Этические стандарты оформления рабочего места сотрудника. Основные нормы и правила делового этикета офисного работника и государственного служащего Этические стандарты оформления рабочего места сотрудника

Вы находитесь: Рефераты - Соци ология - Внешний вид делового человека

ушать вас на переговорах, будут рассматривать ваши достоинства. Кроме

того, у них может сложиться впечатление, что вы в первую очередь

предлагаете убедиться в красоте вашей фигуры, а не в деловых качествах.

Прическа, макияж, бижутерия должны органично дополнять деловой костюм.

Прическа должна быть строгой, но вместе с тем элегантной. Украшений должно

быть как можно меньше, но в то же время нельзя от них отказаться вообще.

Носить лучше дорогие украшения. Косметика должна быть заметной лишь на

профилактической, чем декоративной. Духи следует использовать в таком

количестве, чтобы их запах был едва уловим. И, конечно, это должны быть

хорошие духи.

Но самое главное - это ваша индивидуальность. Дело не в том, как вы

одеваетесь, а как вы себя ощущаете. Если вы улыбаетесь и внимательно

слушаете собеседника, не перебарщиваете с маленькими женскими хитростями

типа «игры глаз» или «случайно» обнаженного колена, - успех вам обеспечен.

Впрочем, и женские хитрости порой не помешают. Но все в меру.

3. Одежда для приема

На все приемы, начинающиеся до 20.00, мужчинам можно надевать костюм

любого неяркого цвета, если только эти приемы не устраиваются по случаю

национального праздника, в честь главы государства или министра. На приемы,

темного цвета.

Пиджак должен быть, как правило, застегнут на все пуговицы, кроме

нижней, которая не застегивается никогда. В застегнутом пиджаке ходят к

знакомым, в ресторан, в кабинет на совещание, в зрительный зал театра,

сидят в президиуме или выступают с докладом. Расстегнуть пуговицы можно во

время завтрака, ужина, обеда или сидя в кресле.

рубашку с крахмальным или мягким воротником и с галстуком любого, но не

яркого или черного цвета. Черный галстук надевается только в знак траура

или, если это положено, к форменной одежде.

темно-коричневого или черного цвета. Светло-коричневые или коричневые

ботинки совершенно не подходят к черному костюму, черные же ботинки

подходят к коричневому костюму. В летнее время к светлому костюму можно

надевать сандалеты или сандалии, ботинки на толстой подошве, спортивную

обувь. Лакированные ботинки надеваются только к смокингу.

Цвет мужских носков должен быть темнее цвета костюма, что создает

переход от цвета костюма к цвету обуви. Темно-синий, темно-серый, черный -

наиболее подходящие цвета для носков. Носки в полоску или клетку не

подходят к вечернему костюму.

Женщинам на приемах и деловых встречах следует придерживаться строгих

линий и неярких тонов. Если прием начинается до 20.00, за столом не

снимается, а вот хозяйка приема шляпы не надевает.

На приемах по случаю национального праздника приняты более нарядные

платья и платья-костюмы нормальной длины. На приемы и обеды после 20.00

надеваются вечерние платья - более нарядные и открытые, с рукавами или без

них, длина - по моде. Шляпа к вечернему платью не надевается.

Туфли на приемы надеваются кожаные или замшевые, на любом удобном

каблуке, на вечерние приемы - вечерние туфли.

Перчатки: чем короче рукав вечернего платья, тем длиннее перчатки.

Сумочка: на дневные приемы - кожаная, на вечерние - небольшая из парчи

или замши.

Цвет и плотность материала должны соответствовать сезону, а также

поводу, по которому устраивается прием. Летом используются более тонкие и

светлые материалы, зимой более темные и плотные.

4. Поведение на приеме

Если мужчина сидит закинув нога на ногу, беседуя со своим деловым

партнером, он должен следить за своими брюками, так как недопустимо, чтобы

выше носка была видна голая нога. Не принято раскачивать ногой, обнимать

колени руками. Неприлично сидеть на самом краю стула, кресла, дивана.

Женщина, садясь, не поднимает платье или пальто. Она может положить

нога на ногу, сидя на стуле, но не должна позволять себе этого, сидя в

низком кресле или на диване. В таком случае ноги следует держать в одну

сторону. При этом можно одну ступню заложить за другую.

Обязательно следует проконтролировать свои действия. При покашливании

надо повернуть голову в сторону и прикрыть рот рукой, при резком кашле

обязательно приложить ко рту платок. Сморкаться нужно тихонько, слегка

дунув в платок. Не следует шмыгать носом. Потребность чихнуть надо по

возможности подавлять, слегка сжав переносицу с двух сторон или поднося в

момент чихания к носу платок.

Таким образом, подбор костюма, цветовая эстетика всей одежды (рубашки,

галстука, туфель, носового платка), умение «сидеть» в костюме - все это

требует от бизнесмена самого серьезного отношения, даже такая мелочь, как

пользоваться одеколоном и духами.

5. Выводы:

Необходимо помнить, что в деловых отношениях мелочей нет. Одежда,

поведение предпринимателя, менеджера - это его визитная карточка.

Совсем необязательно надевать сверхмодный костюм. Важно, чтобы костюм

был в приличном состоянии, не висел мешком, а брюки не должны напоминать

засаленную старую гармошку. Костюм должен быть к месть и ко времени. Если

переговоры с партнерами назначены на дневное время, подойдет светлый

костюм. Брюки и пиджак могут быть различных цветов. Но если переговоры идут

вечером, костюм должен быть темным, рубашка - обязательно свежей, глаженой,

галстук - не кричащим, ботинки - вычищенными. Элегантность делового

человека определяют рубашка, галстук и ботинки, а не количество костюмов,

которые он привез с собой.

Женщинам следует на приемах и деловых встречах придерживаться строгих

линий и неярких тонов. Прическа, макияж, бижутерия должны органично

дополнять деловой костюм. На приемы и обеды после 20.00 надеваются вечерние

платья - более нарядные и открытые. Но самое главное - это ваша

индивидуальность.

Для поездки за границу достаточно иметь три комплекта одежды: темный и

светлый костюмы, приличную куртку и свитер для прогулок. Если маршрут

поездки проходит через страны Востока, то женщинам не следует надевать

брюки, они не должны появляться на улице, в общественных местах без чулок

или колготок (особенно в странах, исповедующих ислам), а мужчины в ярких

галстуках.

Список используемой литературы:

1. Кузин Ф.А. «Делайте бизнес красиво». Москва. 1995г. Издательство «Инфра-

М».

2. Под редакцией Лавриненко В.Н. «Социальные истоки психологии и этики

Делового общения». Москва. 1995г. Издательство «Культура и спорт».

-----------------------

Сегодня модно работать много. Для большинства офис стал даже не вторым, а первым домом. Практически вся жизнь проходит на рабочем месте.

За рубежом давно поняли: офис -- один из основных инструментов ведения бизнеса. Это значит, что, если у ваших сотрудников неудобные рабочие места, производительность труда будет падать. А если ваш офис имеет непрезентабельный вид, вы не сможете произвести благоприятное впечатление на клиентов и партнеров.

В России только-только начали приходить к осознанию этой стороны дела.

Подобно тому, как ваша речь и внешний вид должны соответствовать представлениям об образе перспективного служащего, так и интерьер рабочего помещения относится к области делового этикета. Практически любой служебный интерьер отражает имидж компании.

В рабочих помещениях необходимо соблюдать элементарный порядок. Беспорядок делает труд малоэффективным, портит мнение о компании. Он совершенно недопустим в служебном кабинете, поскольку одно из правил делового этикета гласит: бизнесмен должен выглядеть как человек, который контролирует ситуацию. Семенов А. К., Маслова Е. Л. Этика менеджмента. Учебное пособие. -- 2-е изд. -- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2007

Для создания впечатления преуспевающего служащего следует выполнять правила:

1. Воспринимайте ваш офис как свой дом независимо от его размеров и продумайте все мелочи с точки зрения хорошего тона, так, как вы обдумывали бы обстановку и убранство собственного жилища.

2. В офисе всегда должно быть чисто и приятно.

Если вам для работы обязательно нужны горы бумаг, устройте аккуратную, прибранную приемную для посетителей, а текущую работу делайте в другой комнате. Если же кабинет у вас слишком маленький или вам выделен лишь стол в небольшом помещении, заведите себе выдвижной "мусорный" ящик, куда будете прятать все бумаги, как только к вам кто-нибудь придет.

4. Постарайтесь не обедать за рабочим столом. Если нет другого выхода, убедитесь, что поблизости нет никого из клиентов или посетителей, которые могли бы это видеть, а после еды непременно все уберите.

5. Попробуйте поглядеть на свое рабочее место глазами постороннего человека

В солидных фирмах руководство всегда думает о том, насколько комфортно сотрудникам в помещении фирмы.

Если предполагается, что в ваш офис одновременно могут приходить много незнакомых друг с другом клиентов или покупателей, которым в ожидании предстоит провести вместе в одном помещении от нескольких минут до часа, не рекомендуется ставить диваны. В этом случае более подойдут кресла для посетителей. Диваны создают определенную проблему: на них незнакомые люди вынуждены сидеть слишком близко, может быть, даже вплотную друг к другу, а это стесняет людей. В такой ситуации лучше подойдут кресла, расставленные буквой "Г". Рядом с креслами для посетителей рекомендуется разложить на выбор множество журналов, которые можно полистать. Там же можно поставить телефон.

Состояние служебного помещения и рабочего места сотрудника влияет на эффективность его работы. Это доказано деловой практикой.

Организация рабочих мест в служебных помещениях бывает двух видов –

зальная и кабинетная.

Зальная структура допускает размещение практически неограниченного числа рабочих мест в одном зале. Между столами или группами столов ставят легкие перегородки; обычно они не доходят до потолка и лишь визуально создают некоторую иллюзию изолированности; сотрудникам приходится работать в условиях «речевого коктейля».

Зальная система организации труда экономически более выгодна, чем кабинетная. Кроме того, она позволяет менеджеру осуществлять визуальный контроль за подчиненными Но, для тех, кто работает в большом зале, условия труда более тяжелые, чем при кабинетной структуре служебных помещений. Большое количество людей и оборудования, сосредоточенное в одном помещении, хотя и достаточно просторном создает неудобства для работающих. Не все могут справляться с работой в таких усло-виях, это надо иметь в виду как тем, кто нанимается на работу, так и менеджерам и сотрудникам службы управления персоналом, осуществляющим наем.

Часто в служебном помещении ставятся вместе по несколько столов (четыре или шесть). Поверхность каждого стола является индивидуальным сектором ра-боты. Специфическая расстановка столов, впритык друг к другу, позволяет экономить место и дает возможность менеджеру видеть, чем занимаются подчинен-ные. В таких условиях легче обсуждать возникающие вопросы, принимать совместные решения, так как, обычно каждая группа сотрудников занимается сходными или близкими по содержанию проблемами.

Однако, зальная организация рабочих мест в целом, как и совместное размещение столов, допустимы, если условия работы не предполагают потока посетителей к каждому из сотрудников. Трудно вообразить себе посетителей (клиентов – потенциальных или реальных), бродящих в лабиринтах рабочих мест сотрудников.

Таким образом, эфективность зальной организации рабочих мест заключается в экономичности (попросту, дешевизне) и возможности постоянного контроля за сотрудниками в зале.

Кабинетная система может быть представлена помещениями двух видов.

Первый вид – в помещении, состоящем из одной комнаты, размещаются столы сотрудников (не более 5-8 столов.) В таких условиях каждому из сотрудников удобно работать с посетителями. Однако, чтобы проконтролировать работу подчиненных, менеджеру надо пройти по ряду таких комнат, выясняя, чем заняты его подчиненные. Это приводит к психологическому дискомфорту как для менеджера, так и для подчиненных, чьи рабочие места размещены по кабинетной системе.

Второй вид кабинетной системы – помещение для одного лица (руководителя). Стандартный кабинет руководителя предполагает наличие трех зон – рабочей, совещательной и зоны неформального общения. В рабочей зоне находится стол руководителя. Рабочий стол может быть дополнен различными техническими средствами – компьютером, факсом и т.п. Техническое оборудование не обязательный атрибут рабочей зоны, чем выше ранг руководителя, тем маловероятнее наличие техники в рабочей зоне его кабинета. Для работы с техникой есть секретариат. В совещательной зоне находится достаточно большой стол, так как часто совещания проводятся прямо в кабинете, а не в отдельной совещательной комнате. На столе обычно лежит стопка листов бумаги для участников совещания, лежат ручки или карандаши, чтобы можно было сделать запись. Иногда на столе для совещаний находятся схема структуры организации, календари и другая информация. Во время совещания (через 5-10 минут после начала) может быть подан кофе. Он подается секретарем (это входит в его обязанности) каждому из участников совещания. Заметим, что к кофе не принято подавать выпечку.

Зона неформального общения – это несколько кресел, журнальный столик с пепельницей (если руководитель позволяет курить в своем кабинете), иногда, здесь же бар. Мебель и площадь зоны неформального общения зависят от должностного уровня руководителя и масштаба его деятельности.

В современном деловом мире принято стены служебных помещений разного назначения красить или оклеивать обоями светлых нейтральных тонов.

Пол в служебном помещении все чаще стали делать из плитки (в коридорах, холлах). Паркет – дорогостоящее покрытие, паркетный пол – для кабинетов руководителей и парадных служебных помещений, в остальных случаях делают стандартное напольное покрытие с меньшим или большим ворсом или, что уже встречается значительно реже, линолеум.

Вполне уместны украшения в служебных помещениях, однако их допустимый перечень ограничен – это эстампы, картины, гравюры. Содержание вышеперечисленных предметов изобразительного искусства не должно носить агрессивный или провоцирующий уныние характер. Чаще всего это пейзажи, натюрморты, излучающие спокойствие, уравновешенность.

Украшением стен служебного помещения и одновременно официальным «аксессуаром» имиджа организации может служить лицензия, диплом или другой документ, свидетельствующий о высоком уровне исполнения служебных обязанностей или о реализации направлений деятельности.

Прекрасным украшением служебных помещений всех типов могут быть цветы. Они не только украшают, но и создают неформальную атмосферу, смягчают психологическую напряженность. Но не любое растение уместно в служебном помещении. Предпочтительны крупнолиственные цветы, хорошо выглядят также небольшие вечнозеленые деревья в кадках (деревянных или керамических), стоящих на полу. Принято использовать как украшение небольшие скульптуры (обычно в кабинетах руководителей высокого уровня).

Следует также отметить, что неуместно украшать служебное помещение или отдельное рабочее место различными картинками или открытками, присланными «любимой подругой» (другом) и наклеенными на стену.

Недопустимы на рабочем месте предметы личного характера – фотографии членов семьи (хотя бы и в рамках), всякие умилительные фигурки и тому подобные мелкие вещи. Следует помнить, что украшения в служебном помещении не должны быть в избытке, их небольшое количество призвано оттенять строгость и официальность обстановки. Отдельный кабинет не следует превращать в будуар, завешивая стены сплошь картинами, устанавливая повсюду аквариумы и даже мини-фонтаны.

В настоящее время в мировой практике принято оборудовать рабочие помещения организации стандартной мебелью, выпускаемой сериями, комплектами на разные вкусы, большей или меньшей стоимости. Частные компании иногда для служебных кабинетов высшего руководства устанавливают дорогую мебель изготовленную индивидуально, чтобы подчеркнуть должностной ранг хозяина кабинета.

Правильная организация труда повышает уровень этичности в организации, так как способствует уменьшению числа конфликтов, снятию психологической напряженности при служебных контактах в процессе совещаний, совместных решений различных вопросов и просто в процессе выполнения служебных обязанностей при повседневной, рутинной работе.

Состояние служебного помещения и рабочего места сотрудника влияет на эффективность его работы.

Рассмотрим сначала требования к служебному помещению.

Организация рабочих мест в служебных помещениях бывает двух видов:

зальная;
кабинетная.

Зальная структура допускает размещение практически неограниченного числа рабочих мест в одном зале. Между столами или группами столов ставят легкие перегородки; обычно они не доходят до потолка и лишь визуально создают некоторую иллюзию изолированности; сотрудникам приходится работать в условиях “речевого коктейля”.

Зальная система организации труда экономически более выгодна, чем кабинетная. Кроме того, она позволяет менеджеру осуществлять визуальный контроль за подчиненными. Однако для тех, кто работает в большом зале, условия труда более тяжелые, чем при кабинетной структуре служебных помещений. Большое количество людей и оборудования, сосредоточенное в одном помещении, хотя и достаточно просторном, без сомнения создает вполне ощутимые неудобства для работающих при зальной организации труда. Не все могут справляться с работой в таких условиях, это надо иметь в виду как тем, кто нанимается на работу, так и менеджерам и сотрудникам службы управления персоналом, осуществляющим наем.

Еще один способ организации труда в служебном помещении: несколько столов ставятся вместе - четыре или шесть. Поверхность каждого стола является индивидуальным сектором работы, однако специфическая расстановка столов - впритык друг к другу, - во-первых, позволяет экономить место и, во-вторых, дает возможность менеджеру видеть, чем занимаются подчиненные, а также, консультируя одного из них, давать одновременно пояснения и другим; сотрудникам, сидящим за такой группой столов, легче обсуждать возникающие вопросы, принимать совместные решения. Иногда в помещении с большой площадью (зале) столы ставятся такими группами. Каждая группа сотрудников занимается сходными или близкими по содержанию проблемами.

Однако зальная организация рабочих мест, как и совместное размещение столов, допустимы, если условия работы не предполагают потока посетителей к каждому из сотрудников. Трудно вообразить себе посетителей (клиентов - потенциальных или реальных), бродящих в лабиринтах рабочих мест сотрудников.

Но два главных критерия оценки эффективности организации рабочих мест - экономичность (попросту дешевизна) и возможность постоянного контроля за сотрудниками в зале - перевешивают.

Кабинетная система может быть представлена помещениями двух видов.

Первый - в помещении, состоящем из одной комнаты, размещаются столы сотрудников, однако, поскольку площадь комнаты не превышает 25-40 кв.метров, там ставится не более 5-8 столов. В таких условиях каждому из сотрудников удобно работать с посетителями. Однако, чтобы проконтролировать работу подчиненных, менеджеру надо пройти по ряду таких комнат, выясняя, чем заняты его подчиненные. Это приводит к психологическому дискомфорту как для менеджера, так и для подчиненных, чьи рабочие места размещены по кабинетной системе.

Второй вид кабинетной системы - помещение для одного лица - менеджера.

Стандартный кабинет менеджера предполагает наличие трех зон - рабочей, совещательной и зоны неформального общения.

В рабочей зоне находится стол менеджера; рабочий стол может быть дополнен различными техническими средствами - компьютером, факсом и т.п. Однако техническое оборудование не обязательный атрибут рабочей зоны - чем выше ранг менеджера, тем маловероятнее наличие техники в рабочей зоне его кабинета - для работы с техникой есть секретариат. В совещательной зоне находится достаточно большой стол, так как часто совещания проводятся прямо в кабинете менеджера, а не в отдельной совещательной комнате. На столе обычно лежит стопка листов бумаги - для участников совещания, лежат ручки или карандаши - чтобы можно было сделать запись. Иногда на столе для совещаний находятся схема структуры организации, календари, транспортная схема и тому подобные информационные материалы. Во время совещания (через 5-10 минут после начала) может быть подан кофе - он не сервируется отдельно, а подается секретарем (это входит в его обязанности) каждому из участников совещания. (Заметим, что к кофе не принято подавать выпечку.)

Зона неформального общения - это несколько кресел, журнальный столик с пепельницей (если менеджер позволяет курить в своем кабинете), иногда здесь же - бар. Мебель и площадь зоны неформального общения зависят от должностного уровня менеджера, масштаба его деятельности и деятельности организации.

В современном деловом мире принято стены служебных помещений разного назначения красить или оклеивать обоями светлых нейтральных тонов - светло-серым, бежевым и т.п.

Пол в служебном помещении все чаще стали делать из плитки, - во всяком случае, в коридорах, холлах плитка преобладает. Паркет - дорогостоящее покрытие, поэтому паркетный пол - для отдельных кабинетов менеджеров, для парадных служебных помещений, в остальных случаях - стандартное напольное покрытие с меньшим или большим ворсом или, что уже встречается значительно реже, - линолеум.

Вполне уместны украшения в служебных помещениях, однако их допустимый перечень весьма ограничен - это эстампы, картины, гравюры, однако содержание вышеперечисленных предметов изобразительного искусства не должно носить агрессивный или провоцирующий уныние характер. Чаще всего это пейзажи, натюрморты, излучающие спокойствие, уравновешенность.

Украшением стен служебного помещения и одновременно официальным “аксессуаром” имиджа организации может служить лицензия, диплом или другой документ, свидетельствующий о высоком уровне исполнения служебных обязанностей или о реализации направлений деятельности.

Прекрасным украшением служебных помещений всех типов могут быть цветы. Они не только украшают, но и создают неформальную атмосферу, смягчают психологическую напряженность, если ситуация близка к конфликту. Но не любое растение уместно в служебном помещении. Предпочтительны крупнолиственные цветы, хорошо выглядят также небольшие вечнозеленые деревья в кадках (деревянных или керамических), стоящих на полу.

Принято также использовать как украшение небольшие скульптуры - такие предметы обычно присутствуют в кабинетах менеджеров достаточно высокого уровня.

В служебных помещениях для рядовых исполнителей есть потребность иметь в доступном виде различные информационные материалы; имеет смысл оформить их таким образом (красивая рамка), чтобы они одновременно служили и украшением.

Следует также отметить, что неуместно украшать служебное помещение или отдельное рабочее место различными картинками или открытками, присланными “любимой подругой” (другом) и наклеенными на стену.

Недопустимы на рабочем месте предметы личного характера - фотографии членов семьи (хотя бы и в рамках), всякие умилительные фигурки и тому подобные мелкие вещи.

Следует помнить, что украшения в служебном помещении не должны быть в избытке, наоборот, их небольшое количество призвано оттенять строгость и официальность обстановки. Отдельные кабинеты также нельзя превращать в будуар, завешивая стены сплошь картинами, устанавливая повсюду аквариумы и даже мини-фонтаны.

В настоящее время в мировой практике принято оборудовать рабочие помещения организации стандартной мебелью, выпускаемой сериями, комплектами - на разные вкусы, большей или меньшей стоимости. Частные компании иногда используют для служебных кабинетов менеджеров высшего уровня мебель не стандартную, а изготовленную индивидуально, иногда даже вручную, т.е. дорогую мебель, чтобы подчеркнуть должностной ранг хозяина кабинета.

Организация служебных помещений, размещение в них рабочих мест, расположенность различных отделов и служб организации вблизи или вдали друг от друга (например, на разных этажах или в разных концах длинного коридора) - все это оказывает влияние на уровень этичности, проявляющийся в поступках, характере взаимоотношений, поведении отдельных сотрудников и всего коллектива в целом. Итак, правильная организация труда повышает уровень этичности в организации, так как способствует уменьшению числа конфликтов, снятию психологической напряженности при служебных контактах в процессе совещаний, совместных решений различных вопросов и просто в процессе выполнения служебных обязанностей при повседневной рутинной работе.

Для обеспечения сотрудника достойным рабочим местом необходимо, руководствуясь организационной схемой предприятия, учитывать “протокольные особенности” данного служебного места, выделенного для сотрудника данной должности.

В каждой организации существуют ключевые должности, на которых строится система работы всей организации в целом. Вспомним знаменитое высказывание американского классика Эдгара По: “Система - основа любого бизнеса”.

Вопросы для повторения

Какая, по Вашему мнению, организация служебных помещений наиболее соответствует этике деловых отношений - кабинетная или зальная?
Этично ли размещение рабочего места менеджера в отдельном кабинете?
Как влияет расположение служебных помещений и размещение в них сотрудников на уровень этичности их поведения и поступков?
Какие предложения относительно организации повседневной работы Вы могли бы внести, анализируя организацию труда в той фирме, в которой Вы работаете?
Как влияет функционирование отдела по связям с общественностью на уровень этичности работы сотрудников и организации в целом?

Когда вы начнете работать, то очень скоро поймете, что умение соблюдать основные правила делового этикета способствует профессиональному успеху в любой сфере и ценится так же высоко, как и деловые качества. Оно поможет вам легко вписаться в любой коллектив и быстро завоевать авторитет у коллег и у руководства, особенно если вы быстро сумеете уловить разницу между деловым и и научитесь выбирать верную линию поведения.

Основные правила делового этикета

Хорошие манеры в офисе или государственном учреждении несколько отличаются от того, что считается приличным (привычным) за их пределами.

Если руководителем окажется мужчина, женщинам не стоит ждать того, что он будет вставать, когда они входят в кабинет. Хотя и встречаются среди начальников хорошо воспитанные мужчины, у которых эта привычка доведена до уровня рефлекса и которые всегда встают, когда в комнату входит дама, но это - исключение. И пусть это приятно, но все же светский тон на работе неуместен. В офисе, государственном учреждении начальник-мужчина первым проходит в дверь, и когда вы едете по делам, он первым садится в машину.
Слова «спасибо» и «пожалуйста» в рабочей обстановке еще более желательны, чем в «светской жизни». Благодарите коллег за любую, даже самую незначительную услугу и не забывайте о «волшебном слове», когда обращаетесь с какой-то просьбой или просто передаете кому-то из сотрудников приказ начальства.
Всегда улыбайтесь, здороваясь с коллегами, и отвечайте с улыбкой на их приветствия.
Разговаривайте с людьми в спокойном доброжелательном тоне и оказывайте им знаки внимания вне зависимости от их половой принадлежности.
Если у мужчины, идущего впереди вас к двери, много документов, обгоните его, чтобы открыть дверь и дать ему пройти. Помогать в офисе всегда должен тот, кому это удобнее и сподручнее, однако, в служебных отношениях сохраняется четкая иерархия, которую вы должны ощущать и поддерживать. Это не значит, что вы должны робеть перед начальством или выказывать повышенное внимание к каждому слову, нет, но вы должны оказывать ему или ей должное уважение.

Принятые правила могут существенно отличаться не только в разных отраслях, но и в отдельных компаниях. Однако есть правила, которые непременно должны соблюдать как офисные работники, так и государственные служащие. Среди них - соблюдение пунктуальности, соответствие имиджу компании в одежде, умение хранить секреты и способность оставлять личные проблемы за пределами работы. Поговорим о каждом из этих правил подробнее.

Необходимость все делать вовремя

Правила делового этикета в офисе, государственном учреждении требуют того, чтобы вы всегда приходили на работу вовремя, выполняли все задания в срок. Недопустимы опоздания, задержка работы, которую нужно сдавать в точно обещанное время.

Никогда не пропускайте деловые встречи, приходите на них заранее, чтобы не подвергать компании, а не только свою собственную. Если вам нужно задержаться, предупредите об этом заранее, начальство должно быть осведомлено, где вы находитесь. Помните, что соблюдение точности, пунктуальности во всех делах - это непременные правила делового этикета и офисного работника, а также проявление уважения к окружающим, естественное для любого воспитанного человека.

Как правильно одеваться в офис или на государственную службу

Необходимо соблюдать общепринятые правила делового этикета в одежде.

Внешний вид работника должен соответствовать имиджу компании, создавая приятное впечатление, а когда вы работаете в госучреждении, это еще более важно.
Женщинам необходимо носить юбки и платья длиной не выше колена, допускаются брючные костюмы строгого покроя. Недопустимо носить на работу в офис одежду ярких, кричащих оттенков с блестками, стразами, а также обтягивающие вещи.
Мужчинам стоит придерживаться делового стиля, носить костюмы, брюки, сорочки с галстуком или без. Джинсы и свитера лучше исключить из рабочего гардероба.
На работу можно носить скромные ювелирные украшения, гармонирующие с одеждой, как и другие детали костюма.

Правило конфиденциальности

Вы должны уметь хранить секреты компании, любой сделки, не распространяясь на эту тему ни с коллегами, ни со своими близкими. Не читайте писем, предназначенных другим лицам, передавайте все сообщения лично, без посредников и посторонних лиц. Если вам нужно отправить факс, позвоните заранее адресату, чтобы он был рядом и мог лично принять документ или письмо. Не смешивайте свою личную жизнь с работой, не стоит рассказывать о проблемах в жизни, искать утешения или просить помощи у сослуживцев. В офисе важно сохранять самообладание и хорошее настроение, вне зависимости от плохого настроения. Данные правила делового этикета государственного служащего и офисного работника должны выполняться неукоснительно.

Вы и начальство

Правила делового этикета для подчиненных подразумевают дистанционное, нефамильярное обращение к руководящему лицу. Даже если начальница (начальник) - девушка или юноша лишь немного старше вас, стоит говорить «вы». Если вы находитесь в кабинете у руководителя, и к нему входит деловой партнер или другой начальник, остаться вам или выйти - должен решить он, если попросит вас выйти, в этом нет повода чувствовать себя ущемленным. Если когда-нибудь начальник оскорбит вас в присутствии посторонних, не отвечайте ему тем же. Если вы расстроены, не выскакивайте из кабинета, постарайтесь спокойно выйти и найти уединенное место, где можно успокоиться. Не обсуждайте случившееся с коллегами. Выяснить отношения с руководителем можно в нерабочее время, спокойно выслушав его пожелания и высказав свои претензии. Чем выше начальство, тем сложнее ваша роль, и в некоторых ситуациях важно помнить правила делового этикета. Если особо уважаемого человека надо проводить по коридору учреждения, вам необходимо открывать двери, чтобы пропустить важного гостя, а потом двигаться рядом с ним, отставая лишь на четверть шага. Если коридор разветвляется, вы должны будете изящным жестом указать ему направление. Если коридор петляет, можно сказать «Позвольте, я провожу вас» и тогда уже смело идти впереди.

Несколько слов о дурных манерах

Есть нормы и правила делового этикета, однозначные для всех служащих: не читать чужих писем, говорить сдержанно и вежливо, быть приветливым с коллегами и соблюдать дистанцию с начальством. Но иногда на работе из этих правил делается исключение, например, когда нужно найти документ в столе у другого сотрудника, которого нет. Общее поведение на службе и в офисе должно быть достойным, с безупречными манерами. Постоянно нужно следить за своим поведением, как вы ходите, общаетесь, сидите. Запомните, что неприлично трогать нос, уши, волосы или другие части тела при всех.

Чего нельзя делать на рабочем месте ни в коем случае:

Жевать, ковыряться в зубах.
Грызть ручки, карандаши, бумаги или ногти.
Поправлять макияж, маникюр, красить губы на рабочем месте - это основные правила делового этикета для секретаря.
Зевать, не прикрывая рот.
Складывать ноги на стол, класть ногу на ногу

Ежедневно необходимо:

Следить за чистотой одежды, волос, тела, пользоваться дезодорантом, но не духами.
Иметь при себе опрятный носовой платок.
Следить за здоровьем зубов.

Данные правила и пожелания являются непременными нормами этикета, они позволяют стать не только хорошим, ценным работником, но и приятным человеком, с которым хочется иметь дело. Внешний вид как нельзя лучше демонстрирует уважение к другим людям.

Правила хорошего тона в общении с коллегами

Когда вы только приступаете к работе в офисе и знакомитесь с коллегами, то начинаете строить отношения, от которых будет зависеть климат в коллективе, и результаты общей работы. Как вести себя, чтобы расположить их к себе? Будьте дружелюбны со всеми, но не стремитесь сразу сблизиться с кем-то одним, дайте себе некоторое время, чтобы узнать людей получше. Не стесняйтесь спрашивать сотрудников о работе, но в первое время не заводите с ними личных разговоров. Не переживайте, если не удалось с первого дня влиться в коллектив, ничего страшного в этом нет. Всегда благодарите коллег за помощь и помните о том, что нельзя выходить за правила этикета делового общения.

Например:

не надоедайте сослуживцам своими разговорами и не вмешивайтесь в чужие разговоры;
не сплетничайте и не слушайте сплетни, не подслушивайте чужие телефонные разговоры;
не обсуждайте с коллегами проблемы здоровья и функции тела;
не старайтесь по любому поводу высказывать или навязывать свое личное мнение;
не отчитывайте никого в присутствии посторонних, даже если вы трижды правы, вдруг вышли из себя - немедленно извинитесь;
не делайте вид, что вы заняты больше других, иногда вы можете вежливо попросить своих коллег не шуметь, но делать это вежливо и без вызова;
не будьте эгоистичны, в служебном рвении старайтесь не навредить коллегам, чтобы заработать какое-то преимущество или выслужиться перед начальством.

А главное правило делового этикета, как офисного работника, так и гласит: «необходимо быть вежливым, тактичным, обходительным и толерантным в общении с коллегами и руководством, никогда не идя на поводу своих эмоций».

Правила телефонного этикета для секретаря

Первое впечатление от компании часто складывается при телефонном контакте, а от плохого первого впечатления трудно избавиться. Очень часто, позвонив по делу в какую-то фирму, можно натолкнуться на ответ, который не имеет ничего общего ни с деловым этикетом, ни с простыми Некоторые сотрудники отвечают по служебному телефону так, словно делают одолжение, другие не считают нужным называть фирму или отдел. И каждый знает, как приятно после этого общаться по телефону с хорошо воспитанными людьми, которые отвечают быстро, приветливо, выражают готовность помочь.

На телефонные звонки, как правило, отвечает секретарь, однако не только он, но и все работники должны знать основные правила этикета делового общения, которые важно соблюдать при общении по телефону.

Не заставляйте людей ожидать ответа, сразу поднимайте трубку и отвечайте. Если не можете разговаривать, попросите перезвонить, не заставляйте позвонившего ждать. А подключать музыку к линии, чтобы заполнить паузу, считается дурным тоном.
Сразу после того, как поднимите трубку, поздоровайтесь, назовите свою компанию и представьтесь. Если вы работаете в крупном учреждении, необходимо назвать конкретный отдел, чтобы помочь абоненту сориентироваться.
Когда к телефону просят кого-то другого, примите сообщение для него или предложите перезвонить позже.
Во время разговора держите себя в руках и даже с самыми непонятливыми клиентами ведите себя корректно. Если человек «на взводе», помогите ему успокоиться, но в ответ на оскорбление просто повесьте трубку.
Следите за своей речью и выбирайте слова, помните, что жаргон в деловом общении совершенно неуместен. Никогда не отвечайте «ага» или «о кей», только «да», «хорошо» или «конечно».
Держите трубку в руках, а не между плечом и подбородком, говорите внятно и прямо в микрофон, а не мимо. И никогда не говорите с набитым ртом.
Когда звоните вы - поздоровайтесь и сразу же назовите себя и компанию, которую вы представляете. Говорите вежливо, коротко и по делу.

Деловой этикет в общении с посетителями

Государственные служащие и офисные работники часто принимают клиентов у себя в кабинете. Хорошие манеры здесь необычайно важны, людям нравится иметь дело с тем, кто оказывает им уважение. Правила этикета делового общения и поведения должны соблюдаться во всем: и в том, чтобы встретить посетителя у дверей, помочь ему раздеться, и в том, чтобы не заставлять его ждать. Если подождать все-таки приходится, обязательно извинитесь, даже если вина за эту задержку лежит не на вас, предложите ему чай или кофе. Встречайте людей приветливо, с улыбкой, старайтесь установить неформальные контакты, но никогда не сплетничайте о чем бы то ни было. В разговоре соблюдайте дистанцию, но будьте корректны, вежливы и терпеливы. Провожайте посетителей до двери кабинета, как своих гостей.

Хороший тон в деловых письмах

Правила этикета деловой переписки затрагивают как внешний вид, так и содержание, наполнение самого письма. Перед написанием нужно составить план, который поможет кратко и четко изложить суть дела. При этом важно учесть несколько обязательных правил ведения деловой переписки.

Письмо должно быть написано грамотно с точки зрения стилистики, орфографии и пунктуации.
Официальные послания принято печатать, это свидетельство уважения к адресату.
По правилам хорошего тона ни одно из писем, за исключением благодарственных, не должно оставаться без ответа.
Письмо должно быть аккуратно оформлено, деловые письма принято писать только на бумаге формата А-4 белого цвета.
Всегда датируйте свои письма в нижней части слева и оставляйте личную подпись, фамилию и инициалы.
При обращении принято употреблять слово «уважаемый (ая)», а при использовании личного местоимения «Вы» писать его с большой буквы.

В заключение

Совершенство достигается старанием и повторением. Стремитесь к совершенству во всем, провозглашают правила делового этикета - в манере держаться, в манере говорить и двигаться, но не останавливайтесь только на внешнем проявлении хороших манер, исправляйте недостатки собственного характера, будьте внимательны к коллегам, учитесь выдержке и терпению, относитесь к себе и к другим людям с ровным уважением. Если вы будете усердны в работе, то очень скоро заметите результаты, которые преобразят вашу жизнь.