjenstand for avtalen, som samt beløpet som avtalen er inngått for).

Hvorfor er det nødvendig å vite denne forskjellen? Bare det at den som signerer avtalen har en fullmakt, betyr ikke at vedkommende har fullmakt til å inngå denne avtalen. La oss forestille oss spesifikke situasjoner (se eksempel 7 og 8). I begge tilfeller vil transaksjonene være ugyldige.

Det bør det også tas hensyn til det utstedes fullmakt for en viss periode, som er etablert etter skjønn av personen som utstedte det, men kan ikke overstige 3 år (artikkel 186 i den russiske føderasjonens sivilkode). Dersom gyldighetsperioden ikke er spesifisert i fullmakten, forblir den gyldig i ett år fra utstedelsesdatoen. En fullmakt som ikke angir datoen for utstedelsen er ugyldig. Dette dokumentet må være signert av lederen av organisasjonen, eller en person som er autorisert til å signere fullmakter. En fullmakt utstedt ved delegering er bare gyldig hvis notarisert i samsvar med punkt 3 i art. 187 i den russiske føderasjonens sivilkode (med unntak av visse tilfeller), kan ikke gyldighetsperioden til en slik fullmakt overstige gyldighetsperioden til fullmakten på grunnlag av den ble utstedt.

Et eksempel på særfullmakt er gitt i eksempel 9. Vær oppmerksom på at seglavtrykket skal inneholde en del av tittelen på stillingen til den som undertegner fullmakten. I tillegg vil vi gi et eksempel på utforming av pålegg om tilbakekall av en fullmakt av en så vanlig grunn som oppsigelse av en arbeidstaker (se eksempel 10).

I kontorledelsestjenesten (kontraktsavdelingen) bør det være beholde kopier (eller originaler) av fullmakter for rett til å signere kontrakter. Til systematisering av informasjon om fullmakter det opprettes et register over fullmakter for rett til å tegne kontrakter (se eksempel 11). Kopi av fullmakter skal leveres til avdelingsledere som utarbeider avtaleutkast. Basert på de utstedte fullmakter blir det utarbeidet et Register over prøvesignaturer av kontraktsberettigede (se eksempel 12).

Vi presenterer for din oppmerksomhet en matrise over prosessen med å avtale og signere kontrakter (for eksempel, se eksempel 13).

Forklaring: P - tegn; MP - kan signere; B - bifaller. Vær spesielt oppmerksom på symbolet MP - kan signere. Fra et juridisk synspunkt kan flere personer ha rett til å signere de samme avtalene på en gang (primært den første personen i organisasjonen, samt andre personer som har passende fullmakter). Imidlertid, i henhold til prosedyren som er etablert i organisasjonen, kan homogene avtaler kun undertegnes av én person, mens andre personer har mulighet til å utøve sine fullmakter kun i tilfelle hans fravær (sykdom, være på forretningsreise, etc.) .

Dersom virksomheten har praksis med å sende følgebrev sammen med kontrakter, kan kontorforvaltningstjenesten (kontraktsavdelingen) få tildelt funksjonen å utarbeide disse. Brev sendes inn for underskrift av leder sammen med avtaleutkastet.

Alle kontrakter signert av den første personen i organisasjonen eller en person autorisert av ham på grunnlag av en fullmakt er sertifisert av organisasjonens segl. Forseglingen settes på kontrakten når:

tilgjengelighet av signatur;
tilgjengeligheten av visum for de nødvendige personene;
dersom signaturen på kontrakten samsvarer med prøvesignaturen til den autoriserte personen i Signaturregisteret.

Registrering av kontrakter

Alle kontrakter signert av lederen av foretaket (autorisert person) overføres til arkivbehandlingstjenesten (kontraktsavdelingen) for registrering og tildeling av det tilsvarende nummeret til kontrakten.

Hver part i kontrakten må etter signering tildele den et serienummer og sørge for intern registrering. Derfor er kontraktsnummeret vanligvis komplekst, består av separate antall motparter, som er skrevet gjennom en brøk, som ikke alltid er praktisk (se eksempel 14).

I praksis er en annen måte mulig å tildele et kontraktsnummer: hvis organisasjonen mottar en kontrakt som allerede er tildelt nummeret på en side, deretter angir den andre parten, etter å ha fullført intern registrering, sitt registreringsnummer på baksiden av dokumentets siste side. I dette tilfellet brukes et spesielt stempel som angir navnet på organisasjonen, registreringsnummeret til avtalen og datoen (se eksempel 15). I dette tilfellet vil kontraktnummeret anses som nummeret tildelt av motparten (se kontrakt nr. AB104 med Leos LLC i eksempel 16).

Når en organisasjon mottar en avtale uten nummer, blir den tildelt et nummer som samsvarer med registreringsnummeret, deretter plasseres det på første side av dokumentet (se avtale med ZAO MOR nr. 116/10/06 i eksempel 16).

For store selskaper kan vi anbefale følgende struktur kontraktens registreringsnummer: serienummer på registrering i kontoradministrasjonstjenesten, nummer på den strukturelle enheten i samsvar med den godkjente klassifiseringen i organisasjonen eller bokstavbetegnelsen til den strukturelle enheten, år for kontraktsinngåelse. For eksempel: 108/07/06 eller 199-KS/06, hvor KS er bokstavbetegnelsen på den kommersielle tjenesten.

Registrering av kontrakter gjennomføres i en spesiell journal, som vanligvis føres elektronisk. Vi anbefaler følgende sammensetning av kolonner i kontraktsregistreringsjournalen:

registreringsnummer;
tilleggsnummer (motpartsnummer);
avtaledato;
navn på motparten;
gjenstand for kontrakten;
gyldighet;
ansvarlig avdeling (ansvarlig utførende);
kontraktspris;
tilgjengeligheten av applikasjoner;
som signerte avtalen.

Hvis organisasjonen bruker brøknummerering av kontrakter, i stedet for to kolonner "registreringsnummer" og "tilleggsnummer (motpartsnummer)", legges en inn - "kontraktnummer".

I en rekke tilfeller bestemt ved lov krever kontrakter statlig registrering. For eksempel:

en leieavtale for en bygning eller struktur inngått for en periode på minst ett år er underlagt statlig registrering og anses inngått fra tidspunktet for slik registrering;
lisensavtaler (registrering og omregistrering av merkenavn, varemerker, tjenestemerker, overdragelse av kravrettigheter under varemerker) trer i kraft først etter registrering hos Rospatent;
transaksjoner med grunn og annen fast eiendom er underlagt statlig registrering iht. 164 Civil Code of the Russian Federation.

Overføring av undertegnet kontrakt til motparten

Avtalen signert på vegne av din organisasjon overleveres ansvarlig bobestyrer mot underskrift på godkjenningsarket (se eksempel 3 i første del av artikkelen på side 35 i marsutgaven av bladet) for overføring til motparten. I vår organisasjon ligger ansvaret for å levere kontrakten til motparten hos entreprenøren under kontrakten. Som regel er sendingen av dokumenter i store virksomheter overlatt til barnehagetjenesten, som skal føre et register over sendte dokumenter.

Avtalen kan sendes rekommandert med mottaksbekreftelse. Det kan overleveres mot underskrift til autoriserte tjenestemenn i motpartsorganisasjonen eller på en annen måte som lar deg pålitelig bekrefte faktum om mottak av kontrakten.

Når du sender viktige dokumenter i posten, bør du gjøre det rekommandert med forespørsel om returkvittering. Sporing av retur av varsler vil tillate deg å overvåke fremdriften for levering av kontrakter til partnere. I noen tilfeller er det hensiktsmessig å sende dokumenter med fortegnelse over vedlegg (i form av verdifulle brev og pakker).

Dessverre, når de sendes med post, kan dokumenter gå tapt, skadet eller ikke leveres i tide. I alle disse tilfellene, i henhold til reglene for levering av posttjenester (godkjent ved dekret fra regjeringen i Den russiske føderasjonen av 15. april 2005 nr. 221), kan du kontakte postkontoret med et krav. Dessuten både til postoperatøren som tok imot forsendelsen, og til postoperatøren på postens destinasjon. Postleverandører er pålagt å akseptere kravet ditt til behandling innen 6 måneder fra datoen for sending av dokumentene du leter etter eller dokumentene de har skadet.

Kravet må fremsettes skriftlig. Kopier av alle dokumenter knyttet til saken som vurderes er vedlagt den. Først av alt er dette en fraktkvittering og en beholdning av vedlegget (hvis vi snakker om en verdifull gjenstand). En kopi av kontrakten for levering av posttjenester er bare vedlagt dersom en er inngått. Hvis essensen av kravet gjelder en forsinkelse i leveringen av en enkel vare, er det nødvendig å presentere konvolutten med datoene for mottak og mottak av postforsendelsen angitt på den.

Tidsrammen for vurdering av krav avhenger av bevegelsesgeografien til postforsendelsen som det oppsto problemer med. For forsendelser innenfor samme lokalitet bør du få svar innen 5 dager. For alle andre postsendinger og overføringer - innen 2 måneder.

Utstedelse av originaler og kopier av kontrakter

Utstedelse av originaler og kopier av kontrakter utføres av ansatte i kontorledelsestjenesten (kontraktsavdelingen) basert på skriftlig forespørsel. Hos vår virksomhet er dette dokumentert i et internt notat. Det må angi begrunnelsen for behovet for å skaffe dokumentet, til hvem (fullt navn, stilling) og hvor lenge det er utstedt. For eksempler på notater, se eksempel 17 og 18. For en metode for å fylle ut en spesiell journal som registrerer utstedelse og retur av dokumenter, se eksempel 19.

På utstedelse av den opprinnelige kontrakten Ansatte i kontoradministrasjonstjenesten (kontraktsavdelingen), i henhold til den etablerte prosedyren ved virksomheten vår, må ta en kopi av kontrakten og legge den inn i filen.

For å opprettholde orden og unngå å miste viktige dokumenter, kan du med jevne mellomrom utføre følgende prosedyre. I slutten av måneden utarbeider kontorledelsestjenesten (kontraktsavdelingen) en rapport om bevegelse av kontrakter. På grunnlag av dette sendes notater med en liste over kontrakter som må returneres til alle ledere for strukturelle avdelinger (se eksempel 20).

Regnskap for motparters dokumenter

Det interne forskriftsdokumentet skal definere en liste over registrerings- og konstituerende dokumenter som bør rekvireres fra motparten før en transaksjon med denne inngås. Sammensetningen av dokumentene avhenger av hvem organisasjonen din har å gjøre med - en person eller en juridisk enhet, en bosatt eller ikke-bosatt i Den russiske føderasjonen (vi diskuterte dette problemet mer detaljert i den første delen av artikkelen publisert i forrige utgaven av bladet).

Alle nødvendige dokumenter om motparten leveres av den ansvarlige utførende sammen med kontrakten til kontoradministrasjonstjenesten (kontraktsavdelingen), hvor de er underlagt lagring. Entreprenørenes dokumenter samles til filer ved hjelp av et kartoteksystem i alfabetisk rekkefølge med en generell katalog, som vanligvis vedlikeholdes i elektronisk form (den angir saksnummeret som motpartens dokumenter er lagret i). Hver motpart kan tildeles en kode.

Ved inngåelse av flere kontrakter med samme motpart kreves det ikke ny innsending av dokumenter. Ved mottak av hver ny kontrakt kontrolleres dokumentene for:

retten til å signere avtalen, funksjonsperioden til lederen av foretaket;
gyldighetsperiode for lisensen, fullmakter;
registreringsadresser;
samsvar med gjenstanden for avtalen med retningen for motpartens aktiviteter i samsvar med charteret.

Ved behov kan det kreves ytterligere dokumenter fra motparten.

Lagring av kontrakter

Kontrakter signert av en autorisert person i organisasjonen overføres av ansatte i journalbehandlingstjenesten (kontraktsavdelingen) til den ansvarlige eksekutøren, og kontrakter som har signaturer fra alle parter (som regel er dette bilaterale transaksjoner) forblir i registrene administrasjonstjeneste for operativ lagring.

Alle kontrakter er formet til saker i samsvar med saksnomenklaturen til arkivforvaltningstjenesten (kontraktsavdelingen), som er en del av foretakets konsoliderte nomenklatur for saker. Når du setter sammen en nomenklatur, er det svært viktig å velge klassifiseringsordninger for konstruksjonen.

Hovedkravet er at tittelen på saken tydelig og i generalisert form skal gjenspeile hovedinnholdet og sammensetningen av dokumentene i komplekset, siden det er ved tittelen at de nødvendige dokumentene gjennomsøkes. Saksoverskriftene kan avklares i prosessen med å opprette og registrere saker, men uansett bør du følge de etablerte reglene når du sammenstiller dem.

De nødvendige elementene i en sakstittel er:

navnet på typen kompleks (fil, korrespondanse) eller navnet på typen dokumenter (protokoller, kontrakter, etc.);
Dette etterfølges av klargjørende data, hvis sammensetning og rekkefølge bestemmes av sakens dokumenter:
navnet på forfatteren av dokumentene (navnet på organisasjonen eller strukturelle enheten);
adressat eller korrespondent (navnet på organisasjonen som dokumentene ble sendt til eller fra hvem de ble mottatt);
generalisert oppsummering av saksdokumentene;
indikasjon på plasseringen av korrespondentorganisasjoner (territorium, lokalitet);
datoer som saksdokumentene gjelder;
angivelse av ektheten eller kopier av dokumentene i saken.

I noen tilfeller er det mulig å danne saker basert på objektegenskaper. Så i ett tilfelle vil det bli dannet kontrakter, inngått med en bestemt organisasjon, som vil fungere som et spesifikt objekt.

Derfor, når du utvikler kasusnomenklaturer, må du først utvikle prinsippet om klassifisering av kontrakter hos virksomheten på en slik måte at den sikrer raskest mulig søk etter kontrakter, åpner for rimelig fordeling av dokumenter og saksdannelse. Tross alt inngås kontrakter ofte ikke for ett år, men med mulighet for påfølgende forlengelse. Derfor vanligvis i kontoradministrasjonstjenesten (kontraktsavdelingen) et stort antall eksisterende kontrakter inngått for flere år siden kan lagres.

Oppbevaringsperioder for dokumenter er etablert i samsvar med "Liste over standard styringsdokumenter generert i virksomheten til organisasjoner, som indikerer lagringsperioder" (M., 2000), med avdelingslister over dokumenter og andre forskriftsdokumenter. I dette tilfellet bør kontrakter med permanent holdbarhet skilles separat, for eksempel:

gaveavtaler;
kontrakter for kjøp og salg av land, bygninger, lokaler;
avtaler om langsiktig utlån og investeringsaktiviteter;
kontrakter for eiendomsrett, besittelse, bruk, avhending av eiendom (en permanent lagringsperiode for alle kontrakter i denne gruppen er fastsatt av artikkel 57, samtidig for individuelle kontrakter av denne gruppen fastsetter listen unntak - kortere lagringsperioder, for eksempel forplikter artikkel 28 å lagre kjøpsavtaler - salg av aksjer av aksjonærer kun 5 år etter utløpet);
avtaler for registrering og omregistrering av firmanavn, varemerker, tjenestemerker;
avtaler om aksept og leie av lokaler;
privatiseringsavtaler;
avtaler om økonomiske, vitenskapelige og kulturelle relasjoner;
kontrakter for levering av materialer (råvarer), produkter, utstyr til myndighetenes behov.

Det skal bemerkes at ved lagring og dannelse av saker, må hver avtale ikke bare ledsages av tilleggsavtaler om endring og tillegg, men også, hvis det er bestemt av avtalevilkårene, brev om endring av detaljene til partene, også som brev om ensidig oppsigelse av avtalen ok. Slike brev mottatt fra motparten skal tinglyses. Brev som din organisasjon sender til motparten må også registreres og merkes som mottatt av en autorisert person av motparten. I tillegg kan godkjenningsark for spesialistvisum vedlegges hver kontrakt.

La oss gi som et eksempel et fragment av nomenklaturen for saker til kontoradministrasjonstjenesten, direkte relatert til kontraktsarbeid:

1 Se føderal lov nr. 115-FZ av 7. august 2001 "Om bekjempelse av legalisering (hvitvasking) av inntekter fra kriminalitet og finansiering av terrorisme."

I livet til vanlige borgere og virksomheten til ulike organisasjoner er det ofte behov for å utføre ulike typer handlinger utført for å oppnå en viss nyttig effekt eller resultat.

Ikke alle har muligheten til å utføre disse handlingene for seg selv (de har ikke de nødvendige ferdighetene, kunnskapene, tiden osv.). I en slik situasjon er det nødvendig å engasjere en tredjepart/selskap for å yte riktig tjeneste.

Hva slags dokument er dette?

I russisk lov er en kontrakt for levering av tjenester en avtale som en av partene forplikter seg til å utføre visse handlinger, og den andre - å betale for dem.

Emnene for en slik avtale kan være både enkeltpersoner (borgere) og juridiske enheter (organisasjoner, individuelle gründere). I dette tilfellet kalles den som forplikter seg til å utføre tjenestene vanligvis entreprenør, og den som betaler for dem kalles kunden.

Hvis entreprenøren er en kommersiell organisasjon, og kunden er en vanlig borger, anses kontrakten som innenlandsk og er blant annet underlagt reguleringen av loven om beskyttelse av forbrukerrettigheter.

Oftest er dokumentet utarbeidet i enkel skriftlig form. Hvis det er konkludert mellom innbyggere og koster opptil 10 tusen rubler, kan det også være i muntlig form. Hvis det inngås en avtale for personlige tjenester, kan den formaliseres ved å utstede en kvittering, kupong, billett, etc. Ved umiddelbar utførelse av kundens oppgave (i hans nærvær), er det tilstrekkelig å utstede en sjekk eller kvittering som bekrefter betalingen.

Alle nyansene til tvister under en slik avtale blir diskutert i detalj i følgende video:

Lovverket

Generelle bestemmelser er fastsatt av den russiske føderasjonens sivilkode (kapittel 39). Separate regler regulerer slike typer avtaler som transport, lagring, overdragelse og andre spesifisert i paragraf 2 i art. 779 i den russiske føderasjonens sivilkode. I tillegg er art. 421 i den russiske føderasjonens sivilkode fastslår at partene kan inngå kontrakter som ikke er uttrykkelig nevnt i loven.

Skillet mellom entreprenørvirksomhet og levering av tjenester ligger først og fremst i at sistnevnte for det meste ikke innebærer et materiell uttrykk, og i noen tilfeller ikke har en gunstig effekt av de handlinger som utføres av entreprenøren. Det vil si at verdien for kunden er aktiviteten til utøveren selv (et klassisk eksempel er en frisør). Derfor, når du utarbeider en avtale, er det svært viktig å nøyaktig beskrive emnet for avtalen, spesifisere hva som er inkludert i konseptet for en bestemt tjeneste og hvilke handlinger entreprenøren må utføre for å yte den.

I noen tilfeller kan en tjeneste være ledsaget av opprettelsen av en slags materiell resultat (for eksempel kan juridiske resultater ende med utstedelse av en juridisk uttalelse, medisinske - med produksjon av et bilde, produkt, protese, etc. ). Men i alle fall er et slikt resultat et uttrykk for en del av utøverens handlinger.

Levering av tjenester for enkeltpersoner (borgere) er regulert av:

Lov om beskyttelse av forbrukerrettigheter.
Regler for forbrukertjenester i Den russiske føderasjonen (1997, som endret).
Regler for yting av offentlige tjenester (2011, vedtak nr. 354).

Deres varianter

Tatt i betraktning de ulike behovene til enkeltpersoner og juridiske personer for visse forretningsresultater, finnes det mange typer slike avtaler.

Dette er først og fremst de som er oppført i art. 779 i den russiske føderasjonens sivilkodeks tjenester:

betalt pedagogisk;
kommunikasjon;
sikkerhet;
innen offentlige tjenester;
revidere;
betalt medisinsk.

På sin side kan nesten hver navngitt type spesifiseres under hensyntagen til kundens behov (for eksempel fra kommunale tjenester skilles tjenesten for fjerning av fast husholdningsavfall, vannforsyning og andre, sikkerhetstjenester er delt inn i tjenester for fysisk sikkerhet og sikkerhet ved bruk av tekniske midler).

Generelt kan slike kontrakter klassifiseres i:

kompensert(leveres av entreprenøren mot et gebyr);
gratis(som det ikke gis vederlag).

Det er interessant at den russiske føderasjonens sivilkode snakker om, men det er ikke forbudt å inngå gratis avtaler. Det bør imidlertid huskes at fraværet av betalingsbetingelser i teksten ikke gjør kontrakten gratis, og ved rettsavgjørelse kan kostnadene for handlinger dekkes fra kunden.

For å unngå påfølgende uenigheter, dersom partene har blitt enige om vederlagsfrie aktiviteter, må dette spesifikt angis i dokumentteksten.

Den russiske føderasjonens sivilkode i art. 780 sier at tjenester skal ytes personlig av utøveren. Derfor er det nødvendig å bli enige om involvering av en medutøver på stadiet for inngåelse av avtalen.

Det er nødvendig å skille fra samutførelse byråkontrakt, ifølge hvilken kunde-oppdragsgiver instruerer entreprenøren (agenten) til å utføre visse handlinger i egen interesse og for egen regning. Som en selvstendig type er en slik kontrakt regulert av kap. 52 i den russiske føderasjonens sivilkode. Det skal presiseres nøyaktig hvilke funksjoner entreprenøren skal utføre, om han opptrer på egne vegne eller på vegne av kunden, hvilke fullmakter han har, hvordan utgifter fordeles og betales, og hvordan etaten sies opp.

Generelt sett gir ikke lovgivningen en klar avgrensning av enkelte kontrakter, og gir muligheten til å etablere rettigheter og plikter etter eget skjønn til partene - kunden og entreprenøren.

I hvilke tilfeller er de konkludert?

De vanligste typene kontrakter i sivile rettsforhold er:

- å utføre passende handlinger i samsvar med lovene i Den russiske føderasjonen. Hvis bobestyreren er advokat, er det nødvendig å etablere, i tillegg til prosedyren for betaling av tjenester, refusjon av utgifter, inkludert advokatutgifter.
eller rådgivning. Slike tjenester kan leveres til enkeltpersoner, men oftere er kundene organisasjoner. De vanligste typene er: skatt, ledelse, finans, designet for å øke effektiviteten til bedriften.
Medisinsk. I tillegg til normene i Civil Code, er de regulert av Reglene for levering av betalte medisinske tjenester (Resolusjon fra regjeringen i den russiske føderasjonen av 2012, nr. 1002). Kunden kan enten være en enkeltperson eller en juridisk enhet, og entreprenøren kan være en organisasjon som har tilsvarende type aktivitet. Det er interessant at sluttforbrukeren kanskje ikke er kunden, men den personen som er spesifisert av ham i avtalen.
Kampanje. Generelt er slike tjenester svært varierte - du kan annonsere (fremme, opprettholde interesse) varer, verk, nettsteder og på en lang rekke metoder (i media, Internett, etc.). I tillegg til den russiske føderasjonens sivilkode, er de regulert av loven "On Advertising" (FZ-38, 2006).
Regnskap. De er ofte klassifisert som rådgivning eller ledelse. Noen tjenester krever spesiell sertifisering som profesjonell regnskapsfører.
Sikkerhet. De er regulert av lov om vern av virksomhet, statlige forskrifter om detektivvirksomhet og en rekke andre rettsakter. For å gi dem, må utøveren ha.
Pedagogisk. En passende en er også nødvendig her.

Det er bemerkelsesverdig at det ikke er noen kontrakt for byggetjenester som sådan, siden denne aktiviteten i sin natur er ledsaget av dannelsen av et materiell resultat - en konstruert gjenstand, reparasjon, riving av en bygning osv., og refererer derfor til kontraktsarbeid, ikke tjenester.

Også den russiske føderasjonens sivilkode skiller spesifikt (last, bagasje, passasjerer) og transportekspedisjoner, uten å relatere dem direkte til levering av tjenester.

Nyanser av konklusjonen

Lovverket tillater inngåelse av slike avtaler mellom både enkeltpersoner og juridiske personer. I henhold til den russiske føderasjonens sivile kode har enhver organisasjon rett til å tiltrekke seg en borger i henhold til en avtale hvis slik aktivitet ikke kan betraktes som entreprenørskap (rettet mot konstant, systematisk fortjeneste).

Oftere er det en situasjon når en person opptrer på kundens side, og en juridisk enhet handler på entreprenørens side. Hvis en borger bestiller en tjeneste for personlige (ikke-forretningsmessige) formål, er en slik avtale underlagt loven om beskyttelse av forbrukerrettigheter og er preget av økt beskyttelse av kundens rettigheter ved loven. I tillegg er rettskrav knyttet til dette ikke underlagt statlig plikt og vurderes i en forkortet tidsramme.

Skjema og regler for registrering

Loven slår fast at en kontrakt for levering av tjenester må ha visse obligatoriske bestemmelser:

Emnet for avtalen og listen over tjenester må navngis (helst i detalj).
Tidspunktet for leveringen deres, inkludert start og slutt.
Kostnad (hvis det ikke er spesifisert, vil den vanlige prisen for denne typen aktivitet belastes).
Krav til kvalitet på handlinger.
Partenes ansvar (kan fastsettes etter avtale mellom partene, forskjellig fra standarden spesifisert i den russiske føderasjonens sivilkode).

Kontrakten anses som inngått dersom kunden og entreprenøren er enige om alle vesentlige vilkår. Som regel konkluderes det skriftlig, sjeldnere i form av en kvittering, sjekk osv.

Kontrakten anses også som inngått hvis partene uttrykte samtykke på en annen måte, for eksempel som svar på kundens søknad, begynte entreprenøren å levere tjenesten (artikkel 438 i den russiske føderasjonens sivilkode).

Innhold, kontroversielle spørsmål og deres løsning

Strukturen til dokumentet ligner på en rekke andre avtaler og består som regel av:

Innledninger (som indikerer partene, på grunnlag av hvilke de handler, dato og sted for inngåelse av kontrakten).
Avtalens gjenstand (vesen og sammensetning av tjenester, leveringsperiode, betaling osv.).
Partenes forpliktelser (for kunden er dette betalingsplikten).
Seksjon som fastslår ansvar for manglende oppfyllelse, mangelfull kvalitet, forsinkelse mv.

I tillegg til ovennevnte inneholder de vanligvis bestemmelser om aksept av tjenester (aksepsjonshandling), ansvar for nektelse av å oppfylle forpliktelser og muligheten for å tiltrekke seg medkontrahenter. Det kreves underskrifter fra partene og deres segl (hvis noen).

Det er viktig å huske at kontrakten kan sies opp når som helst, enten etter kundens eller entreprenørens beslutning. I dette tilfellet refunderer kunden kostnadene som påløper for å oppfylle avtalen. Hvis han nektet kontrakten før dens ikrafttredelse, vil ansvar ikke bli etablert.

Entreprenøren er forpliktet til å erstatte tap som følge av nektelse av å oppfylle avtalen på forespørsel fra kunden.

Som enhver sivil avtale kan denne avtalen utfordres i retten. Oftest inkluderer pre-rettssaken stadiet av tvisteløsning en skadeoppgjørsprosedyre (en person må vurderes innen 10 dager). I dette tilfellet løses en tvist mellom en person og en organisasjon i en domstol med generell jurisdiksjon eller for en sorenskriver (avhengig av kravets verdi), og mellom to organisasjoner - i en voldgiftsdomstol.

I følge dette dokumentet leverer den ene parten en tjeneste, og den andre betaler for den: alt er ekstremt enkelt.

Lovverket inneholder ingen spesielle krav til sammensetningen av plikten til å yte betalte tjenester, men glem ikke at enkelte typer virksomhet er lisensiert.

Eksempel på kontrakt

Dette er en grunnleggende mal; betingelsene kan avklares, legges til og gjøres mer akseptable for en eller annen part. Så du kan for eksempel legge til en klausul om muligheten for at entreprenøren nekter å jobbe under visse forhold, du kan foreskrive en annen betalingsordning for tjenester, for eksempel sørge for forhåndsbetaling osv.

Serviceavtale

By, dato

(navn på organisasjon eller fullt navn), som handler på grunnlag (registreringsbevis), heretter referert til som kunden, og (navn på organisasjon eller fullt navn), som handler på grunnlag (registreringsbevis), heretter kalt entreprenøren, har inngått denne avtalen som følger.
1. Under kontrakten for levering av betalte tjenester forplikter Leverandøren seg til å gi Kunden tjenestene spesifisert i punkt 1.2 i denne avtalen, og Kunden forplikter seg til å betale for de bestilte tjenestene.
1.1. Leverandøren forplikter seg til å yte følgende tjenester: _________________________________, heretter kalt Tjenester.
1.2. Fristen for å fullføre arbeidet er fra "__" ______ 20 __ til "__" ______ 20 _ Entreprenøren har rett til å fullføre arbeidet før tidsplan.
1.3. Tjenester anses levert etter at Kunden har underskrevet aksept- og overføringsbeviset for Tjenester senest 3 dager etter endt arbeidsperiode (se punkt 1.2.).
2. Rettigheter og plikter for partene
2.1. Entreprenøren forplikter seg til:
2.1.1. Gi tjenester av passende kvalitet, i sin helhet og til tiden spesifisert i punkt 1.2. faktisk avtale.
2.1.2. På kundens forespørsel, korriger alle identifiserte mangler gratis innen 5 dager.
2.1.3. Entreprenøren skal utføre arbeidet personlig.
2.2. Kunden er forpliktet til:
2.2.1. Kunden er forpliktet til å betale for arbeidet til prisen spesifisert i punkt 3 i denne avtalen innen _____ dager fra datoen for signering av akseptbeviset for Tjenestene.
2.3. Kunden har rett til:
2.3.1. Nekter å utføre kontrakten når som helst før undertegning av handlingen ved å betale Leverandøren en del av den fastsatte prisen i forhold til den delen av Tjenestene som er utført før du mottar varsel om Kundens avslag på å utføre kontrakten.
3. Prisen for denne avtalen (betalt til entreprenøren) er: _______________________ gni.
3.1. Betaling fra Kunden til Leverandøren av kontraktssummen utføres ved å overføre midler til Leverandørens bankkonto spesifisert i denne kontrakten senest 5 bankdager etter signering av Overførings- og akseptsertifikatet (se punkt 1.3).
4. Partenes ansvar
4.1. For brudd på vilkåret for levering av tjenester spesifisert i punkt 1.2 i denne avtalen, skal Leverandøren betale Kunden en bot på ___% av kontraktsbeløpet og en bot på ___% av kontraktsbeløpet for hver dag med forsinkelse.
4.2. Ansvarstiltak fra partene som ikke er fastsatt i denne avtalen, brukes i samsvar med normene for sivil lovgivning som er gjeldende på Russlands territorium.
4.3. Betaling av boten fritar ikke Leverandøren fra å oppfylle sine forpliktelser eller eliminere brudd.
5. Tvisteløsningsprosedyre
5.1. Tvister og uenigheter som måtte oppstå under gjennomføringen av denne avtalen vil om mulig løses gjennom forhandlinger mellom partene.
5.2. Hvis det er umulig å løse tvister gjennom forhandlinger, vil partene, etter å ha implementert prosedyren for forhåndsoppgjør av uenigheter fastsatt i loven, sende dem til behandling i ________________ retten.
6. Sluttbestemmelser
6.1. Eventuelle endringer og tillegg til denne avtalen er kun gyldige dersom de er gjort skriftlig og signert av autoriserte representanter for partene. Vedleggene til denne avtalen utgjør dens integrerte del.
6.2. Denne avtalen er utarbeidet i to eksemplarer på russisk. Begge eksemplarene er identiske og har samme styrke. Hver part har ett eksemplar av denne avtalen.

7. Adresser, detaljer og underskrifter til partene.

Kunde: ______________

Kunstner: ______________