Cizmarul își coase singur cizmele. HR, ca și cizmarul, trebuie să-și facă griji și pentru el însuși - să-și construiască propriul adaptareîntr-un loc nou. Așa ar trebui să fie, dar ce se întâmplă în realitate? Directorul general al companiei de formare răspunde la această și la alte întrebări LiCO, prezentator antrenor de afaceri Maxim Kikot.
Planul și prioritățile perioadei de adaptare.
Cum poate un nou director de resurse umane să se simtă confortabil la locul de muncă, cum se poate adapta mai repede?
În realitate, managerii de resurse umane încep adesea într-un loc nou cu greșeli tipice...
Prima greseala.
Voi veni să-mi dau seama singur (eu).
De fapt, aceasta este o concepție greșită gravă. De exemplu, un nou director de resurse umane are nevoie de sprijinul CEO-ului.
Este important ca directorul general, el este acela, să îl prezinte și să îl prezinte pe noul membru al echipei de top celorlalți manageri de top.
Acest lucru se poate face într-o întâlnire tradițională de planificare sau se poate utiliza un alt format, de exemplu, cea mai apropiată articulație instruire în afaceri pentru manageri de top, o întâlnire de planificare, în cel mai rău caz.
A doua greseala.
HR uită: el (ea), ca toți angajații, are și o perioadă de adaptare: la responsabilitățile postului, la echipă, la companie.
Și odată ce HR începe să lucreze, dorește imediat să arate rezultatele activităților sale.
- Este rău să te străduiești imediat pentru rezultate?
Amenda. Dar chiar și în același domeniu de afaceri, diferite companii au specificuri și moduri diferite de lucru pe piață. Există o mare probabilitate de a încurca lucrurile fără a înțelege acest specific.
Prin urmare, în primul rând, trebuie să înțelegeți:
- regulile și procedurile de afaceri;
- standarde corporative;
- standardele corporative ale companiei;
- procesele de afaceri.
Iar perioadele de adaptare, de regulă, variază ca durată pentru diferite figuri din companie.
Cu cât funcția este mai mare, cu atât mai multe niveluri ierarhice în companie, cu atât perioada de adaptare este mai lungă pentru un astfel de angajat HR.
Pentru managerii de top, inclusiv directorul de resurse umane, până la șase luni.
De obicei, adaptarea este egală cu o perioadă de probă de 3 luni.
Complexitatea situației este că HR-ul este orientat spre proces, rezultatele muncii sale sunt „nemăsurabile” și greu de măsurat pe termen scurt.
Ei bine, cum ar fi, să zicem, mai puțin măsurabil decât cel al unui director comercial (aproximativ - " vanzator”, șeful centrului de service sau, mai ales, directorul de producție.
El (HR) începe să lucreze conform principiului „închideți întrebarea cu personalul pentru mine”, merge mai adânc în acest proces și nu este clar: cum, în timp ce face munca curentă, oferă managerului planuri pe termen lung privind Problema dezvoltarea rezervei de personal, intreprinderi, companii in general?
Aparent, este necesar să se stabilească inițial obiective pentru perioada de adaptare, chiar și pe termen mediu și puncte de control...
O altă capcană este directorul general. El este ca un client intern care atribuie o sarcină HR pentru o perioadă de probă, sau cel puțin determină direcția rezultatului dorit. Așadar, are adesea sentimente foarte subiective, dorințe nerostite, în loc de criterii clare prin care va decide dacă totul a mers bine în perioada de adaptare cu directorul HR.
- Sarcina CEO-ului îl ajută pe directorul de resurse umane să construiască etapele adaptării sale?
În moduri diferite: HR a primit un set de sarcini specifice sau nu l-a primit, de obicei începe cu un audit al managementului evidenței personalului.
HR este o persoană cu o ierarhie încorporată a nevoilor. Una dintre ele este mai importantă la prima etapă decât cealaltă. Aceasta este siguranța - de aceea există astfel de dorințe de a-și da seama cu personal și muncă de birou.
Acest proces este necesar, dar este dificil de limitat în timp.
De regulă, există o mulțime de moloz și este nevoie de mult timp pentru a le curăța. Nu mai este timp pentru a rezolva alte sarcini, nu mai puțin importante.
Și nici angajații obișnuiți, nici managerii de top nu știu ce face noul director de HR venit în companie în spatele ușilor închise?
Aceasta este o capcană din care îi este greu să scape.
Sarcina primei etape de adaptare a directorului HR:
- colectare de informatii,
- corelarea acestuia cu scopurile sau obiectivele companiei,probleme identificate de CEO.
O altă greșeală tipică: HR adesea „uită” să construiască relații cu managerii de linie în perioada de adaptare.
Considerându-se ceva mai sus la rang, uitând că sunt și clienți interni, clienți ai muncii pentru directorul HR.
- De ce altceva este important?
Managerii de linie gestionează efectiv personalul, iar HR îndeplinește doar o funcție de sprijin.
El (ea) creează competențe, selectează personal pentru ele, oferă instrumente pentru evaluarea acestor competențe și se adaptează. motivarea personalului etc.
Managerul de linie nu trebuie să știe, de exemplu, tehnologii de evaluare a personalului- aceasta este competența profesională a HR.
Prin urmare, directorul de HR este cel care trebuie să construiască relații cu managerii de linie, iar atunci când nevoia de evaluare devine urgentă, să ofere instrumente care să permită rezolvarea problemei în cel mai scurt timp și cu riscuri minime.
Totuși, oamenii de HR nu încearcă întotdeauna să înțeleagă cum pot fi utili managerilor de linie în faza de adaptare, deși pot oferi sprijin în relațiile cu CEO-ul.
- Din punctul tău de vedere, dacă nu poți evita aceste greșeli, atunci măcar să le minimizezi?
in primul rand, indiferent cine este managerul personal - un specialist HR sau un manager HR - retineti: intr-un loc nou, el, ca orice angajat, trece printr-o perioada de adaptare. El o experimentează tocmai la nivel sistemic (cunoașterea sistemului altcuiva) și la nivel psihologic (dependență, adaptare la condiții noi, un mediu nou).
Al doilea:Înainte de a intra în companie, el poate și ar trebui să își întocmească un plan de adaptare.
Al treilea: Este necesar să înțelegem clar că adaptarea este limitată în timp. La sfârșitul acestuia, HR trebuie să arate rezultatul - acesta, de exemplu, ar putea fi un plan pentru rezolvarea unei probleme stabilite de CEO. Și să puteți face acest rezultat vizual. Fie într-o prezentare la consiliul de administrație, la standul departamentului de personal, sau la consiliul de administrație, fie pentru a arăta un set de afișe - este important ca toate acestea să nu fie doar cuvinte. Cifre, grafice, tabele - afaceri! Asta am făcut!
Al patrulea: Prima etapă într-o companie nouă este colectarea de informații sau auditarea proceselor de HR. Nu este nevoie să încercați rapid să „deveniți util tuturor” și să propuneți un fel de plan.
Prioritatea în această etapă ar trebui să fie o cunoaștere inițială cu managerii de top, managerii de linie, apoi cu interpreții și personalul de linie.
Adică, prioritatea este să cunoști oamenii, iar documentele create în spatele ușilor biroului tău sunt secundare.
Scopul este să devii „băiatul tău” în companie.
- Care este criteriul de eficacitate al adaptării directorului de resurse umane?
După părerea mea, adaptarea va fi eficientă și eficientă atunci când HR, după colectarea informațiilor, va propune un plan de acțiune pentru o nouă direcție în munca cu care toată lumea este obișnuită.
Un plan bazat pe informațiile colectate (auditul proceselor de HR), „pentru sarcinile” directorului general, pentru o anumită etapă de dezvoltare a companiei. Apoi, în funcție de situația actuală, în baza planului - oferă soluții, noi standarde de companie, noi căi de dezvoltare, noi programe pentru rezerva de personal, poate noi training-uri de business, arătându-ți astfel competența profesională și devenind cu adevărat util companiei.
În acest caz, tensiunea și anxietatea sunt atenuate de ambele părți (HR și persoana care l-a angajat) și se construiesc parteneriate pe termen lung.
Planificarea strategică în majoritatea întreprinderilor de vârf include stabilirea de obiective și termene limită pentru realizarea lor, planificarea resurselor materiale și umane pentru implementarea strategiei.
Planificarea resurselor umane este o evaluare a suficienței personalului. Se evaluează nu doar volumul necesar de potențiali angajați, ci și nivelul celor existenți: astfel încât să coincidă cu planurile și misiunea companiei.
Strategiile de HR combină o serie de metode: formarea și dezvoltarea carierei personalului existent, angajarea de personal nou.
Mai mult, determinarea numărului potențial de personal și a nivelului de competențe de care au nevoie este una dintre primele metode de planificare avantajoase, deoarece fără un număr suficient de oameni este imposibil să se realizeze aproape orice scop.
Evaluarea suficienței numărului și a calificărilor de personal este un sistem ciclic de acțiuni care ajută la determinarea dacă potențialul companiei corespunde cursului stabilit.
Scopul planificării resurselor umane— asigurarea celei mai bune potriviri între muncitori și locuri de muncă, evitând în același timp lipsa forței de muncă sau „piese de schimb” în exces.
Trei elemente cheie ale planificarii resurselor umane:
Prognoza cererii de muncă într-o companie.
Analiza ofertei actuale de muncă de pe piața muncii.
Echilibrarea cererii și ofertei de muncă.
Etapele implementării planificării resurselor umane
1. Evaluarea potenţialului curent
Sarcina include dezvoltarea unui catalog de abilități și abilități ale personalului care lucrează pentru a înțelege clar nivelul lor în acest moment. Această listă ar trebui să includă orice activități ale colegilor: voluntar, certificat, interese, abilități și oportunități.
Lista nu ar trebui să se limiteze doar la lista de competențe implicate de funcția deținută, ea face posibilă evaluarea gradului de pregătire a angajatului pentru o nouă responsabilitate și prezicerea planului său de dezvoltare ulterioară.
2. Prognoza
Această etapă se bazează pe obiectivele strategice ale companiei. Este important să luați în considerare și să fiți pregătiți pentru faptul că condițiile economice externe pot deveni un obstacol în calea implementării sarcinilor.
Întrebări pentru a ajuta la planificare:
Există planuri de a lansa o nouă linie de produse?
Ce locuri de muncă trebuie ocupate în perioada următoare?
Câți angajați vor fi necesari pentru a îndeplini obiectivele strategice ale organizației?
Cum afectează economia locurile de muncă și capacitatea de a angaja noi angajați?
Cum planifică compania să se dezvolte sau ce schimbări sunt așteptate în perioada următoare?
De ce aptitudini și abilități vor avea nevoie oamenii?
3. Analiza decalajului
În această etapă, are loc o comparație: unde se află organizația în prezent și unde ar trebui să fie în viitor.
Este necesar să se identifice lista de angajați și abilitățile lor actuale cu ceea ce va fi necesar pentru atingerea obiectivului în viitor. De asemenea, este important să revizuim practicile actuale de HR și să determinați ce face HR care este util și ce poate fi îmbunătățit pentru a realiza planul.
Etapa include răspunsuri la întrebările:
Ce noi locuri de muncă vor fi necesare?
Ce noi abilități vor fi necesare?
Există angajați actuali care au abilitățile necesare?
Sunt angajații în prezent capabili să-și folosească punctele forte?
Este strategia actuală de HR suficientă pentru a îndeplini obiectivul viitor?
Ce schimbări în tehnologie sunt necesare pentru a rămâne competitivi?
4. Dezvoltarea unei strategii de HR care să susțină strategia organizației
Există 5 strategii care pot fi urmate în funcție de obiectivele companiei:
Restructurare.
Include reducerea personalului, crearea de locuri de muncă bine proiectate prin reorganizarea grupurilor de lucru pentru a îndeplini sarcinile mai eficient.
Educație și dezvoltare.
Include instruirea și dezvoltarea angajaților existenți pentru a îmbrățișa noi roluri în cadrul organizației.
Kit.
care au deja abilitățile de care organizația va avea nevoie în viitor.
Externalizarea.
Implicarea experților externi sau a altor organizații pentru îndeplinirea anumitor sarcini.
Cooperare.
Colaborați cu alte organizații pentru a vedea cum implementează sarcinile necesare. Acest lucru permite personalului să dobândească abilități și cunoștințe care nu erau disponibile anterior în propria organizație.
5. Monitorizarea și evaluarea eficacității planului
Vă permite să faceți modificări rapide în funcție de circumstanțe.
Factori care influențează planificarea resurselor umane:
Competiție: Adesea, companiile simt nevoia să-și extindă forța de muncă pentru a rămâne competitive pe o anumită piață.
Tehnologie: progresele tehnologice cresc cererea de muncitori în anumite sectoare ale industriilor sau ocupațiilor.
Creșterea cererii clienților: Creșterea cererii de produse sau servicii necesită mai multe resurse pentru a ține pasul cu volumul crescut de muncă.
Economie: o economie în creștere sau rate mai mici ale dobânzilor determină creșterea cheltuielilor sau creșterea oportunităților de afaceri. Schimbările de pe piața muncii afectează capacitatea de a găsi și păstra angajați.
Schimbările forței de muncă: acestea includ demisiile, rezilierile, decesele, modificările statutului de muncă și pensionarea.
Capacitatea de a prognoza corect nevoile de personal este întotdeauna inseparabilă de planificarea eficientă a proceselor de afaceri. Eșecul de a lua în considerare potențialele amenințări de pe piața muncii poate afecta succesul general și poate pune viabilitatea afacerii în pericol grav.
Dacă reacționați la circumstanțe care de fapt se sparg în munca de zi cu zi, acest lucru duce la riscul de a angaja oamenii „greșiți”, deoarece în grabă și stres nu puteți acorda atenție factorilor importanți sau chiar nu puteți închide ochii candidaților, închizând urgent decalaj rezultat.
Nevoile de planificare vor ajuta HR să se asigure că angajații își dezvoltă abilitățile și competențele astfel încât afacerea să poată avea succes. Cu alte cuvinte, plan de resurse umane merge mână în mână cu planul de afaceri al companiei pentru a identifica și asigura resursele necesare atingerii obiectivului.
Planul de acțiune al departamentului de resurse umane
Recent, în multe organizații, a apărut întrebarea cu privire la planificarea activităților curente ale departamentelor în conformitate cu strategia generală, astfel încât aceasta să vizeze rezolvarea cu succes a problemelor curente. În același timp, merită să faceți o analiză a activităților din ultimul an: gândiți-vă la toate deficiențele, problemele și faceți propuneri de îmbunătățire în toate domeniile muncii personalului. O listă de evenimente viitoare poate fi compilată pentru o anumită perioadă - lună, trimestru, an.
Ei bine, unul dintre departamente este, desigur, departamentul de resurse umane.
În mod convențional, procesul de elaborare a măsurilor operaționale de către departamentul de HR poate fi împărțit în trei etape. La prima dintre ele, este necesar să se colecteze următoarele date statistice: componența și structura permanentă a personalului, timpul pierdut ca urmare a perioadelor de nefuncționare, absenteism și îmbolnăvire, nivelul de rotație a personalului, numărul de schimburi de muncă, informații. asupra salariului mediu si a pachetului social oferit.
În a doua etapă, se întocmește un plan de acțiune, care ar trebui să conțină o listă de activități pentru atingerea fiecărui obiectiv urmărit, definind termene limită (preferabil indicând data exactă - data și luna), rezultatele intermediare și resursele utilizate. În același timp, este indicat să se țină evidența resurselor organizaționale necesare - umane, materiale și financiare. La elaborarea unui plan de acțiune pe termen lung pentru departamentul de resurse umane trebuie luate în considerare sarcinile care îndeplinesc cerințele legislației muncii și anume:
- încheierea obligatorie a contractelor de muncă ();
- întocmirea unui program de vacanță pentru anul următor ();
- elaborarea reglementărilor locale (,);
- menținerea unei foi de pontaj ();
- contabilizarea muncii în afara programului de lucru stabilit (,);
- garanții către salariat în caz de invaliditate temporară ();
- garanții și compensații pentru angajații trimiși de angajator pentru formare pentru a-și îmbunătăți competențele ();
- întocmirea de acorduri scrise privind responsabilitatea financiară totală a angajaților (,);
- Efectuarea examinărilor medicale ale angajaților (,).
Unele evenimente pot fi planificate în orice lună a anului calendaristic, de exemplu, verificarea disponibilității documentelor într-un dosar personal, instruire, elaborarea reglementărilor locale ale organizației. Cu toate acestea, este mai bine să nu le amânați până în decembrie din cauza posibilelor lipsuri de timp în această perioadă. Șefii de departament ar trebui să implice angajații din subordinea lor în dezvoltarea unui proiect detaliat. Este bine cunoscut faptul că, dacă rolul angajatului nu se reduce la pasiv, acesta va aprofunda problema, va fi gata să accepte concluziile și recomandările bine întemeiate ale managerului și, de asemenea, va investi mai multă diligență în atingerea obiectivelor propuse. . De asemenea, trebuie amintit că conținutul și structura planificării personalului sunt influențate semnificativ de piața muncii, situația economică și cererea de produse și servicii fabricate.
A treia etapă este cea finală, implică aprobarea și coordonarea planului de personal, precum și sprijinirea liniei strategice a organizației și monitorizarea sistematică a implementării activităților pe tot parcursul anului.
În anexa se prezintă planul organizatoric al activităților departamentului de resurse umane pentru primul trimestru, care acoperă domenii ale activităților de resurse umane precum selecția și adaptarea noilor angajați, gestionarea evidenței personalului, lucrul cu tabelul de înregistrare militară, dezvoltarea și pregătirea, pregătirea documente de depunere în arhivă etc. d. La sfârșitul perioadei de raportare (în acest caz, primul trimestru), o evaluare a eficienței fiecărei activități ca procent (25, 50, 75, 100%) este introdusă în coloana „Notă de finalizare”. Pe baza unei astfel de analize, va fi posibilă ajustarea și stabilizarea acțiunilor în următoarea perioadă de raportare.
Planificarea resurselor umane este pe deplin eficientă numai dacă este în concordanță cu procesul general de lucru din organizație. În acest caz, impactul său pozitiv este evident.
- Se îmbunătățesc procedurile de angajare, pentru că planificarea este o sursă de informaţii despre nevoile de personal ale organizaţiei. Acest lucru vă permite să minimizați costurile și să evitați situațiile de criză asociate cu deficitul de forță de muncă.
- Utilizarea personalului este optimizată, deoarece potențialul nerevendicat al lucrătorilor se dezvăluie prin extinderea responsabilităților postului și reorganizarea proceselor de producție pe baza noilor tehnologii.
- Dezvoltarea atentă a pregătirii și dezvoltarea profesională a personalului ne permite să asigurăm calificările necesare angajaților și să obținem rezultate cu cea mai mică pierdere.
- Costurile totale cu forța de muncă sunt reduse datorită politicii de personal bine gândite, consecvente și active a organizației pe piețele interne și externe de muncă.
APLICARE
EXEMPRE DE PLAN DE EVENIMENTE PENTRU DEPARTAMENTUL DE HR PENTRU PRIMUL TRIMESTRE
Companiile moderne cer departamentelor și angajaților să-și planifice munca pentru anul. Bugetele departamentelor și ale organizației în ansamblu depind adesea de acest lucru, așa că managerii iau acest proces în serios și se așteaptă la același lucru de la subordonați.
Pot fi identificate următoarele obiective principale ale planificării personalului.
Asigurarea organizației cu lucrători cu calificările necesare și în cantitatea necesară.
Utilizarea maximă a potențialului angajaților care lucrează.
Rezolvarea problemelor apărute în urma posibilului exces sau lipsă de personal.
Dezvoltarea culturii corporative, menținerea unui climat psihologic confortabil în echipă.
Întocmirea unui buget pentru serviciul de personal (determinarea costurilor necesare implementării activităților de personal, modalități de economisire și optimizare a acestor costuri etc.).
Să ne uităm la etapele cheie ale dezvoltării unui plan anual de acțiune al departamentului de resurse umane, inclusiv coordonarea și aprobarea acestuia. Vom oferi tehnologia pentru întocmirea unui plan pentru o situație în care procesul de planificare începe de la vârf și șeful serviciului a primit de la conducerea companiei scopurile și obiectivele muncii formulate.
PE O NOTĂ
Fiecare companie aflată în procesul de planificare a activităților poate utiliza una dintre următoarele metode.
Metoda de defalcare (de sus în jos). Munca începe de sus: conducerea organizației formulează principalele scopuri și obiective ale lucrării în următorul an calendaristic și clarifică ce se cere de la fiecare divizie, după ce criterii va fi evaluată performanța și cum va fi atingerea obiectivelor. determinat.
Metoda de acumulare (de jos în sus). Munca începe de jos: unitățile structurale își prezintă viziunea asupra obiectivelor conducerii organizației și propun modalități de realizare a acestora.
Înainte de a vă planifica serviciile pentru anul viitor, trebuie să:
să analizeze rezultatele activității sale în ultimul an, să înțeleagă care etape ale planului au fost implementate cu succes și să identifice erorile din planificarea anterioară;
clarifică (dacă este necesar) scopurile și obiectivele pe care managementul le stabilește pentru companie în ansamblu și pentru serviciul de personal în special pentru anul următor și distribuie aceste sarcini în ordinea importanței.
Fiecare companie stabilește priorități în domeniile politicii de personal și cheltuielilor cu personalul pe baza specializării și strategiei sale de dezvoltare a afacerii.
ETAPA 1. DETERMINAREA OBIECTIVELOR ȘI PARTILOR COSTURILOR DE PERSONAL
Pe baza obiectivelor strategice ale companiei, la sfârșitul anului în curs, directorul general stabilește sarcini șefilor de divizii structurale pentru realizarea acestor obiective pentru anul viitor. În același timp, companiile moderne, însumând rezultatele muncii lor pe an și determinând direcția dezvoltării lor, își actualizează obiectivele strategice.
Trebuie să planificați evenimentele de personal pentru anul următor și să prezentați propuneri de politică de personal în conformitate cu sarcinile stabilite de conducere. Cel mai convenabil este să faceți acest lucru în principalele domenii ale muncii personalului. Acestea ar putea fi, de exemplu:
identificarea nevoii de muncitori și atragerea de candidați pentru posturile vacante (pe cont propriu sau prin agenții de recrutare);
selecția și selecția candidaților pentru posturile vacante;
adaptarea personalului și mentorat;
pregătirea și dezvoltarea personalului;
dezvoltarea carierei și formarea unei rezerve de personal;
evaluarea și certificarea personalului;
sistem de motivare materială și nematerială, pachet social;
evenimente corporative etc.
ETAPA 2. COMPLETAREA FORMULARELOR DE PLANIFICARE A FORȚEI DE MUNCĂ
Veți întocmi un plan de lucru pentru departament, veți distribui procedurile și activitățile individuale pe lună din an și veți prezice timpul și costurile financiare ale implementării elementelor planului, pe baza unor numere și date specifice. Înainte de a colecta toate informațiile și de a le prezenta într-un singur document, puteți utiliza formulare de planificare a resurselor umane comode și vizuale (Anexa 1). Astfel, lucrarea este planificată nu în ansamblu, ceea ce este destul de dificil de făcut fără a rata nimic, ci pentru zone și activități individuale.
ETAPA 3. OBȚINEREA INFORMAȚIILOR NECESARE DE LA DIVIZIȚII ȘI DE LA SALARIAȚI
În această etapă, șefii diviziilor structurale și alți angajați ai companiei, într-un anumit interval de timp, transmit informații serviciului de personal, pe baza cărora se întocmește un plan de acțiune pentru personal.
Aceste informații ar putea fi:
nevoia de a recruta noi angajați;
direcții și forme de pregătire a personalului, precum și recalificarea acestora;
necesitatea de a testa cunoștințele și abilitățile lucrătorilor individuali;
organizarea de evenimente corporative pe o anumită temă etc.
Furnizați șefilor de departament formulare de planificare a forței de muncă cu întrebările despre care aveți nevoie de informații.
Invitați șefii diviziilor structurale să completeze formulare speciale (tabele, chestionare, chestionare). Acest lucru va accelera și va facilita procesul de colectare a informațiilor necesare pentru planificarea activităților personalului.
După ce primiți formularele completate (Anexa 2), nu vă grăbiți să introduceți imediat toate informațiile în proiectul de plan. Probabil că unele informații vor trebui clarificate. De exemplu, pentru ce sarcini se așteaptă managerii să recruteze personal, care sunt așteptările lor de la angajații care urmează cursurile de formare, cum, în opinia lor, activitățile de evaluare și certificare asupra cărora insistă vor afecta productivitatea angajaților departamentului etc. După ce au identificat nevoile și așteptările managerilor, reflectă prevederile individuale în planul dvs., ținând cont atât de politica de personal a companiei, cât și de factorii externi: situația demografică, schimbările de pe piața muncii, prevederile legislației muncii actuale etc.
ETAPA 4. FORMULAREA PROIECTULUI PLANULUI
Informațiile primite de la managerii de linie, pe care considerați necesar să le includeți în planul de lucru și informațiile pe care le-ați planificat independent pentru activitățile individuale ale personalului din departament, trebuie să fie combinate într-un singur document - un proiect de plan de lucru anual.
ETAPA 5. APARAREA PROIECTULUI DE PLAN
Asigurarea obiectivelor cheie de resurse umane și a bugetului rezultat pentru activitățile de resurse umane este unul dintre pașii principali în procesul de planificare.
Când vă pregătiți să vă apărați planul de lucru, scrieți o notă explicativă pentru document cu un scurt rezumat al principalelor etape ale planului
Un plan de lucru este un document de mai multe pagini care este destul de greu de analizat. Când vă pregătiți pentru o întâlnire de lucru în care vă veți apăra planul de lucru, puteți mai întâi (pe 1-2 pagini) să subliniați pe scurt cele mai importante activități și etape. Ceea ce urmează va fi o transcriere detaliată a fiecărei etape cu explicații, la care participanții la întâlnire se vor referi dacă este necesar.
Adesea, în această etapă, se dovedește că viziunea managerilor de nivel mediu și superior, abordările de planificare a activităților de personal și stabilirea priorităților nu coincid. Astfel, atunci când prognozează numărul optim de personal pentru anul, șefii diviziilor structurale se străduiesc să crească productivitatea muncii prin atragerea de forță de muncă suplimentară. De multe ori, acest lucru nu ține cont de potențialul angajaților existenți și de capacitatea de a utiliza eficient resursele existente. Managerii companiei sunt de obicei înclinați să mărească volumul de muncă și să reducă numărul de lucrători (uneori excesiv, ceea ce duce la ore suplimentare, epuizare a lucrătorilor rămași și o scădere a productivității muncii în general).
Prin urmare, înainte ca planurile de lucru și bugetele de cheltuieli să fie înaintate șefului companiei spre aprobare, acestea trebuie revizuite în cadrul ședințelor de lucru, convenite cu managerii cheie, studiate și aprobate de departamentul financiar. În procesul de apărare a planului de lucru, veți putea să răspundeți la toate întrebările, să apărați punctele și activitățile individuale pe care le considerați importante și să aflați unde previziunile și planurile dvs. nu coincid cu evaluarea situației de către management.
La ședința de apărare a planului de lucru, luați toate documentele care au fost folosite la întocmirea acestuia
Fiți pregătiți să justificați de ce planificați aceste evenimente particulare - într-un astfel de volum, în acești termeni, concentrându-vă pe un anumit cost etc. Datele pe care v-ați bazat la elaborarea proiectului de plan vă vor ajuta în acest sens: indicatori statistici de perioadele trecute, rezultatele serviciilor de muncă ale personalului, propuneri și solicitări de la șefii de departamente, informații despre prețurile pentru serviciile agențiilor de recrutare și alte informații.
Vă rugăm să rețineți că nu toate evenimentele planificate vor fi aprobate și aprobate. Pentru a evita acest lucru, încercați să anticipați întrebările din partea conducerii superioare. Cel mai adesea acestea se referă la evenimente care nu au fost niciodată realizate în companie, procese noi și modalități de rezolvare a problemelor de personal. Acele etape ale planului care vor necesita cheltuieli mai mari comparativ cu perioadele anterioare vor atrage cu siguranta atentia. Justificări pentru aceasta trebuie pregătite în prealabil.
PASUL 6. AJUSTAREA PLANULUI (DACĂ ESTE NECESAR)
În timpul discutării proiectului de plan, este recomandabil să documentați toate propunerile, comentariile și deciziile în scris, de exemplu, în procesul-verbal al ședinței. Pe baza acestui document, va trebui să ajustați planul anual de acțiune. Toate modificările efectuate pot fi notate pe foaia de înregistrare a modificării (Anexa 3). Astfel de documente sunt atașate la planul modificat și facilitează procesul de aprobare finală a acestuia înainte de a fi transmise șefului companiei spre aprobare.
PASUL 7. DEPUNEREA PROIECTULUI DE PLAN DIRECTORUL GENERAL PENTRU APROBARE
În această etapă, acțiunile dvs. depind de modul în care documentele companiei sunt transmise managerului spre aprobare - în versiunea finală sau cu atașarea tuturor versiunilor anterioare, a proceselor verbale ale ședinței și a fișelor de înregistrare a modificărilor. Acesta ar trebui să fie doar un plan de lucru sau ar trebui să fie însoțit de o notă explicativă într-o anumită formă (Anexa 4) etc.
În cele din urmă, după ce planul de lucru al departamentului dumneavoastră a fost aprobat (eventual cu ajustări de către șeful companiei), trebuie să organizați implementarea acestuia și controlul asupra implementării etapelor și activităților individuale.
Anexa 1. Exemplu de completare a formularelor de planificare a personalului în serviciul de personal
Anexa 2. Exemplu de completare a formularelor de planificare a personalului într-o unitate structurală
Anexa 3. Exemplu de fișă de înregistrare pentru modificări ale planului anual de acțiune (fragment)
Anexa 4. Exemplu de notă explicativă la planul anual de acțiune (fragment)
28.02.2018 11:01
Mulți specialiști în HR trebuie să lucreze la intersecția competențelor: HR, marketing, media, PR. Managerii de resurse umane trebuie adesea să scrie texte pentru posturi vacante, să pregătească materiale pentru intranet, să facă campanii de e-mail, să gestioneze comunități pe rețelele sociale și canalele de mesagerie. De ce este nevoie pentru a lucra cu succes cu conținut de resurse umane?
Crearea de conținut HR implică dezvoltarea unui plan de conținut, alegerea formatelor și editarea textului. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza diverse servicii care simplifică foarte mult sarcina.
Ce este marketingul de conținut HR
Conform redactării Potrivit Institutului de Marketing de Conținut (CMI), marketingul de conținut este o abordare strategică de marketing care vizează producerea și distribuirea de conținut valoros. Obiectivul principal al acestei abordări este de a atrage și reține publicul țintă, precum și de a-l stimula să întreprindă orice acțiune.
În managementul resurselor umane, marketingul de conținut poate îndeplini aceleași sarcini. De exemplu, atrageți solicitanți cu texte sau articole despre posturi vacante despre o resursă de carieră, încurajați personalul să studieze pe intranet, serviți scopului includerii de noi angajați cu ajutorul unei cărți pentru începători.
Lucrul cu conținut de resurse umane nu este în esență diferit de lucrul cu orice alt conținut. Sarcina principală este de a atinge obiectivele de afaceri, de a lucra cu pâlnia prin care trec „clienții” tăi.
Condiții de bază pentru eficiența marketingului de conținut HR:
Conținut de înaltă calitate creat pentru publicul țintă potrivit pentru sarcini specifice. Acestea sunt publicații de diferite formate - text, video, infografice, prezentări etc.
Canale de distribuție eficiente pentru acest conținut.
Plan de conținut și formate de publicare
Un plan de conținut este un plan clar de lucru cu conținut, care include date de publicare, formate, subiecte, persoane responsabile și canale de distribuție. Adesea HR trebuie să lucreze cu mai multe platforme, de exemplu, rețelele sociale și intranetul, iar un astfel de plan va ajuta la structurarea muncii.
Cum se creează un plan de conținut
Analizați audiența (solicitanți, angajați): pentru cine creați conținut, de ce au nevoie și de ce sunt interesați. Pentru angajați, puteți folosi sondaje, pentru solicitanți - matricea 5 W a lui Mark Sherrington În ea, trebuie să răspundeți singur la cinci întrebări: ce - ce oferiți grupului țintă, cine - cine sunt cititorii dvs. (solicitanții), de ce. - ce îi motivează să-ți consume conținutul, când - în ce situație, unde - puncte de contact cu publicul. Apoi rezumă datele primite într-un tabel sau hartă mentală și analizează-le. Acest instrument vă va permite să vă înțelegeți mai bine publicul și să creați un plan de conținut.
Găsiți surse de subiecte pentru conținut. Analizați resursele de conținut ale concurenților, efectuați sondaje, utilizați datele Wordstat (interogări cheie pe Internet), nu uitați de știrile pieței. De asemenea, puteți analiza experiența companiilor străine. Găsirea subiectelor este un proces continuu. Pentru a lucra cu conținut, trebuie să fii tot timpul pe subiect, să citești toate comunitățile posibile de pe rețelele de socializare și buletine informative, să monitorizezi evenimentele de știri atât din cadrul companiei, cât și de pe piață.
Vino cu formate și categorii. Acestea vor depinde de obiectivele, capacitățile, platformele și publicul dvs. Este necesar să se determine în prealabil stilul de servire și volumele. Iată câteva formate posibile de conținut HR:
Știri
Texte de locuri de muncă
Texte despre companie
Rapoarte de la evenimente corporative
Interviu
Cartea pentru începători și alte materiale pentru perioada de adaptare
Instrucțiuni
Articole utile pentru portalul corporativ
Sfaturi utile
Anunturi de evenimente
Traduceri materiale utile
Conținut video (materiale de instruire, videoclipuri informative), etc.
Pregătiți un program de eliberare a materialelor. Planificați publicațiile și aduceți-le într-un singur tabel cu cel puțin o lună înainte, ținând cont de subiecte, formate și platforme. Cel mai convenabil este de utilizat în aceste scopuri Foi de calcul Google.
Servicii utile pentru lucrul cu conținut
Conținutul de înaltă calitate ar trebui să fie util în primul rând. Cu toate acestea, pe lângă utilitate, există și alte valori, de exemplu, sensul, alfabetizarea, unicitatea. Puteți pregăti și verifica materiale folosind servicii gratuite.
Lucrați cu text
Ortografie.Serviciul evidențiază erorile în diferite culori și explică regulile de ortografie. Cu ajutorul acestuia puteți detecta majoritatea erorilor din text. Verifică ortografia, punctuația, stilul, semantica, tipografia și chiar utilizarea literei „е”. Cecurile sunt plătite - de la 1 rub. pe text sau de la 300 de ruble. pe lună de utilizare.
Advego.Serviciul este gratuit și util pentru verificarea unicității textului. Găsește doar cele mai frecvente erori. Poate fi folosit și pentru a efectua o analiză semantică a textului - pentru a măsura „greața” și „apoditatea”, dacă există o astfel de nevoie.
Un aspect proaspăt.Un program pentru căutarea tautologiilor în text. Serviciul este gratuit.
Editor sefServiciul detectează gratuit prezența cuvintelor oprite (cuvinte suplimentare care nu au sens) și recomandă corectări.
Reformator.Un serviciu gratuit care va ajuta la netezirea marginilor aspre pe care oamenii care sunt departe de a lucra cu textele nu le văd de obicei: va înlocui ghilimele cu „pomi de Crăciun”, va introduce liniuțe lungi, va elimina spațiile suplimentare și va aranja elementele necesare în articolul.
Gramota.ru. Un portal de informații autorizat despre regulile limbii ruse. Vă puteți verifica gratuit ortografia și puteți adresa întrebări biroului de asistență.
Manualul lui Birman.
Director online cu regulile limbii ruse.
Lucrul cu imagini
Fotografii de stoc gratuite. Dacă nu aveți propriul ilustrator în personal, trebuie să utilizați imagini din fotografii de stoc. Este important să fiți conștienți de riscuri și să luați numai imagini care au fost autorizate pentru utilizare comercială de către deținătorii drepturilor de autor. Cel mai simplu mod de a lucra este cu tipurile de licență CC0 sau Public Domain (mai sunt altele, dar există nuanțe pentru utilizare comercială sau procesare a imaginilor).
Pixabay
Flickr
Timp de vis
Fotografii digitale gratuite
Picjumbo
Freerangestock
Unsplash
Stocuri foto plătite. Totul este simplu aici: plătiți un abonament sau cumpărați o imagine separată și folosiți-o în scopurile dvs.
Depositphotos
Shutterstock
Fotogenica
Lori
Canva.Designer grafic. Cu ajutorul acestuia, puteți crea modele pentru diverse sarcini, bannere, coperți pentru rețelele sociale, puteți lucra cu imagini și fotografii.
Fotografie.Procesare online a imaginilor.
Marketing prin e-mail
E-mail-Concurenți.O colecție de buletine informative prin e-mail care pot fi folosite pentru a găsi idei și a analiza experiențele altor persoane. Puteți căuta buletine informative după marcă, tip de e-mail și nișă. Cod sursă deschisă și statistici.
Servicii pentru buletine informative prin e-mail. Mai multe servicii cunoscute pentru lucrul cu liste de corespondență pentru orice buget și pentru orice sarcină:
MailChimp
SendPulse
eSputnik
Prezentări
Servicii pentru pregătirea prezentărilor cu animație, posibilitatea de a combina cu PowerPoint și alte opțiuni.
Beţivan
Prezi
Diapozitive
Slidecamp
Infografice
Uneori este cel mai convenabil să structurați informațiile sub formă de infografice.