Automação de registro e contabilização de aplicações de clientes na OJSC Almaz-Antey. Tese: Sistema de informação para registro de aplicações do CJSC "TsRT Service" Procedimento de projeto de sistema

O trabalho foi preparado e defendido em 2017 na Sinergia da Universidade Financeira e Industrial de Moscou, Faculdade de Sistemas e Tecnologias de Informação, para a especialidade “Sistemas e Tecnologias de Informação”, para a direção “Sistemas de Informação”, para a especialidade “Informática Aplicada (em Economia)”.

O projeto descreve o processo de automatização da contabilização de equipamentos em garantia que chegam para reparo e manutenção. A automação desse processo ajudará a aumentar a eficiência da tomada de decisões e minimizar a complexidade do gerenciamento. Também ajuda a recolher as estatísticas necessárias sobre o tema dos pedidos, o que também é importante para a criação de uma estratégia sólida para a empresa.

O objetivo deste trabalho é implementar um sistema de informação que ajude a automatizar o trabalho da PwC LLC SC para reduzir a carga de seus funcionários, minimizar erros e aumentar a velocidade de trabalho.

As principais tarefas do trabalho são:

Estudar o trabalho da empresa que está sendo descrita;
Encontrar questões controversas;
Expressar a relevância da automação;
Comprovação de decisões de projeto por tipo de segurança;
Criação de banco de dados e programas para interação com ele;
Cálculo do nível de eficácia do projeto.

O principal objetivo do projeto é estudar o trabalho da empresa, identificar deficiências existentes na abordagem de gestão da empresa e criar um sistema web para automatização de processos associados à contabilização de equipamentos que chegam para reparação.

No âmbito do estudo da tecnologia de controle utilizada, foram elaborados o objetivo e a finalidade da versão do software desenvolvida para a implementação desta tarefa, foi feita uma comparação com sistemas semelhantes para a implementação desta tarefa, os resultados dos resultados foram formalizados, as tecnologias de projeto foram determinado, e uma série de decisões foram tomadas sobre os tipos de software utilizados.

Foi criado um modelo de informação para o sistema que está sendo criado e foi introduzido um sistema local de codificação e classificação. Também foram tomadas decisões sobre o método de armazenamento e organização dos dados. Um modelo de banco de dados infológico foi construído.

Dentro do software foi criada uma árvore de funções e um script de diálogo para o funcionamento do sistema, e elaborado um diagrama de blocos do pacote: uma árvore de implementação de procedimentos e um diagrama de interação de módulos e arquivos do programa.

No âmbito daqueles apoio, foi elaborado um esquema de organização da tecnologia de busca, obtenção, processamento e emissão de dados para o projeto em desenvolvimento.

Com base na análise da área temática e nos dados obtidos pelo método de solução de software, foi determinada a eficiência econômica do projeto. Seu indicador nos permite falar dos benefícios do projeto. Observou-se a minimização dos custos de mão-de-obra e de custos.

O período de retorno do projeto foi de 8 meses.

É necessário um maior desenvolvimento do sistema criado para aumentar a sua funcionalidade, bem como uma maior integração no sistema empresarial existente.

Em particular, é necessário um maior desenvolvimento e expansão da aplicação desenvolvida para registar reparações e serviços de garantia, bem como preparar relatórios sobre o trabalho do departamento de serviços empresariais.

O projeto vem com um programa em PHP e um SGBD mysql.

Uma etapa importante no projeto de qualquer sistema de informação é o desenvolvimento de diagramas que reflitam o funcionamento do processo automatizado. Atualmente, a ferramenta de projeto auxiliado por computador CASE BPWin é amplamente utilizada para esses fins. O produto de software BPWin é uma ferramenta poderosa para criar modelos que permitem analisar, documentar e planejar mudanças em processos de negócios complexos. O BPWin é um meio de coletar as informações necessárias sobre o funcionamento de um empreendimento e representar graficamente essas informações na forma de um modelo holístico e consistente. O modelo BPWin é uma representação gráfica da realidade, ou seja, um meio de documentar e formalizar os processos de negócio. Com ele, você pode construir diagramas DFD e IDEF0, que permitem analisar do ponto de vista dos fluxos de informação no sistema e do ponto de vista da funcionalidade do próprio sistema.

Vamos construir diagramas IDEF0 e DFD para a empresa, exibir a tecnologia de processamento de dados e transferência de informações de uma função para outra como parte do desenvolvimento de um portal corporativo, conforme mostram as Figuras 1, 2 e 3.

IDEF0 – metodologia de modelagem funcional. Utilizando a linguagem gráfica visual IDEF0, o sistema em estudo aparece para desenvolvedores e analistas como um conjunto de funções inter-relacionadas (blocos funcionais - nos termos IDEF0).

Via de regra, a modelagem usando IDEF0 é a primeira etapa no estudo de qualquer sistema.

O diagrama estrutural e funcional do IDEF0 é apresentado na Figura 1.

Figura 1 – Nível contextual do diagrama funcional “Atendimento de uma solicitação do usuário ao serviço de TI”

Figura 2 – Segundo nível do diagrama IDEF0 “Atendimento de uma solicitação do usuário ao serviço de TI”

Ao contrário das setas em IDEF0, que ilustram relacionamentos, as setas em DFD mostram como os objetos (incluindo dados) realmente se movem de uma ação para outra. Esta representação de fluxo garante que os modelos DFD reflitam as características físicas do sistema, como o movimento de objetos (fluxos de dados), o armazenamento de objetos (armazenamentos de dados) e as fontes e consumidores de objetos (entidades externas).

A Figura 4 mostra a tecnologia de processamento de dados e transferência de informações de uma função para outra na forma de um diagrama de fluxo de dados (diagrama DFD). Antes de construir um diagrama de fluxo de dados, são analisados os dados de entrada e saída do sistema que influenciam seu funcionamento.

Os dados de entrada para o sistema são: dados para autorização do usuário, informações para contato com o suporte ao usuário, informações sobre o objeto que está sendo atendido.

Os dados de saída do sistema são todo o aplicativo concluído, o processo controlado de execução do aplicativo.

Figura 3 – Diagrama funcional (DFD)

De acordo com o objetivo do trabalho, realizaremos pesquisas de mercado de produtos de software para comunicação corporativa (mercado de portais) e analisaremos as soluções de software mais conhecidas nesta área.

O mercado de portais surgiu em 1998. Inicialmente, desenvolvedores especializados apenas em portais competiam nesse mercado. Após 18 meses, outros players surgiram nesse mercado - grandes e médias empresas de software. No auge desse mercado, existiam mais de 100 desenvolvedores de portais. Agora não existem mais de 60 deles .

Normalmente, existem três cenários padrão ao escolher uma solução para um portal empresarial:

Compra de soluções prontas (plataformas ou sistemas de alta disponibilidade);

Desenvolvimento do zero (desenvolvimento customizado);

Abordagem combinada (desenvolvimento de módulos específicos, mas baseados em soluções ou plataformas prontas).

Mas é importante notar que recentemente apareceu um número considerável de soluções gratuitas. A utilização de portais gratuitos é cada vez mais comum na Rússia, mas, infelizmente, ainda não consegue competir com soluções prontas ou trabalhos customizados, devido ao fato de a maioria dos sistemas implementados terem sido lançados em teste e demorados. para se adaptar à organização. E tempo nos negócios, como sabemos, é dinheiro.

Cada abordagem tem seus prós e contras, mas, via de regra, na escolha de uma solução, todas as abordagens são avaliadas de acordo com o seguinte conjunto de critérios:

Custo da solução (incluindo licenças, equipamentos e obra);

Rapidez na implantação e entrega do sistema finalizado;

A singularidade dos processos de negócio da empresa ou a presença de requisitos específicos;

Padrões corporativos e preferências tecnológicas;

Disponibilidade de especialistas qualificados dentro da empresa e sua especialização;

Estilo inovador ou conservador da empresa;

Abordagem para implementação do sistema – o sistema é configurado para se adequar aos processos de negócios da empresa, ou a empresa configura os processos de negócios para se adequar à funcionalidade do sistema.

Em qualquer caso, é necessária uma análise detalhada da situação de cada cliente específico e uma abordagem individualizada na escolha de uma solução.

A metodologia de implementação de portais intranet é, em geral, semelhante à implementação de qualquer sistema de informação com um grande número de utilizadores. É claro que a implementação de tais sistemas requer uma abordagem profissional por parte dos desenvolvedores, um gerente de projeto qualificado e uma equipe de projeto, e uma abordagem industrial para o desenvolvimento e implementação do sistema (projeto, desenvolvimento, testes, treinamento, comissionamento). Mas o mais importante que não deve ser esquecido é que na implantação de um portal de intranet corporativa não são as dificuldades técnicas que vêm à tona, mas sim os problemas administrativos, as questões de segurança da informação e a transferência de conhecimento do desenvolvedor para os usuários finais. .

As características da implementação de um portal corporativo dependem em grande parte das metas e objetivos que o cliente define para este sistema, da sua cultura corporativa e do atual nível de automação da empresa. Duas empresas concorrentes no mercado podem ter requisitos de sistema diferentes, e a implementação de um portal corporativo nessas empresas será realizada de formas completamente diferentes.

Via de regra, todas as empresas enfrentam o mesmo conjunto de problemas na implementação de portais corporativos. Isso inclui o seguinte:

A necessidade de alterar os processos de negócio da empresa devido à automatização já concluída, a necessidade de redistribuir responsabilidades;

Falta de formalização dos processos e da sua documentação, o que não permite uma definição clara da tarefa;

O hábito de trabalhar no “contato pessoal”;

Baixa cultura de utilização do computador nas empresas;

Resistência do pessoal da empresa durante a implementação;

Insuficiente firmeza de gestão na implementação do sistema na empresa;

Baixo nível de compreensão dos potenciais benefícios da utilização de sistemas de informação corporativos por parte da administração e dos colaboradores da empresa;

Dificuldade em formalizar a distribuição de direitos de acesso à informação;

Uma tentativa de transferir o caos informacional existente na empresa para um caos automatizado através de um portal;

Falta de experiência na operação de tais sistemas e, como resultado, baixo nível de compreensão das possíveis opções de utilização do portal.

Isto não quer dizer que todos estes problemas sejam insolúveis. Só que para resolvê-los de forma mais eficaz é necessário atrair especialistas e consultores experientes que tenham experiência na implementação de tais sistemas e que ofereçam à empresa formas e meios de resolver estes problemas, já testados com outros clientes, tendo em conta o conhecimento das especificidades dos negócios russos.

Em nossa análise comparativa, consideraremos diversas opções de soluções de portais em caixa prontas e uma gratuita. Os portais WSSPortal e DeskWork são baseados na tecnologia Microsoft SharePointServices, que hoje é muito popular em todo o mundo. 1C-Bitrix: O portal corporativo e o eGroupware são baseados em nossos próprios desenvolvimentos, e o eGgroupware é geralmente um aplicativo de código aberto.

1.3.1 Portal de eGroupware

eGroupWare é um produto de software gratuito projetado para melhorar a colaboração em grupo em empresas que variam de alguns a vários milhares de funcionários.

A implementação do eGroupWare ajudará a implementar um sistema de informação unificado na empresa e ajudará cada funcionário a resolver assuntos atuais.

eGroupWare inclui aplicativos como :

Calendário. Este componente foi projetado para organizar um único espaço temporário para a empresa e permite agendar eventos para você ou um colega.

Gerenciamento de projetos. Permite que um grande número de usuários trabalhe em um projeto e execute ações específicas para cada um deles.

Revista Informativa. Este é um registro de todos os eventos que você ou seu colega devem realizar em um momento ou outro (fazer uma ligação, realizar alguma ação ou apenas deixar um recado)

1.1 Características do Centro de Informação e Análise

1.1.1 Responsabilidades do trabalho do administrador do portal corporativo

1.2 Desenvolvendo diagramas

Uma etapa importante no projeto de qualquer sistema de informação é o desenvolvimento de diagramas que reflitam o funcionamento do processo automatizado. Atualmente, é amplamente utilizado para esses fins. CASO -ferramenta de design auxiliado por computador BPWin . Programas BPWin é uma ferramenta poderosa para criar modelos que permitem analisar, documentar e planejar mudanças em processos de negócios complexos. O BPWin é um meio de coletar as informações necessárias sobre o funcionamento de um empreendimento e representar graficamente essas informações na forma de um modelo holístico e consistente. O modelo BPWin é uma representação gráfica da realidade, ou seja, um meio de documentar e formalizar os processos de negócio.Com ele você pode construir DFD - E IDEF Diagramas 0 que permitem analisarem termos de fluxos de informação no sistema edo ponto de vista da funcionalidade do próprio sistema.

Vamos construir o IDEF0 e DFD - diagramas para a empresa, apresentaremos a tecnologia de processamento de dados e a transferência de informações de uma função para outra como parte do desenvolvimento de um portal corporativo, conforme mostram as Figuras 1, 2 e 3.

1.2.1 Diagrama de funcionamento (IDEF0)

Via de regra, a modelagem usando IDEF0 é a primeira etapa no estudo de qualquer sistema.

Diagrama estrutural-funcional IDEF 0 é mostrado na Figura 1.

Figura – Nível contextual do diagrama funcional “Atendimento de uma solicitação do usuário ao serviço de TI”

Figura - Segundo nível do diagrama IDEF 0"Atender a solicitação de um usuário ao serviço de TI"

1.2.2 Diagrama de Fluxo de Dados (DFD)

Os dados de entrada para o sistema são: dados para autorização do usuário, informações para contato com o suporte ao usuário, informações sobre o objeto que está sendo atendido.

Os dados de saída do sistema são todo o aplicativo concluído, o processo controlado de execução do aplicativo.

Figura - Diagrama funcional ( DFD )

1.3 Análise comparativa de sistemas analógicos automatizados

Normalmente, existem três cenários padrão ao escolher uma solução para um portal empresarial:

aquisição de soluções prontas (plataformas ou sistemas de alta disponibilidade);

desenvolvimento do zero (desenvolvimento customizado);

abordagem combinada (desenvolvimento de módulos específicos, mas baseados em soluções ou plataformas prontas).

Cada abordagem tem seus prós e contras, mas, via de regra, na escolha de uma solução, todas as abordagens são avaliadas de acordo com o seguinte conjunto de critérios:

custo da solução (incluindo licenças, equipamentos e obra);

velocidade de implementação e entrega do sistema acabado;

a singularidade dos processos de negócio da empresa ou a presença de requisitos específicos;

padrões corporativos e preferências tecnológicas;

disponibilidade de especialistas qualificados dentro da empresa e sua especialização;

estilo inovador ou conservador da empresa;

abordagem para implementação do sistema – o sistema é configurado para se adequar aos processos de negócios da empresa, ou a empresa configura os processos de negócios para se adequar à funcionalidade do sistema.

Em qualquer caso, é necessária uma análise detalhada da situação de cada cliente específico e uma abordagem individualizada na escolha de uma solução.

Via de regra, todas as empresas enfrentam o mesmo conjunto de problemas na implementação de portais corporativos. Isso inclui o seguinte:

a necessidade de alterar os processos de negócio da empresa devido à automação já concluída, a necessidade de redistribuir responsabilidades;

falta de formalização dos processos e da sua documentação, o que não permite uma definição clara da tarefa;

o hábito de trabalhar no “contato pessoal”;

baixa cultura de uso de computadores nas empresas;

resistência do pessoal da empresa durante a implementação;

firmeza insuficiente de gestão na implantação do sistema na empresa;

baixo nível de compreensão dos potenciais benefícios da utilização de sistemas de informação corporativos por parte da administração e dos funcionários da empresa;

dificuldade em formalizar a distribuição de direitos de acesso à informação;

uma tentativa de transferir o caos informacional existente na empresa para um caos automatizado através de um portal;

falta de experiência na operação de tais sistemas e, como resultado, baixo nível de compreensão das possíveis opções de utilização do portal.

Em nossa análise comparativa, consideraremos diversas opções de soluções de portais em caixa prontas e uma gratuita. Portais WSSPortal e DeskWork baseado em tecnologia Serviços MicrosoftSharePoint , muito popular agora em todo o mundo.1C-Bitrix: portal corporativo e eGroupware são baseados em nossos próprios desenvolvimentos, e eGgroupware Geralmente é um aplicativo de código aberto.

1.3.1 Portal eGroupware

eGroupWare é um produto de software gratuito projetado para melhorar a colaboração em grupo em empresas que variam de alguns a vários milhares de funcionários.

A implementação do eGroupWare ajudará a implementar um sistema de informação unificado na empresa e ajudará cada funcionário a resolver assuntos atuais.

eGroupWare inclui aplicativos como:

Calendário. Este componente foi projetado para organizar um único espaço temporário para a empresa e permite agendar eventos para você ou um colega.

Gerenciamento de projetos. Permite que um grande número de usuários trabalhe em um projeto e execute ações específicas para cada um deles.

Revista Informativa. Este é um registro de todos os eventos que você ou seu colega devem realizar em um momento ou outro (fazer uma ligação, realizar alguma ação ou apenas deixar um recado).

Recursos. Gerenciamento de recursos empresariais.

Declaração.

Base de conhecimento. Ajudará a responder perguntas frequentes e a encontrar instruções sobre como agir em uma determinada situação.

O catálogo de endereços.

Favoritos

O eGroupWare permite realizar pesquisas com funcionários, organizar a comunicação via e-mail (IMAP) do cliente e também, por meio do gerenciador de sites integrado, organizar um site corporativo interno.

É importante que o eGroupWare seja um produto distribuído gratuitamente (GNU GPL).

Figura 4 – cliente de e-mail eGroupware

Porém, é importante destacar que o eGroupWare não é muito difundido na Rússia e sua instalação e configuração são realizadas apenas por diversas empresas especializadas, ou por entusiastas que estudam este portal de documentação em línguas estrangeiras. A falta de suporte oficial completo para o idioma russo, e a localização incluída não pode ser considerada completa, também torna problemática a utilização deste portal para as necessidades de uma organização russa. Este problema é resolvido com a finalização da localização russa, o que requer tempo e recursos adicionais. Pelo fato de tudo isso normalmente ser repassado ao especialista envolvido na implantação deste portal na organização, exige dele muito tempo e certas habilidades.

1.3.2 Portal1C-Bitrix

"1C-Bitrix: Portal Corporativo" éum produto de software para criar e gerenciar recursos corporativos internos de uma empresa, resolvendo as tarefas de comunicação, organizacionais e de RH da empresa.

Permite implantar um projeto totalmente finalizado em 4 horas - um portal corporativo no qual você pode trabalhar imediatamente. A integração do produto na infraestrutura de TI, a configuração do sistema, o preenchimento de dados e qualquer modificação da lógica de negócio são realizados sem o envolvimento de técnicos especializados.

Figura 5 – Módulo aplicativo"1C-Bitrix: portal corporativo"

Recursos do "1C-Bitrix: Portal Corporativo":

Gestão de informações corporativas (ECM, Enterprise Content Management): publicação de listas telefônicas, modelos, documentos, informações sobre funcionários e a empresa, organização de um repositório comum de documentos com classificadores comuns, edição de arquivos, capacidade de trabalhar com o repositório como uma unidade de rede do Windows , pesquisa em documentos anexos tendo em conta a morfologia, integração com Microsoft Office, Open Office.

Organização da colaboração: criação de grupos de trabalho e organização das comunicações dentro deles, distribuição de direitos de acesso a documentos coletivos, gestão de versões de documentos, fluxo de documentos.

Automação das funções do departamento de RH: integração com 1C: Gestão de Salários e Pessoal, publicação automática dos horários de ausências dos funcionários (férias, licenças médicas, viagens de negócios), rápida adaptação de novos funcionários.

Treinamento e testes de pessoal, realização de treinamentos online, testes e certificação de funcionários.

Aumentar a eficiência dos processos de negócios: mecanismo ampliado para envio de inscrições eletrônicas - passes, entrega de correio, papelaria, reserva de salas de reunião, organização de reuniões.

Rede social e sistema de mensagens instantâneas: unindo funcionários em grupos, páginas pessoais com galerias de fotos pessoais, arquivos, blog, fórum, amigos, grupos, certificados de cursos online concluídos, salvando registro de mensagens com busca por palavras-chave.

Integração flexível na infraestrutura de TI existente: integração na rede corporativa (drives de rede e drives web); protocolos abertos para exportação e importação de dados (XML, CommerceML, CSV, Excel, RSS), etc.

Um sistema de gerenciamento de portal claro: a interface adaptativa do portal permite dominar rapidamente o sistema de gerenciamento de conteúdo e editar as informações do portal sem o envolvimento de especialistas técnicos.

Benefícios adicionais do produto:

2.500 parceiros: o produto é implementado por uma ampla rede de parceiros;

alto desempenho: o portal criado com base no produto pode suportar qualquer carga;

custo de licença ideal e sem custos adicionais ocultos;

utilização dos princípios da Enterprise 2.0 – ferramentas web familiares aos usuários (redes sociais, mensagens instantâneas, busca, tags clouds, fóruns, blogs);

Tecnologia SiteUpdate, que permite baixar atualizações de produtos e novos módulos sem custos adicionais;

interface adaptável e facilidade de gerenciamento do portal (interface Ajax);

trabalhando com software livre (Unix, Linux, MySQL, PHP).

Um portal corporativo é criado em várias etapas:

instalação de produtos e seleção de design;

implantação e configuração do sistema;

alterando a estrutura padrão, importando dados.

Devido ao facto de o produto incluir os principais módulos básicos do conhecido CMS “1C-Bitrix: Site Management”, a configuração e operação do produto (conteúdo, comunicações, web analytics, serviços) não causa quaisquer dificuldades.

A gama de funções disponíveis nesta solução é muito ampla, o que, infelizmente, faz com que o portal fique sobrecarregado com funções e módulos de que não necessitamos. Muitas vezes, o usuário médio simplesmente se perde neles, o que pode levar a uma diminuição da eficiência na utilização deste portal. Faria mais sentido aproveitar este enorme potencial em organizações muito grandes.

O custo do produto consiste no custo da licença para"1C-Bitrix: portal corporativo. Versão para 25 usuários"e o custo das licenças parausuários adicionais. O custo de uma licença para 25 usuários é de 34.500 rublos.Uma licença para um usuário adicional custa 500 rublos. O custo de uma licença para um número ilimitado de usuários é199.000 rublos.

Existem também três edições do produto, diferindo em funcionalidade:

"1C-Bitrix: portal corporativo" - Intranet

"1C-Bitrix: Portal Corporativo" - Extranet

"1C-Bitrix: Portal corporativo" - Processos de negócios

Edição com funcionalidade básica - Intranet - corresponde às capacidades atuais do produto e, adicionalmente, inclui vários novos processos de negócios. Custo 34.500 rublos.

Para a redação da Extranet, que custa 59.500 rublos , a capacidade de gerenciar a “Extranet” está habilitada.

Edição sênior com funcionalidade completa - Processos de negócios - custa 99.500 rublos . A edição sênior inclui ferramentas para design visual de processos de negócio, capacidade de gerenciamento da “Extranet”, além de um Controlador para integração do portal com um site externo.

1.3. 4 Portal Mesa de trabalho

Portal de trabalho desenvolvido pela empresa Softline e é baseado em WindowsServerSharePointServices. Empresa Softline já implementou vários portais e acumulou muita experiência na criação de uma solução mais adequada para o mercado russo.

DeskWork 2.0 Standard inclui a versão DeskWork 2.0 Basic e elementos de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Módulos personalizáveis trazem lucro adicional devido à economia significativa no tempo dos funcionários e a um processo de aprovação de documentos controlado e sem erros. A gestão eletrônica de documentos irá agilizar os processos de aprovação, endosso e aprovação de documentos. Esta é uma ferramenta cómoda para optimizar os processos de uma empresa e aumentar a disciplina executiva, pois permite atribuir ordens electrónicas de trabalho com documentos e monitorizar a sua execução. Ao mesmo tempo, o sistema não apenas monitora, mas também ajuda os funcionários a concluir as tarefas no prazo, gerando automaticamente notificações por e-mail sobre a tarefa, além de lembrá-los da necessidade de concluir a tarefa em um futuro próximo. Ao pesquisar documentos pelo seu conteúdo interno, você pode obter as informações necessárias várias vezes mais rápido e utilizar documentos previamente criados e conhecimento acumulado.

Figura 6 – Página principal do portal Mesa de trabalho

Funcionalidade do DeskWork Standard 2.0

DeskWork 2.0 Standard inclui um conjunto de 4 modelos de design com um novo design, sete módulos exclusivos, um sistema de gerenciamento de documentos, bem como funcionalidades básicas do SharePoint:

estrutura gráfica da empresa (divisões, departamentos)

lista de funcionários (lista telefônica, catálogo de endereços)

informante universal (taxas de câmbio, engarrafamentos, clima, piada do dia, custo do barril de petróleo, etc.)

módulo universal para solicitações de courier, treinamento, viagem de negócios, solicitações ao departamento de TI, etc.

criação automática de uma estrutura de departamentos e nós de projetos com base nos dados da estrutura da empresa

aniversários de funcionários

citação do dia (aforismos)

módulos padrão do SharePoint: sites para grupos de trabalho, colaboração, reuniões, bibliotecas de documentos com versões, wikis (bases de conhecimento), notificações (notícias), listas de contatos, fóruns de discussão (fóruns), calendários compartilhados e pessoais, listas de tarefas, enquetes, gráficos Gantt para projetos, galerias de fotos, blogs de discussão, assinaturas RSS

Elementos de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

1. Módulo de registro de documentos
2. Módulo de correspondência serial
3. Módulo de correspondência paralela
4. Módulo de correspondência universal
5. Módulo de pesquisa avançada de informações

Módulo de registro de documentos

Cadastro de documentos por tipo: entrada, saída, interno.

Ao se cadastrar, são preenchidos atributos adicionais: nome do documento, data de registro do documento, tipo de documento (diretório editável), departamento remetente, departamento receptor, arquivos adicionais.

Um Cartão de Documento é criado e salvo na biblioteca “Registro de Documentos” para processamento posterior

Propriedades gerais de módulos correspondentes

Você pode atribuir datas previstas por acordo para cada usuário.

Quando uma tarefa é atribuída a um usuário, ele recebe notificações por email.

Cada usuário vê suas tarefas no portal.
A cada etapa você tem a oportunidade de anexar um número arbitrário de documentos, deixar seus comentários, aprovar ou rejeitar o documento.
Nas configurações é possível selecionar um modelo de comportamento caso um participante rejeite um documento (retorno à etapa anterior, retorno ao executor, notificação da devolução para todos os aprovadores).

Você pode nomear um Controlador que verifica o documento após a conclusão da aprovação, mas antes de ele ser devolvido ao iniciador. Por exemplo, o supervisor pode ser um funcionário de controle de qualidade ou um arquivista que verifica a exatidão de quaisquer documentos e a presença dos atributos necessários.

A qualquer momento você pode ver o status: quem está com o documento em aprovação e quem já concluiu a etapa de aprovação.

O usuário vê os comentários e anexos de todos os usuários anteriores ou de um usuário anterior (as configurações são definidas quando a reconciliação é iniciada).

É possível exportar relatórios para o formato Excel sobre diversos parâmetros do processo de aprovação de documentos, dando assim aos usuários a oportunidade de construir seus próprios relatórios sem programação, mas utilizando as funções das conhecidas “planilhas”.

Módulo de correspondência serial

Coordenação/aprovação de um documento em uma cadeia sequencial de atores

Dois modos de operação (selecionados no início da coordenação):
a) toda a cadeia de aprovadores é formada no início da aprovação; o iniciador pode atribuir datas previstas conforme acordado para cada usuário
b) no início, apenas o primeiro aprovador é selecionado, então o próprio aprovador atual seleciona o próximo aprovador e define uma data prevista para aprovação para ele

Módulo de correspondência paralela

Coordenação/aprovação de um documento numa cadeia paralela de atores

Todos os aprovadores são selecionados no início da aprovação; você pode atribuir datas previstas para aprovação para cada usuário

Quando uma tarefa é rejeitada por um dos aprovadores, uma notificação é enviada ao iniciador, que decide se continua ou não a aprovação. Se o iniciador interromper a aprovação, todos os aprovadores receberão uma notificação.

Módulo de correspondência universal

Coordenação/aprovação de um documento de forma aleatória. Este é um sistema de utilização recursiva dos dois módulos anteriores – aprovações paralelas e sequenciais.

A rota é formada durante o processo de aprovação. Em cada etapa, o participante pode formar outro tipo de aprovação (sequencial, paralela), indicar outros participantes e atribuir uma data prevista de aprovação para cada um deles.

O módulo de correspondência universal é um desenvolvimento único para sistemas desta classe. A rota é formada durante o processo de aprovação; em cada etapa, o usuário pode criar outro tipo de acordo (sequencial, paralelo, indicar participantes em acordo posterior) e atribuir uma data crítica de aprovação para cada usuário. É um sistema de utilização recursiva de dois modelos: paralelo e serial, ideal para negociações em que:

os participantes não são fixos;

o percurso muda dependendo das decisões dos participantes anteriores;

aqueles que aprovam pedem conselhos a outros funcionários;

Você pode especificar qualquer número de recursões (incorporações).

Módulo de pesquisa avançada de informações

Pesquisa avançada através do conteúdo interno de documentos de escritório e páginas pessoais dos usuários. A busca pode ser realizada tanto pelos atributos dos documentos e pelo seu conteúdo, quanto pelo conteúdo das informações publicadas nas páginas do portal.

As principais vantagens deste portal:

1. Preço baixo, independente do número de usuários;

2. Você não precisa adquirir licenças adicionais da Microsoft se tiver um Windows Server 2003 ou 2008 licenciado. Se não tiver um Windows Server, você pode usar o Windows Web Server 2008; você não precisa de licenças de cliente para isso !

3.Tempo mínimo de instalação: literalmente algumas horas;

4.Design exclusivo e bonito;

5. Funcionalidade garantida e pronta para uso que atende às necessidades básicas de uma empresa moderna.

6. Usando módulos personalizados, você mesmo pode personalizar a funcionalidade do seu portal de uma forma visual conveniente, sem envolver especialistas de TI;

7. Oportunidades ilimitadas de desenvolvimento, dimensionamento e aumento de funcionalidade por qualquer programador terceirizado que tenha habilidades para trabalhar com a tecnologia Windows SharePoint Services.

8. Um sistema de gerenciamento de documentos quase pronto permitirá que você gerencie processos “padrão” como preparação de propostas comerciais, coordenação, aprovação e endosso de contratos e outros documentos, manutenção e coordenação de documentação para atividades de projeto, aprovação, coordenação ou coleta de feedback sobre quaisquer documentos da empresa, trabalhando com documentos pessoais.

O custo deste portal para um servidor (suficiente para vários milhares de usuários) é de 64.000 rublos. No entanto, importa referir que a Academia Agrícola do Estado de Volgogrado já possui licença para este software, pelo que todos os custos são reduzidos apenas aos custos de implementação e finalização deste produto. Os custos adicionais de implementação do portal serão incluídos no custo da licença Servidor Microsoft Windows 2003 ou anterior se sua organização ainda não o tiver instalado.

1.3. 5 WSS Portal 2.1

WSS Portal 2.1 é um portal corporativo pronto para uso na plataforma SharePoint. Você pode implementar uma solução pronta com muito mais rapidez e eficiência do que desenvolver seu próprio portal do zero. E a capacidade de desenvolver uma solução pronta após a implementação proporciona benefícios adicionais.

WSSportal é uma solução de alta qualidade, baseada nas melhores práticas para construção de portais, que permite implementar um portal em um curto espaço de tempo e gastar seu orçamento na implementação do portal de forma mais eficiente.

O produto WSS Portal 2.1 provou ser uma solução confiável, de alta qualidade e com bom desempenho. O produto possui um grande número de implementações, diferentes versões do produto são utilizadas em empresas com número de usuários de 50 a 15.000. As implementações foram realizadas em empresas com diversos tipos de atividades e a solução comprovou sua eficácia independente da empresa. indústria.

Portal WSS 2.1. implementado de forma que esteja pronto para uso imediatamente após a instalação. Contém todas as funcionalidades necessárias para um portal corporativo, estrutura e design comprovados. Também graças à plataforma Microsoft SharePoint, a funcionalidade do WSS Portal 2.1. excedem significativamente a funcionalidade de soluções e produtos concorrentes.

Figura 7 - WSSPortal . Pagina inicial.

Existem três versões do produto:

Portal WSS 2.1 Lite - 80.000 rublos para uma licença de servidor (incluindo 25 usuários) e 600 rublos para cada usuário adicional.

Padrão WSSPortal 2.1 - 295.000 rublos.

WSSPortal 2.1 Enterprise - 695.000 rublos.

Para usar este portal você também precisará janelas Servidor 2003 ou superior, que é adquirido separadamente e custa aproximadamente US$ 1.000. Usando Padrão e Empresarial versões do portal, licenças de cliente adicionais devem ser adquiridas separadamente MicrosoftOfficeSharePointServer 2007 custa cerca de 3.200 rublos por usuário adicional.

Versão do portal empresarialÉ recomendado para organizações onde o número de usuários é superior a 500 pessoas, o que é uma condição necessária para nós, mas o custo desta versão é muito alto. Também seria possível usar a versão Lite com uma opção adicional para um número ilimitado de usuários (90.000 rublos adicionais), mas esta versão do portal tem um número limitado de funções, incluindo a ausência de coisas como nós pessoais para usuários e um armazenamento único de documentos para todo o portal, o que torna a utilização deste portal inconveniente e impraticável.

Qualquer um dos portais corporativos aqui listados, após instalação, deverá ser adaptado às peculiaridades de manutenção da organização interna do empreendimento.

Uma análise comparativa dos sistemas analógicos é apresentada na Tabela 1.

Tabela 1 - Análise comparativa das soluções do portal

Módulo ou função

Conclusões sobre a seção

Tendo considerado estas soluções corporativas, precisei fazer uma certa escolha para que o sistema se adequasse à nossa organização em termos do conjunto de funções e módulos, a implementação fosse simples e o custo de aquisição e implementação do portal não fosse exorbitante. Todos os portais apresentados em comparação possuem as funções mínimas necessárias, e1C-Bitrix: O portal corporativo possui uma funcionalidade verdadeiramente enorme. Mas a ampla funcionalidade nem sempre é boa - esta solução utiliza um grande número de módulos que são necessários exclusivamente para grandes organizações. No nosso caso, uma funcionalidade tão grande simplesmente atrapalhará,o usuário simplesmente se perderá, o que pode levar à diminuição da eficiência de utilização deste portal.

eGroupware também possui um conjunto básico de módulos e funções, mas a falta de um módulo aplicativo (em particular, o aplicativo necessário para o departamento de TI), juntamente com a falta de suporte técnico completo e localização para o russo, mesmo apesar da natureza gratuita deste solução, torna a implementação deste portal difícil e ineficaz. Principalmente considerando que as soluções concorrentes são soluções prontas em caixa e sua implementação leva um tempo mínimo.

Soluções baseadas em Serviços MicrosoftSharePoint 2007, possuem todo o conjunto de módulos necessários e atendem a todos os requisitos da organização. Funcional WSSPortal um pouco mais amplo e seu uso seria mais apropriado do que Mesa de trabalho , mas o custo exorbitante desta solução não corresponde à diferença de funcionalidade destas soluções. Além disso, o portal Mesa de trabalho A Academia Agrícola do Estado de Volgogrado já está disponível e todos os custos são reduzidos aos custos de implementação e ajuste desta solução de acordo com as atividades da organização.

Assim, a melhor escolha para nós seria usar a solução existente Mesa de trabalho . Será modificado para atender à ordem interna da organização e possivelmente ampliado com os módulos necessários.

Notas

1. Você pode inserir ilustrações das soluções descritas.

2. Especificar mais detalhadamente funções especializadas, por exemplo, a possibilidade de coordenação paralela, sequencial e universal, a possibilidade de desenvolver o portal sem o envolvimento de especialistas

3. Especifique o preço de compra, incluindo licenças de cliente

4. Conclua que é melhor implementar Mesa de trabalho.

5. Faça um diagrama “como está” e “como será” já está lá.

6. Com base no estudo dos artigos (ver arquivo anexo) Faça um diagrama funcional do processo de implementação

7. Faça na Primavera diagrama de rede do processo de implementação

Http://www.e-commerce.ru/analytics/analytics-part/analytics15.html

http://egroupware.ru/index.php?option=com_content&task=view&id=5&Itemid=38

http://www.soft.mail.ru/program_page.php?grp=61638

http://www.s-incom.opt.ru/shop/1486055/1486056.html

http://www.deskwork.ru/view.aspx?page=dw_standard#about

Http://solutions.wss-consulting.ru/files/Proposal-For-Partnership.pdf

Processo de implementação:

Exame preliminar e avaliação do estado;

Levantamento pré-projeto;

Reciclagem preliminar;

Tarefa técnica;

Estudo de viabilidade;

Organização do projeto;

Desenvolvimento de metas;

Projeto técnico;

Reciclagem de pessoal;

Planejamento;

Gestão de dados;

Comissionamento;

Avaliação de resultados;

Análise do estado atual.

O programa de contabilidade de pedidos e pedidos foi desenvolvido para automatizar o processo de contabilização de pedidos ou recebimento de pedidos em uma pequena organização comercial. O programa automatiza totalmente a contabilidade operacional e gerencial da empresa, facilitando significativamente o trabalho de colaboradores e gestores. Por ser construído na plataforma, o programa é simples e intuitivo para o usuário, assim como outros projetos criados nesta plataforma. Portanto, mesmo uma pessoa que não esteja muito familiarizada com computadores poderá trabalhar com ele.
O programa possui um catálogo de produtos muito conveniente. Cada produto possui um conjunto de características, por exemplo: nome, código de barras, fabricante, país de produção, etc. O conjunto de características do produto pode ser qualquer, ou seja, Você pode adicionar de forma fácil e rápida as características necessárias a um produto ou remover as desnecessárias. Para cada uma das características você pode definir um filtro para buscar rapidamente o produto desejado no catálogo. Além disso, para uma pesquisa mais conveniente e rápida, o programa de contabilidade de pedidos fornece uma árvore de pastas. Ele permite que você crie sua própria classificação de produtos e coloque os produtos nas pastas correspondentes. Você pode adicionar um número ilimitado de fotos a cada produto. Uma lista de produtos pode ser importada de uma planilha Excel e exportada do programa para uma planilha Excel. O programa suporta trabalhar com um leitor de código de barras. O scanner é conectado ao computador através de uma porta USB e lê o código de barras, os dados lidos são inseridos no campo de filtro e o produto desejado é encontrado automaticamente.
Como, além da venda de mercadorias, as organizações também podem prestar serviços relacionados, o programa de registro de pedidos e pedidos também disponibiliza uma lista de serviços. Cada serviço possui o conjunto de características necessárias, que podem ser alteradas se necessário. É possível pesquisar por qualquer uma das características. A lista de serviços pode ser baixada em uma planilha Excel.
Para automatizar pagamentos a fornecedores, o programa conta com um banco de dados de fornecedores. Cada um deles possui o conjunto de características necessário: nome, telefone, dados, etc. O saldo do fornecedor é calculado automaticamente. É calculado como a diferença entre o valor total das mercadorias fornecidas e o valor total dos pagamentos a este fornecedor. A lista pode ser filtrada por qualquer campo.
O programa de contabilidade de pedidos também contém uma lista dos gerentes da sua organização. As estatísticas são mantidas para cada um deles e as informações necessárias são armazenadas. Cada gestor tem seu próprio percentual de vendas, segundo o qual seu salário é calculado automaticamente e formado o saldo do gestor. Existem também filtros para as características desejadas.
O banco de dados do comprador também é fornecido no programa de contabilidade do aplicativo. Nome, detalhes, dados para celebração de contratos - tudo isso caracteriza cada comprador. A lista de características pode ser alterada de acordo com sua preferência. O valor total das compras é acumulado automaticamente. A lista de compradores pode ser importada para o programa a partir de uma planilha Excel e exportada do programa para Excel, se necessário. Esta lista pode ser filtrada por qualquer uma das características do comprador.
A chegada da mercadoria é realizada através da operação de mesmo nome. Selecionamos um fornecedor e adicionamos produtos do catálogo de produtos, indicando sua quantidade e alterando o preço de compra se necessário. A lista de mercadorias pode ser importada para a operação de Recebimento a partir de uma tabela Excel. Este é um recurso muito conveniente. Se o seu fornecedor puder lhe enviar um arquivo Excel com uma lista de mercadorias entregues, basta carregar esses dados no programa. Para isso, basta clicar no botão Importar do Excel e selecionar um arquivo com a lista de produtos, e os dados serão transferidos para o programa automaticamente. A quantidade de mercadoria entregue irá para o armazém, e o valor total da entrega será registrado no balanço do fornecedor. A lista de transações de recebimento está equipada com filtros por fornecedor e por data de operação.
A contabilização de pedidos no programa é muito simples. Você precisa selecionar o status do pedido e o comprador na lista de compradores. O sobrenome do gerente será inserido automaticamente com base no nome de usuário com o qual você está conectado.

Como contabilizar corretamente os pedidos? Como registrar e processar solicitações de clientes e clientes sem erros? Um programa de contabilidade de pedidos baseado em nuvem fornecerá assistência inestimável no trabalho com pedidos e clientes.

Contabilidade "no joelho": armadilhas dos métodos contábeis convencionais

Ao abrir uma empresa, o empresário recebe os primeiros pedidos dos clientes. Desde que sejam únicos e o volume de negócios não seja grande, não surgem problemas com a contabilização das encomendas (e, portanto, com a contabilidade e a contabilidade fiscal): todos os dados das candidaturas são introduzidos num determinado período de tempo: no final da semana, no final do dia útil ou em outro período.

Todos os clientes estão ao seu alcance.
Gerencie o relacionamento com os clientes, realize um trabalho produtivo com os pedidos!

Pode ser um diário normal com uma tabela de pedidos, um bloco de notas ou um programa Excel. Independentemente da ferramenta utilizada pelo funcionário da empresa responsável pela contabilização dos pedidos, ele insere todos os dados manualmente, com base em cheques, contratos e outros documentos.

Nas primeiras etapas do trabalho da empresa, não é difícil monitorar a quantidade e a regularidade dos pedidos. Mas à medida que aumenta o número de inscrições, o gestor encontra as primeiras dificuldades:

os funcionários responsáveis pela contabilização dos pedidos começam a cometer erros e perder aplicações;
a contabilização dos pedidos começa a demorar muito e você precisa contratar um funcionário separado para fazer esse trabalho;
devido à necessidade de processar um grande número de pedidos, até mesmo esse funcionário começa a cometer cada vez mais erros;
um gerente ou outro responsável não pode controlar o trabalho dos funcionários - tanto aquele que registra os pedidos quanto aqueles que os recebem e processam.

O resultado é a má qualidade do atendimento ao cliente, erros nos documentos financeiros e dados incorretos nos relatórios contábeis e fiscais.

Automação da contabilidade de pedidos: vantagens dos sistemas

Se houver um grande número de pedidos, a solução ideal seria implementar um sistema de automação contábil - um programa de contabilidade de pedidos que pudesse fornecer contabilidade ininterrupta de pedidos.

Benefícios da automação:

sem erros ou omissões;
contabilidade on-line, ou seja, inserir dados imediatamente após o recebimento e processamento do pedido;
modelos prontos, tabelas, formulários de documentos, capacidade de preparar documentos em um ou dois minutos;
facilidade de uso, economia significativa de tempo e dinheiro: não é necessário contratar um funcionário separado responsável pela contabilização dos pedidos;
a capacidade de levar em consideração cada etapa do processamento do pedido.

Oportunidades de serviços em nuvem

A contabilidade automatizada de pedidos pode ser organizada de duas maneiras.

Primeira maneira- instale um programa gratuito de contabilidade de pedidos em seu computador ou rede local. Via de regra, são sistemas complexos e multifuncionais que requerem manutenção e atualização. Para que tal sistema funcione de forma eficaz, é necessário, entre outras coisas, contratar um especialista em TI ou firmar um contrato de terceirização com a empresa que instalou o programa.

Segunda via- use um serviço web em nuvem. Ele oferece os mesmos recursos de um programa normal, mas sem as desvantagens.

Oportunidades de serviços web em nuvem:

você não precisa instalar um programa para contabilizar pedidos em seu computador, construir uma rede local ou implementar um sistema de contabilização de pedidos no ambiente de informações existente;
você economiza espaço no disco rígido do seu computador ou no servidor de rede local; não desperdice dinheiro mantendo e atualizando o programa;
o serviço web pode ser utilizado por qualquer pessoa que tenha direitos de acesso, sem restrições de tempo e de qualquer lugar do mundo: se necessário, um funcionário pode inserir os dados do pedido por telefone, o que é mais importante para especialistas de campo, entregadores, funcionários que trabalham em armazéns , transporte, produção.

Class365: programa gratuito de contabilidade de pedidos

Para ter à sua disposição uma ferramenta que lhe permita acompanhar as encomendas de qualquer parte do mundo e em qualquer momento conveniente, não necessita de comprar e instalar um programa complexo ou alugar um servidor dedicado, cuja manutenção levará metade do orçamento. Tudo que você precisa fazer é registrar-se e conectar-se ao serviço web em nuvem Class365.

Class365 é um serviço gratuito e conveniente onde você pode acompanhar seus pedidos. O programa é indicado para empresas que atuam no setor de serviços, comércio varejista e atacadista, além de lojas online. Você poderá trabalhar com clientes, receber rapidamente informações detalhadas sobre um determinado produto e acompanhar os pedidos em tempo real.

Para usufruir de todas as funcionalidades do programa, basta dedicar alguns minutos ao registo e selecionar o tarifário “Grátis”, para aspirantes a empreendedores e jovens empresas. À medida que a sua empresa e, consequentemente, os colaboradores crescem, pode aumentar o número de utilizadores mudando para o tarifário “Profissional”.