Основное предназначение должностной инструкции менеджера по продажам — детальное определение основных обязанностей и квалификационных условий продавца, порядок подчинения сотрудника руководству, его права, ответственность, а также правила назначения и освобождения от занимаемой должности. Несмотря на то, что должностная инструкция не относится к стандартным, обязательным документам предприятия, ее наличие позволяет в случае возникновения каких-либо споров и разногласий выявить или отменить вину как сотрудника, так и работодателя, именно поэтому к ее составлению следует отнестись максимально серьезно и вдумчиво.
ФАЙЛЫ
Правила составления должностной инструкции
Законодательно закрепленного понятия «должностная инструкция» нет, поэтому не существует и ее унифицированного, строго установленного образца. Организации могут разрабатывать шаблон документа на свое усмотрение, а также менять его в зависимости от условий труда работника и прочих параметров.
Следует отметить, что в разных компаниях должностные обязанности менеджеров по продажам могут несколько отличаться, но основные положения всегда должны быть схожи.
Формулировки в должностной инструкции надо прописывать подробно и четко, без возможности двойного толкования. Если документ составляется на сотрудников одного подразделения, то во избежание дублирования одних и тех же функций при необходимости документ следует корректировать.
Главное правило – должностная инструкция всегда должна быть утверждена руководителем подразделения и директором предприятия, а также подписана самим работником.
Подпись менеджера по продажам будет свидетельствовать о том, что он согласен с возлагаемыми на него трудовыми обязанностями, предоставляемыми правами и понимает свою ответственность. Стандартная должностная инструкция состоит из четырех разделов:
- «Общие положения»,
- «Должностные обязанности»,
- «Права»,
- «Ответственность»,
Заполнение должностной инструкции менеджера по продажам
Сначала вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, на которую он составляется.
Далее справа необходимо оставить несколько строк для утверждения должностной инструкции руководителем организации. Здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи, с расшифровкой.
Основная часть инструкции
В первом разделе под названием «Общие положения» следует указать, к какой категории работников относится менеджер по продажам (рабочий, специалист, руководитель, технический персонал и т.д.), кому конкретно подчиняется (без указания фамилий), квалификация, которой он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы), требуемый стаж и опыт работы.
Далее вписывается лицо, которое будет замещать его в период отсутствия на рабочем месте (также без указания конкретных имен), а также основание для назначения или освобождения работника от должности (например, приказ или распоряжение директора предприятия).
Чуть ниже надо перечислить все документы и правила, с которыми менеджер по продажам в силу специфики работы должен быть ознакомлен:
- основы трудового законодательства,
- правила заключения сделок и договоров,
- порядок оформления документации,
- правила по охране труда и внутреннему распорядку и т.д.
Также здесь нужно обозначить конкретные документы и нормативные акты, на которые должна опираться данная категория специалистов в своей работе.
Второй раздел «Должностные обязанности» касается непосредственно функций, которые возлагаются на менеджера по продажам. В зависимости от предприятия и его рода деятельности, они могут быть различны, но описывать их надо всегда максимально полно и подробно, начиная от изучения рынка и заканчивая ведением отчетности и участием сотрудника во внутренних мероприятиях.
В разделе «Права» нужно подробно расписать права менеджера по продажам, то есть те полномочия, которые ему предоставляются для максимально эффективного исполнения своей работы. Здесь необходимо прописать возможность повышения профессионального уровня, взаимодействие с руководством предприятия и сотрудниками других отделов, а также ожидаемые от сотрудника инициативы.
Четвертый раздел «Ответственность» определяет те нарушения, за которые может последовать наказание со стороны руководства предприятия. Указывать их желательно подробно. При необходимости в эту часть документа можно внести конкретные санкции и взыскания, которые последуют за те или иные нарушения.
Напоследок должностную инструкцию необходимо согласовать с ответственным сотрудником . Здесь нужно вписать его должность, наименование организации, фамилию, имя, отчество, а также поставить подпись с расшифровкой.
Ниже следует указать данные о менеджере по продажам: его фамилию, имя, отчество (полностью), наименование организации, паспортные данные (серия, номер, где, когда и кем выдан), подпись и дату ознакомления с документом. В завершение должностную инструкцию следует передать для резолюции руководителю организации.
УТВЕРЖДАЮ:
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Менеджера по продажам
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность менеджера по продажам [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Менеджер по продажам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Менеджер по продажам относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя] Компании.
1.4. На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и стаж работы в сбытовых структурах не менее 1 года.
1.5. Менеджер по продажам отвечает за:
- организацию работы по обеспечению функционирования системы управления сбытом продукции Компании;
- сохранность информации (документов), содержащей конфиденциальные сведения (сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия);
- за соблюдение требований безопасности труда, правил пожарной безопасности в процессе работы.
1.6. В практической деятельности менеджер по продажам должен руководствоваться:
- установленным порядком работ (технологией организации сбыта);
- локальными актами предприятия по вопросам управления сбытом;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. Менеджер по продажам должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации продаж (в части, касающейся его непосредственной деятельности);
- порядок взаимодействия в процессе деятельности подразделения;
- технологии работ, выполняемых подразделением;
- основы деловой коммуникации;
- передовой (зарубежный и отечественный) опыт в области продаж по профилю своей работы;
- приемы и методы обработки корреспонденции;
- организацию делопроизводства;
- формы документов на прием и отправку продукции Компании и правила их оформления;
- установленную отчетность;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.8. В период временного отсутствия менеджера по продажам его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Должностные обязанности
Менеджер по продажам обязан выполнять следующие трудовые функции:
2.1. Знать технологию организации сбыта, планируемые и фактически достигнутые на текущий момент показатели продаж, приемы, средства и методы продаж, текущее и перспективное (прогнозируемое) состояние рынка сбыта, потребительские свойства продукции… (другое-указать конкретно).
2.2. Организовать работу по сбыту продукции Компании в соответствии с планом продаж или технологией организации сбыта и обеспечивать выполнение установленных показателей по продажам.
2.3. Ежемесячно не позднее определенной даты представлять начальнику отдела проект плана продаж на предстоящий месяц, до начала планируемого периода распределять и доводить задание по продажам до сведения подчиненных.
2.4. Осуществлять действенный контроль за расходом всех видов имеющихся в распоряжении ресурсов, их достоверный и своевременный учет, регулярно отражать результаты контроля в рабочей документации.
2.5. Осуществлять выбор и эффективное применение оптимальных приемов, средств и методов продаж.
2.6. Систематически анализировать состояние рынка сбыта (по своему и смежным направлениям), по результатам анализа представлять начальнику отдела предложения, направленные на оптимизацию работы по сбыту.
2.7. Руководить договорной работой.
2.8. Ежемесячно не позднее определенной даты представлять начальнику отдела отчет о проделанной работе по установленной форме и давать необходимые пояснения к отчетным показателям.
2.9. Устанавливать, поддерживать, укреплять и развивать всеми доступными способами взаимовыгодные деловые контакты с партнерами.
2.10. Руководить подготовкой переговоров, лично участвовать в переговорном процессе с наиболее важными категориями партнеров.
2.11. Осуществлять консультации партнеров по всем вопросам, связанным с потребительскими свойствами предлагаемой продукции, условиями договора продажи.
2.12. Осуществлять систематический контроль своевременности поставок и платежей.
2.13. Своевременно и качественно вести бухгалтерскую и иную документацию по продажам.
2.14. Обеспечивать поддержание клиентской базы в актуальном состоянии.
2.15. Руководить подготовкой промоушн-мероприятий (по своему направлению).
2.16. Поддерживать взаимодействие с коллегами по отделу в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.
2.17. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.
2.18. Своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику подразделения отчетную и иную служебную документацию (помимо указанной в п. 2.8 настоящей инструкции).
В случае служебной необходимости менеджер по продажам может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном законодательством.
3. Права
Менеджер по продажам имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности менеджера.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию менеджера.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Менеджер по продажам несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы менеджера по продажам осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы менеджера по продажам является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы менеджера по продажам определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью менеджер по продажам обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ
1. Общие положения
1.1. Менеджер по продажам относится к категории специалистов.
1.2. Менеджер по продажам принимается и освобождается от должности приказом по представлению руководителя отдела продаж.
1.3. Менеджер по продажам непосредственно подчиняется руководителю отдела продаж.
1.4. На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование по специальности «менеджмент» или высшее или среднее профессиональное образование другого профиля и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента. Кандидат на должность менеджера по продажам должен иметь стаж работы на аналогичных должностях не менее года.
1.5. Менеджер по продажам должен знать:
— федеральные законы и подзаконные акты, регламентирующие ведение предпринимательской и коммерческой деятельности, в том числе законодательство субъектов Российской Федерации, муниципальных образований;
— основы ценообразования и маркетинга;
— основы рыночной экономики, конъюнктуру рынка, особенности и специфику рынка соответствующего региона;
— основы предпринимательства и ведения бизнеса, правила и принципы продаж;
— основы налогообложения;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение реализуемой продукции;
— условия хранения и транспортировки продукции;
— психологию, этику делового общения, правила установления деловых контактов и ведения телефонных переговоров;
— порядок разработки бизнес-планов, коммерческих соглашений, договоров;
— структуру коммерческой службы и отдела продаж организации;
— нормативные и правовые акты в области и ;
— правила работы с компьютером и эксплуатации офисной техники;
— устав организации;
— правила внутреннего трудового распорядка организации;
— приказы и распоряжения директора и руководителя отдела продаж;
— должностную инструкцию менеджера по продажам.
1.6. Режим работы Менеджера по продажам определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка в организации.
2. Должностные обязанности
2.1. Организация и ведение продаж:
— поиск потенциальных клиентов;
— работа с впервые обратившимися клиентами, с последующей передачей их ведущему менеджеру
по продажам в зависимости от территориальной принадлежности клиента;
— ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах организации;
— оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения
соответствующего ведущего менеджера по продажам и начальника отдела продаж;
— выяснение потребностей клиентов в продукции, реализуемой организацией, согласование заказа
с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента на складе организации;
— мотивация клиентов в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта.
2.2. Планирование и аналитическая работа:
— составление ежемесячного плана продаж;
— анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов организации;
— предоставление отчетов ведущему менеджеру по продажам и начальнику отдела продаж по итогам работы.
2.3. Обеспечение продаж:
— прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов организации, закрепленных за менеджером по продажам, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами по продажам при нахождении их вне офиса;
— информирование клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулированию спроса, времени прихода продукции на склад;
— окончательное согласование с клиентом условий, касающихся цен, дат отгрузки и способов доставки продукции;
— передача в отдел логистики заявок на доставку продукции клиентам;
— участие в разработке и реализации проектов, связанных с деятельностью отдела продаж;
— взаимодействие с другими подразделениями организации с целью выполнения возложенных задач;
— участие в рабочих совещаниях;
— ведение рабочей и отчетной документации;
— поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной базе клиентов организации.
2.4. Контроль:
— отгрузок продукции клиентам;
— финансовой дисциплины клиента на основе документов, получаемых от отдела учета в торговле.
3. Права
3.1. Менеджер по продажам имеет право:
— ставить вопрос перед руководством о повышении размера заработной платы, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда сотрудников организации;
— вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию своей работы,
улучшению условий труда;
— запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и сотрудников
отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;
— требовать от руководителя отдела продаж оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав;
— требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
4.1. Менеджер по продажам несет ответственность за:
— неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией менеджера по продажам, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;
— совершение в процессе своей деятельности правонарушений — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;
— причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации организации — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
Утверждаю................................................
…………………………………………….
(наименование организации)
…………………………………………….
(должность)
………...….……………………………...
(ф.и.о.)
«…..» …………………. 20….. г.
Должностная инструкция
менеджера по продажам
………………………………………………………………………………..
(наименование, предприятия, организации)
1. Общие положения
1.1. Менеджер по продажам принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия.
1.2. На должность менеджера по продажам назначается лицо с ………..……………….
……………………………………………………………………………..……… образованием.
(образование, специальность)
1.3. Опыт работы на аналогичных должностях не менее ………….. лет.
1.4. Менеджер по продажам непосредственно подчиняется ….…………………..……….
1.5. Менеджер по продажам должен свободно владеть …......….……….......…………… языком.
(английским, немецким и т.п.)
1.6. В своей деятельности менеджер по продажам руководствуется:
- нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
- методическими материалами, касающимися деятельности предприятия;
- уставом предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями коммерческого директора и начальника отдела оптовых продаж;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. Менеджер по продажам должен знать:
- федеральные законы и нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление предпринимательской и коммерческой деятельности, в том числе законодательство и правовую базу субъектов РФ, муниципальных образований, пр.;
- конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга;
- передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;
- психологию и принципы продаж;
- структуру управления предприятием;
- ассортимент, классификацию, характеристику и назначение продукции предприятия;
- условия хранения и транспортировки реализуемой предприятием продукции;
- методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники, действующие формы учета и отчетности;
- этику делового общения;
- правила установления деловых контактов и ведения телефонных переговоров;
- теорию и практику работы с персоналом и методы оценки деловых качеств работников;
- структуру коммерческой службы и отдела оптовых продаж;
- правила внутреннего трудового распорядка.
2. Должностные обязанности
Менеджер по продажам осуществляет:
- представительство интересов предприятия во взаимоотношениях с клиентами;
- поиск потенциальных клиентов;
- первичную работу с впервые обратившимися клиентами, с последующей передачей клиента соответствующему территориальному менеджеру по продажам;
- ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах предприятия;
- оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения соответствующего ведущего менеджера по продажам и начальника отдела оптовых продаж;
- анализ потребностей клиентов в продукции, реализуемой предприятием;
- мотивацию клиентов на работу с предприятием;
- ежемесячный план продаж;
- анализ статистических данных продаж и отгрузок продукции предприятия;
- предоставление отчетов по итогам в работы;
- прием, обработку и оформление заказов клиентов;
- информационную поддержку клиентов;
- информирование клиентов об изменениях ассортимента и цены на продукцию предприятия;
- информирование клиентов об акциях по стимулирования спроса;
- информирование клиентов о графике поступления готовой продукции на склад;
- согласование с клиентом условий, цен, графика и способ доставки продукции;
- передачу заявок на доставку продукцию клиентам в отдел логистики;
- взаимодействие с подразделениями предприятия по выполнению текущих задач;
- участие в рабочих совещаниях;
- ведение рабочей и отчетной документации;
- ведение и поддержание в актуальном состоянии базы данных о клиентах;
- контроль отгрузок продукции и финансовой дисциплины клиента.
3. Права
Менеджер по продажам имеет право:
- требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
- требовать от руководителя отдела оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;
- вносить предложения по совершенствованию работы предприятия, в пределах своих должностных обязанностей;
- запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и сотрудников отчеты и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4. Ответственность
Менеджер по продажам несет ответственность:
- за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами;
- за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;
- за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;
- за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5. Условия работы
5.1. Режим работы Менеджера по продажам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью Менеджер по продажам может направляться в служебные командировки.
6. Прочее
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.
Согласовано:
Начальник юридического отдела
……………….…………… / ……….… «…...» ………………………20 …. г./> (ф.и.о. / подпись)
с должностной инструкцией ознакомлен
……………….…………… / ……….… «…...» ………………………20 …. г./> (ф.и.о. / подпись)