Понятие технического аудита (ТА) не определяется законодательно, для него не существует перечня обязательных процедур и методики. Однако все больше предприятий проводят такую проверку. Рассмотрим подробно, зачем она нужна, кто входит в состав проверяющих и что аудируемое предприятие получает в итоге.
В комплексе и по частям
Аудирование технической (технологической, производственной) составляющей хозяйственной деятельности предприятия — это сложный комплексный процесс.
Различают отдельные виды ТА, которые тем не менее могут быть осуществлены в рамках одной аудиторской проверки:
- техническая проверка строительства;
- проверка технологии производства;
- проверка самого производственного процесса и т.д.
Аудит строительства
В состав аудиторского обследования «стройки» может быть включен аудит проекта строительства и самого строительства.
Причем может возникнуть необходимость проверить не только еще нереализованный проект, чтобы исключить его ошибочность, но и проект строящегося или уже построенного объекта. Поводом для такой проверки может стать, например, неработающая вентиляция или плохая акустика. Чтобы исключить спор о том, кто виноват — строители или проектировщики, начинать необходимо с проверки правильности проекта.
В рамках этой же проверки или отдельно может быть проведен аудит процесса строительства на предмет соблюдения подрядчиками всех строительных, экологических, санитарных, противопожарных и иных норм.
Одновременно с технической составляющей могут быть проверены бухгалтерские, налоговые и юридические аспекты. Например, будет проверено, соответствуют ли договоры с проектной компанией и подрядчиками нормам гражданского законодательства. Или будет дополнительно организована проверка полноты и правильности отражения в бухгалтерском учете документов по сделкам (актов выполненных работ, накладных и пр.), а также верности отражения их в налоговом учете.
Может быть также проверена правильность составления смет для понимания обоснованности расходов.
Аудит технологических процессов
Аудит технологии производственных процессов предприятия — отдельный трудоемкий блок технической проверки.
Технология, применяемая на предприятии, проверяется на предмет ее безопасности, соответствия современному уровню развития отрасли, материалоемкости, энергоемкости, трудоемкости и пр. Будут проверены технологические карты, соответствие норм потребления ресурсов и выхода продукции по факту и другие аспекты.
Аудит производства
Предметом исследования такой проверки будет состояние производственных процессов. В том числе будут проверены:
- техническая документация производства, ее соответствие нормам законодательства;
- соответствие производительности оборудования заявленной в документации;
- соответствие энергопотребления оборудования заявленному в документации;
- эффективность использования оборудования;
- соответствие уровня производства новейшим разработкам;
- наличие и состояние приборов учета;
- наличие необходимых журналов и иных документов по эксплуатации и ремонту оборудования;
- наличие требуемых лицензий на программное обеспечение и технологии;
- состояние техники безопасности и охраны труда и пр.
По итогам технического аудита производства специалисты представляют заказчикам отчет, в котором дают оценку состояния производства, рекомендации по устранению обнаруженных недостатков, а также план по техническому перевооружению или модернизации.
Состав аудиторской комиссии
Состав процедур, включенных в проверку, будет зависеть от того, какие цели ставит перед проверяющими заказчик ТА. Но, как ясно из названия, приоритетным направлением будет проверка технической стороны.
Поэтому в состав проверяющих прежде всего будут включены технические специалисты.
Квалификация специалистов будет соответствовать целям и процедурам аудита. Для проверки строительства будут привлечены специалисты строительных специальностей, имеющие все необходимые допуски. Аудит технологических процессов будут осуществлять инженеры тех специальностей, технологию которых проверяют: химики, машиностроители, горные инженеры и т.д.
Если к процессу проверки будут привлечены аудиторы-бухгалтеры, то помимо технического отчета заказчикам аудита будет представлено аудиторское заключение о достоверности отчетности с учетом всех выявленных во время «технической» проверки особенностей.
Кто может заказать «техническую» проверку
Как в случае с любой инициативной проверкой, заказать технический аудит могут:
- собственники предприятия;
- менеджмент предприятия;
- потенциальные инвесторы;
- подрядчики в случае строительства;
- компаньоны перед слиянием или присоединением и иные заинтересованные лица.
Для того чтобы точно и объективно представлять себе рентабельность и эффективность запланированного проекта, а также оценить его инвестиционную привлекательность, есть смысл перед началом воплощения просчитать все технологические нюансы. То же нужно время от времени производить для выявления сильных и слабых мест работающего предприятия для усовершенствования его функционирования.
Рассмотрим, какие цели преследует технический аудит, к каким объектам его можно применить и по каким принципам его осуществляют.
Что собой представляет технический аудит
Технический аудит – это комплексное исследование всех технологических характеристик объекта по обозначенным критериям с целью определения инвестиционных рисков и определения путей оптимизации работы. Аудит может быть выражен и в таких определениях:
- независимая экспертиза;
- комплексный анализ;
- инвестиционное исследование;
- способ проверки технологического состояния и др.
Подготовленные специалисты проведут исследование в разных областях, относящихся к объекту, произведут расчеты и сформулируют выводы относительно рентабельности, возможности экономии, эффективности управления и др.
Объекты технического аудита
Проводить технический аудит можно по отношению к различным объектам. Внимание исследователей может быть направлено:
- на производственную среду в целом (оценивается техническое развитие предприятия в комплексе);
- на любой производственный актив (основное средство либо инструмент управления).
ВНИМАНИЕ! Комплексно обследовать можно любую производственную структуру независимо от ее отрасли и направленности.
Чаще всего предметом отдельного аудита в рамках производства являются следующие объекты:
- Оборудование. Устаревшее, выработавшее свой ресурс, требующее реконструкции, оно, естественно, будет тормозить эффективность производства. Аудит поможет оценить уровень этого фактора в общей сумме действующих сил, а также рассчитать оптимальность ремонта, модернизации или замены.
- Инвестиционный проект. Прежде чем вкладывать деньги в какой-либо технологический проект, инвестору важно знать возможную рентабельность, уровни риска, реальные способы сэкономить финансы без ущерба качеству. Технический аудитор сможет ответить на эти вопросы и грамотно помочь в планировании и реализации.
- Сайт. Положение в сети Интернет во многом определяет общую эффективность функционирования любого объекта. Поэтому лучше своевременно определить, насколько хорошо функционирует электронный ресурс, как быстро он продвигается в поисковиках. Программные и технические слабые места сайтов не укроются от внимания технических аудиторов, а значит, могут быть своевременно устранены.
- Стратегия управления. Если даже все производственные средства технически в порядке, неэффективное управление нивелирует эти преимущества. Поэтому важно оценить со стороны управленческую политику, выявить ее узкие места и получить рекомендации относительно улучшения.
Цели технического аудита
Главная цель исследования всегда предусматривает нахождение путей усовершенствования функционирования объекта. Она реализуется в конкретных задачах, последовательно решаемых в процессе аудита:
- оценка соответствия документации на объект требованиям законодательства, а также ее полнота и достаточность;
- анализ технологического состояния объекта;
- изыскание возможностей усовершенствования работы без проведения реконструкции;
- выявление частей объекта, нуждающихся в масштабном изменении;
- нахождение потенциала экономии ресурсов;
- поиск путей всевозможного усовершенствования и оптимизации.
Инициаторы проведения аудита
Независимую экспертизу технического состояния объекта могут инициировать заказчики различных категорий:
- собственник предприятия – для получения реальной картины относительно функционирования своего бизнеса и рекомендаций относительно оптимизации;
- потенциальные инвесторы, принимающие решение относительно вступления в проект;
- подрядчики или уже действующие инвесторы, между которыми в процессе деятельности возникли разногласия, разрешить которые может помочь технический аудит;
- иностранные контрагенты, для которых отечественные стандарты представляют определенные трудности;
- судебная инстанция для прояснения ситуации по рассматриваемому арбитражному спору;
- государственные организации, регулирующие конкретную отрасль, например, Минтруда, Минэнерго и др.
Методика проведения технического аудита
Процедура проведения аудита определяет, в каком порядке будет происходить исследовательская, аналитическая и заключительная часть комплексного обследования объекта. Необходимо определить критерии, то есть показатели, по которым будет оцениваться та или иная сторона объекта аудита. Они должны позволять оценивать состояние объекта в динамике и точно свидетельствовать об изменении исходного уровня показателя в зависимости от принимаемых мер.
Этапы технического аудита
- Получение данных для анализа: предоставление паспорта предприятия, статистических, технологических и финансовых отчетов, документации различных служб и др.
- Изучение документации, имеющей отношение к объекту аудита:
- разрешительной;
- проектной;
- технической;
- кадровой;
- эксплуатационной и др.
- Исследования, замеры, расчеты различных характеристик объекта, производимые на месте для оценки состояния исследуемого объекта. Использование дополнительных методов сбора информации: беседы, анкетирования, диагностики, тестирования и др.
- Сравнение полученных данных с эталонными показателями для их интерпретации.
- Формулировка отчетности, касающейся соответствия документов требованиям законодательных актов Российской Федерации (различных стандартов, правил, положений, инструкций и др.)
- Выводы относительно технологического состояния объекта: формирование технологической карты.
Условия проведения технического аудита
Для проведения комплексной оценки определенного объекта целесообразно соблюдать ряд практических условий, доказавших свою правомерность и эффективность:
- «Со стороны виднее». Внутренний аудит также имеет место, но обычно для обеспечения независимости оценки со стороны приглашают компетентных специалистов. Внутренние специалисты, хорошо разбирающиеся в самом процессе производства, могут не владеть методикой проверки и выявления слабых мест, да и оценка будет все-таки необъективной.
- «Не совсем чужие». Аудиторы должны быть независимыми, но лучше, если они активно сотрудничают с руководством компании, а возможно, и с сотрудниками. Это значительно повышает эффективность аудита, поскольку в таком случае виднее нюансы именно данной производственной площадки, могущие стать камнями преткновения для наблюдателей, абсолютно новых в этой отрасли.
- «Ничего не скрываем». При проведении аудита все сотрудники, с которыми будут контактировать исследователи, должны быть осведомлены о целях проверки. Без поддержки и сотрудничества со стороны персонала вряд ли можно рассчитывать на успех исследования.
- «Аудит – не панацея». Сама по себе независимая оценка не решает проблем, особенно накопившихся длительно. Она не сможет обеспечить быстрый финансовый результат и устранение недостатков. Экспертиза только обнажает проблемы и обрисовывает пути их решения.
Итоги технического аудита
Последним и самым важным этапом технического аудита является формулирование отчета, содержащего максимально целостную информацию по всем сторонам исследования объекта. В отчете будут содержаться не только выводы, то есть ответы на поставленные вопросы, но и оптимальные пути решения, подкрепленные финансовыми расчетами. По согласованию с аудиторами заказчик может получить следующие документы:
- систематизированное базовое описание объекта – производства или проекта;
- перечень управленческих и технологических решений, которые могут помочь в получении требуемых показателей;
- оценка возможных рисков и слабых сторон объекта;
- расчет окупаемости финансовых вложений;
- корректировка документации по ее соответствию требованиям;
- программа мероприятий, направленных на оптимизацию работы;
- предложения по новым технологиям, инновационным методикам;
- план мер по исправлению обнаруженных недостатков;
- рекомендации относительно общей производственной культуры.
ВАЖНО! Аудит считается успешным, если по итогам его отчета, представленного руководству компании, были приняты решения, отданы конкретные распоряжения, изданы приказы и на этой основе предприняты определенные действия.
⇒ технический аудит
Технический аудит
Технический аудит - оценка независимыми специалистами технического состояния машин, оборудования, механизмов, зданий и сооружений, инженерных коммуникаций, п рименяемых технических решений , а также технической, эксплуатационной и проектной документации с обоснованными выводами об их соответствии требованиям нормативно-правовых и нормативно-технических актов.
Зачем проводить технический аудит?
Технический аудит необходимо проводить в следующих случаях:
1. Планируется приобретение объектов с целью их эксплуатации. Прежде чем приобрести объект необходимо оценить его техническое состояние и эксплуатационные риски.
2. Планируется приобретение объектов с целью их дальнейшего развития: расширения, переоснащения (реконструкции, технического перевооружения), совершенствования, в связи с чем необходимо оценить существующее техническое состояние этих объектов, возможность развития и технические риски, сопровождающие эти процессы.
3. Планируется продажа активов и покупатель требует представить информацию о техническом состоянии этих активов.
4. Планируется реконструкция или техническое перевооружение существующих объектов и необходимо оценить их состояние, затраты, возможность реконструкции или технического перевооружения и риски.
5. Планируется взятие в аренду объектов с целью их дальнейшей эксплуатации, в связи с чем необходимо оценить техническое состояние этих объектов и технические риски в процессе эксплуатации.
6. Планируется сдача объектов в аренду эксплуатирующей организации, и эксплуатирующая организация требует результаты оценки технического состояния объектов.
7. Владелец активов или эксплуатирующая организация хотят иметь информацию о техническом состоянии объектов с целью снижения эксплуатационных рисков.
Объем работ в рамках технического аудита
В рамках технического аудита осуществляются:
Выезд на предприятие (объект),
Сбор и анализ информации,
Подготовка отчета с приведением обоснованных замечаний и выводов о состоянии объекта и технических рисках,
Составление плана мероприятий со сметой затрат по устранению замечаний и снижению рисков.
Результаты технического аудита содержат материалы:
1. Заявка и техническое задание на проведение аудита, где определяются перечень объектов, объем работы и сроки исполнения.
2. О просный лист (чек-лист, анкета) объекта, который состоит из основных разделов:
Территория (площадь, качество поверхности покрытий (асфальт, брусчатка, бордюры), разметки, столбы освещения, ливневая канализация, очистные сооружения, дренажные колодцы, расстояния между объектами и прочее);
Строения (площадь, этажность, функциональные категории, освещение, отопление, вентиляция, тип и качество материалов и прочее);
Технологическая часть (тип, марка, количество, размеры,техническое состояния оборудования, своевременность проведения поверок и испытаний, зачисток, система автоматизации, контрольные приборы, средства пожаротушения, ЭХЗ, молниезащита и т.д.);
Транспортные линии (ж/д пути, автомобильные дороги, пути необщего пользования);
Линейные объекты, энергоносители (водопровод, отопление, электричество, канализация, при необходимости интернет);
Фотографии (по усмотрению заказчика, осуществляется фото и видеофиксация объектов, материалов).
3. Схема расположения объекта. Анализ всех расстояний (карты, схемы).
4. Схема расположения зданий и сооружений. Анализ противопожарных расстояний (разрывов).
5. Таблица всех замеров (в том числе противопожарных), где указываются расстояния между объектами:
Здания и сооружения соседних предприятий;
Лесные массивы;
Склады;
Железные дороги общей сети: на станциях, на разъездах и платформах, на перегонах;
Автомобильные дороги общей сети (край проезжей части):
Жилые и общественные здания;
Гаражи и открытые стоянки автомобилей;
Очистные канализационные сооружения и насосные станции;
Водозаправочные сооружения;
Технологические установки с взрывоопасными производствами;
Сливоналивные устройства;
Продуктовые насосные станции;
Складские здания для нефтепродуктов;
Водопроводные (питьевого назначения) и противопожарные насосные станции:
Пожарные посты и помещения хранения противопожарного оборудования и огнегасящих средств;
Противопожарные резервуары или водоемы;
Канализационные очистные сооружения;
Здания и сооружения с производственными процессами с применением открытого огня;
Здания пожарных депо, административные и бытовые здания;
Узлы пуска или приема очистных устройств;
Край проезжей части внутренних автомобильных дорог и проездов;
Резервуары хранения топлива.
6. Технический отчет (по результатам аудита), который содержит:
Описание объекта (с приложением вышеуказанных материалов);
Перечень недостатков (замечаний, отступлений);
Возможная ответственность за имеющиеся отступления;
Перечень технических рисков;
Перечень мероприятий, необходимых для устранения выявленных недостатков;
План выполнения мероприятий;
Смета затрат и необходимое материально-техническое обеспечение;
Заключение по объекту.
7. Инвентаризационная ведомость.
Срок проведения технического аудита зависит от количества и отдаленности объектов и составляет в пределах 30-90 календарных дней.
Почему технический аудит лучше провести специализированной организации?
Штатные сотрудники организации, специалисты производственно-технического отдела не всегда могут провести полноценный аудит, так как:
Отсутствуют методология, методики и соответствующие материалы (чек-листы, формы, инструменты);
Отсутствуют специальные знания, навыки и опыт проведения аудита;
Штатные сотрудники, как правило, загружены выполнением своих должностных обязанностей и решением текущих задач.
Поэтому, для получения объективной информации о техническом состояни объекта и технических рисках, целесообразно привлечь специализированную организацию, способную грамотно и своевременно провести технический аудит.
Наши предложения
ООО "Инженерное дело" готово провести технический аудит вашего предприятия или отдельных подразделений, филиалов, промышленных и производственных площадок, расположенных на территории г. Уфа, Республики Башкортостан и других регионов России. Стоимость проведения технического аудита зависит от типа, отдаленности (транспортные расходы) и количества объектов.
При необходимости выполнения дополнительных исследований и оценки остаточного ресурса (срока службы), по согласованию с заказчиком, привлекаются специалисты для проведения детального обследования технического состояния зданий и сооружений и экспертизы промышленной безопасности.
Опыт проведения технического аудита
Специалисты ООО "Инженерное дело" имеют большой опыт проведения технических аудитов и оценки технических рисков.
Нашими специалистами проводился технический аудит на объектах:
Автозаправочные станции (АЗС),
Автогазозаправочные станции (АГЗС),
Многотопливные автозаправочные станции (МАЗС),
Нефтебазы и наливные эстакады
в гг. Уфа, Стерлитамак, Салават, Бирск, Екатеринбург, Ульяновск, Курган, Саранск, Чебоксары, Челябинск, Миасс.
Материалы аудита
Если вы хотите ознакомиться с материалами-формами:
Анкет,
Чек-листов,
Перечня анализируемой документации,
Замеров,
Технического отчета,
Сметы затрат,
Инвентаризационной ведомости,
в соответствии с которыми проводится технический аудит, вы можете связаться с нами по телефонам, указанным в разделе контакты или на странице сайта.
Модернизация машиностроительных предприятий невозможна без совершенствования парка металлорежущего оборудования и внедрения современных технологических процессов. И роль технологического аудита в этом вопросе первостепенна. По сути технический аудит производства – это ревизия производственно-технологического комплекса компании, оценка его потенциала. В результате этого комплексного исследования выявляются сильные и слабые стороны предприятия, формируются конкретные рекомендации по изменению и совершенствованию производственной базы, приобретению нового оборудования и применению инновационных технологий обработки заготовок.
ЧТО ДАЕТ ПРОВЕДЕНИЕ ТЕХНИЧЕСКОГО АУДИТА ПРЕДПРИЯТИЮ?
- Позволяет определить возможности для увеличения прибыли с учетом использования имеющегося технического оснащения и других ресурсов предприятия;
- Является инструментом прогнозирования коммерческого потенциала;
- Выступает источником информации для принятия решений по стратегическому управлению производством;
- Позволяет достичь максимально эффективного результата при техперевооружении.
Обычно для проведения технологического аудита предприятия приглашают подрядчика – инжиниринговую компанию. Это более эффективно, чем проводить техаудит собственными силами предприятия. В анализе, проведенном сторонней компанией, больше объективности. Сотрудники предприятия-заказчика не всегда владеют необходимыми знаниями, которые необходимы для сбора, анализа информации и всесторонней оценки ситуации на производстве. Цели и задачи технологического аудита зачастую различаются и зависят от нескольких параметров: сферы деятельности, масштабов предприятия, потребностей заказчика, необходимой глубины анализа и т.д.
Каждое предприятие сугубо индивидуально, поэтому для получения объективной экспертизы нужно правильно выбрать методику и адаптировать ее у заказчика. Важна квалификация и опыт инжиниринговой компании. Но в то же время внешний консультант не может действовать в одиночку. Он не знаком досконально со спецификой предприятия, не знает особенностей всех внутренних процессов. Заинтересованность руководства компании-заказчика, помощь и поддержка в ходе проведения техаудита – одно из обязательных условий для получения объективной картины и достоверных результатов.
ТЕХНИЧЕСКИЙ АУДИТ ПРОИЗВОДСТВА: ГДЕ ЗАКАЗАТЬ?
Важным методом оценки перспектив инновационного развития организации, ее текущего технологического состояния и здоровья является технологический аудит.
В общем смысле аудит (от англ. audit - проверка, ревизия) - это процесс накопления и оценивания информации, относящейся к определенной хозяйственной системе, с целью сопоставления ее с установленными критериями. Технологический аудит является разновидностью операционного аудита (кроме операционного существуют аудит на соответствие и аудит финансовой отчетности).
Технологический аудит организации представляет собой проверку технологических процессов, методов, приемов и процедур, используемых в организации, с целью оценки их производительности и эффективности.
Выполнение операционного аудита является, как правило, более сложной задачей, чем выполнение других видов аудита, так как эффективность операций обычно гораздо сложнее объективно оценить, нежели, скажем, соответствие финансовой отчетности общепринятым бухгалтерским принципам. Установленные критерии для оценки технологической информации менее жесткие, чем в случае бухгалтерской отчетности, имеют более субъективный характер. Поэтому операционный аудит (в частности, технологический) в определенной степени похож на консалтинг администрации компании (табл. 7.1).
Таблица 7.1
Сравнительная характеристика технологического и финансового аудита
Аспект сравнения | Финансовый аудит | Технологический аудит |
Основная цель проведения аудита | Проверка на соответствие финансовой отчетности общепринятым бухгалтерским принципам | Оценка эффективности производственных и управленческих технологий |
Привязка ко времени | Имеет преимущественно ретроспективный характер, ориентирован на прошлое | Касается перспектив хозяйственной деятельности, ориентирован на будущее хозяйствующего субъекта |
Основные пользователи информации, полученной в ходе аудита | Информирование как внешних контрагентов (кредиторы, акционеры, налоговые и статистические органы и др.), так и менеджеров организации | Предназначается преимущественно для менеджеров организации |
Прояснить суть технологического аудита помогает его сравнение с аудитом финансовой отчетности по ряду характеристик. Так, при аудите финансовой отчетности аудитор основное внимание уделяет тому, правильно ли хозяйственные операции отражены в финансовой отчетности; при технологическом же аудите упор делается на эффективности и производительности технологий. Если аудит финансовой отчетности ориентирован на прошлое (имеет ретроспективный характер), то технологический аудит касается перспектив хозяйственной деятельности, ориентирован на будущее организации. При аудите финансовой отчетности заключение аудитора, как правило, поступает ко многим пользователям (акционерам, банкирам), в то время как технологическое аудиторское заключение предназначается в первую очередь менеджерам (администрации) организации.
В процессе проведения технологического аудита в организации можно выделить три основных этапа.
Первый этап - это обзор тех технологий, которые используются в организации, и оценка ее позиции в отношении применения этих технологий.
Второй этап - это обзор технологий, применяемых в других организациях, в первую очередь у конкурентов, и выявление технологических эталонов, т.е. наилучшей практически используемой технологии. Основным управленческим инструментом решения этих задач является бэнчмаркинг (от англ. benchmarking - выявление эталона, проверка по эталонному тесту).
Третьим этапом технологического аудита организации является сопоставление используемых в организации технологий с выявленными технологическими эталонами для оценки их относительной эффективности, а значит, перспективности. Основным управленческим инструментом решения задач третьего этапа является анализ технологического портфеля организации.
Можно выделить четыре основных типа анализа технологических эталонов:
внутренний - предполагает сравнение технологических операций, применяемых в пределах организации (например, компания Motorola поощряет всех своих сотрудников в поиске ответов на вопрос о том, какой сотрудник компании наиболее эффективно осуществляет определенную операцию и как можно использовать его методы);
конкурентный - предполагает сравнение одного конкурента с другим по используемым ими технологическим процессам и методам;
функциональный - проводится на базе сравнения технологий осуществления различных функций организациями одной отрасли или по отношению к отраслевому лидеру;
общий - предполагает сравнение технологических процессов или технологии осуществления различных функций вне связи с конкретной отраслью.
Эволюция анализа технологических эталонов в организации обычно проходит несколько стадий. Первоначально внимание концентрируется на отдельных характеристиках конкурентоспособных продуктов или услуг. Дальнейшее развитие смещает центр внимания на наилучшую в отрасли практику. Реальный прорыв может произойти, когда организация анализирует все аспекты функционирования, все бизнес-процессы.
Основной целью портфельного анализа является классификация всех используемых в организации технологий для выделения их групп по приоритетности и перспективам дальнейшего развития и использования. Результаты этого анализа должны дать четкое представление о том, какие из технологий, используемых в организации, должны получить дальнейшее развитие, на какие технологии должны выделяться дополнительные финансовые, научно-технические и другие ресурсы. Анализ технологического портфеля организации выявляет также те технологии, использование которых должно поддерживаться на существующем уровне, т.е. для которых актуально поддержание статус-кво. Не менее важными являются получаемые в результате проведенного анализа рекомендации по исключению определенных технологий из технологического портфеля организации.
Таким образом, анализ технологического портфеля организации ориентирован в первую очередь на то, чтобы выявить наиболее эффективные технологии, которые должны составить основу ее технологической стратегии.
В общем виде матрицу портфеля технологий можно представить как состоящую из четырех квадрантов (рис. 7.1).
Рис. 7.1. Технологический портфель организации
В верхние квадранты (I и II) попадают технологии, наиболее важные и привлекательные по сравнению с эталонной технологией, а в нижние квадранты (III и IV) - технологии с небольшим значением этого параметра, т.е. технологии с меньшей важностью и привлекательностью. При этом для технологий, попавших в левые квадранты (I и IV), характерно слабое положение организации в их использовании, а для технологий правых квадрантов (II и III) - сильное.
Таким образом, в I квадрант попадают технологии, которые имеют высокую важность и привлекательность, т.е. являются наиболее актуальными для инновационных проектов, но текущее положение организации в плане использования этих технологий относительно слабое. Возникает много вопросов относительно того, включать ли эти технологии в инновационные проекты организации, поскольку будущее этих технологий в момент анализа технологического портфеля является весьма неопределенным.
Существуют две стратегические возможности развития технологий I квадранта технологического портфеля. Первая - это стратегия активных инвестиций в эти технологии с целью усилить позиции организации по этим важным и актуальным технологиям. Вторая возможность - исключение этих технологий из портфеля организации, по использованию которых она практически не имеет шансов догнать лидирующие в этом отношении организации и рискует понести большие убытки, если будет инвестировать средства в эти технологии.
Во II квадрант технологического портфеля организации попадают технологии, которые рассматриваются как важные и привлекательные по сравнению с эталонами и к тому же такие, по реализации которых организация имеет сильные позиции.
Эти технологии сулят наибольшую отдачу, поэтому целесообразно, чтобы именно они составляли ядро инновационных проектов в организации. Именно эти технологии во многом определяют перспективы технологического портфеля, всей деятельности организации. Развивая эти технологии в инновационных проектах, организация стремится поддерживать их высокий статус. При этом ей необходимо быть готовой к обострению конкуренции в отношении применения этих технологий.
Технологическое развитие рано или поздно приведет к падению привлекательности технологий, попавших во II квадрант, т.е. к их переходу в III квадрант.
В III квадранте технологического портфеля располагаются технологии, которые не рассматриваются как важные и привлекательные, но по которым организация занимает крепкие и устойчивые позиции. Это обычно зрелые, достаточно старые технологии, которые выступают как своеобразные доноры, т.е. не требуют вложений в свое развитие, но характеризуются достаточно высокой отдачей, производительностью в данной организации. Хотя с точки зрения перспектив развития организации технологии III квадранта менее привлекательны, чем II, но они очень ценны для текущей деятельности организации, поскольку в настоящее время составляют ее основу.
В общем случае можно выделить два наиболее вероятных стратегических управленческих решения относительно технологий III квадранта. Первое - это поддержание высокого статуса этих технологий в организации и защита их позиций на рынке. Второе - это постепенное исключение стареющих и слабеющих технологий III квадранта из технологического портфеля организации.
Теоретически возможным является и переход технологии из III во II квадрант. Например, какая-то технология сначала не сулила высокой коммерческой привлекательности, а применяющая ее организация занимала ведущее положение в отношении ее использования. Если же открываются принципиально новые коммерческие перспективы этой технологии, то интенсивные инвестиции в нее могут перевести ее во II квадрант технологического портфеля. Однако такой переход практически редко осуществим, поскольку в большинстве случаев технология характеризуется высокой привлекательностью на ранних стадиях развития и падением ее важности и значимости по мере старения технологии.
Технологии, попавшие в IV квадрант технологического портфеля, имеют как слабую привлекательность, так и слабые позиции организации в отношении их применения. Очевидно, что обычно в ходе технологического аудита ставится вопрос об исключении этих технологий из технологического портфеля.
Отнесение всех технологий, используемых в организации, к одному из четырех квадрантов технологического портфеля помогает оптимизировать набор используемых технологий. Анализ технологического портфеля организации является важным методом управления инновационными проектами, поскольку он помогает решить вопрос о распределении ресурсов (в первую очередь финансовых), направляемых на развитие технологий.
При управлении инновационными проектами целесообразно придерживаться следующих рекомендаций: средства, генерируемые технологиями III квадранта, необходимо отчасти использовать на развитие и поддержание технологий II квадранта и тех технологий I квадранта, у которых есть шанс перейти во II; необходимо избегать чрезмерного инвестирования в стабильные технологии III квадранта;
Необходимо избегать распыления ресурсов на все технологии I квадранта, а лучше сосредоточить ресурсы на тех из них, у которых есть шанс перейти во II квадрант;
Первыми кандидатами на исключение из технологического портфеля могут быть те технологии I квадранта, которые не способны перейти во II, поскольку, несмотря на необходимость значительных инвестиций в их развитие, они обречены на сползание в IV квадрант;
Чем ниже и левее положение технологии в IV квадранте, тем с большей уверенностью нужно применять в ее отношении стратегию исключения из технологического портфеля.
Таким образом, при управлении инновационными проектами необходимо стремиться к следующему продвижению технологии по квадрантам технологического портфеля: I => II => III. Наоборот, избегать при этом необходимо таких жизненных путей технологий, как II (организация не выдерживает конкуренции) => I => IV; III (организация не выдерживает конкуренции, теряет позиции на рынке) => IV.
При проведении технологического аудита организации необходимо постоянно информировать весь персонал о его ходе, проводить соответствующие брифинги, совещания, инструктажи, семинары, «круглые столы» и т.п., которые позволят выработать наиболее эффективные управленческие решения.
Таким образом, анализ технологического портфеля организации является важным управленческим инструментом в разработке и реализации инновационно-технологической стратегии организации.
7.2 МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КАК ОСНОВА ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Проведение технологического аудита в организации позволяет делать выводы и принимать решения относительно того, какие производственные и управленческие процессы (бизнес-процессы) нуждаются в совершенствовании, выявлять их приоритетность, судить о степени радикальности их пересмотра и улучшения, т.е. о степени радикальности процессных инноваций, которые необходимо осуществить в организации с целью поддержания ее конкурентоспособности и развития.
Все виды деятельности или бизнес-процессы, осуществляемые в организации, вносят определенный вклад в создание ценности для потребителей. Другими словами, создание конкретной организацией потребительской ценности представляет собой сеть или систему взаимосвязанных процессов. Осуществление каждого процесса и соответствующее увеличение ценности для потребителя можно рассматривать как звено в цепочке ценности (Value Chain).
Система бизнес-процессов, осуществляемых в организации, зависит от множества факторов (отраслевой принадлежности, особенностей стратегического управления, применяемых технологий и т.п.). Поэтому структура цепочки ценностей, набор ее звеньев имеют «индивидуальный» характер, т.е. каждая организация имеет свою собственную цепочку ценностей, отражающую характерные особенности ее функционирования. Можно представить типичную структуру организационной цепочки ценностей (рис. 7.2).
Рис. 5.2. Основные звенья цепочки ценностей и системы бизнес-процессов
Важно отметить, что в настоящее время управление цепочками ценности организации фактически представляет собой управление бизнес-процессами на основе системы менеджмента качества (СМК), поскольку качество как степень удовлетворенности потребителей представляет собой меру потребительской ценности продукции, а значит, управление качеством означает формирование потребительской ценности.
Поясним это более подробно, рассмотрев эволюцию понятия «качество» (табл. 7.2).
Таблица 5.2 Различные аспекты понятия «качество»
В стандарте ИСО 9004 выделяется два основных подхода к постоянному улучшению процессов:
реинжиниринг или проекты прорыва, ведущие или к пересмотру и существенному улучшению существующих процессов, или к внедрению новых процессов; как правило, их осуществляют многопрофильные группы (команды реинжиниринга) вне обычной деятельности;
Деятельность по поэтапному постоянному улучшению, проводимая работниками в рамках существующих процессов.
Реинжиниринг бизнес-процессов (РБП) - это инструмент, призванный помочь в обстоятельствах, требующих масштабных радикальных изменений. Он не заменяет собой непрерывные улучшения, эти два подхода к совершенствованию бизнес-процессов являются не взаимоисключающими, а взаимодополняющими: если вы провели реинжиниринг бизнес-процесса, то далее потребуются методы непрерывного улучшения.
Постоянное улучшение процессов в рамках любого из двух подходов включает в себя:
Выявление причины улучшения (следует определить проблему процесса, выбрать область для его улучшения, указать причину необходимости улучшения);
Анализ фактической ситуации (необходимо оценить результативность и эффективность существующего процесса, собрать и проанализировать данные для выявления типов проблем,
поставить задачу по улучшению процесса);
Идентификацию возможных решений (необходимо исследовать альтернативные решения, выбрать и внедрить лучшее из них, т.е. такое, которое устранит первопричины проблемы и предотвратит ее повторное возникновение);
Оценку последствий (следует подтвердить, что проблема и ее первопричины устранены или их воздействия уменьшены, решение сработало и задача по улучшению выполнена);
Внедрение и стандартизацию нового решения (необходимо заменить старый процесс на улучшенный, таким образом предотвратить повторное возникновение проблемы и ее первопричин);
Оценку результативности и эффективности процесса после завершения действий по улучшению (деятельность по улучшению следует оценить и рассмотреть применение подобного решения еще где-нибудь в организации).
Существенный вклад в успешную реализацию поэтапного
постоянного улучшения бизнес-процессов внесла Концепция всеобщего управления качеством - TQM (Total Quality Management).
Заметим, что TQM зародилась в Японии еще в 1950-х гг. после посещения этой страны тремя американскими специалистами по вопросам качества (Уильям Э. Деминг, Джозеф М. Джуран и Арманд В. Фейгенбаум). Идеи этих ученых были в Японии активно восприняты и доработаны, а 20-30 лет спустя и американские компании стали уделять пристальное внимание реализации концепции всеобщего управления качеством. Существенный вклад в развитие этой концепции внесли и такие специалисты, как Каору Исикава, Генити Тагути Сиего Синго, Филип Кросби, Том Питере и др.
Всеобщее управление качеством - это процесс преобразования организации, нацеленный на качество и основанный на идее его непрерывного улучшения. TQM можно рассматривать и как совокупность принципов по постоянному улучшению бизнес-процессов в организации. В табл. 7.3 приведены основные принципы TQM в трактовке Хьюберта Расперсада - сторонника TQM, развивающего эту концепции в настоящее время.
Таблица 7.3 Принципы всеобщего управления качеством
Постоянство цели | ||||
Служащие постоянно посещают потребителей продуктов и услуг компании Потребители известны и понятны Ориентация на потребителя - важная составная часть стратегии организации Степень ориентированности на потребителя позволяет судить о компетентности служащих Служащие и потребители выступают по отношению друг к другу как партнеры Мы понимаем нужды наших потребителей Внутренние потребители также удовлетворены; у каждого сотрудника есть свой потребитель, и каждый выступает как поставщик Нужды потребителей интегрированы в нашу повседневную деятельность Для потребителей делается больше, чем они ожидают Удовлетворять запросы потребителей - наша главная задача Данные об изменении запросов потребителей постоянно собирают и используют в процессе улучшений Наша цель - не реагировать на жалобы, а предотвращать их появление | Общие, вдохновляющие всех цели ор-ганизации разрабатываются и активно пропагандируются на всех организационных уровнях Ключевые факторы успеха, цели и показатели качества работы формулируются и доводятся до сведения всех заинтересованных сторон Управляющие настойчиво стремятся к достижению этих целей Процесс улучшений осуществляется организованно Высшие управляющие активно поддерживают идею изменений и улучшений Управляющие выступают в роли настав, ников, ориентированы на действие и поощряют стремление учиться Управляющие являются и участниками, и руководителями | |||
Вовлечение всех служащих | Учет фактических данных | |||
Навыки приобретаются на основе «обучения через практику» Проводится открытое обсуждение сложившегося положения дел | Собирается и правильно интерпретиру?" ется информация о достижениях Измеряется качество | |||
Ориентация на потребителя и участие потребителя | Постоянство цели | |||
В организации царит атмосфера увлеченности, удовольствия от работы, мотивированности, преданности идее, вдохновения и энтузиазма Страх и недоверие изгнаны Главное - добровольное и активное участие всех и каждого Повышенное внимание уделяется работе в команде, открытому общению и обеспечению взаимного доверия Особое значение придается инвестициям в людей (в их обучение) Служащих наделяют дополнительными полномочиями Во всех подразделениях поощряют предприимчивость и лидерство Люди открыты для изменений, улучшения и обновления Делать ошибки не запрещено, потому что люди постоянно учатся на своих ошибках Налажена обратная связь, регулярно поступает информация о реакции потребителей на мероприятия по улучшению Культура организации характеризуется уважением к людям, работой в команде и личным участием каждого | Анализируются затраты на обеспечение качества Показатели эффективности работы привязываются к целям При выполнении работы учитываются фактические результаты и показатели эффективности При анализе причин возникновения проблем и их возможных последствий используется принц ип «измерить - значит узнать» Целенаправленно собираются и правильно интерпретируются числовые данные На всех уровнях компании проводятся измерения и совершенствуются их методики Измерения основываются на цифрах и целях Работа отдельных сотрудников оценивается с учетом их сфер компетенции и достигнутых ими результатов | |||
Ориентированность на процесс | Сфокусированность на непрерывном улучшении | |||
Люди думают о способах выполнения работы, а не только о ее результатах Результаты унифицированы Процессы документируются с помощью блок-схем и описания стандартных рабочих процедур Поставщики рассматриваются как долгосрочные партнеры Культура ТОМ распространяется и на поставщиков Руководство процессами осуществляется на основе показателей эффективности работы Оценивается эффективность всех бизнес-процессов Ошибки рассматриваются с точки зрения возможностей для улучшения | Проблема рассматривается как способ и возможность улу чшить процесс Создаются команды п 0 улучшению, включающие специалистов разного профиля Осуществляется улучшение целого, а не только его частей Служащие совершенствуются сами, улучшают свою работу и помогают другим расти над собой и совершенствовать свою организацию Повышенное внимание уделяется непрерывному улучшению процесса и самосовершенствованию Делается акцент н а предупреждении, а не на исправлении; проблемы предотвращаются, а не просто улаживаются | |||
Ориентация на потребителя и участие потребителя | Постоянство цели | |||
Улучшение процесса и личное усовершенствование рассматриваются как постоянный и непрерывный процесс обучения Знания постоянно используются и закладываются в новые продукты, услуги и процессы Создаются команды по улучшению, в которых представлены различные стили обучения Проблема кроется в людях, а не в процессах | Улучшения основываются на межфункциональном подходе и непрерывно фиксируются документально Благоприятная рабочая атмосфера существует там, где непрерывное самосовершенствование, улучшение процесса и обучение становятся образом жизни Основной принцип: делать все правильно с первого раза и каждый раз Каждый служащий отвечает за качество | |||