Как организовать переезд склада? Изменение места нахождения организации: последствия для кадрового делопроизводства Образец приказа о переезде офиса

Переезд предприятия или организации часто сопровождается переводом сотрудников. При этом работодателю предстоит закрепить перевод документально, выполнить ряд других формальностей и выплатить работникам компенсации.

Переезд предприятия в другую местность вместе с сотрудниками

Передислокация организации в другую местность, расположенную внутри страны или за ее пределами, встречается не так уж редко. Причины могут быть самыми различными: это и экономика, и технологические проблемы, и социальные или демографические вопросы, и прочее. Разберемся, как именно должен действовать работодатель относительно персонала, и чего ожидать сотрудникам при переезде или увольнении из компании.

Нюансы переезда предприятия

Начнем с того, что под переводом предприятия в другую местность юридически понимается вывод организации за пределы административных границ данного населенного пункта (города, поселка). Такие миграционные явления считаются нормальными для любой экономики. При этом не исключена вероятность того, что кому-либо из персонала придется поменять рабочее место, даже если это не прописано в трудовом договоре. Кроме того, как показывает практический опыт, соглашаются на переезд в другую местность далеко не все сотрудники. Часть работников решит прервать трудовые отношения с работодателем. И с решившимися переехать, и с отказавшимися от перевода сотрудниками, работодателю предстоит уладить определенные формальности на основе ТК РФ.

Возможны также варианты, когда в трудовом договоре предусматривается работа персонала на объектах, которые находятся в другой местности. В таких ситуациях перемещение работников не относится к категории «перевода» и не требует соблюдения соответствующих формальностей. В качестве примера можно привести строителей или ремонтников, работающих не только в своем населенном пункте.

Как все происходит на практике?

После принятия соответствующего решения о переезде компании работодатель должен оформить его в письменном виде. При этом каждого работника необходимо уведомить о переводе предприятия в другую местность письменно, в идеале – под роспись.

Статья 77 ТК РФ на работодателя не накладывает обязательство предложить персоналу работу на новом месте в случае перевода предприятия в другой населенный пункт. Работодатель обладает правом уволить работника (на основании изменения условий трудового договора), предупредив его заранее – не позже 2 месяцев до переезда. Если же предприятие рассчитывает на переезд данного сотрудника, то ему нужно об этом письменно сообщить в уведомлении о переводе.

Любой работник имеет право самостоятельно решать, интересует ли его переезд в другой населенный пункт вместе с работодателем. При отказе от перевода работник пишет соответствующее заявление, и работодателю придется выплатить выходное пособие, состоящее из 2-недельного среднего заработка.

Каждому из сотрудников, решившихся на переезд вместе предприятием, предстоит подписать соглашение об изменении условий трудового договора. Если при переезде были внесены изменения в локальные нормативные акты работодателя, то работники обязательно должны быть поставлены в известность в установленном порядке. С приказом о переводе каждый из сотрудников также должен ознакомиться под подпись. При этом сведения о переводе фиксируются в личной карточке работника и прочих документах.

Гарантии и компенсации

Поскольку переезд персонала вместе с предприятием является делом довольно затратным, трудовым законодательством предусмотрены определенные гарантии для сотрудников. В частности, на основании статьи 169 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возместить сотруднику и его семье затраты на переезд, включая перевозку имущества. Выплата компенсаций сотрудникам в связи с переводом в другую местность для предприятий, финансируемых из бюджета РФ, закреплена также в ряде постановлений российского правительства (№187 от 02.03.2003 г. с изменениями и дополнениями от 14.05.2013 г.).

При переводе сотрудников работодателю придется выплатить следующие компенсации:

стоимость проезда сотрудника и его семьи на железнодорожном, автомобильном, воздушном или водном транспорте. Исключением являются ситуации, когда транспорт для переезда предоставляется организацией;

стоимость провоза имущества на железнодорожном, автомобильном или водном транспорте (на работника – до 500 кг, на каждого из членов семьи – до 150 кг);

оплата сотруднику суточных, исходя из числа дней, проведенных в пути;

единовременное пособие для сотрудников и членов их семей. Для работников – в сумме месячного оклада на новом месте работы, для членов их семей – по одной четвертой от пособия работника на каждого;

заработная плата (по тарифной ставке оклада на новом рабочем месте) за время нахождения в пути, а также за время сборов в дорогу и обустройства (всего – до 6 дней) на новом месте.

Здесь следует отметить, что законодательством определены минимальные выплаты только для организаций и предприятий, которые финансируются из федерального бюджета. В общем и целом, компенсационные выплаты определяются на основе условий трудового договора, но не могут быть ниже минимальных по закону. Для коммерческих компаний какой-либо «минималки» по компенсациям вследствие переезда работников законом не указывается. При переводе сотрудников необходимо заключить соглашение о возмещение расходов.

Некоторые компании при переводе персонала возмещают расходы на переезд, а также компенсируют затраты на оплату нового жилья. Данные «жилищные» выплаты могут считаться зарплатой работника, которая выдана в неденежной форме. Ее размеры регулируются статьей 131 Трудового кодекса, и не могут быть выше одной пятой от заработной платы, указанной в трудовом договоре.

Возмещение расходов работодателя

Следует отметить, что в определенных случаях предприятие может потребовать возвращения уплаченных сумм, связанных с переездом работника в другую местность. Например, если он не вышел на работу или отказался работать без уважительной причины. Также с сотрудника могут потребовать возмещения расходов на переезд, если он уволился без уважительной причины до конца периода, указанного в договоре. Если срок в документах не указан, то – в течение 1 года. Это же касается случаев, если работник был уволен за действия, которые могут служить законным основанием для прерывания трудового договора.

Как быстро набрать персонал при переезде?

Необходимость смены места расположения офиса или компании может быть вызван различными причинами – окончание срока аренды, приобретение или постройка собственного здания. Решение о переезде офиса принимается уполномоченным органом или собранием учредителей. Документальное оформление переезда связано с определенными факторами, в зависимости от которых может возникнуть необходимость о внесении изменений в учредительные документы, уведомление государственных органов и работников организации.

Из этой статьи вы узнаете:

как отличить переезд от перевода в другую местность;
что делать при переезде офиса;
как составить приказ о переезде офиса.

Переезд офиса очень часто обусловлен дорогостоящей арендной платой за помещение в зданиях, расположенных в черте города. Преимущества аренды офисных помещений в загородной зоне помимо более дешевой оплаты за аренду нередко обусловлены и тем, что многим сотрудникам быстрее и проще добираться до места работы. Однако переезд офиса связан не только со сложностями организации вывоза оборудования, но и с оформлением кадровых документов.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Переезд или перевод в другую местность?

Изменение расположения организации не может не отразиться на работниках. Для кадрового отдела в данном случае важное значение имеет такой фактор, как переезд в пределах одного населенного пункта или перемещение в другую территориальную единицу. В кадровых документах и трудовых договорах с сотрудниками предприятия в большинстве случаев указывается город, где расположена организация без указания точного адреса.

При переезде офиса в другой населенный пункт речь идет о смене адреса юридического лица, при этом перевод сотрудников в другую местность возможно производить только при условии предварительного согласования и получения письменного согласия каждого работника (ст. 72.1 ТК РФ). При смене населенного пункта расстояние между прежним и будущим расположением организации значения не имеет, важен сам факт переезда в другой населенный пункт. В том случае, когда офис переезжает за пределы города и меняет адрес, изменяется один из важных аспектов трудового договора – место работы (ст. 58 ТК РФ).

Законодательно не установлено в какой срок необходимо уведомить работников о переезде компании, это объясняется тем, что подобные ситуации достаточно сложно спрогнозировать. Однако официальное уведомление работников – четко установленное требование трудового законодательства. Форма уведомления может быть разной:

личное уведомление каждому сотруднику под роспись;
общий приказ по офису с ознакомлением под расписку каждого работника.

В данном вопросе важна не форма, а донесение до всех сотрудников информации и получение от них личной подписи как подтверждения с фактом ознакомления о переезде компании.

Переезд офиса

Решение о смене места расположения офиса компании принимается собранием учредителей или органом управления, имеющего необходимые полномочия. В решении о смене адреса юридического лица указывается причина и место нового места прописки компании. Адрес организации отражен в учредительных документах и ЕГРЮЛ, поэтому при переезде офиса нужно будет вносить изменения и в документы компании и подавать новые данные в органы государственной регистрации.

Даже если переезд осуществляется в пределах одного населенного пункта, но в другую муниципальную единицу, данные о смене места расположения необходимо передать в территориальные органы ФНС РФ. Изменение адреса офиса/компании может привести к смене налогового органа. Это означает, что обязательно нужно снять организацию с учета в одном территориальном отделении налоговой службы и встать на учет в новом органе ФНС. Перечень документов, которые должны быть представлены в ФНС по новому месту прописки, указаны в п. 1 ст. 17 Федерального закона № 129-ФЗ от 8 августа 2001 года.

Каждого работника офиса необходимо уведомить о смене адреса компании и получить от него письменное согласие на продолжение работы по новому месту расположения. Если точный адрес офиса указан в трудовом договоре, то согласие сотрудника и изменения в трудовой договор необходимы. Если переезд производится в пределах одного населенного пункта и именно он указан в трудовом договоре (без точного адреса), то это не является обязательным требованием.

В трудовой договор с работниками, согласившимися на переезд вносятся изменения в виде дополнительного соглашения к договору о смене реквизитов (адреса) организации. С сотрудниками, оформившими письменный отказ о работе на новом месте расположения компании, трудовой договор расторгается на основании п. 9 ст. 77 ТК РФ.

К кадровым документам, которые необходимо оформить при перемене места расположения офиса, относятся:

Отказ или согласие работников о работе в другой местности;
Приказы об увольнении работников, несогласных на переезд в соответствии с п. 9 ст. 77 ТК РФ;
Дополнительные соглашения с внесением новых реквизитов компании к трудовым договорам работников, выразивших согласие на перемещении работодателя.

Приказ о переезде офиса создается в свободной форме. В нем необходимо указать такие данные:

Шапка – название компании/офиса, тип документа Приказ, дата и регистрационный номер
Название – «Об изменении места нахождения … (полное название организации)»;
Основная часть – «В связи с изменением места нахождения с … дата (свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ об изменении адреса от …) приказываю:
1) Заведующей канцелярией … (ФИО) организовать работу по внесению изменений в штамп печати и бланки писем организации;
2) Начальнику отдела кадров … (ФИО) внести изменения о месте расположения организации в трудовые договора сотрудников».
Срок выполнения до … (дата);
Подпись – руководитель организации;
Ознакомить с приказом – заведующего канцелярией … (ФИО), начальника отдела кадров … (ФИО).

Говорят, что переезд равносилен пожару. Что же необходимо знать и учитывать при подготовке и организации переезда, на какие нюансы этого процесса следует обратить внимание?

Рано или поздно приходит время, когда компании нужно сменить занимаемое помещение. Причины переезда у каждого свои: одни расширяются, другие ищут более комфортные условия для работы и улучшения своего имиджа, третьи переезжают в собственный офис, четвертые, в связи с финансовыми трудностями, подыскивают более экономный вариант.

На координатора переезда офиса возлагается огромная ответственность. Ведь необходимо не только подготовить четкий и грамотный план переезда, но и без ущерба для производственного процесса осуществить его. На первый взгляд, проблема не из легких, особенно, когда с этим пришлось столкнуться впервые, а вы необдуманно взвалили на себя все связанные с переездом обязанности. Но если подойти к делу обстоятельно и без суеты, то процесс переезда пройдет быстро и без малейших потерь. И вы даже сможете обнаружить в нем некоторые положительные моменты, например, избавитесь от ненужных вещей, хранившихся годами и занимавших лишнее место в офисе. А участие всех сотрудников компании в общем деле (переезде) поможет сплотить коллектив и поднять корпоративный дух.

Чем следует заняться в первую очередь?

Итак, руководитель подписал договор с новым арендодателем и установил день переезда офиса на новое место.

Первым делом необходимо оповестить работников компании о предстоящем переезде. Сделать это можно, собрав всех сотрудников на организационное собрание, или же пройтись по отделам, сообщив все в устной форме, либо разослать сообщение по электронной почте или локальному «переговорнику» (например, Jabber).

Неплохо перед переездом провести экскурсию на новое место. Она поможет рационально спланировать размещение рабочих мест и расстановку мебели. А работники смогут заранее продумать, каким транспортом добираться на работу.

Обязательно нужно составить план-график переезда, в котором детально прописать все его этапы.

Важно помнить, что смена места расположения офиса это определенные неудобства не только для самой компании и ее работников, но и клиентов (партнеров). Поэтому, чтобы дискомфорт от вашего переезда был минимальным, следует оповестить клиентов и партнеров о новом адресе и желательно выслать карту проезда к новому офису.

В какие сроки желательно вложиться с переездом и в какое время суток его предпочтительнее осуществлять?

Оптимальный срок подготовки переезда - около 1–1,5 месяца (это зависит от статуса компании, рода ее деятельности и количества работников). Но бывают случаи, когда обстоятельства вынуждают осуществить переезд за более короткое время - неделя-две. В случае такого «экстремального» переезда существует большой риск что-то забыть, не успеть подключить все нужные коммуникации и т. п. Тут как никогда пригодится четкий поэтапный план, например, как приведенный в приложении .

План переезда

№ п/п	Мероприятие	Ответственные лица	Сроки	Примечание
	Посещение нового офиса и согласование всех условий с его владельцами	Руководитель компании или его представитель
	Назначение координатора переезда, распределение функций в рабочей группе	Руководитель компании	Сразу же после определения даты переезда	Назначить ответственного за сборы, закупку необходимых материалов, готовность нового помещения к работе, перевозку и т. д.
	Уведомление партнеров, клиентов об изменении адреса компании, подготовка карты проезда к новому офису	Координатор переезда (секретарь, офис-менеджер), дизайнер (для оформления карты), руководители отделов	После определения даты переезда	Уточнить месторасположение (адрес, транспортная развязка)
	Проверка состояния нового помещения и составление перечня необходимых работ	Координатор переезда		Для выполнения работ нужно привлечь: электрика, сантехника, слесаря (лучше тех, кто непосредственно обслуживают данное здание или офис)
	Составление плана размещения рабочих мест, расстановки мебели (план-схема офиса), розеток, телефонных и компьютерных гнезд для каждого рабочего места	Координатор переезда, заместитель директора или руководители отделов	После ревизии офиса в течение 7 дней	Утвердить план у директора
	Подготовка и подключение всех коммуникаций, освещения	Координатор переезда, системный администратор, телефонист, электрик	В течение 10 дней после определения даты переезда, готовность - за 1–2 дня до переезда	Установка или перенос локальных сетей, подписание договоров на обслуживание
	Инвентаризация и составление полного перечня оборудования, мебели и документов компании	Рабочая группа	Не позднее, чем за 2 недели до переезда	Подсчитать, какое количество мебели требуется разобрать, какую, возможно, придется продать
	Закупка упаковочного материала, бронирование транспорта и заказ услуг грузчиков или специальных компаний по перевозке	Координатор переезда	За 2 недели до переезда	Определение количества материалов, закупка, доставка, составление смет
	Согласование переезда с представителями собственников «старого» офиса	Координатор переезда	За 1–2 недели до переезда	Уведомить «старых» арендодателей письмами о дате переезда, предупредить охрану, получить разрешения на пользование грузовыми лифтами и т. д.
	Проведение совещания для всех сотрудников рабочей группы, назначение кураторов процесса и объяснение задач	Координатор переезда	За 1 неделю до переезда
	Упаковка архивов и документации, маркировка коробок и составление описи по отделам	Рабочие группы отделов или подразделений		Сдать в макулатуру ненужную документацию и прочие бумаги, передать ответственному лицу собранную документацию
	Окончательная упаковка всего инвентаря, маркировка коробок	Все сотрудники, задействованные в процессе переезда	Накануне переезда	Обязательно проверить общую готовность к переезду
	Разборка (если надо), упаковка мебели; отключение и упаковка оборудования с последующей маркировкой	Привлеченный специалист или представитель фирмы-перевозчика	Накануне переезда	Каждый сотрудник обязательно должен подписать свою мебель: стол, стул, шкафы. Проследить за качеством разборки-сборки мебели
	Изготовление необходимого количества ключей, влажная уборка нового помещения	Координатор переезда, уборщик	Накануне переезда
	Получение правил внутреннего распорядка в новом здании и ознакомление с ними всех сотрудников под роспись	Член рабочей группы	Накануне переезда
	Подключение коммуникаций: сервера, мини-АТС	Системный администратор, телефонист	Накануне переезда	Проверка готовности: исправление неисправностей
	День переезда: вынос, погрузка, перевозка в новый офис, разгрузка, доставка в помещение, распаковка мебели и техники, вещей первой необходимости	Координатор переезда		Обязательно контролировать весь процесс
	Подключение оборудования и проверка исправности средств связи	Все сотрудники	Первый день после переезда
	Оформление изменения адреса с учетом требований госорганов	Юрисконсульт	После того как будут подписаны документы на аренду (после переезда)
	Распаковка, расстановка вещей (архивов, книг, канцелярских принадлежностей); оформление офиса: грамоты, обучающие стенды, цветы; обустройство общих комнат - кухни, переговорной, приемной и т. д.	Все сотрудники	В процессе работы, не дольше, чем на протяжении 1 недели после переезда	Оформление офиса желательно провести в первую очередь, это поможет сотрудникам быстрее адаптироваться на новом месте

Затягивать непосредственно переезд более чем на двое суток нецелесообразно. Назначить его желательно на выходные дни (большими компаниями иногда практикуется переезд в ночное время). Если ваш выбор пал на темное время суток, помните, что грузчики ночью работают по более высокому тарифу . Если переезд может затянуться, лучше нанять две бригады грузчиков, которые могли бы сменять друг друга, поскольку после восьмичасовой работы производительность труда любого человека, несомненно, снижается.

Как быть с коммуникациями (телефоны, Internet и пр.)?

Конечно же, хочется, чтобы после переезда в новый офис все сразу работало как «часы»: Internet, телефоны, оргтехника и т. д. Для этого нужно приложить максимум усилий по проверке и, в случае необходимости, проведению коммуникаций на новом месте. Поэтому до переезда сотрудников организуйте экскурсию для штатного системного администратора или специально привлеченного для этого специалиста.

После проведения необходимых «исследований» на новом месте необходимо быстро перевезти приспособления для подключения Internet-провайдера и телефонного оператора или же подключиться к новым. А это требует определенного времени, и в случае плохой организации процесс может затянуться на 2–3 недели. Поэтому следует, не теряя время:

проверить возможность подключения сети на новом месте;

утвердить и подписать договора по установке коммуникаций, обеспечить своевременную предоплату за подключение;

выбрать телефонные номера, перенести имеющиеся телефонные линии (если подключение новых по техническим причинам невозможно). Упростить работу по определению телефонов и налаживанию сети могут помочь предыдущие арендаторы (если получится выйти с ними на связь). Такое знакомство принесет несомненную пользу: вы получите объективную информацию о коммуникациях и их качестве, да и вообще обо всех плюсах и минусах офиса, в котором вам предстоит работать (так как не в интересах хозяев здания показывать плохие стороны офиса, если такие существуют).

Многие арендодатели предоставляют офисы уже с готовой локальной офисной сетью, которая, к сожалению, не всегда совпадают с вашими потребностями и соответствует рассадке сотрудников. В таком случае приходится переделывать ее «под себя». Будет крайне уместным иметь под рукой план с детальной рассадкой сотрудников.

Что еще нужно учесть при аренде офиса?

Особое внимание следует уделить:

электросети, какая у нее максимально возможная нагрузка в амперах (во избежание сбоев в работе);

электропроводке, размещению в комнатах розеток, выключателей, наличию осветительных приборов;

расположению и возможности расширения коммуникационных сетей;

наличию санузла с исправной сантехникой;

наличию холодной и горячей воды (качество воды);

наличию подсобных помещений для хранения архивов или других вещей;

наличию грузового лифта для перевозки имущества (если административное здание).

Примечание. Выбирая помещение под офис, не спешите сразу хвататься за дешевые предложения, помните «не все то золото, что блестит». Под низкой арендной платой может скрываться высокая плата за коммунальные и эксплуатационные услуги да и много других неприятных сюрпризов. Лучше отдать предпочтение офисам, обеспеченным автономным отоплением и горячей водой.

На что следует обратить внимание при выборе компании-перевозчика, как правильно скоординировать работу «перевозчика»?

Принятие решения о привлечении специальной компании-перевозчика к вашему переезду зависит от возможностей компании, ее размеров.

На рынке представлено множество компаний, предлагающих широкий спектр услуг по комплексному переезду офиса. В него обычно входит: разборка-сборка, упаковка, вынос и транспортировка мебели в новый офис, страхование имущества, предоставление транспортных услуг с грузчиками, расстановка мебели, вывоз мусора. Особое внимание при выборе такой фирмы следует обратить на ее опыт в данной сфере. Обязательно просмотрите отзывы клиентов, которые пользовались ее услугами, поинтересуйтесь наличием скидок, собственных грузовых автомобилей.

Как правило, в случае сотрудничества с солидной компанией-перевозчиком с вами работает (сопровождая процесс переезда) представитель компании. Он выезжает на место вызова, оценивает объем предстоящих работ (подсчитывает единицы мебели, техники, других материально-технических ценностей), в конце представляет детализированный счет на предоставленные услуги. Преимущество работы со специальной компанией заключается в том, что все работы по переезду она берет на себя. Плюс, вся мебель и техника будут застрахованы, на случай повреждений при переезде. Страховая сумма определяется заказчиком и вносится в договор. Представитель перевозчика также предлагает заказчику выбор упаковочного материала: полиэтиленовая пленка, клейкая лента, картонные коробки, мешки, картон. Чтобы сэкономить, можно упаковочный материал закупить самостоятельно, он продается в строительных магазинах и стоит недорого. Если же есть «родные» коробки от оргтехники, состоящей на гарантии, это упростит работу мастерам и также сократит расходы.

Главный недостаток - комфорт стоит денег. Поэтому перевозчики могут выставить вам достаточно большой счет. Чтобы хоть как-то его уменьшить, проведите мониторинг ценовой политики различных компаний и не бойтесь договариваться о скидке. Обращайте внимание на детализированный список предоставляемых услуг, так как стоимость отдельных позиций может быть необоснованно высокой. В таком случае целесообразней отказаться от них или же привлечь других специалистов.

Как организовать переезд «своими силами»?

Организовывать переезд «своими силами» намного интересней. В этот процесс можно вовлечь многих сотрудников, правильно организовав их, получите слаженную, оперативную работу. Пусть каждый почувствует, что его ценят, в его помощи нуждаются и что он - частичка одной дружной команды.

Первое, что нужно сделать, - это провести ревизию и выбросить все ненужное . Далее создайте инициативную группу среди сотрудников компании - работа найдется для всех, главное - желание! Обязательно назначьте ответственного за подготовку и переезд в каждом отделе или подразделении. Для всех определите конкретный объем работы.

Подготовив весь инвентарь для упаковки, можно приступать к работе. В обязательном порядке следует маркировать все вещи и коробки во избежание потери. Старайтесь упаковывать все рационально и компактно: книги к книгам, канцтовары к канцтоварам и т. д. Все, что было принесено на работу из дому, лучше заранее унести обратно домой. Что касается оргтехники, все шнуры от нее нужно положить в коробки вместе с ней, это поможет при распаковке быстрее найти все необходимое для подключения техники.

Пусть работники все архивы заранее сдадут на хранение секретарю или делопроизводителю так будет надежней.

Перевозка мебели - самая громоздкая часть переезда. Ее можно перевозить как в разобранном, так и собранном виде . Если выбрали первый вариант, желательно вызвать специалиста-мебельщика, который правильно все разберет, упакует и сложит. Оплата за услуги такого рода определяется за каждую единицу товара в отдельности, а специалиста можно найти в любой мебельной фирме. Есть свои минусы: расходы могут быть достаточно большими, да и частая разборка-сборка (возможно, это не последний переезд) не наилучшим образом сказывается на мебели.

Если вы решили не разбирать мебель, ее все равно нужно подготовить к транспортировке: со шкафов снять стекла и обвернуть плотным картоном, тумбы закрыть на ключ, обернуть картоном и заклеить ящики клейкой лентой, стулья обернуть полиэтиленовой пленкой и подписать.

Будет правильным вначале перевезти большую тяжелую мебель, а уж затем - все остальное.

Заказать машину с грузчиками сейчас не проблема. Если имущества много, то лучше воспользоваться двумя машинами сразу, организовав по четыре грузчика на каждую. Тогда процесс пойдет быстрее: пока одну грузят, из второй уже на месте выгружают. Кстати, не забывайте, что если будут заторы на дорогах, за «простои» тоже придется заплатить. Не советуем оставлять грузчиков без присмотра (следите за тем, чтобы работа осуществлялась аккуратно, дабы избежать повреждения мебели или стен офиса).

Сотрудников нужно разделить на две группы. Одни курируют работу в старом офисе, другие - в новом: показывают, где выгружать и что куда ставить.

Правилом хорошего тона является уборка старого офиса после переезда. Поэтому позаботьтесь и об этом.

Переезд, организованный самостоятельно, сэкономит ровно половину суммы, которую придется заплатить компании по перевозке. Однако выбирать вам, поэтому запаситесь терпением и оптимизмом. Детальный план по переезду офиса поможет вам правильно скоординировать процесс и организовать работу. Желаем быстрого и качественного переезда в новый офис!

Материал размещен на сайте HRM.RU

В современном мире ни что не стоит на месте – все развивается согласно законам рынка. «Для того, что бы оставаться на месте - надо бежать, а для того, что бы продвинуться вперед хотя бы на чуть-чуть – надо бежать еще быстрее».

Российские компании, основным видом деятельности которых является дистрибьюторство, для начала не устроило быть простым передаточным звеном в схеме «Производитель → Дистрибьютор → Покупатель», они развились до Логистических Центров (ЛЦ), которые имеют свои складские помещения с запасами Товарно-Материальных Ценностей (ТМЦ).

Ведь склад несет не только функцию хранения, но и сервисного обслуживания потребителей складских услуг:

- приближение запасов к местам потребления;

- формирование рыночного ассортимента;

- комплектование смешанных грузовых отправок и т.д.

Таким образом, склад - это неотъемлемое звено в логистической системе, которое позволяет определить стратегические выгоды: экономические и сервисные.

Следующим этапом развития стало - создание филиальской системы, которая имеет свои складские помещения и позволяет:

- увеличить объемы хранимых и перераспределяемых, через филиальские склады ТМЦ,

- оборачиваемость капитала.

Далее, давайте, попытаемся ответить на ту массу вопросов, которые обычно возникают при открытии нового склада.

Начнем по порядку:

1. Причины переезда на новые складские площади

Все причины переезда компании на новые складские площади, можно разделить: на объективные и субъективные. Однако все они упираются в финансовую сторону вопроса.

К объективным причинам, можно отнести причины, влияющие на рентабельность фирмы и не зависящие от внутренних мотиваций менеджмента компании:

- поднятие арендной платы;

- отказ в пролонгации договора аренды;

- выход на новые ступени развития, с увеличение доли хранящихся на складе ТМЦ;

К субъективным:

- желание руководства сменить место базирования складского хозяйства исходя из внутренних мотиваций (например, перевод складских площадей ближе к головному офису);

Открытие филиала с собственными складскими площадями, так же можно отнести к субъективным причинам, поскольку это зависит от внутренних мотиваций менеджмента компании, однако данное решение все же построено на внешних рыночных факторах.

Объективные обстоятельства, как правило, нельзя спрогнозировать, поэтому их появление всегда наносит существенный финансовый урон компании. Для того что бы, это не застало врасплох фирму, арендующую свои складские площади, она всегда должна иметь запасной вариант, который можно реализовать в кратчайшие сроки. Воспользовавшись этим вариантом, компания всегда сможет восстановить свою деятельность на новом месте.

В том случае, если запасной вариант отсутствует, Вы рискуете понести не только краткосрочные финансовые потери (срыв отгрузки, штрафы по договорам поставок и пр.), но и долгосрочные – потеря части клиентской базы (на наработку которой иногда уходят годы).

2. Выбор нового склада

Выбор помещения для склада зависит как от возможностей предприятия, так и от особенностей его бизнеса. Поэтому предприниматели, изучая предложения рынка, должны сопоставлять их с собственными ресурсами и потребностями.

2.1. Какое помещение выбрать?

Купить или арендовать?

Если проект запланирован на срок до 2 лет, то целесообразней взять склад в аренду.

Если же организация будет вести деятельность хотя бы 3-5 лет, то лучше приобрести помещение в собственность (конечно, если есть такая возможность). Тем более, что с точки зрения вложения средств, деньги полученные на покупку складских помещений не будут потеряны. Да и в дальнейшем, вы будете чувствовать себя намного увереннее, являясь собственником недвижимости.

Ведь внедрение новых технологий складской и транспортной логистики, что неизбежно в современной рыночной ситуации, сопряжено с некоторым изменением планировки помещений, прокладки новых линий локальной сети и пр. А ведь это всегда экономичнее делать, являясь собственником, а не арендатором. В случае, если фирма примет решения завершить работу, склад можно выгодно продать или сдать в аренду.

Практика показывает, что новые фирмы чаще всего начинают свою работу на арендованных складских площадях. По мере их развития, обычно через 1,5-2 года, предприниматели начинают поиски собственного помещения (если все в их бизнесе идет успешно).

При выборе склада потенциальные арендаторы могут предъявлять разные требования в зависимости от системы логистики и складских технологий, используемых в компании. Тем не менее есть ряд типичных основных критериев:

- удобный подъезд для автотранспорта,

- отопление для поддержания приемлемых условий для работы внутри склада,

- эффективные погрузочно-разгрузочные площадки и достаточная площадь для маневрирования,

- наличие парковочных мест,

- достаточная высота потолков и нагрузка на пол,

- телекоммуникации,

- охраняемая территория.

Стоимость аренды помещения в первую очередь зависит от такого понятия, как класса помещения. Как определить класс помещения? На сегодня отсутствует система присвоения складским помещениям того или иного класса. Аналитики, риэлтеры, сами собственники и арендаторы пользуются существующими общепринятыми на рынке классификациями. Перевод в более низку категорию обычно производится «по факту» самими арендаторами, аналитиками, брокерами. Но разумеется ни один владелец здания сам не признается в том, что оно снизило свой класс. Снижение арендных ставок по уже заключенным договорам, с ранее сданными объектами на рынке недвижимости практически не встречается. Однако по еще не заключенным договорам можно попытаться снизить стоимость аренды, путем проведения переговоров с арендодателем, если изначально видно, что заявленная им цена не соответствует классу данного помещения (для этого надо не спешить с выбором, а изучить, по возможности, как можно больше предложений рынка и их стоимость в регионе). В условиях существующего на рынке недвижимости дефицита складских площадей даже при снижении класса объекта речь обычно идет не о снижении ставок, а о том, что они перестают расти.

Склады можно разделить по следующим группам исходя из конструктивных особенностей здания склада и технологических операций производимых на нем:

1 группа складов .

Как правило, к описываемой группе относятся одноэтажные склады с шагом колонн более 12 метров, предъявляющие высокие требования к напольному покрытию, которое должно обладать антипылевыми свойствами и иметь ровную поверхность. Нагрузка на 1 кв. м. пола должна составлять не менее четырех тонн. Необходимо также наличие удобных подъездных путей и оборудованных площадок (или рамп - прим. автора) для произведения погрузочно-разгрузочных операций.

К первой группе складов можно отнести современные склады с высокой степенью автоматизации складских операций, оснащенных высокотехнологичным оборудованием. К такому оборудованию относится подъемно-транспортное оборудование, обладающее высокой скоростью обработки грузов, эргономичной конструкцией, как правило, это ричт-раки, узкопроходные штабелеры и др. Данная группа складов также оборудуется мобильными терминалами сбора данных, электронными табло с возможностью получения информации в режиме on-line (то есть в режиме реального времени - прим. автора). Вилы складской техники оборудованы, как правило, видеокамерами как для отслеживания положения груза, так и самих вил на расстоянии, недоступном для отслеживания простым визуальным способом самим оператором машины. Часто на таких складах используется только стеллажный способ хранения. В работе применяются ERP или WMS системы, системы автоматической идентификации (штрих-кодирование, либо RFID - радиочастотная идентификация).

Большинство складов первой группы - логистические центры, занимающиеся хранением,внутрискладской переработкой груза и доставкой товаров в торговые точки. Меньшую долю занимают склады производителей и крупных дистрибьюторских центров. В качестве примера складов, относящихся к первой группе можно отнести складские терминалы компаний FM Logistic, Национальной логистической компании, а также склады логистической компании Tablogix.

2 группа складов.

В основном, это реконструированные помещения бывших заводов, овощных хранилищ и иногда даже депо. Обычно это здания, имеющие несколько этажей, с 2-мя лифтами, что крайне усложняет работу по транспортировке груза из одной зоны в другую. Как правило, склады этой группы имеют бетонный пол. Операции по погрузке или разгрузке выполняются на площадках без специального оборудования (например, аппарелей или грузоподъемных столов) с применением погрузчиков или гидравлических тележек.

К этой группе складов относятся склады с высокой степенью механизации складских работ, на которых используется подъемно-транспортное оборудование с высокой скоростью обработки грузов, обладающее удобными качествами для выполнения складских операций и эргономичной конструкцией. В качестве информационных систем используются, как правило, программы «1С», «Фолио», «Галактика», «Парус» и др. Чаще всего на таких складах используются системы штрихового или индивидуального кодирования.

Большую долю данных складов занимают складские помещения временного хранения при таможенных постах и, так называемые, «склады ответственного хранения» (по российскому законодательству не существует ни ответственного, ни безответственного хранения, Гражданский кодекс предусматривает как отдельную коммерческую услугу хранение на товарном складе, но не на складе «ответственного» хранения - прим. автора), а также региональные отделения логистических операторов, которые, как правило, по своему уровню технико-технологического оснащения и предоставляемых услуг на порядок ниже. Также значительную часть этой группы составляют склады оптовых торговых и производственных предприятий.

3 группа складов.

Данную группу складов составляют склады, размещенные также в помещениях, изначально не предназначенных для хранения товаров, либо в зданиях бывших ангаров или овощехранилищ. Реконструкция данных помещений, как правило, либо не производится вообще, либо проходит на минимальном уровне. Складские операции обычно выполняются посредством ручного труда или с применением средств малой механизации (гидравлические и платформенные тележки и т.д.). Учет товаров на складе отсутствует вообще, либо производится без применения информационных систем в виде бумажного документооборота. Идентификация поступившего на склад товара не производится, или производится на примитивном уровне путем нанесения складским персоналом вручную надписей на упаковку. Хранение продукции осуществляется штабельным и стеллажным способом. Склады, принадлежащие к данной группе предоставляют наименьший уровень логистического обслуживания клиентов: больше времени уходит на сборку и отгрузку заказов, имеет место большое количество ошибок при комплектации заказа, который приводит к тому, что заказчик получает часто не те товарные позиции, которые заказывал, а на самом складе отправителя образуется пересортица. В основном, такие склады принадлежат на правах аренды небольшим торговым компаниям, а также немодернизированным производствам.

Несмотря на то что в настоящее время большую часть складов представляют склады третьей группы, по мнению специалистов, в ближайшие 5-7 лет их количество будет существенно сокращаться за счет активного строительства складов, принадлежащих к первой и второй группам (Рис1).

Данная тенденция обусловлена следующими объективными факторами:

1. Существует значительный спрос на услуги логистических операторов, что заставляет их расширять свои площадки.

2. Многие торговые, производственные и дистрибьюторские компании при нарастающих объемах производства и продаж не могут обеспечить качественный уровень логистического сервиса клиентов при существующей системе складирования, а также обеспечить качественную и своевременную грузопереработку своих материальных потоков, что также «подталкивает» их к строительству новых или началу капитальной реконструкции и оснащению старых складских помещений.

Рис.1 «Диаграммы перспективного развития ageпо группам складов на среднесрочную перспективу»

Так же арендная плата во многом зависит от множества факторов, таких как, удаленность от транспортных развязок, специфики района, развитости инфраструктуры самого строения.

И все же, даже если компания решила вести свой бизнес в долгосрочном периоде и имеет свободные активы для приобретения объекта недвижимости, перед нами стоит встает актуальный вопрос, который требует взвешенного решения: стоит покупать или арендовать складские площади?

Поскольку приобретая объект недвижимости, в нашем случае помещение под склад, предприятие производит капитализацию части своих активов, выводя их из оборота, это выгодно только в одном случае, когда затраты на содержание собственного склада по отношению к планируемому грузообороту меньше, чем затраты на аренду, так же к планируемому грузообороту.

Для решения данной задачи, возможно воспользоваться анализом «Функциональной зависимости затрат от грузооборота», который позволит принять наиболее экономное решение.

Рис.2 «График функциональной зависимости затрат от грузооборота»

На данном графике (Рис.2) визуально показаны функциональные зависимости затрат на содержание как арендованного так и собственного склада.

Точка Q(k) является точкой пересечения двух функциональных зависимостей:

1. функциональной зависимостью общих затрат собственного склада

2. функциональной зависимостью затрат на содержание арендованного склада.

Таким образом, если объем грузооборота склада Q не превышает величины Q(k) в тоннах или в других единицах, то затраты на содержание арендованного склада не выше величины затрат на содержание собственного склада. В этом случае можно пользоваться арендованным складом на основании договора текущей аренды.

Если же объем грузооборота склада Q превышает величину Q(k), то затраты на содержание арендованного склада становятся выше затрат на содержание собственного склада. В этом случае необходимо приобрести склад в собственность: купить, выкупить или построить.

При принятии решения на покупку объекта недвижимости, Дельту между затратами на арендованный и собственный склад (при равном объеме грузооборота) можно записать в «актив» предприятия – ведь это именно тот, сэкономленный капитал, который позволит увеличить оборотные средства.

2.2. Как осуществить поиск нового помещения?

Одной из основных проблем, которые возникнут перед вами, будет проблема поиска предложений нового помещения под склад на рынке недвижимости.

Для решения данного вопроса, возможно обращение в агентства недвижимости. Ведь за определенное агентское вознаграждение Вы получите доступ к базам данных, которые содержат массу вариантов промышленных и складских помещений, один из которых вы всегда сможете использовать.

Если же вы решили организовать самостоятельный поиск, то сразу же готовьтесь к тому, что вам придется потратить на это достаточно сил, времени и материальных ресурсов, посетить промышленные районы, найти ответственных лиц (что не всегда легко) и назначить им встречи.

Когда же, нужное вам, помещение будет найдено, вам необходимо проверить юридическую чистоту данной сделки. Поверьте, что любое Агентство Недвижимости выполнит эту процедуру быстрее и качественнее, поскольку оно не только владеет штатом юристов, но и занимается этим практически ежедневно. Так же через Агентство Недвижимости гораздо легче подготовить документы по сделке и зарегистрировать их в соответствующих органах государственного надзора.

Для того, что бы поиск, необходимого вам, помещения привел к результату, который бы удовлетворил, не только финансовую сторону вопроса, но и вопрос организации бизнес процесса, необходимо ответить на несколько вопросов. Данная информация позволит понять, что за объект недвижимости мы ищем, каким требованиям он должен отвечать.

1.Основные показатели грузопотока в настоящий момент и с учетом перспективного развития предприятия (иначе вы рискуете, сразу после переезда, понять, что данные складские площади малы для ваших растущих объемов);

2. Целевые параметры проектирования – емкость складирования, пропускная способность объекта и др. (в том случае, можно найти удовлетворяющие вас по всем критериям складские площади, но, допустим, на втором этаже здания, в котором либо полностью отсутствуют грузовые лифты, либо их внутренний объем не подходит для обеспечения бесперебойных погрузо-разгрузочных работ);

3. Режим работы объекта (иначе есть риск, для предприятия работающего круглосуточно, разместить свой склад на территории промышленного объекта, въезд и выезд с которого строго регламентирован по времени, что негативно скажется на цикличности работы);

4. Характеристики основных товарных групп, планы, эскизы и чертежи (необходимость данных параметров гарантирует: нужную высоту потолков, размеры дверных проемов /иначе есть вероятность, что в дальнейшим их придется расширять, для прохождения через них товара и средств малой механизации/, наличие определенно размещенной вентиляционной системы /например, на фармацевтических складах требуется система вентиляции расположенная вдоль проходов/ и пр.).

5. Перечень основных технологических операций, используемых на складе. (Это позволит правильно оценить помещение, согласно планируемых складских зон, исключить не технологическое пересечение как самих зон, так и работающих в них сотрудников. Например, один из крупных дистрибьюторов взял в аренду помещение склада для своего филиала, в котором, как показала дальнейшая практика, зону Экспедиции можно было разместить только в центре склада основного хранения. Это негативно сказалось на технологическом движении товарного потока, поскольку на основной склад пришлось дать допуск не материально ответственным сотрудникам Транспортно Экспедиционной Службы, для вывоза скомплектованных заказов клиентов, что уже само по себе противоречит принципу «разделение ответственности»).

2.3. Как правильно выбрать одно из многих?

Наконец, поиск успешно завершен, и вы являетесь обладателем нескольких предложений, на чем же остановить свой взгляд?

Давайте составим сравнительную таблицу следующего вида:

Наименование показателей
Расчетные показатели
Склад № 1
Склад № 2

1. Анализ исходных данных.

1.1. Основные показатели грузопотока в настоящий момент и с учетом перспективного развития предприятия.

1.2. Целевые параметры проектирования – емкость складирования, пропускная способность объекта и др.

1.3. Режим работы объекта,

1.4. Характеристики основных товарных групп, планы, эскизы и чертежи.

1.5. Перечень основных технологических операций, используемых на складе.

2. Анализ генплана территории и ситуационного плана местности.

2.1. Генплан территории с указанием КПП, потоков транспорта, стоянок, мест погрузки-разгрузки (рамп) и проч.

3. Проектирование погрузо-разгрузочного фронта.

3.1. Реестр рампового оборудования.

3.2. Спецификации ворот, докшелтеров, уравнительных мостков (доклевелеров).

4. Разработка объемно-планировочного решения склада.

4.1. Перечень основных технологических зон с размерами,

4.2. Схемы зонирования (расположение зон приемки и отгрузки, хранения, отбора мелкой партии, комплектации заказа, экспедиций).

4.3. Чертежи планировок расстановки стеллажных конструкций в зоне хранения и зоне отбора заказа с указанием технологических размеров.

4.4. Предложения по размещению бытовых, технических и вспомогательных помещений.

5. Разработка технологического процесса обработки грузов.

5.1. Описание технологического процесса. Карты бизнес-процессов.

6. Расчет и размещение необходимых площадей для вспомогательных помещений и зон (зоны размещения брака, возврата, зарядные комнаты)

6.1. Перечень вспомогательных помещений и зон (кроме технических и помещений коммунально-бытового назначения).

6.2. Таблица зарядных устройств с требованиями к питающей сети.

6.3. Данные по объему выделения водорода (для расчета приточно-вытяжной вентиляции).

6.4. Планировка зарядной комнаты.

На основании проведенного по данной таблице сравнительного анализа можно выделить, наиболее подходящее помещение, которое имеет параметры, наиболее близкие к расчетным.

Однако, возможна такая ситуация, когда при сравнении всех плюсов и минусов, некоторые из, рассматриваемых Вами, вариантов, будут иметь равное количество положительных баллов.

В этом случае надо помнить, что первичная оценка производилась исходя из общих логистических требований, которые Вы хотели бы предъявить к своему новому складу. Поэтому для окончательного отбора перед тем как, выбранные Вами варианты предоставляются Лицу Принимающему Решение (это может быть как Генеральный директор, так и Владелец бизнеса) необходимо выбрать наиболее приоритетные пункты из таблицы по оценке новых помещений и исходя из этого выбрать подходящий вариант.

Например:

Первое из, рассматриваемых нами помещений, имеет достаточную зону ТЭО и погрузочно-разгрузочный пандус (которое позволяет одновременно загружать 5-6 машин), но в здании находится всего один лифт.

Второе же помещение имеет 2-лифта, которые позволяют производить быстрый подъем пришедшего товара и спуск уже собранных заказов клиентов, но при этом зона ТЭО и погрузочно-разгрузочный пандус имеют минимально-допустимые площади (позволяет грузить одновременно 1-2 машины).

Оба помещения при оценке набрали равное количество баллов.

Что бы выбрать то, которое нам подходит, производим ранжирование оценочных пунктов с учетом их приоритетности для деятельности фирмы.

Фирма занимается обслуживанием клиентов, которые находятся на достаточном расстоянии от территории склада и поэтому, что бы собранный товар уехал к клиенту, его необходимо загрузить в машины утром, соответственно, приоритетным будет наличие хорошо оборудованного погрузочно-разгрузочного пандуса и достаточной зоны ТЭО, которое позволит не только своевременно подготовить собранные заказы клиента к отгрузке, но и их вовремя загрузить и отправить по маршруту.

Исходя из этого, производим дополнительную оценку представленных вариантов и выбираем тот, который соответствует приоритету, в нашем примере это будет первый вариант.

Тот минус, что здание имеет только один лифт, можно исправить в дальнейшим – составив расписание его движения (распределив время между приемкой товара и его отгрузкой).

2.4. Работы по благоустройству

После того, как помещение выбрано, проводим следующие работы:

1. Разработанный бизнес процесс накладываем на имеющиеся площади;

2. Производим расчет ремонтно - перепланированных работ, составляем сметы и список подрядчиков, для выполнения данных работ;

3. Определение необходимого количества рабочей силы (определяется исходя из технологического процесса и расположения складских зон).

3.1. Штатное расписание.

3.2. Должностные инструкции для сотрудников, занятых в технологическом процессе.

4. Производим виртуальную расстановку ТМЦ на территории склада (составляем схему расположения стеллажей внутри зон хранения);

4.1. Определяем оптимальный путь для сборки товара и разрабатываем адресную систему;

5. Исходя из проведенной расстановки составляем реестр стеллажных конструкций:

5.1. Чертежи стеллажных конструкций;

5.2. Требования к стеллажам (особенности конструкции, допустимая нагрузка на полку и другие);

5.3. Список потенциальных поставщиков стеллажного оборудования их цены и условия поставки (есть варианты при которых закупленное в других регионах складское оборудование окажется дешевле (даже с учетом транспортных расходов), чем то, которое предлагают поставщики в данном регионе).

6. Выбор и расчет необходимого количества подъемно-транспортного и вспомогательного технологического оборудования (производится исходя из конструктивных особенностей помещения: высоты потолков, ширины дверных проемов, наличия пандуса (при этом надо учитывать: угол съезда с пандуса, защищенность пандуса от внешних воздействий. Иначе окажется, что зимой на покрытии пандуса образуется ледяная корка, которая будет препятствовать малотоннажному погрузчику безопасно разгружать машины, на пандусе с уклоном (Рис.3))).

Рис.3 «Пример разгрузки автомобиля по наклонному пандусу»

6.1. Реестр подъемно-транспортного оборудования (Таблица с типами и количеством ПТО, Спецификации ПТО);

6.2. Реестр вспомогательного оборудования (Полоуборочное оборудование, Прессы для отходов, Упаковочное оборудование и пр.);

6.3. Спецификации зарядных устройств.

6.4. Составляем перечень потенциальных поставщиков ПТО, зарядного и вспомогательного технологического оборудования;

7. Выбираем систему учета/управления грузопотоком (Исходя из особенностей технологического процесса и финансовых возможностей предприятия можно выбирать между применением ERP или WMS систем с возможностью системы автоматической идентификации (штрих-кодирование, либо RFID - радиочастотная идентификация) или программы «1С», «Фолио», «Галактика», «Парус» и др.).

7.1. Формируем перечень программного обеспечения и аппаратных средств, необходимых для внедрения системы.

7.2. Составляем список потенциальных поставщиков систем.

8. Предварительный расчет бюджета оснащения склада.

8.1. Сметная документация на технологическое оборудование.

9. Разработка графика проведения работ по оснащению объекта.

9.1. План проведения работ (можно использовать диаграмму Гранта, она наиболее наглядно показывает структуру проекта, планируемые сроки исполнения, взаимосвязи между задачами, отставание от первоначального плана и многое, многое другое, позволяет осуществлять текущий контроль.)

Процесс переезда на другой склад

Этот процесс требует не только тщательного планирования, но и некоторых финансовых затрат. Естественное желание сэкономить на расходах по переезду приведет к тому, что весь процесс может затянуться на не определенное время. Так что в этом вопросе экономить на мелочах не стоит.

Выбор оптимального времени для переезда

После того как работы по подготовке нового склада выполнены, встает вопрос о том, когда же начать осваивать новые площади, какое время для переезда выбрать?

Исходя из особенностей каждого конкретного бизнеса, выбирается период с наименьшей загрузкой склада, обычно этими днями являются либо выходные дни или праздники. Так же учитываются такие внешние факторы, как срок договора аренды, штрафные санкции за его досрочное расторжение, окончание ремонтных работ на новых складских площадях (поверьте, въезжать на новый склад, когда там проводятся ремонтные работы, не только не принесет удовольствие, но и отразится на сохранности товара) и др.

На основе этой информации возможен выбор того временного периода, потеря которого для бизнеса принесет минимальный ущерб. Данное решение принимается ответственным лицом (директором, владельцем бизнеса) на основании предоставленной начальниками его отделов информации.

Далее производится планирование действий по организации работ во время переезда, составляется график, согласно которому будут осуществляться работы по переезду и распределение персонала (См. рис. 3).
Дата
Наименование работ

10
Проверка адресной системы, погрузо-разгрузочного оборудования на новом складе
Нормальная работа склада

11
Документальная подготовка к переезду (ТЭЯ, цифровые карты, график выхода смен)

12
Остановка основной деятельности склада, начало упаковки ТМЦ для перевозки
Переезд

13
Начало перевозки ТМЦ, с подготовкой новой партии на старом складе, организация приемки на новом складе

14
Конец перевозки ТМЦ с приемкой на новом складе

15
Конечная расстановка ТМЦ по местам хранения. 1-й инвентаризационный просчет

16
2 и 3-й инвентаризационные просчеты (формирование излишков, недостачи, приведение данных учета к реальным)

17
Начало нормальной работы склада
Нормальная работа склада

Рис. 3. Примерный график переезда склада

Составляя график всегда надо давать не большой запас времени, для выполнения вышеописанных технологических операций – это надо делать, потому что при планирование не возможно учесть форс-мажорных моментов.

Например: возможен такой вариант, когда тот лифт, который служил Вам верой и правдой ранее - при переезде решает показать свой характер и «встает» между этажами. Придерживаться графика в этой ситуации Вам поможет, если Вы заложили изначально некоторый запас времени.

/заголовок 2-го уровня/

Выбор автотранспорта

При планировании использования автомобильного транспорта для переезда надо исходить из имеющихся товарных запасов на складе, наличия работников склада и планируемого времени.

Во время переезда производятся следующие технологические операции:

1. Подготовка товара к переезду, его сборка и упаковка.

2. Погрузочные работы.

3. Перевозка (на основе расчетного норматива времени товара в пути).

4. Разгрузочные работы.

5. Приемка товара.

6. Расстановка товара по новым местам хранения.

Выбор транспортных средств для перевозки ТМЦ будет диктовать способы подготовки (сборка и упаковка) ТМЦ к переезду.

Допустим, что склад получает малогабаритные ТМЦ от поставщика большегрузными фурами в опаллеченных поддонах. В дальнейшем происходит перекомплектация данных ТМЦ и доставка их потребителю с помощью своего автомобильного парка. При этом у большинства компаний автомобильный парк состоит в основном из грузовых микроавтобусов (ГАЗели и ЗИЛы «Бычок»).

Однако, кажущееся правильным, решение руководства использовать данный вид транспорта с целью экономии, при больших объемах ТМЦ, хранящихся на складе, приведет к искусственному увеличению количества грузовых мест, увеличит время и трудоемкость погрузо-разгрузочных работ и не гарантирует сохранность товара. Тут же возможен такой вариант, когда часть товара будет перевозится малогабаритным транспортом, а часть фурами – от него тоже рекомендую отказаться, объясню почему (См.Таблицу)
Вид транспорта
Вместительность в поддонах
Время на погрузку с использованием средств малой автоматизации (без разбора поддонов) в минутах.

Газель (грузовая)
1-2 (в зависимости от веса)
20

МАЗ (тентованый)
12-13
30-35

Камаз (с контейнером)
10-11
30-35

Камаз (фура)
32-33
45-60

Конечно, приведенные здесь цифры усреднены и будут зависить от:

- квалификации персонала;

- технологической оснастки погрузо-разгрузочной рампы;

Итак, перевозка ТМЦ большегрузными фурами предполагает:
Уменьшение количества грузовых мест (поскольку погрузка осуществляется заранее сформированными на складе паллетами).
Сокращение времени на погрузку и разгрузку, а так же количество привлеченной рабочей силы (погрузить 100 опаллеченных поддонов погрузчиком гораздо быстрее, чем 1000 мест вручную).
Увеличение сохранности. Поддоны с товаром в запломбированной фуре отправляются в сопровождении экспедитора, что всегда безопаснее, так как потерять поддон всегда сложнее, чем отдельно взятую коробку.

Не достаток все же есть и в этом варианте, если у Вас нет достаточной возможности механизации погрузочных работ на старом складе, то при загрузке фуры (емкостью до 33 поддонов) Вы теряете много времени. Для решения этого, предлагаю использовать два автомобиля средней вместимости (12-13 поддонов) – это позволит добиться «челночности» при перевозке собранных поддонов.

/заголовок 1-го уровня/

Подготовка товара к перевозке

На основании данных, об имеющихся на складе ТМЦ и их количествах, формируются упаковочные листы (Рис. 4), которые должны содержать следующую информацию:
Номера поддонов (на которые проводится комплектация).
Код внутренней классификации ТМЦ.
Наименование ТМЦ.
Наименование производителя.
Место хранения на старом складе.
Место хранения на новом складе (в последствии вручную указывается на транспортно-экспедиционном ярлыке).
Общее количество, которое находится на складе.
Колонку для отметок комплектовщика (проставляется реально найденное на складе количество ТМЦ, на основании этого, формируются излишки или недостача).
Колонку для фиксации номера места.
Место для фиксации Ф.И.О. комплектовщика производившего сборку.
Упаковочный лист № _______

Поддоны №

Код
Наименование
Производитель
Место хранения
Место хранение (НОВОЕ)
Кол-во
Собранное кол-во
№ места

13256
Карамель \"Гусиные лапки\"
Рот-Фронт
1-10-05-3
1-05-06-1
40

567
Шоколад \"Аленка\"
Конфи
2-15-12-1
1-05-06-2
30

2569
Конфеты \"Мишка на севере\"
Красный Октябрь
3-02-04-2
1-05-06-3
12

Комплектовщик

Рис. 4. Упаковочный лист

Заранее, до начала переезда, ответственное по складу лицо (товаровед или сам заведующий складом) составляют новую адресную систему, по всем имеющимся на складе ТМЦ.

Давайте рассмотрим такой вопрос, как же правильно сделать упаковочные листы, что бы на операциях комплектации и расформировке потерять минимум времени.

Повсеместное заблуждение заведующих складами в том, что паковать по старым местам хранения удобнее, подтверждается, однако при распаковке принятого на новом складе товара тратится в 4-5 раз больше времени на его приемку.

Поэтому, рекомендую составлять Упаковочные Листы сразу по новым местам хранения, ведь Ваши комплектовщики скомплектуют это настолько же быстро, как и заявку клиента, а при приемке товара, Вам будет достаточно поставить скомплектованный по новым адресам поддон с товаром рядом с тем стеллажом, на который необходимо выложить этот товар. Осуществить же расстановку товара с поддона на полки не только достаточно легко, но и на практике занимает минимум времени.

Экономим время – приближаем момент начала нормальной работы, которая приносит доход.

Согласно выданным комплектовщикам упаковочным листам товар пакуется в места (коробки), при комплектации на каждую коробку наклеивается транспортно экспедиционный ярлык (ТЭЯ) (Рис. 5). ТЭЯ содержит следующую информацию:
Номер документа, по которому была произведена комплектация, данного грузового места.
Ф.И.О. сотрудника, производившего комплектовку данного грузового места.
Новый адрес (он будет необходим при приемке товара на новом месте, что бы ТМЦ в данном грузовом месте были сразу расположены на нужных адресах).
Номер грузового места (Например: поддон № 30 грузовое место № 5) – это позволит контролировать сохранность при перевозке погруженных мест.

Ярлык на коробку

№ УЛ

Адрес (новый)

Поддон №
Место №

Сборное место

Комплектовщик

Рис. 5. Транспортно-экспедиционный ярлык

На не заводскую коробку также наклеивается «Контроль первого вскрытия» чтобы в дальнейшем, при приемке ТМЦ, можно было бы точно определить сохранность содержимого.

Что может служить контролем первого вскрытия?

Можно клеить этикетку, заранее напечатанную на принтере, обычным скотчем, но опять же при этом мы теряем n-количество времени, которое нам очень дорого при упаковке товара. Могу предложить следующий вариант. За сутки (двое) до начала упаковки товара закупить цветной скотч с достаточно липким слоем, который до этого ни когда не использовался на складе и использовать его при заклейке не заводских коробок. По цене он будет дороже стандартного, однако, это позволит понять, вскрывалась ли запакованная коробка до момента приемки или нет.

Информация о комплектации грузовых мест на поддон фиксируется на цифровой карте (Рис. 6).
Поддон №
УЛ №

Ф.И.О.

Комплектовщик производивший комплектовку

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

31
32
33
34
35
36
37
38
39
40

41
42
43
44
45
46
47
48
49
50

Рис. 6. Цифровая карта для комплектации поддона

Данная цифровая карта прикрепляется к сформированному поддону и оборачивается паллетной пленкой вместе с товаром.

Сформированный поддон поступает в транспортно-экспедиционный отдел, при передаче поддона, сотрудниками ТЭО, проверяется целостность паллетной пленки, данные по переданным поддонам заносятся в реестр приема-передачи поддонов (Рис. 7).

В реестр вручную вносится информация о времени передачи поддона, ответственные лица склада и ТЭО ставят свои подписи, этим подтверждается целостность ТМЦ, в этот момент ТЭО берет на себя ответственность по сохранности груза.
Реестр приема-передачи поддонов в ТЭО № 1

Поддон №
Время передачи в ТЭО
Ответственное лицо от склада (ФИО, подпись)
Ответственное лицо от ТЭО (ФИО, подпись)

1

…

12

13

Рис. 7. Реестр приема-передачи поддонов в ТЭО

ТЭО обеспечивает загрузку собранного товара в автомобильный транспорт с использованием средств малой механизации или вручную, если такие средства отсутствуют.

Если ранее склад ни когда не занимался погрузкой товара в фуры, а для их разгрузки использовал гидравлический (ручной) штабелер, в том случае, если у склада отсутствует пандус для разгрузочных работ, рекомендую на время арендовать механический электро-погрузчик. Тогда, используя его на загрузке машины, Вы добьетесь того, что она не будет стоять у Вас на погрузке больше 30-40 минут.

Номера поддонов и общее количество паллето-мест при погрузке в фуру фиксируются в реестре - цифровой карте погруженных поддонов (Рис.8).
Реестр погруженных поддонов № ___

Номер а/м №

Дата и время погрузки

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

31
32
33
34
35
36
37
38
39
40

41
42
43
44
45
46
47
48
49
50

51
52
53
54
55
56
57
58
59
60

61
62
63
64
65
66
67
68
69
70

71
72
73
74
75
76
77
78
79
80

81
82
83
84
85
86
87
88
89
90

91
92
93
94
95
96
97
98
99
100

Общее количество

погруженных мест

Погрузку произвел

Экспедитор

Приемку произвел

Рис.8. Реестр - цифровая карта погруженных поддонов

В данном реестре отмечаются номера погруженных в а/м поддонов, проставляются подписи сотрудника ТЭО, ответственного за погрузку, и экспедитора ТЭО. Своей подписью экспедитор ТЭО подтверждает достоверность информации, целостность погруженных паллето-мест.

После погрузки, машина опломбируется, и вместе с экспедитором ТЭО, который на руках имеет все отгрузочные документы (на случай проверок государственными органами в пути), а так же цифровую карту, по которой производилась загрузка а/м, следует на новый склад.

Заранее необходимо не только подготовить отгрузочные документы, но и запастись пломбировочным материалом, поверьте, искать его во время погрузки уже не будет времени.

Возможно использование как стандартных – свинцовых пломб (не забудьте про пломбир), так и одноразовых пластиковых пломб.

Учтите конструктивные особенности автомобилей, например ГАЗель не предполагает возможности ее опломбирования стандартными пломбами (на ее дверях и ручках не предусмотрены технологические отверстия под пломбы), здесь нас выручит пластилин, веревка и печать. Клеить же скотчем контроль первого вскрытия на двери автомобиля не рационально – это не позволит проконтролировать вскрывалась ли машина до приемки или нет.

По прибытии на новый склад, в обязательном порядке проверяется пломба, выгрузка поддонов осуществляется СТРОГО по цифровой карте, по которой производилась погрузка. Если расхождения отсутствуют, то ответственное лицо от ТЭО по приемке ставит свою отметку, подтверждая тем самым целостность упаковки и количества паллето-мест и беря на себя ответственность за доставленный груз.

После этого принятые поддоны складируются в зоне экспедиции ТЭО и передаются в зону приемки склада согласно реестру приема-передачи поддонов (См. рис.7).

В зоне приемки, ответственные за приемку ТМЦ сотрудники склада, производят снятие пленки с поддонов, проверяя целостность вторичной упаковки (все нарушения фиксируются актом и при обязательном присутствии сотрудника ТЭО).

Согласно распаковочным листам (идентичным упаковочным листам, см. рис. 4) производится распаковка и расстановка прибывших ТМЦ, согласно новых адресов хранения.

После принятия последнего поддона, проводится общая инвентаризация нового склада, актуализация товарных остатков в программе учета, формируются излишки и недостача.

Теперь можно вздохнуть спокойно – переезд закончился, можно начинать работать с чистого листа, на новых складских площадях.

Главное, что при таком планировании и документировании переезда, каждый знает, за что он отвечает и какую материальную ответственность несет в определенный промежуток времени, а так же в случае пропажи, боя/брака ТМЦ, всегда выяснить: на каком этапе это произошло и разрешить этот вопрос.

И еще, следует помнить, что четкое выполнение ранее запланированных действий приводит к уменьшению финансовых потерь.