Vă vom spune în acest articol cum să compuneți corect o scrisoare cu o propunere de cooperare, astfel încât să intereseze destinatarul. Puteți descărca un exemplu de scrisoare de cooperare comercială scrisă de experți.
Descărcați acest document util:
Când scrieți o scrisoare de invitație la cooperare
Aceștia interacționează cu partenerii de afaceri ai organizației cel mai adesea prin corespondență de afaceri. Partea principală a fluxului de documente constă din diferite tipuri de scrisori care conțin instrucțiuni, propuneri, solicitări și chiar cereri. O scrisoare de parteneriat și cooperare este un exemplu de corespondență de afaceri care abia începe. Este scrisă unei alte organizații care furnizează servicii sau produce produse care prezintă interes pentru expeditorul scrisorii.
O scrisoare de afaceri despre cooperare, un eșantion, este întocmită ca o invitație la un parteneriat reciproc avantajos, scopul acesteia este de a interesa destinatarul și de a arăta beneficiile interacțiunii de afaceri propuse de expeditor. Se presupune că informațiile conținute în scrisoare vor deveni baza pentru încheierea unei tranzacții sau a unui acord de cooperare.
Se întocmește un model de scrisoare comercială de cooperare atunci când:
- este necesar să se intereseze potențialii clienți și cumpărători în produsele fabricate de companie;
- este necesar să se atragă o capacitate suplimentară sau să se extindă producția prin fuziunea cu o altă companie;
- verificati suplimentar politica de marketing urmata de companie si asigurati-va ca produsele produse sunt relevante si ca pretul acestora corespunde cu gama predominanta pe piata de bunuri si servicii.
În unele cazuri, o invitație de cooperare va trebui scrisă unui fost client sau partener, în relațiile cu care a existat o pauză lungă și interacțiunea cu care a încetat, deși nu a fost întreruptă.
Pentru a compune și formata corect orice scrisoare de afaceri, folosiți un designer special de la experții revistei Manualul Secretarului.
Utilizați acum constructorul
Cine scrie o scrisoare de cooperare între companii
Conținutul scrisorii, care ar trebui să prezinte interes pentru cealaltă parte, este destinat specialiștilor. Textul poate conține termeni sau informații de specialitate care sunt de înțeles și de interes pentru profesioniștii din industrie. Prin urmare, este recomandabil ca exemplul de scrisoare inițial cu o propunere de cooperare să fie întocmit de un specialist de frunte care supraveghează acest domeniu în compania expeditoare.
Ulterior, folosind mostre gata făcute, interpreții obișnuiți, inclusiv secretarul, vor putea întocmi astfel de scrisori.
Dar managerul poate solicita inițial secretarului să întocmească un exemplu de scrisoare comercială de cooperare. La urma urmei, secretarul, de regulă, este bine familiarizat cu produsele sau bunurile oferite de companie, are o idee despre specificul producției etc. Dar chiar și în acest caz, scriitorul trebuie să se pregătească și, chiar înainte de a scrie un exemplu de scrisoare de cooperare, consultați specialiștii relevanți ai companiei.
Angajatul care va redacta scrisoarea oficială de cooperare trebuie să aibă cunoștințe, inclusiv:
- despre gama de produse fabricate de companie si serviciile oferite, avantajele acestora fata de cele oferite de restul pietei;
- despre cât și ce fel de beneficii este gata compania să ofere partenerilor permanenți beneficii, reduceri și plăți amânate;
- despre evoluțiile promițătoare ale companiei care pot fi de interes pentru un potențial partener;
- despre beneficiile pe care destinatarul le va primi ca urmare a unirii eforturilor de a produce produse sau de a presta servicii cu firma expeditoare.
Cum se scrie o scrisoare de cooperare
O scrisoare de cooperare trebuie întocmită în conformitate cu prezentul GOST R 7.0.97-2016. Standardul enumeră cerințele de proiectare și specifică detaliile care trebuie completate.
Informațiile de contact ale expeditorului sunt indicate la început. Pentru a întocmi o scrisoare de cooperare, utilizați un formular de companie, al cărui antet a completat deja toate informațiile de bază necesare.
Structura unei scrisori de cooperare:
- Subiect.
- Recurs.
- Introducere;
- Corpul scrisorii este o propunere de cooperare reciproc avantajoasă.
- Aplicații.
În subiectul scrisorii, este mai bine să indicați nu numai că aceasta este o propunere de cooperare, ci și problema pentru care este planificată cooperarea. Astfel, un exemplu de scrisoare către un furnizor despre cooperare poate conține următorul subiect: „ Cu privire la cooperarea în aprovizionarea cu ridicata obișnuită" De exemplu, subiectul poate spune: „ Despre cooperarea în această problemă:
- ... furnizare de bunuri, prestare de servicii”;
- ... vânzări de mărfuri”;
- ... despre participarea comună la dezvoltarea de produse inovatoare.”
Familiarizându-se cu subiectul în care este indicată o problemă specifică de cooperare, destinatarul va înțelege imediat că scrisoarea nu este o campanie publicitară întâmplătoare și conține o propunere comercială cu adevărat importantă și interesantă care îl privește în mod direct.
Deoarece această scrisoare de cooperare trebuie să conțină un apel către o anumită persoană - șeful companiei destinatarului. Aflarea numelui și patronimicului său nu va fi dificilă dacă sunt cunoscute adresa și numele organizației.
Introducerea ar trebui să conțină orice exemplu de scrisoare către parteneri despre cooperare. Această parte conține informații scurte despre activitățile companiei de otrăvire și justificarea necesității de interacțiune. Ar trebui să spună despre compania care trimite, realizările sale profesionale, bunurile și serviciile pe care le oferă și de ce a ales compania destinatară ca partener de afaceri. Dacă expeditorul își oferă produsul, trebuie să vorbiți despre avantajele acestuia față de alte produse/servicii similare.
Corpul scrisorii stabilește esența propunerii de cooperare. Această parte indică în mod specific ce oferă expeditorul și de ce această ofertă este benefică destinatarului. De regulă, acestea oferă o descriere a beneficiilor oferite de companie partenerilor obișnuiți, vorbesc despre condiții speciale și beneficii care se aplică unui anumit client sau client.
Textul acestei părți ar trebui să fie motivant prin natură, nu narativ, iar cititorul nu trebuie să aibă impresia că i se impune un serviciu. Pentru ca informațiile să fie mai bine percepute, este mai bine să împărțiți textul voluminos în blocuri de paragrafe semnificative.
Aplicații- nu este o parte obligatorie a scrisorii de cooperare. În funcție de situație, la o astfel de scrisoare pot fi atașate broșuri publicitare, un proiect de acord de cooperare sau alte documente și calcule care confirmă beneficiul financiar reciproc.
Exemplu de scrisoare cu o propunere de cooperare
Descărcați eșantionul
O scrisoare cu o ofertă de cooperare se încheie cu urări de succes și semnătura șefului companiei. Nu presupune că destinatarul va răspunde în mod necesar la aceasta.
Cum se scrie o scrisoare care va fi citită până la sfârșit , vă va spune Anton Krasnobabtsev, trainer-consultant, managing partner al KEY SOLUTIONS, expert al revistei Secretary's Directory.
Tu: Suntem pe piață din 1991.
Ei: Nu ne interesează.
Tu: Ai o dinamică bună de dezvoltare și o echipă tânără, prietenoasă.
Ei: Deci angajații nu au suficientă experiență... Ce înseamnă o bună dinamică de dezvoltare?
Tu: Specialisti cu experienta cu 20 de ani de experienta!
Ei: Destul de prostiile astea. Arată-mi ce ai făcut și cum îmi vei fi de folos. Dați detalii.
Aceștia sunt vizitatori ai site-ului, potențiali clienți sau parteneri care doresc să afle despre compania ta și despre beneficiile lucrului cu tine. De asemenea, se îndoiesc de competența și fiabilitatea dvs., motiv pentru care au deschis pagina „Despre companie”.
Cum să scrii text pe pagina „Despre companie” pentru a convinge vizitatorul că compania ta ajută la rezolvarea problemelor care îl preocupă acum? Să faci asta în mijlocul clienților furiosi care au înnebunit din cauza reclamelor și a „ofertelor bune”?
Problema este că ai totul ca toți ceilalți:
- preturi mici;
- echipamente de încredere;
- tehnologii moderne;
- Specialiștii sunt profesioniști în domeniul lor, care nu se concentrează pe client.
Dacă nu știi cum să scrii text despre o companie pentru un site web și ai nevoie de exemple, atunci acest articol este pentru tine.
Teleportați după articol:
Suntem primii de pe piață! Avem cele mai bune tehnologii de producție, o abordare individuală și echipamente germane de calitate.Text „Despre companie”, ce ar trebui să fie acolo?
A-ți lăuda compania este o idee proastă. Pentru a scrie sincer: compania „N” a fost creată pentru a câștiga o mulțime de bani - nici acest lucru nu prinde cumva.
Oamenii sunt egoisti. La ce se gândește un vizitator al site-ului? Despre mine! De ce îi este cel mai frică? Că va fi înșelat pentru bani. De exemplu: în loc de o baie, ei vor construi o „colibă” în care temperatura nu crește peste 80 de grade, colțurile sunt umede, ușa este umflată de umiditate, iar cea mai apropiată rudă a penicilinei locuiește în chiuvetă.
Cum să liniștim un vizitator? O echipă profesionistă, o garanție pentru toate tipurile de muncă (fără termene), cele mai scurte termene posibil (fără specific) sau 12 ani de experiență pe piață? Te calmează asta? Eu nu sunt aici.
Dacă nu sunteți Apple, Gazprom sau Coca-Cola, atunci trebuie să spui ceva despre companie.
Ce ar trebui să fie pe pagina „Despre companie”:
- Ce face compania și cum poate ajuta.
- Cine contactează compania?
- De ce poți ajuta, dar Vaska (vecina mea) nu poate și prin ce diferă ajutorul tău de ajutorul lui Vasya? Cum ești mai bun decât concurenții tăi?
- Ai ajutat deja pe cineva? Demonstrați cu exemple ale muncii dvs. Afișați problemele pe care le-ați rezolvat deja.
- De ce scrii că doar echipele rusești de construcții lucrează pentru tine? Arată-mi oamenii care vor fi responsabili pentru rezultat, de preferință în persoană.
- De ce vorbești despre un birou cool, nu poți doar să arăți o fotografie.
- Cu cine lucrezi și cine te recomandă.
Adevărul este că clientul nu are nevoie de compania ta. Și nici nu are nevoie de Vaska. El trebuie să:
- tapetul din cameră a fost lipit uniform;
- cureaua de distributie a fost inlocuita la ora aleasa si cu garantie 6 luni;
- Baia a fost construita in 3 luni pentru ca iarna sa ne aratam prietenii cu o matura.
Clientul are nevoie de o soluție la problemele sale și de aici începe distracția.
Client tipic. Nu vreau să decid nimic. Nu vreau să mă gândesc la nimic. Copywriter, nu-mi viola creierul! Vreau doar să nu-mi fac griji.
Exemplu de text despre o companie – tehnici care cresc încrederea
Specific, încredere și dovezi - asta așteaptă un potențial client când este interesat de serviciile tale. Dar ceva îmi zgârie sufletul. Și așa merge la pagina „Despre companie”. Merge să caute răspunsuri.
Când nici măcar pisica nu are încredere în tine Pagina companiei a fost creată pentru clienții îndoielnici. Ea este ultima șansă de a convinge o persoană că nu ești o cămilă.
Să găsim câteva exemple de texte „Despre companie”, să evidențiem puncte interesante și să analizăm exemple nereușite pentru a nu flutura mâinile în întunericul total.
Sfaturi generale:
- vorbesc despre problemele clientului și soluțiile acestora;
- fii specific;
- diferențiază-te de concurenții tăi;
- dovediți-vă cuvintele cu fapte;
- demonstrați rezultatele muncii dvs. (fotografii, videoclipuri, recomandări);
- tratați întrebările clienților;
- deseneaza portretul unui potential client;
- face o ofertă neașteptată;
- folosiți autoritatea CEO-ului;
- arată cel mai bun caz al tău;
- oferi ceva gratis.
Pot să scriu o listă de 50 de puncte. Dar nu va face bine. Aceste sfaturi sunt goale. Doar exemplele de texte despre companie pot ajuta.
Exemplu de text despre firma nr. 1
Îmi plac organizațiile de construcții. Sunt atât de multe pe care le poți scrie aici. Dar ei scriu tot felul de prostii ( faceți clic pe imagine, se deschide într-o filă nouă)
Exemplu de text „Despre companie” (kachestvo53.ru) Nu numai că este dificil să extragi informații utile din text, dar este și greu de citit. Volumul este mare, dar nu este clar pentru ce este nevoie?
Site-ul companiei este interesant. Puteți privi un model 3D al casei. Mi-aș dori să pot adăuga modele 3D de case deja construite pe card. În galeria lucrărilor finalizate, totul este îngrămădit, dar acest lucru este deja rău.
Care ar putea fi textul despre companie? De exemplu:
Compania „GK” calitate accesibilă» construieste case, cabane, bai si doteaza zona locala. Oamenii vin la noi pentru a comanda un proiect la cheie sau pentru a economisi la el alegând o opțiune gata făcută cu modificări originale. Construim din lemn, cărămidă, beton celular în regiunea Nijni Novgorod și regiunile din apropiere (inclusiv în sudul regiunii Leningrad).
Proiectele la cheie pot include (nu impunem toate serviciile, tu le alegi):
- proiectarea clădirilor în biroul dumneavoastră de arhitectură;
- întregul complex de lucrări de construcție: fundație, pereți, acoperiș, sobă, șemineu, decorațiuni exterioare și interioare;
- amenajare șantier: lucrări de peisaj, construcție de garduri, fântâni, foișoare, șoproane și anexe;
- realizarea si racordarea de canalizare, electricitate, alimentare cu apa si dezvoltarea unui sistem de incalzire pe gaz sau lemne.
Au avut cel mai mare succes în construirea de case, băi rusești și cabane din lemn rotunjit. Peste 20 de proiecte similare au fost deja finalizate. Uită-te la munca noastră în galerie
.
Avantaje care ne-au ajutat să reușim pe piață din 2002:
- Construcția de băi mici și case (6x4, 8x6) peste 2 luni, datorită flotei sale de vehicule, experienței în lucrări similare și disponibilității caselor din bușteni gata făcute.
- Dezvoltarea profesională a proiectării caselor și teritoriilor cu posibilitatea de modelare 3D - avem propriul nostru birou de arhitectură (poate ați văzut deja Proiecte de grafică 3D , unii dintre ei au o reducere de peste 100.000 de ruble - căutați eticheta „Promoție”).
- Dezvoltare de proiecte la cheie. În biroul nostru de proiectare, visele sunt vizualizate. Dezvoltare de proiecte 3D gratuit. Dar numai dacă ne asumăm implementarea lui. În caz contrar, proiectul casei va costa 50.000 de ruble, băile 20.000 de ruble. Cu desenele noastre, orice constructor competent o poate implementa.
și bla, bla, bla...
După cum puteți vedea, nu am schimbat nimic. Toate acestea sunt în textul despre companie de pe site. Dar este îngropat între rânduri, cuvinte și litere. Îmi place mai mult versiunea mea, mi-aș dori să pot adăuga niște elemente grafice. Și tu?
Sper că acest exemplu de text despre o companie a ridicat cortina cu privire la modul de a scrie astfel de materiale.
Un singur proiect nu este suficient. Deci haideți să alegem un alt subiect.
Exemplu de text despre firma nr.2
Acest text este preluat de pe site-ul socialit.ru. Compania „SOCIAL” (clic, se deschide într-o filă nouă).
Nu știu de ce. Poate sunt încă tânăr. Dar, după înțelesul meu, „tinerii specialiști progresiste” sunt studenți care nu și-au găsit un loc de muncă și și-au fondat propria „companie”.
În ciuda unora dintre ororile textului, acesta conține informații utile. Ce este bun în textul despre companie:
- sunt alocate 4 direcții;
- există o declarație a problemei clientului;
- lucrează non-stop.
Cu toate acestea, există și probleme. În ultimul paragraf am văzut „timpul standard de livrare este de 1 zi”. Va exista cu adevărat o garanție neașteptată și puternică acum? Nu, ea nu este acolo. Dar ar scrie că: dacă nu rezolvăm problema într-o zi, atunci vom returna 5.000 de ruble pentru fiecare zi de întârziere. Asta ar fi puternic. Dar acesta nu este cazul.
Nu voi scrie alt text. Pentru că expresia „această misiune...” m-a făcut să-mi amintesc misiunea acestui text.
- Textul despre companie este o oportunitate ideală de a folosi „stilul informațional”. Trebuie să operăm cu fapte. Să fie puțini dintre ei. Lasă-le să pară lucruri mici. Sunt lucrurile mici care fac diferența și diferențierea față de concurenți.
- Arată-ți punctele forte și punctele slabe. Există sute de companii cu servicii similare. Dar chiar și gemenii au diferențe prin care părinții îi pot distinge cu ușurință - caracter și experiență de viață. Povestește-ne despre asta.
- O companie nu este spații, beton și calculatoare, ci un grup de oameni. Ei lucrează pentru a câștiga bani. Nicio persoană sănătoasă nu ar da bani pentru cuvinte și promisiuni. Ei bine, poate o va da de 1 sau 2 ori din cauza naivității și inexperinței sale. Oamenii sunt dispuși să plătească pentru rezultate și pentru rezolvarea problemelor.
- Scrieți pentru Client, gândindu-vă de la Client. Când o companie presără adjective, folosește fapte dubioase și vorbește despre exclusivitatea ei, atunci încrederea în ea ajunge la zero. Există o formulă simplă de vânzare care funcționează cel mai bine: a fost - au plătit bani companiei N - a devenit. Arată întregul lanț într-o secvență logică.
- Model pentru scrierea textului despre companie:
- ce facem;
- ce facem cel mai bine;
- cine ne contactează;
- exemple ale muncii noastre;
- cel mai bun proiect;
- ce face compania diferită?
- echipa noastră de persoane;
- firma noastra in cifre;
- ce spun clientii despre noi;
- ce garantii dam?
Scriitorii web și copywriterii probabil vor întreba cum să scrie text despre o companie atunci când resellerul nu poate spune nimic despre aceasta. Fii atent dacă compania are deja un site web. Contactați clientul final sau cereți intermediarului să vă trimită brief. Dacă nu contactați un reprezentant al companiei, textul va fi clișeat, inestetic și ineficient.
„Site-ul web nu este centrul universului tău. Pagina ta de Facebook nu este centrul universului tău. O aplicație mobilă nu este centrul universului tău. Clientul este centrul Universului tău!” - Bruce Ernst, manager de produs la Monetate.
„În lumea veche, ți-ai petrecut 30% din timp creând servicii grozave și 70% din timp strigând despre asta. În lumea nouă, este invers.” – Jeff Bezos, fondatorul Amazon.
„Clientul este cel mai important vizitator. Nu el este cel care depinde de noi. Depindem de el. El nu ne întrerupe munca. El este scopul muncii noastre. El este de partea greșită a afacerii noastre. El face parte din asta. Nu îi facem o favoare slujindu-l. El ne face o favoare dându-ne oportunitatea de a face asta”, Mahatma Gandhi, ideolog al mișcării de eliberare națională din India.
„Drumul către inima clientului este mai mult decât un program de loialitate. Creșterea evangheliștilor clienți înseamnă crearea unei experiențe despre care merită să le spună altora”, Valeria Maltoni, vicepreședinte PM Digital.
„Cheia succesului este stabilirea așteptărilor realiste în rândul clienților și apoi nu numai îndeplinirea acestor așteptări, ci și depășirea lor”, a spus Richard Branson, fondatorul Virgin Group.
„Serviciul pentru clienți înseamnă oferirea de noi experiențe. Aceasta este o promisiune făcută clienților noștri pe care trebuie să o respectăm. Așa se simt ei când fac afaceri cu noi”, Shep Hyken, fondatorul Shepard Presentations.
„Stabilirea așteptărilor clienților la un nivel compatibil cu menținerea constantă a serviciului pentru clienți necesită ca întregul dumneavoastră personal, de la dezvoltarea produsului până la marketing, să lucreze în armonie cu imaginea mărcii dumneavoastră”, Richard Branson, fondatorul Virgin Group.
„În fiecare zi punem întrebarea: „Cum ne putem face clienții fericiți? Ce inovații trebuie să folosim pentru a realiza acest lucru?” - Bill Gates, președinte și arhitect șef software al Microsoft Corporation.
„Experiența clienților este catalizatorul transformării. Ei influențează direct cultura, strategia, structura și toate componentele afacerii”, Christina Crandell, președinte New Business Strategies.
„Iată o regulă simplă, dar puternică pentru tine. Oferă întotdeauna oamenilor mai mult decât se așteaptă.” - Nelson Boswell, fondatorul NELSON BOSWELL.
O companie de telecomunicații care oferă servicii de comunicații virtuale în Moscova și Sankt Petersburg. Principalele produse ale UIS sunt PBX virtual, număr 8-800, apel înapoi de pe site-ul Sitephone, birou mobil, autoinformator, întâlnire virtuală, telefonie SIP etc.
Abilitatea de a scrie scrisori de refuz este una dintre cele mai importante abilități ale unui angajat al întreprinderii responsabil de relațiile externe și corespondența de afaceri ale organizației. Conținutul și prezentarea unei astfel de scrisori nu vorbește doar despre educația și cultura inițiatorului său, dar formează și imaginea și reputația întreprinderii în mediul de afaceri.
Care sunt motivele corespondenței de afaceri?
Fiecare companie care operează activ primește în mod regulat scrisori cu diferite oferte. Aceasta ar putea fi o ofertă de cooperare (comercială), de participare la un eveniment (conferință, seminar, sărbătoare), etc. Scrisorile de cerere, reclamațiile, mementourile etc. sunt, de asemenea, frecvente în circulație între organizații. Astfel, corespondența primită a unei întreprinderi poate ajunge la zeci sau chiar sute de mesaje diferite care necesită un răspuns.
FIȘIERE
Cum se emite un refuz
Revizuirea unei scrisori nu garantează în niciun fel că reprezentantul organizației care a primit-o va fi în mod necesar de acord cu propunerea, cererea sau revendicarea conținută în ea. Dimpotrivă, în multe cazuri, angajații companiei scriu refuzuri.
Dar pentru a refuza corect, ai nevoie de anumite abilități. Este important să nu jignești expeditorul scrisorii cu conținut negativ - acest lucru este dictat nu numai de regulile de politețe de bază în afaceri, ci și de posibilitatea ca în viitor să devină client, client sau partener.
Informații generale despre scrisorile de afaceri
Toată corespondența oficială este supusă anumitor reguli de redactare. În primul rând, este necesar să ne amintim că, în ciuda faptului că conținutul scrisorii poate fi absolut arbitrar, structura și compoziția acesteia trebuie să respecte standardele adoptate la pregătirea documentelor de afaceri, adică. împărțit condiționat în trei părți: începutul (contestația și titlul scrisorii), secțiunea principală și încheierea (semnătura și data).
Stilul de scriere ar trebui să fie restrâns, concis, fără propoziții prea „încărcate” sau terminologie specifică complexă. Refuzul trebuie făcut cât se poate de corect, grosolănia, blasfemia și alte manifestări extreme sunt inacceptabile. Atunci când se formează o scrisoare, este necesar să se țină cont de normele limbii ruse în ceea ce privește cultura vorbirii, vocabularul, gramatica, ortografia și stilul.
Refuzul poate fi nemotivat, dar este totuși mai bine dacă motivul este indicat în scrisoare.
Dacă răspunsul este detaliat și minuțios, atunci ar trebui să-l împărțiți în paragrafe sau puncte - acest lucru va face percepția textului mult mai ușoară.
Dacă refuzați, nu este nevoie să tăiați și să „ardeți poduri”, este indicat să lăsați o cale de retragere, adică să mulțumiți pentru atenția acordată și să vă exprimați speranța pentru posibilitatea unei cooperări ulterioare. Pentru a face acest lucru, puteți specifica condițiile pe care trebuie să le îndeplinească destinatarul pentru a stabili o relație de afaceri. Dacă există o oportunitate de a sfătui o companie care ar fi de asemenea de acord cu cooperarea sau alte propuneri făcute în mesajul inițial, atunci nu ar trebui să o neglijați - aceasta va lăsa o amprentă bună în memoria destinatarului.
Cui să scriu?
Refuzul trebuie scris strict pe numele persoanei care a semnat scrisoarea originală. În caz contrar, refuzul poate să nu ajungă la destinatar sau să se piardă în fluxul de corespondență primită. Cu toate acestea, dacă nu a existat nicio semnătură a unei anumite persoane sub scrisoarea de ofertă, atunci puteți utiliza o formă neutră de adresă (de exemplu, sub forma unui simplu salut „Bună ziua”).
Întocmirea unei scrisori de refuz
Scrisoarea poate fi scrisă de mână (acest format va indica o atitudine specială, caldă față de destinatar) sau tipărită pe computer.
În acest caz, este acceptabil să folosiți o simplă foaie de hârtie sau un formular cu detaliile companiei și un logo al companiei.
Scrisoarea de refuz este generată într-un singur exemplar original și trebuie datată și numerotată (în conformitate cu fluxul de documente al întreprinderii). În acest caz, informațiile despre aceasta ar trebui incluse în jurnalul de corespondență de ieșire, notând data, numărul și pe scurt conținutul acesteia. În viitor, acest jurnal poate deveni o dovadă a creării și trimiterii unui mesaj.
Cine ar trebui să semneze
În mod ideal, scrisoarea ar trebui să aibă autograful directorului organizației, dar acest lucru nu este întotdeauna posibil (și este aproape complet exclus în întreprinderile cu un număr mare de angajați și multe divizii structurale). Prin urmare, orice angajat al companiei autorizat să creeze acest tip de documentație și autorizat să semneze corespondența poate semna o scrisoare de refuz. Acesta ar putea fi o secretară, un avocat, un șef sau un specialist într-un departament.
Cum se trimite o scrisoare
O scrisoare poate fi trimisă în diferite moduri, dar cel mai bine este să o alegeți pe cea prin care a fost trimis mesajul original. Cel mai acceptabil este să îl trimiteți prin Russian Post, dar în acest caz ar trebui să îl luați înregistrat cu confirmare de livrare, puteți folosi și livrarea printr-un reprezentant sau curier (această metodă garantează o livrare mai rapidă); De asemenea, este acceptabil să se utilizeze fax, mijloace electronice de comunicare și chiar rețele sociale sau mesagerie instant (dar numai cu condiția ca expeditorul scrisorii inițiale să folosească însuși această metodă de comunicare).
Scrisoare de refuz de a coopera
Dacă trebuie să creați o scrisoare de refuz de a coopera, priviți eșantionul și comentariile acesteia.
- La începutul scrisorii, scrieți cui este destinată: indicați numele organizației, funcția și numele complet al reprezentantului acesteia, la numele căruia scrieți un răspuns. Folosește o formă politicoasă de adresă, mulțumește pentru atenția acordată companiei tale și apoi trece la esența mesajului.
- Asigurați-vă că vă referiți la scrisoarea de răspuns la care scrieți un refuz și indicați circumstanțele care au provocat reacția negativă. Dacă adversarul dvs. a atașat propunerii sale orice documente suplimentare, indicați că le-ați citit.
- Dacă este posibil, exprimați în scrisoarea dumneavoastră o exprimare a speranței că se va desfășura cooperare, fără a nu include condițiile care trebuie îndeplinite pentru ca acest lucru să se întâmple.
- În cele din urmă, semnați scrisoarea și datați-o.
Scrisoare de refuz de a participa la eveniment
Când scrieți o scrisoare de refuz de a participa la un eveniment, utilizați instrucțiunile de mai sus pentru o scrisoare de refuz de a coopera. Totul în scrisoare este standard, dar obligatoriu: informații despre expeditor și destinatar, apoi contestație, refuzul în sine cu mențiunea propunerii primite de a participa la eveniment și indicarea obligatorie a împrejurărilor care au servit drept motiv pentru răspuns negativ, apoi semnătura și data.
Scrisoare de refuz a unei oferte de muncă
Nu numai compania poate primi o scrisoare de refuz. În unele cazuri, poate fi exprimat de o persoană care nu are nicio legătură cu firma: de exemplu, un candidat pentru un post. Dacă sunteți o astfel de persoană, formulați refuzul și în conformitate cu regulile și reglementările documentației de afaceri. Folosiți un limbaj politicos, indicați numele jobului care vi se oferă, precum și motivul pentru care îl refuzați (nu uitați că potențialul angajator poate reconsidera condițiile jobului care vi se oferă). Asigurați-vă că îl semnați și datați la sfârșit.
O scrisoare de informare este un tip de documentație comercială care servește la notificarea partenerilor, clienților, contractanților, precum și membrilor echipei despre orice știri, schimbări, realizări și alte aspecte ale activităților organizației.
Scrierea mesajelor informative este o parte necesară a muncii reprezentanților structurilor de afaceri și agențiilor guvernamentale.
FIȘIERE
Necesar sau nu
Acest tip de documente nu este obligatoriu, deoarece informarea oricui despre treburile curente ale organizației este lăsată în sarcina conducerii și administrării acesteia. Cu toate acestea, multe întreprinderi, în special cele mari, nu neglijează formarea unor astfel de litere, atingând astfel mai multe obiective simultan:
- să informeze părțile interesate despre toate evenimentele în desfășurare;
- motivați-i să coopereze în continuare și să lucreze fructuos;
- spori imaginea companiei.
Cine scrie scrisoarea de informare
De regulă, responsabilitatea întocmirii unei scrisori de informare revine șefului unității structurale, care rezolvă problemele ridicate în scrisoare. Acesta ar putea fi, de exemplu:
- șeful departamentului de marketing (dacă vorbim de noi oferte de marketing pentru parteneri);
- director adjunct (dacă administrația companiei își informează angajații despre ceva printr-o scrisoare) etc.
În orice caz, autorul scrisorii trebuie să fie o persoană ale cărei funcții includ redactarea unor astfel de scrisori sau care este autorizată să le scrie printr-un ordin separat al directorului.
Textul scrisorii de informare trebuie convenit cu supervizorul imediat al inițiatorului sau cu șeful companiei.
Cui ar trebui să adresez o scrisoare de informare despre activitățile companiei?
O scrisoare de informare poate fi trimisă unei anumite persoane sau unui grup de persoane: directorul unei potențiale organizații partenere, clientul - un antreprenor individual, membrii echipei etc.
Literele pot fi:
- confidențial (destinat să fie citit de o anumită persoană);
- deschis, public (pentru a informa o gamă cât mai largă de persoane).
Reguli generale pentru toate scrisorile
Când creați o scrisoare de informare, trebuie să monitorizați cu scrupulozitate ortografia și să respectați standardele scrise ale limbii ruse în ceea ce privește punctuația, vocabularul, gramatica etc.
Trebuie să ne amintim faptul că destinatarii corespondenței de afaceri se uită întotdeauna la cât de corect sunt descrise informațiile care le sunt transmise.
O scrisoare analfabetă poate reduce valoarea informațiilor conținute în ea și chiar submina încrederea destinatarului în expeditor.
Scrisoarea trebuie scrisă pe scurt, succint, la obiect, amintindu-ne că „concizia este sora talentului” și fără gânduri să scape. S-a dovedit că destinatarii unor astfel de scrisori nu sunt dispuși să petreacă mai mult de un minut citindu-le, ceea ce se datorează ritmului ridicat al vieții moderne. Destinatarul va observa probabil că expeditorul își prețuiește timpul, iar dacă este interesat de informațiile conținute în scrisoare, va găsi o modalitate și un timp pentru a contacta autorul mesajului.
Ceea ce este interzis într-o scrisoare
Există, de asemenea, unele tabuuri absolute în regulile de scriere a buletinelor informative. În special, un ton obraznic, grosolan sau prea familiar este categoric inacceptabil. De asemenea, este recomandabil să evitați „clișeele” sau formulările excesiv de reci, „uscate”, terminologia specială, abundența de numere, un număr mare de fraze adverbiale și participiale etc.
Nu trebuie să includeți în scrisoare date nesigure, neverificate sau false. Trebuie amintit că o scrisoare de informare într-un anumit set de circumstanțe poate dobândi statutul de document semnificativ din punct de vedere juridic.
Puncte cheie și exemplu de scriere a scrisorii
Mesajele de informare, indiferent de autor și destinatar, ar trebui să se refere numai la activitățile organizației expeditoare sau circumstanțe conexe. În același timp, trebuie să îndeplinească anumite cerințe în ceea ce privește structura și conținutul:
- În primul rând, trebuie menționat că scrisoarea de informare trebuie să conțină întotdeauna:
- data pregătirii sale,
- detalii despre expeditor și destinatar,
- adresa corectă a adresei (de exemplu, „Dragă Petr Semenovici”, „Dragă Irina Viktorovna”, „Dragi colegi”, etc.). Dar dacă destinatarul nu este definit, ceea ce se întâmplă uneori, atunci vă puteți limita la salutul „Bună ziua!”
- Urmează partea principală, informativă, a scrisorii. Aici trebuie să indicați motivul și scopul scrierii acestuia, precum și orice altceva care are legătură cu problema descrisă: știri, sugestii, modificări, solicitări, explicații etc.
- Mai jos în scrisoare trebuie să scrieți o concluzie care ar trebui să rezumă toate cele de mai sus.
Dacă la scrisoare sunt atașate documente suplimentare, fișiere video și foto și dovezi, acest lucru ar trebui menționat și în conținutul acesteia ca un paragraf separat.
Cum se trimite o scrisoare de informare
Nu există cerințe speciale pentru formatul scrisorii, precum și pentru conținutul acesteia. Poate fi scris fie pe antetul companiei, fie pe o foaie standard de orice format convenabil. Prima opțiune este de preferat, deoarece nu este nevoie să scrieți manual detaliile organizației. În plus, o astfel de scrisoare pare mult mai respectabilă și subliniază încă o dată relația sa cu corespondența oficială.
Scrisoarea de informare poate fi tipărită pe computer (bun dacă aveți nevoie de mai multe exemplare deodată) sau scrisă de mână - scrisorile scrise de mână caligrafic folosind un pix arată deosebit de avantajos.
Mesajul trebuie să fie certificat prin semnătura emitentului său. Dacă aceasta este o scrisoare tipărită, puteți utiliza o semnătură de facsimil dacă este o scrisoare „în direct”, atunci doar cea originală;
Nu este strict necesară ștampilarea mesajului folosind un sigiliu, deoarece... Din 2016, persoanele juridice au dreptul de a utiliza produse de timbru în activitatea lor numai atunci când această normă este consacrată în regulamentul intern al companiei.
Dacă este necesar, înainte de a trimite un mesaj, acesta trebuie înregistrat în jurnalul de documente intern sau în jurnalul de documentare de ieșire.
Cum se trimite o scrisoare
O scrisoare de informare poate fi trimisă în mai multe moduri:
- Prima și acum cea mai comună: prin mijloace electronice de comunicare. Face posibilă trimiterea de informații cu un volum aproape nelimitat într-o perioadă scurtă de timp.
- A doua modalitate: trimiterea prin poșta rusă prin poștă recomandată cu confirmare de livrare (relevant dacă mesajul de informare se referă la documentația oficială și este certificat prin semnături și sigilii „vii”).
- Puteți trimite o scrisoare și prin fax sau mesagerie instant moderne, dar numai atunci când relația dintre expeditor și destinatar este oarecum informală și permite o astfel de corespondență.