Experiență în fișe de post. Reguli pentru întocmirea fișelor de post. Cine întocmește fișele postului conform legii?

Instrucțiuniîn activități de conducere (din latinescul instrucție - instrucție, aranjament) este un act juridic emis în scopul stabilirii regulilor care reglementează aspectele organizatorice, științifice, tehnice, tehnologice, financiare și alte aspecte speciale ale activităților instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor, diviziilor acestora, servicii, funcționari persoane și cetățeni.

Instrucțiunile stabilesc procedura de desfășurare a oricărei activități sau procedura de aplicare a prevederilor legislative și de altă natură.

Instrucțiunile sunt întocmite pe formularul general al organizației. Pagina de titlu include următoarele detalii:

· Numele companiei,

· locul și anul publicării.

Titlul instrucțiunilor indică obiectul sau gama de probleme cărora li se aplică cerințele sale, de exemplu: INSTRUCȚIUNI privind documentația de suport a conducerii

Textul instrucțiunilor este format din secțiuni cu titluri și împărțite în paragrafe și subparagrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. Textul instrucțiunilor folosește următoarele cuvinte: trebuie, ar trebui, necesar, nu permis, interzisși așa mai departe.

Instrucțiunea este semnată de șeful unității structurale care a elaborat-o. Instrucțiunea se aprobă printr-un act administrativ special sau direct de către șeful organizației.

Pe instrucțiuni se poate nota că este o anexă la documentul administrativ. Atunci când o instrucțiune este aprobată printr-un document administrativ (ordin, decret), aceasta stabilește termenul de introducere a instrucțiunii, enumeră măsurile organizatorice necesare și indică executanții responsabili. În cazul în care termenul limită de introducere a instrucțiunilor nu este indicat în textul actului administrativ, se consideră ziua semnării și înregistrării documentului.

Varietăți de instrucțiuni sunt instrucțiuni pentru munca de birou (suport de documentare pentru management) și fișe de post.

Instrucțiuni pentru munca de birou (DOW) este un act juridic care reglementează regulile, tehnicile, procesele de creare a documentelor și tehnologia de lucru cu documentele. Cu alte cuvinte, instrucțiunea consolidează sistemul de management al biroului care s-a dezvoltat în organizație. Pentru funcționarea eficientă a serviciului instituției de învățământ preșcolar și a tuturor departamentelor organizației, pentru o înțelegere clară și prezentare a tuturor etapelor de lucru cu documente, fiecare organizație trebuie să elaboreze instrucțiuni pentru munca de birou, ținând cont de specificul activităților sale ( 9).

Instrucțiunile sunt elaborate pe baza actelor legislative relevante ale Federației Ruse, a documentelor naționale de reglementare: Reguli de bază pentru funcționarea arhivelor departamentale, standarde de stat pentru sisteme de documentare unificate, materiale normative și metodologice ale Arhivei Federale, reguli departamentale. În prezent, departamentele însele elaborează instrucțiuni standard pentru munca de birou în general sau pentru orice parte a acesteia pentru întregul grup de întreprinderi sau instituții similare din industrie.

Instrucțiunile pentru instituțiile de învățământ preșcolar sunt împărțite în standard, exemplare și individuale.

Instrucțiuni standard sunt elaborate pentru instituţiile subordonate de acelaşi tip de către ministerele şi direcţiile din anumite sectoare ale economiei naţionale.

Exemple de instrucțiuni este întocmit ținând cont de cerințele instrucțiunilor standard, dar fără a ține cont de caracteristicile unei anumite organizații.

Pe baza instrucțiunilor standard și mostre, organizația se dezvoltă instrucțiuni individuale în raport cu condiţiile activităţii sale.

Instrucțiunile trebuie să includă prevederi generale, secțiuni tematice și anexe.

În capitolul Dispoziții generale În primul rând, se stabilește domeniul de aplicare al Instrucțiunii (de exemplu, „Instrucțiunea se aplică tuturor documentelor”, „... documentelor administrative”, „... cu excepția documentelor confidențiale”, etc.). Prevederile generale ar trebui să stabilească răspunderea pentru nerespectarea prevederilor Instrucțiunilor.

Partea principală a Instrucțiunii constă din două secțiuni tematice: „Documentarea” și „Organizarea muncii cu documente”.

În capitolul Documentație sunt determinate:

· probleme ale activităților organizației care fac obiectul documentației obligatorii;

· tipuri de documente utilizate pentru documentarea activităților organizatorice, administrative, de informare și de referință;

· reguli generale de documentare;

· reguli pentru întocmirea anumitor tipuri de documente, inclusiv procedura de avizare, aprobare, semnare și aprobare;

· procedura de producere si reproducere a documentelor;

· reguli de înregistrare și certificare a copiilor și anexelor;

· procedura de folosire si pastrare a formularelor, sigiliilor si stampilelor;

· procedura ca executanții să lucreze cu documentele.

În capitolul Organizarea muncii cu documente sunt instalate:

· procedura de primire, prelucrare si distribuire a documentelor primite;

· procedura de transfer de documente în cadrul organizației;

· procedura de intocmire si procesare a documentelor de iesire;

· procedura de înregistrare a numărului de documente;

· reguli generale de înregistrare a documentelor de intrare, ieșire și interne;

· caracteristicile formularelor de înregistrare;

· descrierea tehnologiei adoptate și a procedurii de indexare a documentelor;

· principii de construire a informațiilor și a lucrărilor de referință în organizație;

· procedura de sistematizare și clasificare a informațiilor de referință;

· procedura de punere sub control;

· tehnologie de control;

· termene tipice;

· reguli generale de păstrare a documentelor în serviciul de învățământ preșcolar și în secțiile structurale;

· procedura de întocmire a listei de afaceri ale organizației;

· reguli de formare a anumitor categorii de documente în dosare;

· procedura de sistematizare și indexare a anumitor categorii de documente;

· organizarea examinării valorii științifice și practice a documentelor;

· reguli de înregistrare a cazurilor pentru transfer pentru depozitare;

· cerințe pentru descrierea documentelor de depozitare permanentă și temporară;

· procedura de transfer a dosarelor în arhivele instituției.

Aplicații Instrucțiunile ar trebui să conțină maximum material de referință și ilustrativ. Aplicațiile trebuie să includă:

· diagrame de flux de documente;

· amprente de sigilii și ștampile;

· formulare de mostre;

· mostre de completare a formularelor de documente;

· lista documentelor care nu fac obiectul înregistrării;

· Forme de nomenclatură a cazurilor etc.

Astfel, Instrucțiunea trebuie să reflecte întregul proces de lucru cu documente, toate operațiunile tehnologice în succesiunea lor logică.

Întocmirea Instrucțiunilor se realizează de către serviciul de învățământ preșcolar cu participarea arhivei și a serviciului juridic. Instrucțiunea, semnată de șeful serviciului de management al biroului, este aprobată de șeful organizației și pusă în aplicare prin ordinul acestuia, după care este trimisă tuturor unităților structurale pentru utilizare în muncă.

Descrierea postului- acesta este un document organizatoric și juridic care definește în mod clar locul și semnificația unei poziții specifice în structura întreprinderii, conține o listă completă a funcțiilor sale inerente de muncă, formele și termenele limită de raportare, condițiile de remunerare și, de asemenea, stipulează sfera drepturilor și responsabilităților salariatului care ocupă această funcție specifică (10).

Fișele de post întocmite corect permit fiecărui angajat să-și imagineze în mod clar gama de responsabilități ale postului, conexiunile funcționale necesare intra și extra-organizaționale, îl ajută să planifice mai eficient timpul de lucru și contribuie la o distribuție mai uniformă a volumului de muncă între angajații din departament.

În întreaga organizație, fișele postului servesc la distribuirea rațională a puterilor și responsabilităților între tot personalul și pentru a elimina dublarea muncii. Ele sunt utilizate în determinarea criteriilor de evaluare a performanței muncii (certificarea) angajaților, pentru dezvoltarea sistemelor de promovare și a programelor de dezvoltare a personalului. Acestea conțin informații clare necesare pentru selecția eficientă a candidaților pentru o anumită poziție.

Ca document de reglementare, fișele postului servesc ca bază pentru revizuirea tabloului de personal, soluționarea conflictelor de muncă și producție, determinarea legalității anumitor forme de sancțiuni administrative etc.

Se elaborează o fișă a postului pentru fiecare post prevăzut în tabelul de personal. Dacă într-un departament există mai multe posturi identice și angajații care ocupă aceste posturi îndeplinesc aceleași funcții, atunci se elaborează o fișă a postului.

Dacă angajații care ocupă aceleași posturi îndeplinesc sarcini diferite, sunt necesare mai multe fișe de post, fiecare dintre ele va conține o serie de responsabilități ale postului corespunzătoare repartizării lor efective între angajați.

Distribuția efectivă a responsabilităților este reflectată în textul fișei postului în sine și poate fi reflectată și în titlu, de exemplu: Fișa postului secretarul managerului; ...secretar de receptie.

Fișa postului trebuie să includă o viză pentru a vă familiariza cu documentul acelor angajați ale căror activități sunt acoperite de acesta.

Structura și conținutul unei fișe de post nu sunt în prezent strict reglementate, ceea ce face posibilă crearea ei individual pentru fiecare întreprindere, ținând cont de specificul acesteia.

Fișa postului poate consta din următoarele secțiuni:

1) "Dispoziții generale" - indicați denumirea postului cu desemnarea unității structurale conform tabelului de personal; cui raportează direct angajatul; procedura de numire într-o funcție și eliberare dintr-o funcție; o listă de documente normative, metodologice și de altă natură care ghidează angajatul care ocupă această funcție; cerințe de calificare pentru angajat (nivel de educație, abilități, experiență de muncă); cerințe pentru cunoștințe și abilități speciale.

2) "Funcții" - se determină scopul principal al postului. Funcțiile unui angajat sunt întotdeauna formulate ca o listă de tipuri de muncă sau probleme de rezolvat. Funcțiile angajatului sunt cele care determină componența responsabilităților postului. Secțiunea „Funcții” poate să nu fie inclusă în fișa postului dacă scopul general al postului este formulat în secțiunea „Dispoziții generale”.

3) "Responsabilitatile locului de munca" - se stabileste continutul specific al activitatii salariatului: sunt enumerate tipurile de munca prestata de angajatul in aceasta functie, natura actiunilor efectuate („gestioneaza”, „pregateste”, „aprobă”, „consideră”, „efectuează”. ”, „oferă”, etc.) .

Această secțiune poate fi o listă a operațiunilor specifice efectuate de angajat în implementarea funcțiilor care îi sunt atribuite. De exemplu, dacă funcțiile angajatului includ „controlul executării documentelor”, atunci responsabilitățile, în consecință, vor fi:

· punerea documentelor sub control,

· controlul asupra executării documentelor,

· scoaterea documentelor de sub control,

· analiza disciplinei de performanță,

· informarea conducerii despre rezultatele executării documentelor.

4) „Drepturi” - se stabilesc atributiile salariatului pentru a asigura indeplinirea atributiilor ce ii revin:

· dreptul de a lua decizii în etapa examinării prealabile a documentelor (enumerarea problemelor pe care le poate decide în mod independent);

· dreptul de a da instrucțiuni în probleme specifice;

· dreptul de a semna în mod independent documente în cadrul competenței care i-au fost acordate;

· dreptul de a contacta managerul cu propuneri;

· dreptul de a reprezenta în numele unei unități sau instituții în alte organizații;

· dreptul de a participa la ședințele la care sunt discutate probleme din jurisdicția sa;

· dreptul de a cere anumite acțiuni de la alți angajați,

· dreptul de a viza anumite tipuri de documente;

· dreptul de a returna documentele spre revizuire;

· dreptul de a primi informații necesare muncii (statistice, economice etc.), inclusiv informații confidențiale;

· dreptul de acces la documentele de reglementare; la fondul de informații al organizației, arhiva, bazele de date electronice;

· dreptul de a primi periodicele necesare;

· dreptul de a utiliza și de a avea la dispoziție dicționare, cărți de referință, programe de calculator pentru traducere etc.

Dacă este necesar, la textul secțiunii pot fi adăugate drepturi universale care sunt comune tuturor angajaților (și nu doar drepturile legate de locul de muncă):

· dreptul la toate tipurile de compensații stabilite pentru contribuția dumneavoastră de muncă;

· dreptul la condiții confortabile;

· dreptul la formare avansată;

· dreptul la realizarea maximă a nevoilor profesionale.

O formulare clară a drepturilor angajatului face posibilă formularea răspunderii acestuia, care este evidențiată într-o secțiune separată.

5) "Responsabilitate" - se stabilesc criterii de evaluare a muncii si masuri de responsabilitate personala a salariatului.

Raspunderea salariatului este determinata in conformitate cu legislatia in vigoare si poate fi disciplinara, materiala, administrativa sau penala.

Această secțiune formulează conținutul și formele responsabilității unui funcționar pentru:

· neacceptare măsuri sau acțiuni în timp util legate de atribuțiile sale;

· nerespectarea tehnologii consacrate în documente normative și tehnice;

· încălcare termenele de finalizare a lucrărilor prevăzute de standarde;

· refuz din utilizarea metodelor avansate de lucru și a mijloacelor tehnice disponibile;

· refuz execută instrucțiuni scrise și orale de la manager.

La întocmirea secțiunilor „Drepturi” și „Responsabilități”, principalul lucru este de a oferi angajatului drepturile în măsura în care este necesar pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu. O greșeală tipică făcută de scriitorii fișelor postului este să atribuie responsabilități unui angajat, dar să nu îi ofere drepturi de a le implementa. Același lucru este valabil și pentru responsabilitate. Drepturile de a desfășura anumite acțiuni sunt necesare în primul rând atunci când desfășoară activități legate de alți lucrători sau pe baza rezultatelor muncii altor lucrători.

6) „Relații” - se stabileste procedura de interactiune intre salariat si alte unitati structurale si functionari.

Secțiunea are o semnificație coordonatoare și este deosebit de importantă pentru stabilirea și reglementarea legăturilor dintre diferitele diviziuni structurale, stabilirea ierarhiei și a obligațiilor reciproce ale acestora.

7) Textul fișei postului poate include o secțiune „Condiții de remunerare” , care state:

· ce salariu este stabilit pentru angajat conform contractului sau tabelului de personal;

· ce bonusuri poate primi;

· cum își poate crește salariul (în ce condiții și cu ce frecvență);

· poate un angajat să combine profesii (posturi) etc.

8) In literatura metodologica se propune completarea fisei postului cu o sectiune „Evaluarea locurilor de muncă” (Indicatori de evaluare a locurilor de muncă), în care pot fi fixați atât indicatori generali de evaluare a performanței, cât și cei specifici stabiliți de managerii imediati și superiori, precum și cei consacrati în documentele interne de reglementare și tehnologice ale organizației.

Indicatorii comuni includ:

· implementarea completă a sarcinilor atribuite salariatului, responsabilităților postului și drepturilor acordate;

· calitatea întocmirii și executării documentelor;

· absența erorilor și a încălcărilor serviciului;

· absența plângerilor, solicitărilor și criticilor din partea managerilor;

· aplicarea calificată a cerințelor instrucțiunilor și a altor documente de reglementare;

· îndeplinirea la timp a atribuțiilor oficiale, respectarea termenelor de executare a documentelor.

Fișa postului este semnată de șeful serviciului instituție de învățământ preșcolar și aprobată de șeful organizației. În plus, angajatul este obligat să citească fișa postului împotriva semnăturii. Viza de familiarizare se află sub semnătura șefului instituției de învățământ preșcolar (elaboratorul fișei postului) și constă din cuvintele „Am citit instrucțiunile”, semnătura angajatului, inițialele sale, numele și data.

20.7. Reguli. Regulile ca tip de document organizatoric

Reguli este un act juridic care stabilește procedura pentru activitățile conducerii unei organizații, organ colegial sau consultativ. Textul regulamentului este format din secțiuni care au titluri independente și sunt împărțite în paragrafe și subparagrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe.

Regulamentul este întocmit pe antetul general al organizației. Detaliile obligatorii sunt:

· Numele companiei,

· denumirea organului colegial sau consultativ,

· denumirea tipului de document,

data și numărul documentului,

· locul de compilare,

· semnătură,

· ștampila de aprobare.

Regulamentul se aprobă de șeful organizației sau șeful organului colegial.

În procesul de pregătire, reglementările trec prin etapa de discuție la o ședință a membrilor unui organ colegial sau consultativ, precum și coordonarea cu departamentele interesate și serviciul juridic.

Reguli(la plural) ca tip de document organizatoric sunt elaborate atunci când este necesar să se determine cum trebuie desfășurată munca și în ce ordine.

În funcție de domeniul de aplicare, regulile pot fi împărțite în

1) având o semnificație generală pentru toate industriile (reguli de siguranță; reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizației);

2) sectoriale, legate doar de o singură industrie (reguli de admitere în instituţiile de învăţământ superior; reguli de servicii de consum pentru populaţie).

Fiecare angajat acceptat în organizație este supus Regulamentului Intern al Muncii.

Reguli de ordine interioară- un act normativ local care reglementează în detaliu organizarea activităților zilnice ale instituției, obligațiile reciproce ale salariaților și administrației, acordarea concediilor, detașarea angajaților, regimul intra-facilitate și alte aspecte.

Documentul se întocmește pe antetul general al organizației, indicând tipul documentului, semnat de adjunctul șefului și aprobat de șeful organizației.

Reglementările interne de muncă sunt clar structurate și conțin următoarele secțiuni:

· Dispoziții generale,

· procedura de angajare, transferare si concediere a angajatilor,

· principalele sarcini ale angajaților,

timpul de lucru și utilizarea acestuia,

· recompense pentru succesul la locul de muncă,

· sancțiuni pentru încălcarea disciplinei administrative și a muncii.

Ținând cont de specificul activităților organizației, Regulile pot include secțiuni „Regimul intra-facilități”, „Organizarea muncii”, etc.

Nu conține o cerință imperativă ca angajatorul să întocmească fișele postului (sau să includă o listă detaliată a responsabilităților de muncă ale angajatului în textul contractului de muncă). definește doar minimul obligatoriu - conform părții 2 a articolului 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, trebuie să fie indicată doar funcția de muncă (munca în funcție de poziție în conformitate cu profesia, specialitatea, indicând calificările; tipul specific de munca atribuită salariatului).

Prezența unei fișe a postului este în prezent un drept, dar nu o obligație a angajatorului, ceea ce este confirmat, printre altele, de scrisoarea Serviciului Federal pentru Muncă și Ocuparea Forței de Muncă din 9 august 2007 N 3042-6-0, conform la care „simplea absență a unei fișe a postului nu trebuie privită ca o încălcare a legislației muncii și atrage răspundere, dar poate avea consecințe negative sub forma luării de către angajator a unor decizii ilegale din cauza absenței acesteia”.

Excepție!

Clauza 7 a Guvernului Federației Ruse din 23 iunie 2011 N 498 (modificată la 9 septembrie 2015) „Cu privire la unele probleme ale activităților de detectiv privat (detective) și de securitate privată” prevede direct ca titularul de licență să aibă o fișă a postului aprobat de acesta asupra acțiunilor angajaților pentru asigurarea controlului intern și al accesului la fiecare unitate de securitate. Există practică judiciară în cauzele administrative, în care o societate de securitate privată este acuzată, printre altele, de lipsa fișei postului specificate, ca săvârșirea unei infracțiuni administrative în temeiul părții 2 a art. 5.27 din Codul Federației Ruse privind contravențiile administrative.

În practică, fișa postului este un instrument aplicat eficient și necesar pentru reglementarea relațiilor de muncă dintre un angajat și un angajator. În anumite circumstanțe, o fișă a postului întocmită corespunzător poate fi folosită ca argument în cazul unei dispute, atât de către angajat, cât și de către angajator.

Potrivit angajatorului (cu excepția persoanelor fizice care nu sunt antreprenori individuali) are dreptul de a adopta reglementări locale care să respecte legislația muncii în vigoare și să nu înrăutățească poziția salariatului în comparație cu legislația muncii stabilită.

Întrucât procedura de întocmire a instrucțiunilor nu este definită la nivel legislativ, fiecare companie este absolut liberă să aleagă procedura de executare a acesteia. Pentru instrucțiuni, ca și pentru un document corporativ, pot fi folosite și alte denumiri, de exemplu, „descrierea funcției”, „instrucțiuni de lucru”, „regulamentul postului”, „lista responsabilităților angajaților”, „responsabilități funcționale pentru post”.

Care sunt obiectivele fișei postului?

Reglementarea clară a obligațiilor părților la contractul de muncă (transparența relațiilor de muncă), atât în etapa de selecție a personalului, cât și în procesul activității de muncă.

Determinarea funcțiilor specifice de muncă ale angajatului, detalierea procedurii pentru acțiunile sale, limitarea aria de responsabilitate a acestuia și limitele de autoritate

Să fie un ghid de acțiune, precum și o bază pentru soluționarea litigiilor în cazul unor neînțelegeri (între un angajat și un angajator, între angajații din cadrul unei unități structurale, între unitățile structurale, în instanță).

Deveniți un instrument pentru evaluarea personalului și, în cele din urmă, managementul corporativ al proceselor de afaceri.

Cine elaborează fișa postului?

Instrucțiunea poate fi elaborată de șeful unei unități structurale sau de un angajat al departamentului de resurse umane, agreat de supervizorul imediat, alte persoane responsabile (inginer-șef, adjuncți, specialist în protecția muncii, avocat) și aprobate de șeful de Organizatia.

Dezvoltatorul instrucțiunilor poate fi o organizație terță parte implicată profesional în managementul resurselor umane. Acesta nu este încă un fenomen larg răspândit în țara noastră.

Care este procedura de elaborare și întocmire a fișei postului?

Procedura de dezvoltare și aprobare trebuie stabilită prin reglementările locale ale angajatorului. De obicei, procesul include etapele de pregătire, dezvoltare, coordonare și aprobare a documentului. Cheia este familiarizarea angajatului cu instrucțiunile, precum și cu toate modificările acestora.

Cel mai comun și familiar tip de instrucție este un document care conține o descriere completă a tuturor responsabilităților postului și a modului de îndeplinire a acestora. Cu toate acestea, instrucțiunile pot fi succinte, cât mai concise, definind doar responsabilitățile cheie ale locului de muncă ale angajatului, dar conțin în același timp link-uri către reglementări și hărți de proces, care la rândul lor detaliază procedura de îndeplinire a fiecărei funcții.

La elaborarea unei liste de responsabilități oficiale (de muncă) pentru o anumită poziție, se iau ca bază prevederile standardelor profesionale, caracteristicile de calificare cuprinse în CES, ETKS, precum și formularele standard.

Excepție!

Pentru unele posturi există formulare standard aprobate. De exemplu, „Fișa postului standard pentru șeful adjunct al unei organizații care desfășoară activități educaționale privind siguranța procesului educațional” (Scrisoare a Ministerului Educației și Științei din Rusia din 14 februarie 2014 N MK-169/12), „Forma aproximativă a regulamentului postului (fișa postului) pentru un angajat al organelor de afaceri interne ale Federației Ruse” (Ordinul Ministerului Afacerilor Interne al Rusiei din 25 septembrie 2012 N 886 (modificat la 14 noiembrie 2016)) , Ordinul Ministerului Afacerilor Interne al Federației Ruse din 22 august 2011 N 960 „Cu privire la aprobarea cerințelor standard pentru fișa postului unui agent de securitate privat la o unitate de securitate”.

Care este structura fișei postului?

Angajatorul este liber să aleagă structura fișei postului: poate fi un document cu o singură secțiune - o listă a responsabilităților postului angajatului sau un text complex cu paragrafe, secțiuni și o descriere detaliată a tuturor proceselor de producție.

Dispoziții generale

În această secțiune, de regulă,

descrie postul, numele acesteia, cerințele de bază pentru angajat - prezența educației speciale, calificări, vechime, experiență de muncă;

este indicată persoana care numește salariatul în funcție și îl eliberează din funcție;

se stabilesc documente pe care salariatul trebuie sa le urmeze in activitatile sale;

se stabileste procedura de inlocuire a unui salariat si subordonarea acestuia.

Responsabilitati

Este necesar să se întocmească o listă cu responsabilitățile specifice ale angajatului; acestea pot fi împărțite condiționat în responsabilități funcționale generale și responsabilități speciale. Se recomandă evitarea dublării responsabilităților angajaților specificate în contractul de muncă.

Drepturi

În această secțiune este recomandabil să enumerați puterile angajatului. Nu este necesară duplicarea drepturilor angajatului stabilite în Codul Muncii al Federației Ruse și în contractul de muncă.

Responsabilitate

Există opinia că secțiunea este facultativă, întrucât angajatorul nu are dreptul de a introduce noi tipuri de răspundere în comparație cu cele stabilite de lege.

Interacţiune

Această secțiune determină poziția postului (angajat) în companie, stabilește responsabilități speciale în raport cu alte divizii structurale ale companiei, alți angajați, manageri și subordonați. De exemplu, relațiile cu contabilitatea, serviciile de protecție a muncii și diferitele niveluri de conducere sunt reglementate.

Cum se include o fișă a postului în contractul de muncă al unui angajat?

Instrucțiunea poate fi emisă ca anexă integrală a contractului de muncă, indicându-se prezența acestuia în textul contractului. Fișa postului devine obligatorie din momentul semnării contractului de muncă.

Contractul de muncă nu poate conține nicio mențiune despre fișa postului. În acest caz, fișa postului se introduce la întreprindere printr-un ordin separat sau prin ordin al managerului. În cazul în care se urmează procedura de familiarizare și nu au loc modificări în funcția de muncă a salariatului față de cea specificată în contractul de muncă, aceasta devine obligatorie pentru angajat.

Ce greșeli ar trebui evitate atunci când lucrați cu fișele postului?

O abordare formală este cea mai frecventă greșeală făcută de angajatori. Instrucțiunile sunt elaborate folosind șabloane și formulare învechite, fără atenția cuvenită la conținutul documentului și la natura aplicată a acestuia.

Includerea în lista de responsabilități a „ordinelor managerilor neprevăzute în fișa postului”. O astfel de prevedere, cu mare probabilitate, nu va fi recunoscută de instanță ca fiind conformă cu legea.

Dublare. Fișele postului sunt elaborate la întâmplare, procesul de aprobare nu este urmat și, prin urmare, responsabilitățile postului ale angajaților individuali se suprapun, prevederile instrucțiunilor se contrazic și au o dublă interpretare.

Procedura de efectuare a modificărilor este încălcată. Nu se respectă procedura de modificare a fișei postului în timpul activității de muncă a salariatului: nu este prevăzută o perioadă de două luni pentru familiarizarea acesteia, nu există un dialog documentat între angajat și angajator cu privire la modificările în curs, nu există semnături ale părților, procedura de familiarizare cu instrucțiunile este încălcată la transferul și relocarea unui angajat sau munca cu fracțiune de normă.

Practica de arbitraj

O fișă a postului se dovedește adesea a fi principala dovadă scrisă esențială a anumitor circumstanțe în cauzele judiciare:

La declararea nelegală a concedierii, reintegrarea și repararea prejudiciului moral (stabilirea faptului de încălcare a obligațiilor de muncă, neîndeplinirea repetată a sarcinilor de muncă de către salariat fără motiv întemeiat, dacă are sancțiune disciplinară);

La recunoașterea unei fișe de post care nu este conformă cu contractul de muncă sau este ilegală (stabilirea faptului unei schimbări în funcția de muncă a angajatului sau absența unor astfel de modificări).

La recunoașterea unui contract civil cu o persoană fizică ca salariat.

Cu privire la includerea timpului lucrat într-o vechime specială care dă dreptul la atribuirea anticipată a unei pensii pentru limită de vârstă (perioada în litigiu se determină atunci când salariatul a lucrat într-o poziție identică cu funcțiile îndeplinite).

Încălcarea cerințelor de protecție a muncii de către un angajat sau angajator.

Nu ratați: principalul material al lunii de la specialiști de frunte ai Ministerului Muncii și Rostrud

Un director complet de fișe de post pentru toate sectoarele de activitate.

Cum se scrie corect o fișă de post: formatare conform GOST, exemplu 2017

Codul Muncii al Federației Ruse sau alte reglementări nu conțin cerințe pentru procedura de elaborare a fișelor postului: înregistrare în conformitate cu GOST (eșantion). Cu toate acestea, merită luat în considerare faptul că întocmirea unui astfel de document este utilă nu numai pentru angajator, ci și pentru angajați. Cum se aplică

Descrierea postului, pagina de titlu: exemplu

Descărcați documente pe această temă:

O fișă a postului întocmită în conformitate cu GOST, un eșantion, se referă la documente de reglementare importante care reglementează îndatoririle unui anumit angajat care ocupă o anumită funcție, precum și cerințele pentru calificările sale, toate drepturile și gradul de responsabilitate.

În scrisoarea lui Rostrud din 31 octombrie 2007 Nr. 4412-6, un loc important este acordat proiectării fișelor postului. Specialiștii Rostrud au indicat cerințele de bază pentru proiectarea și conținutul unui astfel de document și au subliniat, de asemenea, că fișa postului se referă la cel mai important document de reglementare locală care reglementează relațiile de muncă. Este organizația obligată să întocmească și

O fișă a postului întocmită corect conține toate cerințele de calificare pentru postul relevant, precum și o listă completă a responsabilităților postului specialiștilor, limitele responsabilității profesionale și ale autorității.

Notă! Întocmirea unei fișe a postului în conformitate cu GOST, eșantion 2017, va permite angajatorilor, în cazul unor conflicte de muncă, să dovedească legalitatea cerințelor, precum și să justifice inspectorilor fiscali respectarea cheltuielilor efectuate pentru plata forței de muncă. .

Pregătirea unei fișe a postului în conformitate cu GOST și eșantionul se realizează sub forma unui document separat sau a unui anex la contractul principal de muncă. Angajatorul trebuie să țină cont de faptul că atunci când întocmește un document ca anexă la contractul de muncă încheiat, orice modificare a instrucțiunilor poate fi efectuată ulterior după înregistrare și semnare. acord suplimentar la contractul principal de muncă. Cum , dacă postul nu este inclus în directorul de calificări

Ce greșeli trebuie evitate atunci când pregătiți o fișă de post conform GOST

O greșeală comună comisă de angajatori este aceea că textul contractului de muncă însuși precizează următoarele condiții: „Răspunderile de muncă ale unui specialist sunt determinate de DI, care este parte integrantă a contractului de muncă”. În acest caz, instrucțiunile fie sunt complet absente, fie sunt întocmite sub forma unui document independent, care în sine este deja o încălcare. Câte CI ar trebui să aveți?

Prin urmare, în cazul în care contractul de muncă încheiat conține formularea cu astfel de condiții, exemplul de fișă a postului prevede:

în primul rând, prezența instrucțiunilor în sine;
în al doilea rând, documentul este întocmit ca atașament direct la cel principal contract de muncă, instrucțiunile trebuie atașate sau depuse în TD.

În continuare, vom vedea cum să formatăm corect o fișă a postului sub forma unui document independent, mai degrabă decât a unui apendice la un TD. Trebuie avut în vedere că un astfel de DI nu trebuie întocmit într-un stil formal. Documentul, în primul rând, este elaborat pentru angajator și angajatul însuși, și nu pentru inspectorii de muncă, care nu vor aplica o amendă organizației chiar dacă în el nu există fișe de post. Poate un document de securizare , numit DI

Care sunt cerințele pentru o fișă a postului?

Eșantionul de proiectare a fișei postului în conformitate cu GOST R 6.30-2003 este doar de natură consultativă. Un formular unificat pentru un astfel de document nu a fost elaborat și completarea DI nu este reglementată la nivel legislativ. Articol util: Cum se stabilește , organizatii necesare

Fiecare companie decide independent cum să întocmească corect o fișă a postului și să completeze un eșantion. Este rațional să se prescrie procedura de compilare în regulamentele interne sau documentele organizației. Articol util: Cum să oficializezi munca care nu este inclusă în

Notă! Dacă reglementările interne, contractele de muncă și alte documente fac referire la fișele postului, în acest caz devine obligatorie procedura de întocmire a fișei postului conform GOST sau a unui eșantion gratuit.

Un exemplu de descriere a postului ar trebui să fie:

dantelat;
numerotate;
prevazut cu numerotare continua;
toate cererile sunt numerotate;
documentul se întocmește pe coli A4;
secțiunile sunt numerotate cu cifre romane;
toate paragrafele și subparagrafele sunt numerotate cu cifre arabe;
Numele secțiunilor sunt introduse cu majuscule pentru o mai mare claritate.

Merită să luați în considerare că dacă pentru o anumită poziție se recomandă aplicarea obligatorie a standardelor profesionale, pagina de titlu Descrierea postului, eșantionul de completare conține informații relevante că documentul a fost întocmit ținând cont de cerințele standardelor profesionale. Vezi marcajul eșantionului .

Documentul se aprobă prin ordin al directorului general sau al unei persoane împuternicite care îl înlocuiește.

Reguli de bază pentru întocmirea fișelor de post pentru angajatori

Descrierea postului, folosind exemplul de înregistrare, trebuie respectate regulile relevante:

mai întâi, completați partea principală a textului, în care definesc funcția de muncă pentru un anumit post, pentru care este compilat DI;
documentul se întocmește ținând cont de cărțile de referință de calificare, precum și de standardele profesionale. În plus, utilizarea cărților de referință și a standardelor profesionale este obligatorie dacă beneficii sau compensații, restricții corespunzătoare (Partea 2 a articolului 57 din Codul Muncii al Federației Ruse) sau cerințe stricte de calificare (Partea 1 a articolului 195.3 din Codul Muncii al Federației Ruse). Federația Rusă) sunt stabilite pentru o anumită poziție. În acest caz, secțiunea privind cerințele de calificare a instrucțiunilor corespunde recomandărilor specificate în cartea de referință sau standardele profesionale;
un eșantion de proiectare corectă a unei fișe de post conține delimitări structurale;
documentul descrie cât mai exact activitatea efectivă de muncă și funcțiile atribuite salariatului, responsabilitățile postului acestuia;
Fisa postului se intocmeste colectiv. Înregistrarea acestuia nu trebuie încredințată doar angajatului departamentului HR. Atât supervizorul imediat, cât și managerii de nivel superior trebuie să participe în mod necesar la elaborarea și execuția documentului. Prin această modalitate de executare, documentul de lucru va ține cont cât mai exact și complet de specificul fiecărei poziții și va fi folosit ca instrument principal de reglementare a raporturilor de muncă dintre părți;
la elaborarea unei fișe a postului conform regulilor de întocmire și completare a eșantionului, este necesar să se țină cont de obiectivele pe care compania intenționează să le atingă cu ajutorul DI. Astfel de obiective sunt împărțite în generale și speciale. Se bazează pe reglementarea problemelor de management al personalului, crearea unui cadru de reglementare care ajută la rezolvarea problemelor complexe și controversate și la rezolvarea conflictelor de muncă. Fișele postului sunt în mod tradițional luate în considerare în timpul certificării și evaluării și ajută la împărțirea rațională a responsabilităților postului.

Orice organizație este interesată să se asigure că angajații își desfășoară activitatea cât mai eficient posibil, înțelegând clar scopurile și obiectivele care le sunt atribuite. Proiectarea competentă a fișelor postului va ajuta la organizarea activităților de muncă.

Procedura de înregistrare a DI

Acest document reglementează relațiile interne de muncă ale angajaților organizației. va depinde de postul specific, dar în general acest document ar trebui să reglementeze locul și scopul lucrătorului în aparatul de conducere, precum și cerințele de calificare pentru acesta, drepturile, responsabilitățile și îndatoririle sale funcționale, precum și posibilele stimulente.

Conform legii, nu este obligatoriu ca o companie să întocmească fișele postului, dar acest document ajută nu doar la reglementarea activităților angajaților, ci și în cazul apariției diferitelor situații de conflict în cadrul organizației sau cu organele fiscale. .

Potrivit lui Rostrud, acest document ar trebui să fie separat pentru fiecare post specific care se află pe tabelul de personal (chiar și pentru unul vacant). Instrucțiunea exprimă interesele celor două părți în relația de muncă, deoarece conține informații suplimentare, cerințe legate de calitățile personale și de afaceri ale angajatului și nu numai.

În lipsa acestui document, devine imposibil să:

justificarea refuzului de a angaja;
evaluarea obiectivă a performanței angajatului în perioada de probă;
repartizarea funcțiilor muncii între lucrători;
transferul temporar al unui lucrător la un alt loc de muncă;
evaluarea conștiinciozității angajatului și a caracterului complet al funcțiilor sale.

Legislația nu impune cerințe specifice pentru întocmirea fișei postului; în plus, lipsa acestui document nu reprezintă o încălcare a legii și, prin urmare, nu atrage răspunderea. Pe de altă parte, acest fapt poate provoca consecințe negative în adoptarea de către angajator a acțiunilor și deciziilor ilegale.

Corectare și compilare

Baza pentru elaborarea și execuția fișelor posturilor este Directorul de calificare a posturilor. Acesta conține caracteristici de calificare, care sunt împărțite în:

oficiali;
cunoștințele necesare;
cerințe pentru calificarea angajaților.

Este important de înțeles că acest manual este conceput pentru a facilita rezolvarea problemelor de muncă, rezolvarea acestora, precum și pentru a organiza cele mai eficiente activități în managementul personalului. Este doar în scop consultativ.

Întocmirea fișelor de post pentru angajați nu este reglementată de reglementări legale. În consecință, angajatorul decide în mod independent cum să-l oficializeze și să facă modificările necesare. Instrucțiunea poate fi un document separat sau o anexă la contractul de muncă.

Ajustarea este adesea asociată cu modificări ale condițiilor obligatorii din contractul de muncă. Angajatorul este obligat să avertizeze angajatul în scris în prealabil cu privire la schimbările viitoare. Dacă angajatul cu normă întreagă este de acord să continue relația de muncă, atunci instrucțiunile sunt modificate în consecință. Dacă este o anexă la TD, atunci modificările trebuie făcute prin întocmirea unui acord suplimentar.

Codul Muncii nu spune nimic despre intocmirea si executarea fiselor de post. În ciuda acestui fapt, este cel mai important document, al cărui conținut include termenii de referință, funcția de muncă, limita de responsabilitate, precum și cerințele de calificare. Acest document este întocmit în 2 exemplare, dintre care unul se dă salariatului.

Când au întocmit o fișă de post în conformitate cu GOST, s-au bazat anterior pe Standardul de stat R 6.30-2003, care a fost pus în aplicare prin Rezoluția Standardului de stat al Rusiei nr. 65-st. din 03.03.2003, dar efectul său a încetat, întrucât GOST R 7.0.97-2016 a intrat în vigoare la 07.01.2017. Detaliile care trebuie specificate în acest document sunt descrise în secțiunea 2 din GOST.

Un exemplu de fișă a postului este trimis spre aprobare tuturor funcționarilor care sunt interesați de ea. Orice propuneri și comentarii cu privire la proiect pot fi transmise oficialilor interesați pe foi separate, care trebuie datate și semnate de către angajații organizației. Proiectarea unei fișe de post se poate baza pe GOST R 7.0.97-2016, care permite eliberarea vizelor de aprobare pe ultima foaie din partea de jos a documentului original. Acest document poate fi vizat și pagină cu pagină (la discreția întreprinderii).

Reguli pentru detaliile de înregistrare

Standardele de stat elaborate servesc ca exemplu pentru fișele postului. Potrivit acestora, fiecare tip de documentație organizatorică și administrativă trebuie să aibă detalii completate. Ordinea în care sunt așezate pe foaie este, de asemenea, determinată și contează. Fișa postului se referă la documente de uz intern, astfel încât unele tipuri de detalii nu sunt necesare a fi indicate. De exemplu, nu are sens să scrieți sigla organizației, datele sale de referință, numărul de înregistrare sau codul OKPO.

Detalii obligatorii care trebuie indicate în instrucțiuni:

denumirea companiei, divizia sa specifică;
denumirea documentului propriu-zis (fișa postului), care precizează postul specific pentru care a fost elaborat;
OKUD (cod formular document), pentru instrucțiuni - 0253051;
data și locul unde a fost întocmit documentul;
ștampile de aprobare și omologare;
număr de înregistrare;
partea de text;
un câmp destinat semnăturilor unor persoane cunoscute;
semnătura oficialului care a elaborat documentul.

Secțiunile principale

Un exemplu de descriere a postului conform GOST ar trebui să includă mai multe secțiuni. Fiecare dintre ele trebuie să ia în considerare în detaliu următoarele aspecte:

Conținut și lista funcțiilor de muncă, precum și o listă a tipurilor de muncă efectuate în legătură cu acest post.
Puterile și drepturile unui specialist, descrierea lor pe scurt.
Răspunderea care se aplică unui angajat pentru neîndeplinirea necorespunzătoare sau completă a sarcinilor de serviciu.

În ceea ce privește cerințele pentru formatarea textului, acestea sunt standard: lățimea marginilor de jos și de sus este de cel puțin 20 mm. În text este necesar să se folosească termeni speciali care sunt stabiliți în mediul de afaceri atunci când se folosesc modele de vorbire și este, de asemenea, necesar să se folosească clișee profesionale. Acest stil de prezentare va ajuta la evitarea interpretării ambigue a sensului și, de asemenea, va face ca informațiile din text să fie cât mai clare posibil pentru ca lucrătorii să le înțeleagă.

Director DI pentru vămuire

Acest angajat este clasificat ca specialist. Este numit și eliberat din funcție prin ordin al conducătorului întreprinderii. Fișa postului unui specialist în vămuire prevede că o persoană care are:

studii profesionale superioare în specialitatea „afaceri vamale” fără experiență de muncă;
studii superioare în economie sau drept, cu cel puțin un an de experiență în muncă;
studii medii de specialitate cu minim 3 ani vechime în muncă;
certificat de calificare în specialitatea vămuire, cursuri de perfecţionare în domeniul vămuirii o dată la trei ani.

În activitățile sale, acest specialist trebuie să fie ghidat de:

statutul organizației;
reglementări legale, recomandări metodologice de specialitate referitoare la vămuire;
instructiuni, ordine de la manager;
descrierea postului dvs.

Ce ar trebui să știe un specialist în vămuire

Un manager din acest domeniu de activitate trebuie să cunoască următoarele:

acte juridice și de reglementare, precum și alte documente și materiale de reglementare care reglementează condițiile de deplasare a mărfurilor peste frontieră și procedura de vămuire;
agent vamal, declarant;
măsurile statului pentru reglementarea activității economice străine;
regulile prin care se efectuează controlul valutar în scopuri vamale;
regimurile vamale;
pedepsele care se aplică pentru infracțiuni și infracțiuni în domeniul vamal;
procedura adoptată pentru declarare, precum și tipurile și formele declarațiilor vamale;
clasificarea care se aplică mărfurilor în scopuri vamale;
procedura și regulile aplicate pentru completarea documentației vamale;
tipurile și clasificarea taxelor vamale, precum și procedura care se aplică la plată și calculul acestora;
procedurile de raportare stabilite de organizație;
regulile aplicate pentru determinarea valorii în vamă;
fundamente ale culturii comunicării, economie, psihologie, organizarea muncii;
reguli de utilizare a echipamentelor inovatoare, precum și a software-ului;
norme si reguli de securitate industriala, protectia muncii la locul de munca;
bazele legislației muncii.

Responsabilitățile postului unui manager de vămuire

Un exemplu de fișă a postului pentru acest specialist specifică următoarele responsabilități:

Efectuați lucrări de pregătire a documentației pentru mărfurile care sunt mutate peste graniță și efectuați alte acțiuni care sunt necesare la organizarea vămuirii.
Declaratie de marfa in regim vamal, pe baza informatiilor cuprinse in documente de transport maritim si alte documente.
Verificați acuratețea informațiilor despre mărfurile transportate, care sunt indicate în documentația de transport și comercială.
Determinați codul produsului pe baza nomenclaturii lor.
Alegeți o metodă de calcul al valorii în vamă și efectuați calcule pe baza acesteia.
Determinați tipul de impozit pe un produs și calculați-l.
Determinați țara de origine a mărfurilor mutate peste graniță.
Aplicați avantaje fiscale și preferințe tarifare.
Furnizarea de servicii de consiliere in ceea ce priveste vamuirea.
Efectuați raportare și munca de birou, procesați informații.

Drepturile unui administrator de vămuire

Executarea corectă a fișei postului presupune următoarele drepturi ale unui specialist în vămuire:

Dreptul de a vă familiariza cu proiectele de decizii ale managerilor care au legătură directă cu activitățile sale.
Dreptul de a face propuneri privind îmbunătățirea activităților de muncă.
Dreptul de a informa conducerea cu privire la deficiențele existente în organizație (în limita competenței specialistului) care au apărut în timpul activității, precum și de a face propuneri pentru eliminarea acestora.
Dreptul de a solicita, în numele conducerii sau personal, de la departamentele organizației documente sau informații care sunt necesare în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.
Dreptul de a cere de la conducerea organizației să acorde asistență în îndeplinirea îndatoririlor oficiale imediate.

Relațiile, responsabilitatea și evaluarea activității managerului de vămuire

O mostră de fișă corectă a postului pentru acest specialist precizează că se raportează la șeful unității structurale. El interacționează cu angajații diviziilor structurale pe probleme care intră în competența sa.

Cerințele pentru întocmirea unei fișe de post includ și prezența unei secțiuni de responsabilitate pentru un specialist în vămuire. Rezultatele activităților de lucru ale managerului ar trebui să fie evaluate de șeful unității sale structurale. Managerul de vămuire ar trebui să fie responsabil pentru:

neîndeplinirea, îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor oficiale imediate;
cauzarea de pagube materiale în cursul activităților de muncă (în condițiile legii);
nerespectarea reglementărilor interne ale muncii, normelor și reglementărilor privind siguranța industrială și protecția muncii.

Ce sarcini rezolvă fișa postului?

Dacă acest document este întocmit corect și respectat cu strictețe de către toți angajații organizației, atunci va fi un sprijin în activitatea întreprinderii. Un exemplu de fișă a postului ar trebui să fie documentele care respectă cerințele statului. Aceasta va asigura semnificația semantică a acestei documentații și va servi drept confirmare a autenticității.

Deși DI-ul angajatului nu este inclus în lista documentelor obligatorii, prezența acestuia este un mare plus în activitatea companiei. Rezolvă următoarele sarcini de producție și management:

o definiție clară a responsabilităților postului pentru o unitate de muncă individuală, care este inclusă în tabelul de personal, ținând cont de toate caracteristicile sarcinilor specifice și ale locului de muncă;
delimitarea responsabilităților postului, determinarea relațiilor între posturi, stabilirea unei ierarhii de servicii, precum și subordonarea;
justificarea rambursării lucrătorului pentru anumite tipuri de cheltuieli care sunt cauzate de îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;
stabilirea unor cerințe clare și ușor de înțeles de calificare pentru postul și criteriile de evaluare a eficienței în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu, precum și a conformității cu funcția deținută;
stabilirea drepturilor și obligațiilor unui specialist, stabilirea sferei de responsabilitate a acestuia și a pedepsei prevăzute pentru încălcarea sau neîndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

Acest document trebuie să fie întocmit corect și, de asemenea, să respecte cerințele stabilite. Reglementările la nivel de stat care reglementează regulile de întocmire a acestui document sunt GOST, care stabilesc cerințe specifice aplicate la întocmirea documentelor de afaceri. Anterior, GOST R 6.30-2003 a fost folosit, dar efectul său a încetat, deoarece GOST R 7.0.97-2016 a intrat în vigoare la 1 iulie 2017. Merită să se acorde atenție faptului că prevederile specificate în instrucțiuni nu ar trebui să înrăutățească în niciun fel condițiile de muncă, precum și poziția lucrătorilor, în comparație cu cele garantate de lege.

Secțiuni suplimentare

Unele dintre cele mai comune secțiuni suplimentare din DI:

„Relații” este o secțiune care reglementează contactele de producție ale angajaților atât din același departament, cât și din diferiți. Dacă este necesar, precizează conexiuni oficiale în cadrul organizației, precum și cu companii terțe. Acest lucru este necesar, de exemplu, dacă lucrătorul interacționează cu contractanții și este necesar să informeze conducerea despre acest lucru. Pentru îmbunătățirea calității DI, nu ar fi de prisos să se stabilească în această secțiune procedura și frecvența de depunere a planurilor, rapoartelor și altor documente de către angajat.
„Evaluarea postului” este o secțiune în care sunt stabilite clar criteriile după care va fi evaluată munca.
„Procedura de revizuire a fișelor postului.” În această secțiune, este recomandabil să se determine perioada de valabilitate, precum și condițiile de revizuire a DI, care includ:

orice modificare a structurii organizatorice;
revizuire, schimbări în personal;
apariția unor noi responsabilități de muncă, ceea ce duce la redistribuirea celor existente;
schimbarea naturii muncii ca urmare a introducerii tehnologiilor inovatoare.

Secțiuni suplimentare ar trebui să fie amplasate la sfârșitul fișei postului.

Sankina P.V.,

Ph.D. ist, știință, conferențiar Departamentul de Știință a Documentării al Universității de Stat pentru Științe Umaniste din Rusia
Sursa: Revista „Directorul resurselor umane”

Conținutul fișei postului. Secțiunea „Dispoziții generale”
Secțiunile „Funcții”, „Responsabilități ale postului”, „Drepturi”, „Responsabilități” și „Relații”

Statutul juridic al unui angajat într-o organizație este reglementat de fișa postului. Acest document stabilește funcțiile, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile unui angajat al organizației.

Procedura de elaborare a fișelor de post este stabilită de mult timp. Forma acestui document și structura textului sunt unificate.

Forma și structura textului fișei postului

Pentru intocmirea fisei postului se folosesc detaliile care sunt obligatorii pentru formularul destinat intocmirii documentelor interne. Trebuie să conțină numele organizației, numele documentului, data și locul întocmirii acestuia. În dreapta deasupra textului este o ștampilă de aprobare.

Titlul textului trebuie să fie în concordanță în cazul în care denumirea documentului (ca și în alte documente de gestiune).

Descrierea postului pentru (cui?) manager de resurse umane.

Descrierea postului (cui?) asistent-secretar.

Titlul este formulat în același mod dacă instrucțiunile sunt elaborate ca standard pentru angajații diferitelor departamente care îndeplinesc aceleași atribuții (de exemplu, pentru secretarii diviziilor structurale, funcționari etc.).

Șeful unității structurale elaborează și semnează fișele postului; Aceste documente sunt aprobate de șeful organizației. Dacă este necesar, acestea pot fi coordonate cu serviciul juridic sau cu alte unități structurale.

Fiecare angajat trebuie să fie familiarizat cu fișa postului pe lângă o semnătură, care este plasată pe ultima foaie a documentului, sub semnătura managerului și vizele de aprobare. Chitanța include cuvintele „Am citit instrucțiunile (de la)”, semnătura personală a angajatului, parafa și numele de familie, precum și data familiarizării.

Structura textului fișei postului include următoarele secțiuni:

1. Partea generală (dispoziții generale)

2. Funcții

3. Responsabilitățile postului

5. Responsabilitate

6. Relații (legături după poziție)

Principalele cerințe pentru textul fișei postului sunt caracterul complet al definiției sarcinilor, o formulare clară a funcțiilor și responsabilităților. Dacă în fișa postului responsabilitățile sunt formulate într-o formă generală, nespecifică și raționalizată, atunci acest document este pur formal și nu își îndeplinește scopul. Prevederile fișei postului trebuie să precizeze atribuțiile și tipurile de muncă efectuate pentru un anumit post, excluzând interpretarea ambiguă a acestora. Verbele trebuie folosite la modul indicativ: „Inspectorul efectuează”, „Inspectorul organizează”, „Referentul alcătuiește”, etc.

Cerințele de calificare la nivel de industrie ale Ministerului Muncii al Rusiei au fost dezvoltate independent de structura unei anumite organizații, de caracteristicile activităților sale și, prin urmare, conțin doar responsabilitățile cele mai caracteristice și determină nivelul minim de pregătire profesională pentru o anumită poziție.

Conținutul fișei postului este determinat în mare măsură de reglementările de stat. Acestea includ Directorul de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și; alți angajați, aprobat. Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 21 august 1998 nr. 37 (denumit în continuare Directorul de calificări), care conține o listă reglementată de cerințe pentru calificările specialiștilor de diferite categorii. Directorul este un document normativ și este recomandat pentru utilizare în întreprinderi, instituții și organizații din diverse industrii, indiferent de proprietate și forme juridice.

Caracteristicile de calificare ale fiecărei poziții incluse în director conțin trei secțiuni:

Responsabilitatile locului de munca- enumeră funcțiile care sunt îndeplinite integral sau parțial de salariatul care ocupă această funcție.

Trebuie știut- stabilește componența obligatorie a cunoștințelor speciale necesare salariatului pentru îndeplinirea funcțiilor sale (acte legislative, regulamente, instrucțiuni, documente normative și metodologice), pe care salariatul trebuie să le țină seama și să le poată folosi în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

Cerințe de calificare- această secțiune enumeră cerințele pentru nivelul și profilul pregătirii generale și speciale, precum și cerințele pentru vechimea în muncă.

Primele două secțiuni ale caracteristicilor de calificare pot fi utilizate pe deplin atunci când se elaborează o fișă a postului într-o anumită organizație, ținând cont de specificul inerent al muncii.

La întocmirea fișelor postului, puteți lua ca bază documentele standard corespunzătoare. Sunt dezvoltate pentru anumite categorii de angajați ai instituțiilor similare. Prezența instrucțiunilor standard facilitează foarte mult pregătirea celor individuale, dar nu le înlocuiește. Întrucât fișa postului este un document care reglementează statutul juridic al unui angajat într-o anumită organizație, aceasta trebuie întocmită pentru fiecare post prevăzut în tabelul de personal.

Pe lângă documentele de mai sus, atunci când elaborați fișele postului, ar trebui să vă bazați pe reglementările privind unitatea structurală. Regulamentele și fișele postului sunt documente interdependente și complementare, întrucât responsabilitățile fiecărui angajat decurg din sarcinile și funcțiile unității structurale. Instrucțiunile reglementează sarcinile și funcțiile lucrătorilor, stabilesc repartizarea acestora între membrii colectivului de muncă, determină conținutul, natura și procedura activităților fiecăruia dintre aceștia, pe baza volumului total de muncă consacrat în regulament.

Fișa postului constă de obicei din 4-6 secțiuni.

Secțiunea I „Dispoziții generale” conține denumirea postului în conformitate cu tabelul de personal și informații de bază despre acesta: denumirea unității structurale, subordonarea acestui angajat, procedura de numire și eliberare din funcție, procedura de ocupare a acestui post în perioada temporară. absența angajatului, cerințe de pregătire profesională și calificări.

Cerințele de calificare sunt împărțite în două domenii principale: nivelul de educație (general, secundar, superior, special) și experiență practică, adică experiență de muncă într-o poziție similară. Sursa pentru stabilirea acestora este secțiunile „Trebuie să știe” și „Trebuie să fie capabil” din Manualul de calificare, cu toate acestea, fiecare organizație poate specifica cerințele pentru calificările și educația unui angajat pe baza politicii sale de personal.

În aceeași secțiune, un paragraf separat enumeră documentele legislative, de reglementare și normativ-metodologice care ar trebui să ghideze angajatul în activitățile sale profesionale. Pe lângă actele cu efect general, aceasta include o listă de documente interne organizatorice și administrative care trebuie cunoscute unui angajat care ocupă o anumită funcție (cartă, ordine și instrucțiuni ale șefului organizației, reglementări privind o unitate structurală, muncă internă). reglementări etc.).

Secțiunile „Funcții”, „Responsabilități ale postului”, „Drepturi”, „Responsabilități” și „Relații”

În Secțiunea II „Funcții” sunt formulate sarcina principală a angajatului din această funcție, subiectul responsabilității sale și domeniul de lucru. În cele ce urmează sunt enumerate tipurile specifice de muncă care alcătuiesc sarcina principală.

De exemplu, sarcina principală a unui angajat de birou este înregistrarea documentelor. În diferite organizații, aceasta poate implica îndeplinirea unui număr de sarcini diverse și, uneori, intensive în muncă. Într-un caz, înregistrarea documentelor se limitează la menținerea unuia sau mai multor jurnale. În alte cazuri, aceasta se completează cu completarea cardurilor, menținerea unei bănci de date informatice, transmiterea de informații, compilarea și menținerea fișierelor de referință, deservirea solicitărilor de la specialiștii personalului de conducere etc.

Această secțiune notează, de asemenea, specificul pregătirii, prelucrării și transmiterii documentelor, metodelor și calendarului de îndeplinire a anumitor funcții, precum și procedura de executare a comenzilor individuale.

Atunci când se formulează o listă de responsabilități ale angajaților, atunci când se întocmesc o anumită fișă a postului, acestea iau în considerare tehnologia adoptată în organizație pentru lucrul cu documente și caracteristicile mijloacelor tehnice utilizate. Instrucțiunea trebuie să specifice tipurile de lucrări și ordinea implementării acestora, iar aceasta este legată de tehnologia de documentare adoptată în organizație.

Compoziția funcțiilor într-o fișă specifică a postului este întotdeauna individuală, chiar dacă este întocmită pe baza unui document standard

În secțiunea a III-a „Responsabilitățile locului de muncă” se stabilește procedura de îndeplinire a funcțiilor, tipurile de muncă, sarcinile individuale, precum și standardele etice pe care angajatul este obligat să le respecte în timpul activității sale.

De exemplu, o listă de responsabilități pentru un angajat de HR poate arăta astfel:

Inspectorul de resurse umane este obligat să;

1. Păstrați confidențialitatea informațiilor oficiale, precum și a datelor personale despre angajații organizației (informații despre fapte, evenimente și circumstanțe de viață),

2. Urmați instrucțiunile și ordinele șefului serviciului de personal, directorul organizației.

3. Asigurați siguranța documentelor oficiale, formularelor, sigiliilor, ștampilelor și respectați regulile de utilizare a acestora.

4. Respectați regulile de exploatare a echipamentelor organizatorice și nu permiteți persoanelor neautorizate să lucreze la echipamentul tehnic.

5. Controlați cu atenție calitatea producției și execuției documentelor privind personalul angajaților organizației, precum și documentele prezentate spre semnare directorului

6. Respectarea termenelor de executare a documentelor, sarcinilor și instrucțiunilor conducerii,

7. Respectați lanțul de comandă stabilit în organizație, respectați regulile de comunicare în afaceri și normele de etichetă oficială.

Secțiunea IV „Drepturi” stabilește gama de drepturi necesare unui salariat pentru a implementa funcțiile care îi sunt atribuite, precum și procedura de exercitare a acestor drepturi. De regulă, acestea includ: accesul angajaților la anumite informații, luarea deciziilor, obținerea datelor necesare muncii, dreptul de a aviza anumite tipuri de documente, precum și control (asupra execuției documentelor, munca subordonaților, respectarea disciplina muncii etc.) . Conținutul secțiunii „Drepturi” este direct legat de setul de funcții. Stabilește competența unui anumit angajat și drepturile care îi sunt acordate de a îndeplini atribuțiile care îi sunt atribuite.

O formulare clară a drepturilor angajatului face posibilă formularea răspunderii acestuia, care este evidențiată într-o secțiune separată.

Secțiunea V „Responsabilitate” dezvăluie conținutul și formele de responsabilitate ale unui funcționar pentru rezultatele și consecințele activităților sale, precum și pentru faptele de neluare la timp a măsurilor sau acțiunilor legate de atribuțiile sale. Instrucțiunile pot stabili răspunderea administrativă, disciplinară și financiară. Măsurile de răspundere sunt stabilite în conformitate cu legislația în vigoare și ținând cont de specificul activității organizației. La pregătirea acestei secțiuni, secțiunea ar trebui să fie luată ca bază. „Funcții” și „Responsabilități oficiale”, în conformitate cu care sunt detaliate responsabilitățile funcționarului.

În Secțiunea VI „Relații (conexiuni după poziție)” sunt reglementate contactele de producție între oficialii acestei divizii structurale și ale altor divizii structurale ale organizației și se stabilește un cerc de conexiuni de servicii. Această secțiune poate enumera și relațiile cu terți.

Pentru îmbunătățirea calității fișei postului, este recomandabil să se stabilească în această secțiune procedura și frecvența furnizării (precum și primirii) rapoartelor, planurilor și altor documente de către acest angajat.

În ciuda faptului că fișa postului este un document unificat conform regulilor de proiectare și structură a textului (secțiunilor), pe lângă secțiunile principale, în fișa postului pot fi incluse și alte secțiuni.

De exemplu, o fișă a postului poate include o secțiune „Evaluarea postului”, unde, pe baza secțiunilor „Funcții” și „Responsabilități postului”, sunt stabilite criteriile de evaluare a postului. Astfel de criterii includ, de exemplu, respectarea termenelor de întocmire a documentelor și respectarea acestora cu standardele stabilite care asigură forța juridică a documentului.

Secțiunile suplimentare includ Sect. „Procedura de revizuire a fișelor postului”. Stabilește fie perioada de valabilitate a instrucțiunilor (de exemplu: „Instrucțiunile sunt supuse revizuirii o dată pe an”), fie condițiile de revizuire a fișei postului, inclusiv: modificări în structura organizatorică, revizuirea tabloului de personal, apariția de noi tipuri de muncă care duc la redistribuirea responsabilităților postului, introducerea de noi tehnologii care schimbă natura muncii etc. Această secțiune este plasată la sfârșitul fișei postului.

Instrucțiunile care stabilesc tipurile de responsabilități pentru fiecare tip de muncă efectuată sunt mai informative.

Serviciile de resurse umane, de exemplu, se caracterizează prin legături cu filialele teritoriale ale Fondului de pensii rus, departamentul de asigurări sociale, biroul de înregistrare și înrolare militară, Centrul de ocupare a forței de muncă etc.

La pregătirea publicațiilor din această secțiune, compania OVF Consult a încercat să respecte toate drepturile legale ale deținătorilor de drepturi de autor asupra textelor retipărite. Cu toate acestea, în toate cazurile nu am putut găsi coordonatele autorilor unor texte.

Dacă această publicație provoacă dezacord cu autorul, vă rugăm să ne anunțați imediat la [email protected]- iar articolul tau va fi imediat eliminat de pe site.