Накопительные ведомости надо вести. В не зависимости от величины объекта создайте таблицы в екселе и ведите следующие ведомости:
- Кабельный журнал (не путать с журналом прокладки кабелей);
- Журнал учета строительных длин кабеля;
- Людские ресурсы;
- Приход поставки подрядчика (если снабжение хуевое);
- Журнал регистрации рабочих чертежей;
- Архив погодных условий;
- Общие журналы работ по проектно или один сводный с указанием шифров проектов.
Таблицы все делайте в Екселе. Чтобы не вести несколько одинаковых, лучше ведите одну расширенную.
Сводный кабельный журнал – венец творения ПТОшника. Его нужно сделать до начала прокладки кабеля, а еще лучше до начала его получения. Если не будете его вести, никак не посчитаете, сколько какого и когда кабеля проложено за месяц, с начала строительства или даже по дням, и сколько осталось. Иногда я даже проставлял PIDы напротив каждой линии и получая кабель можно было без труда увидеть сколько его нужно, тот ли он, и, если нет, писать письма-согласования. И если принимать кабель по такому полному сводному кабельному журналу, сделанному по последним измам однолинейных схем и схем соединений, то в итоге на сдачу у вас вообще не будет проблем со списанием и возвратом кабеля поставки заказчика. Сделайте КЖ по первоначальным проектам (на которые сделали сметы). Потом, при выходе новых измов не удаляя старые данные (линии, марки и длины) добавляйте в соседней колонке измененные данные (марки или длины) или добавляйте новые линии, если их небыло вообще. Если какие то линии исключались, не удаляйте их, рядом в колонке указывайте «исключено». Напротив каждого такого изма делайте пометку по какому изму это делалось. Часто кабель ложится, а потом с выходом нового изма исключается или меняется на другой, меняются марки кабелей и длины и все это нужно для того чтобы в итоге было видно какой кабель куда ушел чтобы без проблем все списать и сделать исполнительную. Если при этом еще получать кабель с учетом данных из такого кабельного журнала, то ваще со списанием проблем не будет.
Без журнала учета строительных длин кабеля поставки заказчика вы не сможете провести качественно ВК, вовремя согласовать его, отчитываться сколько осталось его получить и есть ли конкретный кабель на площадке.
Таблица людских ресурсов необходима для выдачи пропусков, отчетности по людям, оформления нарядов-допусков, оформления разрешительной документации, всевозможных заявок (командировочные, питание, жилье), и даже для проверки полноты отражения работников в табелях и нарядов.
Если на объекте нет снабженца, то собирайте все накладные вашей поставки и заведите таблицу поставки подрядчика – просто продолжите ПТОшную табличку вправо проставляя цифры с датами прихода и номера накладных, так вы сможете наехать на снабжение в офисе об не поставке или недостаточной поставке (иначе хуй докажешь).
Рабочие чертежи лучше так же регистрировать в табличке журнала учета рабочих чертежей, так как проектов бывает очень много (до сотни) необходимо следить за их полнотой, наличием последних измов и сохранности. В такой табличке я отражаю так же даты утверждений генподрядчика, заказчика и экспертизы – нередко помогает в заполнении некоторых граф актов и исполнительных схем.
Погодку нужно вести, записывать сколько градусов, есть ли осадки и ветер, желательно трижды в день. Это делается для того, чтобы знать в какие дни определенные виды работ точно нельзя делать, например сварочные во время дождя на улице или прокладка кабеля при температурах ниже -15 градусов (если не греете кабель), нужно для ведения достоверной исполнительной особенно задним числом (если были перебои с отчетами мастеров), если конечно вы собираетесь делать такую. Записывайте так же все простои и по каким причинам они были, даже если касается ведения исполнительной (зимой часто отключают электричество) что может быть хоть какой то отмазкой, при этом в холодном вагончике даже уборкой хуй позанимаешься.
Все эти ведомости нужны для отчетности, сдачи ИД и подтверждения в некоторых случаях выполненных работ.
Как сформировать журнал учета выполненных работ в Excel?
Журнал учета выполненных работ
Как и на предприятии любой отрасли, в строительстве необходимо вести оперативный учет объемов произведенных работ и остатков незавершенного производства. Вместе с тем в строительстве существуют трудности учета выполнения работ нарастающим итогом. Они связаны с многообразием производимых видов работ и единиц их измерения.
Кроме того, строят объекты от нескольких месяцев до нескольких лет. При этом руководителям строительных организаций крайне важно знать, какой объем строительно-монтажных работ по объектам строительства выполнен на текущий момент и какой объем еще предстоит выполнить. Это нужно прежде всего для планирования работ, расчета потребности в денежных средствах на период до завершения строительства и определения источников финансирования.
Поэтому в строительных компаниях нужен оперативный накопительный учет строительно-монтажных работ, который в короткие сроки, точно и в полной мере будет отражать все произведенные на данный момент работы и остатки объемов СМР, необходимых для завершения строительства и разрезе работ и в целом по объекту.
Для ведения такого учета есть унифицированная форма — журнал учета выполненных работ по форме КС-6а.
Форма КС-6-а включена в альбом унифицированных форм первичной учетной документации, разработанный НИПИстатинформ Госкомстата России на основании Постановления Российской Федерации от 08.07.1997 № 835. Форма первичной учетной документации КС-6а утверждена Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100.
Использовать эту форму для учета выполненных строительно-монтажных работ не обязательно. Строительная организация может разработать собственный вариант формы накопительной ведомости выполнения СМР и расчета остатков работ с учетом специфики внутренних требований к данному документу. Надо только утвердить ее приказом руководителя строительной организации в рамках учетной политики предприятия.
Журнал учета выполненных работ составляются на основании результатов замеров выполненных работ и единых норм и расценок по каждому конструктивному элементу и виду работ либо в сметной программе по результатам сформированных в программе актов приемки выполненных работ.
Затраты по строкам «Накладные расходы», «Плановые накопления (Сметная прибыль)» отражаются на основе смет этих расходов за отчетный период в размерах, определяемых в соответствии с принятой в строительной организации методикой.
Журнал следует вести с момента начала строительства объекта до его завершения.
Журналы учета выполненных работ составляются на базе локальных сметных расчетов и актов приемки выполненных работ.
Журналы учета выполненных работ, как и локальные сметные расчеты, формируются:
1) по зданиям и сооружениям:
- на внутренние санитарно-технические работы;
- внутреннее электроосвещение, электросиловые установки;
- на монтаж технологического и другого оборудования, контрольно-измерительных приборов (КИП) и автоматики, слаботочных устройств (связь, сигнализация и т. п .);
2) по общеплощадочным работам:
- на вертикальную планировку;
- на устройство инженерных сетей, путей и дорог;
- на благоустройство территории, малые архитектурные формы и др.
В Журналах учета выполненных работ данные можно группировать в разделы по отдельным конструктивным элементам здания (сооружения) (см. табл. 1), видам работ и устройств в соответствии с технологической последовательностью работ и учетом специфических особенностей отдельных видов строительства.
Журналы учета выполненных работ составляются на следующие работы:
- земляные работы;
- фундаменты и стены подземной части;
- несущие стены;
- перекрытия;
- колонны;
- кладочные работы;
- перегородки;
- полы и основания;
- лестницы и площадки;
- отделочные работы;
- крыльца;
- отмостки и т. п.;
- окна и витражи;
- кровля;
- другие работы.
По специальным строительным работам: фундаменты под оборудование и т. п.
По внутренним санитарно-техническим работам и другим работам по устройству внутренних сетей:
- водопровод;
- канализация;
- отопление;
- вентиляция и кондиционирование воздуха, система дымоудаления и т. п.;
- слаботочные сети (сети связи, противопожарная сигнализация и т. п.).
Чтобы получить информацию, которая позволит контролировать процесс строительства, в каждом отдельно сформированном Журнале учета выполненных работ, независимо от выбранной предприятием формы его заполнения и метода ведения накопительной ведомости, должны быть следующие данные:
- № позиций, наименование конструктивных элементов и видов работ в полном соответствии с локальным сметным расчетом;
- обоснования расценок и цен с указанием справочника сметных нормативов или иного документа (договора, прайс-листа и т. д.);
- единицы измерения работ;
- расценки или договорные цены за единицу работ в рублях;
- всего количество работ (объем работ в натуральном выражении) по локальному сметному расчету или договору на все время строительства объекта (или объема работ по договору) в разрезе позиций локального сметного расчета;
- сметная (договорная) стоимость работ в рублях по позициям ЛСР исходя из расценок и объемов работ по локальному сметному расчету (проекту) или договору;
- количество выполненных работ за каждый месяц в натуральном выражении по позициям ЛСР;
- количество выполненных работ с начала строительства (с начала действия договора) в натуральном выражении по позициям ЛСР;
- стоимость выполненных работ с начала строительства (с начала исполнения договора) в рублях по каждой позиции ЛСР (Журнала учета выполненных работ);
- накладные расходы за каждый месяц и всего нарастающим итогом с начала строительства (с начала исполнения договора) по сметным нормативам или нормативам, установленным на предприятии;
- плановые накопления (сметная прибыль) за каждый месяц и всего нарастающим итогом с начала строительства (с начала исполнения договора) по сметным нормативам или нормам, принятым на предприятии;
- остаток работ к выполнению в натуральном и стоимостном выражении по позициям журнала;
- общие итоги по всем заполненным графам Журнала, кроме объемов (количества) работ в натуральном выражении.
По требованию руководителя строительной организации в журнале может быть отражена и другая дополнительная информация, например проценты выполнения к общему объему работ по смете и др.
Важно!
Если КС-6а является основой для заполнения КС-2 и КС-3 (в текущих ценах с учетом индексов инфляции), то в КС-6а должны быть отражены итоги выполнения и остатки строительно-монтажных работ в текущих ценах.
В программе «Гранд-Смета» при формировании итогов Журнала учета выполненных работ (КС-6а) индекс инфляции применяется в одном и том же размере к итогам объемов выполнения в каждом месяце и остаткам СМР в стоимостном выражении. В других целях можно формировать Журналы учета выполненных работ в базовых ценах без учета индексов инфляции. В дальнейшем их можно применять к общим итогам выполнения и остаткам строительно-монтажных работ по объекту в стоимостном выражении.
Фрагмент Журнала учета выполненных работ
Журнал учета выполненных работ в Microsoft Excel
В строительных организациях могут вести как канцелярский журнал учета выполненных работ, в который данные о фактическом выполнении и другая информация заносится вручную, так и в MS Excel.
В таблицу MS Excel сначала вручную вносится информация об общих объемах СМР, их стоимости и фактическом выполнении за период с начала строительства, а затем автоматически выводится остаток работ к выполнению в последующие периоды.
Локальных сметных расчетов и актов приемки выполненных работ может быть много, а ручная работа мало того что низкопроизводительна, но еще и чревата множеством ошибок, которые могут существенно исказить итоговые данные.
Чтобы исключить ошибки, Журнал учета выполненных работ при средних объемах строительства следует вести как минимум в Excel, при больших объемах строительства — в сметной программе, позволяющей формировать накопительные ведомости выполнения строительно-монтажных работ. Например, в программном комплексе «Гранд-Смета» предусмотрено формирование Журналов учета выполненных работ по форме КС-6а.
Если сметная программа не предусматривает формирование Журналов учета выполненных работ, упростить процесс внесения данных в Журнал можно с помощью средств Microsoft Excel. Если номера позиций, наименования конструктивных элементов и видов работ в ЛСР соответствуют данным актов приемки выполненных работ, можно применить функцию MS Excel ВПР.
Во многих строительных организациях и локальные сметные расчеты на строительные работы, и акты приемки выполненных работ при закрытии объемов за месяц выгружаются из сметных программ в таблицы Excel либо изначально формируются в них.
На основании актов приемки выполненных работ в формате Excel ОТиЗ начисляет заработную плату, бухгалтерия списывает материалы. На базе локальных сметных расчетов, экспортируемых в Excel из сметной программы или формируемых в таблицах Excel, составляется план строительно-монтажных работ. Этими же документами Excel можно воспользоваться как основой при ведении журналов учета выполненных работ в Excel.
Рассмотрим, как с помощью функции ВПР перенести данные из актов выполненных работ в локальный сметный расчет, создав таким образом журнал учета выполненных работ.
Л. И. Киюцен,
экономист планово-экономического отдела ООО «Корпорация Маяк»
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале
Технический надзор ― это планирование строительства и строгий контроль над его процессом. Ключевое слово в описании функции технического надзора ― это «контроль», будь то контроль над составлением технической документации, рациональной тратой денег и стройматериалов или соблюдением техники безопасности. Технадзор в строительстве ― это постоянный контроль качества проводимых работ до мельчайших деталей, до полного соответствия проекту и строительным нормам, ГОСТам и другим документам регламентирующим качество строительных работ на объекте должно нравиться Заказчику.
Услуги по осуществлению функций технического надзора:
Регистрация, подписка в ГАСК при получении "Разрешения на начало строительства".
Контроль качества работ (соблюдение требований ДСТУ,СНиП, государственных стандартов (ДБН), технологии производства работ).
Технадзор над соответствием выполняемых строительно-монтажных работ и применяемых материалов, изделий, конструкций и оборудования утвержденным проектным решениям.
Приемка выполненных работ с подписанием соответствующих актов (скрытых работ, испытаний, промежуточной приемки ответственных конструкций зданий и сооружений).
Технадзор и Фотофиксация: скрытых и других работ, текущего состояния объекта. Предоставление результатов, как в печатном, так и в электронном виде.
Фиксация выявленных при осмотре выполненных работ отклонений от рабочих чертежей, от технологии производства строительных работ, от действующих СНиП, ГОСТ, ДБН, в журнале производства работ, а также определение сроков устранения обнаруженных отклонений.
Проверка соответствия объемов фактически выполненных работ и предъявляемых к оплате.
Контроль соответствия объемов работ и сроков работ условиям договора и календарному графику строительства.
Ведение накопительной ведомости по выполняемым объемам работ.
Технадзор (комплектности) и правильности ведения исполнительной документации, в том числе оценку достоверности геодезических исполнительных схем выполненных конструкций с выборочным контролем точности положения элементов. Подготовка замечаний и контроль их устранения.
Проверка наличия у исполнителя работ документов о качестве на применяемые им материалы, изделия и оборудование.
Ведение входного контроля проектной документации. Подготовка замечаний и контроль их устранения.
Контроль исполнения предписаний органов государственного надзора и местного самоуправления.
Участие в совещаниях по строительству и проектированию объекта.
Участие в Приемочной комиссии.
Дополнительные услуги по работе с исполнительной документацией:
Предоставление бланков документов в печатном виде (актов скрытых работ, актов испытаний, актов на доп. работы, актов передачи объекта, дефектных ведомостей и т.д.). Индивидуальные акты для облегчения работы по оформлению (в акте уже будет вписано: наименование объекта, название организаций, Ф.И.О. лиц подписывающих акт и т.п.).
Проверка качества исполнительной документации (комплектность и правильность ее ведения).
Разработка требований по оформлению, составу, исполнительной документации.
Составление перечней необходимой исполнительной документации по видам работ.
Консультации по вопросам исполнительной документации (что записать в договор, порядок сдачи исполнительной документации, какое количество экз. необходимо, основание для подготовки и т.п.).
Контроль за ведением исполнительной документации во время всего периода строительства.
Ведение (получение от субподрядчиков, от Генподрядчика; проверка, комплектование по разделам в соответствующие папки с составлением реестров) исполнительной документации и подготовка для передачи Заказчику полного комплекта.
Помощь в восстановлении исполнительной документации (журналов работ, актов скрытых работ и т.д.).
Дополнительно:
Ввод объекта в эксплуатацию.
ЭКСПЕРТНАЯ ОЦЕНКА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ КОНСТРУКЦИЙ ОБЪЕКТА СТРОИТЕЛЬСТВА
Экспертная оценка технического состояния или Экспертиза ― это проверка состояния существующих строительных конструкций, отделочных покрытий, т.д. после их возведения. Экспертиза технадзора. То есть Заказчик не заключал договор на технический надзор, хочет узнать, что же получилось на самом деле не от строителей, а от независимых строительных экспертов. Обладая необходимыми знаниями, навыками, приборами, наши специалисты делают такие экспертизы. По результатам нашей работы мы всегда не просто указываем на недостатки, а даем рекомендации, как их правильно устранить. Составляется заключение и акт технического обследования объекта строительства. Так же данное заключение требуется при узаканивании самостроя., как один из документов требуемых ГАСКом при вводе объекта в эксплуатацию
Состав КДП, приведенный и описанный ниже, был разработан в течение многих лет практики, как результат постоянных усилий автора, дополненных участием и поддержкой его коллег. Главная задача, ставившаяся при разработке состава и структуры КДП, состояла в обеспечении при условии регулярного, своевременного и корректного его ведения запуска самоорганизующихся процедур в управлении проектом.
В связи с указанной выше задачей внимание руководства компании при формировании и функционировании КДП должно быть направлено на обеспечение его эффективной структуры. Вопросу регулярного, своевременного и корректного ведения КДП должно уделяться постоянное и пристальное внимание руководителя проекта.
Под упомянутыми выше самоорганизующимися процедурами здесь следует понимать:
- автоматический процесс формирования у сотрудников эффективных приемов и навыков по управлению проектом;
- автоматический процесс комплексного контроля и поддержания утвержденных показателей проекта в ходе его развития.
Практика со всей очевидностью свидетельствует о том, что существует самая тесная взаимосвязь между состоянием КДП (его составом и качеством ведения) и текущим состоянием соответствующего проекта. Хаос в ведении КДП является следствием хаоса в проекте, и наоборот, запущенность КДП, а тем более его отсутствие, рано или поздно трансформируется в запущенность и неуправляемость проекта.
Формирование и ведение КДП осуществляет руководитель проекта, привлекая по мере необходимости к данной работе специалистов компании и получая от них необходимую для ведения КДП документацию и информацию. Для ведения КДП используются электронные и бумажные носители информации. Руководитель проекта организует хранение на бумажных носителях всех документов, прошедших утверждение инвестиционным комитетом компании, - утверждаемой части КДП. Формирование КДП разумно осуществлять в течение 2-3 месяцев, начиная от даты назначения руководителя проекта на должность, то есть в течение его испытательного срока. Это прекрасная возможность для руководителя проекта продемонстрировать свои возможности, а для компании понять Who is who.
Естественно, что документы из состава КДП должны иметь статус «для служебного пользования». При этом разные подразделения и сотрудники компании должны обладать разным уровнем доступа к указанным документам. Система доступа к разделам КДП управляется руководителем проекта с участием службы безопасности и технической службы компании.
КДП, ведущийся должным образом, содержит практически полный объем информации по проекту за исключением массы мелких и средних технических деталей и документов, связанных с отдельными операциями при реализации проекта, и практически не влияющих на качество управления его развитием.
Кроме того КДП проекта отображает в сконцентрированном виде историю развития проекта, что предоставляет прекрасную возможность для осуществления аналитики, определяющей тенденции в развитии как рассматриваемого проекта, так и других проектов, развиваемых компанией. Выявление этих тенденций развития представляет большое значение с точки зрения предотвращения рисков и повышения эффективности проектов.
Информация содержится в КДП в структурированном виде, что в комплексе с его централизованным и систематическим ведением позволяет устранить хаос в проектном документообороте и тем самым:
- Резко (в разы или даже на порядки) увеличить скорость предоставления практически любого объема актуальной информации по проекту. Это становится возможным, так как информация хранится в КДП в формате, не требующем дополнительной ее подготовки, а нуждается только в форматировании, соответствующем текущей потребности.
Примечание
Между тем распространенная повсеместно практика демонстрирует типовой процесс мучительной подготовки информации по проектам в сроки от часов до дней. Конечно же, эти сроки могут быть сокращены по требованию руководства, но отсутствие у исполнителя достаточного времени для подготовки, естественным образом приводит к падению достоверности предоставляемой информации.
2. Максимально повысить качество и актуальность предоставляемой проектной информации.
3. Повысить информационную безопасность деятельности компании, так как повышение качества и актуальности проектной информации приводит к существенному снижению объемов внешних и внутренних информационных потоков.
4. Минимизировать трудозатраты руководителя проекта и его коллег, связанные с информационным обменом и документальным сопровождением проекта.
Таким образом, КДП является основой, фундаментом для развития проекта . Перечисленные позитивные последствия качественного ведения КДП делают задачу структурирования проектного документооборота одним из определяющих элементов в борьбе за повышение эффективности, как отдельного проекта, так и компании в целом. Очевидно, что качество ведения КДП – вторая по значимости задача (после поддержания эффективности проекта на требуемом уровне), которую призван решать руководитель проекта.
Пугающий объем КДП, описанный ниже, связан со значительными трудозатратами только при его формировании. Ведение же сформированного ранее КДП, при наличии известной методичности и пунктуальности, требует от руководителя проекта на порядки меньших затрат.
В состав КДП должны входить следующие разделы:
1. Паспорт проекта.
Паспорт проекта представляет собой альбом, содержащий сводные данные по проекту. Формируется на основании документации, утвержденной инвестиционным комитетом компании, а так же информации о текущем состоянии проекта. Информация, содержащаяся в паспорте проекта, позволяет любому заинтересованному и неподготовленному заранее сотруднику компании быстро вникнуть в суть проекта, а также понять его текущее состояние (в этом случае совместно с паспортом проекта будет полезно предоставление Общей схемы развития проекта), не погружаясь в излишние детали. Общее понимание проекта, формируемое на основе информации, содержащейся в паспорте проекта, может быть развернуто и дополнено до любой степени подробности посредством сведений, содержащихся в других разделах КДП. В состав паспорта проекта включаются следующие подразделы:
1) Описание проекта (концепция проекта).
В подразделе приводятся объемные и функциональные показатели проекта (общая площадь, площадь наземной и подземной части, количество машиномест, коммерческая площадь отдельно для квартир, торговых и офисных помещений, графическая информация, описывающая проект, и т.д.), а также описываются потребительские свойства коммерческих продуктов, которые будут получены вследствие развития проекта.
2) Права и активы проекта.
Подраздел содержит описание правоустановки и активов проекта, имевшихся на момент вхождения в проект, и сформированных в ходе его развития, а также ссылки (копии) на соответствующие документы;
3) Показатели эффективности проекта.
Подраздел содержит расчетные значения показателей эффективности проекта, утвержденные инвестиционным комитетом компании, начиная со значений, утвержденных при вхождении в проект. Значения показателей приводятся в табличной и графической форме и отражают все утвержденные их изменения. Необходимый и достаточный для большинства проектов набор показателей – общая прибыль, рентабельность, рентабельность на собственные средства, NPV, IRR, срок окупаемости проекта.
4) Показатели выручки и затрат проекта.
Подраздел содержит бюджетные лимиты статей/глав выручки и затрат, утвержденные инвестиционным комитетом компании, начиная со значений, утвержденных при вхождении в проект. Значения лимитов приводятся в табличной форме и отражают все их утвержденные изменения, последовательность которых позволяет отследить динамику изменения бюджета проекта. Показатели выручки и затрат проекта могут быть скомпонованы в едином разделе с показателями эффективности проекта;
5) Состав участников проекта.
Реестр юридических лиц, владеющих правами по проекту, а также участвующих в его развитии (в том числе все контрагенты и подрядчики) с указанием их актуальных реквизитов.
6) Состав команды проекта.
Подраздел содержит список специалистов непосредственно задействованных при развитии проекта с указанием их необходимых реквизитов - в зависимости от масштаба проекта, как минимум, руководитель проекта, строительный менеджер и курирующие специалисты профильных подразделений компании, как максимум, команда проекта плюс привлеченные специалисты.
Подразделы паспорта проекта «показатели эффективности проекта» и «показатели выручки и затрат проекта» обязательно обновляются по факту утверждения инвестиционным комитетом компании результатов актуализаций проекта, вне зависимости от того были ли эти актуализации плановыми или нет. Прочие подразделы паспорта проекта подлежат корректировке по мере возникновения необходимости.
Паспорт проекта используется исключительно внутри компании, являясь документом ДСП. Паспорт проекта может использоваться в качестве основы для разработки разного рода презентационной документации.
2. Общая схема развития проекта.
Общая схема развития проекта – это блок-схема, дающая представление об основных этапах и операциях развиваемого проекта и их связях между собой. Содержит не более 20-30 элементов, размещенных на листе формата А4. Общая схема развития проекта разрабатывается при вхождении в проект и корректируется в дальнейшем по мере необходимости, являясь основой для разработки сетевого графика проекта. На бумажном носителе хранится действующий экземпляр схемы, утвержденный инвестиционным комитетом компании.
При формировании и корректировке общей схемы развития проекта акцент делается на текущем этапе развития проекта. Например, если проект находится на предпроектном этапе, то с максимальной детализацией на схеме отражаются операции именно этого этапа. При этом операции этапа «Проектирование» разумно отображать укрупнено, а этап «Строительство» вообще может не детализироваться до отдельных операций.
3. Сетевой график проекта.
Сетевой график проекта представляет собой диаграмму с детализацией операций по реализации проекта, определенных во времени, с указанием всех взаимосвязей между ними. Максимально детализированы должны быть операции текущего этапа развития проекта. Сетевой график проекта является результатом уточнения и развития общей схемы развития проекта. На бумажном носителе хранится актуальный график, утвержденный инвестиционным комитетом компании.
Сетевой график проекта в отношении процесса строительства имеет укрупненную детализацию. Развертывание строительного процесса до отдельных операций производится в сетевом графике строительства, формирование которого осуществляет строительный менеджер в начале проектного этапа. Данные сетевого графика строительства используются для уточнения сетевого графика проекта.
4. Экономика/бюджет проекта.
Раздел содержит текущую версию экономики и бюджета проекта, утвержденную инвестиционным комитетом. С учетом тесной взаимосвязи экономики и бюджета проекта (бюджет проекта построен на основании финансовых потоков из экономики проекта посредством переформатирования), информация хранится в объединенном файле Exel. На отдельных бумажных носителях, утвержденных инвестиционным комитетом компании, хранятся сводные данные экономики и бюджетные потоки проекта с поквартальной разбивкой.
Данный раздел КДП является источником для формирования подразделов паспорта проекта «показатели эффективности проекта» и «показатели выручки и затрат проекта».
Примечание
Разделы КДП «Общая схема развития проекта», «Сетевой график проекта» и «Экономика/бюджет проекта» представляют собой утверждаемую часть КДП. Указанные разделы утверждаются инвестиционным комитетом компании и являются основой для создания и ведения прочих разделов входящих в КДП.
5. План актуализаций проекта.
Выявленные риски проекта имеют очень высокую корреляцию с тем, насколько хорошо компания понимает текущее состояние проекта, а также динамику и направленность изменений этого состояния. Чем меньше мы осознаем, где находимся при развитии проекта, тем больше неожиданностей и опасностей ожидают наш проект впереди. Повысить уровень осознания реального состояния проекта и, как следствие, минимизировать последствия рисков, выявляя их наличие заблаговременно, позволяет процесс актуализации, реализуемый на основе плана актуализаций проекта.
План актуализаций проекта формируется руководителем проекта самостоятельно в соответствии с нормативными требованиями, действующими в компании (набор операций, выполняемых при осуществлении актуализации, периодичность проводимых плановых актуализаций, условия, определяющие необходимость внеплановых актуализаций и т.д.). План актуализаций проекта ведется в табличной форме и содержит даты планируемых, и краткую информацию о проведенных ранее, в том числе внеплановых, актуализациях проекта. Информация о произведенных актуализациях содержит описание осуществленной процедуры, ее цели и состав учтенных изменений и корректировок, результаты – изменения стратегии проекта, его утвержденных показателей и бюджета, документации из состава КДП проекта.
6. Реестр договорных отношений проекта.
Реестр договорных отношений проекта представляет собой сводную таблицу, содержащую информацию о состоянии всех договоров, заключенных компанией в целях реализации проекта. В реестр заносится информация обо всех договорах, заключенных в рамках развития проекта, вне зависимости от того, предусматривают эти договоры наличие платежей или нет. Реестр договорных отношений является значимым элементом управленческого и производственного учета.
Большая часть учетных записей (до 90% и более) относится к стройке. По этой причине основным исполнителем по данному разделу КДП является СДО компании, который формирует и реестр по строительству, и общий реестр по проекту. Работу по ведению строительной части реестра контролирует строительный менеджер, предоставляя СДО всю необходимую информацию. Работу по ведению общего реестра контролирует руководитель проекта, предоставляя СДО всю необходимую информацию по договорам, не входящим в строительную часть проекта. Реестр имеет построчную разбивку по текущим договорам в привязке к статьям, подстатьям и главам (в отношении строительства) бюджета затрат. Рекомендуемый формат реестра приведен ниже.
10 картинка
Принципиальное достоинство предложенного выше формата реестра в том, что он позволяет оценить соотношение выполненных и оплаченных работ (столбцы с серой заливкой), то есть понять в полном объеме реальное состояние выполняемого договора. Актуальная версия реестра договорных отношений используется рядом подразделений компании, в том числе предоставляется в финансовое управление компании в целях использования в процессах учета и планирования.
7. Накопительные ведомости (общая накопительная ведомость).
Накопительная ведомость представляет собой таблицу, приведенную ниже, позволяющую определить процент выполнения объемов работ по договору. Ведется по всем договорам, предусматривающим поэтапное выполнение работ и последующее их закрытие актами. Накопительные ведомости, ведущиеся по отдельным договорам, сводятся в общую накопительную ведомость, отражающую состояние всех заключенных договоров, требующих ведения накопительных ведомостей.
Подавляющий объем операций, связанных с ведением накопительных ведомостей, относится к стройке. Накопительные ведомости являются одновременно элементом и производственного и управленческого учета. Поэтому непосредственными исполнителями являются, как сметный отдел (СО) строительного управления компании, так и СДО компании. СО осуществляет заполнение накопительных ведомостей по отдельным договорам. СДО компании, являясь участником управленческого учета компании, проверяет данные, подготовленные СО, и осуществляет формирование объединенных данных (общая накопительная ведомость). Переформатированные данные из общей накопительной ведомости вносятся в реестр договорных отношений проекта и ведомость затрат проекта, предоставляемые в дальнейшем в финансовое управление компании.
Ведение накопительных ведомостей по договорам, заключенным по прочим статьям затрат (кроме строительства), а также ведение общей накопительной ведомости осуществляет СДО компании. Данные по договорам, относящимся к прочим статьям затрат предоставляет СДО руководитель проекта. Общая накопительная ведомость ведется СДО параллельно с реестром договорных отношений и ведомостью затрат проекта.
Актуальная версия общей накопительной ведомости предоставляется в финансовое управление компании в целях использования в процессах учета и планирования.
Примечание
Разделы КДП «Реестр договорных отношений проекта», «Накопительные ведомости (общая накопительная ведомость)» являются принципиально значимыми, так как содержат базовую информацию для построения производственного и управленческого учета в отношении затратной части проектов.
8. Ведомость затрат (ведомость расходной части бюджета).
Отражает текущее состояние и движение затратного бюджета проекта или состояние этого бюджета в динамике (в отличие от утвержденного затратного бюджета, который соответственно можно назвать бюджетом в статике). Ведомость затрат позволяет оценить процент освоения бюджета.
Примечание
Процент освоения бюджета крайне важен с точки зрения возможности сопоставления его с расчетным процентом стоимости выполненных работ, принятых и закрытых актами. «Теория» при этом сопоставлении должна полностью совпадать с «практикой», что, заметим, встречается крайне редко. Обычно, процент освоения бюджета при развитии проектов опережает реальную стоимость выполненных работ!!! Означает этот факт только одно – выполненные работы оказались по каким-то причинам дороже, чем было предусмотрено утвержденным бюджетом. В подобной ситуации оставшихся лимитов бюджета обычно бывает недостаточно для завершения строительства. То есть, компания «не вписалась» в утвержденный бюджет и стройка обойдется заметно дороже, чем было запланировано. Счастлива компания, которая обнаружила этот «диссонанс» на ранней стадии развития проекта…
Ведомость представляет собой сводную таблицу, представленную ниже, имеющую стандартный формат с построчной разбивкой бюджетных затрат на статьи, подстатьи и главы (в отношении строительства).
Через ведомость затрат осуществляется взаимовлияние процессов планирования и учета. Основной исполнитель – СДО компании. Рекомендуется ведение отдельной ведомости затрат по статье «Строительство». Все остальные бюджетные статьи не требуют отдельного ведения и объединяются со статьей «Строительство» в ведомости затрат проекта.
При ведении ведомости затрат осуществляется тесное взаимодействие СДО с финансовым управлением компании. При этом финансовое управление контролирует состояние ведомости затрат с точки зрения соответствия лимитов статей и глав утвержденному бюджету, а СДО контролирует процесс адекватного отражения в ведомости затрат тех расходов, которые были понесены при реализации проекта.
Актуальная версия ведомости затрат, являясь необходимой основой для осуществления процессов бюджетирования, учета и планирования, предоставляется в финансовое управление компании.
Примечание
В отношении особенностей ведения разделов 6-8 КДП см. также материалы Главы «Система учета и планирования. Взаимодействие операций бюджетирования, планирования, управленческого учета и производственного учета при развитии проектов ».
9. Ведомость продаж (ведомость доходной части бюджета)
Аналогично ведомости затрат ведомость продаж отражает динамическое состояние выручки по проекту (в отличие от утвержденного бюджета продаж, который отражает статическое состояние бюджета). Ведомость представляет собой сводную таблицу с построчной разбивкой на виды коммерческих площадей с детализацией до объекта (квартира, нежилое помещение и т.д.). Приведенный ниже формат ведомости может быть изменен. Заполнение ведомости осуществляется руководителем проекта или исполнителем, назначаемым из состава коммерческого департамента компании, при условии контроля со стороны руководителя проекта. Актуальная версия ведомости предоставляется финансовому управлению компании и используется в процессах бюджетирования, учета и планирования.
10. Архив проекта.
Данный раздел КДП обязательно должен содержать все утвержденные инвестиционным комитетом, начиная от момента принятия решения о вхождении в проект, версии следующих документов: общая схема развития проекта, сетевой график проекта, экономика/бюджет проекта (утверждаемая часть КДП).
Данный раздел содержит полный реестр проектной, разрешительной и прочей документации, а также рекламной продукции, разработанной при развитии проекта. Разработанная рекламная продукция должна быть подробно описана и сопровождена фиксирующими фотографиями.
В разделе также хранятся на бумажном носителе все листы согласований и все соответствующие им копии согласованных и подписанных договоров и дополнительных соглашений к ним, заключенных при реализации проекта и включенных в реестр договорных отношений проекта. Указанный комплект договоров и дополнительных соглашений, как правило, хранится и ведется в СДО. Оригиналы листов согласований хранятся у руководителя проекта.
Данный раздел также содержит входящую и исходящую корреспонденцию, связанную с реализацией проекта.
Унифицированный бланк КС-6а – это один из основных документов, который создается для контроля за процессом стройки, как со стороны руководства подрядной организации, так и со стороны заказчика и контролирующих органов. Иными словами, КС-6а — специальный накопительный журнал, документ первичного учета, который оформляется после того, как заканчивается какой-либо вид строительно-монтажных работ на каком-либо отдельном участке строительного объекта. В нем последовательно отражаются этапы, условия и сроки выполнения тех или иных строительных работ.
Кто занимается заполнением формы КС-6а
Оформлением данного журнала занимается ответственное лицо со стороны подрядной организации, которая непосредственно занимается исполнением строительно-монтажных работ. Журнал должен начать заполняться с того самого момента, как только строители приступили к фактическому выполнению своих обязанностей.
На основании формы КС-6а в дальнейшем составляется Акт приемки выполненных работ и затрат ().
ФАЙЛЫ
Основные моменты заполнения бланка КС-6а
Для внесения сведений в журнал для каждого вида работ предварительно делаются специальные замеры, нормы и расценки. Сам журнал состоит из двух частей: титульной, куда включается информация о заказчике и исполнителе работ и таблицы, в которой и перечисляются все основные параметры по затраченным материалам, суммам и выполненным работам.
Форма КС-6а – заполнение титульной страницы
На первую страницу КС-6а вносятся данные об организациях, участвующих в строительстве объекта (заказчик, подрядчик). Здесь необходимо указать их полное наименование и контактные данные – адрес и телефон. Рядом, в соответствующие ячейки вписать коды ОКПО (содержатся они в государственных регистрационных документах)
Чуть ниже указывается название и местонахождение строительного объекта. Далее вписывается дата и номер договора подряда, который послужил основанием для производства строительных работ, а также номер документа и дата его заполнения. Затем следует вписать год, в течение которого заполнялся данный журнал, а также договорную стоимость производимых по договору подряда работ (цифрами, расшифровывать письменно сумму не нужно).
В последнюю очередь указывается ФИО и должность составителя журнала, ФИО и должность руководителя фирмы-застройщика и ставятся их подписи.
Заполнение таблицы
Вторая часть журнала касается основной информации по объекту строительства. Итак, начнем по порядку.
Следует отметить, что все значения из граф, содержащих денежные значения должны подсчитываться и фиксироваться в конечной строке «Итого», а если в каком-либо месяце по смете не было ни расходов, ни накладных, то цифры в графе «Итого» надо скопировать в графу «Всего». В том случае, если накладные и другие затраты имелись, их нужно прибавить к цифрам в «Итого» и вписать в графу «Всего» уже этот конечный итог.
Журнал учета по форме КС-6а должен быть прошнурован толстой нитью, пронумерован и скреплен подписью ответственного за его заполнение лица и печатью выдавшего его предприятия.
После того, как строительно-монтажные работы будут закончены, общий журнал надо передать заказчику на хранение. Второй вариант – отдать данный документ на хранение эксплуатационной компании, которая впоследствии несет ответственность за готовое сооружение.