На деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности практически невозможно, так как планы не всегда выполняются или же не могут быть реализованы в первоначальном варианте. В данном случае у руководства появляется возможность обнаружить собственные ошибки и ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели, благодаря выполнению еще одной функции менеджмента, которой является функция контроля.
Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых не всегда имеет правильную трактовку. Слово «контроль», как и слово «власть», вызывает чаще всего отрицательные эмоции, так как воспринимается прежде всего как ограничение, принуждение. Это объясняется тем, что контроль как функция, которую выполняет менеджер, состоит в обеспечении подчинения «кому-то» или «чему-то». С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации.
Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от исходных стандартов. Так как контроль является неотъемлемой частью процесса управления, то выполнение менеджерами функции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации.
Обоснованные планы и организационные структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей вследствие изменения законов, технологий, условий конкуренции и других факторов внешней среды. Для того чтобы реагировать на подобные изменения, организации необходим эффективный механизм своевременной оценки воздействия факторов перемен. Такой механизм может быть создан посредством контроля. Среди многочисленных факторов внутренней среды высокой степенью неопределенности отличаются человеческие ресурсы, так как их нельзя запрограммировать на выполнение задачи с абсолютной точностью и определить механизм поведения людей в процессе трудовой деятельности не всегда удается полностью. Наиболее проблематично прогнозировать ответную реакцию людей на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей, связанных с изменениями в организационной структуре управления.
С помощью контроля менеджер может своевременно реагировать на изменение в поведении людей в процессе их работы. Использование механизмов контроля позволяет обнаружить ошибки и проблемы, возникающие в процессе выполнения работ, и, соответственно, подвергнуть корректировке деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.
Примером необходимости контроля могут служить бесчисленные банкротства мелких фирм, причиной которых, как правило, является непонимание менеджерами важности выполнения функции контроля. В малых фирмах отношения строятся в основном на доверии друг к другу и механизмы контроля за ходом работ отсутствуют, поэтому допускаемые ошибки, накладываясь и нарастая, в большинстве случаев приводят к серьезным финансовым потерям. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций является одной из основных целей контроля.
Контроль помогает определить, какие именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными (неэффективными). Таким образом, организация определяет, в каких областях ей следует расширяться, а в каких следует свернуть свою деятельность.
Таким образом, контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем ранее, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.
Процесс контроля состоит из установления стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию, так как контроль необходим для эффективного функционирования организации.
Функция контроля
Это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать, соответственно, деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.
Одна из причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация должна обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
Слово «контроль» происходит от французского «controle», что в буквальном переводе означает вторичная запись с целью проверки первой. Первоначально это слово использовалось преимущественно в бухгалтерском учете. Академик В.Г. Афанасьев рассматривал контроль как труд «по наблюдению и проверке соответствия процесса функционирования объекта, принятым управленческим законам, планам, нормам, стандартам, правилам, приказам» .
Согласно Лимской декларации руководящих принципов контроля, «организация контроля является обязательным элементом управления общественными финансовыми средствами, так как такое управление влечет за собой ответственность перед обществом» .
Для чего необходим контроль? Консультант-психолог по управлению Н.М. Власова считает, что:
1. При контроле исчезает неопределенность. Даже самые тщательно разработанные планы и программы не могут учесть все, что нужно.
2. Контроль помогает предвидеть кризисные ситуации.
3. Контроль выявляет не только ошибки, но и успехи. Он помогает определить, какие именно направления деятельности наиболее эффективны .
Финские ученые назначение контроля сформулировали следующим образом:
- констатация и оценка достигнутых результатов деятельности и соответствующие выводы;
- констатация и оценка людей, содействовавших достижению результатов деятельности, и результатов, получение которых связано с поддержанием контактов и развитием, а также соответствующие выводы;
- констатация и оценка осуществления и эффективности мероприятий, содержавшихся в решениях и планах деятельности;
- многосторонняя констатация и оценка успешности ситуационного управления, а также соответствующие выводы;
- формирование обратной связи в целях оценки, поощрения и информирования .
во-первых - необходимость наблюдать за тем, чем работающие заняты, что и как они делают. Совокупный эффект даже мелких ошибок может существенно повлиять на снижение потенциала деятельности организации;
во-вторых - постоянные изменения в окружающей среде с которыми организация и их менеджеры сталкиваются, требуют соответствующего реагирования;
в-третьих - постоянно возрастающая сложность работы организаций, которые занимаются бизнесом, вследствие роста их размеров и масштабов производства. С ростом производства менеджеры, ответственные за выполнение всех задач организации, не могут персонально наблюдать за каждым видом деятельности, а также изменениями условий на рынке и лично решать возникающие проблемы, поэтому им необходима формальная система контроля .
Контроль выступает одним из главных инструментов развития организации. В менеджменте без контроля невозможно реализовать управленческий процесс. Контроль - это обязательная функция менеджмента, является заключительной стадией управленческого процесса и играет роль связующего звена между управляющей и управляемой системами (рисунок 1).
Особенностьконтроля в его двойственной роли в процессе управления организацией. В результате глубокой интеграцииконтроляи других элементов процессауправленияна практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементууправлениябез его взаимосвязи и взаимодействия сконтролем.
Рисунок 1. Взаимодействие функции в управленческом процессе
Любая управленческая функция обязательно интегрирована сконтрольной. Поэтому теоретически рассматривая каждую стадию как отдельный элемент процессауправления, можно допустить, что элементконтроляприсутствует на каждой стадии.
Таким образом, областью применения контроля служат все составляющие деятельности организации, которые могут повлиять на достижение поставленных целей.
Литература:
1. Афанасьев, В.Г.Эффективность – теория, методология, практика. Социологические исследования. –1990.– № 4. – С. 3-15.
2. Официальный сайт контрольно-счетной палаты Москвы / Лимская Декларация руководящих принципов контроля. Принята IXКонгрессом Международной организации высших органов финансового контроля вг. Лиме (Республика Перу) в1977 году. – Режим доступа: http://www.ksp.mos.ru/ru/
3.Власова, Н.М. Искусство быть лидером: Уч. пособие. – М.: Приор, 2009 – 456 с.
4. Дункан, Джек У. Основополагающие идеи в менеджменте. Пер. с англ. – М.: Дело, 1996. – 272с.
5. Бердалиев, К.Б. и др. Основы менеджмента. Учеб.пособие. - Алматы: КазГАУ, 1995.– 389 с.
Какова роль контроля в управлении? Какие виды контроля Вы знаете?
Линейная структура. При линейной структуре управления руководители подразделений низших ступеней непосредственно подчиняются одному руководителю более высокого уровня управления и связаны с вышестоящей системой только через него. При такой организации управления, когда один руководитель отвечает за весь объем деятельности и передача управленческих решений каждому из подразделений одного уровня происходит только от одного начальника, в наибольшей степени осуществляет принцип единоначалия. Руководитель, таким образом, несет полную ответственность за результаты деятельности подчиненных ему подразделений. Доминирующим принципом построения линейной структуры служит вертикальная иерархия, обеспечивающая простоту и четкость подчинения.
Функциональная структура. В основе формирования функциональной структуры управления лежит принцип полноправного распорядительства: каждый руководитель имеет право давать указания по вопросам, входящим в его компетенцию.
Линейно-функциональная структура. Наиболее универсальной формой организации управления долгое время считалась линейно-функциональная структура, основанная на сочетании преимуществ линейной и функциональной форм. Данный подход обеспечил качество новое разделение труда в управлении, при котором линейные руководители сохранили за собой право отдавать распоряжения и принимать решения при участии и помощи функциональных служб.
Программно-целевые структуры. Многочисленные поиски новых методов обоснования управленческих решений и оценок достигнутых результатов, более эффективного использования материальных и трудовых ресурсов, правильного соотношения централизации и децентрализации в управлении привели к созданию так называемых программно-целевых структур, базирующихся на комплексном управлении всей производственной системой в целом как единица объектом, ориентированным на отдельную цель.
Матричная структура. Требования гибкости и адаптивности, разумной координации всех видов управленческой деятельности, предъявляемые сейчас к решению многочисленных производственных задач, привели к созданию матричной структуры. При матричном подходе к организации управления важное значение приобретает интеграция комплекса работ, направленных на достижение поставленных целей. Основополагающим принципом здесь является не совершенствование отдельных подразделений с точки зрения иерархии подчинения, а улучшение их взаимодействий, обеспечивающего эффективное решение той или иной проблемы. Это требование выполняется в матричной структуре, поскольку параллельно с функциональными подразделениями создают специальные органы (проектные группы) для решения конкретных производственных задач. Эти проектные группы формируется из специалистов функциональных подразделений, находящихся на различных уровнях управленческой иерархии.
Матрично-штабная структура. При всей компетенции органов линейного руководства и руководителей проектов в матричной структуре необходимо все же их непосредственное сотрудничество с целью разработки требований к результатам выполнения программ, анализа альтернатив управленческих решений на основе высокой профессиональной ориентации. Такая форма организации управления называется матрично-штабной структурой управления. Отличительная особенность в том, что она отражает все виды руководства: линейное, функциональное, тематическое и обеспечивает всестороннюю координацию деятельности между ними, сохраняя единство распорядительства и контроля за ключевыми организационно-техническими решениями на высшем уровне.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
МОРДОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИМЕНИ Н. П. ОГАРЕВА
Институт повышения квалификации и переподготовки кадров
Факультет экономики и финансов
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
Саранск 2009
1. Роль контроля в управлении
Контроль - это система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям, определение результатов управленческих воздействий на управляемый объект и отклонений, допущенных в ходе выполнения этих решений. Контроль выявляет слабые стороны предпринимательской деятельности, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в действие резервы, а также избежать банкротства и кризисных ситуаций. Контроль на предприятии включается в процесс управления, установление целей, разработку бизнес-планов, бюджетов, мониторинга, оперативной работы, отклонений от намеченных целей на всех этапах жизни товара: от его создания до реализации. В современных условиях при создании новых изделий, организации работы, научных исследованиях и опытно-конструкторских разработок (НИОКР), получение достижений в науке и технике роль контроля будет усиливаться.
Понятие «контроль в управлении» следует рассматривать в трех основных аспектах:
1) контроль как систематическая и конструктивная деятельность руководителей, органов управления, одна из их основных управленческих функций, т. е. контроль как деятельность;
2) контроль как завершающая стадия процесса управления, основой которой является механизм обратной связи;
3) контроль как неотъемлемая составляющая процесса принятия и реализации управленческих решений, непрерывно участвующая в этом процессе от его начала и до завершения.
Контроль является важнейшей функцией государственного управления. В переходной экономике роль контроля многократно возрастает. Это связано с принципиальной особенностью рыночной экономики по сравнению с командно-директивным возрастанием роли финансовых отношений, приоритета контроля финансовых потоков. На современном этапе развития экономики России значение контроля растет из года в год, поскольку в связи с перестроечным курсом политики страны финансовый контроль оказался ослаблен. Формально объектом финансового контроля являются финансовые показатели, но, так как они регламентируют процесс формирования, распределения, перераспределения и использования финансовых ресурсов, фактически объектом финансового контроля становится весь процесс производственно-хозяйственной деятельности. Этим и определяется большая роль контроля в системе управления. Установление действенного, системно организованного контроля всех уровней выступает важным фактором успешного социально-экономического развития страны. Можно выделить три главных средства воздействия правительства на частную экономическую деятельность:
1) налоги, которые уменьшают частный доход, а, следовательно, и частные расходы;
2) расходы, побуждающие фирмы производить определенные товары и услуги;
3) регулирование или контроль, который побуждает людей либо продолжать, либо прекращать определенную деятельность.
Кроме быстрого роста затрат и налогов, увеличивается также и количество законов и постановлений, регулирующих экономическую деятельность. Действенная система контроля в условиях перехода к рыночной экономике выступает одной из главных предпосылок качественного преобразования процесса управления экономикой в целом. Одним из важнейших звеньев системы контроля выступает финансовый контроль. Его функциональное назначение заключается в успешной реализации финансовой политики государства, обеспечении эффективного использования ресурсов во всех сферах хозяйства и в создании условий для эффективного государственного регулирования рыночной экономики.
2. Этапы подготовки к проведению ревизии
Предварительная подготовка ревизии проходит поэтапно. В процессе такой подготовки сначала решаются методические вопросы, затем организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.
Методические вопросы. Необходимо изучить практический опыт ревизующего органа по аналогичным программам проверки. Нужно внимательно просмотреть результаты предыдущих проверок данной организации. Материалы ревизий должны хранится в проверяемой организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии.
Ценную информацию можно получить из объяснительных записок к отчетам, которые составляют службы и подразделения организации.
Для участников ревизии подбирается систематизированный перечень действующих законодательных нормативных актов, норма естественной убыли и выхода продукции, необходимые инструктивные материалы.
Организационные вопросы. Составляется список необходимой оргтехники, пломбиров, печатей, штампов и т.д. разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов, двух журналов: журнала регистрации вопросов и ответов и журнала входящих и исходящих документов. Если в программе не были предусмотрены бланки документального оформления ревизии, то они разрабатываются во время подготовки ревизии.
Подбираются участники ревизии. Комплексная ревизия предусматривает участие в ней специалистов по технологии производства, планированию, снабжению, сбыту, финансам, учету и т. д. руководитель ревизии обеспечивает правильную расстановку сил на месте, следит за полнотой и качеством проверки отдельных участков объекта, оказывает участникам ревизии практическую помощь в работе, руководит оформлением материалов ревизии, представительствует в соответствующих службах и организациях.
Состав участников ревизии оформляется приказам по организации, которым устанавливается также срок ревизии. Ревизоры готовят проект приказа генерального директора о начале работы ревизионной группы. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен иметь копию приказа. Приходя на место ревизии он обязан предъявить копию приказа и по просьбе проверяемого - документы, удостоверяющие его личность.
Подготовка ревизоров к ревизии завершается инструктивным совещанием, которое проводит руководитель ревизии. На этом совещании руководитель ревизии имеет возможность нацелить участников ревизии на основные вопросы, которые необходимо решить, дать ревизорам ряд практических советов по организации работы на месте ревизии, их личному поведению во время ревизии, выслушать каждого участника ревизии и ответить на его вопросы.
На совещании проверяется готовность ревизоров к ревизии. Если выяснится, что участники ревизии плохо знают необходимые нормативные материалы, недостаточно глубоко изучили информацию, характеризующую деятельность намеченного к ревизии объекта, нужно отложить ревизию. Лучше приступить к ней позже, а до этого более тщательно подготовится.
Ознакомление с объектом ревизии. Следующий шаг в процессе организации ревизии - это непосредственное знакомство с объектом ревизии.
Для успеха ревизии немаловажное значение имеет ознакомление со структурой организации, данные о которой могут содержатся в приказах по основной деятельности или в документах совета директоров. Изучая структуру управления, необходимо понять общую систему субординации в организации, взаимодействие ее учетного и финансового органов, службы сбыта и снабжения, роль коллегиальных органов управления.
В ходе предварительного знакомства следует уяснить себе систему документооборота. Первый документ, который требуется прочесть, - номенклатура дел, в которой представлена информация о содержании документов, накапливающихся в отделах организации. Необходимо проанализировать порядок создания, регистрации и доведения до исполнителей распорядительных документов.
Во многих организациях бухгалтерия создана по одному принципу: в ней выделяются отделы реализации, материальный, производственный, расчетный. Важно установить в каком разделе ведется учет по кассе, расчетному и валютному счетам, ценным бумагам, кто и как оформляет взаимозачеты.
Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы.
контроль управление ревизия документооборот
Список использованной литературы
1. Контроль и ревизия
2. Контроль и ревизия
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
История становления и развития контроля и ревизии. Предметная область проведения проверок. Сущность, роль и основные функции контроля в управлении. Роль и функции контроля в управлении экономикой. Классификация контроля в зависимости от его субъекта.
реферат , добавлен 19.05.2010
Контроль как систематическая деятельность руководителей, органов управления. Объекты финансового контроля. Особенности внутреннего и внешнего аудита. Изучение порядка и методов ревизии бюджетных учреждений. Инвентаризация товарно-материальных ценностей.
контрольная работа , добавлен 19.01.2015
Задачи планируемой ревизии, ее конфиденциальный характер для обеспечения внезапности проверок. Права и обязанности ревизоров. Последовательность разработки и подготовки программы ревизии, ее разделы. План ревизии хозяйственно-финансовой деятельности.
презентация , добавлен 20.08.2013
Сущность финансового контроля, его виды и методы, отличия аудита от ревизии. Методы документального контроля, инвентаризация и ревизия, права и обязанности ревизора. Документальное оформление итогов ревизии; типичные нарушения, выявленные при ревизии.
курс лекций , добавлен 12.11.2010
Этапы развития контроллинга в Германии. Основные функции контроллера начала 40-х годов. Ревизия как разработка и сопровождение системы внутреннего контроля и ревизии, взаимодействие с внешними органами ревизии. "Официальный" перечень задач контроллера.
презентация , добавлен 18.02.2014
Основные направления ревизионной проверки. Основные задачи ее проведения. Подготовка и планирование проведения ревизии. Ее разработка на основе действующего нормативного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Ознакомление с объектом ревизии.
контрольная работа , добавлен 02.04.2009
Общая характеристика финансового контроля, его функции и задачи. Осуществление контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении финансовых и хозяйственных операций. Методика проверки учетной документации во время ревизии.
контрольная работа , добавлен 28.10.2011
Цели и средства внутреннего контроля на предприятии. Порядок проведения ревизии в акционерном обществе. Инвентаризация статей баланса и формирование годовой бухгалтерской отчетности. Роль внутреннего контроля в предотвращении ошибок в учетных записях.
Лекция: Контроль как функция менеджмента.
План:
1. Контроль как вид управленческой деятельности.
2. Роль функции контроля в управлении
4. Виды контроля
5. Взаимосвязь контроля с другими функциями управления
6. Принципы контроля
7. Этапы процесса контроля
9. Методы контроля. Бенчмаркинг. Тотальный контроль качества
и тотальный менеджмент качества, международные стандарты
на системы качества.
Контроль как вид управленческой деятельности.
Контроль - это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.
Контроль является одной из ведущих функций управления. И в любой организации он занимает второе место после целеполагания. Когда руководство ставит перед сотрудниками цель, то контроль становится тем процессом, с помощью которого обеспечивается достижение организацией этой цели. Проще говоря, контроль это та функция, которая обеспечивает успешную работу предприятия. Основная задача контроля – это оценка результатов работы организации. Причин необходимости контроля несколько - он предупреждает возникновение кризисных ситуаций путем обнаружения ошибочных действий до того как они нанесут вред предприятию, а также позволяет сопоставить плановые показатели и фактические результаты продвижения предприятия к цели.
А для того чтобы привести предприятие к успешной деятельности, необходимо знать основные функции контроля в системе управления:
· диагностическая – помогает изучить реальное положение дел в организации;
· стимулирующая – по итогам контроля работников будет ожидать поощрение либо наказание, поэтому они стремятся к более эффективной и качественной работе;
· коммуникативная – помогает устанавливать и поддерживать обратную связь;
· ориентирующая – помогает выявить, на что нужно обратить особое внимание;
· корректирующая – способствует исправить ошибки и улучшить дальнейшую работу на основе полученных данных.
Роль функции контроля в управлении
Что касается сферы управления, то ни одна организация не сможет полноценно существовать без надлежащего контроля. Сущность функции контроля в управлении заключается в выполнении ряда задач:
1. Контроль обнаруживает факторы, которые могут оказать негативное влияние на деятельность организации, позволяет подготовиться к ним и своевременно на них отреагировать.
2. Помогает выявить ошибки и промахи в деятельности организации, и оперативно принять меры для их устранения.
3. По результатам контроля оценивается деятельность организации, работы персонала и эффективности системы управления.
4. Результат контроля позволяет скорректировать текущее положение дел в организации и создать новые условия для мотивации.
Необходимость контроля заключается в том, что он является неотъемлемым элементом сущности всякой организации. «Контроль и определение направления - это синонимы» - считал П. Друкер. Множество разнообразных обстоятельств может помешать реализации планов и задуманных организационных структур. Изменение законов, социальных ценностей, технологий, условий конкуренции, могут сделать планы невыполненными. Источником неопределенности являются и люди, работающие в самой организации. Ошибки, возникающие внутри организации, переплетаются, множатся, и если их вовремя не исправить могут привести к катастрофе, банкротству коммерческой организации и развалу учреждения. Известно, что в большинстве создающихся мелких предприятий не понимают важности функции контроля, допущенные ошибки накладываются и нарастают, пока не происходит банкротство. Нередко организация не гибнет, а существует, но постоянно переходит из одного кризиса в другой. Следовательно, контроль - функция управления, выполняющая стабилизирующую роль в процессе управления. Непрерывно контролируя результаты работы, организация имеет возможность оперативно принимать управленческие решения и стабилизировать ситуацию в случае ее негативного развития.
Контроль как функция управления – это деятельность не одного или нескольких людей. Он должен соблюдаться всем персоналом организации, поскольку самоконтроль – лучшее средство для стимуляции деятельности и достижения её положительных результатов.
Говоря о сотрудниках, не стоит забывать и про социальный контроль, как функцию социального управления. Он выступает в качестве составной части любой деятельности, выполняет функцию обеспечения безопасности общества, а также поддерживает социальный порядок. В управлении социальной сферой главным образом реализуется социальная политика государства и гражданские права человека. Социальный контроль, в качестве функции социального управления определяется деятельностью людей. Эта деятельность направлена на удовлетворение социальных отношений и общественных потребностей. Поэтому социальный контроль является необходимым атрибутом развития общества, а функция контроля в управлении играет важную роль в создании социальной стабильности в обществе и исполнении законов. В общественной жизни контроль проявляется в виде различных санкций, например принуждении и наказании, а также в виде мер поощрения и мотивации активной гражданской позиции. Социальный контроль содействует поддержанию единого и организованного общества, совершенствованию исторически сложившихся общественных отношений и укреплению конституционного порядка.
Факторы необходимости контроля:
1) неопределенность внешней и внутренней среды организации
2) предупреждение кризисных ситуаций. В процессе контроля мы обнаруживаем отклонения от запланированных результатов, но необходимо обратить внимание и на причины, которые привели к этим отклонениям. (Выявляя причины отклонений, мы можем скорректировать различные процессы, чтобы в будущем не возникло кризисных явлений)
3) поддержание успеха. Обнаруживаем не только проблемы, но и выявляем то, благодаря чему мы сумели достичь успеха. Выявляя факторы и условия, которые приводят к успеху, мы можем попытаться закрепить эти факторы и сделать их основой наших конкурентных преимуществ.
3. Объекты и субъекты контроля
В качестве объектов контроля выступают не только показатели деятельности организации или отдельного исполнителя, но и ресурсы (людские, информационные, финансовые, материальные), время, затраты, риски, состояние внешней и внутренней среды и поведение сотрудников и руководства организации.
В качестве субъекта контроля выступает лицо, принимающее решение, вне зависимости от места положения в иерархии и занимаемой должности. То есть контроль может осуществляться как руководителем, которому подчиняются работники и который, соответственно, контролирует результаты и эффективность их труда, так и самим исполнителем, например, отслеживающим финансовые ресурсы, состояние технологической линии или диагностирующим положение организации на рынке.
Субъекты контроля различаются по объемам контрольной деятельности и уровню ответственности за принимаемые решения. Любому руководителю необходимо создавать рычаги воздействия на подчиненных, чтобы работа выполнялась вовремя и с требуемым качеством.
Виды контроля
По периодичности контроля
Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в том, что временные периоды осуществления обеих управленческих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам проведения контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.
Стратегический контроль ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля наиболее сложен в силу большой зависимости стратегии организации от изменений в окружающей ее среде и некоторой абстрактности стратегических установок по развитию организации в целом.
Непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров на длительный период, а следовательно, и проведение контроля их выполнения. Несмотря на это, многие фирмы и крупные корпорации создали в составе своих структур службы стратегического контроля. При этом они могут быть как централизованными на верхнем уровне, так и децентрализованы по разным уровням иерархии. Централизация стратегического контроля имеет место в диверсифицированных компаниях с большим числом подразделений, если окружающая среда относительно стабильна и предсказуема. В противном случае централизация контроля неэффективна.
Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации, неразрывно связанных с ее стратегией. Он осуществляется как в целом по организации, так и по ее ключевым подсистемам. Все сравнения достигнутых показателей с запланированными охватывают в первую очередь показатели, отражающие состояние внутренней среды организации - ее ресурсов, структуры, культуры. Периодичность тактического контроля совпадает с длиной периода, на который составляются планы тактического развития. Его осуществляют службы, создаваемые в составе структуры управления. Их главная задача - своевременное выявление отклонений от стандартов и целевых установок и проведение корректировочных мер.
Наряду с этим в организациях широко используется метод самоконтроля, когда контрольные функции выполняют сами работники или группы.
Оперативный контроль выполняется ежедневно по периодам, характерным для оперативного планирования. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг и выполнения всех видов процессов в организации
Выделив такие элементы процесса как «вход», «преобразование» и «выход», мы можем осуществлять предварительный контроль как контроль входных параметров, текущий контроль какконтроль параметров самого процесса, и заключительный контроль какконтроль выходных параметров
| вход |
| выход |
| обратная связь |
| преобразования |
1) Предварительный контроль. Этот вид контроля предшествует началу любой деятельности предприятия и включает целый ряд направлений: готовность людей выполнять соответствующую работу по своей профессии, специальности и квалификации; состояние и готовность материально-технической базы - средств и предметов труда; финансовое обеспечение производственного процесса; предварительная оценка возможностей поставок сырья, материалов, энергии, топлива и пр.; предварительные прогнозы условий сбыта готовой продукции и др.
Предварительному контролю подлежит техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и нормативам по данному продукту.
Осуществляется также предварительная проверка организационной и управленческой структур, знаний руководящими кадрами миссии, целей и задач, которые предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и пр.
В ходе предварительного контроля выясняются знание непосредственными исполнителями своих обязанностей, условия работы, формы оплаты труда и гарантии социального обеспечения.
Кроме того, предварительный контроль может быть направлен на подготовку предприятия к текущему плановому контролю. Например, к аккредитации или получению сертификата на право осуществлять определенный вид деятельности.
предварительный контроль (контроль входных ресурсов)
Контроль сроков, качества, количества поступаемых ресурсов.
Ресурсы:
§ финансовые. Инструмент контроля – бюджет компании (позволяет контролировать потребность в ресурсах и эффективность распределения ресурсов).
§ материальные. Инструмент – различные методики выбора поставщиков, статистические процедуры контроля качества.
§ человеческие ресурсы. Инструмент – различные процедуры отбора персонала (тестирование, ролевые игры).
2) Текущий контроль. Применяют два основных вида текущего контроля - стратегический и оперативный. Стратегический предполагает выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. При этом главный акцент делается на вопросы соответствия избранной стратегии и перенацеливание имеющихся средств на стратегически важные участки и направления. В ходе этого вида контроля готовится база стратегических данных, на основе которых могут вноситься соответствующие коррективы в ход производственного процесса.
Оперативный контроль предполагает проверку текущей технической, технологической и хозяйственной деятельности предприятия: выработанных и применяющихся норм и нормативов, норм выработки и временных нормативов, загрузки оборудования, машин, станков и механизмов, запасов сырья и материалов, комплектующих изделий и пр. Выясняются возможности устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершенного строительства и другие производственные, кадровые и финансовые вопросы.
текущий контроль (контроль процесса преобразования) – контроль процесса осуществления операционной деятельности.
Осуществляем сравнение и оценку результатов деятельности сотрудников в процессе изготовления продукции на соответствие заданным стандартам и нормативам.
Необходимо создание эффективной системы обратной связи. Сотрудники должны своевременно получать информацию о результатах этой оценки.
3) Итоговый контроль. По результатам предварительного и текущего контроля проводится итоговый контроль. Суть его состоит в том, чтобы оценить результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его подразделений. По его итогам проводится ряд мероприятий планового характера. Назначаются работники, ответственные за ход выполнения замечаний, предложений и распоряжений руководства, намечаются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений.
заключительный контроль (контроль выходных ресурсов)
Сравниваем запланированные показатели по качеству и количеству продукции с реально достигнутыми.
2 функции заключительного контроля:
§ предотвращение проблемных ситуаций в будущем
§ мотивация персонала
Контроль может быть частным, общим, внутренним и внешним. Название этих видов контроля показывает, в каких объемах и кем он осуществляется.
Важным условием успешной работы менеджера является также самоконтроль. Во-первых, это обеспечивается грамотным и действенным руководством, и, во-вторых, сознательным отношением менеджера к своему делу и обязанностям. В результате на предприятии складывается хорошая морально-психологическая обстановка, возникает высокая организационная культура и улучшаются показатели работы.