7 tipuri de pierderi la birou. Cum și de ce eșuează lean în birou? Gunoi și murdărie

Grigori Panov Absolvent al Institutului de Inginerie Radio, Electronică și Automatizare din Moscova. În 1995 a fondat compania GrandGift. A urmat opt ​​cursuri diferite despre lean manufacturing, pe care a început să le implementeze în compania sa în 2006.

Reguli slabe care măresc viteza

Voi enumera câteva reguli slabe pe care le respectăm în companie. Toate au fost propuse ca răspuns la problemele apărute în trecut. Datorită introducerii de idei noi, am reușit să reducem timpul de procesare a comenzilor, de căutare de informații și de a reduce cantitatea de stoc.

1. Planul camerei. Pe peretele de lângă ușa fiecărui birou există un plan al biroului: locația birourilor, indicând numerele acestora, precum și numele, funcțiile și fotografiile angajaților care stau la ele. Oricine vine la departament poate găsi cu ușurință colegul potrivit.

2. Poștă internă. Toate birourile au rafturi speciale cu buzunare pentru hârtie. Fiecare dintre ele este semnată, unele au fotografii ale angajaților cărora le sunt adresate lucrările. Acest lucru ajută la accelerarea fluxului intern de documente. Să presupunem că un angajat trebuie să aprobe actele de la mine, dar eu sunt ocupat. Apoi lasă documentele pe un stand în biroul lui. Mă plimb prin birou de multe ori pe zi și, dacă văd hârtii adresate mie, le semnez imediat și le las pe același stand, dar cu susul în jos (semnal că documentul a fost semnat).

3. Programul de încărcare a clasei. Avem un birou unde se țin cursuri de împachetare cadouri - învățăm această abilitate întregului personal, inclusiv curățenilor și șoferilor, precum și clienților. În timpul nostru liber folosim sala de clasă ca sală de ședințe. Anterior, angajații trebuiau să verifice cu departamentul de instruire când era disponibilă o cameră. Acum am atârnat o foaie pe hol cu ​​un program de cursuri cu două-trei luni înainte. Acum oricine poate rezerva o oră introducându-și numele de familie în spațiul gol. Desigur, ar fi posibil să mențineți un program pe portalul corporativ, dar acest lucru este mai complicat: trebuie să mergeți pe site-ul web etc. Ne plimbăm cu toții pe coridor de mai multe ori pe zi.

4. Dulapuri cu rafturi deschise.În dulapurile închise totul este de obicei îngrămădit și nimeni nu știe exact ce este acolo. Gunoiul poate ocupa spațiu valoros ani de zile. Așa că am scăpat de toate dulapurile închise, înlocuindu-le cu rafturi deschise. Acest lucru disciplinează personalul.

5. Navigare vizuală pe rafturi. Dosarele de pe rafturi stau doar vertical - astfel încât sunt ușor de scos. Pentru a ne asigura că folderele sunt întotdeauna puse la locul lor, am făcut marcaje: o linie oblică de o anumită culoare trece în diagonală de-a lungul cotoarelor folderelor. Dacă folderul este deplasat, vă va atrage imediat atenția.

6. Înregistrarea fiecărui articol. Fiecare articol din birou indică adresa sa: numărul biroului, numărul tabelului sau al raftului, numărul celulei (vezi. orez. 2). De exemplu, etichetele de pe fire simplifică procesul de mutare a angajaților de la birou la birou: nu trebuie să ne dăm seama unde duce fiecare fir de la bobine uriașe de sub mese, acest lucru poate fi citit pe etichetă. În plus, firele electrice sunt marcate cu roșu, iar firele care conectează echipamentele între ele sunt marcate cu verde.

7. Cartele de semnalizare pentru consumabile. Realizăm carduri de alarmă pentru toate materialele de birou (hârtie de imprimantă, cartușe, hârtie igienică, carton, produse de curățare etc.) astfel încât să puteți observa când se epuizează. În partea de jos a recipientului de material plasăm un cartonaș luminos cu numele consumabilului. Când o persoană ia ultimul cartuş sau ultimul pachet de hârtie de imprimantă, acest card este deschis. Angajații departamentului de aprovizionare se plimbă zilnic prin birou și, dacă văd un card de semnalizare, comandă materiale. Ideea cu carduri de semnalizare a fost folosită pentru prima dată în trusa de prim ajutor corporativă pentru a ajuta la reumplerea medicamentelor la timp, iar apoi am început să o folosim pentru consumabile din birou și depozit.

8. Un loc pentru fiecare articol. O modalitate este de a marca conturul unui obiect, de exemplu, în sertarele de pe desktop: atunci când un instrument nu este la locul său, acesta este imediat vizibil. În plus, am implementat următoarele idei:

• Tavi de masa de casa. În loc de separatoare standard din plastic, mesele au tăvi din carton de casă, cu numărul și dimensiunea de celule necesare (fiecare compartiment este etichetat).
• Truse de instrumente tematice. De exemplu, avem o carcasă de prezentare în care împreună cu proiectorul sunt stocate articole suplimentare: un mouse, difuzoare, prelungitor, telecomandă etc. Fiecare articol are propriul loc, marcat cu un contur și o semnătură. Valisa conține instrucțiuni detaliate despre modul de utilizare a proiectorului. Acum nu mai sunt probleme: nimic nu se pierde, orice angajat poate conecta independent proiectorul.

9. „Urechi” cu numere de telefon pentru monitoare. Aproximativ o dată pe lună, lista noastră de numere de telefon interne este actualizată - cineva se alătură companiei, cineva renunță sau se mută într-un alt birou. Angajații au venit cu ideea de a atașa monitorului buzunare transparente, în care sunt introduse liste cu numere de telefon . Toate departamentele sunt responsabile de actualizare pe rând (interpretul specific este determinat de șef). Ofițerul de serviciu colectează informații despre actualizări, corectează lista și o trimite tuturor într-un format gata făcut - tot ce trebuie să faceți este să o imprimați, să o decupați și să o puneți în buzunar. Ultimul rând de pe listă este persoana de serviciu luna viitoare.

Mai multe despre subiect

• Articol „Cum să crești productivitatea muncii cu o treime când nu există bani pentru asta.”În condiții de criză, când nu există bani și timp pentru reechiparea tehnică completă, sunt necesare modalități ieftine (sau mai bine încă gratuite) de a îmbunătăți situația. Cea mai eficientă metodă este lean manufacturing.
• Articol „Lean Manufacturing sau Cum să reduceți pierderile”. Scopul lean manufacturing este de a identifica, analiza și elimina toate deșeurile din procesul de producție.

Citiți-vă revista în aplicația mobilă pentru iPad și iPhone, deoarece este convenabil.
Vedeți singuri instalând aplicația pe dispozitivul dvs. mobil.

Don Tapping, Anne Dunn

Lean Office: Eliminarea pierderii de timp și bani

Traducători A. Zalesova, T. Gutman

Editor S. Turco

Manager de proiect S. Turco

Editor tehnic N. Lisitsyna

Corector V. Murathanov

Dispunerea computerului A. Fominov

Design copertă DesignDepot

© MCS Media, Inc., 2006

© Publicare în limba rusă, traducere, design. Alpina Publisher LLC, 2017

Toate drepturile rezervate. Lucrarea este destinată exclusiv uzului privat. Nicio parte a copiei electronice a acestei cărți nu poate fi reprodusă sub nicio formă sau prin orice mijloc, inclusiv postarea pe Internet sau în rețelele corporative, pentru uz public sau colectiv, fără permisiunea scrisă a proprietarului drepturilor de autor. Pentru încălcarea drepturilor de autor, legea prevede plata unei despăgubiri deținătorului drepturilor de autor în valoare de până la 5 milioane de ruble (articolul 49 din Codul contravențiilor administrative), precum și răspunderea penală sub formă de închisoare de până la 6 milioane de ruble. ani (articolul 146 din Codul penal al Federației Ruse).

* * *

După ce ai citit această carte, tu:

Învață să identifici pierderile și să găsești rezerve ascunse pentru creșterea productivității în munca de birou;

Stăpânește instrumentele de bază de reducere a pierderilor: carduri Kanban, sistem 5S, metode de vizualizare a informațiilor;

Puteți ști întotdeauna în ce etapă se află fiecare proces și cât timp durează pentru a-l finaliza.

Am plăcerea să vă prezint cartea „The Lean Office”. În ultimii douăzeci de ani, lean manufacturing a ajuns să joace un rol principal în reducerea costurilor organizaționale – de obicei costurile de producție – prin identificarea și eliminarea risipei (muncă fără valoare adăugată pentru care clientul nu este dispus să plătească). Cu toate acestea, se fac eforturi pentru a introduce aceleași instrumente în sectoarele neproductive ale economiei, inclusiv armată, educație, sănătate, finanțe și construcții.

Cartea conține informații despre experiențele oamenilor care aplică lean manufacturing într-o varietate de industrii. Acești pionieri ai producției slabe - senseis - au obținut un succes semnificativ într-o varietate de industrii în ultimii zece ani și au făcut o mulțime de muncă de îmbunătățire a afacerii. Cartea împărtășește poveștile de succes ale acestor pionieri și instrumentele pe care le folosesc.

Orice proces organizatoric – fie ca este vorba de acceptarea unei comenzi de produse industriale, procesarea cardului de credit al unui client, asistenta medicala intr-o clinica – trebuie sa satisfaca nevoile consumatorului (pacient, client).

În paginile acestei cărți, cititorul va găsi un ghid complet pentru identificarea și eliminarea costurilor prin implicarea tuturor angajaților în proces. Această carte se dorește a fi o busolă care să vă îndrepte către un birou mai slab, mai productiv și mai eficient. Nu există secrete aici. Ne angajăm să difuzăm în mod sistematic cele mai bune practici în toate industriile și ne-ar plăcea să ne împărtășiți succesele dvs.

Drum bun!

Don Tapping

Mulțumiri

Această carte este un exemplu de lucru în echipă, parteneriat și învățare din experiențele unui grup de oameni care au contribuit fiecare la crearea acesteia.

Crearea cărții a durat mai mult de cinci ani. Înainte de a fi publicat, conținutul său a fost revizuit și corectat în mod repetat.

Multumesc mult celor care au contribuit la aceasta lucrare. Numele membrilor săi sunt enumerate mai jos:

Tom Casassa, CQE/SSBB/PM, Cartierul general al managementului calității, Naval Surface Warfare Center, Panama City, Florida;

Curtis Walker, președinte, GDC Consulting;

Roger Cramer, consultant;

Stu Tubbs, PhD, savant în conducere, Eastern Michigan University, autor al Discuțiilor în grup mic (McGraw-Hill, Inc. 1993);

Debra Hadfield, MSN;

Sheleg Holmes;

Vă exprimăm recunoștința față de dumneavoastră, cititorului și clientului nostru, pentru timpul și efortul pe care l-ați petrecut în aplicarea și dezvoltarea metodelor de lean manufacturing în domeniul muncii administrative. Știm că aceasta nu este o sarcină ușoară și așteptăm cu nerăbdare să vă ajutăm în eforturile dumneavoastră. Vom fi bucuroși dacă ne împărtășiți succesele și problemele dvs. Adresa noastră de e-mail:

Introducere

Pentru ce este?

Această carte este destinată în primul rând organizațiilor care doresc să îmbunătățească procesele administrative. Va fi util în primul rând managerilor care instruiesc angajații, liderilor responsabili cu implementarea procesului de fabricație slab, coordonatorilor de îmbunătățire continuă și oricărei persoane implicate în optimizarea fluxului de muncă pentru a crește productivitatea și a îmbunătăți profitul.

Liderii de afaceri care duc organizațiile pe noi piețe pentru a descoperi noi oportunități și se străduiesc să eficientizeze procesele actuale de afaceri pentru a deveni mai competitivi trebuie să îmbunătățească necontenit valoarea companiei pentru acționari. Cartea „The Lean Office” le va aduce beneficii considerabile.

Această carte vă va ajuta să înțelegeți provocările cu care se confruntă lucrătorii în fiecare zi într-o varietate de domenii. Autorii explică în mod convingător de ce îmbunătățirea continuă ar trebui să fie un mod de viață. La sfârșitul fiecărui capitol, autorii oferă rezumate, chestionare și studii de caz pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți administrarea.

Pentru liderii din domeniul sănătății, finanțe, comerț cu amănuntul, construcții și producție, această carte vă va ajuta să rămâneți în afaceri în secolul 21 și să puneți bazele pentru îmbunătățirea continuă a companiei.

Ce e inauntru?

Cartea Lean Office oferă un set extins de recomandări detaliate pentru crearea unui birou lean. Urmându-le, puteți pune o bază solidă pentru aplicarea instrumentelor de producție lean. Angajații de birou care se confruntă cu diverse solicitări zi de zi trebuie să știe ce să facă, unde să meargă și pe cine să asculte.

Prima parte ajută la stabilirea bazei pentru crearea unui birou lean. Vorbește despre principalele instrumente și concepte ale lean manufacturing, schimbările viitoare și introducerea unui număr de instrumente foarte utile și eficiente. Toate acestea vă vor permite să faceți progrese tangibile spre crearea unui birou slab.

Partea a doua este despre crearea sistemelor de suport necesare pentru a îmbunătăți procesele. Aceasta implică o analiză detaliată a proceselor curente, dezvoltarea standardelor la care trebuie să le respecte și echilibrarea sarcinii pentru a asigura un flux fluid și neîntrerupt al muncii. Acesta este nucleul biroului lean, iar această parte a proiectului este cea mai consumatoare de timp de implementat.

Partea a treia se concentrează pe controalele vizuale, controalele erorilor și valorile care vor permite îmbunătățirea continuă în biroul lean. Este necesar să se selecteze modele pentru comparație, să se definească clar distribuția funcțiilor în noua organizație, să se găsească pe cei care vor prelua rolul de lider și să se asigure munca fără defecte. Toate acestea sunt condiții necesare pentru formarea unei noi culturi.

Puteți folosi această carte pentru a completa orice alte materiale de îmbunătățire continuă pe care le aveți deja la dispoziție. Deși această carte este cuprinzătoare și conține tot ce aveți nevoie, trebuie remarcat faptul că, în calitate de autori și practicieni ai îmbunătățirii continue, nu respingem alte moduri de gândire. Nicio carte nu poate ajuta o organizație să scape de toate problemele sale. Credem sincer că cartea noastră și exemplele pe care le conține vă vor ajuta să găsiți răspunsuri la multe dintre întrebările cu care vă confruntați atunci când creați un birou lean.

Cum să profiti la maximum de o carte

Aplicând conceptele și instrumentele discutate în această carte, puteți crea un sistem care, ca parte a unei organizații lean, va oferi control și îmbunătățire proceselor (eliminând activitățile fără valoare adăugată).

Astăzi, când concurența pe piață este mare și rivalii nu dorm, multe companii încep să caute noi modalități și forme de economisire a costurilor și de optimizare a proceselor de afaceri. Scopul este de a trece înainte și de a depăși competiția.

M-am implicat activ în găsirea de răspunsuri la întrebările privind optimizarea costurilor, precum și în implementarea diferitelor metode de soluție atunci când am condus Serviciul Management Personal la o întreprindere de producție alimentară.

Există o credință larg răspândită că sistemele de „producție slabă” sau, așa cum se mai numesc, „managementul slab”, de regulă, sunt utilizate numai în producție în sine.

Aici este necesar să clarificăm ce este „lean manufacturing”? Termenul se traduce din engleză ca „nimic de prisos”, iar fondatorul său este Taiichi Ohno, care a creat sistemul de producție la Toyota în anii 1950. Este un concept de management al întreprinderii de producție bazat pe efortul constant de a elimina toate tipurile de deșeuri. Conceptul presupune implicarea fiecărui angajat în procesul de optimizare a afacerii și focalizarea maximă pe client.

Punctul de plecare este o analiză a valorii produsului creat pentru consumatorul final în fiecare etapă a implementării acestuia. Sarcina principală este crearea unui proces de eliminare continuă a pierderilor, a oricăror acțiuni care consumă resurse, dar nu creează valoare pentru consumatorul final.

Există șapte tipuri de pierderi:

1. pierderi din cauza supraproducției;
2. pierdere de timp din cauza așteptării;
3. pierderi din cauza transportului inutil;
4. pași de procesare inutile;
5. excesul de inventar;
6. mișcări inutile;
7. eliberarea produselor defecte.

Multe instrumente ale sistemului „lean production” au fost dezvoltate pentru a rezolva problema optimizării costurilor. Mi-a devenit clar că există metode care ajută la rezolvarea problemelor nu numai în producție, ci și în munca de birou.

Astfel, am realizat un experiment de optimizare a proceselor de lucru în serviciul de personal folosind unul dintre instrumentele „lean manufacturing” - 5S.

5S este o metodă de organizare a unui spațiu de lucru, al cărei scop este de a crea condiții optime pentru efectuarea muncii, menținerea ordinii, economisirea de timp și energie și îmbunătățirea constantă a proceselor de afaceri.

Tehnologia pentru crearea unui loc de muncă eficient constă din cinci elemente:

1. Triere;
2. Un loc pentru toate (Setinoder);
3. Păstrarea curată (Sweeping);
4. Standardizarea;
5. Îmbunătățire (Sustain).

În urma implementării, am primit nu numai un sistem clar, standardizat de organizare a locurilor de muncă în serviciul personalului, ci și economii semnificative de timp datorită creării standardelor de muncă a personalului, reducerea a două posturi de personal datorită reducerii acțiunilor inutile. și redistribuirea responsabilităților, precum și economii în rechizite de birou și chiar în mobilier de birou.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra fiecărui element al metodei 5S.

1. Sortarea

La locul de muncă, toate articolele sunt împărțite în necesare și inutile. Este necesar să eliminați elementele inutile. Aceste acțiuni conduc, de asemenea, la îmbunătățirea culturii și siguranței muncii. Toți angajații sunt implicați în sortarea și identificarea articolelor care ar trebui să fie:

1. imediat îndepărtat și eliminat;
2. mutat într-o locație de depozitare;
3. lăsat după cum este necesar pentru finalizarea lucrării.

Articolele care au nevoie de depozitare sunt mutate în zona de „carantină”. Un astfel de spatiu poate fi alocat in fiecare serviciu din birou sau intr-un depozit special organizat. Toate lucrurile mutate în zona de „carantină” sunt marcate, adică sunt marcate cu etichete roșii însoțitoare, care indică:

1. data de;
2. etichetat de cine;
3. Numele complet și funcția angajatului (proprietarul locului de muncă);
4. informații despre articol (nume, număr de inventar, cantitate);
5. motivul marcarii (obiect străin, neutilizat, spart, învechit, scop necunoscut, necesită reparație, surplus etc.).

Atunci când se efectuează etapa de „sortare”, este important să se aloce un timp special separării documentelor electronice: este necesar să se elimine duplicatele și cele care nu au fost utilizate de mai mult de șase luni. Deosebit de important, cele mai puțin utilizate pot fi mutate într-un folder numit „Arhivă”.

2. Un loc pentru toate (Setinoder)

Conceptele cheie în acest caz sunt aranjarea rațională și punerea în ordine a elementelor necesare. Lucrurile trebuie amplasate în anumite locuri, astfel încât să fie ușor accesibile tuturor celor care le folosesc. De asemenea, ar trebui să le etichetați pentru o recuperare rapidă. Scopul principal al acestui element este de a defini o „acasă” pentru fiecare articol din spațiul de lucru.

Pentru a efectua această muncă la birou, vă recomand să folosiți un covoraș sport, care este atât de popular când faceți yoga sau în timpul drumețiilor, este numit și „spumă”. Un astfel de covor ar trebui să fie tăiat în bucăți în funcție de zona sertarului biroului sunt necesare două covoare pentru fiecare sertar.

În continuare, determinați articolele necesare pentru a fi depozitate în sertar, de exemplu: foarfece, pix, creion, radieră, riglă etc. Două covoare sunt plasate într-o cutie, iar în covorul de sus este necesar să tăiați adâncituri pentru fiecare articol, făcând mai întâi un șablon din fiecare articol, trasând marginile acestuia cu un creion.

În fiecare adâncitură a covorașului inferior trebuie să scrieți (pe hârtie de aceeași dimensiune și fixată cu bandă transparentă) numele articolului care va fi plasat în locaș. Acest lucru se face astfel încât toată lumea să poată determina cu exactitate unde este depozitat articolul și să-l returneze întotdeauna într-un anumit loc.

La implementarea etapei de aranjare rațională, este necesar să se creeze dosare electronice de documente în care acestea vor fi amplasate într-un mod convenabil pentru căutare rapidă.

Numele folderelor, de exemplu, pot fi următoarele: documente de lucru - „Proiecte”, „În muncă”, „5S”, „Arhivă”, etc.

Pentru a evita aglomerarea repetată a spațiului de lucru, se creează un program de curățare cu indicarea clară a momentului de implementare a acestuia și a persoanelor responsabile.

Proprietarul locului de muncă trebuie să curețe, de exemplu:

• documente curente pe desktop - zilnic (prevenirea acumulării de documente, sortare, arhivare);
• conținutul dulapurilor - săptămânal (sortarea, plasarea articolelor inutile în zona etichetei roșii);
• echipamente de birou - zilnic (curățare de praf), etc. conform orarului stabilit.

Curățarea locului de muncă, rechizitelor și instrumentelor de birou, menținerea unei aranjamente raționale a obiectelor conform hărții create a spațiului de lucru este responsabilitatea directă a proprietarului locului de muncă. Mijloacele pentru menținerea curățeniei și ordinii ar trebui să fie întotdeauna în imediata apropiere.

Când efectuați faza de curățare, este necesar să sortați și să ștergeți documentele electronice, este mai bine să faceți acest lucru săptămânal.

4. Standardizarea

Cele mai eficiente soluții găsite în timpul implementării primilor trei pași trebuie consemnate în scris, astfel încât să devină vizuale și ușor de reținut. Este necesar să se elaboreze standarde pentru documente, măsuri de precauție de lucru și de siguranță folosind controlul vizual, să dezvolte și să implementeze standarde 5S. De asemenea, este necesar să se introducă control vizual (vizual) și informații în spațiul de lucru, să se aplice „liste de verificare” atât zilnic (5S-cinci minute) pentru autocontrol și dezvoltarea autodisciplinei, cât și săptămânal pentru a monitoriza conformitatea cu standardele 5S prin Auditori externi.

La implementarea etapei de standardizare, este necesar să se creeze un format standard uniform pentru dosarele de documente electronice pentru toți angajații serviciului standard cu acces la fiecare folder pentru manager. În „lista de verificare”, este mai bine să evidențiați separat elementul privind verificarea conformității cu standardul pentru aranjarea documentelor electronice.

5. Susține

Scop: asigurarea faptului că implementarea procedurilor metodologice devine un obicei și devine parte integrantă a activităților zilnice din spațiul de lucru. De asemenea, este necesară vizualizarea acțiunilor de îmbunătățire: elaborarea și înregistrarea propunerilor de modificări, implementarea unor noi standarde îmbunătățite.

Exemple de tehnici de îmbunătățire:

• căutarea problemei primare;
• analiza și soluționarea acestuia;
• modificarea standardului muncii ţinând cont de ceea ce s-a realizat.

Îmbunătățirea este punctul culminant al sistemului 5S. Fiecare angajat trebuie să înțeleagă că crearea și menținerea ordinii este o oportunitate de a-și concentra forțele pentru performanța de înaltă calitate și eficientă a funcționalității sale imediate de lucru. Mai mult, acest lucru se întâmplă fără pierderi inutile de timp și distragere a atenției asupra chestiunilor care nu aduc profit companiei. Totul se concentrează pe găsirea și îmbunătățirea constantă a muncii, precum și pe implementarea propunerilor găsite.

Implementarea sistemului este imposibilă fără un lider și, desigur, acesta poate fi doar un lider. Munca de introducere a sistemului este însoțită în mod necesar de pregătire preliminară și exemplu personal al managerului. În timpul implementării, angajații dezvoltă adesea o respingere puternică a sistemului de comandă chiar de la început.

Știm cu toții ce se întâmplă în sertarele birourilor din marea majoritate a birourilor. Pentru a găsi un ascuțitor de creioane, trebuie să scotoci prin mai multe sertare de birou, deoarece acestea conțin o cantitate imensă de „lucruri necesare care cu siguranță vor fi la îndemână”. Angajații sunt indignați, nu înțeleg scopul implementării, uneori chiar se ajunge la concedierea persoanelor care nu doresc să susțină implementarea sistemului.

Doar explicațiile răbdătoare și exemplul personal pot muta zidul respingerii și neîncrederii. Cea mai dificilă etapă este cea de „îmbunătățire”, deoarece aici este necesar să înveți fiecare angajat să înțeleagă că responsabilitatea lui este să facă o propunere săptămânală de îmbunătățire a procesului său de muncă sau a procesului companiei. Acest lucru necesită, de asemenea, instruire în modul de dezvoltare a îmbunătățirilor. Desigur, acesta este un subiect foarte important și voluminos, așa că are nevoie de acoperire separată.

În această etapă, este necesar să se învețe și să se consolideze înțelegerea angajaților că fiecare îmbunătățire ar trebui să conducă la optimizarea cheltuielilor de timp, reducerea mișcărilor inutile, economisirea resurselor pentru a crește profiturile companiei și, prin urmare, la îmbunătățirea stării financiare a angajatului. se. Experții încep treptat să înțeleagă că implementarea sistemului duce la stabilitatea companiei pe piață și la capacitatea de a concura cu succes și de a obține rezultate înalte.

Aș dori să adaug un fapt interesant: odată cu introducerea acestui sistem, după un experiment pilot în întreaga companie, mulți angajați au început să își dorească să implementeze acest instrument în gospodăria lor.

Femeile scoteau cu entuziasm din dulapurile de bucătărie lucruri care adunaseră de mult praf pe rafturile îndepărtate și nu fuseseră folosite în niciun fel. Au aruncat cu hotărâre lucruri inutile și, acolo unde s-au îndoit dacă au nevoie sau nu, au alocat un loc temporar separat „pătrat roșu” și au mutat articole „dubioase” (capace de sticle de șampanie, baterii AA expirate, cuțite de buzunar sparte, deschizători de sticle suplimentare). pentru sticle, depozitate în exces în fiecare sertar). Tot ce a rămas după o sortare atentă a fost etichetat și așezat într-o anumită ordine convenabilă în dulapuri de pe rafturile bucătăriei.

Muncitorii au împărtășit cu bucurie fotografii cu cum a fost și cum a fost și au spus cât de mult mai convenabilă și confortabilă devenise viața lor în bucătărie, cât timp petrec acum pentru a se îngriji de ei înșiși, mai degrabă decât în ​​bucătărie.

Bărbații, uitându-se la femei, au început să pună ordine în atelierele și garajele lor. Rezultatul nu a întârziat să apară: acum sunt deja fericiți, în pauzele din camera de fumat, lăudându-se cu rezultatele lor în a pune lucrurile în ordine la locurile de muncă de acasă.

Utilizarea instrumentelor de lean manufacturing la birou urmează același algoritm ca și în întreprinderile de producție. Cu toate acestea, aici există specificități, pornind de la introducerea lean-ului până la aplicarea lui ulterioară în compania dumneavoastră. În acest număr vom încerca să punem doar o mică piatră de temelie pentru implementarea ideilor lean office.

Pași către un birou slab

Primul și probabil cel mai important pas în implementarea unui birou lean este implicarea tuturor angajaților companiei în proces. Să ne uităm la două tipuri de greșeli pe care companiile le fac în această etapă. În primul caz, lean production este impusă de top management de sus, s-ar putea spune, forțat. În al doilea, inițiativa vine de la angajați, dar conducerea este doar formal sau deloc interesată de schimbările propuse de echipă. Ca urmare, dacă obiectivele angajaților și ale managementului diferă, orice transformări, chiar și cele mai bune, sunt sortite eșecului. Prin urmare, cea mai bună opțiune pentru implementarea unui birou slab pentru o companie este de a discuta problemele companiei cu angajații și de a stabili obiective prioritare pentru îmbunătățirea muncii.

Al doilea pas este aplicarea directă a instrumentelor Lean. Etapa finală a implementării unui birou lean este un proces de îmbunătățire continuă. Pe măsură ce comportamentul angajaților tăi se schimbă, va trebui să introduci recompense pentru a recunoaște schimbările. Oamenii care se adaptează cu ușurință la schimbare vor accepta rapid noul sistem. Îi vor vedea imediat beneficiile. Cei care se adaptează încet la schimbare pot rezista și se pot agăța de vechile principii. Aveți răbdare: mai devreme sau mai târziu noul concept va vorbi de la sine, iar angajații vor simți beneficiile acestuia. Nu te poți muta într-un birou slab dintr-o singură lovitură. Trebuie să faci mulți pași mici, trepți în fiecare zi.

Instrumente Lean Office

Să ne oprim mai în detaliu asupra instrumentelor de birou lean propuse. În mod tradițional, toate instrumentele pot fi împărțite în instrumente pentru analizarea pierderilor și eliminarea acestora. După cum s-a menționat mai sus, un birou slab este un mijloc de combatere a pierderilor, astfel încât problema clasificării și identificării pierderilor este esențială. Astfel, similar pierderilor din producția de produse din sectorul serviciilor, se pot distinge aceleași șapte tipuri de pierderi: defecte, stocuri, prelucrare excesivă, mișcare, mișcare, așteptare, supraproducție (muncă suplimentară). Pe lângă tipurile existente, biroul slab adaugă noi pierderi asociate cu utilizarea irațională a forței de muncă. Exemplele includ următoarele: nerespectarea termenelor limită ale proiectelor, distribuția neuniformă a volumului de muncă din cauza personalului insuficient calificat, absenteismul frecvent și fluctuația de afaceri, sistemul inadecvat de management al performanței și evaluarea insuficientă înainte de angajare a competențelor profesionale.

În diagrama prezentată (Fig. 1) puteți vedea cât timp este alocat pierderilor și creării de valoare pentru companie și client.

Orez. 1. Structura timpului

După cum vedem, cea mai mare parte a timpului de lucru este cheltuit cu pierderi și doar 1/8 este cheltuită pentru crearea de valoare și, în consecință, pentru obținerea de profit. Să trecem acum la instrumentele de combatere a pierderilor în birou.

5S

Cel mai comun instrument este sistem 5S- sistem de raționalizare a locului de muncă. Implementarea sa pas cu pas sună astfel: sortați, păstrați în ordine, păstrați în ordine, standardizați și salvați ceea ce ați realizat.

Calculul timpului Takt

Calculul timpului Takt. Takt time arată cât de repede trebuie să lucreze procesele sau angajații pentru a satisface nevoile clienților. În consecință, munca biroului ar trebui să fie corelată cu ritmul de lucru al consumatorilor dumneavoastră. Acest indicator este calculat individual folosind o formulă specială. Acest lucru afectează procesele de lucru care au loc pe parcursul zilei. De exemplu, atunci când se calculează folosind o formulă, trimiterea unei propuneri comerciale ar trebui să dureze doar trei minute, întocmirea unei facturi - două minute etc.

Pas

Pas- perioada optimă de timp pentru a muta o anumită cantitate de muncă prin fluxul valoric. Calculul pasului implică determinarea timpului takt și a cantității optime de muncă pentru a muta fluxul. Dacă timpul takt este de 8 minute și cantitatea optimă de lucru este de 30 de foi, atunci pitch-ul va fi de 240 de minute.

Standardizarea locului de muncă

Standardizarea locului de muncă- o conditie importanta pentru fluxul liber in cadrul organizatiei este confortul maxim al fiecarui angajat. Similar cu producția, un birou slab oferă o serie de reguli simple pentru amplasarea stațiilor de lucru, a articolelor pe masă și a dulapurilor de dosare.

Nivelarea sarcinii de lucru

Nivelarea sarcinii de lucru. Cel mai important factor în pierderea calității este volumul de muncă inegal atât al angajatului în timpul zilei de lucru, cât și al diferiților lucrători din organizație. Această problemă este deosebit de relevantă în Rusia. Iar esența acestui instrument este de a determina volumul de muncă al fiecărui angajat în timpul zilei de lucru și chiar redistribuirea între toți angajații.

Harta fluxului de valoare

Harta fluxului de valoare- reprezentarea condiționată a tuturor operațiunilor din fluxul de valori. Acest instrument este folosit pentru a analiza și identifica pierderile și atunci când planificați schimbări. În plus, este un instrument puternic pentru instruirea noilor angajați și neutralizarea conflictelor. Harta vă permite să extindeți cunoștințele angajaților despre procesele care au loc în organizație și să transformați un angajat foarte specializat într-un angajat capabil să efectueze toate tipurile de muncă la birou, ceea ce este o condiție indispensabilă pentru echilibrarea sarcinii și, prin urmare, îmbunătățirea calității munca intregii organizatii.

Scurte întâlniri organizatorice

Scurte întâlniri organizatorice vă permit să distribuiți uniform volumul de muncă pe parcursul zilei și să stabiliți sarcini comune. Adesea, astfel de întâlniri sunt numite și întâlniri de planificare. În același timp, pentru ca astfel de întâlniri să fie eficiente, este necesar să se respecte o serie de reguli, dintre care cele mai importante sunt: ​​ținerea lor timp de cel mult 10 minute, concentrarea asupra sarcinilor care urmează astăzi și participarea la întâlnirile de planificare de către toti angajatii. Pe lângă valoarea practică a stabilirii obiectivelor, are și o valoare motivațională de susținere asociată cu recunoașterea realizărilor și rezultatelor muncii tuturor. Discuția poate viza managementul de proiect sau alte subiecte.

Sistem de management al documentelor

Sistem de management al documentelor- datorită naturii specifice a muncii de birou, este important să se determine tipurile și formele de documente utilizate, precum și să se formuleze căile de trecere a documentelor prin organizație și să se informeze fiecare angajat despre aceste căi. Acest lucru va evita pierderile asociate cu căutarea documentelor lipsă și crește productivitatea întregii organizații.

Kanban

Kanban- un sistem de informare a unităţilor organizaţionale despre nevoile de resurse. Sistemul este format din carduri care indică necesarul de resurse (documente, rechizite de birou) și un sistem organizat de circulație a unor astfel de carduri în organizație. Utilizarea unor astfel de carduri vă permite să simplificați comunicarea, lipsa resurselor și excesul de inventar în organizație.

Instrumentele descrise vă permit să combateți pierderile. În special, în tabelul de mai jos, celulele de culoare închisă indică instrumente care elimină anumite pierderi. Adică, pierderile în anticipare sunt rezolvate cu ajutorul unui pitch, al sistemului 5S și al unei hărți a fluxului de valoare.

Orez. 2. Matrice lean de deșeuri de instrumente de birou

În concluzie, trebuie menționat că setul de instrumente pentru birou lean va fi util oricărei organizații. Rezultatele aplicării Lean la birou sunt următoarele. Costurile proceselor de hârtie sunt reduse, cantitatea de muncă este redusă, numărul de erori este redus și cantitatea de spațiu de lucru este redusă.

Există patru premise care sunt necesare pentru a implementa cu succes conceptul de lean manufacturing în birou. Ar trebui să le amintiți întotdeauna și să le implementați, indiferent de stadiul de transformare în care vă aflați. Fără ele nu vei reuși. Fiecare dintre condiții implică faptul că veți încerca să vă înțelegeți angajații, să le explicați noile principii de lucru și să-i implicați în implementarea noului concept. Aceste patru condiții reprezintă fundația pe care se va sprijini totul.

Condiția 1. Modelul „Comportament - Atitudini - Cultură”

Această condiție va minimiza rezistența personalului la schimbare. Primul pas în implementarea principiilor lean manufacturing este să schimbați comportamentul angajaților dumneavoastră dacă intenționați să creați o cultură de îmbunătățire continuă a tuturor proceselor din organizația dumneavoastră. Angajații tăi trebuie să înțeleagă că realizarea unor schimbări pozitive (adică implementarea principiilor lean) va ajuta organizația să aibă succes pe termen lung.

Această condiție îi va ajuta pe angajați să înțeleagă de ce procedurile de operare ale organizației ar putea să nu fie pe deplin eficiente. Pe măsură ce o companie crește și volumul ei de muncă crește, reducerea deșeurilor ar trebui să devină o prioritate de top în toate domeniile operațiunilor sale. Angajații companiei trebuie să recunoască faptul că fiecare tip de proces administrativ implică costuri. În secțiunea cu condiția a doua, vom explica cum să comunicăm personalului nevoia de schimbare.

Condiția 3. Șapte tipuri de pierderi

Instrumentele și principiile de producție lean ajută organizațiile să identifice și să elimine șapte tipuri de deșeuri. Vechea zicală „Nu poți îmbunătăți ceea ce nu poți vedea”, poate fi reformulată ca „Nu poți îmbunătăți ceea ce nu înțelegi”. Este esențial ca angajații să obțină cunoștințe de bază despre pierderi și să învețe să le înțeleagă.

Condiția 4: Angajamentul managementului

Implementarea principiilor lean manufacturing trebuie să aibă loc de sus în jos. Liderii seniori trebuie să fie 100% dedicați schimbării pozitive în companie și 100% angajați să creeze o întreprindere slabă pentru a menține succesul existent sau pentru a atinge noi culmi. Colaborarea dintre managementul din fruntea organizației și angajații interesați de schimbare este cheia pentru a ne asigura că principiile lean nu sunt doar adoptate, ci devin și o parte integrantă a strategiei de dezvoltare pe termen lung a companiei.

Condiția 1. Modelul „comportament – ​​vederi – cultură”

Pentru a avea succes în îmbunătățirea oricărui proces, este esențial să înțelegeți comportamentul și atitudinile oamenilor care lucrează la birou sau la o anumită sarcină.

În anii 1990. În SUA au apărut concepte precum „lucru în echipă”, „grupuri de lucru autonome”, „implicarea angajaților”, „echipe împuternicite”, etc. Grupurile de lucru autonome formate din angajați obișnuiți trebuiau să schimbe cultura organizațională a companiilor. Controlul strict de către manageri a devenit un lucru din trecut, iar angajații au luat parte din ce în ce mai mult la conducerea companiei. Ideea era corectă, dar nu existau suficiente instrumente pentru a obține rezultatele dorite. Cu toate acestea, în cadrul unor astfel de proiecte am reușit să învățăm o mulțime de lucruri utile.

Când au introdus în practică concepte precum „lider de echipă”, „lucrare în echipă” și „grupuri de lucru autonome”, oamenii s-au confruntat cu întrebarea ce anume ar trebui făcut și cum.

Împuternicirea singură (fără instrumente speciale) nu a adus rezultatele dorite. Au fost unele succese, dar nu au fost susținute de nimic și, în consecință, inițiativa a dispărut rapid.

Figura arată că managerii americani au încercat mai întâi să schimbe cultura corporativă, așteptându-se la o schimbare ulterioară a atitudinilor și comportamentului subordonaților. Când au aruncat o privire mai atentă asupra conceptelor de producție slabă și a sistemului de producție Toyota, cercetătorii au descoperit o abordare complet diferită. Ei au descoperit că atunci când s-au folosit instrumente de producție slabă, comportamentul oamenilor s-a schimbat mai întâi, deoarece au căutat să identifice și să elimine deșeurile. Odată ce lucrătorii au început să simtă că își pot controla zona, reducând pierderile și ușurându-și munca, opiniile lor s-au schimbat: au realizat nevoia de îmbunătățire continuă a tuturor proceselor. Odată cu opiniile fiecărui angajat în parte, cultura organizației în ansamblu s-a schimbat radical. Principiul principal al muncii nu a fost identificarea erorilor, ci prevenirea acestora, care, de fapt, este esența lean manufacturing.

Modelul Comportament-Atitudine-Cultură, care se bazează pe filosofia lean, este simplu. Implementarea acestuia necesită eforturi constante atât din partea conducerii, cât și a angajaților obișnuiți. Este greu să rupi obiceiurile care s-au dezvoltat la locul de muncă. Pentru ca o organizație să crească, este nevoie de disciplină, determinare și perseverență. Primele mici succese vor servi drept imbold pentru schimbări în comportamentul și atitudinile oamenilor față de schimbările din întreaga cultură organizațională.

Posesia de cunoștințe

Un alt punct important referitor la abordarea tradițională a organizării muncii de birou este că, de regulă, un angajat individual al companiei este deținătorul a 80% din cunoștințele despre un anumit proces. Acest lucru poate cauza probleme dacă acel angajat se îmbolnăvește, pleacă în vacanță sau în afaceri, se mută la un alt loc de muncă sau renunță. În aceste cazuri, lucrarea nu poate fi finalizată. Specializarea restrânsă a personalului și concentrarea cunoștințelor într-unul sau în câteva persoane pot pune serioase obstacole în calea dezvoltării unei companii.

Deoarece în cazurile în care managerii nu au cunoștințele necesare (nu înțeleg bine un anumit proces), ei pot oferi doar sprijin subordonaților lor, eficiența organizației este compromisă din următoarele motive:

Construirea unui birou slab include (dar nu se limitează la):

1. Accentul se pune pe procese, nu pe oameni.
2. Cunoștințele organizaționale sunt ușor de transferat de la o persoană la alta.
3. Există o înțelegere detaliată a proceselor de lucru, ceea ce permite un control mai bun și o îmbunătățire continuă.
4. Cunoștințele procesului sunt standardizate pentru a asigura uniformitate maximă.
5. Pierderile sunt identificate și eliminate pe măsură ce apar (zilnic, orar și minut).

Aceste cinci principii vor permite unui angajat să-și înțeleagă mai bine nu numai propria muncă, ci și munca pe care o fac colegii săi. Acest lucru asigură că cunoștințele despre proces sunt împărtășite în cadrul grupului.

Schimbarea nu are loc peste noapte. Orice modificare ar trebui implementată în etape.

Prima etapă. Convinge-i pe alții și stabilește direcția corectă

În cele mai multe cazuri, angajații companiei sunt purtătorii a 80% din informațiile despre procese, iar managerii (sau organizația) - 20%. Acest pas explică și de ce organizația ar trebui să fie purtătoarea cunoștințelor. Poate dura până la șase luni pentru finalizare.

Etapa a doua. Organizați-vă fluxul de lucru

Angajații vor controla doar 50% din cunoștințele de proces, în timp ce managerii (sau organizația) vor controla restul de 50%. Instrumentele vă vor permite să sistematizați cunoștințele angajaților și să le transferați organizației, astfel încât schimbările pozitive să fie simțite de toată lumea. Această etapă poate dura de la șase luni la un an.

Etapa a treia. Salvează rezultatele

La a treia etapă a tranziției către crearea unui birou lean, angajații companiei vor începe, neobservați, să participe zilnic la îmbunătățirea continuă a tuturor proceselor de afaceri. 80% din cunoștințe vor fi acum structurate în noua abordare a muncii. Este greu de crezut că 100% din cunoștințele de proces pot fi în cadrul unei organizații. În această etapă, este necesar să începeți procesul de documentare graduală, sistematică a cunoștințelor.

Factorul cheie de succes în implementarea conceptului de lean manufacturing în birou, precum și menținerea rezultatelor obținute, este îmbunătățirea continuă, zilnică. Pe măsură ce comportamentul angajaților tăi se schimbă, va trebui să introduci recompense pentru a recunoaște schimbările. Oamenii care se adaptează cu ușurință la schimbare vor accepta rapid noul sistem. Îi vor vedea imediat beneficiile. Cei care se adaptează încet la schimbare pot rezista și se pot agăța de vechile principii. Aveți răbdare: mai devreme sau mai târziu noul concept va vorbi de la sine, iar angajații vor simți beneficiile acestuia. Nu te poți muta într-un birou slab dintr-o singură lovitură. Trebuie să faci mulți pași mici, trepți în fiecare zi.

Condiția 2. Justificare economică pentru trecerea la metodele lean

Pentru ca o companie să rămână competitivă la nivel global, managerii trebuie să se concentreze pe costuri. Cheltuielile administrative sau de birou reprezintă cea mai mare parte a costului unui produs sau serviciu. Costurile administrative se ridică de obicei la 60-80% din prețul final al produsului. Pentru a rămâne competitive, companiile își reduc intens costurile administrative. Toyota a creat o întreagă filozofie de reducere a costurilor. Condițiile de piață (constanta din ecuație) determină prețul de vânzare. Costul și profitul sunt cantități variabile. Dorința companiilor de a reduce costurile interne a servit drept imbold pentru îmbunătățirea tuturor proceselor de afaceri.

Datorită filozofiei și instrumentelor lean manufacturing, orice organizație își poate reduce costurile interne prin eliminarea risipei și astfel să rămână competitivă pe piața globală. Pentru a elimina deșeurile în procesele administrative, acestea trebuie mai întâi identificate, iar acest lucru necesită o înțelegere detaliată a ceea ce sunt deșeurile.

Condiția 3. Șapte tipuri de pierderi

Scopul lean manufacturing este de a identifica, analiza și elimina toate deșeurile din procesul de producție. Munca pentru eliminarea pierderilor trebuie să continue în fiecare zi, în fiecare oră, în fiecare minut. Noua abordare este avantajoasă și pentru departament și nu înseamnă tăierea oamenilor, ci folosirea cu înțelepciune a muncii acestora și creșterea valorii acesteia pentru organizație. Prin urmare, conducerea companiei poate avea nevoie să revizuiască conținutul postului sau responsabilitățile postului personalului, astfel încât să îndeplinească principiile producției eficiente.

Pentru a înțelege mai bine conceptul de lean manufacturing, este necesar să înțelegem mai întâi deșeurile. Este important să identificăm pierderile la cel mai scăzut nivel.

Deșeurile sunt toate operațiunile care necesită timp și resurse, dar nu adaugă valoare produsului sau serviciului finit. Consumatorul plătește pentru valoare; Risipirea este orice tranzacție pe care o face organizația ta cu un produs sau serviciu pentru care clienții tăi ar putea plăti atunci când nu ar trebui. Pe măsură ce consumatorii devin din ce în ce mai conștienți de adevăratele costuri ale bunurilor și serviciilor, se așteaptă ca companiile să-și optimizeze costurile și să elimine risipa. Clienții cer prețuri stabile și prețuri mai mici ca urmare a economiilor. Pierderile organizației trebuie să fie plătite de consumatori. Ca urmare a tuturor acestor lucruri, vedem că:

• costul zilnic al tratamentului diferă în diferite spitale;
• comisionul pentru procesarea unei cereri de credit ipotecar, precum și ratele ipotecare, variază semnificativ între diferitele instituții de creditare;
• există o mare variație a taxelor de școlarizare în instituțiile de învățământ superior;
• ratele anuale ale dobânzii variază foarte mult între cardurile de credit;
• Prețul pentru un anumit proiect de construcție oferit de diferiți contractori poate varia semnificativ.

O astfel de variabilitate în toate aceste exemple și în multe altele apare din cantitatea de pierdere care este „acceptabilă” pentru o organizație (indiferent de modul în care este definită).

1. Supraproducție

A face un anumit tip de muncă înainte de a fi nevoie este o risipă. Acesta este cel mai rău tip de deșeuri, deoarece supraproducția duce la alte pierderi.

Exemple de supraproducție:

• întocmirea de rapoarte pe care nimeni nu le citește și de care nimeni nu are nevoie;
• realizarea de copii suplimentare ale documentelor;
• trimiterea aceluiași document prin e-mail sau fax de mai multe ori;
• introducerea de informații repetitive în mai multe documente;
• întâlniri fără rost.

Instrumente pentru a elimina supraproducția:

• timp takt;
• pas;
• munca standardizata;
• echilibrarea sarcinii de lucru;
• studierea necesității unei anumite operații.

2. Așteptare (timpul la coadă)

Orice așteptare (pentru persoane, semnături, informații etc.) este o pierdere. Acest tip de pierdere poate fi comparat cu un măr care agăța jos, care este ușor de atins, de cules și de utilizat în scopul propus. De multe ori nu considerăm hârtia din tava de intrare ca fiind o sursă de deșeuri. Totuși, amintiți-vă de câte ori trecem prin această tavă, încercând să găsim ceva de care avem nevoie? De câte ori începi ceva înainte de a-l termina? Pentru a scăpa de acest tip de pierdere, trebuie să urmați principiul „terminat și depus (sau aruncat)”.

Exemple de pierderi de al doilea tip:

• un număr mare de semnături și permisiuni necesare;
• dependența de alți angajați pentru îndeplinirea oricăror sarcini;
• întârzieri în obținerea informațiilor;
• probleme de software;
• executarea sarcinilor de către diferite departamente;

Instrumente pentru eliminarea pierderilor de al doilea tip:

• pas;
• curieri;
• sistem de management al documentelor.

3. Mișcarea

Orice mișcare de persoane, documente și/sau comunicații electronice care nu creează valoare este deșeu. Acest tip de deșeuri apare din cauza amenajării proaste a biroului, a echipamentelor de birou defecte sau învechite și a lipsei proviziilor necesare. Aceste pierderi sunt insidioase și invizibile în acele procese de birou care nu au fost analizate pentru posibile îmbunătățiri. Indiferent de industrie, puteți găsi angajați într-o companie care par „ocupați”, dar nu adaugă de fapt valoare produsului sau serviciului. Instrumentele de producție lean vă pot ajuta să identificați, să reduceți și/sau să eliminați deșeurile de tip 3.

Exemple de pierderi de al treilea tip:

• căutați fișiere pe computer;
• căutarea documentelor într-un dulap de dosare;
• recitirea constantă a cărților de referință în căutarea informațiilor;
• îndeplinirea unei sarcini de către diferite departamente în absența unei interacțiuni eficiente;
• lipsa responsabilității pentru îndeplinirea unei sarcini.

Instrumente pentru eliminarea pierderilor de al treilea tip:

• munca standardizata;
• reamenajarea spațiului de lucru;
• sistem de tragere și supermarket;
• urmărirea documentelor.

4. Mutarea

Mișcarea inutilă a documentelor afectează timpul necesar pentru finalizarea oricărei lucrări în birou. Chiar și cu acces ușor la Internet și e-mail, clienților li se trimit adesea documente de mică sau deloc valoare. Pentru a organiza o muncă eficientă, este important să se reducă sau să se elimine acest tip de deșeuri, pentru care toate lucrările ar trebui împărțite în operațiuni secvențiale și amplasate cât mai aproape una de cealaltă. Dacă nu puteți scăpa de mutarea documentelor între procese, atunci trebuie să fie automatizat cât mai mult posibil. Puneți-vă întrebări, de exemplu: „Este aspectul biroului optim?” sau „Transferul documentelor de la o etapă de lucru la alta este automatizat?”

Exemple de pierderi de al patrulea tip:

• trimiterea de documente inutile;
• înregistrarea prea frecventă a documentelor în curs;
• prea multe adrese în lista de corespondență;
• transmiterea manuală a documentelor la următoarea etapă de lucru;
• executarea unei sarcini de către mai multe departamente;
• prioritizare incorectă.

Instrumente pentru eliminarea pierderilor de al patrulea tip:

• distribuirea uniformă a volumului de muncă;
• harta fluxului valoric;
• flux continuu;
• sistem de management al documentelor;
• munca standardizata;
• mijloace de control vizual.

5. Supraprocesare

Efectuarea unei lucrări care nu este cerută de clienții interni sau externi este al cincilea tip de deșeuri. Prelucrarea excesivă nu creează valoare pentru client, iar clientul nu ar trebui să plătească pentru aceasta. În procesele administrative, aceste pierderi sunt cel mai greu de detectat. Pentru a face acest lucru, puteți adresa următoarele întrebări, de exemplu: „Care sunt principalele operațiuni care trebuie efectuate pentru a satisface nevoile clientului?” sau „Cât de clar reprezentăm nevoile clienților noștri?”

Exemple de pierderi de al cincilea tip:

• rapoarte sau informații duplicate;
• introducerea datelor repetitive;
• difuzarea de informații false;
• editarea constantă a documentelor;
• întâlniri ineficiente și lipsa agendei;
• lipsa unei planificări clare a proiectului.

Instrumente pentru eliminarea pierderilor de al cincilea tip:

• metode de colectare a datelor;
• urmărirea documentelor;
• munca standardizata;
• sistem de management al documentelor.

6. Inventar (timp)

Teancuri de hârtii, papetărie suplimentare, un număr mare de semnături pe documente - toate acestea sunt pierderi. Ocupă spațiu și timp. Dacă procesarea unui document este suspendată până la primirea unor informații suplimentare (semnătură etc.) și situația se schimbă, atunci timpul petrecut cu acest document poate fi considerat o pierdere. Într-un mediu de birou, există două tipuri principale de deșeuri care pot fi clasificate ca inventar: 1) rechizite de birou și 2) timp.

Exemple de pierderi de al șaselea tip:

• documente care așteaptă semnătura sau viza cuiva;
• munca care necesită finalizarea altor procese pentru a continua;
• documente învechite;
• echipamente de birou învechite;
• pregătirea insuficientă a personalului suport;
• cumpărarea de rechizite de birou suplimentare.

Instrumente pentru eliminarea pierderilor de al șaselea tip:

• harta fluxului valoric;
• munca standardizata;
• Carduri Kanban pentru rechizite de birou;
• echilibrarea volumului de muncă - heijunka;
• pas vizual;
• sistem de management al documentelor.

7. Căsătoria

Pierderile datorate defectelor includ orice prelucrare care a dus la defecte și prelucrarea suplimentară necesară pentru a le elimina. Un defect (atât intern, cât și extern) implică o prelucrare suplimentară a documentelor care nu adaugă valoare produsului sau serviciului. Este nevoie de mai puțin timp pentru a face o lucrare corect de prima dată decât pentru a o reface. Corectarea defectelor sunt pierderi care cresc costul oricărui produs sau serviciu, iar consumatorul nu trebuie să plătească pentru ele. Pierderile de acest tip pot reduce semnificativ profiturile.

Exemple de pierderi de al șaptelea tip:

• erori de introducere a datelor;
• erori în stabilirea prețurilor;
• transferul documentației incomplete la etapele următoare de prelucrare;
• pierderea documentelor sau a informațiilor;
• informații incorecte din document;
• organizarea ineficientă a fișierelor pe un computer sau a dosarelor într-un dulap de fișiere;
• selectarea incorectă a angajaților pentru a servi clientul.

Instrumente pentru eliminarea pierderilor de al șaptelea tip:

• asigurarea rezultatelor previzibile;
• mijloace de control vizual;
• munca standardizata;
• sistem de management al documentelor;
• jurnalul opririlor și sarcinilor neprogramate;
• scurte întâlniri organizatorice;
• instrumente de prevenire a erorilor.

8. Folosirea irațională a muncii

În multe cazuri, utilizarea irațională a forței de muncă este al optulea tip de deșeu. Munca oamenilor este folosită greșit atunci când lucrătorii îndeplinesc sarcini care nu necesită toate cunoștințele, abilitățile și abilitățile lor pentru a crea valoare. Un sistem adecvat de management al performanței poate reduce semnificativ acest tip de deșeuri. Dezvoltați o strategie corporativă și metode de repartizare a angajaților în acele zone în care aceștia vor aduce cele mai multe beneficii organizației.

Exemple de pierderi de al optulea tip:

• încălcarea termenelor de proiectare;
• distribuția neuniformă a volumului de muncă din cauza calificărilor insuficient de largi a personalului;
• absenteism frecvent și fluctuație mare a personalului;
• sistem inadecvat de management al performanței;
• evaluarea insuficientă a competențelor profesionale înainte de angajare.

Instrumente pentru eliminarea pierderilor de al optulea tip:

• contabilitatea proceselor de lucru;
• munca standardizata;
• sistem de management al documentelor;
• scurte întâlniri organizatorice;
• justificarea trecerii la un birou slab.

Luați în considerare următoarele întrebări.

1. Cum pot transmite informații despre pierderi tuturor angajaților organizației?
2. Ce pierderi pot fi eliminate rapid?
3. Ce poți face pentru a îmbunătăți imediat satisfacția clienților?

Aceste întrebări vor stârni reflecția celorlalți și vă vor ajuta să aveți un dialog productiv despre pierdere.

Condiția 4: Implicarea managementului

Companii precum Microsoft, Wal-Mart, Federal Express, GE și Nike au un lucru în comun, o caracteristică foarte importantă - un lider incontestabil în frunte, pe care alții îl urmează. Managerii de top Bill Gates, Sam Walton și Fred Smith sunt nucleul companiei lor. Ei se disting printr-o perspectivă excepțională și ei sunt cei care și-au transformat afacerea într-un imperiu nemuritor.

John Maxwell, în cartea sa „The 21 Irrefutable Laws of Leadership”, descrie prima sa lege, legea plafonului: „Abilitatea de a conduce determină nivelul de eficacitate al unei persoane (organizație). Un lider puternic îmbunătățește foarte mult capacitățile unei organizații. Dacă conducerea este slabă, atunci capacitățile organizației sunt limitate.”

Este important de înțeles că trecerea la managementul slab este imposibilă fără participarea deplină a conducerii companiei. Când un CEO citește despre lean în Wall Street Journal în avionul care se întoarce din vacanță și îi spune managerului său de top: „Este ceva acolo”, asta nu înseamnă că este pregătit pentru o schimbare pe termen lung.

Conducerea companiei ar trebui să fie condusă de dorința de îmbunătățire. Managerul de top trebuie să ia parte activ la implementarea noilor principii. Chiar dacă un proiect pilot de reinginiere a proceselor de afaceri implică trei persoane, conducerea de vârf a companiei ar trebui să fie implicată. Această participare include:

• alocarea resurselor necesare;
• participarea la ședința de lansare;
• consultarea echipei dacă este necesar;
• manifestarea interesului pentru realizările echipei și participarea la întâlnirile echipei;
• recompensarea echipei pe baza rezultatelor muncii;
• sprijin pentru membrii echipei în caz de dificultăți.

Aceasta nu este deloc o listă exhaustivă, dar ea subliniază modalitățile cheie prin care managementul companiei își poate demonstra angajamentul față de managementul lean.

Interval de timp

Tranziția la un birou slab poate dura de la câteva luni la câțiva ani. Acest lucru va depinde de următorii factori:

1. Dimensiunea organizației. Cu cât organizația este mai mică, cu atât va dura mai puțin timp. În companiile mari (peste 500 de angajați de birou), proiectele pilot ar trebui mai întâi lansate într-un singur departament și apoi extinse la întreaga companie.
2. Disponibilitatea instrumentelor necesare.
3. Realizând beneficiile. Reorganizarea muncii de birou va avea succes dacă compania va realiza nevoia de a pregăti personalul în profesii conexe, de a coopera între departamente, de a atrage generaliști mai degrabă decât de specialiști restrânși, de a folosi cunoștințele organizaționale și de a încuraja parteneriatele între manageri și subordonați.